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Modelli e strumenti evoluti per la gestione
integrata della normativa interna
18 Marzo 2014
Mario Migliori – Resp. Normativa e Metodologie Organizzazione
2Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna
Normare…
…significa semplicemente fare bene
ciò che dobbiamo fare“
“
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3
Il contesto (1/2)
• Contesto legislativo in continua evoluzione
• Maggiore attenzione dalle istituzioni di
controllo
• Aumento delle complessità organizzativa
• Contingenza economica negativa
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Pressioni esogene • Tempestività nel processo di adeguamento
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• Spinta sulla collaborazione
Esigenze interne
Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna
4
Il contesto (2/2)
E-Mail driven…
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norme lenti e farraginosi,
integralmente supportati da
un caotico scambio di e-mail
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scarsa presenza di modelli di
base e di criteri condivisi di
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Strumenti di lavoro complessi e
troppo distanti dagli utenti
responsabili della redazione dei
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Utenti digitali…
Utenti sempre più abituati alla
velocità, alla comunicazione
social e alla fruizione
semplificata di qualsiasi
informazione sia necessaria
Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna
5
Proposta di 
intervento
Definizione 
documento
Estensore 1
Estensore 2
Estensore 3
Estensore N Validazione
Approvazione
Fruizione
Gestione
documento
1
2
3
Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna
ANAGRAFICHE
La vista di insieme e le tre aree di intervento
WORKFLOW
PROCESSO
BPA
6
Proposta di
intervento
Definizione 
documento
Estensore 1
Estensore 2
Estensore 3
Estensore N Validazione
Approvazione
Fruizione
Gestione
documento
2
3
Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna
ANAGRAFICHE
La vista di insieme e le tre aree di intervento
WORKFLOW
PROCESSO
BPA
1. Una nuova
soluzione di
pubblicazione
dei contenuti
1. Una nuova
soluzione di
pubblicazione
dei contenuti
7
DAL PORTALE DOCUMENTALE AL PORTALE
• L’interfaccia permette di usufruire di
un’efficace ed innovativa piattaforma di
ricerca «Google like» basata su logica
semantica
• L’utente ha accesso a funzionalità evolute di
ricerca come l’auto-completamento e la
comprensione del «linguaggio naturale»
• La ricerca può essere ulteriormente affinata
con il supporto di «filtri»; i risultati sono disposti
in ordine di rilevanza e l’utente ha la
possibilità di accedere direttamente al
paragrafo di interesse, catturato nell’intero
documento
• Hyperlink per navigazione integrata tra
documenti normativi
Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna
8
Proposta di 
intervento
Definizione 
documento
Estensore 1
Estensore 2
Estensore 3
Estensore N Validazione
Approvazione
Fruizione
Gestione
documento
1
3
Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna
ANAGRAFICHE
La vista di insieme e le tre aree di intervento
WORKFLOW
PROCESSO
BPA
2. Revisione
delle
logiche di
redazione
delle norme
2. Revisione
delle
logiche di
redazione
delle norme
9
DALLA MAPPATURA DEI PROCESSI
AL «CONTENT MANAGEMENT»
Responsabili
dei contenuti
Analista
di processo
FruitoriBPA Tool Documenti office
delle norme
Scenario tradizionale
• Standardizzazione dei dati di base
del modello normativo
• Metadati «riutilizzabili» in fase di
consultazione
• Base dati arricchita per l’utilizzo da
parte delle funzioni di controllo
• Fruibilità più complessa per limiti
intrinseci di editing (non posso
aggiungere elementi grafici, tabelle,
bullet multilivello…)
• Necessità di competenze specifiche sul
BPA
• redattori costretti ad un utilizzo improprio
dello strumento BPA solo per scrivere
testi
• Necessità di ricorrere ad outsourcing per
accelerare la redazione
Pro Contro
Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna
10
Responsabili
dei contenuti
Analista
di processo
Fruitori
BPA Tool
Documenti office
delle norme
Nuovo scenario
Tenendo fermi i punti positivi abbiamo
drasticamente abbassato la complessità
della fase di redazione riportandola in un
ambiente semplice (MS Word) seppur
incapsulato in regole e standard predefiniti
Cosa abbiamo fatto?
Viene valorizzato con l’alimentazione delle
info necessarie alle funzioni di controllo,
oltre ad utilizzarlo nelle sue funzioni «CORE»
di analisi e ridisegno dei processi
E il BPA?
Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna
DALLA MAPPATURA DEI PROCESSI
AL «CONTENT MANAGEMENT»
11
Permettere ad un redattore di utilizzare su
Word le Ontologie definite sul BPA e
all’occorrenza alimentarle dall’esterno.
Un’ idea semplice
Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna
DALLA MAPPATURA DEI PROCESSI
AL «CONTENT MANAGEMENT»
12
In-place editing, Word lavora
direttamente sul documento
che risiede sul sistema DocFlow
per la Redazione Integrata
della Normativa
L’applicazione DocFlow mette a
disposizione tutti i tag riutilizzabili
in fase di redazione
Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna
DALLA MAPPATURA DEI PROCESSI
AL «CONTENT MANAGEMENT»
13
Anche la struttura del documento è
il frutto di uno scambio
sincronizzato tra il BPA e
l’applicazione DocFlow
Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna
DALLA MAPPATURA DEI PROCESSI
AL «CONTENT MANAGEMENT»
14
Il redattore, dopo aver definito il
testo di un controllo, può
archiviarlo direttamente da Word.
Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna
DALLA MAPPATURA DEI PROCESSI
AL «CONTENT MANAGEMENT»
15
Proposta di 
intervento
Definizione 
documento
Estensore 1
Estensore 2
Estensore 3
Estensore N Validazione
Approvazione
Fruizione
Gestione
documento
1
2
Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna
ANAGRAFICHE
La vista di insieme e le tre aree di intervento
WORKFLOW
PROCESSO
BPA
3.
Automazione
del processo
3.
Automazione
del processo
16
DAL «TRAFFIC JAM» DELLE MAIL ALLA «LONDON TUBE»
• Un workflow dinamico che permette di
orchestrare l’intero ciclo di vita delle pratiche
normative
• Una mappa di lavoro a «maglie larghe» che
permette di gestire il flusso introducendo
dinamiche collaborative (possibilità di
lavorare a quattro mani sui documenti,
gestione delle richieste estemporanee di
informazione,…)
• L’email come mezzo di notifica e non come
strumento di condivisione.
• Abbattimento dei tempi di chiusura del ciclo
di concordanza grazie alle minori rilavorazioni
• Pronto per l’utilizzo mobile.
Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna
17
Todo List = la lista delle pratiche sulle
quali è richiesto l’intervento dell’utente
Watch List = le pratiche delle quali
l’utente può controllare lo stato
avanzamento lavori
Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna
DAL «TRAFFIC JAM» DELLE MAIL ALLA «LONDON TUBE»
18
Dashboard di controllo sulle
principali milestone di pratica
Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna
DAL «TRAFFIC JAM» DELLE MAIL ALLA «LONDON TUBE»
19
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Analisi/Brainstorming
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Supporto alle
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Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna
20
Paragrafi con elenchi puntati
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MARIO MIGLIORI
Responsabile Normativa e Metodologie Organizzazione
mario.migliori@bpm.it
GRAZIE per l’ attenzione
Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna

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Banca Popolare di Milano, l'esperienza con DocFlow RIN | ABILab Forum 2014

  • 1. Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna 18 Marzo 2014 Mario Migliori – Resp. Normativa e Metodologie Organizzazione
  • 2. 2Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna Normare… …significa semplicemente fare bene ciò che dobbiamo fare“ “ KAORU ISHIKAWA
  • 3. 3 Il contesto (1/2) • Contesto legislativo in continua evoluzione • Maggiore attenzione dalle istituzioni di controllo • Aumento delle complessità organizzativa • Contingenza economica negativa • Incremento dei rischi operativi Pressioni esogene • Tempestività nel processo di adeguamento • Maggiore condivisione della conoscenza • Maggiore efficienza del sistema dei controlli • Flessibilità e dinamismo dei processi interni • Spinta sulla collaborazione Esigenze interne Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna
  • 4. 4 Il contesto (2/2) E-Mail driven… Processi di estensione delle norme lenti e farraginosi, integralmente supportati da un caotico scambio di e-mail Fonti disordinate… Fonti normative poco chiare e scarsa presenza di modelli di base e di criteri condivisi di redazione. Strumenti complicati… Strumenti di lavoro complessi e troppo distanti dagli utenti responsabili della redazione dei contenuti Utenti digitali… Utenti sempre più abituati alla velocità, alla comunicazione social e alla fruizione semplificata di qualsiasi informazione sia necessaria Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna
  • 5. 5 Proposta di  intervento Definizione  documento Estensore 1 Estensore 2 Estensore 3 Estensore N Validazione Approvazione Fruizione Gestione documento 1 2 3 Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna ANAGRAFICHE La vista di insieme e le tre aree di intervento WORKFLOW PROCESSO BPA
  • 6. 6 Proposta di intervento Definizione  documento Estensore 1 Estensore 2 Estensore 3 Estensore N Validazione Approvazione Fruizione Gestione documento 2 3 Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna ANAGRAFICHE La vista di insieme e le tre aree di intervento WORKFLOW PROCESSO BPA 1. Una nuova soluzione di pubblicazione dei contenuti 1. Una nuova soluzione di pubblicazione dei contenuti
  • 7. 7 DAL PORTALE DOCUMENTALE AL PORTALE • L’interfaccia permette di usufruire di un’efficace ed innovativa piattaforma di ricerca «Google like» basata su logica semantica • L’utente ha accesso a funzionalità evolute di ricerca come l’auto-completamento e la comprensione del «linguaggio naturale» • La ricerca può essere ulteriormente affinata con il supporto di «filtri»; i risultati sono disposti in ordine di rilevanza e l’utente ha la possibilità di accedere direttamente al paragrafo di interesse, catturato nell’intero documento • Hyperlink per navigazione integrata tra documenti normativi Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna
  • 8. 8 Proposta di  intervento Definizione  documento Estensore 1 Estensore 2 Estensore 3 Estensore N Validazione Approvazione Fruizione Gestione documento 1 3 Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna ANAGRAFICHE La vista di insieme e le tre aree di intervento WORKFLOW PROCESSO BPA 2. Revisione delle logiche di redazione delle norme 2. Revisione delle logiche di redazione delle norme
  • 9. 9 DALLA MAPPATURA DEI PROCESSI AL «CONTENT MANAGEMENT» Responsabili dei contenuti Analista di processo FruitoriBPA Tool Documenti office delle norme Scenario tradizionale • Standardizzazione dei dati di base del modello normativo • Metadati «riutilizzabili» in fase di consultazione • Base dati arricchita per l’utilizzo da parte delle funzioni di controllo • Fruibilità più complessa per limiti intrinseci di editing (non posso aggiungere elementi grafici, tabelle, bullet multilivello…) • Necessità di competenze specifiche sul BPA • redattori costretti ad un utilizzo improprio dello strumento BPA solo per scrivere testi • Necessità di ricorrere ad outsourcing per accelerare la redazione Pro Contro Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna
  • 10. 10 Responsabili dei contenuti Analista di processo Fruitori BPA Tool Documenti office delle norme Nuovo scenario Tenendo fermi i punti positivi abbiamo drasticamente abbassato la complessità della fase di redazione riportandola in un ambiente semplice (MS Word) seppur incapsulato in regole e standard predefiniti Cosa abbiamo fatto? Viene valorizzato con l’alimentazione delle info necessarie alle funzioni di controllo, oltre ad utilizzarlo nelle sue funzioni «CORE» di analisi e ridisegno dei processi E il BPA? Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna DALLA MAPPATURA DEI PROCESSI AL «CONTENT MANAGEMENT»
  • 11. 11 Permettere ad un redattore di utilizzare su Word le Ontologie definite sul BPA e all’occorrenza alimentarle dall’esterno. Un’ idea semplice Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna DALLA MAPPATURA DEI PROCESSI AL «CONTENT MANAGEMENT»
  • 12. 12 In-place editing, Word lavora direttamente sul documento che risiede sul sistema DocFlow per la Redazione Integrata della Normativa L’applicazione DocFlow mette a disposizione tutti i tag riutilizzabili in fase di redazione Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna DALLA MAPPATURA DEI PROCESSI AL «CONTENT MANAGEMENT»
  • 13. 13 Anche la struttura del documento è il frutto di uno scambio sincronizzato tra il BPA e l’applicazione DocFlow Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna DALLA MAPPATURA DEI PROCESSI AL «CONTENT MANAGEMENT»
  • 14. 14 Il redattore, dopo aver definito il testo di un controllo, può archiviarlo direttamente da Word. Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna DALLA MAPPATURA DEI PROCESSI AL «CONTENT MANAGEMENT»
  • 15. 15 Proposta di  intervento Definizione  documento Estensore 1 Estensore 2 Estensore 3 Estensore N Validazione Approvazione Fruizione Gestione documento 1 2 Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna ANAGRAFICHE La vista di insieme e le tre aree di intervento WORKFLOW PROCESSO BPA 3. Automazione del processo 3. Automazione del processo
  • 16. 16 DAL «TRAFFIC JAM» DELLE MAIL ALLA «LONDON TUBE» • Un workflow dinamico che permette di orchestrare l’intero ciclo di vita delle pratiche normative • Una mappa di lavoro a «maglie larghe» che permette di gestire il flusso introducendo dinamiche collaborative (possibilità di lavorare a quattro mani sui documenti, gestione delle richieste estemporanee di informazione,…) • L’email come mezzo di notifica e non come strumento di condivisione. • Abbattimento dei tempi di chiusura del ciclo di concordanza grazie alle minori rilavorazioni • Pronto per l’utilizzo mobile. Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna
  • 17. 17 Todo List = la lista delle pratiche sulle quali è richiesto l’intervento dell’utente Watch List = le pratiche delle quali l’utente può controllare lo stato avanzamento lavori Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna DAL «TRAFFIC JAM» DELLE MAIL ALLA «LONDON TUBE»
  • 18. 18 Dashboard di controllo sulle principali milestone di pratica Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna DAL «TRAFFIC JAM» DELLE MAIL ALLA «LONDON TUBE»
  • 19. 19 E Ora? Due potenziali nuove direzioni Azioni di verifica Riorganizzazioni Nuova legislazione Social tool Analisi/Brainstorming Social tool Analisi/Brainstorming Input nuove Pratiche Supporto alle attività di verifica Supporto alle attività di verifica Sistema dei controlli Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna
  • 20. 20 Paragrafi con elenchi puntati PER MODIFICARE LO STILE DEL TITOLO MARIO MIGLIORI Responsabile Normativa e Metodologie Organizzazione mario.migliori@bpm.it GRAZIE per l’ attenzione Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna