Il documento descrive il progetto Zerod per la scuola digitale e la sua conformità alle normative vigenti sulla gestione e archiviazione dei documenti. Il progetto prevede oltre 400 installazioni e si propone di supportare istituzioni scolastiche nella digitalizzazione e automazione dei processi documentali, offrendo una piattaforma software integrata. Inoltre, Zerod si impegna a fornire consulenza e servizi di supporto per garantire un'efficace gestione documentale per enti pubblici e privati.

1. Il progetto ZEROD
per la scuola digitale

2. ZEROD e il progetto Scuola 2015
Premessa e normativa
PREMESSA:
Nel 2016 il mondo della scuola e dell’Università Pubblica e Privata, dovrà adeguare la propria organizzazione
per rispondere ai requisiti richiesti dalle recenti normative relative alla produzione, gestione e conservazione
di Documenti Digitali, secondo le norme ed i requisiti previsti dalle recenti normative.
NORMATIVA:
La normativa di riferimento è la seguente:
 Testo unico, il decreto del Presidente della Repubblica 20 Dicembre 2000, n° 445 «Testo unico delle
disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa»
 Regole tecniche, il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 Ottobre 2000 «Regole tecniche per il
protocollo informatico di cui al DPR 20 Ottobre 1998, n° 428»
 CAD, il Decreto legislativo 7 Marzo 2005, n° 82 «Codice dell’amministrazione digitale»
 Successivi aggiornamenti di legge

3. ZEROD e il progetto Scuola 2015
 Oltre 400 installazioni;
 Circa 6.000 utenti utilizzatori, ogni giorno;
 Presenza consolidata sul mercato;
 Piattaforma software proprietaria e continuamente in evoluzione;
 Capacità di affrontare e risolvere progetti complessi;
 Referenze in diversi settori merceologici:
 Aziende
 Pubblica Amministrazione
 Scuola
 Banche
 Studi professionali
Chi siamo
Un gruppo specializzate, nella gestione e ottimizzazione dei flussi e dei processi documentali, della Archiviazione e
Conservazione Sostitutiva, dei servizi di gestione, organizzazione e archiviazione dei documenti, della consulenza legata alla
normativa sulla conservazione.
L’esperienza decennale e le competenze sviluppate ci hanno permesso di raggiungere traguardi importanti:

4. ZEROD e il progetto Scuola 2015
La nostra visione
Avere un UNICO PARTNER COMPETENTE
che affianca e supporta il cliente in tutte le fasi previste da un progetto di
Archiviazione Documentale (scelta della soluzione applicativa, verifica e
riorganizzazione dei processi, integrazione con i sistemi gestionali, verifica e
aggiornamento dei sistemi Hardware, consulenza fiscale e legale, legata ai
processi di Archiviazione e Conservazione Sostitutiva), permette di ottenere
vantaggi notevoli e, spesso, una riduzione di costi importante.
La possibilità di gestire il progetto, con un contratto di Full Outsourcing,
permette, inoltre, al cliente di delegare tutte quelle attività, che non sono il
core business dell’azienda, evitando investimenti iniziali e delegando la
gestione e la responsabilità del progetto, all’esterno.

5. ZEROD e il progetto Scuola 2015
Le nostre aree di intervento
Aziende
Pubblica
Amministrazione
Studi
professionaliScuola

6. ZEROD e il progetto Scuola 2015
Il progetto Zerod per la Scuola
 Gestione Anagrafica studenti
 Gestione Anagrafica insegnanti
 Gestione dei fascicoli (studenti, docenti, atti amministrativi)
 Gestione automatica del Protocollo e del Protocollo PA
 Gestione Work Flow di autorizzazione e per lo smistamento dei documenti
 Gestione del Titolario e del piano di classificazione
 Classificazione dei documenti
 Gestione dell’Organigramma
 Pubblicazione in area Web riservata di documenti fruibili dagli studenti e dai professori
 Gestione della fatturazione elettronica e FatturaPA
 Firma digitale dei documenti
 Creazione degli archivi digitali sostitutivi a norma (legale e/o fiscale)

7. ZEROD e il progetto Scuola 2015
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Progetto Scuola
1
Gestione Documentale
 Archiviazione dei documenti
 Gestione Fascicolo/Pratica
 Protocollo automatico
 Gestione del Titolario
 Gestione Organigramma
 Pubblicazione Web
2
Archiviazione Sostitutiva
 Firma Digitale
 Conservazione Sostitutiva
 Gestione PEC
 Manuale della Conservazione
 Firma Grafometrica
3
Servizi e Supporto
 Configurazione
 Manutenzione
 Formazione
 Consulenza
3
Servizi Aggiuntivi
 Gestione Archivi e Magazzini
 Digitalizzazione in Outsourcing
 Postalizzazione
 Progetto FatturaPA
 Inventariazione, Riordino,
Catalogazione Scarto Archivi per la PA
4
Integrazioni
 Erp
 Crm
 B.Intelligence
 Ms Office
 Altro

8. ZEROD e il progetto Scuola 2015
La soluzione HyperDok

9. ZEROD e il progetto Scuola 2015
 DOCUMENTO INFORMATICO - Automatizzare i processi di classificazione, fascicolazione e
definizione dei metadati (informazioni base e specifiche per tipologia di documenti)
 FLUSSI DOCUMENTALI E PROTOCOLLO - Automatizzare la fase di registrazione dei
documenti in ingresso e uscita e assegnazione alle unità organizzative
 DEMATERIALIZZAZIONE - Dematerializzare il trattamento dei flussi documentali sia in
ingresso che in uscita
 CONSERVAZIONE - Supportare l’archiviazione dei documenti informatici e delle copie
Gestione procedimenti amministrativi
I procedimenti amministrativi incentrati sulla gestione documentale garantiscono la corretta gestione
dell’intero ciclo di vita dei documenti dalla produzione alla conservazione. HyperDokPA consente di:

10. ZEROD e il progetto Scuola 2015
 Protocollare tutti i documenti in Entrata, in Uscita e Interni
 Archiviare le immagini dei documenti ed associarle ai relativi protocolli
 Gestire digitalmente i flussi documentali
 Contemplare quanto previsto dalla normativa - Livello AAAB check list DigitPA
 Gestire l’interfacciamento con account di posta PEC e sistemi di firma digitale
 Gestire la classificazione, la fascicolazione e l’assegnazione dei documenti
 Gestire il workflow di assegnazione dei documenti
 Gestire interazione con altri sistemi a norma – principio di interoperabilità
Il gestore documentale in grado di… 1/3

11. ZEROD e il progetto Scuola 2015
 Archiviare qualsiasi tipologia di Informazione presente nell’ente Strutturata (spool,
sequenze di file, etc.) e Destrutturata (documenti “office”, carta, fax, e-mail, etc.)
 Automatizzare la gestione dei flussi di lavorazione dei documenti in maniera
flessibile e altamente configurabile
 Gestire in modo intelligente la spedizione dei documenti (stampa, servizi esterni di
spedizione cartacea, fax, email, pubblicazione web)
 Gestire la fatturazione elettronica e la FatturaPA
 Firmare digitalmente i documenti
 Creare archivi digitali sostitutivi a norma
Il gestore documentale in grado di… 2/3

12. ZEROD e il progetto Scuola 2015
 Condividere tutti i documenti aziendali grazie ad uno strumento facile da
utilizzare e semplice da installare
 Gestire le associazioni in modalità dinamica tra i documenti archiviati
 Organizzare in maniera strutturata tutti i dati archiviati
 Gestire gli stati, le versioni, le revisioni dei documenti archiviati
 Pubblicare i documenti su Web
 Gestire interazioni con i gestionali
 Definire percorsi che i documenti devono seguire e gestire i processi aziendali
(workflow)
 Gestire il backup remoto e il disaster recovery dei documenti archiviati
Il gestore documentale in grado di… 3/3

13. ZEROD e il progetto Scuola 2015
INPUT
OUTPUT
L’archivio unico aziendale

14. ZEROD e il progetto Scuola 2015
Organigramma e funzioni
In base all’ Organigramma e alle
mansioni assegnate, secondo quanto
prevede il Titolario e il piano di
classificazione, disegniamo e
definiamo i flussi operativi legati ai
documenti
Fascicolazione
Classificazione
Assegnazione
Approvazione e
firma
Archiviazione
Pubblicazione e
condivisione