Dokumen tersebut membahas tentang tata kearsipan dinamis di lingkungan Kementerian Agama. Beberapa poin penting yang dijelaskan adalah definisi arsip dan jenis-jenisnya, dasar hukum kearsipan di Indonesia dan Kementerian Agama, serta organisasi dan tanggung jawab unit kearsipan di lingkungan Kementerian Agama.

1. Tanggor Hasibuan
197212021992031001
Penata Tk.I (III/d)
Widyaiswara Muda
BDK Medan

2. oleh : Tanggor Hasibuan,S.Sos
WIDYAISWARA BALAI DIKLAT
KEAGAMAAN MEDAN
TATAKEARSIPANDINAMIS
DILINGKUNGANKEMENTERIANAGAMA

3. TUJUAN PEMBELAJARAN
Memahami hal-hal dibawah ini :
1. Beberapa Pengertian Pokok
2. Dasar Hukum
3. Pengertian Arsip
4. Kewenangan Dan Organisasi Kearsipan
5. Kode Indeks Surat Kemenag
6. Klasifikasi Arsip Dan Indeks
7. Pengurusan Surat
8. Pemberkasan

4. BEBERAPA PENGERTIAN POKOK
1. Arsip ialah:
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-
lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam
bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintahan;
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan
Swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun,
baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam
rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

5. 2. Arsip dibagi dua yaitu :
1). Arsip dinamis:
Ialah yang dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan pada umumnya atau
dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
administrasi negara;
a. Arsip Dinamis Aktif:
Ialah Arsip Dinamis yang secara langsung
dan terus menerus diperlukan dan diper-
gunakan dalam penyelenggaraan Administrasi.

6. b. Arsip Dinamis In Aktif
Ialah Arsip Dinamis yang frekuensi penggunaannya
untuk penyelenggaraan administrasi sudah
menurun.
2) Arsip Statis
Ialah arsip yang tidak dipergunakan secara
langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan
kehidupan
kebangsaan maupun untuk penyelenggaraan
sehari-hari Administrasi Negara.

7. 3. Unit Kearsipan
Ialah Unit Organisasi yang kegiatan pokoknya
mengarahkan dari mengendalikan Arsip Aktif, juga
menyimpan dan mengelola arsip in aktif yang
berasal dan unit-unit pengolah (Unit Kerja) di
lingkungannya.
4. Unit Pengolah
Ialah Unit Kerja yang melaksanakan tugas pokok
dan fungsi organisasi yang mengelola arsip aktif
sebagai berkas kerja.

8. 5. Pengurusan Surat
Pengurusan Surat ialah proses kegiatan
pengelolaan surat sejak diterima, diarahkan,
dicatat di unit kearsipan sampai diterima di
unit pengolah dan sejak ditanda tangani
oleh unit pengolah sampai dikirimkan oleh
unit kearsipan.

9. 6. Surat Dinas
Ialah pernyataan tertulis dalam bentuk dan
corak yang diatur, yang digunakan sebagai
sarana komunikasi untuk menyampaikan dan
menerima informasi kepada dan dari pihak
lain baik perorangan atau swasta maupun
dinas yang dibuat oleh atau ditunjukkan
kepada Kementerian Agama.
Surat Dinas terdiri dari:

10. a. Surat Dinas Terbuka, ialah surat yang dalam pengurusannya
dapat dibuka/diketahui oleh Unit Kearsipan untuk diproses
lebih lanjut.
 Surat Dinas Penting, ialah surat dinas yang isinya
mengandung kepentingan yang memerlukan tindak lanjut
yang lama diperlukan informasinya dan apabila surat
tersebut hilang dapat menimbulkan kerugian Departemen
Agama.
 Surat Dinas Biasa, ialah surat dinas yang isinya tidak
mengikat dan tidak memerlukan tindak lanjut, informasi
yang terkandung di dalamnya bersifat umum dan bernilai
pendek.
b. Surat Dinas Tertutup/Rahasia, ialah sunat dinas memiliki
tanda-tanda kerahasiaan yang hanya boleh dibuka/diketahui
oleh pejabat yang berwenang.

11. DASAR HUKUM KEARSIPAN DI
INDONESIA
1. Undang-Undang No.7 Tahun 1971, tentang
Ketentuan Pokok Kearsipan.
2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia
Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan
Arsip.

12. DASAR HUKUM PRODUK
KEMENTERIAN AGAMA
1. Keputusan Menteri Agama Republik Indonesia No.81 Tahun
1984 tentang “Penerapan Sistem Kearsipan Kartu Kendali
(Arsip Dinamis) di lingkungan Departemen Agama”.
Yang kemudian disempurnakan melalui Peraturan Menteri
Agama No. 10 Tahun 2005 tentang Petunjuk Pelaksanaan
Sistem Kearsipan Arsip Dinamis di lingkungan Departemen
Agama. dan telah di keluarkan KMA No. 44 Tahun 2010
tentang Pedoman tata Kearsipan dilingkungan Kementerian
Agama
2. Keputusan Menteri Agama RI No. 111 Tahun 1999 tentang
Jadual Retensi Arsip Departemen Agama, hasil
penyempurnaan KMA No. 681 Tahun 1997 tentang Pedoman
Jadual Retensi Arsip Departemen Agama.
3. Keputusan Menteri Agama No. 168 Tahun 2003 tentang Tata
Persuratan Dinas di lingkungan Departemen Agama yang
disempurnakan dengan PMA no.16 Tahun 2006.

13. Pasal 1
Yang dimaksud dalam Undang-undang ini “Arsip” ialah :
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-
lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam
bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintahan;
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan
Swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun,
baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam
rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
PENGERTIAN ARSIP
Dalam UU No. 7 Tahun 1971 tentang
Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan

14. Life Cycle
•Creation ( Tahap Penciptaan )
•Use ( Tahap Penggunaan )
•Disposition ( Tahap Istirahat )
USE

15. ARSIP DAPAT BERUPA
1. SURAT
2. KASET
3. FILM
4. GAMBAR/ FOTO
5. PETA
6. ARSIP ELEKTRONIK

16. HUKUM PIDANA
1. Barang siapa dengan sengaja dan
dengan melawan hukum memiliki arsip
sebagaimana dimaksud Pasal 1 huruf a
Undang-undang NO. 7 Tahun 1971
dapat dipidana dengan penjara selama-
lamanya 10 (sepuluh) tahun.

17. 2. Barang siapa yang menyimpan arsip
sebagaimana dimaksud UU NO. 7 Tahun
1971 , dengan sengaja
memberikan/memberitahukan isi naskah
sedangkan ia wajib merahasiakan kepada
pihak ketiga, dapat dipidana penjara
seumur hidup atau pidana seiama-lamanya
20 tahun.
3. Tindak Pidana yang dimaksud adalah
Kejahatan (UU No. 7 Tahun 1971, Bab V
Pasal 11)

18. TUJUAN KEARSIPAN
Tujuan Kearsipan adalah : Untuk
menjamin keselamatan bahan
pertanggung jawaban nasional tentang
perencanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan
serta untuk menyediakan bahan
pertanggung jawab tersebut bagi
kegiatan Pemerintah.

19. KEWENANGAN DAN ORGANISASI
KEARSIPAN
►KEWENANGAN KEARSIPAN :
Kewenangan yang berkaitan dengan
Arsip di lingkungan Kementerian
Agama adalah menjadi wewenang
Kementerian Agama.

20. ► Pengelolaan Arsip di lingkungan
Kementerian Agama menurut azas
sentralisasi dalam kebijaksanaan
desentralisasi dalam pelaksanaan.
► Menteri menetapkan Kebijaksanaan umum
di bidang Kearsipan.
► Kewenangan pembinaan, koordinasi dan
pengendalian di bidang kearsipan
dilaksanakan secara sentralisasi oleh
Sekretariat Jendral, dalam hal ini Biro
Umum.

21. ► Pelaksanaan kegiatan di bidang kearsipan di
lingkungan Departernen Agama dilaksanakan
secara desentralisasi oleh masing-masing
satuan organisasi dan unit Pelaksanaan Teknis
meliputi:
a. Pembinaan dan koordinasi di bidang
kearsipan di lingkungan unit kerja masing-
masing.
b. Pengelolaan arsip aktif di lingkungan unit
kerja masing-masing.
c. Sebagai tempat penyimpanan sementara
arsip in aktif.

22. ► Pengelolaan arsip aktif dan arsip in
aktif.
a. Arsip aktif di unit pengolah dapat
diserahkan dua tahun sekali kepada
unit kearsipan pada satuan unit kerja
masing-masing.
b. Arsip in aktif yang ada pada unit
kearsipan unit pengolah satuan
organisasi/unit pengolah dapat
diserahkan kepada Depo Arsip
(Sentral File);

23. c. Penyerahan arsip in aktif dan unit
kerja satuan organisasi Eselon I
pusat dapat diserahkan kepala Depo
Arsip Pusat (Sekretariat Jenderal
dalam hal ini Biro Umum)
berdasarkan Jadual Retensi Arsip
yang berlaku di lingkungan
Kementerian Agama;

24. d. Penyerahan Arsip in aktif dan unit kerja
masing-masing Bidang dan Kantor
Kementerian Agama Kabupaten/Kota dan
Unit Kerja Pelaksanaan Teknis di Daerah
dapat diserahkan kepada Kantor Wilayah
Kementerian Agama Provinsi daerah
masing-masing sesuai dengan Jadual
Retensi Arsip yang berlaku di lingkungan
Kementerian Agama.

25. 7. Pengelolaan arsip statis;
a. Penyerahan arsip statis di satuan organisasi
unit kerja Eselon I Pusat diserahkan kepada
Arsip Nasional Republik Indonesia, oleh
Sekretariat Jenderal dalam hal ini Biro Umum;
b. Penyerahan arsip statis di lingkungan
Kantor Wilayah Kementerian Agama
Provinsi diserahkan kepada Arsip Daerah
masing-masing, oleh Kantor Wilayah
Kementerian Agama dalam hal ini
Bagian Tata Usaha;

26. ORGANISASI KEARSIPAN
1.Kantor Wilayah Kementerian Agama
Arsip Kantor Wilayah Kementerian Agama
Provinsi menjadi wewenang tanggung jawab
dan kewajiban Bagian Tata Usaha pada
Kantor Wilayah Kementerian Agama yang
selanjutnya disebut Unit Kearsipan untuk
lingkungan Kantor Wilayah Kementerian
Agama Provinsi dan juga berfungsi sebagai Unit
Kearsipan Pusat bagi Kantor Kementerian
Agama Kabupaten/Kota, MAN, dan MTsN;

27. ORGANISASI KEARSIPAN
1. Sekretariat Jenderal
Arsip Sekretariat Jenderal Kementerian Agama
menjadi wewenang tanggung jawab dan kewajiban
Biro Umum (Bagian Tata Usaha Sekretariat
Jenderal) yang selanjutnya disebut Unit Kearsipan
untuk lingkungan Sekretariat Jenderal dan
berfungsi sebagai Unit Kearsipan Pusat
dilingkungan Kementerian Agama
a. Unti Pengolah Pada Sekretariat Jenderal meliputi
Biro-biro dan Pusat-pusat

28. b. Pimpinan Unit Pengolah pada Biro dan Pusat
adalah para Kepala Biro dan Kepala Pusat
c. Tata Usaha Unit Pengolah pada Biro-biro
dan Pusat adalah sub Bagian Tata Usaha
d. Pelaksana pengolah pada Biro-biro dan
Pusat adalah bagian-bagian dan bidang-
bidang.

29. INSPEKTORAT JENDERAL
• Arsip Inspektorat Jenderal Kementerian Agama menjadi
wewenang tanggung jawab dan kewajiban Bagian Umum
pada Sekretariat Inspektorat Jenderal yang selanjutnya
disebut Unit Kearsipan untuk lingkungan Inspektorata
jenderal
a. Unit Pengolah pada Inspektorat Jenderal adalah meliputi
Sekretariat Inspektorat Jenderal dan Inspektur-inspektur
b. Pimpinan Unit Pengolaj pada Sekretariat Inspektorat
Jenderal dan Inspektur-inspektur adalah Sekretaris dan
Inspektur-inspektur

30. c. Tata Usaha Pengolah pada Sekretaris
Inspektorat Jenderal dan Inspektur-
inspektur adalah sub bagian tata usaha
d. Pelaksana pengolah pada Sekretariat
Inspektorat dan Inspektur-inspektur adalah
bagian-bagian dan kelompok fungsional

31. DIREKTORAT JENDERAL
Arsip Direktorat Jenderal Kementerian Agama
menjadi wewenang tanggung jawab dan
kewajiban masing-masing Bagian Umum pada
sekretariat Direktorat Jenderal
a.Unit Pengolah pada Direktorat Jenderal
adalah meliputi Sekretariat Direktorat
Jenderal dan Direktorat-direktorat

32. b. Pimpinan Unit Pengolah pada Direktorat
Sekretariat Jenderal dan Direktorat-direktorat
adalah sekretaris dan direktur-direktur
c. Tata Usaha Unit Pengolah pada Sekretariat
direktorat Jenderal dan direktorat-direktorat
adalah sub bagian tata usaha
d. Pelaksana Pengolah pada Sekretariat Direktorat
Jenderal dan Direktorat-direktorat adalah bagian-
bagian dan Sub Direktorat-Sub direktorat

33. a. Unit pengolah pada Kantor Wilayah Kementerian Agama
adalah meliputi Bagian Tata Usaha dan Bidang-
Bidang/Pembimbing;
b. Pimpinan unit pengolah pada Bagian Tata Usaha dan Bidang-
Bidang/Pembimbing adalah Kepala Bagian dan Kepala
Bidang;
c. Tata Usaha unit pengolah pada Bagian Tata Usaha dan
Bidang-Bidang/Pembimbing adalah Sub Bagian Umum dan
Staf Bidang-Bidang, Pembimbing yang diberi tugas sebagai
T.U. Pembimbing;
d. Pelaksana pengolah pada Bagian Tata Usaha dan Bidang-
Bidang/Pembimbing adalah Sub Bagian dan Seksi-Seksi;
e. Unit Kearsipan Kantor Wiliyah Kementerian Agama di
samping sebagai Unit Kearsipan Pusat bagi Kanmenag
Kabupaten/Kota, MAN, MTsN dan MIN merupakan sentral
bagi Unit Kearsipan UIN, lAIN, STAIN, STAKN, STAHN dan
Balai.

34. 2. Universitas Islam Negeri
Arsip UIN menjadi wewenang tanggungjawab dan
kewajiban Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian
yang selanjutnya disebut Unit Kearsipan untuk
lingkungan UIN;
a. Unit Pengolah pada UIN adalah Fakultas,
Program Pasca Sarjana, Lembaga, Biro-biro dan
UPT Perpustakaan dan Pusat Bahasa dan
Budaya);
b. Pimpinan Unit Pengolah pada Fakultas, Program
Pasca Sarjana, Lembaga, Biro-biro dan UPT adalah
Dekan, Direktur, Kepala Biro dan Kepala Pusat;

35. c. Tata Usaha Pengolah pada Fakultas,
Program Pasca Sarjana, Lembaga, Biro-
biro dan UPT adalah Bagian Tata Usaha
dan Petugas Tata Usaha;
d. Pelaksana Pengolah pada Fakultas,
Program Pasca Sarjana, Lembaga, Biro-
biro dan UPT adalah Bagian Balai dan
Pustakawan.

36. 3. Institut Agama Islam Negeri
• Arsip Institut Agama Islam Negeri
menjadi wewenang tanggungjawab dan kewajiban
Kepala Bagian Administrasi yang selanjutnya disebut
Unit Kearsipan di lingkungan IAIN.
a. Unit Pengolah pada IAIN adalah Fakultas,
Program Pasca Sarjana, Lembaga, Biro-biro,
Pusat Penelitian dan UPT (Perpustakaan dan
Lembag Pusat Bahasa dan Budaya);

37. b. Pimpinan Unit Pengolah pada Fakultas, Program
Pasca Sarjana, Lembaga, Biro-biro, Pusat Penelitian
dan UPT adalah Dekan, Direktur, Kepala Biro dan
Kepala Pusat;
c. Tata Usaha Pengolah pada fakultas, Program Pasca
Sarjana, Lembaga, Biro-biro, Pusat dan UPT adalah
Bagian Tata Usaha;
d. Pelaksana pengolah pada Fakultas, Program Pasca
Sarjana, Lembaga, Biro-biro, Pusat Penelitian dan
UPT adalah Bagian, Balai dan Pustakawan.

38. 4. SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM NEGERI
(STAIN)
• Arsip Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri menjadi
wewenang tanggung jawab dan kewajiban kepala
bagian administrasi yang selanjutnya disebut Unit
Kearsipan di lingkungan STAIN.
• Unit Pengolah pada STAIN adalah
meliputi sub bagian pada Bagian administrasi,
Perpustakaan, Komputer, Labolatorium/studio,
Jurusan dan Unit Pengabdian pada Masyarakat;

39. • Tata Usaha Unit Pengolah pada Bagian
Administrasi, Perpustakaan, Komputer,
Labolatorium/studio, Jurusan dan Unit
Pengabdian pada Masyarakat adalah Sub
bagian administrasi;
• Pelaksana pengolah pada Bagian Komputer,
Labolatorium/studio, Jurusan dan Unit
Pengabdian pada Masyarakat adalah Sub
bagian administrasi, Pustakawan, Pelaksana
Komputer, Pelaksana, Labolatorium/Studio,
Jurusan dan Pengabdian masyarakat.

40. KLASIFIKASI ARSIP
Klasifikasi arsip; adalah pengelompokan arsip Atas dasar perincian
masalah, dari pelaksanaan fungsi dan kegiatan yang disusun
secara logis dan sistematis.
FUNGSI DAN KEGIATAN
Fungsi dan kegiatan Kementerian Agama di bagi 2 pokok;
1. Kegiatan Fasilitatif, yaitu kegiatan yang sifatnya menunjang.
contohnya;
- Organisasi dan Tatatalaksana ( OT )
- Keuangan ( KU )
- Kepegawaian ( KP)
- Kesekretariatan ( KS )
- Hukum ( HK)
- Kehumasan ( HM )
- Pemeriksaan ( PS )
- Penelitian ( TL )

41. 2. Kegiatan Substantif, yaitu kegiatan yang sifatnya
operasional (yang merupakan kegiatan pokok suatu
Instansi yang bersangkutan).
Contohya;
Pembinaan Agama ( BA )
Pendidikan dan Pengajaran ( PP )
Haji ( HJ )
Perkawinan ( PW)

42. INDEKS
I. Indeks Dokumen/ Surat
a. Berfungsi untuk membedakan antara dokumen/ surat/ arsip satu
dengan yang lain dalam satu berkas, dengan kata lain indeks
dokumen-dokumen berfungsi sebagai tanda pengenal bagi setiap
dokumen/ surat/ arsip, juga berfungsi untuk menemukan kembali
arsip dengan cepat dan tepat.
b. Mengindeks adalah pekerjaan untuk menentukan identifikasi surat/
arsip, atau menentukan tanda pengenal surat/arsip yang paling
tepat.
c. Syarat-syarat mengindeks:
1. Singkat;
2. Jelas dan mudah diingat;
3. Harus merupakan kata benda atau kata yang memberi
pengertian kebendaan;
4. Diambil dan ditentukan dari isi surat/dokumen/arsip;
5. Tidak terlalu banyak menggunakan kata-kata;

43. d. Aturan-aturan mengindeks:
1. Berupa indeks nama (nama orang, benda, badan,
wilayah dan tempat);
2. Indeks masalah (masalah kenaikan pangkat, mutasi dan
sebagainya);
3. Indeks tanggal, bulan, tahun dan nomor.
e. Cara-cara mengindeks:
1. Cara mengindeks nama orang.
Aturan umum menyatakar bahwa seseorang diindeks
atas nama keluarganya. Bagi yang tidak memiliki nama
keluarga maka diambil ketentuan dengan
mempergunakan nama terakhir sebagai kata tangkap.
Sedang yang memiliki nama lebih dari satu (termasuk
ganti nama), maka nama yang lain ditunjuk disilangkan.

44. Contoh:
 Dr. Wirjono Prodjodikoro di indeks Prodjodikoro, Wiryono (Dr)
 Muhammad Hatta di indeks Hatta, Muhammad
 Arifin bin Said di indeks Said, Arifin bin.
2. Cara mengindeks nama badan organisasi
Nama badan organisasi yang menggunakan nama orang, yang
dijadikan kata pengenalnya adalah nama orang tersebut.
Contoh:
 Rumah Sakit Fatmawati di indeks Fatmawati (Rumah Sakit)
 Wisma Ahmad Yani di indeks Ahmad Yani (Wisma)
Nama badan organisasi yang bukan nama orang, maka kata
pengenal pertama ialah bagian akhir dan diikuti oleh bentuk
badan hukumnya.
Contoh:
 Hotel Sabang di indeks Sabang, Hotel
 Bank Amerta di indeks Amerta, Bank
 PT. Bank Central Asia di indeks Central Asia, Bank (PT)
 DPR. RI. di indeks DPR. RI

45. 3. Cara mengindeks nama wilayah/ tempat.
Di indeks sesuai dengan aslinya.
Contoh:
 Pekan Baru di indeks Pekan Barn
 Jakarta Raya di indeks Jakarta Raya
 Kecamatan Kebayoran di indeks Kebayoran (Kecamatan)
4. Cara mengindeks masalah
Untuk mengindeks masalah diusahakan agar yang dijadikan indeks
betul-betul menggambarkan maksud yang sebenarnya dari indeks.
Kata-kata yang dijadikan indeks harus mengandung suatu pengertian
tunggal, dalam arti indeks harus mencerminkan tanda pengenal yang
benar-benar dari isi surat/ dokumen.
Contoh:
Administrasi Pembangunan di indeks Administrasi Pembangunan
Struktur Organisasi di indeks Struktur Organisasi

46. II. Indeks Berkas (Titel)
Adalah merupakan judul berkas yang ditempatkan pada tab folder.
Fungsi title adalah sebagai tanda pengenal seluruh dokumen/arsip
dalam berkas dan untukmembedakan antara berkas yang satu
dengan yang lain dalam satu kode klasifikasi. Sebagaimana halnya
indeks dokumen, maka indeks berkas cara-cara dan aturannya
tidak berbeda.
III. Indeks Relatif (Daftar Indeks)
Indeks relatif berfungsi untuk memudahkan menemukan kode
dokumen/ surat. Indeks relatif diambil dari klasifikasi arsip yang
disusun secara abjad.
Contoh:
 Alih Tugas -Kp 07.5
 Antar Jemput -Kp 08.7
 Bantuan Sosial -Kp 08.4
 Dan seterusnya sampai dengan z.

47.  Menata Sekat
Sekat terdiri dari tiga jenis apabila perincian klasifikasi
sampai pada perincian ketiga (tertier). Perincian
tersebut dimulai dari pokok masalah, sub masalah, sub-
sub masalah. Apabila perincian klasifikasi arsip hanya
sampai pada perincian kedua (sekunder), maka sekat
yang dipergunakan hanya dua jenis saja yaitu sekat
untuk pokok masalah dan sub masalah. Kemudian sekat
diletakkan berdiri berderet ke belakang secara vertikal di
dalam laci-laci filling cabinet.

48. KS.01.3-MESIN
KANTOR/ALAT-ALAT
ELEKTRONIK
KS.01.2-ALAT
KANTOR
KS.01.1-GEDUNG
Gambar Penataan Sekat
KS.01-
PERLENGKAPAN
KS.00-KERUMAH
TANGGAAN
KS-KESEKRE-
TARIATAN

49. 5) Menata Folder Dalam Susunan Sekat Folder
yang berisi himpunan arsip ditempatkan
pada kedudukan keempat dibelakang sekat
ketiga
Contoh Cara menata sekat dan folder untuk
1. Surat/arsip dalam filing kabinet di TU UP
2. KK III dalani kotak KK III di TU UP
3. KK II dalam kotak KK II di peñataan arsip
(KK) KK II dan masingmasing Unit Pengolah
di tata tersendiri (tidak disatukan.)

51. • Pengelompokan arsip menurut bentuk dosir. Arsip yang saling
berkaitan dalam satu kegiatan pekerjaan disatukan dalam satu
himpunan berkas. Penyusunan arsipnya diurutkan atas dasar
kronologis yaitu tangga arsip menurut proses pekerjaan.
• Pengelompokan arsip menurut bentuk rubrik. Penyusunannya
diurutkan atas dasar indeks dokumen, yaitu apabila indeks dokumen
berupa kata susunan arsip diatur menurut urutan abjad indeks,
apabila indeks dokumen berupa angka (nomor) Susunan arsip
diatur menurut urutan angka.
• Pengelompokan arsip menurut bentuk seri. Arsip yang jenisnya sama
(seperti produk peraturan perundang-undangan misalnya Keputusan
Menteri, Surat Edaran Menteri), penyusunannya diatur atas dasar
indeks dokumennya, yaitu nomor dari peraturan perundang-
undangan yang disusun menurut abjad indeks dokumennva.
3) Cara Menata Arsip Dalam Folder

52. PENATAAN BERKAS DALAM BENTUK DOSIER

53. 3). Pengelompokkan arsip menurut bentuk Rubrik, yaitu
ponyusunannya diurutkan atas dasar indeks dokumen
apabila indeks dokumen berupa kata susunan arsip
diatur menurut urutan abjad indeks, jika indeks
dokumen berupa angka (nomor) susunan arsip disusun
menurut urutan angka.
CONTOH PENATAAN BERKAS DALAM BENTUK RUBRIK:

55. 4) Pengelompokkan arsip menurut bentuk seri
yaitu, arsip yang jenisnya sama (seperti
produk Peraturan Perundang-undangan, Kep.
Menteri, Surat Edaran Menteri. Penyusunannya
diatur atas dasar indeks dokumennya yaitu
nomor dari peraturan Perundang- undangan
yang disusun menurut abjad indeks
dokumennya.
CONTOH PENATAAN BERKAS DALAM BENTUK
SERI

57. 3. Pengurusan surat di unit Kearsipan.
a. Contoh di atas (no.3) merupakan surat penting masuk
yang akan dicatat oleh Unit Kearsipan.
b. Tahap yang harus dilakukan :
1). Menentukan Isi Ringkas, dalam hal ini adalah
permohonanpemindahan personil a.n Sdr Arnir
Ja’far, S.IP
2). Tanggal surat masuk, diisi dengan tanggal
penerimaan surat di Unit Kearsipan yaitu tanggal 10
Nopember 2005.
Nomor urut, diisi dengan nomor urut di unit
Kearsipan misalnya sampai tanggal 10 Nopember
2005 saat itu surat masuk tersebut sudah mencapai
jumlah nomor 201.
M/K, karena ini merupakan surat masuk maka yang
dilingkari adalah (M).

58. 3). Lampiran, ditulis tidak ada karena memang tidak ada
lampiran, dan apabila ada ditulis jumlah perlembar/
perberkas.
4). Dari, diisi Direktorat Jenderal Kelembagaan Agama Islam
5). Kepada, diisi Sekretaris Jenderal Departemen Agama.
6). Tanggal, diisi 2 Nopember 2005
7). Nomor Surat, diisi DJ./Set.DJ.II/3/KP.07.5/800/2005
8). Pengolah, diisi Biro Kepegawaian. (karena menyangkut
kepegawaian).
9). Paraf, diisi oleh Tata Usaha Unit Pengolah yang
menerima surat.

59. Indeks berkas……………
Tgl.10-10-05 (M)/K
No.Urut : 201 Kode………………….
Isi ringkas.
Permohonan pemindahan sdr. Amir Ja’far pegawai Biro Umum ke Ditjen Bagais
Lampiran : -
Dari
Ditjen Bagais Dep. Agama
Kepada
Sekretaris Jenderal Dep. Agama
Tanggal 2 Nop 2005 No. Surat. DJ/Set.DJ.II/3/KP.07.5/800/2005
Pengolah. Biro Kepegawaian Paraf.
Catatan;…………………………………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………………………………………
Contoh Kartu Kendali Yang Telah Diisi
Keterangan
Apabila unit kearsipan memahami permasalahan klasifikasi) yang ada di
setiap unit pengolah (biasanya dalam instansi yang kecil), maka penulisan
indeks berkas dan kode dapat dilakukan oleh Unit Kearsipan.

60. c. Setelah surat seiesai dicatatkan pada Kartu Kendali (KK), maka
surat beserta KK I, II dan III dikirim ke Tata Usaha Unit Pengolah;
d. Setelah KK I, II dan III diisi kolom Indeks berkas dan kodenya
oleh Tata Usaha unit pengolah, maka KK I dan KK II dikembalikan
kepada pencatat surat untuk disimpan pada Penata Arsip (Unit
Kearsipan), sedangkan KK III beserta suratnya, tinggal pada Tata
Usaha Unit Pengolah.
5) Pengurusan Surat di Unit Pengolah.
a. Menentukan Kocle Kiasifikasi
Atas dasar isi ringkas surat, dapat ditentukan kode kiasifikasi yang
maria dalam halini surat tersebut termasuk kelompok mutasi dengan
kode kiasifikasi KP. 07.5.

61. Contoh Klasifikasi Dengan Pokok Masalah Kepegawaian :
KP. KEPEGAWAIAN
00. PENGADAAN.
00.1 FORMASI.
Surat-surat yang berkenaan dengan perencanaan pengadaan
pegawai nota usul, formasi, sampai dengan persetujuan
termasuk di dalamnya bezzeting.
00.2 PENERIMAAN .
Surat-surat yang berkenaan dengan penerimaan pegawai baru,
mulai dari pengumuman penerimaan, lamaran, pemanggilan,
testing/ physicotes/ clerence tes, sampai dengan pengumuman
yang diterima.
003. PENGANGKATAN
Surat-surat yang berkenaan dengan seluruh proses
pengangkatan calon Pegawai dan penempatannya, sampai
dengan menjadi pegawai negeri, Mulai dari pemeriksaan
kesehatan sampai dengan pengangkatan, termasuk pelimpahan/
penempatan.
01. TATA USAHA KEPEGAWAIAN ………….dan sterusnya

62. 07. MUTASI
07. 1 KEPANGKATAN
Surat-surat yang berkenaan dengan kenaikan dan penurunan
pangkat I golongan, termasuk di dalamnya ujian dinas dan
penyesuaian ijazah.
07. 2 KENAIKAN GAJI BERKALA
Surat-surat yang berkenaan dengan kenaikan dan penurunan
gaji berkala.
07. 3 PENYESUAIAN MASA KERJA
Surat-surat yang herkenaan dengan penyesuaian masa kerja
untuk perubahan ruang gaji.
07. 4 PENYESUAIAN TUNJANGAN KELUARGA
Surat-surat yang berkenaan dengan penyesuaian tunjangan
keluarga.
07. 5 ALIH TUGAS
Surat-surat yang berkenaan dengan alih tugas bagi para
pelaksana (staf), perpindahan dalam rangka pemantapan
tugas pekerjaan, termasuk mengenai pengurusan
fasilitasnya.

63. b. Menentukan Indeks pada Kartu Kendali.
Yang menjadi “Indeks berkas” dalam surat ini adalah “pemindahan
dan kodenya KP 07.5
Contoh Kartu Kendali yang telah diisi indeks dan kodenya
Indeks berkas
Pemindahan
Tgl.10-11-05 (M)/K
No.Urut : 201 Kode
KP.07.5
Isi ringkas.
Permohonan pemindahan sdr. Amir Ja’far pegawai Biro Umum ke Ditjen Bagais
Lampiran : -
Dari
Ditjen Bagais Dep. Agama
Kepada
Sekretaris Jenderal Dep. Agama
Tanggal 2 Nop 2005 No. Surat. DJ/Set.DJ.II/3/KP.07.5/800/2005
Pengolah. Biro Kepegawaian Paraf.
Catatan;…………………………………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………………………………………

64. c. Tata Usaha Unit Pengolah menyimpan Kartu Kendali III yang telah diisi
kode dan indeks berkasnya dalam kotak Kartu Kendali, dan
menyerahkan kartu Kendali I dan II ke Unit Kearsipan (Penataan Arsip).
d. Mengisi Lembar Disposisi
Tata Usaha Unit Pengolah melampiri surat masuk dengan lembar
Disposisi rangkap 2 (dua) yang telah diisi kolomnya. Kecuali kolom
tanggal penyelesaian. ” Kolom tanggal penyelesaian, isi Disposisi dan
diteruskan kepada”. Selanjutnya surat berikut lembar Disposisi tersebut
di atas diserahkan kepada Pimpinan Unit Pengolah.

65. Contoh lembar disposisi (ukuran 21 x 16 cm).
Indeks. Kode.
Tanggal/Nomor
Asal Surat
Isi Ringkasan
Diterima Tanggal
: …………………………………………………………………………………….
: …………………………………………………………………………………….
: …………………………………………………………………………………….
: …………………………………………………………………………………….
Tanggal penyelesaian : ……………………………………………………………………………..
Isi disposisi
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……
Diteruskan kepada
1…………………………………………
2…………………………………………3………
…………………………………
Sesudah digunakan harap segera dikembalikan
Kepada
Tanggal
: …………………………………………………………………………………………….
: …………………………………………………………………………………………….
LEMBAR DISPOSISI

66. Cara pengisian lembar disposisi;
1. Indeks berkas dan Kode, diisikan sama dengan yang ada di Kartu
Kendali.
2. Tanggal/nomor, diisikan sama dengan yang ada di Kartu Kendali.
3. Asal, diisi dengan asal surat.
4. Isi Ringkas, diisi dengan isi ringkas surat.
5. Diterima tanggal, diisi dengan tanggal diterirna oleh Tata Usaha Unit
Pengolah.
6.Tanggal penyelesaian, diisi tanggal berapa surat tersebut sudah harus
selesai diolah oleh Pelaksana Pengolah (diisi oleh Pimpinan Unit
Pengolah).

67. 7. Isi Disposisi, diisi oleh Pimpinan Unit Pengolah dan ditujukan kepada:
- bawahan, bersifat instruksi atau pemberian petunjuk;
- atasan, bersifat informasi atau mohon petunjuk;
- sederajat, bersifat kerja sama saling membantu.
8. Diteruskan kepada, diisi dengan yang dituju Oleh isi disposisi tersebut
(diisi oleh Pimpinan Unit Pengolah).
Bila yang dituju beberapa orang/pejahat, maka angka 1, 2, 3 dan
seterusnya diisi dengan orang/pejabat yang dimaksud. Sipenerima
memaraf di belakang nama/jabatannya.
9. Dikembalikan kepada, diisi oleh TU yang menyerahkan surat tersebut
atau oleh Pimpinan Unit Pengolah.
10.Tanggal, diisi tanggal diterima kembali (diisi oleh TU Unit Pengolah).

68. Contoh Lembar Disposisi Yang Telah Diisi
LEMBAR DISPOSISI
Indeks. Pemindahan Kode. KP.07.5
Tanggal/Nomor
Asal Surat
Isi Ringkasan
Diterima Tanggal
: 2 November 2005/DJ/Set.DJ.II/3/KP.07.5/800/2005
: Ditjen Bagais Dep. Agama
: Permohonan pemindahan sdr. Subandi, S.IP Pegawai Biro Umum ke
Ditjen Bagais
: 10 November 2005
Tanggal penyelesaian : ……………………………………………………………………………..
Isi disposisi
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………
Diteruskan kepada
1…………………………………………
2…………………………………………3………
…………………………………
Sesudah digunakan harap segera dikembalikan
Kepada
Tanggal
: …………………………………………………………………………………………….
: …………………………………………………………………………………………….

69. e) Kepala Unit Pengolah setelah mengisi kolom tanggal
penyelesaian, isi disposisi dan diteruskan kepada,
meneruskannya kepada pelaksana Pengolah melalui
Tata Usaha Unit Pengolah.
f) Tata Usaha Unit Pengolah menyimpan Lembar
Disposisi di atas tanggal 10-11-2005. Jadi Lembar
Disposisi II oleh Tata Usaha Unit Pengolah disimpan
dalam Tickler file di belakang tanggal sekat tanggal
10-11-2005.

70. Contoh Tickler File yang diisi dengan bulan dan tanggal:

71. Bagan Surat Penting Masuk
UNIT KEARSIPAN UNIT PENGOLAH
Penerimaan
Surat
Pengarahan
Surat
Pencatatan
Surat
Penataan
Arsip
Tata Usaha Pimpinan Pelaksana
III
II
I

72. Tugas Unit Kearsipan meliputi :
1. Melakukan penerimaan surat
2. Mengatur pengarahan distribusi surat
3. Melaksanakan pencatatan surat
4. Melaksanakan pengiriman surat
5. Sebagai tempat penyimpanan sementara
arsip in-aktif, sebelum dipindahkan ke
Unit Kearsipan Pusat.

73. Tugas Unit Pengolah
1. Tata usaha Unit Pengolah menentukan kode
dan indeks.
2. Pimpinan Unit Pengolah bertugas memberikan
disposisi pada surat untuk proses selanjutnya.
3. Tata Usaha Unit Pengolah mengatur arah surat
sesuai dengan disposisi pimpinan dan
mengarahkan surat langsung kepada
pelaksana untuk surat-surat yang tidak
memerlukan disposisi pimpinan.

74. 4. Pelaksanaan Pengolah mempunyai tugas
memproses penyelesaian surat sesuai
dengan disposisi pimpinan (untuk surat
yang memerlukan disposisi) dan
memproses surat-surat rutin yang
diterima langsung dari Tata Usaha Unit
Pengolah.
5. Tata Usaha Unit Pengolah melaksanakan
penyimpanan berkas selama arsip masih
aktif.