В презентации рассмотрены следующие вопросы: - Как разработать эффективный маршрут торгового представителя (ТП), какие показатели закладывать в расчет; - Как использовать отчетность для оценки эффективности работы ТП и его маршрута; - Как разработать отчет и внедрить в практику работы;

1. Использование ежедневных
отчетов
торговых представителей
1

2. Цель тренинга
1. Дать информацию:
 о возможностях применения ежедневных отчетов
эксклюзивных торговых представителей (ЭТП);
 о способах оптимизации маршрутов ЭТП с
помощью ежедневных отчетов;
 о задачах супервайзеров (СВ), ЭТП при работе с
ежедневными отчетами.
2. Ввести единую форму ежедневного отчета ЭТП
в регионах.
3. Сформировать план действий региональных
менеджеров (РМ), СВ по вводу и
использованию ежедневных отчетов ЭТП
2

3. Сокращения
 ЭТП – эксклюзивный торговый представитель
 СВ – супервайзер
 РМ – региональный менеджер
 ТТ – торговая точка
 КБ –клиентская база:
 АКБ – активная, ПКБ – потенциальная
 Частота визита:
 4/4 – 4 визита за 4 недели
 2/4 – 3 визита за 4 недели

4. Начальный тест
 Используется ли отчет сегодня? Как давно?
 Для чего используют? Эффективность? Почему?
 Основные трудности использования отчета?
 Покрытие по ЭТП?
 Кол-во визитов в день?
 Что ограничивает покрытие?
4

5. Формула расчета объема продаж
V = TT x $тт
V - объем продаж территории
TT - количество ТТ, которые продают наш товар
$тт - продажи ТТ
5

6. Наше влияние на объем продаж
V = TT x $тт
Нумерическая Качественная
дистрибьюция дистрибьюция
Большие Ограниченные
возможности возможности
(Почему?)
6

7. Увеличение покрытия
1. Сколько ТТ обслуживает ЭТП?
2. Что ограничивает его КБ?
3. Какое количество ТТ является предельным для
обслуживания одним ТП? Сколько визитов в
день должен делать ЭТП?
7

8. Увеличение покрытия
Маршруты оцениваются субъективно или вообще
не контролируются
Нужен инструмент для объективной оценки
загрузки ТП.
Нужен ли ВАМ такой инструмент?
8

9. Что оценивать?
Эффективность использования ЭТП рабочего
времени.
1. Выполнение плана продаж за каждый день
2. Выполнение плана по количеству и объему
заказов ТТ
3. Выполнение целей визита в каждой ТТ
4. Выполнение планов по количеству визитов
9

10. Цель ежедневного отчета ЭТП
1. Контроль ежедневной деятельности ЭТП
2. Постановка целей на день и визит
3. Оптимизация маршрута ЭТП
4. Стандартизация действий СВ и ЭТП
10

11. Составляющие отчета
1. Персональные данные
2. День, дата, район
3. Список клиентов, адреса
4. План/факт продаж по каждой ТТ
5. Время посещения
6. Цели визита – план, факт, цель на следующий
визит
7. Итоги дня
11

12. Как работать с отчетом
Список клиентов, адреса
1. Как формируется? – из ПКБ – деление по районам
(привязка к логистике)
2. Очередность – кольцевой маршрут, min время на
перемещение – специфика клиентов
3. Кто указывается в маршруте? – те, кого надо посетить: с
кем работаем и те, кого надо активировать сегодня.
Лишние ТТ из отчета удаляются
4. Что делать с потенциальными новыми ТТ? – или включить
в маршрут, если запланировано посещение, или создать
отдельный лист новых ТТ.
5. Кто формирует список? – ТП, совместно с СВ – СВ вносит
данные в форму отчета
12

13. Как работать с отчетом
План/факт продаж по каждой ТТ
1. Откуда взять план? – план на неделю - план на
день - план на ТТ.
2. Кто его составляет? – ЭТП +СВ
3. Что делать с фактом? – выполнил/не выполнил –
анализ причин – корректировка
4. Оценка разового заказа – соответствие min
заказу – возможность изменения частоты
посещения
13

14. Как работать с отчетом
Изменение частоты посещения
Что дает изменение частоты посещения ТТ?
Снижение частоты посещения освобождает время для
посещения других ТТ
Как определить, нужно ли менять частоту посещения ТТ?
1. Если ТТ даёт заказы редко – перестать тратить время на
«пустые» визиты
2. Если ТТ даёт малые заказы, если заказ меньше min -
увеличить разовый заказ и снизить частоту посещения
Частота посещения: 4/4; 2/4; 1/4
«Верхняя», «нижняя» недели – отдельные бланки на каждый
день
14

15. Что дает ЭТП оптимизация визитов по частоте?
15
Мотивация ЭТП

16. Расчет КБ ЭТП по частоте посещения
ЭТП делает 20 визитов в день
и обслуживает 100 ТТ за месяц
16
№ варианта
Кол-во ТТ в зависимости от частоты Дополнительное
покрытие
Итого ТТ
4/4 2/4 1/4
1 100 - - - 100
2 70 30 - 30 130
3 60 30 10 =30 + 30 160
Частота 1я нед. 2я нед. 3я нед. 4я нед. Итого ТТ
4/4 60 1 60 1 60 1 60 1 60 1
2/4 30 1 30 2 30 1 30 2 30 1+30 2= 60
1/4 10 1 10 2 10 3 10 4 10 1 + 10 2 + 10 3 + 10 3 = 40
Всего визитов 100 100 100 100 60 + 60 + 40 = 160

17. Дайте оценку ситуации
Пример ТТ регулярно делает 3 заказа/мес. по СОК
Средний заказ – 70 грн.
Затраты времени на визит – 30 минут.
Какие вопросы возникают?
Какие выводы необходимо сделать, что предпринять?
17

18. Как работать с отчетом
Время посещения
1. Начало визита, завершение визита, продолжительность
визита (по желанию) – оценка затрат времени :
 Перемещение между ТТ
 Сам визит
2. Очередность посещения – соблюдение оптимального
маршрута движения
3. Первый, последний визит – продолжительность рабочего
дня
4. Сравнение продолжительности визита и объема заказа – нет
смысла тратить много время на маленький заказ
5. Выделить время на обед
Что дает ЭТП оптимизация визитов по времени?
18

19. Что дает ЭТП оптимизация визитов по времени?
19
Мотивация ЭТП

20. Время ЭТП на маршруте
1. Время начала первого визита?
2. Почему?
3. Время начала последнего визита?
4. Почему?
20

21. Расчет КБ ЭТП по количеству визитов
КБ = количество визитов х 5 дней
21
Кол-во визитов в день Расчетная КБ
16 80
18 90
20 100
25 125

22. Распределение времени
22
Тип ТТ Значение ТТ
Продолжительность, мин.
Визит Перемещение
Супермаркет
Спецрозница
Магазин
Рынок
Лоток
Вывод ?
Сокращение времени на визит и перемещения
приводит к увеличению возможного числа визитов

23. Сколько визитов можно сделать в день?
1. Продолжительность визита?
2. Длительность перемещения между ТТ?
3. Всего визитов в день?
23

24. Дайте оценку ситуации
Пример ЭТП расписано в маршруте 20 визитов
Из них – 12 на рынке
Сколько визитов реально сможет сделать ЭТП?
Почему?
24

25. Дайте оценку ситуации
Пример Визитов – 16 в день КБ = 72 ТТ
Какие вопросы возникают?
Какие выводы необходимо сделать, что предпринять?
25

26. Дайте оценку ситуации
Пример 1) Продолжительность визита – 20 минут
Заказ – 120 грн.
2) Продолжительность визита – 15 минут
Заказ – 0 грн.
Какие вопросы возникают?
Какие выводы необходимо сделать, что предпринять?
26

27. Расчет КБ по количеству визитов и частоте посещения
1. Кол-во визитов – 25 в день
2. Изменили частоту посещения на:
60% ТТ – 4/4 40% ТТ – 2/4
Сколько ТТ сможет обслуживать ЭТП?
1. Визитов в неделю – 25х5=125
2. ТТ 4/4 - 125х60%= 75 ТТ
3. ТТ 2/4 - 125-75=50 ТТ
4. Кол-во визитов в неделю для 50 ТТ 2/4 - 50/2=25
5. Использовано визитов в неделю – 125 – 75-25=100
6. Осталось свободных визитов в неделю – 125-100=25
7. На 25 визитов можно обслужить:
1. 4/4 – 25 ТТ 2. 2/4 – 50 ТТ
8. Всего ЭТП сможет обслуживать - от 150 до 175 ТТ
27

28. Самостоятельная работа
1. Кол-во визитов – 22 в день
2. Изменили частоту посещения на:
50% ТТ – 4/4 35% ТТ – 2/4 Остальные – 1/4
Сколько ТТ сможет обслуживать ЭТП?
28

29. Что дает ЭТП изменение КБ?
29
Мотивация ЭТП

30. Как работать с отчетом
Цель визита
1. Зачем цель на текущий визит? – постановка конкретной
цели на визит в рамках целей периода. Оценка
распределения времени ЭТП – продажи, дебеторка
2. Зачем факт выполнения целей визита? – контроль
выполнения целей, оценка действий ЭТП. Указывается
или результат, или причина невыполнения
3. Зачем цели следующего визита? – корректная
постановка целей + «ничего не забыть»
4. Куда записываются цели на следующий визит? – или в
текущий бланк, или в бланк следующей недели
30

31. Как работать с отчетом
Работа с дебеторкой
Основная задача ЭТП – ПРОДАВАТЬ
Дебеторка – дополнительная задача
1. Организовать работу с дебеторкой в рамках
маршрута
2. Выделять специально время на дебеторку. Какой
% времени Вы готовы выделить? Установить
норматив, превышение которого недопустимо
31

32. Как работать с отчетом
Итоги дня
1. Продажи за день
2. Заявки
3. Визиты
4. Продажи за неделю
Кто определяет цели на день? – СВ, согласовав с
РМ
32

33. Как работать с отчетом
Итоги дня – Продажи
1. План продаж на день/факт продаж , % выполнения (по
желанию).
2. Если план перевыполнен? – похвалить ЭТП, разобрать
причины, «внедрить в дальнейшую работу.
3. Если план недовыполнен? – разобрать причины,
определить пути устранения, реализовать их
4. Что делать с недовыполнением за день? – переносится
на следующий день
5. Что делать с недовыполнением недели? – переносится
на следующую неделю
33

34. Как работать отчетом
Итоги дня – Заявки
1. Какой визит считается успешным? – где есть заявка
2. Какое min количество заявок должно быть в день? -
3. Если есть перевыполнение? – оценить и внедрить
4. Если есть недовыполнение? – разобрать причины,
внести изменения в работу ЭТП или маршрут
34

35. Дайте оценку ситуации
Пример КБ ЭТП = 86 ТТ. АКБ ЭТП = 45 ТТ
Какие вопросы возникают?
Какие выводы необходимо сделать, что предпринять?
35

36. Что дает ЭТП изменение АКБ?
36
Мотивация ЭТП

37. Как работать с отчетом
Итоги дня – Визиты
1. Должны быть выполнены все визиты, указанные в
списке клиентов на день
2. Если есть перевыполнение или недовыполнение? –
ВНИМАТЕЛЬНО разобрать причины, внести изменения
в работу ЭТП или в маршрут
3. Причины отклонения от плана? – несоблюдение
последовательности посещения ТТ, потери времени в
ТТ, потери времени при перемещении между ТТ
37

38. Резервы повышения эффективности
38

39. Что можно сделать с помощью отчета?
1. Конкретизация целей ЭТП на день и визит
2. Оптимизация затрат времени на сам визит и
перемещение между ТТ
3. Оптимизация частоты визита
Что можно получить?
1. Повышение качества работы ЭТП
2. Повышение числа визитов в день
3. Повышение количества обслуживаемых
клиентов
39

40. ТЕСТОВЫЙ отчет
 ТЕСТОВЫЙ отчет для анализа – пример бланка
с данными - выявить отклонения
40

41. Ежедневная работа с отчетом
1. СВ выдает ЭТП бланки отчетов с маршрутами
2. ЭТП указывает цели визита в каждой ТТ (с прошлого
визита) и плановые объемы продаж по ТТ, итоговые
плановые показатели
3. В ходе работы ЭТП заполняет бланк отчета и сдает
его вечером (утром) СВ
4. СВ проводит общую оценку итогов работы каждого
ЭТП и детальный анализ выполнения маршрута и
целей дня у 1-2 ЭТП и выполняет корректирующие
действия
5. СВ проводит корректировку планов продаж ЭТП на
следующий день
41

42. Этапы работы с маршрутом
1. Формирование ПКБ, АКБ
2. Территориальное деление
3. Предварительный маршрут - оценка затрат
времени на визит и перемещение,
согласование визитов с ТТ
4. Фиксация маршрута №1- маршрут
оптимален по затратам времени
5. Оптимизация частоты визитов
6. Фиксация маршрута №2 – маршрут
оптимален по затратам времени и по
частоте визита
42

43. Внесение изменений в маршрут
1. Кто может изменить маршрут? – СВ или ЭТП
после согласования с СВ
2. Как проводится изменение маршрута? – СВ
вносит изменения в бланк отчета
соответствующего дня
3. Как часто надо менять маршрут? – по мере
необходимости, обычно 1 раз в месяц
43

44. Как обеспечить соблюдение маршрута
Зачем это нужно? – Выработать привычку у ЭТП
- Выработать привычку у ТТ
1. Контроль на маршруте – первая, последняя ТТ
2. Промежуточные контрольные ТТ – проверка
соблюдения маршрута в течение дня
3. Что делать, если маршруты постоянно
нарушаются? – ввести «жесткое соблюдение»
маршрута – ТТ должны быть посещены в
полном соответствии с маршрутом, отклонение
от маршрута приводит к наказанию
44

45. Внедрение отчетов
Основная задача – добиться, что бы ЭТП приняли
ежедневный отчет, как инструмент, который
нужен в первую очередь самим ЭТП
1. Объяснить до начала работы, какие выгоды
дает этот отчет ЭТП
2. Показать на практике, что отчет помогает ЭТП
больше зарабатывать
45

46. План действий
№ Действия Ответственный Сроки
1 Изменить бланки ежедневных отчетов ЭТП
2 Презентовать ЭТП изменения
3
Оптимизировать маршрут по кольцевой
схеме
4 Оптимизировать работу с дебеторкой
5 Оптимизировать маршрут по времени
6
Оптимизировать маршрут по частоте
визита
46

47. Завершающий тест
1. Зачем использовать отчет ЭТП?
2. За счет чего можно увеличить КБ ЭТП?
3. Какое максимальное кол-во визитов в рознице в день?
4. Какое минимально кол-во визитов в рознице в день?
5. Во сколько ЭТП должен начинать первый визит?
6. Средняя продолжительность визита в розничную ТТ?
7. Что означает принцип «кольцевого маршрута»?
8. Как должны быть организована работа ЭТП с
дебеторкой?
9. Задачи СВ при работе с отчетом.
10. Провести расчет КБ.
47

48. Практическая отработка
 РМ
 СВ
 ЭТП – планирование рабочего дня по
маршрутному листу или отчету
48

49. Осталось сделать
1. Стандарт эффективных визитов в день – 60%
2. Утвердить форму отчета
3. Сделать начальный тест совместные визиты
4. Сделать завершающий тест
5. Сделать тестовый бланк отчета
6. Согласовать совместные визиты после
тренинга
7. Распоряжение об использовании ежедневных
отчетов + план действий
49