siklus pengeluaran,pembelian dan pembayaran kas sistem informasi siklus pengeluaran,

1. Siklus Pengeluaran, Pembelian dan Pembayaran Kas
Pengertian Siklus Pengeluaran
Siklus Pengeluaran adalah kegiatan bisnis yang berulang dan operasi pemrosesan data yang
terkait dengan pembelian dan pembayaran barang dan jasa. Tujuan utama dari siklus pengeluaran
ini adalah untuk mempermudah pertukaran kas dengan para pemasok untuk barang dan jasa yang
diperlukan dimana tujuan khusus yang terdapat didalamnya meliputi :
1. Memastikan bahwa seluruh barang dan jasa dipesan sesuai keperluan
2. Menerima seluruh barang yang dipesan dan memeriksa bahwa barang tersebut adalah valid
dan benar.
3. Mengamankan barang tersebut sampai dibutuhkan
4. Memastikan bahwa faktur yang berhubungan dengan barang dan jasa adalah valid dan
benar.
5. Mencatat dan mengelompokkan pengeluaran secara cepat dan tepat
6. Memposkan kewajiban dan pengeluaran kas ke dalam perkiraan pemasok yang tepat di
dalam buku besar utang usaha.
7. Memastikan bahwa seluruh pengeluara kas terkait dengan pengeluaran yang sudah
diotorisasi.
8. Menyiapkan seluruh dokumen dan laporan manajerial yang dibutuhkan yang berhubungan
dengan barang atau jasa yang diperoleh.
Fungsi dari Siklus Pengeluaran itu sendiri terdiri dari (Hanif Alwan, 2015):
1. Mengetahui kebutuhan akan barang tersebut
2. Menempatkan Pesanan, Menerima dan menyimpan barang
3. Memastikan validitas kewajiban pembayaran
4. Menyiapkan pengeluaran kas
5. Mengelola utang usaha
6. Memposkan transaksi ke dalam buku besar umum
7. Menyiapkan laporan keuangan dan laporan manajemen yang diperlukan
Aktivitas Bisnis Siklus Pengeluaran
 Mengorder barang, perlengkapan dan jasa (layanan)

2.  Menampung dan menyimpan barang, perlengkapan dan jasa (layanan)
 Membayar barang, perlengkapan dan jasa (layanan)
Aktivitas Permintaan Pembelian Barang dan Jasa
Aktivitas permintaan pembelian barang dan jasa dilakukan dengan memakai dokumen
Purchase Requisition. Dokumen ini memuat daftar pemesanan yang, meliputi tujuan pengiriman
barang, tanggal pemesanan, nama dan jenis barang dan jumlah pemesanan. Prosedurnya adalah
tiap-tiap departemen diijinkan mengisi dokumen Purchase Requisition atas persetujuan dari
manajernya. Setelah itu dokumen Purchase Requisition diberikan ke departemen pembelian
barang untuk dipesankan.
Hal ini dilakukan agar kebutuhan tiap-tiap departemen dapat terpenuhi dan juga merupakan
pengendalian perusahaan agar dapat tidak terjadi penggandaan pemesanan barang ke supplier.
Ada 2 jenis metode pengendalian persediaan atau perlengkapan yaitu:
a) Metode Pengendalian Tradisional
Metode pengendalian persediaan tradisional ini sering dikatakan: kuantitas pesanan
ekonomis [EOQ]). Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah optimal pesanan
untuk memperkecil jumlah biaya pemesanan, penggudangan dan kekurangan persediaan.
b) Metode Pengendalian Altenatif
 MRP (material requirement planning)
Metode ini bertujuan mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan cara
menjadwalkan produksi, bukan memperkirakan kebutuhan.
 JIT (Just In Time)
Metode JIT berusaha untuk meminimalkan, jika bukan menghilangkan, baik biaya
penggudangan maupun kekurangan persediaan.
Perbedaan mendasar antara metode JIT dan MRP
 Metode MRP merencanakan produksi untuk memenuhi perkiraan kebutuhan penjualan,
sehingga menghasilkan persediaan barang jadi.
 Metode JIT merencanakan produksi untuk memenuhi permintaan pelanggan, sehingga
secara nyata meniadakan persediaan barang jadi.
Dokumen – Dokumen Permintaan Pembelian
Permintaan pembelian adalah sebuah dokumen yang memeriksakan berikut ini :
 Meminta dan memeriksa nomor barang
 Mengategorikan lokasi pengiriman dan tanggal dibutuhkan
 Pemaparan, jumlah barang, dan harga setiap barang yang diminta
 Dan dapat berisi pemasok yang dianjurkan

3. Aktivitas Penerimaan dan Penyimpanan Barang dan Jasa
Kegiatan penerimaan barang dan jasa yang telah dibeli dilakukan dengan menggunakan
dokumen Receiving Report. Dokumen ini berisi tentang pengakuan penerimaan barang dan jasa,
yang meliputi tanggal diterimanya barang, jenis dan kuantitas barang yang telah diterima, asal
pengiriman (Supplier), dan nomor Purchase Order.
Pada aktivitas ini dilakukan pencocokan Faktur dengan Purchase Order dengan tujuan
untuk mengetahui apakah barang yang diterima telah sesuai dengan yang dikirim melebihi
kuantitas yang dipesan, atau bahkan telah terjadi salah pengiriman, maka barang yang
bersangkutan akan langsung dikembalikan kepada Supplier yang bersangkutan. Pada aktivitas ini
juga mungkin dilakukan adanya retur/pengembalian atas barang yang rusak saat diterima.
Setelah itu, Bagian gudang akan membuat dokumen Receive Report untuk mengakui
pertambahan persediaan di gudang berdasarkan faktur. Dalam hal mengakui pertambahan
persediaan digudang berdasarkan Faktur. Dalam hal ini, hanya barang-barang yang terdapat dalam
Purchase Order saja yang boleh diakui, sedangkan yang tidak sesuai langsung dikembalikan. Hal
ini merupakan pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui barang apa saja yang telah
diterima dan yang belum dikirim oleh Supplier.
Laporan penerimaan adalah dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan
dalam siklus pengeluaran, laporan ini mendokumentasikan rincian mengenai: setiap kiriman,
termasuk tanggal penerimaan, pengiriman, pemasok, dan nomor pesanan pembelian.
Bagian penerimaan mempunyai dua tanggung jawab utama:
 Memutuskan apakah menerima pengiriman
 Memeriksa jumlah dan kualitas barang
Aktivitas Pembayaran Atas Pembelian Barang dan Jasa
 Aktivitas Persetujuan Faktur dari Supplier
Aktivitas persetujuan dari Supplier dalam rangka pembayaran atas pembelian. Dilakukan
dengan menggunakan dokumen Voucher Package. Dokumen ini berisi tanggal
pembuatannya, tanggal pemmbayaran, serta jumlah harga barang dan jasa yang telah
diterima berdasarkan Source Document yang ada meliputi Faktur, Purchase Order, dan
Receiving Report.
Pada aktivitas ini dilakukan pencocokan Receiving Report dengan Purchase Order dengan
tujuan untuk mengetahui apakah semua barang yang dipesan sedah diterima/dikirim
semua. Kemudian dibuatlah Voucher Package untuk memastikan jumlah harga yang harus
dibayar kepada Supplier. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan agar dapat
mengetahui berapa jumlah yang harus dibayar sesuai dengan jumlah barang yang telah
diterima sesuai dengan kenyataannya
 Perbaikan Rekening Hutang
Tujuan utang usaha adalah untuk mensahkan pembayaran hanya untuk barang dan jasa
yang dipesan dan benar-benar diterima.
Memperbaiki Utang Usaha Efisiensi pemrosesan dapat diperbaiki dengan:
o Meminta para pemasok untuk memberikan faktur secara elektronis, baik melalui
EDI atau melalui Internet.
o Penghapusan faktur vendor (pemasok). Pendekatan tanpa faktur ini disebut
Evaluated Receipt Settlement (ERS).
Ada dua cara untuk memproses faktur penjualan dari vendor :

4. 1. Sistem tanpa voucher.
2. Sistem Voucher.
 Aktivitas pembayaran atas pembelian barang dan jasa yang telah dilakukan dengan
menggunakan dokumen pengeluaran kas. Dokumen ini berisi tanggal pembayarann,
jumlah harga yang harus dibayar, beserta nomor Faktur. Pada saat jatuh tempo
pembayaran, pihak Supplier akan mengih perusahaan sesuai dengan dokumen voucher
Package. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui jumlah
pengeluaran kas perusahaan.
Membayar faktur penjualan yang telah disetujui
o Kasir menyetujui faktur
o Gabungan dari faktur vendor dengan dokumen pendukungnya disebut : Bundel
voucher.
Pemrosesan dan Bagan Arus (Flowchart) Siklus Pengeluaran.
Siklus Pengeluaran yang akan dibahas dibawah ini terbagi atas tiga yaitu :
1. Sistem Pembelian
2. Sistem Pengeluaran Kas
3. Sistem Pembayaran Gaji
Sistem Pembelian
Bagian yang terkait dalam sistem ini meliputi :
 Bagian pembelian, yang berfungsi melakukan pemesanan dari penjual dan meng input nya
ke komputer
 Bagian hutang, yang bertanggung jawab untuk memelihara catatan berbagai pembelian
barang ke pemasok, sehingga dapat diketahui jumlah hutang kepada masing-masing
pemasok dan juga riwayat layanan pemasok.
 Bagian gudang, yang bertugas menerima kiriman barang yang dipesan dan dan membuat
laporan kepada bagian pembelian bahwa barang sudah diterima, sehingga siap menerima
tagihan.
 Bagian hutng, yang bertugas menerima faktur penjualan atau tagihan dari pemasok.
 Bagian keuangan atau kasir bertanggung jawab untuk membayar hutang kepada pemasok
sesuai dengan masa potongan sehingga perusahaan dapat memperoleh potongan tunai dan
menyelenggarakan pencatatan atas pembayaran.
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pemebelian ini terdiri atas :
1. Permintaan Barang (Material requisition atau Purchase requisition)
Dokumen awal dalam siklus pengeluaran yang mengotorisasi penempatan pesanan barang
atau jasa.
2. Penawaran Barang (Qutation)
Dokumen yang digunakan dalam prosedur persaingan tawar-menawar, menunjukkan
barang dan jasa yang dibutuhkan dan harga pesaingnya, syarat, dan lain sebagainya.
3. Pemesanan Barang (Purchase Order)

5. Dokumen ini mencantumkan dekripsi, kualitas dan kuantitas atau informasi lain atas
barang atau jasa yang hendak dibeli.
4. Bukti Penerimaan Barang (Delivery Receipt)
Dokumen yang menunjukkan tanggal barang diterima, nomor purchase order, kode dan
nama barang, banyaknya barang yang diterima dan identitas
5. Faktur Penjualan (Invoice)
Dokumen yang menunjukkan deskripsi dan kuantitas barang yang dijual, harga termasuk
ongkos angkut, asuransi, syarat pembayaran, dan data lain yang relevan.
Kebutuhan Informasi
Fungsi ketiga dari SIA adalah menyediakan informasi yang berguna untuk pengambilan
keputusan. Kegunaan dalam siklus pengeluaran berarti bahwa SIA harus memberikan informasi
operasional yang dibutuhkan untuk melakukan fungsi-fungsi berikut ini :
 Menetapkan kapan dan seberapa banyak tambahan persediaan yang akan dipesan.
 Memilih pemasok yang tepat untuk pesanan.
 Memveifikasi akurasi faktur dari vendor.
 Memutuskan apakah diskon pembelian harus dimanfaatkan.
 Mengawasi kebutuhan arus kas untuk membayar kewajiban yang belum diselesaikan.
Sebagai tambahan, SIA harus memberikan informasi evaluasi strategis dan kinerja berikut ini:
 Efisiensi dan efektivitas bagian pembelian
 Analisis kinerja pemasok, seperti pengiriman tepat waktu dan kualitas.
 Waktu yang digunakan untuk memindahkan barang dari area penerimaan ke produksi.
 Persentase diskon pembelian yang dimanfaatkan
 Prosedur Pengendalian secara umum yang terkait dengan siklus pengeluaran.
Auditor harus memahami bagaimana kecenderungan kelima kategori prosedur pengendalian
dalam operasi transaksi siklus pengeluaran ini. Kelima kategori tersebut antara lain :
1. Adanya otorisasi yang memadai.
2. Adanya pemisahan tugas.
3. Adanya dokumen dan catatan akuntansi.
4. Adanya akses kearah pengendalian.
5. Pengecekan yang di lakukan oleh personel yang independen.
Auditor harus melakukan evaluasi apakah prosedur pengendalian dalam perusahaan benar-benar
telah berjalan dengan baik. Prosedur pengendalian yang tidak memenuhi kelima criteria tersebut
mempunyai kecenderungan risiko audit yang tinggi.
Pengendalian Intern terhadap siklus pengeluaran
1. Catatan dan dokumen yang biasa digunakan dalam transaksi siklus pengeluaran.
o Check, yaitu dokumen perintah pembayaran sejumlah uang kepada bank.
o Check Summary, yaitu laporan tentang ringkasan check yang telah dikeluarakan
dalam suatu periode.

6. o Cash Disbusement Transaction File, yaitu file yang berisi informasi pembayaran
cek untuk penjual atau pihak lain yang digunakan untuk memasukan ke dalam
rekening utang dagang dan buku besar.
o Cash Disbusement Journal or Check Register, merupakan catatan formal terhadap
pengeluaran cek untuk pihak lain.
2. Fungsi-fungsi terkait dalam transaksi siklus pengeluaran
Nama Fungsi Unit Organisasi Pemegang Fungsi;
1) Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas.
Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas (misalnya untuk pembelian jasa dan
untuk biaya perjalanan dinas), fungsi yang bersangkutan mengajukan permintaan
cek kepada fungsi pencatatan utang. Permintaan cek ini harus mendapat
persetujuan dari kepala fungsi yang bersangkutan.
2) Fungsi pencatatan utang.
Fungsi ini bertanggung jawab atas pembuatan bukti kas keluar yang memberikan
otorisasi kepada fungsi keuangan dalam mengeluarkan cek yang tercantum dalam
dokumen tersebut. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi
kelengkapan dan validitas dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar
pembuatan bukti kas keluar.
3) Fungsi keuangan.
Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab untuk mengisi cek,
meminta otorisasi atas cek, dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau
membayarkan langsung kepada kreditur.
4) Fungsi akuntansi biaya.
Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab atas pencatatan
pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan.
5) Fungsi akuntansi umum.
Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab atas pencatatan
transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek.
6) Fungsi audit intern.
Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan perhitungan kas (cash count) secara
periodik dan mencocokkan hasil perhitungannya dengan saldo kas menurut catatan
akuntansi (akun kas dalam buku besar). Fungsi ini bertanggung jawab untuk
melakukan pemeriksaan secara mendadak (surprised audit) terhadap saldo kas yang
ada ditangan dan membuat rekonsiliasi bank secara periodik.
7) Fungsi penerimaan kas Bagian pemasaran atau bagian-bagian lain;
- Bagian utang.
- Bagian kasa.
- Bagian akuntansi biaya.
- Bagian akuntansi umum.
- Bagian audit intern.

7. Risiko yang terdapat struktur pengendalian intern siklus pengeluaran.
Dalam memahami risiko pengendalian yang timbul dalam transaksi pengeluaran kas harus
memperhatikan kemungkinan-kemungkinan salah saji, pengendalian yang dibutuhkan, serta
kemungkinan pengujian yang harus dilakukan berikut ini:
a. Terhadap transaksi pembayaran hutang.
Kemungkinan adanya pengeluaran cek untuk pembelian yang tidak disetujui, harus
dikendalikan dengan cara penandatanganan cek melakukan penelaahan terhadap kelengkapan
pendukung voucher dan persetujuannya. Auditor dapat melakukan pengujian dengan cara
observasi apakah penandatanganan cek melakukan pengecekan dengan bebas terhadap
dokumen pendukung.
Kemungkinan voucher dibayar dua kali, dikendalikan dengan pemberian cap terhadap
voucher dan dokumen pendukungnya bila telah dibayar. Auditor dapat melakukan pengujian
apakah semua pembayaran diberi cap.
Check mungkin dibayarkan untuk jumlah yang salah, dikendalikan dengan pengecekkan
oleh pihak yang bebas mengenai kesesuaian jumlah dalam check dengan voucher-nya. Check
mungkin dirubah setelah ditandatangani, dikendalikan dengan pengecekan pemberian tanda
cek yang dikirim. Auditor dapa melakukan pengujian dengan melakukan wawancara tentang
prosedur pengiriman check, dan observasi proses pengiriman check.
b. Terhadap transaksi pengeluaran kas.
Check mungkin tidak dicatat, dikendalikan dengan check yang bemomor urut tercetak.
Auditor melakukan pengujian terhadap penggunaan dokumen bemomor urut tercetak.
Kesalahan-kesalahan dalam pencatatan check, dikendalikan dengan pembuatan
rekonsiliasi bank secara periodik oleh pihak yang bebas. Auditor dapat melakukan pengujian
terhadap bank rekonsiliasi.
Check tidak dicatat dengan segera, dikendalikan oleh pihak yang bebas untuk
mencocokkan tanggal check dan tanggal pencatatannya. Pengujian yang dilakukan dengan
memperlihatkan kembali adanya kebebasan dalam pengecekan.
Sumber :
Hanif Alwan, 2015. http://hanifalwann.blogspot.co.id/2015/01/siklus-pengeluaran-pembelian-
dan_22.html (26 Mei 2018, Jam 13:00)

8. IMPLEMENTASI PROSEDUR PENGELUARAN KAS PADA KANTOR SATUAN POLISI
PAMONG PRAJA KOTA PALEMBANG
Prosedur akuntansi pengeluaran kas pada SKPD meliputi serangkaian proses mulai dari
pencatatan, pengikhtisaran, sampai dengan pelaporan keuangan yang berkaitan dengan
pengeluaran kas. Prosedur akuntansi pengeluaran kas meliputi:
a) sub prosedur akuntansi pengeluaran kaslangsung
b) sub prosedur akuntansi pengeluaran kas-uang persediaan/ganti uang persediaan/tambahan
uang persediaan.
Bukti transaksi yang digunakan dalam prosedur akuntansi pengeluaran kas mencakup :
SP2D (Surat Perintah Penyairan Dana), Nota Debit Bank, dan Bukti transaksi pengeluaran kas
lainnya. Bukti transaksi tersebut juga dilengkapi dengan SPM (Surat Perintah Membayar), SPD
(Surat Pencairan Dana), serta Kuitansi pembayaran dan bukti tanda terima barang/jasa. Adapun
buku yang digunakan untuk mencatat transaksi tersebut terdiri dari:
a) Buku jurnal pengeluaran kas,
b) Buku besar
c) Buku besar pembantu.
Prosedur pengeluaran kas ini dilaksanakan oleh PPK-SKPD yang melakukan pencatatan
ke dalam buku jurnal pengeluaran kas dengan mencantumkan uraian rekening bersangkutan.
Kemudian setiap periode, jurnal atas transaksi pengeluaran kas diposting kedalam buku besar
rekening bersangkutan. Setiap periode buku besar ditutup sebagai dasar penyusunan laporan
keuangan SKPD.Semua penerimaan daerah dan pengeluaran daerah dalam rangka pelaksanaan
urusan pemerintahan daerah dikelola dalam APBD. Setiap SKPD yang mempunyai tugas
memungut dan/atau menerima pendapatan daerah wajib melaksanakan pemungutan dan/atau
penerimaan berdasarkan ketentuan yang ditetapkan dalam peraturan perundang-undangan.
Penerimaan SKPD dilarang digunakan langsung untuk membiayai pengeluaran, kecuali ditentukan
lain oleh peraturan perundang-undangan. Penerimaan SKPD berupa uang atau cek harus disetor
ke rekening kas umum daerah paling lama 1 (satu) hari kerja. Jumlah belanja yang dianggarkan
dalam APBD merupakan batas tertinggi untuk setiap pengeluaran belanja. Pengeluaran tidak dapat
dibebankan pada anggaran belanja jika untuk pengeluaran tersebut tidak tersedia atau tidak cukup
tersedia dalam APBD.
Pengeluaran dapat dilakukan jika dalam keadaan darurat, yang selanjutnya diusulkan
dalam rancangan perubahan APBD dan/atau disampaikan dalam laporan realisasi anggaran.
Keadaan darurat ditetapkan sesuai dengan perundang-undangan. Setiap SKPD dilarang melakukan
pengeluaran atas beban anggaran daerah untuk tujuan lain dari yang telah ditetapkan dalam APBD.
Pengeluaran belanja daerah menggunakan prinsip hemat, tidak mewah, efektif, efisien dan sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Penyiapan dokumen pelaksanaan anggaran
SKPD paling lama 3 (tiga) hari kerja setelah peraturan daerah tentang APBD ditetapkan,
memberitahukan kepada semua kepala SKPD agar menyusun rancangan DPA-SKPD (Dokumen

9. Pelaksanaan Anggaran Satuan Kerja Pengelolaan keuangan Daerah). Rancangan DPA-SKPD
merinci sasaran yang hendak dicapai, program, kegiatan, anggaran yang disediakan untuk
mencapai sasaran tersebut, dan rencana penarikan dana tiap-tiap SKPD serta pendapatan yang
diperkirakan. TAPD (Tim Anggaran Pemerintah Daerah) melakukan verivikasi rancangan DPA-
SKPD bersama-sama dengan kepala SKPD paling lama 15 (lima belas) hari sejak ditetapkannya
peraturan kepala daerah tentang penjabaran APBD. Berdasarkan hasil verifikasi, PPKD (pejabat
Pengelola Keuangan Daerah) mengesahkan rancangan DPA-SKPD dengan persetujuan sekretaris
daerah. Kepala SKPD berdasarkan rancangan DPA-SKPD menyusun rancangan anggaran kas
SKPD. Rancangan anggaran kas SKPD disampaikan kepada PPKD selaku BUD bersamaan
dengan rancangan DPA-SKPD.
Pembahasan rancangan anggaran kas SKPD dilaksanakan bersamaan dengan pembahasan
DPA. DPASKPD. PPKD selaku BUD menyusun anggaran kas pemerintahan daerah guna
mengatur ketersediaan dana yang cukup untuk mendanai pengeluaran-pengeluaran sesuai dengan
rencana penarikan dana yang tercantum dalam DPA-SKPD yang telah disahkan. Anggaran kas
memuat perkiraan arus kas masuk yang bersumber dari penerimaan dan perkiraan arus kas keluar
yang digunakan guna mendanai pelaksanaan kegiatan dalam setiap periode. Setiap pelaksanaan
pengeluaran anggaran belanja daerah atas beban APBD harus didukung dengan bukti yang lengkap
dan sah. Bukti harus mendapat pengesahan oleh pejabat yang berwenang dan bertanggungjawab
atas kebenaran material yang timbul dari penggunaan bukti.
Pengeluaran kas yang mengakibatkan beban APBD tidak dapat dilakukan sebelum
rancangan peraturan daerah tentang APBD ditetapkan dan ditempatkan dalam lembaran daerah.
Pengeluaran kas tidak termasuk untuk belanja yang bersifat mengikat dan belanja yang bersifat
wajib yang ditetapkan dalam peraturan kepala daerah. Pemberian subsidi, hibah, batuan sosial, dan
bantuan keuangan harus dilaksanakan atas persetujuan kepala daerah. Penerima subsidi, hibah,
bantuan sosial, dan bantuan keuangan bertanggung jawab atas penggunaan uang/barang dan/atau
jasa yang diterimanya dan wajib menyampaikan laporan pertanggungjawaban penggunaannya
kepada kepala daerah. Dasar pengeluaran anggaran belanja tidak terduga yang dianggarkan dalam
APBD untuk mendanai tanggap darurat, penanggulangan bencana alam dan/atau bencana sosial,
termasuk pengembalian atas kelebihan penerimaan daerah tahun-tahun sebelumnya yang telah
ditutup ditetapkan dengan keputusan kepala daerah dan diberitahukan kepada DPRD paling lama
1 (satu) bulan terhitung sejak keputusan dimaksud ditetapkan.
Pengeluaran belanja untuk tanggap darurat berdasarkan kebutuhan yang diusulkan dari
instansi/lembaga berkenaan setelah mempertimbangkan efisiensi dan efektifitas serta menghindari
adanya tumpang tindih pendanaan terhadap kegiatan-kegiatan yang telah didanai dari anggaran
pendapatan dan belanja negara. Pimpinan instansi/lembaga penerima dana tanggap darurat
bertanggungjawab atas penggunaan dana tersebut dan wajib menyampaikan laporan realisasi
penggunaan kepada atasan langsung dan kepala daerah. Bendahara pengeluaran sebagai wajib
pajak penghasilan (PPh) dan pajak lainnya, wajib menyetorkan seluruh penerimaan potongan dan
pajak yang dipungutnya ke rekening kas negara pada bank yang ditetapkan oleh Menteri Keuangan
sebagai bank persepsi atau pos giro dalam jangka waktu sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan. Untuk kelancaran pelaksanaan tugas SKPD, kepada pengguna

10. anggaran/kuasa pengguna anggaran dapat diberikan uang persediaan yang dikelola oleh bendahara
pengeluaran.
Penatausahaan pengeluaran kas dimulai dari penyediaan dana, setelah penetapan anggaran
kas, PPKD dalam rangka manajemen kas menerbitkan SPD. SPD (Surat Penyediaan Dana)
disiapkan oleh kuasa BUD (Bendahara Umum Daerah) untuk ditandatangani oleh PPKD.
Pengeluaran kas atas beban APBD (anggaran Pendapatan dan Belanja daerah) dilakukan
berdasarkan SPD atau dokumen lain yang dipersamakan dengan SPD. Berdasarkan SPD atau
dokumen lain yang dipersamakan dengan SPD, bendahara pengeluaran mengajukan SPP (Surat
Permintaan Pembayaran) kepada pengguna anggaran/kuasa pengguana anggaran melalui
PPKSKPD. SPP terdiri dari :
a) Surat Permintaan Pembayaran Uang Persediaan (SPP-UP)
b) Surat Permintaan Pembayaran Ganti Uang (SPP-GU)
c) Surat Permintaan Pembayaran Tambahan Uang (SPP-TU)
d) Surat Permintaan Pembayaran Langsung (SPP-LS).
Penerbitan dan pengajuan dokumen SPP-UP, SPP-GU, SPP-TU, dan SPP-LS dilakukan
oleh bendahara pengeluaran untuk memperoleh persetujuan dari pengguna anggaran/kuasa
pengguna anggaran melalui PPK-SKPD dalam rangka pengisian uang persediaan. Dalam hal
dokumen SPP dinyatakan lengkap dan sah, pengguna anggaran/kuasa pengguna anggaran
menerbitkan SPM. Penerbitan SPM paling lama 2 (dua) hari kerja terhitung sejak diterimanya
dokumen SPP.
SPM yang telah diterbitkan diajukan kepada kuasa BUD untuk menerbitkan SP2D. Kuasa
BUD meneliti kelengkapan dokumen SPM (Surat Perintah Membayar) yang diajukan oleh
pengguna anggaran/kuasa pengguna anggaran agar pengeluaran yang diajukan tidak melampaui
pagu dan memenuhi persyaratan yang ditetapkan dalam peraturan perundangundangan. Kemudian
kuasa BUD menyerahkan SP2D (Surat Perintah Penyediaan dana) yang diterbitkan untuk
keperluan pembayaran langsung kepada pihak ketiga. Bendahara pengeluaran secara administratif
wajib mempertanggungjawabkan pengguanaan uang persediaan/ganti uang persediaan/tambah
uang persediaan kepada kepala SKPD melalui PPKSKPD paling lambat tanggal 10 bulan
berikutnya sesuai dengan ketentuan batas waktu penerbitan surat pengesahan laporan
pertanggungjawaban pengeluaran dan sanksi keterlambatan penyampaian laporan
pertanggungjawaban ditetapkan dalam peraturan kepala daerah.
Dokumen yang digunakan dalam penatausahaan pertanggungjawaban pengeluaran mencakup :
a. Register penerimaan laporan pertanggungjawaban pengeluaran (SPJ)
b. Register pengesahan laporan pertanggungjawaban pengeluaran (SPJ)
c. Surat penolakan laporan pertanggungjawaban pengeluaran (SPJ)
d. Register penolakan laporan pertanggungjawaban pengeluaran (SPJ)
e. Register penutupan kas. Buku kas umum ditutup setiap bulannya dengan sepengetahuan
dan persetujuan pengguna anggaran/kuasa pengguna anggaran.

11. Dalam hal laporan pertanggungjawaban, pengguna anggaran menerbitkan surat
pengesahan laporan pertanggungjawaban. Ketentuan batas waktu penerbitan surat pengesahan
laporan pertanggungjawaban pengeluaran dan sanksi keterlambatan penyampaian laporan
pertanggungjawaban ditetapkan dalam peraturan kepala daerah. Dalam upaya penertiban laporan
pertanggungjawaban pada akhir tahun anggaran pertanggungjawaban, pengeluaran dana bulan
Desember disampaikan paling lambat tanggal 31 Desember. Dokumen pendukung SPP-LS dapat
dipersamakan dengan bukti pertanggungjawaban atas pengeluaran pembayaran beban langsung
kepada pihak ketiga. Bendahara pengeluaran pada SKPD wajib mempertanggungjawabkan secara
fungsional atas pengelolaan uang yang menjadi tanggung jawabnya dengan menyampaikan
laporan pertanggungjawaban pengeluaran kepada PPKD selaku BUD paling lambat tanggal 10
bulan berikutnya.
Penyampaian pertanggungjawaban bendahara pengeluaran secara funsional dilaksanakan
setelah diterbitkan surat pengesahan pertanggungjawaban pengeluaran oleh pengguna
anggaran/kuasa pengguna anggaran. Prosedur pengeluaran harus dijalankan dengan baik dan
mengikuti aturan-aturan yang sudah ada. Sehingga dalam pelaksanaannya tidak terjadi kendala
baik yang dapat merugikan diri sendiri ataupun orang lain. Jika prosedur ini dijalankan dengan
baik, maka proses pencairan dana tidak akan terhambat dan berjalan sesuai dengan proses yang di
inginkan.
Prosedur pengeluaran kas yang ada di Kantor Satuan Polisi Pamong Praja Kota Palembang,
Bendahara mengajukan SPD kepada bagian keuangan kuasa BUD yang diketahui oleh pengguna
anggaran, setelah itu terbit nomor SPD. Bendahara membuat SPP dan SPM yang ditandatangani
oleh bendahara dan pengguna anggaran, lalu diserahkan ke bagian keuangan kuasa BUD untuk di
verifikasi. Kemudian masuk ke pencatatan/penelitian oleh pembukuan anggaran bagian keuangan
kuasa BUD. Bila SPM dinyatakan lengkap kuasa BUD menerbitkan SP2D paling lama 2 (dua)
hari kerja sejak diterimanya pengajuan SPM.
Sumber :
Eline Aftamiranda, 2012. http://news.palcomtech.com/wp-
content/uploads/2012/01/ElineAftamiranda_ImplementasiProsedurPengeluaranKas1.pdf