karya q_Rina

1. PERANAN ARSIP DALAM MENJAGA KEDAULATAN NEGARA
KESATUAAN RI
Menurut (UU No.43 Tahun 2009 BAB I pasal 1) Arsip adalah rekaman
kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima
olehlembaganegara, pemerintahandaerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan
pokok kearsipan, pasal 1 ayat a dan ayat b, menetapkan bahwa yang
dimaksud dengan arsip adalah:
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara
dan Badan-Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apa pun, baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan
kegiatan pemerintahan.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan/
atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan bangsa.
Kearsipan, yang kata dasarnya adalah arsip, merupakan sebuah dokumen
tertulis (surat, akta, dan lain sebagainya), lisan (pidato, ceramah, dan lain

2. sebagainya) maupun bergambar (foto, film, dan lain sebagainya) dari waktu yang
lampau, kemudian disimpan di media tulis (kertas) maupun elektronik (pita kaset,
pita video, disket computer, dan lain sebagainya) yang biasanya dikeluarkan oleh
instansi resmi, disimpan dan dipelihara ditempat khusus untuk referensi (Menurut
Kamus Besar Bahasa Indonesia).
Kearsipan adalah suatu proses untuk memulai penciptaan, penerimaan,
pengaturan, pengendalian, pemeliharaan, perawatan, serta penyimpanan menurut
cara dan system tertentu, sehingga saat dibutuhkan dapat dengan cepat
ditemukan.
Arsip dapat diartikan pula sebagai badan yang melakukan segala kegiatan
pencatatan, penanganan, penyimpanan, dan pemeliharaan yang mempunyai arti
penting, baik kedalam maupun keluar yang menyangkut soal-soal kepemerintahan
maupun non-kepemerintahan, dengan menerapkan kebijaksanaan dan system
tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan.
Penyelenggaraan kearsipan dilakukan di tingkat nasional, provinsi,
kabupaten/kota, dan perguruan tinggi dalam suatu system kearsipan nasional (UU
No.43 Tahun 2009 BAB I pasal 2). Pada hakikatnya, kearsipan memegang
peranan penting bagi jalannya sebuah kegiatan pendokumentasian, yaitu sebagai
sumber informasi bagi masyarakat dan sebagai pusat ingatan bagi sebuah

3. organisasi itu sendiri. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan
perundangan yang mengatur tentang kearsipan nasional.
Pada pasal 3 Undang-Undang No. 7 Tahun 1971, antara lain dirumuskan
bahwa tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan.
Secara umum, ada 5 poin kearsipan, yaitu:
1) Arsip dinamis merupakan arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu,
2) Arsip aktif merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau
terus menerus,
3) Arsip inaktif merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya telah
menurun,
4) Arsip vital merupakan arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan
dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui,
dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang,
5) Arsip statis merupakan arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena
memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan
dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secaralangsung maupun tidak

4. langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga
kearsipan.
Adapun peran kearsipan secara umum, antara lain:
1) Dapat dijadikan sebagai bukti-bukti apabila terjadi masalah,
2) Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis,
3) Dapat dijadikan bahan dokumentasi,
4) Dapat menghemat waktu, tenaga, dan biaya,
5) Sebagai alat pengingat,
6) Sebagai sumber informasi,
7) Sebagai alat penyimpanan,
8) Sebagai alat bantu untuk perpustakaan di sebuah organisasi,
9) Merupakan bantuan yang berguna dalam menentukan kebijaksanaan
sebuah organisasi,
10) Penting bagi sebuah kemajuan,
11) Sebuah aktifitas di instansi, lembaga, dan/atau organisasi akan berjalan
dengan lancar, dan
12) Sebagai bahan rujukan.
Di Indonesia padau mumnya,khususnya di Daerah Aceh bahagian
tenggara, yaitu Kutacane, masyarakatnya kurang mengerti bagaimana dan seperti
apa kegunaan sebuah lembaga atau organisasi kearsipan. Sehingga masyarakat

5. awam pada umumnya tidak berminat dan bahkan tidak mau tahu mengenai hal
tersebut. Padahal, kerasipan eratkaitannya mengenai pendokumentasian.
Pendokumentasian bias berarti mengenai suatu hal yang sudah dibakukan,
(dibukukan), baik mengenai sejarah, bahasa, adat, budaya, maupun suatu hal
yang belum terjamah tapi sudah diketahui keberadaannya. Karena kurangnya
kesadaran masyarakat dan penyuluhan dari pemerintahan setempat mengenai hal
ini, maka sebuah tradisi, adat, bahasa, cerita sejarah, bahkan sesuatu hal yang
diketahui keberadaannya tapi samar-samar dan bahkan tidak terjamah lagi besar
kemungkinan semua itu akan hilang dan/atau diambil (di kleim) oleh orang.
Menurut UU No.43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan tersebut tampak jelas
bahwa, kearsipan itu sangat penting, mempunyai jangkauan dan pengertian yang
sangat luas, baik sebagai alat untuk membantu daya ingat manusia tentang suatu
hal yang sudah diketahui maupun yang belum diketahuinya, dan sebagai
pelaksanaan kegiatan kehidupan kebangsaan..
Salah satu arsip daerah kutacane yang belum terdokumentasikan dan
bahkans amar-samar diketahui bentuknya adalahTariGenggong. Penulis
memaparkan hal ini karena banyak hal kecil yang tanpa kita sadari itu merupakan
sebuah khas, sebuah kebanggaan yang kita miliki untuk menambah kekayaan
Negara. Negara Kesatuan Republik Indonesia ini kaya akan berbagai hal,

6. diantaranya: bahasa, budaya, suku, cerita sejarah, maupun makanan khas.
Sekarang tergantung masyarakat dan pemerintahnya yang menggunakan peranan
tersebut untuk menjaga semua itu demi kedaulatan Negara Kesatuan Republik
Indonesia ini.
Peranan dan keberadaan arsip dalam sebuah instansi di tengah-tengah
masyarakat secara Nasional akan sangat berguna jika semua lapisan masyarakat
mau tahu, sadar, peduli, dan aktif di dalamnya. Sehingga dapat menimbulkan
minat baca, budaya menulis dan rasa ingin tahu tentang daerahnya pada
khususnya, dan Negara RI ini pada umumnya. Secara tidak langsung lembaga
kearsipan membantu masyarakat untuk lebih mencintai Negara Kesatuan RI ini.
Dengan adanya rasa cinta kit aterhadap Negara RI ini maka kita telah membantu
menjaga, melestarikan, mempertahankan dan mencerdaskan kehidupan bangsa.
Suatu Negara (pada umumnya), dan suatu daerah (pada khususnya) itu
maju tergantung pada pemerintahannya. Semua program pemerintahan yang telah
dibuat untuk mengubah suatu Negara/ daerah ini menjadi lebih baik, itu tergantung
pada rakyatnya. Jika rakyat ingin kelancaran dari program pemerintahan itu
sukses, semuanya tergantung pada pemuda/i nya. Pemuda/i akan bersatu, jika
mereka bias mengubah dirinya sendiri menjadi lebih baik. Lebih baik yang penulis
maksud disini yaitu, kita harus mengedepankan daya (otak) sesuai aturan agama
yang dianu tmasing-masing, bukan gaya (otot). Jadi, dalam hal apa pun dan

7. mengenai apa pun itu, kita saling terhubung, saling berkesinambungan, dans aling
membutuhkan. Jadi, kita jangan berspektif bahwa kearsipan itu tidak penting,
hanya tugas perusahaan, organisasi, kepustakaan, dan lain sebagainya.