Dalla procedura dello scarto alla sua esemplificazione

1. Pagina W
• L, 675/98
• D.L.vo 231/99
• D.L.vo 135/99
• DPR 428/98 trasfuso nel DPR 445/00
Lezione 12 del 12 marzo 2001
Lo scarto negli archivi comunali
Asma Markz Andriola, Soprintendenza Archívisticaper la Lombardia
ABSTRACT: balla procedura dello scarto alla sua esemplificazione
Lo scarto è l'operazione che consiste nell'eliminare dall'archivio la documentazione giudicata non più
utile ai fini dell'attività dell'ente e priva di valore storico; è un operazione molto importante e delicata che deve
essere espletata seguendo la procedura prevista dall'art.35 del DPR 1409/1963, e subordinata
all'approvazione della Soprintendenza Archivistica competente per territorio.
Lo scarto è utile e necessario per consentire la conservazione dei documenti veramente utili e
importanti del comune. Occorrerebbe annualmente procedere allo scarto per evitare di ritrovarsi una mole
eccessiva di documentaziorii-daThiNiiifare con un riordino generale ed uno scarto in contemporanea con
pregiudizio sia in termini di funzionalità che di spazio.
L'ite- per lo scarto prevede:
• _Eindividuazione dei documenti da scartare secondo il massimario,
• II la stesura di un elenco degli atti raggruppati per categoria con la redazione del "Modello per gli
atti da proporre per lo scarto";
.DDL cifictuIIa osta della Sovrintendenza archivistica;
IDELE ktdistruzione del materiale da scartare.
La scelta della documentazione da scartare viene fatta sulla base di un "massimario di scarto" che
riproduce l'elenco delle partizioni (categorie) e sottopartizioni del titolanio, e una breve descrizione delle
competenz? cui ciascuna partizione si riferisce; per ogni partizione vengono poi indicati quali documenti
devono esr;ere conservati perennemente (e confluire quindi dopo 40 anni nella separata sezione d'archivio)
e quali invece possono essere scartati dopo 5, 100 20 anni.
Nel caso in cui l'ente intenda procedere allo scarto, occorrerà che il responsabile dell'archivio
predisponga una proposta, ossia un elenco dei documenti che si intendono eliminare. La proposta di scarto
dovrà quinii essere autorizzata dagli organi deliberanti dell'ente con apposito provvedimento esecutivo.
file://FADispensa Corso Bergamo 2001 WEB.htm 12/07/0

2. Pagina W
La proposta di scarto va redatta su un modello apposito. Il "Modello per gli atti da proporre per lo scarto"
va compilato accuratamente, indicando:
categoria di titolario alla quale appartengono gli atti soggetto allo scarto
descrizione degli atti (es: verbali delle contravvenzioni);
estremi cronologici (alfa e omega, es: 1980-1990 se gli atti si riferiscono a tutti gli ami
coripresi tra il 1980 ed il 1990, oppure 1981, 1984 se gli atti si riferiscono agli anni 1981 e 1984);
numero di cartelle o pacchi o buste;
peso in Kg;
• osservazioni. Le osservazioni sono un elemento molto importante poiché vi si deve
indicare generalmente il motivo per cui si effettua lo scarto (es: si conservano iregistri).
Per talmie tipologie di documenti il massimario prevede che in fase di scarto siano conservati alcuni
atti : o registri D verbali o altro; la circostanza va annotata nella colonna riservata alle osservazioni affinché
ne resti traccia. Nelle osservazioni si annota la motivazione dello scarto: presenza di registri, database in uso
o altri documenti in cui compaiono sinteticamente le stesse informazioni contenute nei documenti soggetti
allo scarto. Successivamente si ordina in cartelle per categoria la documentazione soggetta a scarto, al fine
di consentirne il reperimenti in caso di mancato nullaosta. Quindi con una lettera di trasmissione alla
Sovrintendenza Archivistica competente si allega la determinazione/deliberazione che manifesta la volontà di
procedere allc scarto e l'elenco di scarto in duplice copia. La Sovrintendenza si riserva di eccepire il previsto
nullaosta per quei fascicoli/cartelle prive dei requisiti o delle osservazioni sufficienti sottolineandoli in rosso
sull'elenco di scarto.
Contemporaneamente alla trasmissione di quanto sopra, si richiede ai sensi del RDL84/1930, anche
via fax alla competente Croce Rossa Italiana di voler ritirare le cartelle soggette allo scarto: se entro 30 giorni
non rispondoio occorre diffidarli a voler rispondere entro i successivi 7 giorni, superati i quali si prescinde
dalla loro competenza istituzionale e, ricevuto il nullaosta dalla Sovrintendenza si può procedere in altro
modo:
redigendo un verbale in duplice copia di incenerimento in presenza dell'archivista da
trasmettere in copia alla Sovrintendenza;
facendo ritirare lo scarto da enti di beneficenza, cartiere o altro con l'accortezza di far
comunque distruggere il materiale lo stesso giorno e stendendone il verbale nel quale si farà preciso
riferimento alla autorizzazione della Sovrintendenza Archivistica e dove verrà indicato il peso (se la
doct.mentazione è stata pesata) che dovrà corrispondere a quello indicato nella proposta di scarto;
ove non si disponga di una pesatrice si dovrà indicare il numero delle cartelle distrutte. Eventuale
nuova documentazione deve essere tenuta distinta e soggetta ad altro nullaosta.
Nel caso in cui la documentazione da scartare venga ritirata dalla CRI, quest'ultima dovrà comunque
rilasciare una ricevuta attestante la consegna alla cartiera e la messa al macero delle carte.
Quando l'archivista non riesce a comprendere il tipo di documentazione da ricomprendere nel
massimario di scarto della Toscana, così come modificato dalla Sovrintendenza Archivistica per la
Lombardia, occorre proporre un quesito a questultima.
L'archiìio della azienda municipalizzata è parte integrante di quello comunale.
Non solo soggetti a scarto: le delibere, i fascicoli degli amministratori, gli elenchi dei poveri, i contratti e
le liste di leva.
Le copie delle deliberazioni sono scartabili solo in presenza degli originali. I consuntivi approvati dalla
Corte dei Conti, se uguali agli originali, sono conservati, mentre si possono scartare gli originali.
Per le 3azzette Ufficiali e i Bollettini della Regione si può procedere al loro scarto solo in presenza della
relativa raccolta ufficiale anche su supporto informatico e dandone semplice comunicazione della relativa
file://F:Dispensa Corso Bergamo 2001 WEB.htm 12/07/01

3. ragina w
distruzione alla Sovrintendenza Archivistica, ovvero può procedersi al trasferimento alla locale biblioteca o
alla alienazione mediante asta o trattativa privata.
Riviste di palsiasi tipo (es. TAR, Consiglio di Stato, giuridiche, bollettini della Prefettura) sono alienabili
senza alcuna fcrmalità se non quella di interpellare la C.R.I..
ESEMPIO DI ELENCO DI SCARTO
COMUNE DI .....
CAT. E DESCRIZIONE DEGLI ATTI
I Referti di pubblicazione all'albo
pretorio
VBollettari di ricevute esattoria
IV Copie delitere Farmacia comunale
IV Tessere sanitarie restituite al
Comune
V Cartelle personali contribuenti
cessati
VIIFascicoli sersonali giudicipopolari
ICarteggio acquisto macchine ufficio
IV Referti esami di laboratorio
IV Copie di lettere di trasmissione
denuncemalattie infettive
VI Fascicoli personali di cittadini
cancellati iermorte edemigrazione
IlFascicoli delle spedalità
XLibretti dei veicoli
XIII Lettere di trasmissione carte
d'identità
IV Attirelativi alle vaccinazioni
DATE
ESTREME
1990 -1995
1995
1980-1995
1995
1990
1995
1995
1980 - 1990
1995
19957
1990
1995
1995
1990
PESO IN KG
33
32
11
11
57
22
22
11
10
OSSERVAZIONI
Si conservanoiregistri
Si conservano le delibere inviate per
l'approvazione ela raccolta ufficiale
Si conservano iruoli
Si conservano le proposte di spesa, i
verbali d'asta edi contratti
Si sono conservati campioni a
scadenzare olare
11 Siconservanoi registri
22
11
33
XVCartellinicarte identità scadute
VI Referendum istituzionale - verbali
sezionali con allegati
VFattureliquidate 1985-1990
VIIICertificatiesami sierologici 1995
1990
1995
IVisite fiscali dipendenti comunali 1995
!Registro di carico e scarico dei
bollettari
III Domande per pubbliche affissioni
1995
1995
ICircolari per orario uffici 1995
IV Certificati dellelevatrici 1990
23
1015
88
22
11
12
12
11
22
VMatricoleimposte 1990 55
Si conservano tabelle riepilogative
dei risultati
Si conservano le pratiche che hanno
dato luo o a contenzioso
Si conservanoi registri
Si conservano i ruoli restituiti
file://F: Dispensa Corso Bergamo 200 1 WEB•htm 12/07/01

4. vagina w
dall'esattoria
VII Liste giudic popolari 1995 23
VII Elenchi dei notai 1995 11
III Verbali contravvenzioni 1985 -1995 55 Si conservano i registri ed i verbali
che hanno dato luogo a contenzioso_
IX Matrici di buoni di acquisto
refezione scolastica
1995 710
XI Libretti di lavoro restituiti al Comune 1995 46
PESO TOTALEkg 88.105
Data
IL FUNZIONARIO INCARICATO IL SEGRETARIO
Lezione 13 del 19 marzo 2001
I criteri per il riordino della documentazione e la compilazione degli
inventari
Tipologie documentarie ed esempi di schedatura negli archivi comunali
Andreina Sozzi, Soprintendenza Archivisticaper la Lombardia
ABSTRACT: Come iniziare il riordinamento di un archivio, fase per fase fino ad
arrivare alla stesura del relativo inventario
L'ar3hivio è un complesso organico di documenti, prodotti o comunque acquisiti durante lo
svolgimento della propria attività da magistratura, organi e uffici dello Stato, da enti pubblici e istituzioni
private, da famiglie e da persone. Per un ordinato svolgimento delle proprie funzioni è necessario che i
documenti emanati, spediti, ricevuti o acquisiti dall'ente vengano classificati e sistemati in maniera tale da
consentire il rapido e funzionale reperimento al momento in cui servono. L'archivio nasce spontaneamente e
i document che Io compongono sono legati tra loro da un vincolo originario, da un nesso, per cui ciascun
documento condiziona gli altri e ne è sua volta condizionato.
Ordinamento e inventariazione rappresentano i due momenti più qualificanti della professione
archivistica. Sono operazioni concettualmente diverse, che presentano finalità diverse, e quindi richiedono
criteri metodologici diversi ma non rappresentano necessariamente fasi distinte e separate.
L'ordinamento tende a ristabilire le connessioni interne alla struttura di un archivio ricollocando il
documentc,, per quanto possibile, nella sua posizione originaria. Il lavoro di riordino prevede la successione
di diverse fasi:
file://FADispensa Corso Dergarno 2001 WEB.htm 12/07/01