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• Contesto legislativo in continua evoluzione
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• Un workflow dinamico che permette di
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Todo List = la lista delle pratiche sulle
quali è richiesto l’intervento dell’utente
Watch List = le pratiche delle qua...
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Dashboard di controllo sulle
principali milestone di pratica
Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata dell...
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E Ora?
Due potenziali nuove direzioni
Azioni di
verifica
Riorganizzazioni
Nuova
legislazione
Social tool
Analisi/Brains...
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Banca Popolare di Milano, l'esperienza con DocFlow RIN | ABILab Forum 2014

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"Abbiamo scelto DocFlow RIN per poter avere uno strumento agile e specifico per la gestione del ciclo di vita dei documenti normativi interni, in grado anche di recepire ed utilizzare i metadati fondamentali della Banca gestiti dallo strumento di mappatura dei processi" BPM, Responsabile Normativa e Metodologie Organizzazione

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Banca Popolare di Milano, l'esperienza con DocFlow RIN | ABILab Forum 2014

  1. 1. Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna 18 Marzo 2014 Mario Migliori – Resp. Normativa e Metodologie Organizzazione
  2. 2. 2Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna Normare… …significa semplicemente fare bene ciò che dobbiamo fare“ “ KAORU ISHIKAWA
  3. 3. 3 Il contesto (1/2) • Contesto legislativo in continua evoluzione • Maggiore attenzione dalle istituzioni di controllo • Aumento delle complessità organizzativa • Contingenza economica negativa • Incremento dei rischi operativi Pressioni esogene • Tempestività nel processo di adeguamento • Maggiore condivisione della conoscenza • Maggiore efficienza del sistema dei controlli • Flessibilità e dinamismo dei processi interni • Spinta sulla collaborazione Esigenze interne Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna
  4. 4. 4 Il contesto (2/2) E-Mail driven… Processi di estensione delle norme lenti e farraginosi, integralmente supportati da un caotico scambio di e-mail Fonti disordinate… Fonti normative poco chiare e scarsa presenza di modelli di base e di criteri condivisi di redazione. Strumenti complicati… Strumenti di lavoro complessi e troppo distanti dagli utenti responsabili della redazione dei contenuti Utenti digitali… Utenti sempre più abituati alla velocità, alla comunicazione social e alla fruizione semplificata di qualsiasi informazione sia necessaria Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna
  5. 5. 5 Proposta di  intervento Definizione  documento Estensore 1 Estensore 2 Estensore 3 Estensore N Validazione Approvazione Fruizione Gestione documento 1 2 3 Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna ANAGRAFICHE La vista di insieme e le tre aree di intervento WORKFLOW PROCESSO BPA
  6. 6. 6 Proposta di intervento Definizione  documento Estensore 1 Estensore 2 Estensore 3 Estensore N Validazione Approvazione Fruizione Gestione documento 2 3 Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna ANAGRAFICHE La vista di insieme e le tre aree di intervento WORKFLOW PROCESSO BPA 1. Una nuova soluzione di pubblicazione dei contenuti 1. Una nuova soluzione di pubblicazione dei contenuti
  7. 7. 7 DAL PORTALE DOCUMENTALE AL PORTALE • L’interfaccia permette di usufruire di un’efficace ed innovativa piattaforma di ricerca «Google like» basata su logica semantica • L’utente ha accesso a funzionalità evolute di ricerca come l’auto-completamento e la comprensione del «linguaggio naturale» • La ricerca può essere ulteriormente affinata con il supporto di «filtri»; i risultati sono disposti in ordine di rilevanza e l’utente ha la possibilità di accedere direttamente al paragrafo di interesse, catturato nell’intero documento • Hyperlink per navigazione integrata tra documenti normativi Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna
  8. 8. 8 Proposta di  intervento Definizione  documento Estensore 1 Estensore 2 Estensore 3 Estensore N Validazione Approvazione Fruizione Gestione documento 1 3 Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna ANAGRAFICHE La vista di insieme e le tre aree di intervento WORKFLOW PROCESSO BPA 2. Revisione delle logiche di redazione delle norme 2. Revisione delle logiche di redazione delle norme
  9. 9. 9 DALLA MAPPATURA DEI PROCESSI AL «CONTENT MANAGEMENT» Responsabili dei contenuti Analista di processo FruitoriBPA Tool Documenti office delle norme Scenario tradizionale • Standardizzazione dei dati di base del modello normativo • Metadati «riutilizzabili» in fase di consultazione • Base dati arricchita per l’utilizzo da parte delle funzioni di controllo • Fruibilità più complessa per limiti intrinseci di editing (non posso aggiungere elementi grafici, tabelle, bullet multilivello…) • Necessità di competenze specifiche sul BPA • redattori costretti ad un utilizzo improprio dello strumento BPA solo per scrivere testi • Necessità di ricorrere ad outsourcing per accelerare la redazione Pro Contro Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna
  10. 10. 10 Responsabili dei contenuti Analista di processo Fruitori BPA Tool Documenti office delle norme Nuovo scenario Tenendo fermi i punti positivi abbiamo drasticamente abbassato la complessità della fase di redazione riportandola in un ambiente semplice (MS Word) seppur incapsulato in regole e standard predefiniti Cosa abbiamo fatto? Viene valorizzato con l’alimentazione delle info necessarie alle funzioni di controllo, oltre ad utilizzarlo nelle sue funzioni «CORE» di analisi e ridisegno dei processi E il BPA? Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna DALLA MAPPATURA DEI PROCESSI AL «CONTENT MANAGEMENT»
  11. 11. 11 Permettere ad un redattore di utilizzare su Word le Ontologie definite sul BPA e all’occorrenza alimentarle dall’esterno. Un’ idea semplice Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna DALLA MAPPATURA DEI PROCESSI AL «CONTENT MANAGEMENT»
  12. 12. 12 In-place editing, Word lavora direttamente sul documento che risiede sul sistema DocFlow per la Redazione Integrata della Normativa L’applicazione DocFlow mette a disposizione tutti i tag riutilizzabili in fase di redazione Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna DALLA MAPPATURA DEI PROCESSI AL «CONTENT MANAGEMENT»
  13. 13. 13 Anche la struttura del documento è il frutto di uno scambio sincronizzato tra il BPA e l’applicazione DocFlow Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna DALLA MAPPATURA DEI PROCESSI AL «CONTENT MANAGEMENT»
  14. 14. 14 Il redattore, dopo aver definito il testo di un controllo, può archiviarlo direttamente da Word. Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna DALLA MAPPATURA DEI PROCESSI AL «CONTENT MANAGEMENT»
  15. 15. 15 Proposta di  intervento Definizione  documento Estensore 1 Estensore 2 Estensore 3 Estensore N Validazione Approvazione Fruizione Gestione documento 1 2 Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna ANAGRAFICHE La vista di insieme e le tre aree di intervento WORKFLOW PROCESSO BPA 3. Automazione del processo 3. Automazione del processo
  16. 16. 16 DAL «TRAFFIC JAM» DELLE MAIL ALLA «LONDON TUBE» • Un workflow dinamico che permette di orchestrare l’intero ciclo di vita delle pratiche normative • Una mappa di lavoro a «maglie larghe» che permette di gestire il flusso introducendo dinamiche collaborative (possibilità di lavorare a quattro mani sui documenti, gestione delle richieste estemporanee di informazione,…) • L’email come mezzo di notifica e non come strumento di condivisione. • Abbattimento dei tempi di chiusura del ciclo di concordanza grazie alle minori rilavorazioni • Pronto per l’utilizzo mobile. Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna
  17. 17. 17 Todo List = la lista delle pratiche sulle quali è richiesto l’intervento dell’utente Watch List = le pratiche delle quali l’utente può controllare lo stato avanzamento lavori Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna DAL «TRAFFIC JAM» DELLE MAIL ALLA «LONDON TUBE»
  18. 18. 18 Dashboard di controllo sulle principali milestone di pratica Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna DAL «TRAFFIC JAM» DELLE MAIL ALLA «LONDON TUBE»
  19. 19. 19 E Ora? Due potenziali nuove direzioni Azioni di verifica Riorganizzazioni Nuova legislazione Social tool Analisi/Brainstorming Social tool Analisi/Brainstorming Input nuove Pratiche Supporto alle attività di verifica Supporto alle attività di verifica Sistema dei controlli Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna
  20. 20. 20 Paragrafi con elenchi puntati PER MODIFICARE LO STILE DEL TITOLO MARIO MIGLIORI Responsabile Normativa e Metodologie Organizzazione mario.migliori@bpm.it GRAZIE per l’ attenzione Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna

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