Corso documento digitale FFL
•
3 likes•523 views
"Corso gratuito sulla formazione e gestione del documento digitale" 22 maggio 2013, ore 9.15 – 13.00, Sala Convegni - FFL Fondazione Famiglia Legler - Brembate di Sopra (Bg) Mauro Livraga, Soprintendenza archivistica per la Lombardia: "Il sistema di gestione documentale per le pubbliche amministrazioni" Programma: archiviando.org/forum/viewtopic.php?f=4&t=1532&p=3390&hilit=legler%2A#p3390 Fondazione Famiglia Legler, Soprintendenza Archivistica per la Lombardia, Copyng srl Videoregistrazione streaming: https://vimeo.com/album/2438738 Fotografie: picasaweb.google.com/117290793877692021380/CorsoGestioneDocumentoDigitaleFFL Videoregsitrazione intervento in streaming con Procaster di Livestream effettuata da Sergio P. Del Bello, ANAI Lombardia
Recommended
More Related Content
Viewers also liked
Viewers also liked (12)
Similar to Corso documento digitale FFL
Similar to Corso documento digitale FFL (20)
More from Sergio Primo Del Bello
More from Sergio Primo Del Bello (20)
Corso documento digitale FFL
- 1. Il sistema di gestione informatica dei documenti e il manuale di gestione Mauro Livraga
- 2. 2013 a cura di Mauro Livraga 2 Sistema di gestione dei documenti • Linee generali: – Il sistema comporta la “totale automazione delle fasi di produzione, gestione, diffusione e utilizzazione dei propri dati, documenti, procedimenti e atti”, art. 51, comma 2, dPR 445/00. – 01/01/2004 - 01/01/2014 – È ultimamente normato anche dal CAD.
- 3. 2013 a cura di Mauro Livraga 3 Il sistema di gestione dei flussi documentali 1 • Prevede: – Gestione automatizzate dei procedimenti amministrativi; – Progressiva riorganizzazione delle procedure amministrative. Consente: rapida acquisizione delle informazioni relative a: fascicolo, procedimento, responsabile, gestione fasi procedimento, informazioni singolo procedimento, informazioni statistiche, ecc.
- 4. 2013 a cura di Mauro Livraga 4 Il protocollo informatico 1 • Il sistema di protocollo informatico non è la riproduzione informatizzata del registro cartaceo, ma un insieme integrato e coordinato di azioni relative alla produzione, gestione e conservazione dei documenti cartacei e informatici di un ente pubblico. Il solo registro di protocollo informatico non è sufficiente per creare un sistema di gestione, che deve essere integrato con un gestionale documentale.
- 5. 2013 a cura di Mauro Livraga 5 Il protocollo informatico 2 • Il sistema deve essere unico e interoperativo. • Deve prevedere un unico piano di sviluppo e aggiornamento. • Continuità operativa. • Conservazione a norma.
- 6. 2013 a cura di Mauro Livraga 6 Continuità operativa 1 • Articolo 50 bis “1 In relazione ai nuovi scenari di rischio, alla crescente complessità dell’attività istituzionale caratterizzata da un intenso utilizzo della tecnologia dell’informazione, le PP. AA. Predispongono piani di emergenza in grado di assicurare la continuità delle operazioni indispensabili per il servizio e il ritorno alla normale operatività”. • A tali fini le PP. AA definiscono: il piano di continuità operativa e il piano di disaster recovery.
- 7. 2013 a cura di Mauro Livraga 7 Continuità operativa 2 • Un efficace e efficiente piano di continuità operativa deve essere messo in relazione con la conoscenza che l’organizzazione ha di se stessa e con la sua missione. Consente di ri-strutturare il proprio funzionamento. • No approccio standard.
- 8. 2013 a cura di Mauro Livraga 8 Non solo carta 1
- 9. 2013 a cura di Mauro Livraga 9 Non solo carta 2 •Dematerializzare •Digitalizzare •Decertificare
- 10. 2013 a cura di Mauro Livraga 10 Dematerializzazione 1 • Dematerializzare equivale a non produrre documenti cartacei: 1 sostituendo i supporti scrittori e di conservazione cartacei con quelli digitali; 2 riprogettando i sistemi documentari classici con quelli informatici.
- 11. 2013 a cura di Mauro Livraga 11 Dematerializzazione 2 • Dematerializzare è possibile attraverso due distinti approcci: 1) informatizzare/eliminare la carta; 2) evitare di produrre carta.
- 12. 2013 a cura di Mauro Livraga 12 Dematerializzazione 3 • Informatizzare/eliminare la carta: - acquisizione via scanner; - conservazione sostitutiva. Dove si conservano gli originali cartacei e le copie digitali?
- 13. 2013 a cura di Mauro Livraga 13 Scansione/sostitutiva • Trasformazione attraverso tecnologia digitale di un documento cartaceo in immagine dello stesso su supporto digitale, che corrisponde a una riproduzione con valore legale, perché c’è la dichiarazione di conformità all’originale tramite l’apposizione della firma digitale al file di riproduzione. • È sostitutiva dell’originale.
- 14. 2013 a cura di Mauro Livraga 14 Scansione sostitutiva +
- 15. 2013 a cura di Mauro Livraga 15
- 16. 2013 a cura di Mauro Livraga 16 Dematerializzazione 4 • Evitare di produrre carta: - evitare di produrre carta; - gestione documentale e workflow per la gestione automatica; - posta elettronica, PEC; - formazione e gestione documenti nativi informatici (firma e valore legale, elettronica e digitale, pec, servizi web che gestiscano in sicurezza i processi di validazione e approvazione dei documenti); - archiviazione e conservazione a norma dei documenti digitali;
- 17. 2013 a cura di Mauro Livraga 17 Dematerializzazione 5 • Evitare di produrre carta: - privacy e sicurezza informatica; - form intelligenti su web; - pubblicità legale on line; - sportelli e procedimenti on line; - trasparenza e accessibilità.
- 18. 2013 a cura di Mauro Livraga 18 Dematerializzazione 6 • Evitare di produrre carta: - sportelli e procedimenti on line: - informazioni di carattere generale: e-mail, portali informativi libero accesso, sms, …; - form (formulari) on line: aree riservate a registrazione; - istanze on line: PEC, autenticazione informatica, firma digitale, FEA, …; - pagamenti elettronici.
- 19. 2013 a cura di Mauro Livraga 19 Il sistema di gestione dei flussi documentali 2 • Obbligo garantire sicurezza e integrità del sistema: – Manuale di gestione. – Piano di conservazione. – Piano per la sicurezza informatica:DPS, continuità operativa e disaster recovery.
- 20. 2013 a cura di Mauro Livraga 20 Il sistema di gestione dei flussi documentali 3 Conservazione • Il nodo ancora non risolto della conservazione digitale
- 21. 2013 a cura di Mauro Livraga 21 Il Manuale di gestione previsto dal dpcm 31/10/00 • Il manuale descrive il sistema di organizzazione e di conservazione dei documenti e fornisce istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la gestione documentale. • Nell’ambito di ogni Amministrazione pubblica deve essere adottato un modello generale, da specificare sulla base delle particolarità dell’ente.
- 22. 2013 a cura di Mauro Livraga 22 Il Manuale di gestione previsto dal dpcm 31/10/00 • Importanza dei modelli di manuale per tipologia di ente: Comune, comunità montana ecc.
- 23. 2013 a cura di Mauro Livraga 23 Manuale 1 • Il manuale è una componente necessaria di un sistema archivistico, anche il più piccolo e meno strutturato. • Descrive in modo dettagliato, non tecnico, l’intero sistema di gestione documentario (Allegati). • Il manuale è per tutti.
- 24. 2013 a cura di Mauro Livraga 24 Manuale 2 Tutta la documentazione
- 25. 2013 a cura di Mauro Livraga 25 Manuale 3 • Il vantaggio maggiore deriva dalla standardizzazione delle prassi e procedure. • Elimina duplicazioni e interferenze (Procedimenti amministrativi). • Revisione periodica del Manuale. • Deve essere flessibile e facilmente aggiornabile (Allegati).
- 26. 2013 a cura di Mauro Livraga 26 Manuale 4 • Autorizzazione ufficiale dei massimi livelli direttivi (Giunta, ecc.). • Gli utenti del manuale devono avere una comprensione adeguata del sistema di gestione documentale. • Formazione del personale.
- 27. 2013 a cura di Mauro Livraga 27 Manuale 5 • Prima di effettuare l’introduzione del manuale è necessario verificare le modalità gestionali dei documenti nel vostro ente, per fare questo si suggerisce di consultare http://www.sato-archivi.it/word/obblighi-legge-ente-pu . • Il manuale è il risultato di un progetto di “messa a norma” del sistema documentale dell’ente. • La redazione del manuale deve essere condivisa con tutti i settori/servizi/uffici dell’ente.
- 28. 2013 a cura di Mauro Livraga 28 Manuale 6 • Responsabile del Servizio archivistico (dPCM 31/10/2000, dPR 445/2000 Servizio per la gestione informatica dei documenti dei flussi documentali e degli archivi): - predispone lo schema del manuale, - predispone il piano della sicurezza informatica d’intesa con il responsabile dei sistemi informativi.
- 29. 2013 a cura di Mauro Livraga 29 Manuale 7 • Ci sono vari metodi per la raccolta delle informazioni che servono al Responsabile del servizio archivistico per redigere il manuale: - questionario, - intervista, - esame diretto.
- 30. 2013 a cura di Mauro Livraga 30 Manuale 8 • Questionario: invio di un modulo a tutte le unità organizzative (rapidità, impersonale, non condivisione, risposte non standardizzate, disturbo routine quotidiana) • Intervista (rapidità, condivisione, standardizzazione risposte, disturbo routine quotidiana). • Esame diretto: metodo più accurato (notevole dispendio di tempo, specializzazione). • Approccio migliore: combinazione vari metodi.
- 31. 2013 a cura di Mauro Livraga 31 Manuale 9 • Il manuale deve dire ciò che fate, non quello che vorreste fare; pertanto il modello che adottate è uno strumento di lavoro e deve essere adeguato alla vostra realtà, non deve essere copiato tout court. • Prima di introdurre il manuale nel vostro ente dovete ottenere l’approvazione della Soprintendenza archivistica.
- 32. 2013 a cura di Mauro Livraga 32 Manuale 10 • Gli enti che non adottano il protocollo informatico, ma utilizzano un protocollo informatizzato, dovranno eliminare dal manuale gli articoli e i commi che si riferiscono esplicitamente alla gestione del protocollo e del documento informatico a firma elettronico/digitale. • Altre informazioni, e modelli di manuale, si possono trovare nel sito http://protocollo.gov.it.
- 33. 2013 a cura di Mauro Livraga 33 Conclusioni 1 • Il manuale non va mai considerato come un’opera definitiva e completa, ma costituisce parte sostanziale dell’attività di creazione e messa in opera del sistema documentario, gestione, mantenimento, aggiornamento e sviluppo dello stesso.
- 34. 2013 a cura di Mauro Livraga 34 Conclusioni 2 • Per garantire una gestione documentale affidabile e accurata bisogna disporre (creare) “sistemi documentari aperti, di facile e rapido accesso, i cui contenuti siano accurati e completi, affidabili e autentici e, soprattutto, sempre disponibili al controllo da parte dei cittadini” (Guercio).
- 35. 2013 a cura di Mauro Livraga 35 Bibliografia • www.archivi.beniculturali.it/SAMI (alla voce manuale per enti) • http://protocollo.cnipa.it • www.sspa.it (ricerca sulla gestione informatica dei documenti) • www.archivi.beniculturali.it (quadro completo sulla normativa) • Inged.it, numeri 2009-2012 • Maria Guercio, Archivistica informatica. I documenti in ambiente digitale, Carocci editore, 2002 • Luciana Duranti, I documenti archivistici. La gestione dell’archivio da parte dell’ente produttore, in “Pubblicazioni degli archivi di Stato. Quaderni della rassegna degli archivi di Stato”, 1997. • Gregorio Arena, Marco Bombardelli, Maria Paola Guerra, Alfonso Ma succi, La documentazione amministrativa, Maggioli Editore, 2001. • http://www.interpares.org (progetto InterPARES) • http://www.erpanet.org (Erpanet) • http://www.unipd.it/archivio/anai2006/corsoanai2006.htm
Editor's Notes
- Il manuale è pensato per mantenere il sistema di gestione documentale più efficace ed efficiente. Deve basarsi su un modello gestionale che non troppo rigido. Bisogna prevedere momenti rapidi e flessibili di verifica e aggiornamento (vedi allegati). Presenta numerosi vantaggi: 1) possibilità di certificazione di qualità dell'Ente/Organizzazione standard ISO 90000; 2) introduce/normalizza procedure di gestione documentale; crea coerenza e uniformità nei prodotti/oggetti documentari; 3) permette una maggiore adesione del personale alle politiche di gestione dei documenti previste dal legislatore e realizzate dall'Ente/Organizzazione; 4) permette di ottemperare agli obblighi di legge in materia. Un modello di manuale che si propone è quello che si trova in www.archivi.beniculturali.it/SAMI
- Il manuale è pensato per mantenere il sistema di gestione documentale più efficace ed efficiente. Deve basarsi su un modello gestionale che non troppo rigido. Bisogna prevedere momenti rapidi e flessibili di verifica e aggiornamento (vedi allegati). Presenta numerosi vantaggi: 1) possibilità di certificazione di qualità dell'Ente/Organizzazione standard ISO 90000; 2) introduce/normalizza procedure di gestione documentale; crea coerenza e uniformità nei prodotti/oggetti documentari; 3) permette una maggiore adesione del personale alle politiche di gestione dei documenti previste dal legislatore e realizzate dall'Ente/Organizzazione; 4) permette di ottemperare agli obblighi di legge in materia. Un modello di manuale che si propone è quello che si trova in www.archivi.beniculturali.it/SAMI
- Il manuale fornisce informazioni e procedure per la produzione e conservazione dei documenti e degli archivi. Pertanto oltre che essere uno strumento di certezza del diritto rispetto alla gestione documentaria di un Ente pubblico, costituisce uno strumento di gestione e governo valido per ogni Organizzazione che deve conservare documenti e dati. Per realizzare un modello gestionale non rigido sarà opportuno realizzare una serie di allegati (descritti successivamente). Negli allegati si andrà a specificare ulteriormente le fasi della gestione documentaria. Mentre il manuale sarà soggetto a revisioni periodiche prefissate, gli allegati potranno essere continuamente aggiornati sulla base delle esigenze contingenti. Il manuale non è solo uno strumento interno, ma ha carettere di natura pubblica e pertanto dice di fronte a tutti quali sono le procedure adottate dell'Ente/Organizzazione. In particolare coloro che lavoreranno all'interno dell'Ente/Organizzazione, pur mantenendo un rapporto di non subordinazione (es. consulenti ecc.), dovranno seguire le procedure prescritte dal manuale. Infatti il continuo rocambio di personale, o l'utilizzo estensivo di collaborazioni esterne, deve essere supportato da strumenti organizzativi delle procedure documentarie adottate, con lo scopo di informarre ed educare.
- Il manuale fornisce informazioni e procedure per la produzione e conservazione dei documenti e degli archivi. Pertanto oltre che essere uno strumento di certezza del diritto rispetto alla gestione documentaria di un Ente pubblico, costituisce uno strumento di gestione e governo valido per ogni Organizzazione che deve conservare documenti e dati. Per realizzare un modello gestionale non rigido sarà opportuno realizzare una serie di allegati (descritti successivamente). Negli allegati si andrà a specificare ulteriormente le fasi della gestione documentaria. Mentre il manuale sarà soggetto a revisioni periodiche prefissate, gli allegati potranno essere continuamente aggiornati sulla base delle esigenze contingenti. Il manuale non è solo uno strumento interno, ma ha carettere di natura pubblica e pertanto dice di fronte a tutti quali sono le procedure adottate dell'Ente/Organizzazione. In particolare coloro che lavoreranno all'interno dell'Ente/Organizzazione, pur mantenendo un rapporto di non subordinazione (es. consulenti ecc.), dovranno seguire le procedure prescritte dal manuale. Infatti il continuo rocambio di personale, o l'utilizzo estensivo di collaborazioni esterne, deve essere supportato da strumenti organizzativi delle procedure documentarie adottate, con lo scopo di informarre ed educare.
- La standardizzazione delle prassi e procedure consente lo sviluppo dell'attività lavorativa nell'ottica della semplificazione e dell'efficacia dell'azione amministrativa. Peraltro è fatto obbligo alle Amministrazioni pubbliche, sulla base della legge 241/90 come riformata dalla legge 15/05, di razionalizzare e descrivere i procedimenti amministrativi. La normalizzazione non è del tutto predefinibile, però è opportuno, sulla base della legge citata, definire procedure minime sotto le quali non si può andare. Deve essere prevista una revisione periodica del manuale e un apparato di allegati. Non bisogna appesantire il corpo del manuale di documenti come il piano di classificazione, le norme per l'accesso ai documenti o di tutela dei dati personali, modulistica ecc., che andranno previsti come allegati. Anche alcuni articoli specifici del manuale poi andranno sviluppati in piani e documenti da allegare, per evitare cosi che il testo non risulti troppo tecnico e pesante.
- Il sostegno ufficiale dei livelli direttivi dell’Ente/Organizzazione diventa essenziale affinché il programma di gestione del servizio archivistico possa attuarsi. Se la normativa in materia offre alla struttura l’autorità necessaria per organizzare il servizio documentario, il sostegno ufficiale consente di applicare quanto previsto dal manuale e vanificare, in parte, il rifiuto ad attuare le procedure gestionali da parte del personale, sia di livello inferiore, sia a ignorarle da parte di quello più alto. Il programma descritto nel manuale potrà essere realizzato solo con la collaborazione di tutto il personale dell’organizzazione. È necessario sviluppare un programma di formazione, e successivamente di aggiornamento, per il personale che è il destinatario principale del manuale. La formazione deve essere permanente in modo da coinvolgere gli eventuali nuovi assunti, per permettere la divulgazione degli aggiornamenti al manuale e consentire di conoscere le eventuali innovazioni in materia. I corsi di formazione ripetuti periodicamente contribuiscono a rendere visibile e qualificato il servizio per la gestione documentaria.
- Compiti del responsabile:
- Al fine di rilasciare l’autorizzazione prevista dal Codice dei beni culturali, dlgs. 42/04, articolo 21 commi 4-5 e articolo 33.
- "La preparazione e distribuzione del manuale ... costituisce allo stesso tempo il culmine dell'attività di creazione e messa in opera del sistema di gestione dell'archivio e il primo e più importante passo nel suo mantenimento, aggiornamento e sviluppo". (Duranti)
- "La preparazione e distribuzione del manuale ... costituisce allo stesso tempo il culmine dell'attività di creazione e messa in opera del sistema di gestione dell'archivio e il primo e più importante passo nel suo mantenimento, aggiornamento e sviluppo". (Duranti)