4. 1. Undang – Undang RI. No. 43 Tahun 2009,
tentang Kearsipan
2. Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2012
tentang Pelaksanaan Undang-undang No. 43
Tahun 2009
3. Keputusan Menteri Agama RI. No. 44 Tahun
2010, tentang Pedoman Penataan Kearsipan
dilingkungan Kemenag.
4. Keputusan Menteri Agama RI. No. 120 Tahun
2013 Tentang Jadual Retensi Arsip Substantif dan
Fasilitatif dilingkungan Kementerian Agama
DASAR HUKUM
5. 5. Peraturan Menteri Agama No. 9, Tahun
2016, tentang Tata Naskah Dinas
Dilingkungan Kemenag.
6. Keputusan Menteri Agama RI. No. 111 Tahun
1999, tentang Penyusutan Arsip
6. DEFINISI ARSIP :
“Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi , yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangn dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa
dan bernegara”.
(men. UU. No. 43/ Tahun 2009)
7. MASALAH DALAM KEARSIPAN
1.Menganggap remeh arsip
2.Baru dianggap penting bila hilang
3.Kurang peduli dalam perawatan
4.Belum tersedianya pegawai yang terlatih
5.Belum memahami peraturan yang berlaku
6.Belum adanya alokasi anggaran khusus
penataaan arsip
7.Minimnya sarana dan prasarana/ ruang dan
perlengkapan belum sesuai dengan
kegiatan
8. 8. Belum adanya prosedur yang dibakukan oleh unit
9. Program pelatihan yang sangat kurang
10. Arsip sulit ditemukan kembali
11. Jumlah arsip yang terus bertambah setiap waktu
12. Belum pernah mengadakan penyusutan
( sumber men:.Moekijat,E.Martono, & The Liang Gie)
9. TUJUAN KEARSIPAN
• Tertatanya arsip dengan baik dan
benar sehingga berdaya guna dan
berhasil guna dan menjamin
terselamatkannya arsip sebagai
bahan pertanggung jawaban nasional
12. BEBERAPA PENGERTIAN
Kearsipan:
- Hal-hal yang berkaitan dengan
arsip/kegiatan penyelenggaraan atau
pengelolaan arsip.Spt. Keadaan
penataan arsip, pengurusan surat,
pengelolaan arsip aktif dan inaktif,
sampai dengan penyusutannya.
13. Arsiparis:
• Seseorang yang memiliki
kompetensi dibidang kearsipan yg
diperoleh melalui pendidikan
formal dan/atau diklat kearsipan
serta mempunyai fungsi, tugas
dan tanggungjawab melaksanakan
kegiatan kearsipan.
14. Arsip Dinamis
- Ialah arsip yang digunakan secara langsung
dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan
selama jangka waktu tertentu.
Arsip Vital
- Ialah arsip yang keberadaannya merupakan
persyaratan dasar bagi kelangsungan
operasional pencipta arsip, tidak dapat
diperbaraui dan tidak dapat tergantikan
apabila rusak atau hilang
15. Arsip Aktif:
- Ialah arsip dinamis yang secara langsung dan terus
menerus diperlukan dan dipergunakan dalam
penyelenggaraan administrasi
Arsip In Aktif:
- Ialah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya
untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.
Arsip Statis:
- Ialah arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung
untuk perencanaan , penyelenggaraan kehidupan
kebangsan maupun untuk penyelenggaraan sehari hari
administrasi negara.
16. PENGELOLAAN ARSIP
DILAKUKAN TERHADAP
ARSIP DINAMIS
Arsip Vital
Arsip Aktif
Arsip In Aktif
PENCIPTA ARSIP
a. Lembaga Negara
b. Pemerintah Daerah
c. Perguruan Tinggi
Negeri
d. BUMN/ BUMD
ARSIP STATIS
LEMBAGA KEARSIPAN
a. ANRI
b. Arsip daerah propinsi
c. Arsip daerah kab/kota
d. Arsip perguruan ringgi
17. Unit Pengolah
• Adalah satuan kerja yang mempunyai tugas
dan tanggung jawab mengolah semua arsip
yang berkaitan dengan kegiatan pencipta arsip
Unit Kearsipan
• Adalah satuan kerja pada pencipta arsip
yang mempunyai tugas dan tanggung jawab
dalam mengolah semua arsip
dilingkungannya, terdiri : pim. Up. Tu.up.
Laks. Pengolah.
18.
19. Kode Klasifikasi Arsip
• Merupakan bagian dari klasifikasi arsip yang
menjadi tanda pengenal masalah dalam
bentuk hurup dan angka serta menjadi
sarana penuntun letak dokumen /arsip
ditempat penyimpanannya.
I n d e k s
• Tanda pengenal arsip yang merupakan alat
bantu untuk penemuan kembali arsip
20. PENYUSUTAN ARSIP
• Kegiatan pengurangan jumlah arsip
dengan cara pemindahan arsip in
aktif dari unit pengolah ke unit
kearsipan, pemusnahan arsip yang
tidak mempunyai nilai guna dan
penyerahan arsip statis kepada
lembaga kearsipan
21. Jadwal Retensi Arsip
• Adalah daftar yang berisi sekurang-
kurangnya jangka waktu penyimpanan atau
retensi, jenis arsip, dan keterangan yang
berisi rekomendasi tentang pedoman suatu
jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali,
atau dipermanenkan yang dipergunakan
sebagai pedoman penyusutan.
• Jra. Kemenag berdasar KMA 120 Thn 2013
22. E R M ( ELECTRONIK RECORD MANAGEMENT)
Dasar Hukum :
Undang –undang No.11, Tahun 2008
tentang Informasi dan Transaksi elektronik
Peraturan Ka. ANRI, No. 15 Tahun 2012,
Petunjuk Pelaksanaan Pengelolaan Surat
Elektronik di Pencipta Arsip.
Peraturan Ka. ANRI, No. 14 Tahun 2012,
Pedoman Penyusunan Kebijakan Umum
Pengelolaan Arsip Elektronik
23. E R M ( ELECTRONIK RECORD MANAGEMENT)
DEFINISI
• Men. NARA ( National Archieves and Record
Administration) A.S:
“ ialah arsip arsip yang tersimpan dan diolah didalam
suatu format dimana hanya mesin computer yang dapat
memprosesnya.”
o.k.i sering kali disebut machine readable records
• Men. Australian Archieves (MER) :
“ arsip yang diciptakan dan dipelihara sebagai bukti dari
transaksi, aktifitas dan fungsi lembaga atau individu yang
ditransfer dan diolah didalam komputer
24. E R M ( ELECTRONIK RECORD MANAGEMENT)
Undang –undang No. I tentang Informasi dan Transaksi
Elektronik (ITE), pasal 1 :
“ satu atau sekumpulan data elektronik, termasuk
tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara ,gambar,peta,
rancangan, foto, elektronic data interchange, surat
elektronik, telegram, telecopy atau sejenisnya, hurup,
tanda, angka, kode, akses, simbol, atau perforasi yang
telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami
oleh orang yang mampu memahaminya.
25. E R M ( ELECTRONIK RECORD MANAGEMENT)
Contoh.
- Siskohat
- SAI
- EMIS
- SIMPEG
- SIMDIK
26. J I K A LAKUKAN
Ingin Sehat Shiyam
Ingin Wajah Bersinar Qiyamul Lail
Ingin Hati Lapang Tartil Al-Quran
Ingin Bahagia Shalat di Awal Waktu
Nafsu Menggelegak Wudlu dan Istigfar
Gelisah/gundah tanpa sebab Perbanyak doa dan olahraga
Hilangkan tekanan,hidup yang berat Perbanyak membaca La haula walaa
Quwwata Illa Billahil ‘aliyyil ‘adzim
Ingin hidup berkah dalam limpahan
rahmat
Pastikan rezeki yang halal perbanyak
solawat nabi
Ingin kaya harta Perbanyak sedekah
