Mengarsipkan Dokumen Perusahaan.pptx

1. Oleh : SEKAR WIDI ASIH, S.Pd
Dokumen
Administrasi
Usaha
PKK

2. Agenda
Style
Pengelolaan Administrasi
01
Mengarsipkan dokumen
perusahaan
02
Transaksi barang dagang
03
Perizinan usaha
04
Dokumen-dokumen perusahaan
untuk mengurus surat izin usaha
05

3. Mengarsipkan
dokumen
perusahaan
02

4. Kearsipan merupakan dasar pemeliharaan surat dan mengandung
proses dan penyimpanan surat-surat sedemikian rupa, sehingga surat-surat
tersebut dapat ditemukan kembali jika diperlukan.
Dalam mengarsipkan dokumen perusahaan ada 2 hal yang perlu diperhatikan :
1. Dokumen perusahaan yang perlu diarsipkan
2. Sistem kearsipan
Kearsipan adalah penempatan kertas-kertas dalam
tempat-tempat penyimpanan yang baik, menurut aturan yang telah ditentukan
terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas (surat), bila diperlukan
dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.
Menurut
G.R. Terry, Ph. D.

5. Dokumen Perusahaan Yang Perlu Diarsipkan
 Faktur perdagangan
 Kuitansi pembayaran
 Bill of loading
 Polis asuransi
 Surat penawaran
 Surat permintaan
 Nota kontan
 Perjanjian dagang atau bisnis
 NPWP
 SITU dan SIUP
Semua dokumen yang terdapat dalam suatu perusahaan sangat penting. Oleh karena itu
semua dokumen perusahaan perlu disortir, disimpan, dan dicatat. Penyortiran dokumen-dokumen perusahaan pada dasarnya
melalui tahapan-tahapan yang nantinya diolah untuk menjadi bahan dokumentasi. Dokumen perusahaan pada umumnya tertulis
atau tercetak dan dapat dipergunakan sebagai bukti suatu keterangan di dalam bisnis atau jual beli. Dokumen-dokumen
perusahaan yang perlu diarsipkan, diantaranya :
 AMDAL dan neraca dagang
 Akta pendirian perusahaan
 Packing list
 Weight note
 Measurement list
 Instruction manual
 Test certificate
 Chemical analysis
 manufacture;’s certificate
 Letter of credit (L/C)

6. Sistem Kearsipan
Sistem ini pelaksanaannya agak sulit, akan tetapi
merupakan yang terbaik. Karena system ini lebih
cepat atau mudah jika mencari atau
membutuhkan dokumen-dokumen perusahaan
yang diinginkan. Syarat mutlak penggunaan
system ini adalah dengan menggunakan
pembuatan pola klasifikasi kearsipan.
Sistem Subjek (berdasarkan isi surat)
Adalah pengurusan dan pengendalian dokumen-
dokumen yang masuk atau keluar. Sistem ini
terbagi dalam lima kegiatan, yaitu :
a. Penerimaan dokumen-dokumen masuk dan
keluar
b. Mencatat dokumen-dokumen yang masuk
dan keluar
c. Mengarahkan atau mengendalikan dokumen-
dokumen
d. Penyampaian dokumen-dokumen ke
pengolah dokumen
e. Penyimpanan atau penataan arsip.
Sistem Kartu Kendali
Adalah menata bundle-bundle dokumen
perusahaan berdasarkan tanggal surat masuk
atau keluar. Sistem kronologis ini kurang praktis,
karena untuk mencari masalah isi dokumen yang
dibutuhkan sangat sulit. Akan tetapi
pelaksanaannya sangat mudah.
Sistem kronologis
Adalah system kearsipan yang didasarkan pada
nomor agenda dokumen yang masuk atau keluar.
Sistem numeric agenda ini sangat sulit untuk
menemukan masalah dokumen-dokumen
perusahaan.
Sistem Numerik Agenda
Adalah menata dokumen-dokumen perusahaan
berdasarkan dari perusahaan atau langganan,
dimana dokumen-dokumen perusahaan itu
dating atau kemana dokumen-dokumen
perusahaan itu ditujukan.
Sistem Alamat Partner

7. Transaksi Barang
Dagang
03

8. Pembelian
Pembelian merupakan kegiatan usaha untuk memperoleh
barang yang sesuai dengan permintaan dan kebutuhan
konsumen/pembeli/pelanggan. Dalam melakukan transaksi
pembelian barang didasarkan pada persoalan barang, dapat
dilakukan pada saat persediaan barang mencapai titik tertentu
dan pada saat persediaan barang telah ditetapkan.
Perusahaan melaksanakan persediaan barang dagangan adalah
menyediakan kebutuhan dan pemuasan
konsumen/pembeli/langganan terhadap barang dagangan.

9. Retur pembelian dan pengurangan
harga
Retur pembelian adalah transaksi pengembalian barang yang
telah dibeli kepada penjual. Retur pembelian ini terjadi antara
lain karena barang yang dibeli sebagian ada yang rusak (cacat)
atau barang yang dibeli setelah dicocokkan dengan faktur yang
diterima, sebagian atau seluruhnya tidak sesuai dengan jenis
dan kualitas yang dipesan.
Jika terjadi hal diatas maka pihak pembeli mengonfirmasikan
kepada penjual dengan membuat nota debit yaitu nota
pemberitahuan mengenai barang yang dikembalikan atau
tuntutan pengurangan harga yang dikirimkan pembeli ke penjual.

10. Potongan Pembelian
Potongan pembelian adalah potongan atas harga
barang yang dibeli. Potongan pembelian diterima
oleh pembeli, karena pembayaran yang dilakukan
lebih cepat dari jangka waktu yang ditetapkan
menurut syarat pembayaran.

11. Penjualan
Penjualan adalah kegiatan usaha untuk menjual barang dagangan kepada
konsumen/pembeli/langganan. Seorang pengelola usaha harus dapat
menetapkan harga barang dengan tepat. Tujuan penetapan harga barang, antara
lain :
a. Mencapai volume penjualan maksimal
b. Merebut pasaran
c. Memperoleh laba maksimal
d. Alat promosi

12. Retur Penjualan dan Pengurangan
Harga
Retur penjualan adalah transaksi penerimaan kembali barang yang telah dijual
dari pembeli. Retur penjualan ini terjadi karena adanya tuntutan dari pembeli atas
barang-barang yang telah dibelinya karena tidak sesuai dengan pesanan atau
cacat/rusak. Setelah penjual setuju atas tuntutan pembeli, misalnya barang
dikembalikan atau penjual memberikan pengurangan harga, pihak penjual
membuat nota yang dikirimkan kepada pembeli dalam bentuk nota kredit.

13. Potongan Penjualan
Potongan penjualan adalah potongan harga jual barang yang diberikan
kepada pembeli, karena pembeli membayar tunai atau lebih cepat dan
jangka waktu menurut syarat pembayaran.

14. Menangani dan Mencatat
Macam-Macam Pembayaran
Syarat Pembayaran dalam transaksi penjualan dan
pembelian barang :
Setiap pembayaran yang diterima dari pembeli harus
dilihat dengan teliti, apakah pembayaran cukup, kurang
atau kelebihan. Pembayaran harus dicatat dengan cermat
agar tidak terjadi kesalahan.
a. Tunai, artinya pembayaran dilakukan pada saat penyeraham barang dari penjual
kepada pembeli, atau pada saat terjadi transaksi pembelian.
b. Kredit, artinya pembayaran dilakukan beberapa waktu setelah barang diserahkan
dari penjual kepada pembeli. Jangka waktu pembayaran biasanya dinyatakan
dalam faktur, misalnya :
1) Syarat n/30, artinya pembayaran dilakukan paling lambat 30 hari setelah
tanggal faktur
2) Syarat 2/10, n/30, artinya pembayaran harus dilakukan paling lambat 30 hari
setelah tanggal faktur, jika dibayar dalam jangka waktu 10 hari atau kurang,
terhitunng sejak tanggal faktur mendapat potongan 2%
3) n/10, EOM (End of Month), artinya pembayaran harus dilakukan paling
lambat 10 hari setelah akhir bulan dan tidak ada potongan.

15. Syarat Penyerahan Barang Dagang
1)
FOB destination point (bebas sampai tempat tujuan)
atau loko gudang pembeli artinya ongkos angkut
barang mulai dari gudang penjual sampai gudang
pembeli ditanggung oleh pihak penjual.
2)
FOB shipping point (bebas sampai tempat pengiriman)
atau loko gudang penjual, artinya ongkos angkut
barang mulai dari gudang penjual sampai gudang
pembeli ditanggung oleh pihak pembeli.
Menunjukkan pihak mana (penjual atau pembeli) yang menanggung beban angkut barang dari penjual ke tempat
pembeli. Pada umumnya ada dua macam syarat penyerahan yang biasa digunakan, yaitu :
Syarat penyerahan barang

16. Pencatatan Transaksi Barang Dagangan
Pencatatan secara terus-menerus
Adalah system pencatatan barang
dagangan yang dilakukan dengan cara
kontinu (terus-menerus). Untuk setiap jenis
barang dagangan dibuatkan
perkiraan/rekening atau kartu persediaan
atau buku administrasi tersendiri.
Bertambahnya barang dagangan dicatat di
sebelah debit dan berkurangnya barang
dagangan dicatat di sebelah kredit pada
setiap adanya transaksi jual beli. Saldo
barang harus dicocokkan dengan barang
yang sebenarnya. Cara pencatatan ini
disebut juga cara buku.
Pencatatan Secara Terus-
Menerus
01
Pada setiap adanya transaksi
Penjualan, maka ada perencanaan uang
atau piutang dan penjualan itulah yang
dicatat. Harga pokok barang dagangannya
ditetapkan berdasarkan daftar perincian
barang yang ada. Perhitungan barang cara
ini gunanya adalah untuk menetapkan
jumlah nyata dari masing-masing jenis
barang yang ada. Cara pencatatan ini juga
disebut pencatatan secara fisik karena
perhitungan secara fisik dilakukan pada
waktu-waktu tertentu.
Pencatatan Secara Periodik
02

17. Perlengkapan
Administrasi
1) Buku pembelian tunai
2) Buku persediaan barang
3) Buku pembelian kredit
a. Buku Pembelian
1) Buku penjualn tunai
2) Buku penjualan kredit
b. Buku Penjualan
1) Buku voucher untuk mencatat pembayaran utang
2) Kuitansi
3) Faktur penjualan dan nota
4) Surat jalan/pengantar barang
5) Materi
C. Perlengkapan Lainnya

18. Thank you