تهدف الدورة التدريبية للسكرتارية إلى تعزيز مهارات الحضور، مثل التواصل الفعال، إدارة الوقت، والرقمنة، لدعم الإداريين في بيئة العمل. تشمل الأهداف الرئيسية فهم دور السكرتير التنفيذي وكيفية التعامل مع المهام الإدارية والتواصل مع الزملاء والعميل بطريقة فعالة. سيتم تسليط الضوء على تقنيات السكرتارية الحديثة وكيفية تعزيز الإبداع والتفكير الابتكاري في العمل.

2. ‫الفعالة‬ ‫للسكرتارية‬ ‫الرقمية‬ ‫التقنيات‬ ‫إدارة‬

3. ‫لحضوركم‬ ‫ترحيب‬ ‫أجمل‬ ‫بكم‬ ‫ونرحب‬ ‫نحييكم‬
‫المنشودة‬ ‫االستفادة‬ ‫تحقيق‬ ‫للجميع‬ ‫ونتمنى‬
‫بمشاركاتكم‬ ‫المتميز‬ ‫البرنامج‬ ‫هذا‬ ‫حضور‬ ‫من‬
‫وإثراء‬
‫تكم‬

4. ‫اسمك‬
‫الثنائي‬
‫المسمى‬
‫الوظيفي‬
‫عدد‬
‫سنوات‬
‫الخبرة‬
‫من‬ ‫حضرت‬ ‫هل‬
‫برامج‬ ‫قبل‬
‫في‬ ‫تدريبية‬
‫مجال‬
‫السكرتاريه‬
‫؟‬
‫أحدث‬ ‫شاركنا‬
‫لديك‬ ‫انجاز‬
‫تعارف‬

5. ‫التنفيذيين‬ ‫السكرتارية‬ ‫مهارات‬ ‫تطوير‬
‫المكاتب‬ ‫واداره‬ ‫الحديثه‬ ‫السكرتارية‬
‫العليا‬

6. •
‫االجتماعي‬ ‫التواصل‬ ‫شبكات‬ ‫إستخدام‬ ‫كيفية‬
•
‫األعمال‬ ‫مجتمع‬ ‫في‬
•
)‫جماعي‬ ‫(نقاش‬

8. ‫مقدمه‬
‫سكرتير‬ ‫دور‬ ‫ألداء‬ ‫الالزمة‬ ‫والمعرفة‬ ‫بالمهارات‬ ‫المشاركين‬ ‫تزويد‬ ‫على‬ ‫تتركز‬
‫األهداف‬ ‫بعض‬ ‫يلي‬ ‫وفيما‬ .‫التنفيذية‬ ‫العمل‬ ‫بيئة‬ ‫في‬ ‫عالية‬ ‫بكفاءة‬ ‫تنفيذي‬
‫الدورة‬ ‫لهذه‬ ‫الرئيسية‬:
:‫التنفيذي‬ ‫السكرتير‬ ‫دور‬ ‫فهم‬
‫بمفهوم‬ ‫المشاركين‬ ‫تعريف‬ ‫إلى‬ ‫الدورة‬ ‫تهدف‬
‫وفرق‬ ‫التنفيذيين‬ ‫للمديرين‬ ‫اإلداري‬ ‫الدعم‬ ‫في‬ ‫ودورها‬ ‫التنفيذية‬ ‫السكرتارية‬
‫العمل‬.
:‫االتصال‬ ‫مهارات‬ ‫تطوير‬
‫الفعالة‬ ‫االتصال‬ ‫مهارات‬ ‫تعزيز‬ ‫الدورة‬ ‫تشمل‬
‫مع‬ ‫والتواصل‬ ‫التجارية‬ ‫الرسائل‬ ‫كتابة‬ ‫ذلك‬ ‫في‬ ‫بما‬ ،‫والشفوية‬ ‫المكتوبة‬
‫والعمالء‬ ‫الزمالء‬.
:‫والوقت‬ ‫المكتب‬ ‫إدارة‬
،‫بفاعلية‬ ‫المكتب‬ ‫وإدارة‬ ‫تنظيم‬ ‫كيفية‬ ‫المشاركون‬ ‫تعلم‬
‫اللوجستية‬ ‫والترتيبات‬ ‫والمهام‬ ‫المواعيد‬ ‫إدارة‬ ‫ذلك‬ ‫في‬ ‫بما‬.

9. ‫الفعالة‬ ‫للسكرتارية‬ ‫الرقمية‬ ‫التقنيات‬ ‫أساسيات‬ ‫واتقان‬ ‫تعلم‬
‫اإللكترونية‬ ‫واألرشفة‬ ‫البيانات‬ ‫إدارة‬ ‫مهارات‬ ‫تعزيز‬
‫الرقمية‬ ‫التقنيات‬ ‫استخدام‬ ‫في‬ ‫اإلبداعي‬ ‫والتفكير‬ ‫االبتكار‬ ‫تشجيع‬
‫متطورة‬ ‫رقمية‬ ‫تقنيات‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫والمهام‬ ‫الوقت‬ ‫إدارة‬ ‫تحسين‬
-
‫التي‬ ‫المعاصرة‬ ‫المكتبية‬ ‫االدارة‬ ‫بمهام‬ ‫القيام‬ ‫مهارات‬ ‫المشاركين‬ ‫اكساب‬
.‫الثالثة‬ ‫األلفية‬ ‫متغيرات‬ ‫تتطلبها‬

10. ‫المكاتب‬ ‫وأداره‬ ‫التنفيذية‬ ‫السكرتارية‬
‫مرتبطان‬ ‫مجاالن‬ ‫هما‬ ‫المكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫التنفيذية‬ ‫السكرتارية‬
‫المتعلقة؛‬ ‫والمهارات‬ ‫األنشطة‬ ‫إلى‬ ‫ويشيران‬
‫اإلدارية‬ ‫والفرق‬ ‫للمدراء‬ ‫والتنظيمي‬ ‫اإلداري‬ ‫الدعم‬ ‫بتقديم‬
.‫المكاتب‬ ‫في‬

11. ‫السكرتير‬ ‫يلعبه‬ ‫الذي‬ ‫الدور‬ ‫إلى‬ ‫تشير‬ ‫التنفيذية‬ ‫السكرتارية‬
.‫منظمة‬ ‫أو‬ ‫مؤسسة‬ ‫في‬ ‫التنفيذي‬
‫جدول‬ ‫وإدارة‬ ‫تنظيم‬ ‫عن‬ ‫المسئول‬ ‫التنفيذي‬ ‫السكرتير‬ ‫يكون‬
،‫العام‬ ‫المدير‬ ‫أو‬ ‫التنفيذي‬ ‫المدير‬ ‫أعمال‬
،‫والمواعيد‬ ‫االجتماعات‬ ‫وترتيب‬
،‫والمراسالت‬ ‫التقارير‬ ‫وإعداد‬

12. ‫والبريد‬ ‫الهاتفية‬ ‫المكالمات‬ ‫مع‬ ‫والتعامل‬
،‫اإللكتروني‬
‫داخل‬ ‫األخرى‬ ‫األقسام‬ ‫مع‬ ‫والتنسيق‬
.‫المنظمة‬
‫مع‬ ‫يتعامل‬ ‫ما‬ ‫ا‬ً
‫ب‬‫غال‬ ‫التنفيذي‬ ‫السكرتير‬ ‫يكون‬
‫االلتزام‬ ‫إلى‬ ‫ويحتاج‬ ‫وسرية‬ ‫حساسة‬ ‫معلومات‬
.‫واألمان‬ ‫بالسرية‬

13. .‫المكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫لتنظيم‬ ‫الشاملة‬ ‫العملية‬ ‫إلى‬ ‫فتشير‬ ،‫المكاتب‬ ‫إدارة‬ ‫أما‬
،‫والملفات‬ ‫المستندات‬ ‫تنظيم‬ ‫ذلك‬ ‫يتضمن‬
،‫والمواعيد‬ ‫الزمنية‬ ‫الجداول‬ ‫وإدارة‬
،‫اإللكتروني‬ ‫والبريد‬ ‫الهاتفية‬ ‫المكالمات‬ ‫ومتابعة‬
،‫والفعاليات‬ ‫االجتماعات‬ ‫]تيب‬‫ر‬‫وت‬
،‫والزوار‬ ‫الضيوف‬ ‫وإدارة‬
،‫واإلقامة‬ ‫السفر‬ ‫وتنظيم‬
.‫اإلدارية‬ ‫والوثائق‬ ]‫ر‬‫التقاري‬ ‫وإعداد‬
.

14. ‫المتقدمة‬ ‫المكتبية‬ ‫التكنولوجيا‬ ‫استخدام‬ ‫على‬ ‫تعتمد‬ ‫المكاتب‬ ‫]ة‬‫ر‬‫إدا‬
‫العمليات‬ ‫وتبسيط‬ ‫العمل‬ ‫كفاءة‬ ‫لتحسين‬ ‫الحاسوب‬ ‫وتطبيقات‬
‫]ية‬‫ر‬‫اإلدا‬.
‫المكاتب‬ ‫]ة‬‫ر‬‫وإدا‬ ‫التنفيذية‬ ‫]تارية‬‫ر‬‫السك‬ ‫مجال‬ ‫في‬ ‫العمل‬ ‫يتطلب‬
‫ممتازة‬ ‫تنظيمية‬ ‫مهارات‬،
‫واألولويات‬ ‫الوقت‬ ‫إدارة‬ ‫على‬ ‫وقدرة‬،
‫جيدة‬ ‫تقنية‬ ‫ومعرفة‬ ،‫قوية‬ ‫اتصال‬ ‫ومهارات‬،
‫األشخاص‬ ‫من‬ ‫متنوعة‬ ‫مجموعة‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬ ‫على‬ ‫القدرة‬ ‫عن‬ ً
‫ال‬‫فض‬
‫والمواقف‬

15. ‫السكرتيرة‬ ‫أو‬ ‫السكرتير‬ ‫دور‬ ‫إلى‬ ً
‫ة‬‫عاد‬ ‫يشير‬ "‫]تارية‬‫ر‬‫"السك‬ ‫مصطلح‬
‫العمل‬ ‫محيط‬ ‫في‬.
‫والمساعدة‬ ‫اإلداري‬ ‫الدعم‬ ‫تقديم‬ ‫على‬ ‫السكرتيرة‬ ‫أو‬ ‫السكرتير‬ ‫يعمل‬
‫الداخلي‬ ‫والتواصل‬ ‫المعلومات‬ ‫وإدارة‬ ‫التنظيم‬ ‫في‬ ‫الفريق‬ ‫أو‬ ‫للمدير‬
‫والخارجي‬.

16. ‫مثل‬ ‫بمهام‬ ‫القيام‬ ‫عادة‬ ‫تشمل‬ ‫]ة‬‫ر‬‫السكرتي‬ ‫أو‬ ‫السكرتير‬ ‫وظيفة‬
‫الهاتفية‬ ‫المكالمات‬ ‫]اء‬‫ر‬‫إج‬،
‫المواعيد‬ ‫وجداول‬ ‫االجتماعات‬ ‫وتنظيم‬،
]‫ر‬‫والتقاري‬ ‫المراسالت‬ ‫وإعداد‬،
‫والملفات‬ ‫المستندات‬ ‫وإدارة‬،
‫واإلقامة‬ ‫السفر‬ ‫وترتيب‬ ،‫]وار‬‫ز‬‫ال‬ ‫واستقبال‬،
‫الدفع‬ ‫فواتير‬ ‫إعداد‬ ‫مثل‬ ‫البسيطة‬ ‫المالية‬ ‫المصادر‬ ‫وإعداد‬
‫]ة‬‫ر‬‫الصغي‬ ‫المصروفات‬ ‫مع‬ ‫والتعامل‬.

17. ‫آخر‬ ‫إلى‬ ‫عمل‬ ‫مكان‬ ‫من‬ ً
‫ال‬‫قلي‬ ‫السكرتارية‬ ‫مهام‬ ‫تختلف‬ ‫قد‬،
‫الذي‬ ‫العمل‬ ‫وطبيعة‬ ‫المنظمة‬ ‫حجم‬ ‫حسب‬ ‫تتغير‬ ‫أن‬ ‫يمكن‬ ‫حيث‬
‫تنفيذه‬ ‫يتم‬.
،‫إضافية‬ ‫إدارية‬ ‫مسؤوليات‬ ‫لديهن‬ ‫يكون‬ ‫قد‬ ‫السكرتيرات‬ ‫بعض‬
‫الفعاليات‬ ‫تنسيق‬ ‫أو‬ ،‫عام‬ ‫بشكل‬ ‫المكتب‬ ‫إدارة‬ ‫مثل‬
‫والمؤتمرات‬.

18. ‫واتصالية‬ ‫تنظيمية‬ ‫الجيدة‬ ‫السكرتارية‬ ‫مهارات‬ ‫تعد‬ ،‫عام‬ ‫بشكل‬
‫فعالة‬،
‫مع‬ ‫التعامل‬ ‫في‬ ]‫ة‬‫والمرون‬ ‫الضغط‬ ‫تحت‬ ‫العمل‬ ‫على‬ ‫وقدرة‬
‫متنوعة‬ ‫متطلبات‬.
‫وتطبيقات‬ ‫المكتبية‬ ‫التكنولوجيا‬ ‫استخدام‬ ‫ا‬ ً
‫أيض‬ ‫األمر‬ ‫يتطلب‬ ‫كما‬
‫والتواصل‬ ‫المعلومات‬ ‫إلدارة‬ ‫الحاسوب‬.
‫السكرتارية‬ ‫على‬ ‫عامة‬ ‫نظرة‬ ‫مجرد‬ ‫هي‬ ‫هذه‬،
‫على‬ ً
‫بناء‬ ‫كبير‬ ‫بشكل‬ ‫]سؤوليات‬‫م‬‫وال‬ ‫المهام‬ ‫تختلف‬ ‫أن‬ ‫ويمكن‬
‫المؤسسية‬ ‫والمتطلبات‬ ‫المحدد‬ ‫العمل‬ ‫سياق‬.

19. ‫والتحديات‬ ‫الرؤى‬ .... ‫المكتب‬ ‫ومدير‬ ‫السكرتير‬
‫السكرتارية‬ ‫مفهوم‬
‫رار‬‫األس‬ ‫ة‬‫أمان‬ ‫ا‬‫ومعناه‬ ‫ة‬‫اإلنجليزي‬ ‫ة‬‫للكلم‬ ‫ف‬‫تعري‬ )‫كرتارية‬‫(س‬ ‫طلح‬‫مص‬
‫ي‬‫ه‬ )‫كرتير‬‫(س‬ ‫ة‬‫لكلم‬ ‫حى‬‫الفص‬ ‫ة‬‫العربي‬ ‫ة‬‫فالكلم‬ ‫م‬‫ث‬ ‫ن‬‫وم‬ ،‫ا‬‫حفظه‬ ‫و‬‫أ‬
‫رار‬ ‫أس‬ ‫م‬ ‫كات‬ ‫ه‬ ‫علي‬ ‫ق‬ ‫يطل‬ ‫كرية‬ ‫العس‬ ‫الحياة‬ ‫ي‬ ‫وف‬ )‫رار‬ ‫أس‬ ‫ن‬ ‫(أمي‬
‫ي‬ ‫ه‬ ‫المنظمات‬ ‫ل‬ ‫داخ‬ ‫ي‬ ‫التنظيم‬ ‫يم‬ ‫التقس‬ ‫لهذا‬ ‫الدارج‬ ‫تخدام‬ ‫واالس‬
.)‫العامة‬ ‫(األمانة‬ ‫أو‬ )‫(السكرتارية‬
‫السكرتارية‬ ‫أنواع‬
:‫وهي‬ ‫للسكرتارية‬ ‫اع‬‫أنو‬ ‫ثالثة‬ ‫يوجد‬
1
.‫الخاصة‬ ‫السكرتارية‬ -
2
.)‫صة‬‫(المتخص‬ ‫الفنية‬ ‫السكرتارية‬ -
3
.‫العامة‬ ‫السكرتارية‬ -

20. ‫السكرتيرة‬ ‫أو‬ ‫السكرتير‬ ‫بها‬ ‫يتمتع‬ ‫أن‬ ‫يجب‬ ‫التي‬ ‫األساسية‬ ‫المهارات‬ ‫هي‬ ‫ما‬
‫؟‬
‫الناجح‬ ‫السكرتير‬ ‫صفات‬

21. 
‫من‬ ‫متنوعة‬ ‫مجموعة‬ ‫إلى‬ ‫يحتاجون‬ ‫تيرة‬C
‫ر‬‫السك‬ ‫أو‬ C
‫ر‬‫السكرتي‬
‫المهارات‬ ‫بعض‬ ‫إليك‬ .‫بفعالية‬ ‫مهامهم‬ ‫ألداء‬ ‫األساسية‬ ‫المهارات‬
:‫ة‬C
‫ر‬‫تي‬C
‫ر‬‫السك‬ ‫أو‬ ‫السكرتير‬ ‫بها‬ ‫يتمتع‬ ‫أن‬ ‫يجب‬ ‫التي‬ ‫الهامة‬

1
-
:‫تنظيمية‬ ‫مهارات‬
‫والمواعيد‬ ‫الوقت‬ ‫وإدارة‬ ‫التنظيم‬ ‫على‬ ‫القدرة‬
.‫األولويات‬ ‫وتحديد‬ ‫المتعددة‬ ‫المهام‬ ‫مع‬ ‫والتعامل‬ ،‫فعال‬ ‫بشكل‬

2
-
:‫الضغط‬ ‫تحت‬ ‫العمل‬ ‫مهارات‬
‫المواقف‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬ ‫على‬ ‫القدرة‬
‫هدوء‬ ‫على‬ ‫والحفاظ‬ ،‫والمناسبة‬ ‫السريعة‬ ‫القرارات‬ ‫واتخاذ‬ ‫الضاغطة‬
.‫الطارئة‬ ‫المهام‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬ ‫أثناء‬ ‫والتركيز‬ ‫األعصاب‬

22. 
3
-
‫واالجتماعية‬ ‫البينية‬ ‫المهارات‬
‫التعامل‬ ‫على‬ ‫]ة‬‫ر‬‫القد‬ :
‫جيدة‬ ‫عالقات‬ ‫وبناء‬ ،‫والزمالء‬ ‫العمالء‬ ‫مع‬ ‫واحترام‬ ‫بلطف‬
.‫فعال‬ ‫بشكل‬ ‫النزاعات‬ ‫وحل‬ ،‫وتعاونية‬

4
-
‫فعال‬ ‫اتصال‬ ‫مهارات‬
‫بوضوح‬ ‫التواصل‬ ‫على‬ ‫القدرة‬ :
‫المكالمات‬ ‫في‬ ‫ذلك‬ ‫كان‬ ‫سواء‬ ،‫األصعدة‬ ‫مختلف‬ ‫على‬ ‫وفعالية‬
‫أن‬ ‫يجب‬ .‫الشخصي‬ ‫التفاعل‬ ‫أو‬ ‫اإللكتروني‬ ‫البريد‬ ‫أو‬ ‫الهاتفية‬
‫مع‬ ‫بلباقة‬ ‫التعامل‬ ‫على‬ ‫ا‬ً
]‫ر‬‫قاد‬ ‫السكرتيرة‬ ‫أو‬ ‫السكرتير‬ ‫يكون‬
‫والزمالء‬ ‫العمالء‬

23. 
5
-
:‫الكتابي‬ ‫التواصل‬ ‫مهارات‬
‫رسائل‬ ‫كتابة‬ ‫على‬ ‫القدرة‬
‫أن‬ ‫من‬ ‫والتأكد‬ ،‫ومنسق‬ ‫دقيق‬ ‫بشكل‬ ‫ومستندات‬ ‫]ير‬‫ر‬‫وتقا‬
.‫مهني‬ ‫وبشكل‬ ‫بوضوح‬ ‫تعبر‬ ‫المكتوبة‬ ‫المعلومات‬

6
-
‫تقنية‬ ‫]ات‬‫ر‬‫مها‬
‫المعلومات‬ ‫تقنيات‬ ‫استخدام‬ ‫على‬ ‫القدرة‬ :
‫والبرامج‬ ‫الحاسوب‬ ‫أجهزة‬ ‫استخدام‬ ‫ذلك‬ ‫في‬ ‫بما‬ ،‫واالتصاالت‬
‫البيانات‬ ‫وجداول‬ ‫النصوص‬ ‫معالج‬ ‫مثل‬ ‫المختلفة‬ ‫المكتبية‬
.‫المستندات‬ ‫وإدارة‬ ‫اإللكتروني‬ ‫البريد‬ ‫وبرامج‬

24. 
7
-
‫واالحترافية‬ ‫السرية‬
‫السكرتيرة‬ ‫أو‬ ‫السكرتير‬ ‫يحتفظ‬ ‫أن‬ ‫يجب‬ :
‫من‬ ٍ
‫عال‬ ‫مستوى‬ ‫يمتلكوا‬ ‫وأن‬ ‫تامة‬ ‫بسرية‬ ‫والشخصية‬ ‫السرية‬ ‫بالمعلومات‬
.‫الرسمية‬ ‫والوثائق‬ ‫الحساسة‬ ‫المعلومات‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬ ‫في‬ ‫االحترافية‬
‫أو‬ ‫السكرتير‬ ‫بها‬ ‫يتمتع‬ ‫أن‬ ‫يجب‬ ‫التي‬ ‫األساسية‬ ‫المهارات‬ ‫بعض‬ ‫هذه‬
‫الوقت‬ ‫مر‬ ‫على‬ ‫المهارات‬ ‫هذه‬ ‫ويعززوا‬ ‫يتطوروا‬ ‫أن‬ ‫يجب‬ .‫السكرتيرة‬
‫واالتصاالت‬ ‫التكنولوجيا‬ ‫في‬ ‫والتطورات‬ ‫المتغيرة‬ ‫العمل‬ ‫احتياجات‬ ‫لتلبية‬.

25. ‫تكون‬ ‫أن‬ ‫يمكن‬ ‫التي‬ ‫األخرى‬ ‫المهارات‬ ‫هي‬ ‫ما‬
‫التنفيذي؟‬ ‫للسكرتير‬ ‫مفيدة‬

‫من‬ ‫مجموعة‬ ‫هناك‬ ،‫ا‬ً
‫ق‬‫ساب‬ ‫ذكرتها‬ ‫التي‬ ‫األساسية‬ ‫المهارات‬ ‫جانب‬ ‫إلى‬
.‫التنفيذي‬ C
‫ر‬‫للسكرتي‬ ‫مفيدة‬ ‫تكون‬ ‫أن‬ ‫يمكن‬ ‫التي‬ ‫ى‬C
‫ر‬‫األخ‬ ‫المهارات‬
:‫المهارات‬ ‫هذه‬ ‫بعض‬ ‫وتشمل‬

1
-
‫والتحليل‬ ‫البحث‬
،‫المختلفة‬ ‫المعلومات‬ ‫وجمع‬ ‫البحث‬ ‫على‬ ‫القدرة‬ :
‫لصنع‬ ‫مناسبة‬ ‫بطريقة‬ ‫وتقديمها‬ ،‫فعال‬ ‫بشكل‬ ‫وتلخيصها‬ ‫وتحليلها‬
.‫القرارات‬

2
-
:‫]يعات‬‫ر‬‫والتش‬ ‫بالقانون‬ ‫المعرفة‬
‫القانون‬ ‫أساسيات‬ ‫فهم‬
‫بالمعايير‬ ‫ام‬C
‫ز‬‫وااللت‬ ،‫والمنظمات‬ ‫ي‬C
‫ر‬‫اإلدا‬ ‫بالعمل‬ ‫المتعلقة‬ ‫والتشريعات‬
.‫القانونية‬ ‫والمتطلبات‬

26. 
3
-
:‫المالية‬ ‫المهارات‬
‫المالية‬ ‫للمبادئ‬ ‫األساسي‬ ‫الفهم‬
‫المالية‬ ‫والتقارير‬ ‫الميزانيات‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬ ‫على‬ ‫والقدرة‬ ،‫والمحاسبية‬
.‫األساسية‬

4
-
:‫العامة‬ ‫والعالقات‬ ‫التسويقية‬ ‫المهارات‬
‫]يز‬‫ز‬‫تع‬ ‫على‬ ‫القدرة‬
‫العامة‬ ‫العالقات‬ ‫مع‬ ‫والتعامل‬ ،‫وتسويقها‬ ‫للمنظمة‬ ‫التجارية‬ ‫العالمة‬
.‫]كاء‬‫ر‬‫والش‬ ‫اإلعالم‬ ‫وسائل‬ ‫مع‬ ‫واالتصال‬

5
-
:‫والتكيف‬ ‫المرونة‬
‫المفاجئة‬ ‫التغييرات‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬ ‫على‬ ‫القدرة‬
‫التحديات‬ ‫مع‬ ‫فعال‬ ‫بشكل‬ ‫والتعامل‬ ،‫]ة‬‫ر‬‫المتغي‬ ‫العمل‬ ‫بيئة‬ ‫مع‬ ‫والتكيف‬
.‫الصعبة‬ ‫والمواقف‬

27. 
6
-
:‫اللغوية‬ ‫المهارات‬
‫ومهارات‬ ‫اإلنجليزية‬ ‫اللغة‬ ‫في‬ ‫اإلتقان‬
‫مفيدة‬ ‫تكون‬ ‫أخرى‬ ‫بلغات‬ ‫المعرفة‬ ‫وربما‬ ،‫بها‬ ‫والتحدث‬ ‫الكتابة‬
.‫الدولية‬ ‫البيئات‬ ‫بعض‬ ‫في‬

7
-
:‫القيادية‬ ‫المهارات‬
‫العمل‬ ‫وتنظيم‬ ‫]يق‬‫ر‬‫الف‬ ‫توجيه‬ ‫على‬ ‫القدرة‬
‫األهداف‬ ‫لتحقيق‬ ‫اآلخرين‬ ‫وتحفيز‬ ‫الصراعات‬ ‫وإدارة‬ ،‫الجماعي‬
.‫المشتركة‬

‫مفيدة‬ ‫تكون‬ ‫أن‬ ‫يمكن‬ ‫التي‬ ‫األخرى‬ ‫المهارات‬ ‫بعض‬ ‫مجرد‬ ‫هذه‬
‫العمل‬ ‫لطبيعة‬ ‫ا‬ً
‫ق‬‫وف‬ ‫تختلف‬ ‫أن‬ ‫ويمكن‬ ،‫التنفيذي‬ ]‫ر‬‫للسكرتي‬
‫التي‬ ‫المهارات‬ ‫تحديد‬ ‫إلى‬ ‫تحتاج‬ ‫قد‬ .‫والصناعة‬ ‫والمؤسسة‬
‫بها‬ ‫للعمل‬ ‫تسعى‬ ‫التي‬ ‫المحددة‬ ‫الوظيفة‬ ‫تناسب‬
.

28. ‫السلوكية‬ ‫الصفات‬

.‫الملبس‬ ‫في‬ ‫واألناقة‬،‫الالئق‬ ‫الخارجي‬ ‫المظهر‬

.‫القوية‬ ‫الشخصية‬

.‫اآلخرين‬ ‫مع‬ ‫السليم‬ ‫التواصل‬ ‫على‬ ‫القدرة‬

.‫السليم‬ ‫التصرف‬ ‫على‬ ‫القدرة‬ ،‫الحديث‬ ‫في‬ ‫الطالقة‬

‫المعلومات‬ ‫حفظ‬ ‫على‬ ‫والقدرة‬ ،‫الذاكرة‬ ‫وقوة‬ ،‫البديهة‬ ‫سرعة‬
.‫المناسب‬ ‫وبالوقت‬ ‫صحيحة‬ ‫بصورة‬ ‫واسترجاعها‬
‫العمل‬ ‫مواعيد‬ ‫ذلك‬ ‫في‬ ‫بما‬ ،‫بالمواعيد‬ ‫وااللتزام‬ ،‫إدارته‬ ‫على‬ ‫والقدرة‬ ،‫الوقت‬ ‫احترام‬ .
‫وللمسئولين‬ ‫للمنظمة‬ ‫واالنتماء‬ ‫الوالء‬
.
‫التعامل‬ ‫في‬ ‫والذوق‬
.
‫العالية‬ ‫والمرونة‬ ،‫واالتزان‬ ‫الهدوء‬ .

29. ‫األخالقية‬ ‫فات‬C
‫ص‬‫ال‬

‫الصدق‬

‫األمانة‬

‫]اهة‬‫ز‬‫الن‬

‫االلتزام‬

‫الموضوعية‬

‫المسؤولية‬

30. ‫المهنية‬ ‫الصفات‬

‫على‬ ‫دبلوم‬ ‫يكون‬ ّ
‫أن‬ ‫على‬ ،‫المجال‬ ‫نفس‬ ‫في‬ ‫علمي‬ ‫مؤهل‬ ‫وجود‬
‫البكالوريوس‬ ‫درجة‬ ‫أو‬ ،‫األقل‬
.

‫تطرأ‬ ‫التي‬ ‫التطورات‬ ‫كافة‬ ‫ومواكبة‬ ،‫المستمر‬ ‫التعلم‬ ‫على‬ ‫القدرة‬
‫التي‬ ‫التطورات‬ ‫كافة‬ ‫متابعة‬ ‫وكذلك‬ ،ً‫ا‬‫تحديد‬ ‫اإلداري‬ ‫الحقل‬ ‫على‬
‫استخدام‬ ‫في‬ ‫وخاصة‬ ،‫التقني‬ ‫المجال‬ ‫في‬ ‫البشري‬ ‫العقل‬ ‫إليها‬ ّ
‫يصل‬
.‫المكتبية‬ ‫المعدات‬

‫في‬ ‫وخاصة‬ ،‫األساسية‬ ‫والتقنية‬ ‫التكنولوجية‬ ‫بالمهارات‬ ‫اإلحاطة‬
‫كونها‬ ،‫الحديثة‬ ‫اإلتصال‬ ‫وشبكات‬ ،‫والطابعة‬ ،‫الحاسوب‬ ‫استخدام‬
.‫تارية‬C
‫ر‬‫السك‬ ‫مجال‬ ‫في‬ ‫للعمل‬ ً‫ا‬‫أساس‬

‫المكاتب‬ ‫تنظيم‬ ‫مجال‬ ‫في‬ ‫عالية‬ ‫إدارية‬ ‫مهارات‬ ‫امتالك‬
.

31. 
‫األرشيفي‬ ‫العمل‬ ‫في‬ ‫جيدة‬ ‫مهارات‬ ‫امتالك‬
.

.‫]ير‬‫ر‬‫التقا‬ ‫إعداد‬ ‫مهارة‬ ‫امتالك‬

‫والخارجية‬ ‫الداخلية‬ ‫المراسالت‬ ‫وإعداد‬ ‫صياغة‬ ‫على‬ ‫القدرة‬
.‫سليمة‬ ‫بصورة‬

‫وكذلك‬ ،‫واحد‬ ‫فريق‬ ‫ضمن‬ ‫العمل‬ .‫البريد‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬ ‫على‬ ‫]ة‬‫ر‬‫القد‬
.‫الفردي‬ ‫العمل‬ ‫على‬ ‫القدرة‬

.‫اآلخر‬ ‫والرأي‬ ‫الرأي‬ ‫وتقبل‬ ،‫والتفاوض‬ ‫اإلقناع‬ ‫على‬ ‫]ة‬‫ر‬‫القد‬

‫التدقيق‬ ‫مجال‬ ‫وفي‬ ،‫]ي‬‫ر‬‫واإلدا‬ ‫المالي‬ ‫التحليل‬ ‫ميدان‬ ‫في‬ ‫معرفة‬
.ً‫ا‬‫تحديد‬

32. ‫مهامه؟‬ ‫في‬ ‫المعلومات‬ ‫تكنولوجيا‬ ‫استخدام‬ ‫للسكرتيرالتنفيذي‬ ‫يمكن‬ ‫كيف‬

‫تكنولوجيا‬ ‫على‬ ‫كبير‬ ‫بشكل‬ ‫التنفيذي‬ ‫السكرتير‬ ‫يعتمد‬ !‫بالتأكيد‬
‫التي‬ ‫الطرق‬ ‫بعض‬ ‫إليك‬ .‫مهامه‬ ‫أداء‬ ‫وتحسين‬ ‫لتسهيل‬ ‫المعلومات‬
:‫مهامه‬ ‫في‬ ‫التكنولوجيا‬ ‫استخدام‬ ‫التنفيذي‬ C
‫ر‬‫للسكرتي‬ ‫يمكن‬

1
-
:‫اإللكتروني‬ ‫]يد‬‫ر‬‫الب‬ ‫إدارة‬
‫البريد‬ ‫التنفيذي‬ ‫السكرتير‬ ‫يستخدم‬
‫معها‬ ‫والتعامل‬ ‫والصادرة‬ ‫الواردة‬ ‫المراسالت‬ ‫إلدارة‬ ‫اإللكتروني‬
‫البريد‬ ‫وتصنيف‬ ،‫الرسائل‬ ‫على‬ ‫والرد‬ ‫إنشاء‬ ‫ذلك‬ ‫يتضمن‬ .‫فعال‬ ‫بشكل‬
‫وجدولة‬ ‫األولويات‬ ‫وتحديد‬ ،‫مختلفة‬ ‫مجلدات‬ ‫في‬ ‫وتنظيمه‬ ‫الوارد‬
.‫اإللكتروني‬ ‫بالبريد‬ ‫المتعلقة‬ ‫المهام‬

33. 
2
-
:‫والملفات‬ ‫المستندات‬ ‫إدارة‬
‫التنفيذي‬ ‫السكرتير‬ ‫يستخدم‬
‫المستندات‬ ‫وتخزين‬ ‫لتنظيم‬ ‫اإللكترونية‬ ‫المستندات‬ ‫إدارة‬ ‫أنظمة‬
‫متعددة‬ ‫مجلدات‬ ‫هياكل‬ ‫إنشاء‬ ‫يمكنه‬ .‫منهجي‬ ‫بشكل‬ ‫والملفات‬
‫تصنيف‬ ‫لنظام‬ ‫ا‬ً
‫ق‬‫وف‬ ‫والملفات‬ ‫والوثائق‬ ‫المستندات‬ ‫وتصنيف‬
.‫]ين‬‫ر‬‫اآلخ‬ ‫مع‬ ‫ومشاركتها‬ ‫إليها‬ ‫الوصول‬ ‫يسهل‬

3
-
:‫واالجتماعات‬ ‫المواعيد‬ ‫إدارة‬
‫التنفيذي‬ ‫]تير‬‫ر‬‫السك‬ ‫يستخدم‬
‫وجداول‬ ‫المواعيد‬ ‫لتنظيم‬ ‫اإللكتروني‬ ‫التقويم‬ ‫تطبيقات‬
‫وإرسال‬ ‫االجتماعات‬ ‫مواعيد‬ ‫وتحديد‬ ‫إنشاء‬ ‫يمكنه‬ .‫االجتماعات‬
.‫منهجية‬ ‫]يقة‬‫ر‬‫بط‬ ‫المتعددة‬ ‫المواعيد‬ ‫وتنظيم‬ ‫الحضور‬ ‫دعوات‬
‫المتعلقة‬ ‫والمستندات‬ ‫التفاصيل‬ ‫مشاركة‬ ‫يمكنه‬ ‫كما‬
‫المشاركين‬ ‫األعضاء‬ ‫مع‬ ‫باالجتماعات‬
.

34. 
4
-
:‫النصية‬ ‫والمعالجة‬ ‫الوثائق‬ ]‫ر‬‫تحري‬
‫التنفيذي‬ ‫السكرتير‬ ‫يستخدم‬
‫مثل‬ ‫النصوص‬ ‫معالجة‬ ‫]امج‬‫ر‬‫ب‬
Microsoft Word
‫أو‬
Google Docs
‫]ير‬‫ر‬‫والتقا‬ ‫والمذكرات‬ ‫الوثائق‬ ‫وتحرير‬ ‫إلنشاء‬
‫مثل‬ ‫المتقدمة‬ ‫األدوات‬ ‫استخدام‬ ‫ا‬ ً
‫أيض‬ ‫يمكنه‬ .‫الرسمية‬ ‫والمراسالت‬
‫جودة‬ ‫لتحسين‬ ‫والتنسيق‬ ‫التلقائي‬ ‫والتصحيح‬ ‫التلقائي‬ ‫اإلدخال‬
.‫الوثائق‬

5
-
:‫والتواصل‬ ‫االتصال‬
‫االتصال‬ ‫وسائل‬ ‫التنفيذي‬ ‫السكرتير‬ ‫يستخدم‬
‫الفورية‬ ‫]اسلة‬‫ر‬‫الم‬ ‫وتطبيقات‬ ‫الذكية‬ ‫الهواتف‬ ‫مثل‬ ‫اإللكترونية‬
‫إرسال‬ ‫يمكنه‬ .‫التجاريين‬ ‫والشركاء‬ ‫والعمالء‬ ‫الزمالء‬ ‫مع‬ ‫للتواصل‬
‫وتسجيل‬ ‫المكالمات‬ ‫وتنسيق‬ ‫الملفات‬ ‫ومشاركة‬ ‫فورية‬ ‫رسائل‬
.‫المكالمات‬

35. 
6
-
:‫المعلومات‬ ‫وجمع‬ ‫البحث‬
‫محركات‬ ‫التنفيذي‬ ‫السكرتير‬ ‫يستخدم‬
‫وجمع‬ ‫للبحث‬ ‫اإللكترونية‬ ‫البيانات‬ ‫وقواعد‬ ‫اإلنترنت‬ ‫عبر‬ ‫البحث‬
‫المحدثة‬ ‫المعلومات‬ ‫إلى‬ ‫الوصول‬ ‫يمكنه‬ .‫المطلوبة‬ ‫المعلومات‬
‫]ات‬‫ر‬‫]ا‬‫ر‬‫الق‬ ‫اتخاذ‬ ‫في‬ ‫لمساعدته‬ ‫المهمة‬ ‫والمقاالت‬ ]‫ر‬‫والتقاري‬ ‫واألخبار‬
.‫المطلوبة‬ ‫بالمعلومات‬ ‫اآلخرين‬ ‫وتزويد‬ ‫الصحيحة‬

7
-
:‫والخصوصية‬ ‫األمان‬ ‫على‬ ‫الحفاظ‬
‫التنفيذي‬ ‫السكرتير‬ ‫يستخدم‬
‫في‬ ‫والخصوصية‬ ‫األمان‬ ‫على‬ ‫للحفاظ‬ ‫المعلومات‬ ‫تكنولوجيا‬
‫مكافحة‬ ‫برامج‬ ‫استخدام‬ ‫يمكنه‬ .‫المهمة‬ ‫والبيانات‬ ‫المعلومات‬
‫الملفات‬ ‫سالمة‬ ‫لضمان‬ ‫األخرى‬ ‫الحماية‬ ‫وبرامج‬ ‫الفيروسات‬
.‫السرية‬ ‫والمعلومات‬

36. ‫السكرتير؟‬ ‫دور‬ ‫في‬ ‫ال‬ّ
‫ع‬‫الف‬ ‫االتصال‬ ‫أهمية‬ ‫هي‬ ‫ما‬
•
.‫تير‬C
‫ر‬‫السك‬ ‫دور‬ ‫في‬ ‫كبيرة‬ ‫أهمية‬ ‫له‬ ‫ال‬ّ
‫ع‬‫الف‬ ‫التصال‬
•
:‫والعمالء‬ ‫الزمالء‬ ‫مع‬ ‫التواصل‬
‫االتصال‬ ‫واجهة‬ ‫تير‬C
‫ر‬‫السك‬ ‫يعتبر‬
.‫والعمالء‬ ‫الزمالء‬ ‫مع‬ ‫يومي‬ ‫بشكل‬ ‫ويتعامل‬ ،‫للمؤسسة‬ ‫األولى‬
‫واحترافية‬ ‫بلباقة‬ ‫للتعامل‬ ‫قوية‬ ‫اتصال‬ ‫مهارات‬ ‫لديه‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫يجب‬
.‫وفهم‬ ‫بوضوح‬ ‫المعلومات‬ ‫ونقل‬ ‫ين‬C
‫ر‬‫اآلخ‬ ‫مع‬
•
:‫الداخلي‬ ‫التواصل‬
‫ا‬ً
‫قادر‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫ال‬ّ
‫ع‬‫الف‬ ‫تير‬C
‫ر‬‫السك‬ ‫على‬ ‫يجب‬
‫ة‬C
‫ر‬‫اإلدا‬ ‫مع‬ ‫ذلك‬ ‫كان‬ ‫سواء‬ ،‫المؤسسة‬ ‫داخل‬ ‫ال‬ّ
‫ع‬‫الف‬ ‫التواصل‬ ‫على‬
‫توجيه‬ ‫في‬ ‫ال‬ّ
‫ع‬‫الف‬ ‫االتصال‬ ‫يساعد‬ .‫األخرى‬ ‫األقسام‬ ‫مع‬ ‫أو‬
‫تنسيق‬ ‫تحقيق‬ ‫في‬ ‫يسهم‬ ‫وبالتالي‬ ،‫بدقة‬ ‫المعلومات‬ ‫ونقل‬ ‫التعليمات‬
‫األعضاء‬ ‫بين‬ ‫ال‬ّ
‫ع‬‫ف‬ ‫وتعاون‬ ‫أفضل‬

37. •
:‫الخارجي‬ ‫التواصل‬
‫عن‬ ‫المسؤول‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫ال‬ّ
‫ع‬‫الف‬ ‫للسكرتير‬ ‫يمكن‬
‫يعتبر‬ .‫الخارجيين‬ ‫والعمالء‬ ‫التجاريين‬ ‫الشركاء‬ ‫مع‬ ‫التواصل‬
‫ا‬ً
‫ء‬‫جز‬ ‫الخارجية‬ ‫األطراف‬ ‫هؤالء‬ ‫مع‬ ‫والمهني‬ ‫ال‬ّ
‫ع‬‫الف‬ ‫االتصال‬
.‫والشراكة‬ ‫العمل‬ ‫عالقات‬ ‫يز‬C
‫ز‬‫وتع‬ ‫بناء‬ ‫من‬ ‫ا‬ً
‫ي‬‫أساس‬
•
:‫والمواعيد‬ ‫االجتماعات‬ ‫تنظيم‬
‫ترتيب‬ ‫السكرتير‬ ‫دور‬ ‫يتطلب‬
‫اتصال‬ ‫مهارات‬ ‫لديه‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫يجب‬ .‫المواعيد‬ ‫وجدولة‬ ‫االجتماعات‬
‫وتنسيق‬ ‫المشترك‬ ‫االهتمام‬ ‫ذوي‬ ‫األشخاص‬ ‫مع‬ ‫للتواصل‬ ‫الة‬ّ
‫ع‬‫ف‬
.‫المعنية‬ ‫األطراف‬ ‫وتذكير‬ ‫مناسب‬ ‫بشكل‬ ‫المواعيد‬
•
:‫والتوجيه‬ ‫المشكالت‬ ‫حل‬
‫ا‬ً
‫ع‬‫مرج‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫ال‬ّ
‫ع‬‫الف‬ ‫للسكرتير‬ ‫يمكن‬
.‫مساعدة‬ ‫أو‬ ‫استفسارات‬ ‫إلى‬ ‫يحتاجون‬ ‫عندما‬ ‫والعمالء‬ ‫للموظفين‬
‫التوجيه‬ ‫وتقديم‬ ‫بوضوح‬ ‫التواصل‬ ‫على‬ ‫ا‬ً
‫قادر‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫يجب‬
.‫تنشأ‬ ‫أن‬ ‫يمكن‬ ‫التي‬ ‫المختلفة‬ ‫للمشاكل‬ ‫والحلول‬ ‫المناسب‬

38. ‫والتحديات‬ ‫الرؤى‬ .... ‫المكتب‬ ‫ومدير‬ ‫السكرتير‬
‫التوالي‬ ‫على‬ ‫بالسكرتارية‬ ‫العاملين‬ ‫على‬ ‫ويطلق‬:
1- ‫خاص‬ ‫سكرتير‬.
2- ‫فني‬ ‫سكرتير‬.
3- ‫عام‬ ‫سكرتير‬.
- ‫الهيئة‬ ‫رئيس‬ ‫سكرتارية‬ - ‫الوزير‬ ‫سكرتارية‬ ( ‫المنشأة‬ ‫رئيس‬ ‫تخدم‬ ‫الخاصة‬ ‫السكرتارية‬
‫اإلدارة‬ ‫مجلس‬ ‫رئيس‬ ‫سكرتارية‬ - ‫المصلحة‬ ‫رئيس‬ ‫سكرتارية‬ .
‫سكرتير‬ - ‫الوزير‬ ‫خاص‬ ‫سكرتير‬ - ‫عليهم‬ ‫يطلق‬ ‫السكرتارية‬ ‫من‬ ‫النوع‬ ‫هذا‬ ‫في‬ ‫العاملون‬ ‫و‬
‫وهكذا‬ .... ‫الشركة‬ ‫إدارة‬ ‫مجلس‬ ‫رئيس‬ ‫خاص‬.
‫شخص‬ ‫هو‬ ‫الفني‬ ‫والسكرتير‬ ‫المتخصصة‬ ‫بالموضوعات‬ ‫فتقوم‬ ‫الفنية‬ ‫السكرتارية‬ ‫أما‬
‫سكرتير‬ - ‫صفحي‬ ‫سكرتير‬ - ‫تحقيقات‬ ‫سكرتير‬ ( ‫مثل‬ ‫العمل‬ ‫مجاالت‬ ‫إحدى‬ ‫في‬ ‫متخصص‬
) ‫وغيرها‬ .... ‫اجتماعات‬ .
‫وبشئون‬ ‫اإلدارية‬ ‫الخدمات‬ ‫بجميع‬ ‫تختص‬ ‫فهي‬ ‫العامة‬ ‫األمانة‬ ‫أو‬ ‫العامة‬ ‫السكرتارية‬ ‫أما‬
‫بالمنشأة‬ ‫العاملين‬.

39. ‫والتحديات‬ ‫الرؤى‬ .... ‫المكتب‬ ‫ومدير‬ ‫السكرتير‬
‫السكرتارية‬ ‫أهمية‬
‫ي‬ ‫ه‬ ‫ة‬ ‫فني‬ ‫و‬ ‫أ‬ ‫ة‬ ‫عام‬ ‫و‬ ‫أ‬ ‫ة‬ ‫خاص‬ ‫كان‬ ‫واء‬ ‫س‬ ‫س‬ ‫الرئي‬ ‫ا‬ ‫عمله‬ ‫كرتارية‬ ‫الس‬
. ‫والعاملين‬ ‫العمل‬ ‫أسرار‬ ‫على‬ ‫الحفاظ‬
‫ع‬ ‫يطل‬ ‫ة‬ ‫الشرك‬ ‫و‬ ‫أ‬ ‫ة‬ ‫الهيئ‬ ‫س‬ ‫رئي‬ ‫ة‬ ‫خدم‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫الذي‬ ‫الخاص‬ ‫كرتير‬ ‫فالس‬
‫و‬‫أ‬ ‫ن‬‫العاملي‬ ‫ل‬‫بمشاك‬ ‫ق‬‫تتعل‬ ‫ت‬‫كان‬ ‫واء‬‫س‬ ‫رار‬‫واألس‬ ‫المهام‬ ‫وأدق‬ ‫ر‬‫أخط‬
. ‫العمل‬ ‫بأسرار‬
‫األحوال‬ ‫ة‬‫بطبيع‬ ‫ع‬‫يطل‬ ‫ه‬‫فإن‬ ‫االجتماعات‬ ‫كرتير‬‫كس‬ ‫ي‬‫الفن‬ ‫كرتير‬‫الس‬ ‫ا‬‫أم‬
‫االجتماعات‬ ‫ك‬ ‫بتل‬ ‫ة‬ ‫المناقش‬ ‫ا‬ ‫تتناوله‬ ‫ي‬ ‫الت‬ ‫عات‬‫الموضو‬ ‫م‬ ‫أه‬ ‫ى‬ ‫عل‬
‫ويق‬ ‫والتس‬ ‫والخدمات‬ ‫اإلنتاج‬ ‫ة‬ ‫وأنشط‬ ‫ه‬ ‫وخطط‬ ‫ل‬ ‫العم‬ ‫ياسات‬ ‫كس‬
. ‫وغيرها‬ ‫والعالوات‬ ‫والترقيات‬ ‫والتوزيع‬ ‫والتخزين‬
‫س‬ ‫رأ‬ ‫ى‬ ‫عل‬ ‫ه‬ ‫وضع‬ ‫ة‬ ‫بطبيع‬ ‫و‬ ‫فه‬ ‫العام‬ ‫ن‬ ‫األمي‬ ‫و‬ ‫أ‬ ‫العام‬ ‫كرتير‬ ‫الس‬ ‫ا‬ ‫أم‬
‫ى‬ ‫عل‬ ‫اإلطالع‬ ‫ه‬ ‫ل‬ ‫يتاح‬ ‫ة‬ ‫بالمنشأ‬ ‫ة‬ ‫العام‬ ‫ة‬ ‫األمان‬ ‫و‬ ‫أ‬ ‫ة‬ ‫العام‬ ‫كرتارية‬ ‫الس‬
‫ن‬ ‫م‬ ‫م‬ ‫ضده‬ ‫و‬ ‫أ‬ ‫م‬ ‫عنه‬ ‫در‬ ‫يص‬ ‫ا‬ ‫وم‬ ‫رارهم‬ ‫وأس‬ ‫ن‬ ‫العاملي‬ ‫ملفات‬ ‫ة‬ ‫كاف‬
.‫الوظيفية‬ ‫حياتهم‬ ‫في‬ ‫تؤثر‬ ‫تصرفات‬
ً‫عاما‬ ‫و‬ ‫أ‬ ً‫فنيا‬ ‫و‬ ‫أ‬ ً‫ا‬ ‫خاص‬ ً‫كرتيرا‬ ‫س‬ ‫كان‬ ‫واء‬ ‫س‬ ‫ة‬ ‫عام‬ ‫فة‬ ‫بص‬ ‫كرتير‬ ‫فالس‬
. ‫مكتب‬ ‫مدير‬ ‫أو‬ ‫عام‬ ‫سكرتير‬ ‫إلى‬ ‫يصل‬ ‫حتى‬ ‫المناصب‬ ‫في‬ ‫يتدرج‬

40. ‫والتحديات‬ ‫الرؤى‬ .... ‫المكتب‬ ‫ومدير‬ ‫السكرتير‬
‫المكتبي‬ ‫والعمل‬ ‫السكرتارية‬
‫المجاالت‬ ‫من‬ ‫العديد‬ ‫يشمل‬ ‫مكتبي‬ ‫عمل‬ ‫السكرتارية‬
: ‫مثل‬ ‫المكتبية‬ ‫اإلدارية‬
1
.‫والصادر‬ ‫الوارد‬ ‫قيد‬ -
2
. ‫والمستندات‬ ‫البيانات‬ ‫استيفاء‬ -
3
. ‫العاملين‬ ‫وملفات‬ ‫بسجالت‬ ‫القيد‬ -
4
. ‫اإللكترونية‬ ‫والطباعة‬ ‫النسخ‬ ‫أعمال‬ -
5
.‫الحديثة‬ ‫اإللكترونية‬ ‫األجهزة‬ ‫على‬ ‫البيانات‬ ‫إدخال‬ -
6
. ‫العمل‬ ‫يتطلبا‬ ‫التي‬ ‫المستندات‬ ‫لكافة‬ ‫ير‬‫التصو‬ ‫أعمال‬ -
7
‫ن‬ ‫يمك‬ ‫ث‬ ‫بحي‬ ‫جيلها‬ ‫وتس‬ ‫نيفها‬ ‫تص‬ ‫د‬ ‫بع‬ ‫لألوراق‬ ‫ظ‬ ‫الحف‬ ‫أعمال‬ -
.‫المناسب‬ ‫قت‬‫الو‬ ‫في‬ ‫لها‬ ‫اإلدارة‬ ‫طلب‬ ‫عند‬ ‫استرجاعها‬

41. ‫والتحديات‬ ‫الرؤى‬ .... ‫المكتب‬ ‫ومدير‬ ‫السكرتير‬
‫مجاالت‬ ‫في‬ ‫اإلدارة‬ ‫لمعاونة‬ ‫مكتبي‬ ‫عمل‬ ‫هي‬ ‫السكرتارية‬
: ‫مثل‬ ‫جدا‬ ‫هامة‬
1
‫والرد‬ ‫ة‬ ‫التليفوني‬ ‫المكالمات‬ ‫ي‬ ‫وتلق‬ ‫الزوار‬ ‫تقبال‬ ‫واس‬ ‫ة‬ ‫الشفوي‬ ‫االت‬ ‫االتص‬ -
. ‫عليهم‬ ‫لعرضها‬ ‫تسجيلها‬ ‫أو‬ ‫للمختصين‬ ‫توجيهها‬ ‫أو‬ ‫عليها‬
2
‫خطابات‬ ‫ن‬ ‫م‬ ‫ا‬ ‫أنواعه‬ ‫ة‬ ‫بكاف‬ ‫الت‬ ‫المراس‬ ‫كإعداد‬ ‫ة‬ ‫التحريري‬ ‫االت‬ ‫واالتص‬ -
‫ى‬ ‫عل‬ ‫ا‬ ‫عرضه‬ ‫ل‬ ‫قب‬ ‫المتها‬ ‫س‬ ‫ن‬ ‫م‬ ‫د‬ ‫والتأك‬ ‫ا‬ ‫ومراجعته‬ ‫ومذكرات‬ ‫ر‬ ‫وتقاري‬
.‫المسئولين‬
3
‫ه‬‫ومتابعت‬ ‫ه‬‫وتوزيع‬ ‫ه‬‫وتوجيه‬ ‫جيله‬ ‫وتس‬ ‫ه‬‫وفتح‬ ‫وفرزه‬ ‫الوارد‬ ‫د‬‫البري‬ ‫ي‬‫وتلق‬ -
. ‫المختصة‬ ‫اإلدارة‬ ‫على‬ ‫وعرضه‬ ‫وتصنيفه‬
4
‫ق‬ ‫للوثائ‬ ‫ول‬ ‫الوص‬ ‫هل‬ ‫يس‬ ‫ث‬ ‫بحي‬ ‫ف‬ ‫واألرشي‬ ‫ظ‬ ‫الحف‬ ‫أعمال‬ ‫ذ‬ ‫وتنفي‬ -
‫اتخاذ‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫اإلدارة‬ ‫ة‬ ‫لخدم‬ ‫ب‬ ‫المناس‬ ‫ت‬ ‫التوقي‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫ة‬ ‫المطلوب‬ ‫تندات‬ ‫والمس‬
. ‫القرارات‬

42. ‫والتحديات‬ ‫الرؤى‬ .... ‫المكتب‬ ‫ومدير‬ ‫السكرتير‬
‫المكتبية‬ ‫األعمال‬ ‫مفهوم‬
‫وحفظ‬ ‫وتحليل‬ ‫بجمع‬ ‫الخاصة‬ ‫العمليات‬ ‫المكتبية‬ ‫األعمال‬ ‫تشمل‬
‫إلدارة‬ ‫الالزمة‬ ‫المعلومات‬ ‫بهذه‬ ‫اإلدارة‬ ‫وتزويد‬ ،‫المعلومات‬ ‫وتشغيل‬
‫إلدارة‬ ‫أو‬ ‫الوسطى‬ ‫أو‬ ‫العليا‬ ‫المختلفة‬ ‫اإلدارية‬ ‫المستويات‬ ‫في‬ ‫العمل‬
‫لتحقيق‬ ‫وفعالية‬ ‫بكفاءة‬ ‫اإلدارية‬ ‫القرارات‬ ‫تتخذ‬ ‫حتى‬ ‫المباشرة‬
.‫منها‬ ‫المطلوبة‬ ‫األهداف‬
!!!! ‫ناجح‬ ‫ســـــكرتير‬ ‫ناجـــــح‬ ‫مــديــر‬ ‫كل‬ ‫وراء‬
. ‫المدير‬ ‫لعمل‬ ‫حقيقي‬ ‫امتداد‬ ‫هو‬ ‫السكرتير‬ ‫عمل‬ ‫ألن‬
. ‫الرئيس‬ ‫أو‬ ‫للمدير‬ ‫األيمن‬ ‫الساعد‬ ‫هو‬ ‫السكرتير‬ ‫ألن‬
‫ة‬ ‫الدقيق‬ ‫المعلومات‬ ‫در‬ ‫مص‬ ‫و‬ ‫ه‬ ‫كرتير‬ ‫الس‬ ‫ن‬ ‫أل‬
‫ر‬ ‫األوام‬ ‫ذ‬ ‫لتنفي‬ ‫د‬ ‫الجي‬ ‫ع‬ ‫والمتاب‬ ‫والملفات‬ ‫للمعامالت‬ ‫ن‬ ‫األمي‬ ‫ظ‬ ‫والحاف‬
. ‫والتعليمات‬

43. ‫والتحديات‬ ‫الرؤى‬ .... ‫المكتب‬ ‫ومدير‬ ‫السكرتير‬
‫المكتبية‬ ‫األعمال‬ ‫إدارة‬ ‫في‬ ‫الفنية‬ ‫الوظائف‬
‫ة‬G‫الهام‬ ‫ة‬G‫الفني‬ ‫ف‬G‫الوظائ‬ ‫ن‬G‫م‬ ‫ة‬G‫مجموع‬ ‫يؤدي‬ ‫ه‬G‫فإن‬ ً‫بيرا‬G‫ك‬ ‫و‬G‫أ‬ ً‫غيرا‬G‫ص‬ ‫ب‬G‫المكت‬ ‫م‬G‫حج‬ ‫كان‬ ‫واء‬G‫س‬
: ‫وهي‬ ‫ككل‬ ‫المشروع‬ ‫تخدم‬ ‫التي‬
1
:‫المعلومات‬ ‫جمع‬ -
‫ى‬G
‫ل‬‫إ‬ ‫أ‬G
‫ج‬‫تل‬ ‫د‬G
‫ق‬ ‫ي‬G
‫ه‬‫و‬ ،‫ة‬G
‫ي‬‫المكتب‬ ‫اإلدارة‬ ‫ا‬G
‫ه‬‫ب‬ ‫تقوم‬ ‫ي‬G
‫ت‬‫ال‬ ‫الخطوات‬ ‫أول‬ ‫ن‬G
‫م‬ ‫المعلومات‬ ‫ع‬G
‫م‬‫ج‬ ‫بر‬G
‫ت‬‫يع‬
‫تبعد‬G
‫س‬‫ت‬ ‫ن‬G
‫أ‬ ‫اإلدارة‬ ‫ى‬G
‫ل‬‫ع‬ ‫ن‬G
‫أ‬‫الش‬ ‫هذا‬ ‫ي‬G
‫ف‬‫و‬ ‫ة‬G
‫ي‬‫خارج‬ ‫ادر‬G
‫ص‬‫م‬ ‫و‬G
‫أ‬ ‫المشروع‬ ‫ي‬G
‫ف‬ ‫ة‬G
‫ي‬‫داخل‬ ‫ادر‬G
‫ص‬‫م‬
.‫المكتبية‬ ‫األعمال‬ ‫حجم‬ ‫لتخفيض‬ ‫األهمية‬ ‫قليلة‬ ‫والمعلومات‬ ‫البيانات‬
2
:‫المعلومات‬ ‫تسجيل‬ -
‫المعلومات‬ ‫جيل‬G‫س‬‫ت‬ ‫ن‬G‫م‬ ‫ن‬G‫ك‬‫تم‬ ‫ي‬G‫ت‬‫ال‬ ‫ة‬G‫ث‬‫الحدي‬ ‫والتجهيزات‬ ‫واألدوات‬ ‫جالت‬G‫س‬‫ال‬ ‫ر‬G‫ف‬‫توا‬ ‫ن‬G‫م‬ ‫د‬G‫الب‬
.‫منها‬ ‫االستفادة‬ ‫المنشأة‬ ‫تستطيع‬ ‫التي‬ ‫الصورة‬ ‫في‬ ‫تصبح‬ ‫حتى‬
3
:‫المعلومات‬ ‫تحليل‬ -
‫أفراد‬ ‫بيرة‬G‫ك‬‫ال‬ ‫بالمنظمات‬ ‫د‬G‫ج‬‫فن‬ ،‫ة‬G‫ف‬‫مختل‬ ‫ة‬G
‫ق‬‫دقي‬ ‫صات‬G‫ص‬‫لتخ‬ً ‫مجاال‬ ‫بيانات‬G‫ل‬‫ا‬ ‫ل‬G
‫ي‬‫تحل‬ ‫بح‬G
‫ص‬‫أ‬ ‫د‬G‫ق‬‫ل‬
‫االت‬GG‫االتص‬ ‫ل‬GG‫وتحلي‬ ‫النماذج‬ ‫ة‬GG‫ومراقب‬ ‫ميم‬GG‫وتص‬ ‫بيانات‬GG‫ال‬ ‫ل‬GG‫تحلي‬ ‫ى‬GG‫عل‬ ‫يعملون‬ ‫ن‬GG‫مختلفي‬
.‫والتقارير‬
4
:‫واسترجاعها‬ ‫المعلومات‬ ‫حفظ‬ -
‫بيانات‬G
‫ل‬‫ا‬ ‫ى‬G
‫ل‬‫ع‬ ‫المحافظة‬ ‫ن‬G
‫م‬ ‫ن‬G
‫ك‬‫تم‬ ‫ي‬G
‫ت‬‫ال‬ ‫ة‬G
‫م‬‫المالئ‬ ‫ظ‬G
‫ف‬‫الح‬ ‫ائل‬G
‫س‬‫و‬ ‫ر‬G
‫ف‬‫توا‬ ‫ة‬G
‫ف‬‫الوظي‬ ‫هذه‬ ‫ب‬G
‫ل‬‫تتط‬
‫ا‬G
G‫إليه‬ ‫ة‬G
G‫الحاج‬ ‫د‬G
G‫عن‬ ‫ترجاعها‬G
G‫اس‬ ‫هولة‬G
G‫س‬ ‫ى‬G
G‫عل‬ ‫القدرة‬ ‫ع‬G
G‫م‬ ‫ا‬G
G‫تخزينه‬ ‫فترة‬ ‫أثناء‬ ‫والمعلومات‬
.‫المناسبة‬ ‫اإلدارية‬ ‫القرارات‬ ‫اتخاذ‬ ‫في‬ ‫الستخدامها‬

44. •
‫ة‬GGG‫المرتبط‬ ‫المهام‬ ‫أداء‬ ‫ي‬GGG‫ف‬ ‫لإلدارة‬ ‫اون‬G
‫ع‬‫م‬ ‫بي‬GGG‫مكت‬ ‫ل‬GGG‫عم‬ ‫ي‬GGG‫ه‬ ‫كرتارية‬GGG‫الس‬
‫وإدارة‬ ‫ة‬GGG‫والفهرس‬ ‫ظ‬GGG‫والحف‬ ‫د‬GGG‫والبري‬ ‫ر‬GGG‫والتقاري‬ ‫الت‬GGG‫والمراس‬ ‫االت‬GGG‫باالتص‬
. ‫لومات‬G
‫ع‬‫الم‬
‫فالسكرتير‬
‫ال‬G
‫ص‬‫االت‬ ‫ة‬G
‫ي‬‫عمل‬ ‫م‬G
‫ي‬‫بتنظ‬ ‫م‬G
‫ت‬‫يه‬
‫ة‬G‫المرتبط‬ ‫األطراف‬ ‫ن‬G‫بي‬
‫باختيار‬ ‫ر‬GGG‫المدي‬ ‫ل‬GGG‫بعم‬
‫ة‬G
‫ح‬‫المتا‬ ‫ائل‬G
‫س‬‫الو‬ ‫ل‬G
‫ض‬‫أف‬
. ‫لذلك‬
‫عادي‬ ‫بريد‬
‫الهاتف‬
‫إلكتروني‬ ‫بريد‬
‫الفاكس‬
‫المقابالت‬
‫االجتماعات‬
‫والتحديات‬ ‫الرؤى‬ .... ‫المكتب‬ ‫ومدير‬ ‫السكرتير‬

45. !! ‫الفعال‬ ‫المكتب‬ ‫ومدير‬ ‫الناجح‬ ‫السكرتير‬ ‫مقومات‬
‫فطرية‬ ‫مقومات‬
•
. ‫بالهدوء‬ ‫االحتفاظ‬
•
. ‫والتجديد‬ ‫االبتكار‬
•
.‫اآلخرين‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬
•
.‫والتوتر‬ ‫الغضب‬ ‫من‬ ‫الحد‬
•
. ‫المواقف‬ ‫مع‬ ‫التكيف‬
‫مكتسبة‬ ‫مقومات‬
•
. ‫السر‬ ‫كتمان‬
•
. ‫التصرف‬ ‫وحسن‬ ‫التميز‬
•
. ‫العمل‬ ‫في‬ ‫التفاني‬
•
. ‫العام‬ ‫المظهر‬
‫والتحديات‬ ‫الرؤى‬ .... ‫المكتب‬ ‫ومدير‬ ‫السكرتير‬

46. ‫المكتب‬ ‫ومدير‬ ‫السكرتير‬ ‫مسئوليات‬ ‫أهم‬
. ‫المكتبي‬ ‫*التنظيم‬
. ‫واالنتظام‬ ‫المواظبة‬ *
. ‫الزائرين‬ ‫استقبال‬ *
. ‫واالختزال‬ ‫التسجيل‬ *
. ‫البريد‬ ‫معالجة‬ *
‫والتحديات‬ ‫الرؤى‬ .... ‫المكتب‬ ‫ومدير‬ ‫السكرتير‬

47. 1
‫المكتبي‬ ‫التنظيم‬ -
•
. ‫الرئيس‬ ‫مكتب‬ ‫واجهة‬ ‫باعتباره‬ ‫العمل‬ ‫مكان‬ ‫وترتيب‬ ‫وتنسيق‬ ‫تصميم‬ ‫هو‬
•
. ‫المكتبية‬ ‫مال‬G
‫ع‬‫األ‬ ‫أداء‬ ‫وكفاءة‬ ‫فاعلية‬ ‫عليه‬ ‫يتوقف‬
•
‫ب‬G‫والمكات‬ ‫األثاث‬ ‫ب‬G‫وترتي‬ ‫ن‬G‫والمراجعي‬ ‫ن‬G‫الزائري‬ ‫تقبال‬G‫الس‬ ‫المكان‬ ‫ة‬G‫تهيئ‬ ‫ل‬G‫يشم‬
. ‫المستخدمة‬ ‫واألدوات‬
•
‫العام‬ ‫والذوق‬ ‫والنظافة‬ ‫الهدوء‬ ‫لى‬G
‫ع‬ ‫المحافظة‬
‫والتحديات‬ ‫الرؤى‬ .... ‫المكتب‬ ‫ومدير‬ ‫السكرتير‬

48. 2
‫واالنتظام‬ ‫المواظبة‬ -
•
.‫المدير‬ ‫أو‬ ‫الرئيس‬ ‫حضور‬ ‫قبل‬ ً‫مبكرا‬ ‫الحضور‬
•
. ‫الرئيس‬ ‫مغادرة‬ ‫بعد‬ ً‫متأخرا‬ ‫االنصراف‬
•
. ‫الرئيس‬ ‫مع‬ ‫باالتفاق‬ ‫أجازاتك‬ ‫ترتيب‬
•
. ‫اآلخرين‬ ‫مع‬ ‫وتصرفاتك‬ ‫تحركاتك‬ ‫بكافة‬ ‫الرئيس‬ ‫علم‬
•
. ‫مكتبك‬ ‫داخل‬ ‫العمل‬ ‫لسير‬ ‫وواضح‬ ‫منظم‬ ‫إجرائي‬ ‫دليل‬ ‫توفير‬
•
‫تأخرك‬ ‫و‬G‫أ‬ ‫ك‬G‫غياب‬ ‫ة‬G‫حال‬ ‫ي‬G‫ف‬ ‫ك‬G‫مكان‬ ‫ل‬G‫يح‬ ‫الذي‬ ‫ل‬G‫البدي‬ ‫ة‬G‫تهيئ‬ ‫ى‬G‫عل‬ ً‫دائما‬ ‫احرص‬
.‫قاهرة‬ ‫ألسباب‬
‫والتحديات‬ ‫الرؤى‬ .... ‫المكتب‬ ‫ومدير‬ ‫السكرتير‬

49. 3
‫الزائرين‬ ‫استقبال‬ -
‫ة‬G‫اللباق‬ ‫ى‬G‫عل‬ ‫القدرة‬ ‫ه‬G‫لدي‬ ‫تكون‬ ‫ن‬G‫أ‬ ‫كرتير‬G‫الس‬ ‫ى‬G‫عل‬ ‫ب‬G‫يج‬ ‫ل‬G‫العم‬ ‫هذا‬ ‫اسية‬G‫لحس‬ ً‫نظرا‬
. ‫صاب‬G
‫ع‬‫األ‬ ‫وهدوء‬ ‫البشاشة‬ ‫إلى‬ ‫باإلضافة‬ ‫الشخصية‬ ‫أنماط‬ ‫مختلف‬ ‫ومعاملة‬
•
. ‫الرئيس‬ ‫وقت‬ ‫على‬ ‫بشدة‬ ‫يؤثر‬ ‫ألنه‬ ‫وبمهارة‬ ‫بكفاءة‬ ‫الزيارات‬ ‫وقت‬ ‫إدارة‬ ‫يجب‬
•
. ‫الرئيس‬ ‫على‬ ‫وعرضها‬ ‫كافي‬ ‫بوقت‬ ‫موعدها‬ ‫قبل‬ ‫الزيارات‬ ‫سجل‬ ‫إعداد‬ ‫ضرورة‬
•
. ‫الزائر‬ ‫ورغبات‬ ‫بيانات‬ ‫تسجيل‬ ‫يجب‬ ‫الزيارة‬ ‫موعد‬ ‫حجز‬ ‫عند‬
•
. ‫للرئيس‬ ‫ومعلوم‬ ‫سابق‬ ‫بموعد‬ ‫تكون‬ ‫أن‬ ‫يجب‬ ‫زيارة‬ ‫كل‬
•
. ‫موافقته‬ ‫بعد‬ ‫إال‬ ‫الرئيس‬ ‫مكتب‬ ‫بدخول‬ ‫للزائرين‬ ‫السماح‬ ‫عدم‬
•
. ‫المناسبة‬ ‫التحية‬ ‫وتقديم‬ ‫الئقة‬ ‫بطريقة‬ ‫الزائرين‬ ‫كل‬ ‫استقبال‬
‫والتحديات‬ ‫الرؤى‬ .... ‫المكتب‬ ‫ومدير‬ ‫السكرتير‬

50. 4
‫واالختزال‬ ‫التسجيل‬ -
•
. ‫تستقبلها‬ ‫التي‬ ‫للرسالة‬ ‫السريعة‬ ‫الكتابة‬ ‫على‬ ‫القدرة‬ ‫هو‬ ‫االختزال‬
•
– ‫األقالم‬ – ‫األوراق‬ ( ‫يدك‬ ‫متناول‬ ‫ي‬G‫ف‬ ‫لالختزال‬ ‫اسية‬G‫األس‬ ‫األدوات‬ ‫وجود‬ ‫ن‬G‫م‬ ‫د‬G‫تأك‬
.) ‫التسجيل‬ ‫جهاز‬
•
. ‫بدقة‬ ‫تكتبه‬ ‫حتى‬ ‫عليك‬ ‫ملى‬ُ‫ي‬ ‫لما‬ ‫والفهم‬ ‫اليقظة‬
•
. ‫للتعديل‬ ‫صفحة‬ ‫كل‬ ‫نهاية‬ ‫في‬ ‫ومسافة‬ ‫لإلضافة‬ ‫األسطر‬ ‫بين‬ ‫مسافة‬ ‫اترك‬
•
‫ظ‬G
G‫وأحف‬ ‫ة‬G
G‫امل‬G
‫ع‬‫الم‬ ‫إلنهاء‬ ‫ة‬G
G‫الالزم‬ ‫األوراق‬ ‫ل‬G
G‫ك‬ ‫ك‬G
G‫ومع‬ ‫إال‬ ‫س‬G
G‫الرئي‬ ‫ب‬G
G‫مكت‬ ‫ادر‬G
‫غ‬‫ت‬ ‫ال‬
. ‫وتاريخ‬ ‫برقم‬ ‫المختزلة‬ ‫الرسالة‬
‫والتحديات‬ ‫الرؤى‬ .... ‫المكتب‬ ‫ومدير‬ ‫السكرتير‬

51. 5
‫البريد‬ ‫معالجة‬ -
•
.) ‫القيد‬ – ‫ة‬G
‫ع‬‫المراج‬ ( ‫وموثقة‬ ‫منظمة‬ ‫بطريقة‬ ‫البريد‬ ‫استالم‬
•
. ) ‫طرود‬ – ‫برقيات‬ – ‫شخصي‬ ‫بريد‬ – ‫عاجل‬ ‫بريد‬ – ‫سري‬ ‫بريد‬ ( ‫والفرز‬ ‫التصنيف‬
•
. ‫فتحها‬ ‫في‬ ‫الحديثة‬ ‫األدوات‬ ‫واستخدام‬ ‫الرسائل‬ ‫محتويات‬ ‫على‬ ‫المحافظة‬
•
. ‫والمطلوب‬ ‫والمرفقات‬ ‫التاريخ‬ ‫من‬ ‫د‬G
‫ك‬‫التأ‬
•
. ‫الخطأ‬ ‫بطريق‬ ‫الوارد‬ ‫للبريد‬ ‫السريعة‬ ‫المعالجة‬
•
. ‫الرئيس‬ ‫على‬ ‫البريد‬ ‫لعرض‬ ‫الحديثة‬ ‫واألدوات‬ ‫الوسائل‬ ‫استخدام‬
‫والتحديات‬ ‫الرؤى‬ .... ‫المكتب‬ ‫ومدير‬ ‫السكرتير‬

52. ‫والتحديات‬ ‫الرؤى‬ .... ‫المكتب‬ ‫ومدير‬ ‫السكرتير‬
‫المكتبية‬ ‫األعمال‬ ‫إدارة‬ ‫أهمية‬
:‫اآلتية‬ ‫لألسباب‬ ‫المكتبية‬ ‫األعمال‬ ‫إدارة‬ ‫أهمية‬ ‫ترجع‬
1
:‫المشروعات‬ ‫حجم‬ ‫كبر‬ -
‫ي‬ ‫ف‬ ‫ة‬ ‫اإلداري‬ ‫تويات‬ ‫المس‬ ‫تعدد‬ ‫ى‬ ‫إل‬ ‫أدى‬ ‫ا‬ ‫مم‬ ‫ة‬ ‫الحكومي‬ ‫و‬ ‫أ‬ ‫ناعية‬ ‫الص‬ ‫ة‬ ‫وخاص‬
‫م‬ ‫والتنظي‬ ‫ط‬ ‫التخطي‬ ‫بعمليات‬ ‫القيام‬ ‫عوبات‬ ‫ص‬ ‫ظهرت‬ ‫ي‬ ‫وبالتال‬ ،‫المشروع‬
‫ا‬ ‫كلم‬ ‫المشروع‬ ‫م‬ ‫حج‬ ‫بر‬ ‫ك‬ ‫ا‬ ‫كلم‬ ‫ه‬ ‫أن‬ ‫ات‬ ‫الدراس‬ ‫ت‬ ‫أثبت‬ ‫د‬ ‫وق‬ ،‫ة‬ ‫والرقاب‬ ‫ه‬ ‫والتوجي‬
‫إحكام‬ ‫ى‬ ‫إل‬ ‫ة‬ ‫الحاج‬ ‫د‬ ‫وتزي‬ ،‫بر‬ ‫أك‬ ‫بة‬ ‫بنس‬ ‫ة‬ ‫المكتبي‬ ‫األعمال‬ ‫ى‬ ‫إل‬ ‫ه‬ ‫حاجت‬ ‫زادت‬
.‫المختلفة‬ ‫اإلدارات‬ ‫بين‬ ‫التنسيق‬ ‫مشكالت‬ ‫وتتعدد‬ ‫الرقابة‬
2
‫الوظيفي‬ ‫التخصص‬ ‫إلى‬ ‫الحاجة‬ ‫ازدياد‬ -
‫ن‬ ‫أ‬ ‫د‬ ‫وج‬ ،‫ة‬ ‫معين‬ ‫برات‬ ‫وخ‬ ‫قدرات‬ ‫ب‬ ‫تتطل‬ ‫ة‬ ‫الكتابي‬ ‫األعمال‬ ‫م‬ ‫معظ‬ ‫ت‬ ‫كان‬ ‫ا‬ ‫لم‬
،‫النفقات‬ ‫ي‬‫ف‬ ‫ل‬‫قلي‬ ‫ر‬‫غي‬ ‫اد‬‫اقتص‬ ‫ى‬‫إل‬ ‫يؤدي‬ ‫ة‬‫المختلف‬ ‫ا‬‫مجاالته‬ ‫ي‬‫ف‬ ‫ص‬‫التخص‬
‫ة‬ ‫وخاص‬ ‫بيع‬ ‫وال‬ ‫كاإلنتاج‬ ‫األخرى‬ ‫اسية‬ ‫األس‬ ‫ف‬ ‫الوظائ‬ ‫ن‬ ‫ع‬ ‫ل‬ ‫تفص‬ ‫ا‬ ‫فإنه‬ ‫ك‬ ‫ولذل‬
‫ة‬‫كفاء‬ ‫ن‬‫م‬ ‫ع‬‫يرف‬ ‫ي‬‫الوظيف‬ ‫ص‬‫التخص‬ ‫هذا‬ ‫ن‬‫أ‬ ‫ك‬‫والش‬ ،‫بيرة‬‫الك‬ ‫المشرعات‬ ‫ي‬‫ف‬
.‫المكتبية‬ ‫األعمال‬ ‫في‬ ‫األداء‬

53. ‫والتحديات‬ ‫الرؤى‬ .... ‫المكتب‬ ‫ومدير‬ ‫السكرتير‬
3
:‫الحكومية‬ ‫والرقابة‬ ‫التوجيه‬ ‫زيادة‬ -
‫ى‬ ‫عل‬ ‫ة‬ ‫للرقاب‬ ‫ح‬ ‫واللوائ‬ ‫ن‬ ‫القواني‬ ‫ن‬ ‫م‬ ‫د‬ ‫العدي‬ ‫الحكومات‬ ‫ن‬ ‫م‬ ‫ر‬ ‫الكثي‬ ‫ت‬ ‫فرض‬
‫وظهرت‬ ‫م‬ ‫له‬ ‫ة‬ ‫وحماي‬ ‫الجمهور‬ ‫الح‬ ‫لمص‬ ً‫ضمانا‬ ‫ة‬ ‫التجاري‬ ‫ت‬ ‫المنشآ‬ ‫أعمال‬
‫الجمهور‬ ‫د‬‫لتزوي‬ ‫ة‬‫الحكوم‬ ‫ب‬‫مكات‬ ‫ي‬‫ف‬ ‫ة‬‫المكتبي‬ ‫باألعمال‬ ‫ن‬‫القائمي‬ ‫ى‬‫إل‬ ‫ة‬‫الحاج‬
‫ا‬ ‫كم‬ ،‫ة‬ ‫الحكومي‬ ‫ح‬ ‫واللوائ‬ ‫ن‬ ‫القواني‬ ‫ذ‬ ‫تنفي‬ ‫ى‬ ‫عل‬ ‫واإلشراف‬ ‫ة‬ ‫المختلف‬ ‫بالخدمات‬
‫ي‬‫الت‬ ‫جالت‬‫الس‬ ‫إلنشاء‬ ‫ن‬‫الكتابيي‬ ‫ن‬‫العاملي‬ ‫ى‬‫إل‬ ‫ة‬‫التجاري‬ ‫ت‬‫المنشآ‬ ‫ة‬‫حاج‬ ‫زادت‬
.‫وتطبيقها‬ ‫تفسيرها‬ ‫على‬ ‫واإلشراف‬ ‫واللوائح‬ ‫القوانين‬ ‫هذه‬ ‫تتطلبها‬
4
:‫المكتبية‬ ‫األعمال‬ ‫على‬ ‫تعتمد‬ ‫التي‬ ‫المنشآت‬ ‫عدد‬ ‫زيادة‬ -
:‫ل‬ ‫مث‬ ‫ة‬ ‫المكتبي‬ ‫اإلعمال‬ ‫ى‬ ‫عل‬ ً‫كليا‬ ‫د‬ ‫تعتم‬ ‫تكاد‬ ‫ي‬ ‫الت‬ ‫ت‬ ‫المنشآ‬ ‫ن‬ ‫م‬ ‫ر‬ ‫كثي‬ ‫هناك‬
‫عدد‬ ‫زاد‬ ‫د‬‫ولق‬ ، ‫اإلعالنات‬ ‫ووكاالت‬ ‫ل‬‫التموي‬ ‫ب‬‫ومكات‬ ‫ن‬‫التأمي‬ ‫وشركات‬ ‫البنوك‬
‫ى‬ ‫عل‬ ‫الجمهور‬ ‫إلقبال‬ ً‫نظرا‬ ‫ي‬ ‫الحال‬ ‫القرن‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫بيرة‬ ‫ك‬ ‫زيادة‬ ‫ت‬ ‫المنشآ‬ ‫هذه‬
.‫الكتابيين‬ ‫العاملين‬ ‫إلى‬ ‫الحاجة‬ ‫زيادة‬ ‫إلى‬ ‫أدى‬ ‫مما‬ ‫تقدمها‬ ‫التي‬ ‫الخدمات‬

54. ‫والتحديات‬ ‫الرؤى‬ .... ‫المكتب‬ ‫ومدير‬ ‫السكرتير‬
5
:‫العلمية‬ ‫اإلدارة‬ ‫مفاهيم‬ ‫بتطبيق‬ ‫االهتمام‬ -
‫إذ‬ ‫المشروعات‬ ‫في‬ ‫المكتبية‬ ‫األعمال‬ ‫نطاق‬ ‫اتساع‬ ‫إلى‬ ‫بدوره‬ ‫أدى‬ ‫مما‬ ، ‫بها‬ ‫اإلدارة‬ ‫تنتفع‬ ‫حتى‬ ‫وتسجيلها‬ ‫جمعها‬ ‫يجري‬ ‫التي‬ ‫والبيانات‬ ‫اإلحصاءات‬ ‫وتعددت‬ ‫السجالت‬ ‫إلى‬ ‫الحاجة‬ ‫زادت‬ ‫أن‬ ‫العلمية‬ ‫اإلدارة‬ ‫مفاهيم‬ ‫النتشار‬ ‫كان‬
.‫البيانات‬ ‫بهذه‬ ‫العليا‬ ‫اإلدارة‬ ‫تزويد‬ ‫عن‬ ‫المسئول‬ ‫هو‬ ‫المكتب‬ ‫أن‬ ‫المعروف‬
6
:‫ملكيتها‬ ‫عن‬ ‫المشروعات‬ ‫إدارة‬ ‫فصل‬ -
‫إدارة‬ ‫أهمية‬ ‫زادت‬ ‫هنا‬ ‫ومن‬ ، ‫المال‬ ‫رأس‬ ‫أصحاب‬ ‫فئة‬ ‫عن‬ ‫المساهمة‬ ‫الشركات‬ ‫في‬ ‫العليا‬ ‫اإلدارة‬ ‫وظائف‬ ‫انفصال‬ ‫على‬ ‫ذلك‬ ‫وساعد‬ ‫اآلالف‬ ‫إلى‬ ‫وصل‬ ‫حتى‬ ‫فيها‬ ‫المساهمين‬ ‫عدد‬ ‫وزيادة‬ ‫المساهمة‬ ‫الشركات‬ ‫حجم‬ ‫كبر‬ ‫عن‬ ‫نتج‬
.‫بالمشروع‬ ‫المكتبية‬ ‫األعمال‬ ‫على‬ ‫االعتماد‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫وذلك‬ ،‫الوقت‬ ‫نفس‬ ‫في‬ ‫أعمالها‬ ‫على‬ ‫الرقابة‬ ‫تحقيق‬ ‫مع‬ ‫المختلفة‬ ‫السياسات‬ ‫رسم‬ ‫في‬ ‫اإلدارة‬ ‫ولمساعدة‬ ،‫المختلفة‬ ‫الفئات‬ ‫هذه‬ ‫ورغبات‬ ‫متطلبات‬ ‫لتحقيق‬ ‫المكتبية‬ ‫األعمال‬

55. ‫الذاتية‬ ‫قوتك‬ ‫طريق‬ .... ‫الفعال‬ ‫االتصال‬
‫الفعال‬ ‫االتصال‬ ‫مفهوم‬
1
‫المرتبطة‬ ‫]راف‬‫ط‬‫األ‬ ‫جميع‬ ‫بين‬ ‫للمعلومات‬ ‫ونقل‬ ‫تبادل‬ ‫عملية‬ ‫هو‬ -
‫لما‬ ً
‫ا‬‫وفق‬ ‫المطلوبة‬ ‫األهداف‬ ‫تحقيق‬ ‫من‬ ‫يمكن‬ ‫الذي‬ ‫بالشكل‬ ‫بالعمل‬
. ‫قبل‬ ‫من‬ ‫لها‬ ‫مخطط‬ ‫هو‬
2
‫رسالة‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫للمعلومات‬ ‫التبادل‬ ‫عملية‬ ‫وتتم‬ -
‫ويتم‬. ‫وواضح‬ ‫محدد‬ ‫وهدف‬ ‫ومضمون‬ ‫معنى‬ ‫لها‬
‫وفقا‬ ‫المحددة‬ ‫االتصال‬ ‫قناة‬ ‫عبر‬ ‫الرسالة‬ ‫نقل‬
. ‫بها‬ ‫المعمول‬ ‫واألنظمة‬ ‫اللوائح‬ ‫تحدده‬ ‫لما‬
‫الوسائل‬ ‫مجرد‬ ‫يعني‬ ‫ال‬ ‫لالتصال‬ ‫الحديث‬ ‫والمفهوم‬
،‫للتفاهم‬ ً
‫ا‬‫خلق‬ ‫يعني‬ ‫وإنما‬ ‫المعلومات‬ ‫لنقل‬ ‫المادية‬
3
‫أو‬ ‫بالوجه‬ ‫بالتعبير‬ ‫أو‬ ‫بالعمل‬ ‫أو‬ ‫بالكلمة‬ ‫ذلك‬ ‫يكون‬ ‫وقد‬ -
‫أو‬ ‫بطريقة‬ ‫يسهم‬ ‫منها‬ ‫فكل‬ ،‫البدني‬ ‫باإليحاء‬ ‫أو‬ ‫الصوت‬ ‫بنغمة‬
.‫مطلوب‬ ‫هو‬ ‫ما‬ ‫فهم‬ ‫في‬ ‫بأخرى‬
4
‫الرسالة‬ – ‫المرسل‬ ( ‫االتصال‬ ‫عملية‬ ‫عناصر‬ ‫وتشمل‬ -
. ) ‫المرتدة‬ ‫المعلومات‬ – ‫المستقبل‬ – ‫الوسيلة‬ –

56. ‫الفعالة‬ ‫للسكرتارية‬ ‫الرقمية‬ ‫التقنيات‬ ‫أساسيات‬
•
‫من‬ ‫العديد‬ ‫في‬ ‫ا‬ً
‫ي‬‫أساس‬ ‫ا‬ً
‫ب‬‫متطل‬ ‫اليوم‬ ‫الفعالة‬ ‫تارية‬C
‫ر‬‫السك‬ ‫يعتبر‬
‫والمهارات‬ ‫األدوات‬ ‫من‬ ‫مجموعة‬ ‫الرقمية‬ ‫التقنيات‬ ‫وتوفر‬ ،‫المجاالت‬
‫يلي‬ ‫فيما‬ .‫وإنتاجيته‬ ‫كفاءته‬ ‫لزيادة‬ ‫منها‬ ‫االستفادة‬ C
‫ر‬‫للسكرتي‬ ‫يمكن‬ ‫التي‬
:‫الفعالة‬ ‫للسكرتارية‬ ‫الرقمية‬ ‫التقنيات‬ ‫أساسيات‬
•
:‫امج‬C
‫ر‬‫والب‬ C
‫ر‬‫الكمبيوت‬ ‫ة‬C
‫ز‬‫أجه‬ ‫استخدام‬
‫يكون‬ ‫أن‬ C
‫ر‬‫تي‬C‫ر‬‫السك‬ ‫على‬ ‫يجب‬
‫النصوص‬ ‫معالجات‬ ‫مثل‬ ‫المختلفة‬ ‫وبرامجها‬ ‫الكمبيوتر‬ ‫ة‬C
‫ز‬‫بأجه‬ ‫ا‬ً
‫م‬‫مل‬
‫يساعد‬ .‫اإللكتروني‬ ‫والبريد‬ ‫المهام‬ ‫إدارة‬ ‫وبرامج‬ ‫البيانات‬ ‫وجداول‬
‫المعلومات‬ ‫وتنظيم‬ ‫المستندات‬ ‫إدارة‬ ‫تسهيل‬ ‫في‬ ‫األدوات‬ ‫هذه‬ ‫استخدام‬
.‫بفعالية‬ ‫المهام‬ ‫وتنفيذ‬

57. ‫الفعالة‬ ‫للسكرتارية‬ ‫الرقمية‬ ‫التقنيات‬ ‫أساسيات‬
•
:‫اإللكتروني‬ ‫البريد‬ ‫إدارة‬
‫مهارات‬ ‫لديه‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ C
‫ر‬‫تي‬C
‫ر‬‫السك‬ ‫على‬ ‫يجب‬
‫برنامج‬ ‫استخدام‬ ‫فهم‬ ‫عليه‬ ‫يجب‬ .‫اإللكتروني‬ ‫يد‬C
‫ر‬‫الب‬ ‫ة‬C
‫ر‬‫إدا‬ ‫في‬ ‫جيدة‬
‫بشكل‬ ‫الرسائل‬ ‫على‬ ‫والرد‬ ،‫الرسائل‬ ‫وتنظيم‬ C
‫ز‬‫وفر‬ ،‫اإللكتروني‬ ‫البريد‬
.‫وتنظيمها‬ ‫االجتماعات‬ ‫وجدولة‬ ،‫وسريع‬ ‫فعال‬
•
‫الرقمية‬ ‫المكتبية‬ ‫األدوات‬ ‫استخدام‬
‫المكتبية‬ ‫األدوات‬ ‫استخدام‬ ‫يمكن‬ :
‫يمكن‬ ،‫المثال‬ ‫سبيل‬ ‫على‬ .‫اإلنتاجية‬ ‫وزيادة‬ ‫العمل‬ ‫لتسهيل‬ ‫الرقمية‬
،‫المهام‬ ‫ة‬C
‫ر‬‫وإدا‬ ‫المواعيد‬ ‫لجدولة‬ ‫الرقمي‬ ‫التقويم‬ ‫تطبيقات‬ ‫استخدام‬
.‫المستندات‬ ‫كة‬C
‫ر‬‫ومشا‬ ‫الفريق‬ ‫مع‬ ‫للتعاون‬ ‫التعاونية‬ ‫البرامج‬ ‫واستخدام‬

58. ‫الفعالة‬ ‫للسكرتارية‬ ‫الرقمية‬ ‫التقنيات‬ ‫أساسيات‬
:‫الرقمية‬ ‫المستندات‬ ‫إدارة‬
‫في‬ ‫قمية‬C
‫ر‬‫ال‬ ‫المستندات‬ ‫إدارة‬ ‫أنظمة‬ ‫تساعد‬
‫هذه‬ ‫استخدام‬ ‫للسكرتير‬ ‫يمكن‬ .‫فعال‬ ‫بشكل‬ ‫المستندات‬ ‫وتصنيف‬ ‫تنظيم‬
‫مع‬ ‫ومشاركتها‬ ‫المهمة‬ ‫المستندات‬ ‫إلى‬ ‫السريع‬ ‫للوصول‬ ‫األدوات‬
.‫بسهولة‬ ‫اآلخرين‬
‫اإلنترنت‬ ‫عبر‬ ‫البحث‬ ‫مهارات‬
‫مهارة‬ ‫نت‬C
‫ر‬‫اإلنت‬ ‫عبر‬ ‫البحث‬ ‫يعتبر‬ :
‫على‬ ‫ا‬ً
‫قادر‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫تير‬C
‫ر‬‫السك‬ ‫على‬ ‫يجب‬ .‫الفعال‬ ‫للسكرتير‬ ‫مهمة‬
‫بسرعة‬ ‫المطلوبة‬ ‫المعلومات‬ ‫على‬ ‫للعثور‬ ‫البحث‬ ‫محركات‬ ‫استخدام‬
..‫اإلنترنت‬ ‫على‬ ‫المصادر‬ ‫وتقييم‬ ‫تحليل‬ ‫كيفية‬ ‫وفهم‬ ،‫ودقة‬

59. ‫الفعالة‬ ‫للسكرتارية‬ ‫الرقمية‬ ‫التقنيات‬ ‫أساسيات‬
:‫االجتماعي‬ ‫التواصل‬ ‫ووسائل‬ ‫وني‬C
‫ر‬‫اإللكت‬ ‫التواصل‬
‫على‬ ‫يجب‬
‫مثل‬ ‫اإللكتروني‬ ‫التواصل‬ ‫بأساليب‬ ‫دراية‬ ‫على‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ C
‫ر‬‫السكرتي‬
.‫االجتماعي‬ ‫التواصل‬ ‫ووسائل‬ ‫الصوتية‬ ‫والمكالمات‬ ‫الدردشة‬
‫في‬ ‫المتبعة‬ ‫والبروتوكوالت‬ ‫للقواعد‬ ‫جيد‬ ‫فهم‬ ‫لديه‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫يجب‬
‫فعال‬ ‫بشكل‬ ‫التواصل‬ ‫على‬ ‫ا‬ً
‫قادر‬ ‫يكون‬ ‫وأن‬ ،‫اإللكتروني‬ ‫التواصل‬
.‫واحترافي‬
:‫الرقمية‬ ‫والخصوصية‬ ‫األمان‬
‫دراية‬ ‫على‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫تير‬C
‫ر‬‫السك‬ ‫على‬ ‫يجب‬
‫حماية‬ ‫كيفية‬ ‫فهم‬ ‫عليه‬ ‫يجب‬ .‫الرقمية‬ ‫والخصوصية‬ ‫األمان‬ ‫بأساسيات‬
‫البيانات‬ ‫خصوصية‬ ‫على‬ ‫والحفاظ‬ ‫والحساسة‬ ‫السرية‬ ‫المعلومات‬
.

60. .‫الرقمية‬ ‫اإلدارة‬
•
‫التكنولوجيا‬ ‫استخدام‬ ‫إلى‬ ‫يشير‬ ‫مفهوم‬ ‫هي‬ ‫الرقمية‬ ‫اإلدارة‬
‫في‬ ‫ارات‬C
‫ر‬‫الق‬ ‫واتخاذ‬ ‫اإلدارة‬ ‫عمليات‬ ‫في‬ ‫والمعلوماتية‬ ‫الرقمية‬
‫تحسين‬ ‫إلى‬ ‫الرقمية‬ ‫اإلدارة‬ ‫تهدف‬ .‫والمنظمات‬ ‫المؤسسات‬
‫التكنولوجيا‬ ‫تبني‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫اإلنتاجية‬ C
‫ز‬‫ي‬C
‫ز‬‫وتع‬ ‫العمل‬ ‫كفاءة‬
‫فعال‬ ‫بشكل‬ ‫والمعلومات‬ ‫البيانات‬ ‫واستغالل‬ ‫الحديثة‬

61. .‫الرقمية‬ ‫اإلدارة‬
•
‫الرقمية‬ ‫مجيات‬C
‫ر‬‫والب‬ ‫األنظمة‬ ‫استخدام‬ ‫الرقمية‬ ‫اإلدارة‬ ‫تشمل‬
،‫االستراتيجي‬ ‫والتخطيط‬ ،‫ية‬C
‫ر‬‫البش‬ ‫الموارد‬ ‫إدارة‬ ‫في‬
،‫والتشغيل‬ ،‫التوريد‬ ‫وسلسلة‬ ،‫والتوريد‬ ،‫والمبيعات‬ ،‫والتسويق‬
،‫المشاريع‬ ‫وإدارة‬
•
‫يمكن‬ ،‫المثال‬ ‫سبيل‬ ‫على‬ .‫اإلدارة‬ ‫عمليات‬ ‫من‬ ‫وغيرها‬
‫لتسهيل‬ ‫قمية‬C
‫ر‬‫ال‬ ‫ية‬C
‫ر‬‫البش‬ ‫الموارد‬ ‫إدارة‬ ‫أنظمة‬ ‫استخدام‬
.‫فعال‬ ‫بشكل‬ ‫الموظفين‬ ‫وإدارة‬ ‫والتدريب‬ ‫التوظيف‬ ‫إجراءات‬
‫إلى‬ ‫للوصول‬ ‫الرقمي‬ ‫التسويق‬ ‫أدوات‬ ‫استخدام‬ ‫يمكن‬ ‫كما‬
‫أكبر‬ ‫بدقة‬ ‫المستهلكين‬ ‫سلوك‬ ‫وتحليل‬ ‫أوسع‬ ‫جمهور‬

62. .‫الرقمية‬ ‫اإلدارة‬
•
‫والذكاء‬ ،‫السحابية‬ ‫الحوسبة‬ ‫مثل‬ ‫التكنولوجية‬ ‫التحوالت‬ ‫تعد‬
،‫األشياء‬ ‫من‬ ‫واإلنترنت‬ ،‫للبيانات‬ ‫الضخمة‬ ‫والتحليالت‬ ،‫االصطناعي‬
‫تحقيق‬ ‫في‬ ‫حاسمة‬ ‫أدوات‬ ‫االفتراضي‬ ‫والواقع‬ ،‫المعزز‬ ‫والواقع‬
‫التواصل‬ ‫تحسين‬ ‫إلى‬ ‫التكنولوجيا‬ ‫هذه‬ ‫وتهدف‬ .‫الرقمية‬ ‫اإلدارة‬
،‫وتحليلها‬ ‫المعلومات‬ ‫إلى‬ ‫الوصول‬ ‫وتسهيل‬ ،‫ق‬C
‫ر‬‫الف‬ ‫بين‬ ‫والتعاون‬
‫استخدام‬ ‫وتعزيز‬ ،‫والتخطيط‬ ‫ارات‬C
‫ر‬‫الق‬ ‫االتخاذ‬ ‫عمليات‬ ‫وتحسين‬
.‫فعالية‬ ‫أكثر‬ ‫بشكل‬ ‫الموارد‬
•
‫داخل‬ ‫الرقمي‬ ‫التحول‬ ‫لتحقيق‬ ‫تسعى‬ ‫الرقمية‬ ‫اإلدارة‬ ،‫عام‬ ‫بشكل‬
‫مع‬ ‫والتكيف‬ ‫التكنولوجي‬ ‫االبتكار‬ C
‫ر‬‫وتعتب‬ ،‫والمنظمات‬ ‫المؤسسات‬
.‫السياق‬ ‫هذا‬ ‫في‬ ‫ا‬ً
‫م‬‫حاس‬ ‫ا‬ً
‫أمر‬ ‫التكنولوجية‬ ‫التغيرات‬

63. .‫الرقمية‬ ‫اإلدارة‬
•
‫تجربة‬ ‫لتحسين‬ ‫الرقمية‬ ‫اإلدارة‬ ‫تسعى‬ :‫المستخدم‬ ‫بة‬C
‫ر‬‫تج‬ ‫تحسين‬
‫ذلك‬ ‫تحقيق‬ ‫يمكن‬ .‫الموظف‬ ‫أو‬ ‫النهائي‬ ‫العميل‬ ‫كان‬ ‫سواء‬ ‫المستخدم‬
‫وتوفير‬ ،‫االستخدام‬ ‫سهلة‬ ‫مستخدم‬ ‫واجهات‬ ‫تصميم‬ ‫خالل‬ ‫من‬
،‫يح‬C
‫ر‬‫وم‬ ‫سريع‬ ‫بشكل‬ ‫المعلومات‬ ‫إلى‬ ‫الوصول‬
•
‫ة‬C
‫ر‬‫اإلدا‬ ‫من‬ ‫ا‬ً
‫م‬‫ها‬ ‫ا‬ً
‫ء‬‫جز‬ ‫المعلومات‬ ‫أمن‬ C
‫ر‬‫يعتب‬ :‫المعلومات‬ ‫أمن‬
‫قوية‬ ‫أمنية‬ ‫وإجراءات‬ ‫سياسات‬ ‫تبني‬ ‫المؤسسات‬ ‫على‬ ‫يجب‬ .‫الرقمية‬
.‫انية‬C
‫ر‬‫السيب‬ ‫التهديدات‬ ‫من‬ ‫الحساسة‬ ‫والمعلومات‬ ‫البيانات‬ ‫لحماية‬
•
‫في‬ ‫ا‬ً
‫ي‬‫ثقاف‬ ‫اًل‬‫و‬‫تح‬ ‫الرقمية‬ ‫اإلدارة‬ ‫إلى‬ ‫االنتقال‬ ‫يتطلب‬ :‫الثقافي‬ ‫التحول‬
‫التكنولوجيا‬ ‫تبني‬ ‫والموظفين‬ ‫التنفيذية‬ ‫القيادات‬ ‫على‬ ‫يجب‬ .‫المؤسسة‬
‫وتعزيز‬ ،‫المستمرة‬ ‫التغييرات‬ ‫مع‬ C
‫ف‬‫والتكي‬ ‫الجديدة‬ ‫العمل‬ ‫وممارسات‬
.‫المستمر‬ ‫والتعلم‬ ‫االبتكار‬ ‫ثقافة‬

64. ‫الرقمية؟‬ ‫اإلدارة‬ ‫في‬ ‫الرقمي‬ ‫والتعاون‬ ‫االتصال‬ ‫أهمية‬ ‫هي‬ ‫ما‬
•
‫الجماعي‬ ‫العمل‬ ‫تعزيز‬
‫تجمع‬ ‫أن‬ ‫الرقمي‬ ‫التعاون‬ ‫ألدوات‬ ‫يمكن‬ :
.‫مشتركة‬ ‫عمل‬ ‫بيئة‬ ‫في‬ ‫مختلفة‬ ‫جغرافية‬ ‫ومواقع‬ ‫خلفيات‬ ‫من‬ ‫األفراد‬
C
‫ر‬‫األفكا‬ ‫وتبادل‬ ‫المشاريع‬ ‫على‬ ‫ا‬ً
‫ع‬‫م‬ ‫العمل‬ ‫من‬ ‫الموظفون‬ ‫يتمكن‬
‫وتحقيق‬ ‫الجماعي‬ ‫العمل‬ ‫تعزيز‬ ‫في‬ ‫يساهم‬ ‫وهذا‬ ،‫بسهولة‬ ‫والتجارب‬
.‫المشتركة‬ ‫األهداف‬
•
:‫اإلنتاجية‬ ‫زيادة‬
،‫والتعاون‬ ‫التواصل‬ ‫في‬ ‫سهولة‬ ‫هناك‬ ‫يكون‬ ‫عندما‬
‫وتبادل‬ ‫المباشر‬ ‫التواصل‬ ‫للموظفين‬ ‫يمكن‬ .‫اإلنتاجية‬ ‫مستوى‬ ‫من‬ ‫يزيد‬
‫إلى‬ ‫يؤدي‬ ‫مما‬ ،‫فعالية‬ ‫أكثر‬ ‫بشكل‬ ‫األعمال‬ ‫في‬ ‫والمساهمة‬ ‫المعلومات‬
.‫والفرص‬ ‫للتحديات‬ ‫االستجابة‬ ‫وسرعة‬ ‫اإلنتاجية‬ ‫زيادة‬

65. ‫الرقمية؟‬ ‫اإلدارة‬ ‫في‬ ‫الرقمي‬ ‫والتعاون‬ ‫االتصال‬ ‫أهمية‬ ‫هي‬ ‫ما‬
•
:‫العمل‬ ‫نطاق‬ ‫توسيع‬
‫للمؤسسات‬ ‫الرقمي‬ ‫والتعاون‬ ‫االتصال‬ ‫يتيح‬
‫للشركات‬ ‫يمكن‬ .‫بسهولة‬ ‫العالم‬ ‫حول‬ ‫وفرق‬ ‫أشخاص‬ ‫مع‬ ‫التواصل‬
‫معهم‬ ‫والفرص‬ ‫المعلومات‬ ‫وتبادل‬ ‫بعيد‬ ‫وعمالء‬ ‫شركاء‬ ‫مع‬ ‫التعاون‬
‫جديدة‬ ‫ا‬ً
‫ق‬‫أفا‬ ‫ويفتح‬ ‫العمل‬ ‫نطاق‬ ‫يوسع‬ ‫مما‬ ،‫الجغرافية‬ ‫الحدود‬ ‫عبر‬
‫والتنمية‬ ‫للتعاون‬
.
•
‫في‬ ‫والكفاءة‬ ‫الفاعلية‬ ‫يعزز‬ ‫قمي‬C
‫ر‬‫ال‬ ‫والتعاون‬ ‫االتصال‬ ،‫عام‬ ‫بشكل‬
‫بين‬ ‫المثلى‬ ‫والتعاون‬ ‫التنسيق‬ ‫تحقيق‬ ‫في‬ ‫ويسهم‬ ،‫الرقمية‬ ‫اإلدارة‬
‫تجربة‬ ‫وتحسين‬ ‫واالبتكار‬ ‫اإلنتاجية‬ ‫زيادة‬ ‫في‬ ‫يساهم‬ .‫واألفراد‬ ‫الفرق‬
‫الحدود‬ C
‫ر‬‫عب‬ ‫والتوسع‬ ‫النمو‬ ‫ويدعم‬ ،‫والموظفين‬ ‫العمالء‬

66. 66
‫االرشفة‬
‫االلكترونية‬
‫وإدارة‬
‫الوثائق‬

67. ‫العام‬ ‫الهدف‬
‫واألرشفة‬ ‫لإلدارة‬ ‫بالمفاهيم‬ ‫المشاركين‬ ‫إثراء‬
‫الوثائق‬ ‫وإدارة‬ ‫االلكترونية‬
67

68. ‫البرنامج‬ ‫محتويات‬
‫التدريبي‬

69. ‫االلكترونية‬ ‫االرشفة‬

،‫أهدافها‬ -‫(مفهومها‬ ‫االلكترونية‬ ‫االدارة‬
.)‫فوائدها‬ ،‫أساسها‬

.‫األرشفة‬ ‫مفهوم‬

.‫اإللكترونية‬ ‫لألرشفة‬ ‫التخطيط‬ ‫مراحل‬

.‫االلكترونية‬ ‫لألرشفة‬ ‫التنفيذية‬ ‫المراحل‬

‫األرشفة‬ ‫من‬ ‫المستفيدة‬ ‫الجهات‬
.‫االلكترونية‬

.‫االلكترونية‬ ‫األرشفة‬ ‫اهداف‬

70. ‫االلكترونية‬ ‫االرشفة‬ ‫اساسيات‬

.‫اللكترونية‬‫ا‬ ‫االرشفة‬ ‫مميزات‬

.‫االلكترونية‬ ‫االرشفة‬ ‫سلبيات‬

‫ة‬ ‫االلكتروني‬ ‫ة‬ ‫االرشف‬ ‫ه‬ ‫تواج‬ ‫ي‬ ‫الت‬ ‫عوبات‬ ‫الص‬ ‫م‬ ‫اه‬
.‫عليها‬ ‫لتغلب‬‫ا‬ ‫وكيفية‬

‫ة‬ ‫االرشف‬ ‫ظهور‬ ‫ى‬ ‫ال‬ ‫ت‬ ‫دع‬ ‫ي‬ ‫الت‬ ‫باب‬ ‫االس‬
.‫االلكترونية‬

.‫االلكترونية‬ ‫االرشفة‬ ‫وظائف‬

.‫االلكترونية‬ ‫األرشفة‬ ‫عملية‬ ‫متطلبات‬

‫ف‬ ‫واألرشي‬ ‫التقليدي‬ ‫ف‬ ‫األرشي‬ ‫ن‬ ‫بي‬ ‫ة‬ ‫المقارن‬
.‫اإللكتروني‬

71. ‫التدريبية‬ ‫الجلسة‬
‫األولى‬
‫االلكترونية‬ ‫االرشفة‬

72. ‫االلكترونية‬ ‫اإلدارة‬
‫ولكنها‬ ‫العامة‬ ‫اإلدارة‬ ‫أشكال‬ ‫من‬ ‫شكل‬ ‫اإللكترونية‬ ‫االدارة‬
‫واالتصاالت‬ ‫المعلومات‬ ‫تقنيات‬ ‫تستخدم‬
،‫بأنشطتها‬ ‫للقيام‬
‫دقة‬ ‫وأكثر‬ ‫أسرع‬ ‫خدمة‬ ‫تقديم‬ ‫إلى‬ ‫االلكترونية‬ ‫اإلدارة‬ ‫وتهدف‬
‫الحواسيب‬ ‫عبر‬ ‫إدارية‬ ‫عمليات‬ ‫إجراء‬ ‫إمكانية‬ ‫بفضل‬ ‫للمواطنين‬
‫اآللية‬
‫الرقمي‬ ‫التحول‬ ‫مع‬ ‫ا‬ً‫م‬‫لزا‬ ‫االلكترونية‬ ‫االدارة‬ ‫أصبحت‬ ‫ولقد‬
‫وقلة‬ ‫وسرعة‬ ‫دقة‬ ‫من‬ ‫به‬ ‫تمتاز‬ ‫لما‬ ‫العالم‬ ‫يشهده‬ ‫الذي‬ ‫الكبير‬
‫دون‬ ‫المكاتب‬ ‫بها‬ ‫تتكدس‬ ‫كانت‬ ‫التي‬ ‫بالورقيات‬ ‫مقارنة‬ ‫تكلفة‬
‫يعتمد‬ ‫حوسبي‬ ‫بيانات‬ ‫هيكل‬ ‫بناء‬ ‫نحو‬ ‫تسعى‬ ‫فهي‬ ،‫جدوى‬
‫من‬ ‫أكثر‬ ‫البيانات‬ ‫على‬ ‫العمليات‬ ‫في‬ ‫اآللي‬ ‫العنصر‬ ‫على‬

73. 73
‫اإلدارة‬
‫االلكترونية‬
‫اإلدارة‬ ‫أهداف‬
‫االلكترونية‬
‫والعمليات‬ ‫العامة‬ ‫الخدمات‬ ‫تحسين‬
‫العامة‬ ‫للسياسات‬ ‫االمتثال‬ ‫في‬ ‫للمساعدة‬
‫ط‬ ‫تبس‬ ‫ا‬ ‫ألنه‬ ،‫ينها‬ ‫وتحس‬ ‫ة‬ ‫اإلنتاجي‬ ‫زيادة‬
‫منظمة‬ ‫ألي‬ ‫اليومية‬ ‫العمليات‬
‫المعلومات‬ ‫ا‬ ‫تكنولوجي‬ ‫ا‬ ‫مزاي‬ ‫تغالل‬ ‫اس‬
‫واالتصاالت‬
‫تخدام‬ ‫االس‬ ‫ق‬ ‫وتحقي‬ ‫الموارد‬ ‫ين‬ ‫تحس‬
‫القائمة‬ ‫للخدمات‬ ‫األقصى‬
‫اإلدارة‬ ‫ل‬ ‫وتحوي‬ ‫االبتكار‬ ‫ى‬ ‫عل‬ ‫ز‬ ‫التركي‬
‫واقع‬ ‫إلى‬ ‫اإللكترونية‬
‫الخدمات‬ ‫بهذه‬ ‫والشركات‬ ‫المواطنين‬ ‫توعية‬
‫فعالة‬ ‫نتائج‬ ‫على‬ ‫للحصول‬ ‫الجديدة‬
‫والتكاليف‬ ‫المصاريف‬ ‫تخفيض‬
‫تتلخص‬
‫األهداف‬
‫الرئيسي‬
‫ة‬
‫لإلدارة‬
‫اإللكترو‬
‫في‬ ‫نية‬

74. 74
‫اإلدارة‬
‫االلكترونية‬
‫اإلدارة‬ ‫أسس‬
‫االلكترونية‬
‫ا‬ ‫تكنولوجي‬ ‫تخدام‬ ‫اس‬ ‫ج‬ ‫دم‬ ‫و‬ ‫ه‬ ‫ة‬ ‫االلكتروني‬ ‫االدارة‬
‫ة‬ ‫اإلداري‬ ‫م‬ ‫النظ‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫االت‬ ‫واالتص‬ ‫المعلومات‬
‫األنظمة‬ ‫هذه‬ ‫في‬ ‫اإللكترونية‬ ‫اللبنات‬ ‫وتكوين‬:
1
‫المعامالت‬ ‫خدمات‬
2
‫العمل‬ ‫سير‬ ‫إدارة‬ ‫نظم‬
3
‫التحتية‬ ‫البنية‬ ‫وأنظمة‬ ‫أساسية‬ ‫األنظمة‬
4
‫مكونات‬ ‫ن‬ ‫بي‬ ‫ط‬ ‫ترب‬ ‫ي‬ ‫الت‬ ‫بيانات‬ ‫ال‬ ‫شبكات‬
‫م‬‫نظ‬ ‫تخدمي‬‫مس‬ ‫ع‬‫م‬ ‫المعلومات‬ ‫ا‬‫تكنولوجي‬
‫وخارج‬ ‫ل‬ ‫داخ‬ ‫والخدمات‬ ‫المعلومات‬
‫اإلداري‬ ‫القطاع‬

75. 75
‫اإلدارة‬
‫االلكترونية‬
‫اإلدارة‬ ‫تطبيق‬ ‫فوائد‬
‫االلكترونية‬
‫سيعود‬
‫تطبيق‬
‫االدارة‬
‫االلكترونية‬
‫من‬ ‫بعدد‬
‫الفوائد‬
‫في‬ ‫الدقة‬
‫تقديم‬
‫الخدمات‬
‫المقدمة‬
‫وكذلك‬
‫الشفافية‬
‫توفير‬
‫الوقت‬
‫والجهد‬
‫مع‬
‫السرع‬
‫في‬ ‫ة‬
‫األداء‬
‫ربط‬
‫اإلدارات‬
‫بعضها‬ ‫مع‬
‫البعض‬
‫يوفر‬ ‫مما‬
‫سرعة‬
‫اتخاذ‬ ‫في‬
‫القرارات‬
‫القضاء‬
‫على‬
‫الوساطة‬
‫والرشوة‬
‫والبيروقرا‬
‫التي‬ ‫طية‬
‫رفع‬
‫قدرات‬
‫العامل‬
‫البشري‬
‫بتدريبه‬
‫ورفع‬
‫خفض‬
‫تكاليف‬
‫العمل‬
‫اإلداري‬
‫والتركيز‬
‫رفع‬ ‫على‬
‫تقليل‬
‫البعد‬
‫الجغراف‬
‫من‬ ‫ي‬
‫خالل‬
‫شبكات‬

76. 76
‫مفهوم‬
‫األرشفة‬

77. ‫األرشفة‬ ‫مفهوم‬
‫حفظ‬ ‫عملية‬ ‫هي‬ ‫عام‬ ‫كمفهوم‬ ‫األرشفة‬
‫بطريقة‬ )‫األوراق‬ ‫(غالبا‬ ‫الوثائق‬ ‫وتصنيف‬
‫ديناميكية‬ ‫عملية‬ ‫وهي‬ ،‫لها‬ ‫الرجوع‬ ‫يسهل‬
‫األرشيفي‬ ‫العمل‬ ‫على‬ ‫تعتمد‬ ‫حيث‬ ‫متكاملة‬
‫المتقدمة‬ ‫البلدان‬ ‫في‬
‫في‬ ‫إنشائها‬ ‫لحظة‬ ‫من‬ ‫الوثائق‬ ‫رعاية‬ ‫على‬
‫يتقرر‬ ‫حتى‬ ‫الوثائق‬ ‫هذه‬ ‫ومتابعة‬ ‫اإلدارات‬
‫النهائي‬ ‫مصيرها‬
‫المفهوم‬ ‫من‬ ‫غيرت‬ ‫الرقمية‬ ‫التكنولوجيا‬ ‫ان‬
‫خلق‬ ‫الى‬ ‫التلف‬ ‫من‬ ‫الوثائق‬ ‫لحفظ‬ ‫التقليدي‬
‫خالل‬ ‫من‬ ‫الكترونيا‬ ‫جديد‬ ‫من‬ ‫الوثائق‬ ‫هذه‬
‫في‬ ‫وخزنها‬ ‫تصويرها‬ ‫أو‬ ‫ضوئيا‬ ‫مسحها‬
‫رقمية‬ ‫ذاكرة‬
‫هذه‬ ‫وسالمة‬ ‫صحة‬ ‫على‬ ‫المحافظة‬ ‫مع‬
‫عليها‬ ‫الحصول‬ ‫وسهولة‬ ‫الوثائق‬
‫عملية‬ ‫الى‬ ‫اإللكترونية‬ ‫األرشفة‬ ‫مفهوم‬ ‫ويشير‬
،‫الحديثة‬ ‫المعلومات‬ ‫لتقنيات‬ ‫الجهات‬ ‫استخدام‬
‫الحاسبات‬ ‫أجهزة‬ ‫من‬ ‫والمنطقية‬ ‫المادية‬
،‫وملحقاتها‬ ‫التصاالت‬‫ا‬ ‫وتقنيات‬ ،‫وبرمجياتها‬

78. 78
‫مراحل‬
‫التخطيط‬
‫لألرشفة‬
‫اإللكترونية‬

79. 79
‫مراحل‬
‫التخطيط‬
‫لألرشفة‬
‫اإللكترونية‬
‫مرحلة‬
‫الدراسة‬
‫والمسح‬
1
3
‫مرحلة‬
‫بناء‬
‫الخطة‬
5
‫مرحلة‬
‫قواعد‬ ‫إعداد‬
‫البيانات‬
2
‫مرحلة‬
‫التحليل‬
4
‫اختيار‬ ‫مرحلة‬
‫البرمجيات‬

80. 80
‫المراحل‬
‫التنفيذية‬
‫لألرشفة‬
‫االلكترونية‬

81. 81
‫التنفيذية‬ ‫المراحل‬
‫لألرشفة‬
‫االلكترونية‬
‫التالية‬ ‫المراحل‬ ‫وتشمل‬:
ً‫أوال‬
‫مرحلة‬
‫تحضير‬
‫الوثائق‬
‫والملف‬
‫ات‬
‫يتم‬ ‫لن‬ ‫والتي‬ ‫المكررة‬ ‫األوراق‬ ‫استبعاد‬
‫أرشفتها‬
1
‫حتى‬ ‫يدويا‬ ‫القديمة‬ ‫الوثائق‬ ‫بعض‬ ‫تصوير‬
‫ضوئيا‬ ‫تصويرها‬ ‫نستطيع‬
2
‫الوثائق‬ ‫على‬ ‫الموجودة‬ ‫الدبابيس‬ ‫إزالة‬ 3
‫حسب‬ ‫مجموعات‬ ‫إلى‬ ‫األوراق‬ ‫فصل‬
‫أو‬ ‫ألوان‬ ‫على‬ ‫تحتوي‬ ‫التي‬ ‫أو‬ ‫الحجم‬
‫على‬ ‫بيانات‬ ‫تحوي‬ ‫التي‬
‫إلخ‬...‫الوجهين‬
4
‫الوثائق‬ ‫على‬ ‫مميزه‬ ‫عالمات‬ ‫وضع‬
‫كانت‬ ‫أما‬ ‫تجميعها‬ ‫عملية‬ ‫وتسهيل‬
‫الضوئي‬ ‫التصوير‬ ‫قبل‬
5

82. 82
‫التنفيذية‬ ‫المراحل‬
‫لألرشفة‬
‫االلكترونية‬
ً‫ثانيا‬
‫مرحلة‬
‫التصوير‬
‫الضوئي‬
‫التي‬ ‫للوثائق‬ ‫الضوئي‬ ‫التصوير‬ ‫عملية‬ ‫تتم‬
‫المسح‬ ‫أجهزة‬ ‫بواسطة‬ ‫سابقا‬ ‫تحضيرها‬ ‫تم‬
‫ووضوحها‬ ‫الوثيقة‬ ‫لحجم‬ ‫المناسبة‬ ‫الضوئي‬
‫الخطوة‬ ‫هي‬ ‫الضوئي‬ ‫التصوير‬ ‫عملية‬
‫إلى‬ ‫الورقية‬ ‫الملفات‬ ‫لتحويل‬ ‫األولى‬
‫على‬ ‫تخزينها‬ ‫يتم‬ ‫إلكترونية‬ ‫ملفات‬
‫االلي‬ ‫الحاسب‬ ‫اجهزة‬
‫األجهزة‬ ‫على‬ ‫التركيز‬ ‫من‬ ‫البد‬ ‫كما‬
‫الملف‬ ‫نوع‬ ،‫للتخزين‬ ‫المطلوبة‬
‫ضغط‬ ‫خاصية‬ ‫استخدام‬ ،‫االلكتروني‬
...‫والتغيير‬ ‫االطالع‬ ‫صالحيات‬ ،‫الملفات‬

83. 83
‫التنفيذية‬ ‫المراحل‬
‫االلكترونية‬ ‫لألرشفة‬
‫وتدقيق‬ ‫مراقبة‬ ‫مرحلة‬
:‫الجودة‬
ً‫ثالثا‬
‫الضوئي‬ ‫التصوير‬ ‫عملية‬ ‫مع‬ ‫بالتوازي‬ ‫المرحلة‬ ‫هذه‬ ‫تتم‬
‫اي‬ ‫أو‬ ‫ضوئيا‬ ‫الملفات‬ ‫يصور‬ ‫الذي‬ ‫الموظف‬ ‫يقوم‬ ‫حيث‬
‫على‬ ‫بالتدقيق‬ ‫الجودة‬ ‫مراقبة‬ ‫مهمته‬ ‫تكون‬ ‫أخر‬ ‫موظف‬
‫من‬ ‫للتأكد‬ ‫باألصل‬ ‫ومقارنتها‬ ‫ضوئيا‬ ‫المصورة‬ ‫الملفات‬
‫تحتويها‬ ‫قد‬ ‫معلومة‬ ‫اي‬ ‫ضياع‬ ‫وعدم‬ ‫وجودتها‬ ‫وضوحها‬
‫الوثيقة‬
‫الفهرسة‬ ‫مرحلة‬:
ً‫رابعا‬
‫المتعلقة‬ ‫والفهارس‬ ‫البيانات‬ ‫إدخال‬ ‫مرحلة‬ ‫هي‬
‫بمثابة‬ ‫وهي‬ ،‫تصويرها‬ ‫يتم‬ ‫التي‬ ‫واألوراق‬ ‫بالملفات‬
‫أجل‬ ‫من‬ ‫للوثائق‬ ‫وتكشيف‬ ‫ووصفية‬ ‫مادية‬ ‫فهرسة‬ ‫عملية‬
‫المرافق‬ ‫والملف‬ ‫الفهرسية‬ ‫البطاقة‬ ‫بين‬ ‫ربط‬ ‫إقامة‬

84. 84
‫التنفيذية‬ ‫المراحل‬
‫لألرشفة‬
‫االلكترونية‬
‫الملفات‬ ‫إعادة‬ ‫ة‬ ‫مرحل‬
‫أصولها‬ ‫إلى‬:
‫ام‬ ‫خ‬
ً‫سا‬
‫التي‬ ‫والوثائق‬ ‫الملفات‬ ‫إعادة‬ ‫في‬ ‫لعملية‬‫ا‬ ‫هذه‬ ‫وتتمثل‬
‫وإلى‬ ‫بعضها‬ ‫إلى‬ ‫الضوئي‬ ‫التصوير‬ ‫طور‬ ‫في‬ ‫كانت‬
‫بإعادة‬ ‫وذلك‬ ‫الرقمنة‬ ‫قبل‬ ‫عليها‬ ‫كانت‬ ‫لتي‬‫ا‬ ‫أصولها‬
‫بعضها‬ ‫من‬ ‫فكها‬ ‫بعد‬ ‫تدبيسها‬
‫ظ‬ ‫الحف‬ ‫ة‬ ‫مرحل‬
‫والخزن‬:
‫اد‬ ‫س‬
ً‫سا‬
‫مختلفة‬ ‫وسائط‬ ‫في‬ ‫الوثائق‬ ‫وخزن‬ ‫حفظ‬ ‫مرحلة‬ ‫تتم‬
‫الممغنطة‬ ‫األقراص‬ ‫ومنها‬ ‫نفسه‬ ‫الحاسب‬ ‫ذاكرة‬ ‫منها‬
‫وكذلك‬ ‫والمدمجة‬
‫االحتياطي‬ ‫الحفظ‬ ‫طريقة‬ ‫وهي‬ ‫المركزية‬ ‫النظم‬ ‫في‬
‫غ‬ ‫(تبلي‬ ‫ي‬ ‫اإللكترون‬ ‫ف‬ ‫األرشي‬ ‫ى‬ ‫عل‬ ‫االطالع‬
)‫اإللكتروني‬ ‫األرشيف‬ ‫وتوزيع‬:
‫اب‬ ‫س‬
ً‫عا‬
‫المالية‬ ‫المبالغ‬ ‫وإنفاق‬ ‫األرشيفية‬ ‫األرصدة‬ ‫رقمنة‬ ‫إن‬
‫فقط‬ ‫الحفظ‬ ‫بغرض‬ ‫ليس‬ ‫عليها‬ ‫والتجهيزية‬ ‫والبشرية‬
‫للمستفيدين‬ ‫األرشيف‬ ‫تبليغ‬ ‫وهو‬ ‫أهم‬ ‫لهدف‬ ‫وإنما‬

85. ‫من‬ ‫المستفيدة‬ ‫الجهات‬
‫االلكترونية‬ ‫األرشفة‬
‫على‬ ‫تحتوي‬ ‫والتي‬ ‫البشرية‬ ‫الموارد‬ ‫إدارة‬ ‫اقسام‬
‫المنتسبين‬ ‫واضابير‬ ‫ملفات‬
1111
‫تحفظ‬ ‫والتي‬ ‫والجنسية‬ ‫الشخصية‬ ‫االحوال‬ ‫دوائر‬
‫المواطنين‬ ‫كافة‬ ‫وأوليات‬ ‫معلومات‬
2
‫تستخدم‬ ‫والتي‬ ‫الصحية‬ ‫والمراكز‬ ‫المستشفيات‬
‫والمراجعين‬ ‫للمرضى‬ ‫والملفات‬ ‫األوراق‬ ‫ماليين‬
3
‫األلوف‬ ‫مئات‬ ‫ملفات‬ ‫تحفظ‬ ‫والتي‬ ‫التقاعد‬ ‫مديريات‬
‫إلى‬ ‫ملفاتها‬ ‫عمر‬ ‫تعود‬ ‫قد‬ ‫والتي‬ ‫المتقاعدين‬ ‫من‬
‫سنة‬ ‫خمسين‬
‫أكثر‬ ‫أو‬
4

86. ‫من‬ ‫المستفيدة‬ ‫الجهات‬
‫االلكترونية‬ ‫األرشفة‬
‫إلى‬ ‫تحتاج‬ ‫قد‬ ‫والتي‬ ‫القضائية‬ ‫والمؤسسات‬ ‫المحاكم‬
‫وخزن‬ ‫لحفظ‬ ‫والوسائط‬ ‫األجهزة‬ ‫من‬ ‫متعددة‬ ‫أنواع‬
‫على‬ ‫بالقضايا‬ ‫والمتعلقة‬ ‫المختلفة‬ ‫والوثائق‬ ‫االدلة‬
‫وتنوعها‬ ‫اختالفها‬
5
‫والعقارات‬ ‫األمالك‬ ‫بتسجيل‬ ‫المعنية‬ ‫المؤسسات‬
‫من‬ ‫هائل‬ ‫كم‬ ‫تحفظ‬ ‫والتي‬ ‫الزراعية‬ ‫واالراضي‬
‫هذه‬ ‫ومواصفات‬ ‫بملكية‬ ‫والمتعلقة‬ ‫الهامة‬ ‫الوثائق‬
‫عمر‬ ‫تقدر‬ ‫قد‬ ‫والتي‬ ‫خرائطها‬ ‫الى‬ ‫باإلضافة‬ ‫العقارات‬
‫سنة‬ ‫مائة‬ ‫من‬ ‫بأكثر‬ ‫منها‬ ‫البعض‬
6
‫الهندسية‬ ‫بالمشاريع‬ ‫المعنية‬ ‫والشركات‬ ‫المؤسسات‬
‫الوثائق‬ ‫فيها‬ ‫بما‬ ‫المشاريع‬ ‫هذه‬ ‫اضابير‬ ‫تحفظ‬ ‫والتي‬
‫بالمشروع‬ ‫المتعلقة‬ ‫والخرائط‬ ‫واألوراق‬
7
‫وثمينة‬ ‫كثيرة‬ ‫ووثائق‬ ‫ملفات‬ ‫لديهم‬ ‫الذين‬ ‫األفراد‬
‫بها‬ ‫واالحتفاظ‬ ‫والضياع‬ ‫التلف‬ ‫من‬ ‫حفظها‬ ‫ويريدون‬
‫آمن‬ ‫مكان‬ ‫في‬
8

87. 87
‫األرشفة‬ ‫أهداف‬
‫االلكترونية‬
‫لتخزين‬ ‫المستهلكة‬ ‫المكتبية‬ ‫المساحات‬ ‫توفير‬
‫الورقية‬ ‫الملفات‬
‫تعرض‬ ‫حالة‬ ‫في‬ ‫الوثائق‬ ‫من‬ ‫احتياطية‬ ‫نسخة‬ ‫توفير‬
‫طبيعية‬ ‫عوامل‬ ‫ألية‬ ‫نتيجة‬ ‫والفقدان‬ ‫للتلف‬ ‫األصول‬
‫بشرية‬ ‫أو‬
‫الملفات‬ ‫عن‬ ‫البحث‬ ‫في‬ ‫المستهلك‬ ‫الوقت‬ ‫تقليل‬
‫وذلك‬ ‫المطلوبة‬ ‫الوثائق‬ ‫استرجاع‬ ‫سهولة‬
‫إمكانية‬ ‫مع‬ ،‫للبحث‬ ‫مختلفة‬ ‫طرق‬ ‫باستخدام‬
‫أكثر‬ ‫وضع‬
‫بحث‬ ‫صيغة‬ ‫من‬
‫المؤسسة‬ ‫اقسام‬ ‫داخل‬ ‫الوثائق‬ ‫تبادل‬ ‫سهولة‬
‫من‬ ‫العديد‬ ‫قبل‬ ‫من‬ ‫عليها‬ ‫لالطالع‬ ‫الوثائق‬ ‫إتاحة‬

88. 88
‫األرشفة‬ ‫أهداف‬
‫االلكترونية‬
‫على‬ ‫االطالع‬ ‫صالحيات‬ ‫فعالية‬ ‫زيادة‬
‫الوثائق‬
‫إلى‬ ‫الوصول‬ ‫هو‬ ‫االلكتروني‬ ‫لألرشيف‬ ‫هدف‬ ‫أهم‬ ‫يعد‬
‫والمستفيدون‬ ‫المراجعون‬ ‫فيه‬ ‫يحتاج‬ ‫ال‬ ‫مستوى‬
‫قليلة‬ ‫حالة‬ ‫في‬ ‫إال‬ ‫األرشيف‬ ‫لمراجعة‬
‫مراكز‬ ‫في‬ ‫المهني‬ ‫واألداء‬ ‫العمل‬ ‫كفاءة‬ ‫رفع‬
‫تقنية‬ ‫باستخدام‬ ‫والوثائقية‬ ‫المعلومات‬
‫والمعلومات‬ ‫االتصاالت‬
‫ل‬ ‫أق‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫ة‬ ‫والحديث‬ ‫ة‬ ‫الدقيق‬ ‫المعلومات‬ ‫ر‬ ‫توفي‬
‫القرار‬ ‫اتخاذ‬ ‫لدعم‬ ‫ممكن‬ ‫وقت‬
‫للمستفيدين‬ ‫متميزة‬ ‫أرشيفية‬ ‫خدمات‬ ‫تقديم‬
‫قياسي‬ ‫بوقت‬ ‫األعمال‬ ‫قطاع‬ ‫ومنظمات‬
‫والمؤسسات‬ ‫اإلدارات‬ ‫في‬ ‫اإلنفاق‬ ‫تقليص‬

89. 89
‫االرشفة‬ ‫خصائص‬
‫االلكترونية‬
‫خصائ‬
‫ص‬
‫االرش‬
‫فة‬
‫االلكت‬
‫رونية‬
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
‫البروتوكوالت‬ ‫دعم‬
‫المشهورة‬ ‫العالمية‬
‫واالندماج‬ ‫التكامل‬
‫أخرى‬ ‫نظم‬ ‫مع‬
‫حماية‬ ‫على‬ ‫قدرة‬
‫وتقديم‬ ‫الوثائق‬
‫التقارير‬
‫البريد‬ ‫دعم‬
‫وبرامج‬ ‫اإللكتروني‬
‫والرسومات‬ ‫الصور‬
‫التعامل‬ ‫في‬ ‫والقدرة‬
‫البيانات‬ ‫قواعد‬ ‫مع‬
‫الشبكات‬ ‫تقنية‬ ‫دعم‬
‫بعد‬ ‫عن‬ ‫الدخول‬ ‫ودعم‬
‫وال‬ ‫االستخدام‬ ‫سهل‬
‫من‬ ‫لكثير‬ ‫يحتاج‬
‫العربية‬ ‫اللغة‬ ‫دعم‬
‫استرجاع‬ ‫ودعم‬
‫التالفة‬ ‫البيانات‬
‫التطوير‬ ‫سهل‬
‫والتحديث‬
‫والتقاط‬ ‫حفظ‬
‫المقاسات‬ ‫جميع‬
‫أرشفة‬ ‫ودعم‬
‫األخرى‬ ‫الوسائط‬
‫من‬ ‫التحويل‬ ‫خاصية‬ ‫دعم‬
‫رقمي‬ ‫إلى‬ ‫ميكروفيلم‬

90. 90
‫االرشفة‬ ‫مميزات‬
‫االلكترونية‬
‫توفير‬
‫الحيز‬
‫المكاني‬
‫واالستغنا‬
‫عن‬ ‫ء‬
‫األرشيف‬
‫الورقي‬
1
‫أجزاء‬ ‫ربط‬
‫فيما‬ ‫المنظمة‬
‫مهما‬ ‫بينها‬
‫أماكنها‬ ‫تباعدت‬
2
‫سهولة‬
‫وسرعة‬
‫نقل‬
‫الرسائل‬
‫والوثائق‬
‫اإللكتروني‬
‫بين‬ ‫ة‬
‫أو‬ ‫الفروع‬
3
‫مراقبة‬
‫الوثائق‬
‫وتحوالت‬
‫ها‬
‫ومتابعت‬
‫ها‬
5
‫سرعة‬
‫الوصول‬
‫للمستف‬
‫يدين‬
7
‫المركزية‬
‫التعامل‬ ‫في‬
‫الوثائق‬ ‫مع‬
9
‫سهولة‬
‫الوصو‬
‫ل‬
‫للوثائق‬
‫اإللكتر‬
‫ونية‬
4
‫تعدد‬
‫نقاط‬
‫الوصو‬
‫ل‬
‫للوثائق‬
‫المحفو‬
‫ظة‬
‫إلكترون‬
‫يا‬
6
‫التقليل‬
‫من‬
‫األخطاء‬
‫ومخالف‬
‫ة‬
‫األنظم‬
‫ة‬
8
‫الرفع‬
‫أداء‬ ‫من‬
‫الوحدات‬
‫الحكومية‬
‫ووحدات‬
‫القطاع‬
‫الخاص‬ 1
0

91. ‫سلبيات‬
‫االرشفة‬
‫االلكترونية‬
91

92. 92
‫االرشفة‬ ‫سلبيات‬
‫االلكترونية‬
‫التطور‬
‫السريع‬
‫لبرامج‬
‫األرشفة‬
‫ووسائط‬
‫األرشيف‬
‫اإلليكترون‬
‫والتي‬ ‫ي‬
‫يمكن‬ ‫ال‬
،‫مالحقتها‬
‫يؤكد‬ ‫مما‬
‫على‬
‫ضرورة‬
‫إمكانية‬
‫تعرض‬
‫المواد‬
‫األرشيفية‬
‫للسرقة‬
‫والتالعب‬
‫والتحريف‬
‫يتطلب‬
‫تكاليف‬
‫كثيرة‬
‫تحتاجها‬
‫األجهزة‬
‫والعاملين‬
‫إعداد‬ ‫في‬
‫ملفات‬
‫األرشيف‬
‫وتطويره‬
‫ا‬
‫تعرض‬ ‫أن‬
‫جهاز‬
‫الكمبيوتر‬
‫حادث‬ ‫ألي‬
‫مثل‬
‫األعطال‬
‫أو‬
‫الصدمات‬
‫الكهربائية‬
‫يؤثر‬ ‫قد‬
‫على‬
‫البيانات‬
‫المحفوظة‬
‫هذا‬ ‫في‬

93. ‫الصعوبات‬ ‫اهم‬
‫تواجه‬ ‫التي‬
‫االرشفة‬
‫االلكترونية‬
‫التغلب‬ ‫وكيفية‬
‫عليها‬
93

94. ‫تواجه‬ ‫التي‬ ‫الصعوبات‬ ‫اهم‬
‫وكيفية‬ ‫االلكترونية‬ ‫االرشفة‬
‫عليها‬ ‫التغلب‬
‫األنظمة‬ ‫من‬ ‫النوع‬ ‫لهاذ‬ ‫الموظفين‬ ‫قبول‬
‫في‬ ‫خصوصا‬ ‫شديدة‬ ‫معارضة‬ ‫ستواجه‬ ‫حيث‬
‫التدريب‬ ‫من‬ ‫مزيد‬ ‫يتطلب‬ ‫الذي‬ ‫االمر‬ ‫البداية‬
‫المناسبة‬ ‫األدوات‬ ‫وتوفير‬ ‫المعرفة‬ ‫ونقل‬
‫وأهمها‬ ‫النظام‬ ‫استخدام‬ ‫على‬ ‫تساعد‬ ‫التي‬
‫البرامج‬ ‫مع‬ ‫المستخدم‬ ‫النظام‬ ‫تكامل‬
‫الشائعة‬ ‫المكتبية‬
‫يتوجب‬ ‫التي‬ ‫المعلومات‬ ‫حصر‬ ‫صعوبة‬
‫يتطلب‬ ‫الذي‬ ‫االمر‬ ‫لتشعبها‬ ‫نظرا‬ ‫تسجيلها‬
‫داخل‬ ‫األعمال‬ ‫وأتمته‬ ‫األنظمة‬ ‫توافر‬
‫المؤتمتة‬ ‫األعمال‬ ‫تلك‬ ‫فتقوم‬ ‫المنظمة‬
‫عند‬ ‫تلقائيا‬ ‫السجالت‬ ‫وأرشفة‬ ‫بتسجيل‬
‫المعاملة‬ ‫انتهاء‬
‫إلدارة‬ ‫واضحة‬ ‫استراتيجية‬ ‫وضع‬ ‫صعوبة‬
‫والكفاءات‬ ‫المعرفة‬ ‫لنقص‬ ‫نظرا‬ ‫السجالت‬
‫االعتماد‬ ‫ويتطلب‬
‫الى‬ ‫المجال‬ ‫هذا‬ ‫في‬ ‫العالمية‬ ‫المعايير‬ ‫على‬

95. ‫التي‬ ‫االسباب‬
‫ظهور‬ ‫إلى‬ ‫دعت‬
‫االرشفة‬
‫االلكترونية‬
95

96. 96
‫دعت‬ ‫التي‬ ‫االسباب‬
‫االرشفة‬ ‫ظهور‬ ‫إلى‬
‫االلكترونية‬
‫للمنظمات‬ ‫يير‬‫تس‬ ‫وأداة‬ ،‫ل‬‫عم‬ ‫يلة‬‫وس‬ ‫ف‬‫األرشي‬ ‫بر‬‫يعت‬
‫م‬ ‫أ‬ ‫ة‬ ‫بشري‬ ‫ت‬ ‫أكان‬ ‫واء‬ ‫س‬ ‫األخرى‬ ‫الموارد‬ ‫غرار‬ ‫ى‬ ‫عل‬
‫س‬‫ينعك‬ ‫ف‬‫األرشي‬ ‫يير‬‫تس‬ ‫ي‬‫ف‬ ‫م‬‫والتحك‬ ،‫ة‬‫مادي‬ ‫م‬‫أ‬ ‫ة‬‫مالي‬
‫كان‬ ‫ا‬ ‫مهم‬ ‫للمنظمات‬ ‫يير‬ ‫التس‬ ‫ن‬ ‫حس‬ ‫ى‬ ‫عل‬ ً‫إيجابيا‬
‫تخصصها‬ ‫مجال‬
‫الحفاظ‬ ‫ة‬‫للمنتج‬ ‫بة‬‫بالنس‬ ‫ق‬‫الوثائ‬ ‫ظ‬‫حف‬ ‫ة‬‫أهمي‬ ‫ر‬‫وتظه‬
‫ة‬ ‫الحاج‬ ‫ر‬ ‫وتظه‬ ‫ا‬ ‫نشاطه‬ ‫ف‬ ‫توق‬ ‫د‬ ‫بع‬ ‫ا‬ ‫ذاكرته‬ ‫ى‬ ‫عل‬
‫خالل‬ ‫من‬ ‫اإللكترونية‬ ‫لألرشيفات‬:
‫حجم‬ ‫تضخم‬
‫الوثائق‬
‫والمعطيات‬
‫المنتجة‬
‫النهضة‬
‫التكنولوج‬
‫ية‬
‫وتطبيقات‬
‫ها‬
‫تطوير‬
‫التشريعا‬
‫ت‬
‫القانونية‬

97. 97
‫دعت‬ ‫التي‬ ‫االسباب‬
‫االرشفة‬ ‫ظهور‬ ‫إلى‬
‫االلكترونية‬
‫خالل‬ ‫من‬ ‫األعمال‬ ‫أداء‬ ‫أسلوب‬ ‫طوير‬
‫التحول‬
‫من‬
‫مجتمع‬
‫ورقي‬
‫إلى‬
‫مجتمع‬
‫إلكترون‬
‫ي‬
‫تنمية‬
‫مهارات‬
‫وقدرات‬
‫الموظف‬
‫ين‬
‫تغير‬
‫ثقافة‬
‫الموظ‬
‫فين‬

98. ‫وظائف‬
‫االرشفة‬
‫االلكترونية‬
98

99. 99
‫االرشفة‬ ‫وظائف‬
‫االلكترونية‬
‫األرشيف‬ ‫ونظم‬ ‫الوثائق‬ ‫شهدتها‬ ‫التي‬ ‫التطورات‬ ‫ان‬
‫في‬ ‫زلزال‬ ‫حدوث‬ ‫إلى‬ ‫أدت‬ ‫الرقمية‬ ‫التكنولوجيا‬ ‫بسبب‬
‫أدوار‬ ‫ممارسة‬ ‫إلى‬ ‫أدى‬ ‫مما‬ ‫التقليدي‬ ‫الوثائقي‬ ‫العمل‬
‫التي‬ ‫الوظائف‬ ‫ومن‬ ‫المتوقعة‬ ‫الخدمات‬ ‫للتقديم‬ ‫إيجابية‬
،‫لألرشيف‬ ‫التكنولوجيا‬ ‫أدخلتها‬
‫في‬ ‫تتمثل‬ :
‫إلى‬ ‫الورقي‬ ‫الحفظ‬ ‫من‬ ‫االنتقال‬
‫في‬ ‫نقلة‬ ‫وهي‬ ‫الرقمي‬ ‫الحفظ‬
‫الخدمة‬ ‫مستوى‬
‫إلى‬ ‫المحلى‬ ‫المجال‬ ‫من‬ ‫‌االنتقال‬
‫العالمي‬ ‫المجال‬
‫شبكة‬ ‫على‬ ‫االنفتاح‬ ‫خالل‬ ‫من‬
‫العالمية‬ ‫اإلنترنت‬

100. 100
‫المعالجة‬
‫الموضوعية‬
‫للوثائق‬ ‫اآللية‬
‫ومحتوياتها‬
‫الضبط‬
‫المصطلح‬
‫للنظم‬ ‫ي‬
‫الرقمية‬
‫بيانات‬ ‫تصميم‬
‫أو‬ ‫الوصف‬
‫بيانات‬
‫الفهرسة‬
‫االرشفة‬ ‫وظائف‬
‫االلكترونية‬
‫الطباعة‬ ‫ألرشيفات‬ ‫األساسية‬ ‫الوظيفة‬ ‫وإن‬
‫البحوث‬ ‫نتائج‬ ‫عرض‬ ‫في‬ ‫تتمثل‬ ‫اإللكترونية‬
،‫مفتوحة‬ ‫وصول‬ ‫أو‬ ‫إتاحة‬ ‫نظم‬ ‫وهي‬ ‫العلمية‬
‫العالم‬ ‫مستوى‬ ‫على‬ ‫لالستفادة‬ ‫وتحقيقا‬
‫لتصميم‬ ‫أنماط‬ ‫بوضع‬ ‫دولية‬ ‫منظمات‬ ‫قامت‬
‫مجلس‬ ‫نظام‬ ‫وهي‬ ‫الوصف‬ ‫بيان‬ ‫وصياغة‬
،‫دبلن‬ ‫مبادرة‬ ‫ونظام‬ ‫العالمي‬ ‫األرشيف‬
‫ولقد‬
‫في‬ ‫االلكتروني‬ ‫األرشيف‬ ‫نظم‬ ‫ساهمت‬
‫خالل‬ ‫من‬ ‫النظم‬ ‫لتلك‬ ‫وظيفة‬ ‫أسس‬ ‫وضع‬:

101. ‫عملية‬ ‫متطلبات‬
‫األرشفة‬
‫االلكترونية‬
101

102. 102
‫عملية‬ ‫متطلبات‬
‫االلكترونية‬ ‫األرشفة‬
‫واألجهزة‬ ‫الحواسيب‬
‫الفنية‬
ً‫أوال‬
‫هذه‬ ‫يم‬ ‫تقس‬ ‫ن‬ ‫يمك‬
‫يلي‬ ‫ما‬ ‫إلى‬ ‫الفقرة‬:
‫الحواسيب‬:
‫مواصفاتها‬ ‫في‬ ‫وخاصة‬ ‫جيدة‬ ‫مواصفات‬ ‫ذات‬ ‫حواسيب‬ ‫توفر‬
‫الرئيسية‬ ‫الذاكرة‬ ‫بسعة‬ ‫والمتعلقة‬ ‫المعمارية‬
(
RAM
‫سعة‬ )
‫تساوي‬ ‫الرئيسية‬ ‫الذاكرة‬ ‫سعة‬ ‫تكون‬ ‫كأن‬ ‫الصلب‬ ‫القرص‬
2
GB
( ‫الصلب‬ ‫(القرص‬
350GB
‫تقدير‬ ‫اقل‬ ‫على‬ )
‫الماسح‬ ‫أجهزة‬
‫الضوئي‬:
‫الوثيقة‬ ‫بناء‬ ‫في‬ ‫فاعال‬ ‫عنصرا‬ ‫الضوئي‬ ‫الماسح‬ ‫أجهزة‬ ‫تعتبر‬
‫الفاعل‬ ‫دورها‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫االلكتروني‬ ‫األرشفة‬ ‫منظومة‬
‫مواصفات‬ ‫وتعتمد‬ ‫الكتروني‬ ‫ملف‬ ‫إلى‬ ‫الورقية‬ ‫تحويل‬ ‫على‬
‫المطلوب‬ ‫العمل‬ ‫على‬ ‫توفيرها‬ ‫المراد‬ ‫الضوئي‬ ‫الماسح‬ ‫أجهزة‬
ً‫الكترونيا‬ ‫أرشفتها‬ ‫المراد‬ ‫الورقية‬ ‫الوثائق‬ ‫عدد‬ ‫على‬ ‫أي‬ ‫يوميا‬

103. 103
‫األرشفة‬ ‫عملية‬ ‫متطلبات‬
‫االلكترونية‬
‫الخزن‬ ‫اط‬ ‫أوس‬
‫االحتياطي‬:
‫وتوفير‬ ‫الكترونيا‬ ‫ارشفتها‬ ‫يتم‬ ‫التي‬ ‫بالوثائق‬ ‫االحتفاظ‬ ‫ألجل‬
‫للتلف‬ ‫تعرضها‬ ‫حال‬ ‫في‬ ‫عليها‬ ‫بالحفاظ‬ ‫الكفيلة‬ ‫اإلجراءات‬
‫توفير‬ ‫على‬ ‫تعمل‬ ‫خزنيه‬ ‫وسائط‬ ‫توفر‬ ‫من‬ ‫البد‬ ..‫الضرر‬ ‫أو‬
‫المستوى‬ ‫وعلى‬ ‫ارشفتها‬ ‫تم‬ ‫التي‬ ‫للبيانات‬ ‫احتياطية‬ ‫نسخة‬
‫ذاكرة‬ ،‫الخارجية‬ ‫الصلبة‬ ‫األقراص‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ،‫والبعيد‬ ‫القريب‬
‫الليزرية‬ ‫األقراص‬ ،‫الفالش‬
‫الرقمية‬ ‫الكاميرات‬:
‫االستعانة‬ ‫الى‬ ‫االلكترونية‬ ‫األرشفة‬ ‫عملية‬ ‫تتطلب‬ ‫قد‬
‫عالية‬ ‫دقة‬ ‫تمتلك‬ ‫التي‬ ‫اي‬ ‫الجودة‬ ‫العالية‬ ‫الرقمية‬ ‫بالكاميرات‬
‫والتي‬ ‫القديمة‬ ‫الوثائق‬ ‫أرشفة‬ ‫في‬ ‫المأخوذة‬ ‫الصور‬ ‫تمثيل‬ ‫في‬
‫عليها‬ ‫خوفا‬ ‫وذلك‬ ‫الضوئي‬ ‫الماسح‬ ‫بواسطة‬ ‫أرشفتها‬ ‫يمكن‬ ‫ال‬

104. ‫عملية‬ ‫متطلبات‬
‫األرشفة‬
‫االلكترونية‬
‫التطبيقات‬
‫البرمجية‬
‫ثاني‬
ً‫ا‬
‫أدارة‬ ‫على‬ ‫المسؤولة‬ ‫البرمجية‬ ‫التطبيقات‬ ‫توفر‬ ‫تطلب‬
‫معالجة‬ ،‫الملفات‬ ‫استعراض‬ ،‫االلكترونية‬ ‫األرشفة‬ ‫عمليات‬
‫تحويل‬ ،‫وتقسيمها‬ ‫الملفات‬ ‫دمج‬ ،‫االلكترونية‬ ‫الملفات‬
‫صيغة‬ ‫إلى‬ ‫صورية‬ ‫صيغ‬ ‫من‬ ‫الملفات‬ ‫صيغ‬ PDF، ‫ومن‬
‫عمليات‬ ‫في‬ ‫اعتمادها‬ ‫يمكن‬ ‫والتي‬ ‫البرمجية‬ ‫التطبيقات‬
‫وهي‬ ‫االلكترونية‬ ‫األرشفة‬:
‫نظام‬
professio
nal
Acrobat
Adobe
‫ل‬
‫استعراض‬
‫الملفات‬
‫وتحديثها‬
‫نظام‬
pdf to
image
‫تحويل‬
‫الملفات‬
‫برمجيا‬
‫ت‬
‫أنظمة‬
‫الماسح‬
‫الضوئي‬

105. 105
‫عملية‬ ‫متطلبات‬
‫االلكترونية‬ ‫األرشفة‬
‫األمني‬ ‫الجانب‬ ً‫ثالثا‬
‫المتطفلين‬ ‫من‬ ‫ارشفتها‬ ‫تم‬ ‫التي‬ ‫الوثائق‬ ‫على‬ ‫الحفاظ‬ ‫ألجل‬
‫في‬ ‫المستخدمة‬ ‫للحواسب‬ ‫السر‬ ‫كلمة‬ ‫تحديد‬ ‫توفر‬ ‫من‬ ‫البد‬
‫أمكانية‬ ‫تمتلك‬ ‫التي‬ ‫الخزنية‬ ‫ولألوساط‬ ‫األرشفة‬ ‫منظومة‬
‫ضمن‬ ‫وتكون‬ ‫للمخولين‬ ‫الممنوحة‬ ‫السر‬ ‫كلمة‬ ‫إنشاء‬
‫رموز‬ ‫من‬ ‫تكوينها‬ ‫حيث‬ ‫من‬ ‫معرفتها‬ ‫يصعب‬ ‫مواصفات‬
‫وأرقام‬
1
‫تتيح‬ ‫والتي‬ ‫البرمجية‬ ‫التطبيقات‬ ‫استخدام‬
‫للملف‬ ‫المرور‬ ‫كلمة‬ ‫تحديد‬ ‫أمكانية‬
‫االلكتروني‬
2
‫لخزن‬ ‫األمينة‬ ‫الحديدية‬ ‫الخزانات‬ ‫توفير‬
‫االلكتروني‬ ‫األرشيف‬
3
‫للفيروسات‬ ‫المضادة‬ ‫البرمجيات‬ ‫استخدام‬
4
‫لعمليات‬ ‫المخصصة‬ ‫الغرف‬ ‫أبواب‬ ‫تأمين‬
‫اإللكترونية‬ ‫األرشفة‬

106. ‫بين‬ ‫المقارنة‬
‫األرشيف‬
‫التقليدي‬
‫واألرشيف‬
‫اإللكتروني‬
106

107. 107
‫األرشيف‬ ‫بين‬ ‫المقارنة‬
‫واألرشيف‬ ‫التقليدي‬
‫اإللكتروني‬
‫الورقية‬ ‫الوثائق‬ ‫بين‬ ‫األساسي‬ ‫االختالف‬ ‫إن‬
‫في‬ ‫يتمثل‬ ‫اإللكترونية‬ ‫والوثائق‬ ‫التقليدية‬
‫الورقية‬ ‫للوثائق‬ ‫العالية‬ ‫المادية‬ ‫التكلفة‬
‫والنشر‬ ‫الطبع‬ ‫على‬ ‫تشمل‬ ‫والتي‬
‫تكلفة‬ ‫إلى‬ ‫باإلضافة‬ ،‫والتوزيع‬ ‫والتسويق‬
‫الورقية‬ ‫الوثائق‬ ‫تستغرقه‬ ‫الذي‬ ‫الوقت‬
‫المستفيدين‬ ‫إلى‬ ‫وصولها‬ ‫حتى‬
‫بواسطة‬ ‫اإللكتروني‬ ‫التخزين‬ ‫دور‬ ‫يأتي‬ ‫وعندما‬
‫في‬ ‫الهائلة‬ ‫اإلمكانات‬ ‫ذات‬ ‫اإللكترونية‬ ‫الحاسبات‬
‫قليلة‬ ‫التكلفة‬ ‫أن‬ ‫نرى‬ ‫فإننا‬ ‫واالسترجاع‬ ‫التخزين‬
،‫الورقية‬ ‫الوثائق‬ ‫بتخزين‬ ‫مقارنة‬
‫يوضح‬ ‫االتي‬ ‫والجدول‬
‫بالطرق‬ ‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫نظام‬ ‫بين‬ ‫االختالف‬ ‫محاور‬ ‫أهم‬
‫اإللكترونية‬ ‫الوثائق‬ ‫إدارة‬ ‫ونظام‬ ‫التقليدية‬:

108. 108
‫التقليدي‬ ‫األرشيف‬ ‫بين‬ ‫المقارنة‬
‫اإللكتروني‬ ‫واألرشيف‬
‫م‬ ‫المحور‬ ‫التقليدي‬ ‫النظام‬ ‫اإللكتروني‬ ‫النظام‬
1 ‫اللغة‬ ‫اللغة‬ ‫محدودية‬
‫لغات‬ ‫كل‬ ‫إلى‬ ‫الوصول‬
‫العالم‬
2
‫مكان‬
‫الحفظ‬
‫الحفظ‬ ‫أماكن‬ ‫ضيق‬
‫والتخزين‬
‫التخزين‬ ‫في‬ ‫كبيرة‬ ‫إمكانية‬
‫والحفظ‬
3 ‫االطالع‬ ‫محدود‬
‫وآالف‬ ‫مئات‬ ‫وقراءة‬ ‫تصفح‬
‫الوثائق‬
4 ‫الحفظ‬
‫الكم‬ ‫حفظ‬ ‫صعوبة‬
‫الوثائق‬ ‫من‬ ‫الكبير‬
‫بتوفير‬ ‫الحفظ‬ ‫سهولة‬
‫المختلفة‬ ‫الحفظ‬ ‫وسائل‬
5
‫مادة‬
‫القراءة‬
‫على‬ ‫المجردة‬ ‫بالعين‬
‫الورق‬
‫إلكترونية‬ ‫وسائط‬
6 ‫القراءة‬ ‫قراءتها‬ ‫سهولة‬
‫وتطوير‬ ‫لتغيرات‬ ‫صعوبة‬
‫التشغيل‬ ‫برامج‬
7
‫التشريعا‬
‫ت‬
‫في‬ ‫توفرها‬ ‫سهولة‬
‫المؤسسات‬
‫التشريعات‬ ‫توفر‬ ‫عدم‬
‫لها‬ ‫الكافية‬

109. ‫التقليدي‬ ‫األرشيف‬ ‫بين‬ ‫المقارنة‬
‫اإللكتروني‬ ‫واألرشيف‬
‫الوثيقة‬ ‫بنية‬ ‫أن‬ ‫السابقة‬ ‫المقارنة‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫لنا‬ ‫يتبين‬
‫الورقية‬ ‫الوثيقة‬ ‫عن‬ ً‫جذريا‬ ً‫اختالفا‬ ‫تختلف‬ ‫اإللكترونية‬
‫وسط‬ ‫على‬ ‫يسجل‬ ‫التقليدية‬ ‫الوثيقة‬ ‫محتوى‬ ‫أن‬ ‫ذلك‬
‫األحيان‬ ‫أغلب‬ ‫في‬ ‫ورقي‬
‫مضمون‬ ‫على‬ ‫للداللة‬ ‫معينة‬ ً‫رموزا‬ ‫الموثق‬ ‫ويستخدم‬
‫يسمح‬ ‫مما‬ ،‫والصور‬ ‫األبجدية‬ ‫كاألحرف‬ ‫الوثيقة‬
‫أن‬ ‫حين‬ ‫في‬ ،‫وسيط‬ ‫دون‬ ‫مباشرة‬ ‫الوثيقة‬ ‫بقراءة‬
‫برموز‬ ‫تسجيله‬ ‫يتم‬ ‫اإللكترونية‬ ‫الوثيقة‬ ‫محتوى‬
‫الثنائية‬ ‫األرقام‬ ‫إلكترونية‬
‫دون‬ ‫اإللكترونية‬ ‫الوثيقة‬ ‫قراءة‬ ‫يمكن‬ ‫ال‬ ‫ولذلك‬
‫شاشة‬ ‫على‬ ‫إلظهاره‬ ‫ترميزها‬ ‫فك‬ ‫من‬ ‫والبد‬ ،‫وسيط‬
‫قراءتها‬ ‫من‬ ‫اإلنسان‬ ‫ليتمكن‬ ‫اإللكتروني‬ ‫الحاسب‬
‫ووسط‬ ‫الوثيقة‬ ‫محتوى‬ ‫بين‬ ‫الصلة‬ ‫لنا‬ ‫تتبين‬ ‫كما‬
‫بصورة‬ ‫مرتبطة‬ ‫الورقية‬ ‫الوثيقة‬ ‫أن‬ ‫ذلك‬ ،‫التخزين‬
‫الورق‬ ‫التخزين‬ ‫بوسط‬ ‫مطلقة‬
،‫الوسيط‬ ‫هذا‬ ‫عن‬ ‫منفصال‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫لمحتوها‬ ‫يمكن‬ ‫ال‬
‫وسيط‬ ‫على‬ ‫اإللكترونية‬ ‫الوثيقة‬ ‫محتوى‬ ‫يسجل‬ ‫بينما‬

110. ‫الجلسة‬
‫التدريبية‬
‫األولى‬
‫لبناء‬ ‫اإلعداد‬
‫األرشيف‬
110

111. ‫التصنيف‬
111

112. 112
‫التصنيف‬
‫مفهوم‬
‫التصنيف‬ ‫التصنيف‬
‫العام‬ ‫بالمعنى‬
‫هو‬
‫غير‬ ‫األشياء‬ ‫وفصل‬ ‫المتشابهة‬ ‫األشياء‬ ‫جمع‬
‫وفصلها‬ ‫المتشابهة‬ ‫الوثائق‬ ‫جمع‬ ‫أي‬ ‫المتشابهة‬
‫المتشابهة‬ ‫غير‬ ‫الوثائق‬ ‫عن‬
‫آخر‬ ‫تعريف‬
‫نشاطات‬ ‫عن‬ ‫الناتجة‬ ‫الورقية‬ ‫الوثائق‬ ‫تحليل‬ ‫هو‬
‫فرعية‬ ‫مجموعات‬ ‫إلى‬ ‫وتقسيمها‬ ‫جهاز‬ ‫كل‬
‫أو‬ ‫معين‬ ‫تشابه‬ ‫في‬ ‫بعض‬ ‫مع‬ ‫بعضها‬ ‫يرتبط‬
‫األخرى‬ ‫عن‬ ‫مجموعة‬ ‫كل‬ ‫لتميز‬ ‫مشتركة‬ ‫صفات‬

113. ‫التصنيف‬
‫أسس‬
‫التصنيف‬
‫ذلك‬ ‫وعلى‬
‫العديد‬ ‫فهناك‬
‫أسس‬ ‫من‬
‫التصنيف‬
‫تفرضها‬ ‫التي‬
‫طبيعة‬
‫الوثيقة‬
‫وطريقة‬
‫من‬ ‫طلبها‬
‫قبل‬
،‫المستفيدين‬
‫طريقة‬ ‫إن‬ ‫إذ‬
‫القيام‬ ‫إن‬
‫بعملية‬
‫تتم‬ ‫التصنيف‬
‫أساس‬ ‫على‬
‫التشابه‬
‫واالختالف‬
‫الوثائق‬ ‫بين‬
‫تحديد‬ ‫ويتم‬
‫أو‬ ‫التشابه‬
‫االختالف‬
‫أساس‬ ‫على‬
‫امتالك‬
‫أو‬ ‫الوثائق‬
‫ف‬‫ل‬‫ت‬‫خ‬‫ت‬ ‫د‬‫ق‬‫و‬
‫ي‬‫ف‬
‫و‬‫أ‬ ‫ا‬‫ه‬‫ع‬‫و‬‫ض‬‫و‬‫م‬
‫ة‬‫ر‬‫ت‬‫ف‬‫ل‬‫ا‬
‫ي‬‫ت‬‫ل‬‫ا‬ ‫ة‬‫ي‬‫ن‬‫م‬‫ز‬‫ل‬‫ا‬
‫ت‬‫ن‬‫و‬‫ك‬‫ت‬
‫و‬‫أ‬ ،‫ا‬‫ه‬‫ل‬‫ال‬‫خ‬
‫ع‬‫ق‬‫و‬‫م‬‫ل‬‫ا‬
‫ي‬‫ف‬‫ا‬‫ر‬‫غ‬‫ج‬‫ل‬‫ا‬
‫ط‬‫ا‬‫ش‬‫ن‬‫ل‬‫ل‬
،‫ه‬‫ن‬‫ع‬ ‫ة‬‫ج‬‫ت‬‫ا‬‫ن‬‫ل‬‫ا‬

114. ‫التصنيف‬
‫التصنيف‬
‫الموضوعي‬
1
‫مع‬ ‫موضوعها‬ ‫في‬ ‫تتشابه‬ ‫التي‬ ‫الوثائق‬ ‫تجميع‬ ‫هو‬
‫ويمكن‬ .‫معها‬ ‫تتشابه‬ ‫ال‬ ‫التي‬ ‫تلك‬ ‫عن‬ ‫وفصلها‬ ‫بعضها‬
‫تضمها‬ ‫التي‬ ‫المعلومات‬ ‫مضمون‬ ‫بأنه‬ ‫الموضوع‬ ‫تعريف‬
‫الوثيقة‬
‫على‬ ‫تحتوي‬ ‫التي‬ ‫الوثائق‬ ‫نجمع‬ ‫فإننا‬ ‫وبالتالي‬
‫تلك‬ ‫عن‬ ‫وتفصلها‬ ،‫واحد‬ ‫بموضوع‬ ‫تختص‬ ‫معلومات‬
‫تحتوي‬ ‫التي‬
‫آخر‬ ‫بموضوع‬ ‫تختص‬ ‫معلومات‬ ‫على‬
‫مجموعات‬ ‫إلى‬ ‫المحفوظات‬ ‫بتقسيم‬ ‫ذلك‬ ‫ويتم‬
‫المعلومات‬ ‫مجموعة‬ ‫كل‬ ‫تعكس‬ ‫بحيث‬ )‫(أبواب‬ ‫رئيسية‬
‫داخل‬ ‫الرئيسية‬ ‫العمل‬ ‫نشاطات‬ ‫من‬ ‫نشاط‬ ‫عن‬ ‫الناتجة‬
‫المؤسسة‬
‫مجموعات‬ ‫ى‬ ‫ل‬‫إ‬ ‫ية‬ ‫رئيس‬ ‫ة‬ ‫مجموع‬ ‫ل‬ ‫ك‬ ‫يم‬ ‫تقس‬ ‫يعاد‬ ‫م‬ ‫ث‬
‫د‬ ‫أح‬ ‫ل‬ ‫فص‬ ‫ل‬ ‫ك‬ ‫س‬ ‫يعك‬ ‫ث‬ ‫بحي‬ )‫ول‬ ‫(فص‬ ‫غر‬ ‫أص‬ ‫ة‬ ‫فرعي‬
‫عنه‬ ‫يتفرع‬ ‫الذي‬ ‫الرئيسي‬ ‫للنشاط‬ ‫الفرعية‬ ‫األنشطة‬
‫ل‬‫ك‬ ‫ل‬‫يمث‬ ‫ث‬‫بحي‬ ‫موضوعات‬ ‫ى‬‫إل‬ ‫ل‬‫فص‬ ‫ل‬‫ك‬ ‫م‬ ‫يقس‬ ‫م‬‫ث‬
‫ي‬ ‫الت‬ ‫األوراق‬ ‫ه‬ ‫بداخل‬ ‫ظ‬ ‫وتحف‬ ‫ه‬ ‫ب‬ ‫يعنون‬ ً‫ملفا‬ ‫موضوع‬

115. 115
‫التصنيف‬
‫االسمي‬ ‫التصنيف‬ 2
‫تجميع‬ ‫ويعني‬
‫الوثائق‬
‫تخص‬ ‫التي‬
‫أو‬ ً‫معينا‬ ً‫شخصا‬
‫مع‬ ‫معينة‬ ‫جهة‬
‫وفصلها‬ ‫بعضها‬
‫الوثائق‬ ‫عن‬
‫تخص‬ ‫ال‬ ‫التي‬
‫الشخص‬ ‫نفس‬
‫الجهة‬ ‫تلك‬ ‫أو‬
‫وبموجب‬
‫هذا‬
‫التصنيف‬
‫تقسيم‬ ‫يتم‬
ً‫تبعا‬ ‫الوثائق‬
‫لألسماء‬
‫المتعلقة‬
‫سواء‬ ‫بها‬
‫كانت‬
‫أسماء‬
‫أشخاص‬
‫أو‬ ‫أجهزة‬ ‫أو‬
‫مؤسسات‬
‫ويستخدم‬
‫التصنيف‬
‫االسمي‬
‫عندما‬
‫يكون‬
‫طلب‬
‫الوثائق‬
‫أو‬
‫المعلومات‬
‫التي‬
‫عند‬ ‫تضمها‬

116. ‫التصنيف‬
‫الجغرافي‬ ‫التصنيف‬3
‫الوثائق‬ ‫بعض‬ ‫هناك‬
‫نشاط‬ ‫عن‬ ‫الناتجة‬
‫والمرتبطة‬ ‫المؤسسة‬
‫جغرافي‬ ‫بنطاق‬
‫توجد‬ ‫كما‬ ،‫محدد‬
ً‫موضوعا‬ ‫تضم‬ ‫وثائق‬
‫بمنطقة‬ ً‫خاصا‬
‫مثل‬ ‫معينة‬ ‫جغرافية‬
‫تكون‬ ‫الوثائق‬ ‫هذه‬
‫تصنيف‬ ‫ذات‬
‫جغرافي‬ ‫موضوعي‬
‫كانت‬ ‫فإذا‬
‫عند‬ ‫الحاجة‬
‫هذه‬ ‫استرجاع‬
‫الوثائق‬
‫طلبها‬ ‫تستلزم‬
‫طريق‬ ‫عن‬
‫المكان‬
‫به‬ ‫المرتبط‬
‫المؤسسة‬
‫أنتجتها‬ ‫الذي‬
‫الجغرافي‬ ‫التصنيف‬
‫الوثائق‬ ‫تجميع‬ ‫هو‬
‫تتعلق‬ ‫التي‬
‫مرتبطة‬ ‫بنشاطات‬
‫جغرافي‬ ‫بمكان‬
‫يقع‬ ‫جهاز‬ ‫أو‬ ،‫محدد‬
‫جغرافي‬ ‫نطاق‬ ‫في‬
،‫بعضها‬ ‫مع‬ ‫معين‬
‫تلك‬ ‫عن‬ ‫وفصلها‬
‫بمكان‬ ‫تتعلق‬ ‫التي‬

117. ‫التصنيف‬
‫تصنيف‬ ‫مشكالت‬
‫في‬ ‫المحفوظات‬
‫المؤسسات‬
‫أو‬
ً‫ال‬
‫شاملة‬ ‫خطة‬ ‫وجود‬ ‫عدم‬ ‫إن‬
‫الوثائق‬ ‫لتصنيف‬
‫والناتجة‬ ،‫المؤسسات‬ ‫غالبية‬ ‫في‬
‫اإلدارية‬ ‫وحداتها‬ ‫ممارسة‬ ‫عن‬
‫التصنيف‬ ‫أما‬ .‫اليومية‬ ‫ألعمالها‬
‫غالبية‬ ‫داخل‬ ‫للوثائق‬ ‫الحالي‬
‫يعتمد‬ ‫فال‬ ‫المؤسسات‬

118. 118
‫التصنيف‬
‫خطة‬ ‫إعداد‬ ‫خطوات‬
‫التصنيف‬
‫ثاني‬
ً‫ا‬
‫أي‬ ‫لمحفوظات‬ ‫التصنيف‬ ‫خطة‬ ‫إعداد‬ ‫عملية‬ ‫إن‬
‫من‬ ‫فئتان‬ ‫فيها‬ ‫يشترك‬ ‫أن‬ ‫البد‬ ‫مؤسسة‬
‫العاملين‬:
‫الفئة‬
‫األولى‬
‫عن‬ ‫لناتجة‬‫ا‬ ‫الوثائق‬ ‫بطبيعة‬ ‫وخبرة‬ ‫دراية‬ ‫لها‬
‫المؤسسة‬ ‫في‬ ‫اإلدارية‬ ‫الوحدات‬ ‫ممارسة‬
‫طريقة‬ ‫أن‬ ‫اعتبار‬ ‫على‬ ،‫اليومية‬ ‫ألعمالها‬
‫التصنيف‬ ‫أساس‬ ‫تحدد‬ ‫التي‬ ‫هي‬ ‫البيانات‬ ‫طلب‬
‫الفئة‬
‫الثانية‬
‫المحفوظات‬ ‫تنظيم‬ ‫في‬ ‫ودراية‬ ‫خبرة‬ ‫لها‬

119. ‫التصنيف‬
‫أي‬ ‫لمحفوظات‬ ‫التصنيف‬ ‫خطة‬ ‫إعداد‬ ‫فعند‬ ‫لذلك‬
‫مكون‬ ‫فريق‬ ‫المهمة‬ ‫بتلك‬ ‫يقوم‬ ‫أن‬ ‫يجب‬ ،‫جهاز‬
‫من‬:
‫المؤسسة‬ ‫لحجم‬ ً‫وفقا‬ ‫أكثر‬ ‫أو‬ ‫مصنف‬
‫وقبل‬ ‫المؤسسة‬ ‫داخل‬ ‫المحفوظات‬ ‫أعمال‬ ‫على‬ ‫المشرف‬
‫القيام‬ ‫عليه‬ ‫التصنيف‬ ‫خطة‬ ‫إعداد‬ ‫في‬ ‫بالبدء‬ ‫الفريق‬ ‫قيام‬
‫بالتالي‬:
‫للجهاز‬ ‫التنظيمي‬ ‫الهيكل‬ ‫دراسة‬
‫والمهام‬ ‫اإلدارية‬ ‫وحداته‬ ‫على‬ ‫والتعرف‬
‫منها‬ ‫بكل‬ ‫المناطة‬
‫بكل‬ ‫الخاصة‬ ‫الموضوعات‬ ‫كل‬ ‫تجميع‬
‫للجهاز‬ ‫اإلدارية‬ ‫الوحدات‬ ‫من‬ ‫وحدة‬
‫المعلومات‬ ‫تسجيل‬ ‫وسائط‬ ‫إلى‬ ‫الرجوع‬
‫اإلدارية‬ ‫الوحدات‬ ‫لدى‬ ‫الموجودة‬
‫والتعرف‬

120. 120
‫التصنيف‬
‫التصنيف‬ ‫خطة‬ ‫إعداد‬ ‫يتم‬ ‫ثم‬
‫التالية‬ ‫للخطوات‬ ً‫وفقا‬:
– ً‫أبوابا‬ ‫وتسمى‬ – ‫للعمل‬ ‫الرئيسية‬ ‫النشاطات‬ ‫تحديد‬
‫وترتيبها‬
‫للنشاطات‬ ‫والتابعة‬ ‫للعمل‬ ‫الفرعية‬ ‫النشاطات‬ ‫تحديد‬
‫مع‬ ً‫منطقيا‬ ً‫ترتيبا‬ ‫وترتيبها‬ ،)ً‫(فصوال‬ ‫وتسمى‬ ‫الرئيسية‬
‫للعموميات‬ ‫رئيسي‬ ‫نشاط‬ ‫لكل‬ ‫األول‬ ‫الفصل‬ ‫تخصيص‬
‫رؤوس‬ ‫وتحديد‬ ،‫فرعي‬ ‫نشاط‬ ‫كل‬ ‫مهام‬ ‫وتحليل‬ ‫دراسة‬
)‫(فروع‬ ‫وتسمى‬ ‫نشاط‬ ‫لكل‬ ‫الرئيسية‬ ‫الموضوعات‬
‫المهام‬ ‫على‬ ً‫ء‬‫بنا‬ ‫الفروع‬ ‫وتحدد‬ ،ً‫منطقيا‬ ً‫ترتيبا‬ ‫وترتيبها‬
‫إدارية‬ ‫وحدة‬ ‫كل‬ ‫تمارسها‬ ‫التي‬
‫ل‬‫ك‬ ‫ت‬‫تح‬ ‫تندرج‬ ‫ي‬‫الت‬ ‫الملفات‬ ‫ماء‬‫أس‬ ‫و‬‫أ‬ ‫ن‬‫عناوي‬ ‫د‬‫تحدي‬
ً‫ترتيبا‬ ‫ب‬ ‫وترت‬ ،)‫(الموضوعات‬ ‫مى‬ ‫وتس‬ ‫الفروع‬ ‫ن‬ ‫م‬ ‫فرع‬
ً‫منطقيا‬
)‫(الفرع‬ ‫عام‬ ‫لـ‬ ‫فرع‬ ‫لكل‬ ‫األول‬ ‫الملف‬ ‫تخصيص‬ ‫مع‬
‫والفروع‬ ‫والفصول‬ ‫األبواب‬ ‫تحديد‬ ‫من‬ ‫االنتهاء‬ ‫بعد‬
ً‫منطقيا‬ ً‫ترتيبا‬ ‫وترتيبها‬ ‫الملفات‬ ‫وأسماء‬ ‫وعناوين‬
‫يكون‬ ً‫بسيطا‬ ً‫أمرا‬ ‫ملف‬ ‫أي‬ ‫إلى‬ ‫الوصول‬ ‫تجعل‬ ‫بطريقة‬

121. ‫الترميز‬
121

122. ‫الترميز‬
‫الفهارس‬ ‫وإعداد‬ ‫التصنيف‬ ‫بين‬ ‫األولى‬ ‫المرحلة‬ ‫وهو‬
‫بالحروف‬ ‫أو‬ ‫رقمية‬ ‫سواء‬ ‫للوثائق‬ ‫رموز‬ ‫وضع‬ ‫على‬ ‫ويقوم‬
‫حيث‬ .‫للوثائق‬ ‫أرقاما‬ ‫الرموز‬ ‫تلك‬ ‫فتعتبر‬ ‫معا‬ ‫باالثنين‬ ‫أو‬
‫عامال‬ ‫تعتبر‬ ‫والتي‬ ‫لرموزها‬ ‫تبعا‬ ‫الوثائق‬ ‫ترتيب‬ ‫يتم‬
‫الوثائق‬ ‫تلك‬ ‫فهرسة‬ ‫في‬ ‫أساسيا‬

123. ‫الترميز‬
‫أهمية‬
‫ترميز‬
‫الملفات‬
‫تسلسل‬ ‫تثبيت‬
،‫الملفات‬
‫حفظها‬ ‫ومكان‬
1
‫ة‬
‫ي‬
‫ل‬
‫م‬
‫ع‬
‫ل‬
‫ي‬
‫ه‬
‫س‬
‫ت‬
‫ظ‬
‫ف‬
‫ح‬
‫ل‬
‫ا‬
2
‫على‬ ‫المحافظة‬
‫الملفات‬
‫ومحتوياتها‬
3
‫ل‬
‫و‬
‫ا‬
‫د‬
‫ت‬
‫ر‬
‫ي‬
‫س‬
‫ي‬
‫ت‬
‫ت‬
‫ا‬
‫ف‬
‫ل‬
‫م‬
‫ل‬
‫ا‬
‫ع‬
‫ا‬
‫ج‬
‫ر‬
‫ت‬
‫س‬
‫ا‬
‫و‬
‫ت‬
‫ا‬
‫م‬
‫و‬
‫ل‬
‫ع‬
‫م‬
‫ل‬
‫ا‬
4

124. ‫الترميز‬
‫ثانيا‬
‫الترميز‬ ‫طرق‬
‫الخاصة‬
‫بملفات‬
‫األسماء‬
‫كل‬ ‫من‬ ‫األول‬ ‫الحرف‬ ‫(أخذ‬ ‫الهجائية‬ ‫الطريقة‬
)‫أسم‬:
‫فهرسة‬ ‫على‬ ‫بناء‬ ‫األسماء‬ ‫ملفات‬ ‫ترميز‬ ‫يتم‬ ‫وفيها‬
‫االسمي‬ ‫الملف‬ ‫رقم‬ ‫يكون‬ ‫بأن‬ ‫وذلك‬ ‫األسماء‬ ‫تلك‬
‫الحرف‬ ‫يمثل‬ ‫ما‬ ‫وهو‬ ،‫واحد‬ ‫هجائي‬ ‫حرف‬ ‫عن‬ ‫عبارة‬
‫ترتب‬ ‫ثم‬ ،‫االسم‬ ‫لذلك‬ ‫األول‬ ‫االسم‬ ‫من‬ ‫األول‬
‫ترتب‬ ‫ثم‬ ،‫فيه‬ ‫تشترك‬ ‫التي‬ ‫لألحرف‬ ‫وفقا‬ ‫األسماء‬
‫من‬ ‫األول‬ ‫الحرف‬ ‫أخذ‬ ‫مثل‬ ‫حفظها‬ ‫أماكن‬ ‫في‬
‫األول‬ ‫االسم‬
‫من‬ ‫األول‬ ‫الحرف‬ ‫(اخذ‬ ‫المركبة‬ ‫الهجائية‬ ‫الطريقة‬
)‫األخير‬ ‫االسم‬ ‫من‬ ‫األول‬ ‫والحرف‬ ‫األول‬ ‫االسم‬:
‫فهرسة‬ ‫على‬ ‫بناء‬ ‫األسماء‬ ‫ملفات‬ ‫ترميز‬ ‫يتم‬ ‫وفيها‬
‫عبارة‬ ‫االسمي‬ ‫الملف‬ ‫رقم‬ ‫يكون‬ ‫حيث‬ ‫األسماء‬ ‫تلك‬
‫من‬ ‫األول‬ ‫الحرف‬ ‫يمثل‬ ‫ما‬ ‫وهو‬ ،‫هجائيين‬ ‫حرفين‬
‫لذلك‬ ‫األخير‬ ‫االسم‬ ‫من‬ ‫األول‬ ‫والحرف‬ ‫األول‬ ‫االسم‬
‫كل‬ ‫لرمز‬ ‫وفقا‬ ‫تسلسل‬ ‫رقم‬ ‫يؤخذ‬ ‫ثم‬ ،‫االسم‬

125. ‫الترميز‬
‫العددية‬ ‫الطريقة‬
‫المتسلسلة‬
‫رقم‬ ‫يكون‬ ‫التي‬ ‫البسيطة‬ ‫المتسلسلة‬ ‫العددية‬ ‫الطريقة‬ ‫في‬
‫بناء‬ ،‫واحد‬ ‫عددي‬ ‫رقم‬ ‫عن‬ ‫عبارة‬ ‫فيها‬ ‫االسمي‬ ‫الملف‬
‫جانب‬ ‫االعتبار‬ ‫في‬ ‫األخذ‬ ‫دون‬ ‫الحفظ‬ ‫مكان‬ ‫إلى‬ ‫وروده‬ ‫على‬
‫ألرقام‬ ‫وفقا‬ ‫األسماء‬ ‫ترتب‬ ‫ثم‬ ،‫لألسماء‬ ‫الهجائي‬ ‫الترتيب‬
‫حفظها‬ ‫أماكن‬ ‫في‬ ‫تسلسلها‬
‫الهجائية‬ ‫الحروف‬ ‫عن‬ ‫التعويض‬ ‫طريقة‬
‫حسابية‬ ‫بأرقام‬ ‫المركبة‬
‫األسماء‬ ‫ملفات‬ ‫ترميز‬ ‫فيها‬ ‫يتم‬ ‫التي‬ ‫الطريقة‬ ‫وهي‬
‫الملف‬ ‫رقم‬ ‫يكون‬ ‫حيث‬ ،‫األسماء‬ ‫تلك‬ ‫فهرسة‬ ‫على‬
‫يمثل‬ ‫ما‬ ‫وهو‬ ‫هجائيين‬ ‫حرفين‬ ‫عن‬ ‫عبارة‬ ‫األسمى‬
‫من‬ ‫األول‬ ‫والحرف‬ ،‫األول‬ ‫االسم‬ ‫من‬ ‫األول‬ ‫الحرف‬
،‫تسلسل‬ ‫رقم‬ ‫يؤخذ‬ ‫ثم‬ ،‫االسم‬ ‫لذلك‬ ‫األخير‬ ‫االسم‬

126. ‫الفهارس‬
126

127. ‫الفهارس‬
‫وخدمات‬ ‫االسترجاع‬ ‫وظيفة‬ ‫تعتبر‬
‫األساسي‬ ‫الهدف‬ ‫هي‬ ‫المستفيدين‬
‫ننظم‬ ‫فعندما‬ ‫الوثائق‬ ‫تنظيم‬ ‫من‬
،‫مالئم‬ ‫تصنيف‬ ‫لنظام‬ ً‫وفقا‬ ‫الوثائق‬
‫للداللة‬ ‫الالزمة‬ ‫الرموز‬ ‫ونعطيها‬
‫هو‬ ‫واحد‬ ‫لغرض‬ ‫إال‬ ‫ذلك‬ ‫فما‬ ‫عليها‬
‫التي‬ ‫المعلومات‬ ‫استرجاع‬ ‫تسهيل‬
‫تتطلب‬ ‫االسترجاع‬ ‫وعملية‬ ‫تضمها‬
‫المختلفة‬ ‫بأنواعها‬ ‫الفهارس‬ ‫إنشاء‬

128. 128
‫الفهارس‬
‫الفهرس‬ ‫فهوم‬
‫الوصول‬ ‫خاللها‬ ‫من‬ ‫نستطيع‬ ‫أداة‬ ‫هو‬
‫بيانات‬ ‫إلى‬ ‫ويسر‬ ‫سهولة‬ ‫في‬
،‫وترميزها‬ ‫تصنيفها‬ ‫تم‬ ‫ومعلومات‬
‫أسماء‬ ‫أو‬ ‫عناوين‬ ‫تضم‬ ‫األداة‬ ‫وهذه‬
‫خطة‬ ‫تضمها‬ ‫التي‬ ‫ورموزها‬ ‫الملفات‬
ً‫هجائيا‬ ً‫ترتيبا‬ ‫مرتبة‬ ‫والترميز‬ ‫التصنيف‬
‫الملفات‬ ‫لرموز‬ ً‫وفقا‬ ً‫منطقيا‬ ‫أو‬

129. 129
‫الفهارس‬
‫وأجهزة‬ ‫الفهارس‬ ‫أشكال‬
‫بها‬ ‫الخاصة‬ ‫الحفظ‬
‫الفهرس‬
‫السجل‬
1
‫عن‬ ‫عبارة‬ ‫وهو‬ ،‫المؤسسات‬ ‫في‬ ً‫انتشارا‬ ‫األكثر‬ ‫يعتبر‬
‫هجائي‬ ‫بحرف‬ ‫خاص‬ ‫جزء‬ ‫وكل‬ ،‫أجزاء‬ ‫إلى‬ ‫مقسم‬ ‫سجـــل‬
‫أو‬ ‫عناوين‬ ‫جزء‬ ‫كل‬ ‫في‬ ‫يسجل‬ ،‫معين‬ ‫نشاط‬ ‫أو‬ ‫معين‬
‫بهذا‬ ‫الخاص‬ ‫الهجائي‬ ‫بالحرف‬ ‫تبدأ‬ ‫التي‬ ‫الملفات‬ ‫أسماء‬
‫الملف‬ ‫اسم‬ ‫أو‬ ‫عنوان‬ ‫وأمام‬ ،‫النشاط‬ ‫تتبع‬ ‫التي‬ ‫أو‬ ‫الجزء‬
‫عليه‬ ‫الدال‬ ‫الرمز‬

130. 130
‫الفهارس‬
‫السجل‬ ‫الفهرس‬ ‫عيوب‬ ‫السجل‬ ‫الفهرس‬ ‫مزايا‬
‫تخدام‬ ‫االس‬ ‫ع‬ ‫م‬
‫منظره‬ ‫يشوه‬
‫المرونة‬ ‫عدم‬
‫ف‬ ‫للتل‬ ‫ة‬ ‫عرض‬
‫السريع‬
‫سهولة‬
‫االستخدام‬
‫هولة‬ ‫س‬
‫نقله‬
‫عليه‬ ‫والحصول‬
‫حجمه‬ ‫صغر‬
‫ي‬ ‫ف‬ ‫ء‬ ‫البط‬
‫االسترجاع‬

131. 131
‫الفهارس‬
‫الفهرس‬
‫المطبوع‬:
2
،‫الملفات‬ ‫ماء‬‫وأس‬ ‫ن‬‫بعناوي‬ ‫ة‬‫مطبوع‬ ‫م‬‫قوائ‬ ‫ن‬‫ع‬ ‫عبارة‬ ‫و‬‫وه‬
‫عليها‬ ‫الدال‬ ‫الرمز‬ ‫منها‬ ‫كل‬ ‫وأمام‬
‫المطبوع‬ ‫الفهرس‬ ‫عيوب‬ ‫المطبوع‬ ‫الفهرس‬ ‫مزايا‬
‫المرونة‬ ‫عدم‬
‫ف‬ ‫للتل‬ ‫ة‬ ‫عرض‬
‫السريع‬
‫ي‬ ‫ف‬ ‫ء‬ ‫البط‬
‫االسترجاع‬
‫هولة‬ ‫س‬
‫االستخدام‬
‫ول‬ ‫الحص‬ ‫هولة‬ ‫س‬
‫عليه‬
‫ة‬ ‫الفرص‬ ‫ة‬ ‫إتاح‬
‫ن‬ ‫العاملي‬ ‫ع‬ ‫لجمي‬
‫الملفات‬ ‫ة‬‫لمعرف‬
‫ورموزها‬

132. 132
‫الفهارس‬
‫الفهرس‬
‫البطاقي‬
3
‫المرون‬
‫ة‬
‫الفائق‬
‫ة‬
‫يمكن‬
‫استخد‬
‫امه‬
‫ا‬ً‫د‬‫مرش‬
‫ومصد‬
‫ا‬ً‫ر‬
‫للمعلو‬
‫مات‬
‫سهول‬
‫ة‬
‫االست‬
‫رجاع‬
‫ال‬
‫يتلف‬
‫بسرعة‬
‫يقبل‬
‫المعال‬
‫جة‬
‫اآللية‬
‫سهولة‬
‫إضافة‬
‫البيانات‬
‫والمعلوم‬
‫إلى‬ ‫ات‬
‫البطاقا‬
‫ت‬
‫وهو‬
‫أفضل‬
‫أشكال‬
‫الفهار‬
‫س‬
‫ويمتاز‬
‫باآلتي‬

133. 133
‫الفهارس‬
‫صفا‬
‫ت‬
‫الفهر‬
‫س‬
‫المثال‬
‫ي‬
‫المرونة‬
‫الالزمة‬
‫إلدخال‬
‫أية‬
‫تعديالت‬
‫عليه‬
1
‫السهو‬
‫لة‬
‫في‬
‫االست‬
‫خدام‬
2
‫ي‬
‫ف‬
‫ة‬
‫ع‬
‫ر‬
‫س‬
‫ل‬
‫ا‬
‫ة‬
‫ي‬
‫ب‬
‫ل‬
‫ت‬
‫ت‬
‫ا‬
‫ج‬
‫ا‬
‫ي‬
‫ت‬
‫ح‬
‫ا‬
‫ن‬
‫ي‬
‫د‬
‫ي‬
‫ف‬
‫ت‬
‫س‬
‫م‬
‫ل‬
‫ا‬
3
‫يمكن‬
‫استخدامه‬
‫أكثر‬ ‫بواسطة‬
‫شخص‬ ‫من‬
4
‫االقتص‬
‫في‬ ‫اد‬
‫إعداده‬
‫وصيانت‬
‫ه‬
5
‫ة‬
‫ي‬
‫ن‬
‫ا‬
‫ك‬
‫م‬
‫إ‬
‫ه‬
‫ج‬
‫ا‬
‫ت‬
‫ن‬
‫إ‬
‫ق‬
‫ر‬
‫ط‬
‫ب‬
‫خ‬
‫س‬
‫ن‬
‫ل‬
‫ا‬
‫ة‬
‫ف‬
‫و‬
‫ر‬
‫ع‬
‫م‬
‫ل‬
‫ا‬
6

134. ‫الفهارس‬
‫أنواع‬
‫الفهارس‬
‫الفهرس‬
‫الموضوعي‬:
‫البيانات‬ ‫إلى‬ ‫ويسر‬ ‫بسهولة‬ ‫الوصول‬ ‫خالله‬ ‫من‬ ‫ويمكن‬
‫أو‬ ،ً‫موضوعيا‬ ‫تصنيفها‬ ‫بعد‬ ‫ترميزها‬ ‫تم‬ ‫التي‬ ‫والمعلومات‬
‫ملفات‬ ‫عناوين‬ ‫على‬ ‫وتحتوي‬ ً‫شكليا‬ ‫أو‬ ،ً‫زمنيا‬ ‫أو‬ ً‫جغرافيا‬
‫الخاص‬ ‫الرمز‬ ‫منها‬ ‫كل‬ ‫وأمام‬ ً‫هجائيا‬ ‫مرتبة‬ ‫الموضوعات‬
،‫بها‬
‫كالتالي‬ ‫إنشاؤه‬ ‫ويتم‬ :
( ‫مقاس‬ ‫فهرس‬ ‫بطاقة‬ ‫ملف‬ ‫لكل‬ ‫يعد‬
3
×
5
‫بوصة‬ )
‫الملف‬ ‫عنوان‬ ‫العلوي‬ ‫األيمن‬ ‫الركن‬ ‫في‬ ‫يكتب‬
‫رمز‬ ‫اليسرى‬ ‫الحافة‬ ‫لجهة‬ ‫العنوان‬ ‫أسفل‬ ‫ويكتب‬
‫الملف‬
‫الفهارس‬ ‫بطاقات‬ ‫حفظ‬ ‫أدراج‬ ‫في‬ ‫البطاقات‬ ‫ترتب‬
ً‫هجائيا‬ ً‫ترتيبا‬ ً‫رأسيا‬
‫الموضوعي‬ ‫الفهارس‬ ‫أدراج‬ ‫من‬ ‫درج‬ ‫كل‬ ‫على‬ ‫يكتب‬
‫بطاقات‬ ‫تحمله‬ ‫هجائي‬ ‫حرف‬ ‫وآخر‬ ‫أول‬ ً‫رمزا‬
‫المحفوظة‬ ‫الفهارس‬ ‫ببطاقات‬ ‫الخاصة‬ ‫اإلرشاد‬

135. ‫الفهارس‬
‫الفهرس‬
‫االسمي‬:
‫بيانات‬ ‫إلى‬ ‫ويسر‬ ‫بسهولة‬ ‫الوصول‬ ‫خالله‬ ‫من‬ ‫ويمكن‬
‫سواء‬ ،‫األسماء‬ ‫حسب‬ ‫تصنيفها‬ ‫بعد‬ ‫ترميزها‬ ‫تم‬ ‫ومعلومات‬
، ‫مؤسسات‬ ‫أو‬ ‫أشخاص‬ ‫أسماء‬ ‫كانت‬
‫كالتالي‬ ‫إنشاؤه‬ ‫ويتم‬ :
‫فهرس‬ ‫بطاقة‬ ‫االسمية‬ ‫الملفات‬ ‫من‬ ‫ملف‬ ‫لكل‬ ‫يعد‬
( ‫مقــــاس‬
3
×
5
‫العلوي‬ ‫األيمن‬ ‫الركن‬ ‫في‬ ‫بوصة‬ )
‫الملف‬ ‫رمز‬ ‫يكتب‬ ‫وأسفله‬ ،‫الملف‬ ‫اسم‬ ‫يكتب‬
‫الفهارس‬ ‫بطاقات‬ ‫حفظ‬ ‫أدراج‬ ‫في‬ ‫البطاقات‬ ‫ترتب‬
ً‫هجائيا‬ ً‫ترتيبا‬ ً‫رأسيا‬
‫تحمله‬ ‫هجائي‬ ‫حرف‬ ‫وآخر‬ ‫أول‬ ‫درج‬ ‫كل‬ ‫على‬ ‫يكتب‬
‫اإلرشاد‬ ‫بطاقات‬

136. 136
‫الفهارس‬
‫الفهرس‬
‫القاموسي‬
‫جميع‬ ‫وأسماء‬ ‫عناوين‬ ‫يشمل‬ ‫حيث‬
‫محفوظات‬ ‫تضمها‬ ‫التي‬ ‫الملفات‬
‫ملفات‬ ‫كانت‬ ‫سواء‬ ‫المؤسسة‬
‫عنوان‬ ‫أمام‬ ،‫أسماء‬ ‫أو‬ ‫موضوعات‬
.‫عليه‬ ‫الدال‬ ‫الرمز‬ ‫الملف‬ ‫اسم‬ ‫أو‬
‫بالنسبة‬ ‫سبق‬ ‫كما‬ ‫إنشائه‬ ‫ويتم‬
‫الموضوعي‬ ‫البطاقي‬ ‫للفهرس‬
‫عملية‬ ‫إن‬ ‫حيث‬ ‫واالسمي‬
‫للحروف‬ ً‫وفقا‬ ‫تتم‬ ‫االسترجاع‬
‫الهجائية‬

137. ‫الفهارس‬
‫الفهرس‬
‫المصنف‬:
ً‫منطقيا‬ ً‫ترتيبا‬ ‫مرتبة‬ ‫الملفات‬ ‫وأسماء‬ ‫عناوين‬ ‫يضم‬ ‫وهو‬
‫الرمز‬ ‫الملف‬ ‫اسم‬ ‫أو‬ ‫عنوان‬ ‫وأمام‬ ‫التصنيف‬ ‫لنظام‬ ً‫وفقا‬
‫األصل‬ ‫طبق‬ ‫صورة‬ ‫المصنف‬ ‫الفهرس‬ ‫ويعتبر‬ ،‫عليه‬ ‫الدال‬
‫في‬ ‫ويستخدم‬ ،‫الحفظ‬ ‫أجهزة‬ ‫داخل‬ ‫الملفات‬ ‫ترتيب‬ ‫من‬
،‫الجديدة‬ ‫الملفات‬ ‫أرقام‬ ‫تحديد‬
‫كالتالي‬ ‫إنشاؤه‬ ‫ويتم‬ :
( ‫مقاس‬ ‫فهرس‬ ‫بطاقة‬ ‫ملف‬ ‫لكل‬ ‫تعد‬
3
×
5
‫بوصة‬ )
‫الذي‬ ‫الملف‬ ‫رمز‬ ‫لعلوي‬‫ا‬ ‫األيمن‬ ‫الركن‬ ‫في‬ ‫يكتب‬
‫الملف‬ ‫رمز‬ ‫نهاية‬ ‫أسفل‬ ‫ويكتب‬ ،‫البطاقة‬ ‫تخصه‬
‫الملف‬ ‫اسم‬ ‫أو‬ ‫عنوان‬
‫لترتيب‬ ً‫وفقا‬ ً‫منطقيا‬ ً‫ترتيبا‬ ‫البطاقات‬ ‫ترتب‬
‫بطاقة‬ ‫بطاقات‬ ‫مجموعة‬ ‫كل‬ ‫وتسبق‬ ‫رموزهما‬
‫أو‬ ‫الفصل‬ ‫رمز‬ ‫عليه‬ ‫يكتب‬ ‫بارز‬ ‫نتوء‬ ‫ذات‬ ‫إرشاد‬
‫تتبعه‬ ‫الذي‬ ‫الفرع‬
‫المصنف‬ ‫الفهرس‬ ‫أدراج‬ ‫من‬ ‫درج‬ ‫كل‬ ‫على‬ ‫يكتب‬
‫خاصة‬ ‫إرشاد‬ ‫بطاقة‬ ‫وآخر‬ ‫أول‬ ‫رمز‬ ‫الخارج‬ ‫من‬
‫بداخله‬ ‫المحفوظة‬ ‫الفهارس‬ ‫ببطاقات‬

138. ‫وأرشفة‬ ‫إدارة‬
‫البريد‬ ‫رسائل‬
‫االلكتروني‬

139. ‫البريد‬
‫االلكتروني‬
139

140. ‫البريد‬
‫االلكتروني‬
‫مصطلح‬ ‫يطلق‬ ‫قد‬
‫اإللكتروني‬ ‫البريد‬
‫معنى‬ ‫من‬ ‫أكثر‬ ‫على‬
ً‫رتباكا‬‫ا‬ ‫يحدث‬ ‫مما‬
،‫المصطلح‬ ‫فهم‬ ‫في‬
‫مرادفا‬ ‫يستخدم‬ ‫فهو‬
‫البريد‬ ‫نظام‬ ‫لمصطلح‬
‫وقد‬ ‫اإللكتروني‬

141. 141
‫البريد‬
‫االلكتروني‬
‫د‬ ‫البري‬ ‫نظام‬
‫االلكتروني‬
‫و‬ ‫أ‬ ‫ال‬ ‫إرس‬ ‫ن‬ ‫م‬ ‫تفيدين‬ ‫المس‬ ‫ن‬ ‫يمك‬ ‫الذي‬ ‫النظام‬ ‫و‬ ‫ه‬
‫ومات‬‫الرس‬ ‫و‬‫أ‬ ‫ية‬‫النص‬ ‫ائل‬‫الرس‬ ‫وإدارة‬ ‫تقبال‬‫اس‬ ‫ل‬‫نق‬
‫ة‬‫المحلي‬ ‫الشبكات‬ ‫بر‬‫ع‬ ‫و‬‫والفيدي‬ ‫وتية‬‫الص‬ ‫ائل‬‫الرس‬ ‫و‬‫أ‬
‫االنترنت‬ ‫بشبكة‬ ‫االتصال‬ ‫عبر‬ ‫الدولية‬ ‫أو‬
‫د‬ ‫البري‬ ‫ائل‬ ‫رس‬
‫اإللكتروني‬
‫نقل‬ ‫أو‬ ‫إرسال‬ ‫من‬ ‫المستفيدين‬ ‫يمكن‬ ‫الذي‬ ‫النظام‬ ‫هو‬
‫أو‬ ‫الرسومات‬ ‫أو‬ ‫النصية‬ ‫الرسائل‬ ‫وإدارة‬ ‫استقبال‬
‫أو‬ ‫المحلية‬ ‫الشبكات‬ ‫عبر‬ ‫والفيديو‬ ‫الصوتية‬ ‫الرسائل‬
‫االنترنت‬ ‫بشبكة‬ ‫االتصال‬ ‫عبر‬ ‫الدولية‬
‫الرسالة‬ ‫محتوى‬ ‫على‬ ‫بالمثل‬ ‫يطبق‬ ‫التعريف‬ ‫وهذا‬
‫على‬ ‫يطلق‬ ‫وكذلك‬ ‫رسالة‬ ‫بكل‬ ‫المرفقة‬ ‫والمعلومات‬
‫الرسالة‬ ‫بمضمون‬ ‫الملحقة‬ ‫المرفقات‬

142. ‫الذاتية‬ ‫قوتك‬ ‫طريق‬ .... ‫الفعال‬ ‫االتصال‬
‫اإلداري‬ ‫لالتصال‬ ‫العشر‬ ‫األهداف‬
1
‫المعلومات‬ ‫عرض‬ -
EXPOSITION INFORMATION
.
2
. ‫القرارات‬ ‫متخذي‬ ‫أمام‬ ‫الدقيقة‬ ‫والبيانات‬ ‫المعلومات‬ ‫كافة‬ ‫وضع‬ -
3
.‫المنشأة‬ ‫في‬ ‫الفئات‬ ‫مختلف‬ ‫بين‬ ‫المشترك‬ ‫الفهم‬ ‫من‬ ‫قدر‬ ‫تحقيق‬ -
4
. ‫وإدارتها‬ ‫وأقسامها‬ ‫المنشأة‬ ‫في‬ ‫العاملين‬ ‫جهود‬ ‫بين‬ ‫التنسيق‬ -
5
‫ى‬‫إل‬ ‫م‬‫نظره‬ ‫ووجهات‬ ‫م‬‫وآرائه‬ ‫م‬‫قراراته‬ ‫يل‬‫توص‬ ‫ن‬‫م‬ ‫ة‬‫المنشأ‬ ‫قيادة‬ ‫ن‬‫تمكي‬ -
.‫العاملة‬ ‫القاعدة‬
6
‫الجيدة‬ ‫االت‬ ‫فاالتص‬ ،‫ن‬ ‫العاملي‬ ‫األفراد‬ ‫ومهارات‬ ‫برات‬ ‫وخ‬ ‫قدرات‬ ‫ة‬ ‫تنمي‬ -
.‫للعاملين‬ ‫المناسب‬ ‫واإلرشاد‬ ‫التوجيه‬ ‫توصيل‬ ‫من‬ ‫تمكن‬
7
‫ف‬ ‫ومختل‬ ‫ن‬ ‫العاملي‬ ‫جموع‬ ‫ن‬ ‫بي‬ ‫ة‬ ‫الثق‬ ‫ق‬ ‫وخل‬ ‫ة‬ ‫اإليجابي‬ ‫االتجاهات‬ ‫ن‬ ‫تكوي‬ -
.‫المنشأة‬ ‫مع‬ ‫المتعاملة‬ ‫الخارجية‬ ‫األطراف‬
8
‫م‬‫وقدراته‬ ‫م‬‫مهاراته‬ ‫ف‬‫لتوظي‬ ‫ة‬‫للمنظم‬ ‫ن‬‫المنتمي‬ ‫ل‬‫العم‬ ‫قوة‬ ‫أفراد‬ ‫ع‬‫تشجي‬ -
. ‫أهدافها‬ ‫لخدمة‬
9
. ‫المنظمة‬ ‫وإدارة‬ ‫العاملين‬ ‫بين‬ ‫االنتماء‬ ‫وتقوية‬ ‫االرتباط‬ ‫تدعيم‬ -
10
‫والمساءلة‬ ‫المحاسبة‬ ‫إمكانية‬ -
QUESTIONING
. ‫أعمال‬ ‫من‬ ‫تم‬ ‫عما‬

143. ‫الذاتية‬ ‫قوتك‬ ‫طريق‬ .... ‫الفعال‬ ‫االتصال‬
‫العشر‬ ‫اإلدارية‬ ‫االتصاالت‬ ‫وسائل‬
1
‫الخطــابــــــــــــات‬ -
‫ي‬ ‫ف‬ ‫ت‬ ‫المنشآ‬ ‫تخدمها‬ ‫تس‬ ‫ي‬ ‫الت‬ ‫ى‬ ‫األول‬ ‫يلة‬ ‫الوس‬ ‫ي‬ ‫ه‬ ‫الخطابات‬ ‫بر‬ ‫تعت‬
.ً‫مكانيا‬ ‫متباعدين‬ ‫يكونون‬ ‫عندما‬ ‫المختلفة‬ ‫بالقطاعات‬ ‫االتصال‬
: ‫فمنها‬ ‫اعها‬‫أنو‬ ‫تختلف‬ ‫المنظمة‬ ‫تستخدمها‬ ‫التي‬ ‫والخطابات‬
.‫العادية‬ ‫الخطابات‬
.‫المسجلة‬ ‫الخطابات‬
.‫الوصول‬ ‫بعلم‬ ‫المسجلة‬ ‫الخطابات‬
‫ة‬ ‫البريدي‬ ‫البطاقات‬
.‫وغيرها‬
‫والخطاب‬ ‫ة‬ ‫المنظم‬ ‫ة‬ ‫مرآ‬ ‫و‬ ‫ه‬ ‫ة‬ ‫المنظم‬ ‫ن‬ ‫ع‬ ‫در‬ ‫يص‬ ‫الذي‬ ‫والخطاب‬
‫ا‬ ‫م‬ ‫وعادة‬ ‫د‬ ‫الجي‬ ‫والمضمون‬ ‫ل‬ ‫الشك‬ ‫ه‬ ‫في‬ ‫ي‬ ‫روع‬ ‫إذا‬ ‫ا‬ ‫عنه‬ ‫ادر‬ ‫الص‬
. ‫الخطابات‬ ‫لهذه‬ ‫المتلقية‬ ‫األطراف‬ ‫عند‬ ً‫حسنا‬ ً‫أثرا‬ ‫يترك‬

144. ‫الذاتية‬ ‫قوتك‬ ‫طريق‬ .... ‫الفعال‬ ‫االتصال‬
‫الخطابات‬ ‫في‬ ‫توفرها‬ ‫الواجب‬ ‫الشروط‬
1
: ‫االختصار‬ -
‫الخطاب‬ ‫في‬ ‫يستخدم‬ ‫أن‬ ‫بمعنى‬ ‫اإلمكان‬ ‫بقدر‬ ً‫مختصرا‬ ‫الخطاب‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫يعني‬ ‫وهذا‬
‫تطويل‬ ‫دون‬ ‫يريد‬ ‫ما‬ ‫توصيل‬ ‫من‬ ‫كاتبه‬ ‫تمكن‬ ‫التي‬ ‫الكلمات‬ ‫من‬ ‫المناسب‬ ‫القدر‬
.‫بالمعنى‬ ‫مخل‬ ‫تقصير‬ ‫أو‬ ‫ممل‬
2
: ‫الوضوح‬ -
‫لقارئه‬ ‫يترك‬ ‫ال‬ ‫حتى‬ ‫غموض‬ ‫وال‬ ‫فيه‬ ‫لبس‬ ‫ال‬ ً‫واضحا‬ ‫الخطاب‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫الضروري‬ ‫من‬
.‫الخطاب‬ ‫كاتب‬ ‫يقصده‬ ‫عما‬ ‫للتساؤل‬ ‫الفرصة‬
3
: ‫السهولة‬ -
‫تعبر‬ ‫والتي‬ ‫المعقدة‬ ‫غير‬ ‫القصيرة‬ ‫والجمل‬ ‫السهلة‬ ‫البسيطة‬ ‫الكلمات‬ ‫اختيار‬ ‫الالزم‬ ‫من‬
.‫المقصود‬ ‫المعنى‬ ‫عن‬ ً‫تماما‬
4
: ‫واللباقة‬ ‫الذوق‬ -
...‫الخطابات‬ ‫في‬ ‫مراعاته‬ ‫يجب‬ ‫المبدأ‬ ‫وهذا‬
5
: ‫الجيد‬ ‫اإلخراج‬ -
.‫لحجمه‬ ‫مناسب‬ ‫مظروف‬ ‫في‬ ‫يوضع‬ ‫وأن‬ ‫الكتابة‬ ‫و‬ ‫اإلخراج‬ ‫جيد‬ ‫الخطاب‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫يجب‬
6
:‫المناسب‬ ‫الخطاب‬ ‫نوع‬ ‫اختيار‬ -
‫ترسل‬ ‫أن‬ ‫يجب‬ ‫الهامة‬ ‫فالخطابات‬ ‫موقف‬ ‫لكل‬ ‫المناسب‬ ‫الخطاب‬ ‫نوع‬ ‫اختيار‬ ‫الالزم‬ ‫من‬
.‫الوصول‬ ‫بعلم‬ ‫المسجل‬ ‫بالبريد‬
..‫عادي‬ ‫بخطاب‬ ‫ترسل‬ ‫أن‬ ‫يمكن‬ ‫المحدودة‬ ‫األهمية‬ ‫ذات‬ ‫والخطابات‬

145. ‫الذاتية‬ ‫قوتك‬ ‫طريق‬ .... ‫الفعال‬ ‫االتصال‬
2
‫اإلذاعــــــــــــــــــة‬ -
‫ال‬‫االتص‬ ‫يكون‬ ‫ا‬‫عندم‬ ‫ة‬‫خاص‬ ‫اإلداري‬ ‫ال‬‫االتص‬ ‫ة‬‫عملي‬ ‫ي‬‫ف‬ ‫ة‬‫اإلذاع‬ ‫تخدم‬‫تس‬ ‫د‬‫ق‬
‫يل‬ ‫توص‬ ‫ن‬ ‫فيمك‬ ، ‫ة‬ ‫المنظم‬ ‫ج‬ ‫ومنت‬ ‫ل‬ ‫بعم‬ ‫ة‬ ‫المرتبط‬ ‫ة‬ ‫الخارجي‬ ‫باألطراف‬
‫ة‬ ‫الخاص‬ ‫واألخبار‬ ‫بالمعلومات‬ ‫ة‬ ‫اإلذاع‬ ‫ي‬ ‫مندوب‬ ‫د‬ ‫تزوي‬ ‫و‬ ‫أ‬ ‫ة‬ ‫إعالني‬ ‫الة‬ ‫رس‬
‫ن‬ ‫أعي‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫ورتها‬ ‫وص‬ ‫ا‬ ‫موقفه‬ ‫م‬ ‫وتدع‬ ‫ا‬ ‫تفيده‬ ‫د‬ ‫ق‬ ‫ي‬ ‫والت‬ ‫ة‬ ‫بالمنظم‬
.‫الجمهور‬
‫ي‬ ‫ف‬ ‫محدود‬ ‫ي‬ ‫الخارج‬ ‫بالجمهور‬ ‫ال‬ ‫لالتص‬ ‫ة‬ ‫لإلذاع‬ ‫المنظمات‬ ‫تخدما‬ ‫اس‬ ‫ومجال‬
‫ى‬ ‫عل‬ ‫بير‬ ‫ك‬ ‫ر‬ ‫تأثي‬ ‫ا‬ ‫له‬ ‫ال‬ ‫اتص‬ ‫يلة‬ ‫كوس‬ ‫ة‬ ‫اإلذاع‬ ‫ن‬ ‫أ‬ ‫و‬ ‫ول‬ ‫ة‬ ‫العربي‬ ‫ا‬ ‫بالدن‬
‫ي‬‫وبالتال‬ ، ‫ة‬‫التعليمي‬ ‫تويات‬‫المس‬ ‫ع‬‫جمي‬ ‫ب‬‫تناس‬ ‫الة‬‫رس‬ ‫خالل‬ ‫ن‬‫م‬ ‫الجمهور‬
‫األفراد‬ ‫ى‬‫إل‬ ‫ل‬‫تص‬ ‫ن‬‫أ‬ ‫ن‬‫يمك‬ ‫ة‬‫اإلذاع‬ ‫ق‬‫طري‬ ‫ن‬‫ع‬ ‫ل‬‫تنق‬ ‫ي‬‫الت‬ ‫الة‬‫الرس‬ ‫ن‬‫فإ‬
.‫والكتابة‬ ‫القراءة‬ ‫يتقنون‬ ‫ال‬ ‫الذين‬ ‫أو‬ ‫األميين‬
3
‫التليفزيونية‬ ‫الدوائـــر‬ -
‫اإلداري‬ ‫ال‬ ‫االتص‬ ‫ة‬ ‫بعملي‬ ‫القيام‬ ‫التلفزيون‬ ‫ر‬ ‫الدوائ‬ ‫ق‬ ‫طري‬ ‫ن‬ ‫ع‬ ً‫أيضا‬ ‫ن‬ ‫ويمك‬
‫ال‬‫لالتص‬ ‫ي‬‫التليفزيون‬ ‫ث‬‫الب‬ ‫قنوات‬ ‫تخدام‬‫اس‬ ‫ن‬‫يمك‬ ‫ا‬‫كم‬ ، ‫ة‬‫المنظم‬ ‫ل‬‫داخ‬
‫ي‬ ‫الت‬ ‫بالخدمات‬ ‫ن‬ ‫المنتفعي‬ ‫و‬ ‫أ‬ ‫ا‬ ‫لمنتجاته‬ ‫تهلكين‬ ‫والمس‬ ‫ة‬ ‫المنشأ‬ ‫بعمالء‬
‫ب‬‫جان‬ ‫ن‬‫م‬ ‫للتليفزيون‬ ‫المحدود‬ ‫تخدام‬‫االس‬ ‫ن‬‫أ‬ ‫ك‬‫والش‬ ،‫ة‬‫المنشأ‬ ‫ا‬‫تقدمه‬
،‫الخارجي‬ ‫المنشأة‬ ‫بجمهور‬ ‫اتصال‬ ‫كوسيلة‬ ‫العربية‬ ‫بالدنا‬ ‫في‬ ‫المنظمات‬
‫ى‬‫عل‬ ‫يعاب‬ ‫ن‬‫ولك‬ ،‫ال‬‫لالتص‬ ‫ة‬‫فعال‬ ‫يلة‬‫وس‬ ‫تخدام‬‫اس‬ ‫ن‬‫م‬ ‫المنظمات‬ ‫يحرم‬
.‫المرتفعة‬ ‫التكلفة‬ ‫المجال‬ ‫هذا‬ ‫في‬ ‫التليفزيون‬ ‫استخدام‬

146. ‫الذاتية‬ ‫قوتك‬ ‫طريق‬ .... ‫الفعال‬ ‫االتصال‬
4
‫المنشأة‬ ‫مجلـــة‬ -
‫هذه‬ ‫تخدم‬‫تس‬ ‫ن‬‫أ‬ ‫ن‬‫ويمك‬ ،‫ة‬‫دوري‬ ‫فة‬‫بص‬ ‫درها‬‫تص‬ ‫ة‬‫مجل‬ ‫برى‬‫الك‬ ‫ت‬‫المنشآ‬ ‫ض‬‫لبع‬
‫الكبار‬ ‫ة‬‫المنظم‬ ‫عمالء‬ ‫ى‬‫إل‬ ‫ا‬‫ونشاطه‬ ‫ة‬‫المنشأ‬ ‫أخبار‬ ‫يل‬‫توص‬ ‫ي‬‫ف‬ ‫ة‬‫المجل‬
. ‫البيع‬ ‫ووكالء‬ ‫لمورديها‬ ‫وكذلك‬
5
‫المقابــــــــالت‬ -
‫وخارج‬ ‫ل‬ ‫داخ‬ ‫األطراف‬ ‫ف‬ ‫مختل‬ ‫ن‬ ‫بي‬ ‫ة‬ ‫اإلداري‬ ‫االت‬ ‫االتص‬ ‫ن‬ ‫م‬ ‫بير‬ ‫ك‬ ‫قدر‬ ‫م‬ ‫يت‬
‫تبادل‬ ‫م‬‫يت‬ ‫ا‬‫م‬ ‫عادة‬ ‫المقابالت‬ ‫هذه‬ ‫ي‬‫وف‬ ‫المقابالت‬ ‫ق‬‫طري‬ ‫ن‬‫ع‬ ‫ة‬‫المنظم‬
.‫واألخبار‬ ‫والمعلومات‬ ‫واألفكار‬ ‫اآلراء‬
: ‫ا‬ ‫تحقيقه‬ ‫المراد‬ ‫األهداف‬ ‫باختالف‬ ‫ف‬ ‫تختل‬ ‫المقابالت‬ ‫ن‬ ‫م‬ ‫كثيرة‬ ‫أنواع‬ ‫وهناك‬
‫يل‬ ‫توص‬ ‫و‬ ‫أ‬ ‫ة‬ ‫معين‬ ‫ة‬ ‫مشكل‬ ‫ل‬ ‫وح‬ ‫ة‬ ‫مناقش‬ ‫ة‬ ‫المقابل‬ ‫هدف‬ ‫يكون‬ ‫د‬ ‫فق‬
. ‫للمبيعات‬ ‫الترويج‬ ‫أو‬ ‫معلومات‬ ‫على‬ ‫الحصول‬ ‫أو‬ ‫معلومات‬
‫إدارة‬ ‫ى‬ ‫عل‬ ‫المنظمات‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫ن‬ ‫العاملي‬ ‫األفراد‬ ‫ة‬ ‫فاعلي‬ ‫ن‬ ‫م‬ ‫د‬‫نزي‬ ‫ن‬ ‫أ‬ ‫م‬ ‫المه‬ ‫ن‬ ‫وم‬
‫نوع‬ ‫ل‬ ‫ك‬ ‫بإدارة‬ ‫لة‬ ‫المتص‬ ‫ة‬ ‫الفني‬ ‫ب‬ ‫بالجوان‬ ‫م‬ ‫نزوده‬ ‫ن‬ ‫وأ‬ ،‫المقابالت‬ ‫هذه‬
‫د‬ ‫تعق‬ ‫ي‬ ‫الت‬ ‫ة‬ ‫التدريبي‬ ‫برامج‬ ‫ال‬ ‫ض‬ ‫بع‬ ‫خالل‬ ‫ن‬ ‫م‬ ‫ك‬ ‫وذل‬ ‫المقابالت‬ ‫هذه‬ ‫ن‬ ‫م‬
.‫الغرض‬ ‫لهذا‬

147. ‫الذاتية‬ ‫قوتك‬ ‫طريق‬ .... ‫الفعال‬ ‫االتصال‬
6
‫االجــــــتــمـاعــــــات‬ -
‫االجتماعات‬ ‫بر‬‫وتعت‬
MEETINGS
‫ة‬‫المنظم‬ ‫ا‬‫إليه‬ ‫أ‬‫تلج‬ ‫ي‬‫الت‬ ‫ائل‬‫الوس‬ ‫ن‬‫م‬ ‫يلة‬‫وس‬
‫يحدث‬ ‫ا‬ ‫مثلم‬ ، ‫ة‬ ‫والخارجي‬ ‫ة‬ ‫الداخلي‬ ‫األطراف‬ ‫ف‬ ‫بمختل‬ ‫اإلداري‬ ‫ال‬ ‫لالتص‬
‫و‬ ‫أ‬ ‫ة‬ ‫المنظم‬ ‫عمالء‬ ‫لكبار‬ ‫ة‬ ‫المنظم‬ ‫ل‬ ‫داخ‬ ‫اجتماعات‬ ‫د‬ ‫تعق‬ ‫ا‬ ‫عندم‬
‫و‬‫أ‬ ‫ة‬‫بالمنظم‬ ‫ا‬‫العلي‬ ‫لإلدارة‬ ‫اجتماعات‬ ‫د‬‫عق‬ ‫و‬‫أ‬ ‫بيع‬‫ال‬ ‫لوكالء‬ ‫و‬‫أ‬ ‫ن‬‫الموردي‬
. ‫رئيسهم‬ ‫مع‬ ‫قسم‬ ‫في‬ ‫للعاملين‬ ‫اجتماعات‬ ‫عقد‬
‫ر‬ ‫توفي‬ ‫ع‬ ‫م‬ ‫ي‬ ‫ديمقراط‬ ‫لوب‬ ‫بأس‬ ‫تدار‬ ‫وان‬ ً‫مقدما‬ ‫لالجتماعات‬ ‫د‬ ‫يع‬ ‫ن‬ ‫أ‬ ‫ب‬ ‫ويج‬
‫ى‬ ‫إل‬ ‫ل‬ ‫تتوص‬ ‫و‬ ‫ي‬ ‫علم‬ ‫اس‬ ‫أس‬ ‫ى‬ ‫عل‬ ‫المناقشات‬ ‫تقوم‬ ‫ي‬ ‫لك‬ ‫المعلومات‬
.‫فيها‬ ‫تناقش‬ ‫التي‬ ‫والمسائل‬ ‫للموضوعات‬ ‫بالنسبة‬ ‫سليمة‬ ‫قرارات‬
7
‫الحــــفــــــــــــــــــالت‬-
،‫بات‬‫المناس‬ ‫ف‬‫مختل‬ ‫ي‬‫ف‬ ‫حفالت‬ ‫ة‬‫إقام‬ ‫ى‬‫عل‬ ‫بيرة‬‫الك‬ ‫المنظمات‬ ‫ض‬‫بع‬ ‫اعتادت‬
‫بيع‬‫ال‬ ‫ووكالء‬ ‫ن‬‫والموردي‬ ‫العمالء‬ ‫كبار‬ ‫بدعوة‬ ‫تقوم‬ ‫ت‬‫المنشآ‬ ‫ن‬‫م‬ ‫ر‬‫والكثي‬
‫ة‬‫العالق‬ ‫ي‬‫وينم‬ ‫م‬‫يدع‬ ‫ا‬‫مم‬ ،‫االحتفاالت‬ ‫هذه‬ ‫لحضور‬ ‫األعالم‬ ‫رجال‬ ‫ض‬‫وبع‬
.‫نحوها‬ ‫اتجاهاتهم‬ ‫من‬ ‫يزيد‬ ‫ومما‬ ،‫وقيادتها‬ ‫المنشأة‬ ‫وبين‬ ‫بينهم‬
‫ر‬ ‫األث‬ ‫تترك‬ ‫ى‬ ‫حت‬ ‫االحتفاالت‬ ‫لهذه‬ ‫ذ‬ ‫والتنفي‬ ‫واإلعداد‬ ‫ط‬ ‫التخطي‬ ‫م‬ ‫المه‬ ‫ن‬ ‫وم‬
. ‫فيها‬ ‫شارك‬ ‫من‬ ‫على‬ ‫المناسب‬

148. ‫الذاتية‬ ‫قوتك‬ ‫طريق‬ .... ‫الفعال‬ ‫االتصال‬
8
‫الزيــــــــــــارات‬ -
‫ن‬‫حس‬ ‫ة‬‫شريط‬ ‫ة‬‫الخارجي‬ ‫األطراف‬ ‫زيارات‬ ‫ة‬‫المنظم‬ ‫إدارة‬ ‫ع‬‫تشج‬ ‫ن‬‫أ‬ ‫م‬‫المه‬ ‫ن‬‫م‬
‫ال‬ ‫ى‬ ‫حت‬ ‫القيود‬ ‫ض‬ ‫بع‬ ‫ع‬ ‫وض‬ ‫ع‬ ‫م‬ ، ‫ا‬ ‫عليه‬ ‫يفدون‬ ‫ن‬ ‫الذي‬ ‫الجمهور‬ ‫تقبال‬ ‫اس‬
‫ي‬ ‫ف‬ ‫ل‬ ‫العم‬ ‫ج‬ ‫برام‬ ‫ذ‬ ‫وتنفي‬ ‫اإلنتاج‬ ‫ل‬ ‫تعطي‬ ‫ى‬ ‫إل‬ ‫الزيارات‬ ‫هذه‬ ‫تؤدي‬
.‫المنظمة‬
9
‫االستقصــــــاءات‬ -
‫آراء‬ ‫ى‬ ‫عل‬ ‫للتعرف‬ ‫تقصاءات‬ ‫االس‬ ‫تخدام‬ ‫اس‬ ‫ى‬ ‫إل‬ ‫برى‬ ‫الك‬ ‫ت‬ ‫المنشآ‬ ‫ض‬ ‫بع‬ ‫أ‬ ‫تلج‬
‫للتعرف‬ ‫و‬ ‫أ‬ ‫ه‬ ‫تقدم‬ ‫الذي‬ ‫ج‬ ‫المنت‬ ‫ن‬ ‫ع‬ ‫م‬ ‫نظره‬ ‫ووجهات‬ ‫الجمهور‬ ‫أفراد‬
. ‫بالمنظمة‬ ‫العمل‬ ‫و‬ ‫رؤسائهم‬ ‫نحو‬ ‫العاملين‬ ‫اتجاهات‬ ‫على‬
10
‫التذكارية‬ ‫الهدايا‬ -
‫ا‬ ‫الهداي‬ ‫ض‬ ‫بع‬ ‫ال‬ ‫إرس‬ ‫ة‬ ‫الخارجي‬ ‫ر‬ ‫بالجماهي‬ ‫ة‬ ‫المنظم‬ ‫ال‬ ‫اتص‬ ‫ائل‬ ‫وس‬ ‫م‬ ‫أه‬ ‫ن‬ ‫م‬
‫ن‬ ‫وإ‬ ‫األشياء‬ ‫وهذه‬ ،‫بات‬ ‫المناس‬ ‫ف‬ ‫مختل‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫م‬ ‫له‬ ‫ة‬ ‫والتذكاري‬ ‫ة‬ ‫الرمزي‬
‫د‬ ‫عن‬ ً‫طيبا‬ ً‫يا‬ ‫نفس‬ ً‫أثرا‬ ‫تترك‬ ‫ا‬ ‫أنه‬ ‫إال‬ ‫بيرة‬ ‫ك‬ ‫ت‬ ‫ليس‬ ‫ة‬ ‫المادي‬ ‫ا‬ ‫قيمته‬ ‫ت‬ ‫كان‬
. ‫األطراف‬ ‫بمختلف‬ ‫المنظمة‬ ‫اتصال‬ ‫ويسهل‬ ‫لها‬ ‫المتلقي‬

149. ‫الذاتية‬ ‫قوتك‬ ‫طريق‬ .... ‫الفعال‬ ‫االتصال‬
‫االتصــــــــال‬ ‫عــــــوائـــــــــــق‬
‫الفعـــــــــــــــال‬
1
) ‫اإلنصات‬ ( ‫اإلصغاء‬ ‫عائق‬ -
‫أ‬‫والخط‬ ‫ر‬‫الخط‬ ‫ن‬‫م‬ ‫ه‬‫أن‬ ‫ر‬‫غي‬ ،‫مترادفان‬ ‫غاء‬‫واإلص‬ ‫تماع‬‫االس‬ ‫ن‬‫أ‬ ‫ض‬‫البع‬ ‫يرى‬ ‫د‬‫ق‬
‫غي‬ ‫ونص‬ ‫ا‬ ‫بآذانن‬ ‫مع‬ ‫نس‬ ‫ن‬ ‫فنح‬ ،‫بير‬ ‫ك‬ ‫ا‬ ‫بينهم‬ ‫فالفارق‬ ،‫ك‬ ‫بذل‬ ‫ليم‬ ‫التس‬
‫ع‬ ‫تنطب‬ ‫ال‬ ‫ن‬ ‫ولك‬ ‫ا‬ ‫لن‬ ‫تقال‬ ‫ة‬ ‫كلم‬ ‫ل‬ ‫ك‬ ‫مع‬ ‫نس‬ ‫ن‬ ‫أ‬ ‫ن‬ ‫الممك‬ ‫ن‬ ‫وم‬ ،‫ا‬ ‫بعقولن‬
.‫عقولنا‬ ‫في‬ ‫جميعها‬
‫بمعدل‬ ‫يتحدث‬ ‫ن‬ ‫أ‬ ‫ه‬ ‫ل‬ ‫ن‬ ‫يمك‬ ‫ص‬ ‫الشخ‬ ‫ن‬ ‫أ‬ ‫ا‬ ‫علمن‬ ‫وإذا‬
125
،‫ة‬ ‫الدقيق‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫ة‬ ‫كلم‬
‫ن‬ ‫بي‬ ‫يتراوح‬ ‫ا‬ ‫م‬ ‫ى‬ ‫إل‬ ‫تمع‬ ‫يس‬ ‫ن‬ ‫أ‬ ‫تطيع‬ ‫يس‬ ‫ا‬ ‫بينم‬
400
،
600
‫ي‬ ‫ف‬ ‫ة‬ ‫كلم‬
‫بق‬ ‫لنس‬ ‫ت‬ ‫الوق‬ ‫ا‬ ‫تعطين‬ ‫تماع‬ ‫االس‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫الزائدة‬ ‫القدرة‬ ‫وهذه‬ ،‫ة‬ ‫الدقيق‬
،‫أخرى‬ ‫بموضوعات‬ ‫ا‬ ‫عقولن‬ ‫ل‬ ‫ونشغ‬ ‫ليتحدث‬ ‫ة‬ ‫كلي‬ ‫ه‬ ‫نترك‬ ‫ن‬ ‫أ‬ ‫و‬ ‫أ‬ ‫المحدث‬
‫ن‬‫م‬ ‫د‬‫نتأك‬ ‫م‬‫ل‬ ‫إذا‬ ً‫تماما‬ ‫ع‬‫تضي‬ ‫ي‬‫الحقيق‬ ‫م‬‫التفاه‬ ‫ق‬‫خل‬ ‫ة‬‫فرص‬ ‫ن‬‫فإ‬ ‫ك‬‫ولذل‬
.ً‫فعال‬ ‫لنا‬ ‫يصغي‬ ‫الفرد‬ ‫أن‬
‫ل‬ ‫المرس‬ ‫ن‬ ‫م‬ ‫ل‬ ‫ك‬ ‫قيام‬ ‫ى‬ ‫عل‬ ‫ة‬ ‫العملي‬ ‫هذه‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫م‬ ‫التحك‬ ‫ئولية‬ ‫مس‬ ‫ع‬ ‫وتق‬

150. ‫الذاتية‬ ‫قوتك‬ ‫طريق‬ .... ‫الفعال‬ ‫االتصال‬
2
‫األلفــــــــــــــــاظ‬ ‫عائق‬-
‫ل‬ ‫تنتق‬ ‫االتنا‬ ‫اتص‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ً‫ألفاظا‬ ‫نختار‬ ‫د‬ ‫فق‬ ‫الناس‬ ‫الختالف‬ ً‫تبعا‬ ‫األلفاظ‬ ‫ف‬ ‫تختل‬
‫ل‬ ‫عق‬ ‫ى‬ ‫إل‬ ‫ل‬ ‫تنق‬ ‫د‬ ‫ق‬ ‫ا‬ ‫أنه‬ ‫ر‬ ‫غي‬ ،‫ا‬ ‫ومفاهيمن‬ ‫ا‬ ‫عقولن‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫ة‬ ‫معين‬ ‫ورة‬ ‫بص‬
. ً‫تماما‬ ‫مختلفة‬ ‫بصورة‬ ‫المستمع‬
‫ألفاظ‬ ‫س‬‫نف‬ ‫تخدام‬‫اس‬ ‫نحاول‬ ‫ن‬‫أ‬ ‫خالل‬ ‫ن‬‫م‬ ‫األلفاظ‬ ‫ق‬‫عائ‬ ‫ى‬‫عل‬ ‫ب‬‫التغل‬ ‫ن‬‫ويمك‬
‫ا‬‫حينم‬ ‫ظ‬‫اللف‬ ‫م‬‫فه‬ ‫بعدم‬ ‫ر‬‫نق‬ ‫ن‬‫وأ‬،‫ن‬‫أمك‬ ‫ا‬‫م‬ ‫ه‬‫مع‬ ‫االتنا‬‫اتص‬ ‫ي‬‫ف‬ ‫تمع‬‫المس‬
.‫األخر‬ ‫الطرف‬ ‫مع‬ ‫اتصالنا‬ ‫في‬ ‫إليها‬ ‫استمعنا‬ ‫معينة‬ ‫عبارات‬ ‫نفهم‬ ‫ال‬
3
‫الذاتية‬ ‫المصلحة‬ ‫عائق‬ -
‫غي‬‫نص‬ ‫ن‬‫فنح‬ ‫ال‬‫االتص‬ ‫ة‬‫عملي‬ ‫ي‬‫ف‬ ‫ة‬‫الهام‬ ‫ق‬‫العوائ‬ ‫ن‬‫م‬ ‫ية‬‫الشخص‬ ‫لحة‬‫المص‬ ‫د‬‫تع‬
‫لحة‬‫للمص‬ ً‫وفقا‬ ‫ماعه‬‫س‬ ‫د‬‫نري‬ ‫ال‬ ‫ا‬‫عم‬ ‫ا‬‫عقولن‬ ‫ق‬‫ونغل‬ ‫ماعه‬‫س‬ ‫د‬‫نري‬ ‫ا‬‫م‬ ‫ى‬‫إل‬
‫ر‬ ‫والتقدي‬ ‫م‬ ‫الفه‬ ‫وء‬ ‫س‬ ‫ن‬ ‫م‬ ‫و‬ ‫ج‬ ‫ق‬ ‫خل‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫ة‬ ‫النهاي‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫هم‬ ‫يس‬ ‫ا‬ ‫بم‬ ‫ة‬ ‫الذاتي‬
.ً‫أيضا‬ ‫المختلفة‬ ‫واألقسام‬ ‫اإلدارات‬ ‫وبين‬ ‫األفراد‬ ‫بين‬
‫الشخصي‬ ‫الصالح‬ ‫على‬ ‫العام‬ ‫الصالح‬ ‫تفضيل‬ ‫يجب‬ ‫لذلك‬

151. ‫الذاتية‬ ‫قوتك‬ ‫طريق‬ .... ‫الفعال‬ ‫االتصال‬
4
‫لغــــــــــويــة‬ ‫عوائق‬ -
‫ف‬ ‫تختل‬ ‫د‬ ‫ق‬ ‫تخدمها‬ ‫نس‬ ‫ي‬ ‫الت‬ ‫الكلمات‬ ‫ي‬ ‫معان‬ ‫ن‬ ‫أ‬ ‫ة‬ ‫نتيج‬ ‫المشكالت‬ ‫هذه‬ ‫تحدث‬
‫ض‬‫والبع‬ ،‫ه‬‫كلمات‬ ‫ى‬‫عل‬ ‫ص‬‫حري‬ ،‫ه‬‫عبارات‬ ‫ي‬‫ف‬ ‫ق‬‫دقي‬ ‫ض‬‫فالبع‬ ‫األشخاص‬ ‫ن‬‫بي‬
،‫بير‬ ‫التع‬ ‫ه‬ ‫يخون‬ ‫ن‬ ‫وم‬ ‫ر‬ ‫يختص‬ ‫ن‬ ‫وم‬ ‫ل‬ ‫يطي‬ ‫ن‬ ‫م‬ ‫وهناك‬ ‫ك‬ ‫كذل‬ ‫س‬ ‫لي‬ ‫ر‬ ‫اآلخ‬
‫ط‬‫يحي‬ ‫ال‬ ‫د‬‫ق‬ ‫طلحات‬‫مص‬ ‫ل‬‫المرس‬ ‫تخدم‬‫اس‬ ‫إذا‬ ‫ر‬‫أكث‬ ‫ة‬‫المشكل‬ ‫د‬‫تتعق‬ ‫د‬‫وق‬
.ً‫علما‬ ‫المستقبل‬ ‫بها‬
5
‫واجتماعية‬ ‫ثقافية‬ ‫عوائق‬ -
‫ر‬ ‫تأثي‬ ‫ب‬ ‫جان‬ ‫ى‬ ‫إل‬ ‫األطراف‬ ‫ن‬ ‫بي‬ ‫ة‬ ‫الثقاف‬ ‫اختالف‬ ‫ة‬ ‫نتيج‬ ‫المشكالت‬ ‫هذه‬ ‫ر‬ ‫تظه‬
.‫االتصاالت‬ ‫على‬ ‫االجتماعية‬ ‫العادات‬
6
‫وإنسانية‬ ‫نفسية‬ ‫عوائق‬ -
‫القدرة‬ ‫عدم‬:‫ا‬ ‫أهمه‬ ‫ن‬ ‫وم‬ ‫واالختيار‬ ‫ف‬ ‫والعواط‬ ‫اإلدراك‬ ‫ل‬ ‫عوام‬ ‫ا‬ ‫فيه‬ ‫ل‬ ‫وتتدخ‬
،‫اإلصغاء‬ ‫على‬
.‫االستنتاج‬ ‫على‬ ‫والقدرة‬ ، ‫المسبقة‬ ‫واالنطباعات‬ ، ‫النفسية‬ ‫والحالة‬

152. ‫الذاتية‬ ‫قوتك‬ ‫طريق‬ .... ‫الفعال‬ ‫االتصال‬
‫الفعـــــــال‬ ‫االتصــــــــال‬ ‫مهـــــــارات‬
1
‫التحـــــــدث‬ ‫مهارة‬ -
‫ن‬ ‫يتضم‬ ‫ن‬ ‫الذي‬ ‫لألفراد‬ ‫بة‬ ‫بالنس‬ ‫ة‬ ‫األهمي‬ ‫ى‬ ‫منته‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫المهارة‬ ‫هذه‬ ‫بر‬ ‫وتعت‬
‫ضرورة‬ ‫ن‬ ‫م‬ ‫ه‬ ‫يتضمن‬ ‫ا‬ ‫بم‬ ‫العمالء‬ ‫ع‬ ‫م‬ ‫التحدث‬ ‫ن‬ ‫م‬ ً‫بيرا‬ ‫ك‬ ً‫قدرا‬ ‫م‬ ‫عمله‬
‫ب‬ ‫المناس‬ ‫وت‬ ‫الص‬ ‫تخدام‬ ‫واس‬ ‫ه‬ ‫ومضمون‬ ‫ث‬ ‫الحدي‬ ‫بمحتوى‬ ‫االهتمام‬
‫واختيار‬ ‫م‬ ‫إليه‬ ‫نتحدث‬ ‫ن‬ ‫الذي‬ ‫األفراد‬ ‫ن‬ ‫بي‬ ‫ة‬ ‫الفردي‬ ‫الفروق‬ ‫ومراعاة‬
.‫اآلخرين‬ ‫على‬ ‫يتركه‬ ‫الذي‬ ‫األثر‬ ‫ومعرفة‬ ‫للحديث‬ ‫المناسب‬ ‫الوقت‬
2
‫الكتــــــابة‬ ‫مهارة‬ -
‫ن‬ ‫يتضم‬ ‫ن‬ ‫الذي‬ ‫لألفراد‬ ‫بة‬ ‫بالنس‬ ‫ة‬ ‫األهمي‬ ‫ى‬ ‫منته‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫المهارة‬ ‫هذه‬ ‫بر‬ ‫وتعت‬
‫ة‬ ‫الكتاب‬ ‫بمهارة‬ ‫د‬ ‫ويقص‬ ،‫يوم‬ ‫ل‬ ‫ك‬ ‫ة‬ ‫الكتاب‬ ‫ن‬ ‫م‬ ‫بير‬ ‫ك‬ ‫بقدر‬ ‫القيام‬ ‫م‬ ‫عمله‬
‫ب‬ ‫وتجن‬ ‫ة‬ ‫الدقيق‬ ‫ة‬ ‫الموضوعي‬ ‫ة‬ ‫اإلداري‬ ‫ة‬ ‫الكتاب‬ ‫ى‬ ‫عل‬ ‫ن‬ ‫العاملي‬ ‫ب‬ ‫تدري‬
‫ب‬ ‫تتطل‬ ‫الجيدة‬ ‫ة‬ ‫والكتاب‬ ، ‫واإلمالء‬ ‫والهجاء‬ ‫و‬ ‫النح‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫ة‬ ‫الفاحش‬ ‫األخطاء‬
‫ب‬ ‫جان‬ ‫ن‬ ‫م‬ ‫تمر‬ ‫مس‬ ‫وإطالع‬ ‫ة‬ ‫وقراء‬ ً‫وعلميا‬ ً‫ومنظما‬ ً‫مرتبا‬ ً‫تفكيرا‬
. ‫أسلوبهم‬ ‫وترقية‬ ‫معلوماتهم‬ ‫وتنمية‬ ‫اللغوية‬ ‫حصيلتهم‬ ‫لزيادة‬ ‫العاملين‬

153. ‫الذاتية‬ ‫قوتك‬ ‫طريق‬ .... ‫الفعال‬ ‫االتصال‬
‫الفعـــــــال‬ ‫االتصــــــــال‬ ‫مهـــــــارات‬
3
‫القــــــــراءة‬ ‫مهارة‬ -
‫م‬‫عليه‬ ‫ن‬‫الذي‬ ‫بيين‬‫المكت‬ ‫ن‬‫العاملي‬ ‫ن‬‫م‬ ‫ر‬‫للكثي‬ ‫بة‬‫بالنس‬ ً‫أيضا‬ ‫ة‬‫هام‬ ‫المهارة‬ ‫هذه‬
‫والنماذج‬ ‫ر‬ ‫والتقاري‬ ‫والمذكرات‬ ‫الخطابات‬ ‫عشرات‬ ‫ة‬ ‫قراء‬ ‫يوم‬ ‫ل‬ ‫ك‬
. ‫وغيرها‬ ‫والنشرات‬
‫ن‬‫الذي‬ ‫بيين‬‫المكت‬ ‫ن‬‫للعاملي‬ ‫ا‬‫اختياره‬ ‫د‬‫عن‬ ‫ت‬‫المنشآ‬ ‫د‬‫تتأك‬ ‫ن‬‫أ‬ ‫ة‬‫الهام‬ ‫األمور‬ ‫ن‬‫وم‬
‫ويفهمون‬ ‫يقرؤون‬ ‫م‬ ‫أنه‬ ‫ن‬ ‫م‬ ‫ة‬ ‫القراء‬ ‫ن‬ ‫م‬ ً‫بيرا‬ ‫ك‬ ً‫قدرا‬ ‫م‬ ‫عمله‬ ‫ن‬ ‫يتضم‬
.‫يقرؤون‬ ‫ما‬ ‫بسرعة‬
4
‫اإلنصــــــات‬ ‫مهارة‬ -
‫ي‬ ‫إيجاب‬ ‫د‬ ‫جه‬ ‫و‬ ‫فه‬ ‫لبية‬ ‫س‬ ‫ة‬ ‫عملي‬ ‫س‬ ‫لي‬ ‫الفرد‬ ‫د‬ ‫يعتق‬ ‫ا‬ ‫م‬ ‫س‬ ‫عك‬ ‫ى‬ ‫عل‬ ‫ات‬ ‫اإلنص‬
‫ات‬ ‫اإلنص‬ ‫ة‬ ‫عملي‬ ‫ن‬ ‫أ‬ ‫ا‬ ‫كم‬ ،‫ه‬ ‫إلي‬ ‫تمع‬ ‫يس‬ ‫ا‬ ‫م‬ ‫تيعاب‬ ‫الس‬ ‫الفرد‬ ‫ه‬ ‫ب‬ ‫يقوم‬
‫والكلمات‬ ‫والبيانات‬ ‫المعلومات‬ ‫كمية‬ ‫بين‬ ‫ن‬‫م‬ ‫الفرد‬ ‫يختار‬ ‫حيث‬ ‫ة‬‫انتقائي‬
‫دون‬ ‫ا‬ ‫عليه‬ ‫ز‬ ‫فيرك‬ ‫ه‬ ‫بحاجات‬ ‫ل‬ ‫يتص‬ ‫و‬ ‫أ‬ ‫ه‬ ‫يهم‬ ‫ا‬ ‫م‬ ‫معة‬ ‫س‬ ‫ى‬ ‫إل‬ ‫ل‬ ‫تص‬ ‫ي‬ ‫الت‬
.‫غيرها‬

154. ‫االجتماعات‬ ‫في‬ ‫الســـكرتير‬ ‫دور‬
‫االجتمـــــــــــاع‬ ‫قبــــــل‬ :ً‫أوال‬
1
‫لالجتماع‬ ‫خاص‬ ‫ملف‬ ‫تخصيص‬ -
‫ه‬ ‫في‬ ‫ع‬ ‫يض‬ ‫باالجتماع‬ ‫خاص‬ ‫ف‬ ‫مل‬ ‫وإعداد‬ ‫يص‬ ‫تخص‬ ‫كرتير‬ ‫الس‬ ‫واجبات‬ ‫م‬ ‫أه‬ ‫ن‬ ‫م‬
‫هذا‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫ع‬ ‫ويوض‬ ‫االجتماع‬ ‫د‬ ‫عق‬ ‫د‬ ‫موع‬ ‫ل‬ ‫قب‬ ‫باالجتماع‬ ‫ص‬ ‫يخت‬ ‫ا‬ ‫م‬ ‫ل‬ ‫ك‬
‫ف‬ ‫المل‬ ‫هذا‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫كرتير‬ ‫الس‬ ‫ع‬ ‫يض‬ ‫ا‬ ‫كم‬ ،‫ه‬ ‫ونوع‬ ‫االجتماع‬ ‫خ‬ ‫تاري‬ ‫ف‬ ‫المل‬
‫ا‬ ‫لعرضه‬ ‫ك‬ ‫وذل‬ ‫ة‬ ‫المختص‬ ‫والجهات‬ ‫االجتماع‬ ‫س‬ ‫رئي‬ ‫ن‬ ‫م‬ ‫ة‬ ‫المحال‬ ‫األوراق‬
‫تندات‬ ‫المس‬ ‫ع‬ ‫بجمي‬ ‫ف‬ ‫المل‬ ‫هذا‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫االحتفاظ‬ ‫ب‬ ‫يج‬ ‫ا‬ ‫كم‬ ،‫االجتماع‬ ‫ي‬ ‫ف‬
‫ن‬‫م‬ ‫عدد‬ ‫ع‬‫طب‬ ‫و‬‫أ‬ ‫ة‬‫بكتاب‬ ‫كرتير‬‫الس‬ ‫ويقوم‬ ‫باالجتماع‬ ‫ق‬‫تتعل‬ ‫ي‬‫الت‬ ‫ق‬‫والوثائ‬
‫أعضاء‬ ‫ى‬‫عل‬ ‫ا‬‫لتوزيعه‬ ‫ك‬‫وذل‬ ‫ر‬‫والتقاري‬ ‫ق‬‫والوثائ‬ ‫تندات‬‫المس‬ ‫ض‬‫لبع‬ ‫خ‬‫النس‬
‫ة‬ ‫الالئح‬ ‫ن‬ ‫م‬ ‫خة‬ ‫نس‬ ‫ف‬ ‫المل‬ ‫هذا‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫ع‬ ‫يوض‬ ‫ن‬ ‫أ‬ ‫ب‬ ‫يج‬ ‫ا‬ ‫كم‬ .‫االجتماع‬
‫ي‬ ‫ف‬ ‫ا‬ ‫بحثه‬ ‫ي‬ ‫ينبغ‬ ‫أخرى‬ ‫تندات‬ ‫مس‬ ‫ي‬ ‫أ‬ ‫و‬ ‫أ‬ ‫ة‬ ‫للمنشأ‬ ‫ي‬ ‫النظام‬ ‫والقانون‬
.‫االجتماع‬
2
:‫األعمال‬ ‫جداول‬ ‫إعداد‬ -
،‫األعمال‬ ‫جداول‬ ‫إعداد‬ ‫في‬ ‫االجتماع‬ ‫رئيس‬ ‫مع‬ ‫باالشتراك‬ ‫السكرتير‬ ‫يقوم‬
‫يحتوي‬ ‫كما‬ ‫وتاريخه‬ ‫ونوعه‬ ‫االجتماع‬ ‫عن‬ ً‫بيانا‬ ‫األعمال‬ ‫جدول‬ ‫ويتضمن‬

155. ‫االجتماعات‬ ‫في‬ ‫الســـكرتير‬ ‫دور‬
3
‫وإرسالها‬ ‫لالجتماع‬ ‫الدعوة‬ ‫إعداد‬ -
‫ى‬‫عل‬ ‫ي‬‫الرأ‬ ‫تقر‬‫يس‬ ‫ن‬‫أ‬ ‫د‬‫بع‬ ‫ك‬‫وذل‬ ‫لالجتماع‬ ‫الدعوة‬ ‫بإعداد‬ ‫كرتير‬‫الس‬ ‫يقوم‬ ‫ا‬‫كم‬
‫م‬ ‫ويت‬ ‫االجتماع‬ ‫س‬ ‫رئي‬ ‫ع‬ ‫م‬ ‫باالشتراك‬ ‫ك‬ ‫وذل‬ ‫ه‬ ‫ومكان‬ ‫االجتماع‬ ‫د‬ ‫موع‬
‫الدعوة‬ ‫ال‬ ‫إرس‬ ‫م‬ ‫يت‬ ‫وف‬ ‫س‬ ‫ن‬ ‫الذي‬ ‫األشخاص‬ ‫ماء‬ ‫أس‬ ‫ى‬ ‫عل‬ ً‫أيضا‬ ‫االتفاق‬
.‫إرسالها‬ ‫قبل‬ ‫الدعوة‬ ‫مراجعة‬ ‫السكرتير‬ ‫على‬ ‫يجب‬ ً‫وأيضا‬ ‫إليهم‬
‫ورة‬ ‫بص‬ ‫الدعوة‬ ‫وإرفاق‬ ‫الدعوة‬ ‫ر‬ ‫بنش‬ ‫ر‬ ‫األم‬ ‫لزم‬ ‫إذا‬ ‫كرتير‬ ‫الس‬ ‫ى‬ ‫عل‬ ‫ب‬ ‫يج‬ ‫ا‬ ‫كم‬
‫و‬ ‫أ‬ ‫مذكرات‬ ‫و‬ ‫أ‬ ‫تندات‬ ‫مس‬ ‫ة‬ ‫وأي‬ ‫ه‬ ‫ل‬ ‫و‬ ‫المدع‬ ‫االجتماع‬ ‫أعمال‬ ‫جدول‬ ‫ن‬ ‫م‬
.‫االجتماع‬ ‫قبل‬ ‫األعضاء‬ ‫عليها‬ ‫ليطلع‬ ‫لجان‬ ‫تقارير‬
4
‫االجتماعات‬ ‫قاعة‬ ‫إعداد‬ -
‫ا‬ ‫م‬ ‫وعادة‬ ‫االجتماع‬ ‫مكان‬ ‫إعداد‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫كرتير‬ ‫الس‬ ‫ا‬ ‫به‬ ‫ع‬ ‫يضطل‬ ‫ي‬ ‫الت‬ ‫المهام‬ ‫ن‬ ‫م‬
‫إدارة‬ ‫س‬‫مجال‬ ‫الجتماعات‬ ‫بة‬‫بالنس‬ ‫االجتماعات‬ ‫ة‬‫قاع‬ ‫إعداد‬ ‫ة‬‫مشكل‬ ‫تكون‬
‫كاجتماعات‬ ‫بيرة‬ ‫الك‬ ‫باالجتماعات‬ ‫ة‬ ‫الخاص‬ ‫القاعات‬ ‫إعداد‬ ‫ن‬ ‫م‬ ً‫را‬ ‫يس‬ ‫ر‬ ‫أكث‬
.‫العمومية‬ ‫الجمعيات‬
‫العدد‬ ‫ووجود‬ ‫االجتماع‬ ‫حجرة‬ ‫ة‬ ‫نظاف‬ ‫ن‬ ‫م‬ ‫د‬ ‫يتأك‬ ‫ن‬ ‫أ‬ ‫كرتير‬ ‫الس‬ ‫ى‬ ‫عل‬ ‫ب‬ ‫يج‬ ‫ا‬ ‫وهن‬
‫م‬ ‫ث‬ ،‫كرتارية‬ ‫والس‬ ‫م‬ ‫حضوره‬ ‫المفروض‬ ‫لألعضاء‬ ‫د‬ ‫المقاع‬ ‫ن‬ ‫م‬ ‫ي‬ ‫الكاف‬
‫ى‬ ‫عل‬ ‫ا‬ ‫توزيعه‬ ‫مطلوب‬ ‫تندات‬ ‫ومس‬ ‫أوراق‬ ‫ي‬ ‫أ‬ ‫ع‬ ‫بوض‬ ‫كرتير‬ ‫الس‬ ‫يقوم‬

156. ‫االجتماعات‬ ‫في‬ ‫الســـكرتير‬ ‫دور‬
‫االجتمـــــــــــاع‬ ‫أثنــــاء‬ :ً‫ثانيا‬
1
‫األعضاء‬ ‫حصر‬ -
‫كاجتماعات‬ ‫الحضور‬ ‫ا‬ ‫أعضائه‬ ‫ى‬ ‫عل‬ ‫ب‬ ‫يج‬ ‫ي‬ ‫الت‬ ‫االجتماعات‬ ‫ة‬ ‫حال‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫ك‬ ‫وذل‬
ً‫وفقا‬ ‫الحضور‬ ‫عدد‬ ‫ن‬ ‫م‬ ‫د‬ ‫التأك‬ ‫كرتير‬ ‫الس‬ ‫ى‬ ‫عل‬ ‫ب‬ ‫يج‬ ‫ة‬ ‫العمومي‬ ‫الجمعيات‬
‫س‬ ‫مجال‬ ‫اجتماع‬ ‫ل‬ ‫مث‬ ‫العدد‬ ‫غيرة‬ ‫ص‬ ‫لالجتماعات‬ ‫بة‬ ‫بالنس‬ ‫ا‬ ‫أم‬ ، ‫للدعوات‬
‫ت‬‫يثب‬ ‫وان‬ ‫بين‬‫والغائ‬ ‫ن‬‫الحاضري‬ ‫ر‬‫بحص‬ ‫يقوم‬ ‫ن‬‫أ‬ ‫كرتير‬‫الس‬ ‫ى‬‫فعل‬ ‫اإلدارة‬
‫ي‬ ‫القانون‬ ‫العدد‬ ‫ر‬ ‫تواف‬ ‫ن‬ ‫م‬ ‫د‬ ‫التأك‬ ً‫أيضا‬ ‫ه‬ ‫وعلي‬.‫االجتماع‬ ‫ر‬ ‫محض‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫ك‬ ‫ذل‬
.‫اإلدارة‬ ‫مجالس‬ ‫اجتماعات‬ ‫أو‬ ‫العمومية‬ ‫الجمعية‬ ‫اجتماعات‬ ‫في‬ ً‫ء‬‫سوا‬
2
‫المناقشات‬ ‫تسجيل‬ -
‫ة‬ ‫النتيج‬ ‫جيل‬ ‫وتس‬ ‫االجتماع‬ ‫أثناء‬ ‫المناقشات‬ ‫جيل‬ ‫تس‬ ‫كرتير‬ ‫الس‬ ‫واجبات‬ ‫ن‬ ‫م‬
‫القرارات‬ ‫مشروعات‬ ‫ى‬‫عل‬ ‫ة‬‫بالموافق‬ ‫واء‬‫س‬ ‫المجتمعون‬ ‫ا‬‫إليه‬ ‫ل‬‫يص‬ ‫ي‬‫الت‬
‫يقوم‬ ‫ن‬ ‫أ‬ ‫ه‬ ‫علي‬ ‫ب‬ ‫يج‬ ‫ا‬ ‫وهن‬ ، ‫خ‬ ‫ال‬...‫اإلجرائية‬ ‫المشروعات‬ ‫و‬ ‫أ‬ ‫ا‬ ‫تعديله‬ ‫و‬ ‫أ‬
‫ابق‬ ‫س‬ ‫نموذج‬ ‫كرتير‬ ‫الس‬ ‫تخدم‬ ‫يس‬ ‫د‬ ‫وق‬ ‫ة‬‫فائق‬ ‫ة‬‫وعناي‬ ‫ة‬ ‫بدق‬ ‫ة‬ ‫المهم‬ ‫بهذه‬
‫النموذج‬ ‫ويكون‬ ‫االجتماع‬ ‫أثناء‬ ‫ة‬ ‫مالحظ‬ ‫ي‬ ‫أ‬ ‫ن‬ ‫تدوي‬ ‫ه‬ ‫علي‬ ‫هل‬ ‫ليس‬ ‫اإلعداد‬
‫ا‬ ‫م‬ ‫ل‬‫وك‬ ‫ن‬‫الحاضري‬ ‫ماء‬ ‫وأس‬ ‫االجتماع‬ ‫ونوع‬ ‫والمكان‬ ‫خ‬ ‫التاري‬ ‫ه‬ ‫علي‬ ‫ب‬ ‫مكت‬

157. ‫االجتماعات‬ ‫في‬ ‫الســـكرتير‬ ‫دور‬
‫االجتمـــــــــــاع‬ ‫بعــــــد‬ : ً‫ثالثا‬
1
‫ي‬G‫الت‬ ‫المناقشات‬ ‫تزال‬ ‫ال‬ ‫ث‬G‫حي‬ ‫االجتماع‬ ‫انتهاء‬ ‫فور‬ ‫االجتماع‬ ‫ر‬G‫محض‬ ‫ة‬G‫بكتاب‬ ‫يبدأ‬ -
‫ى‬GG‫عل‬ ‫اتخذت‬ ‫ي‬GG‫الت‬ ‫القرارات‬ ‫عرض‬ ‫مراعاة‬ ‫ع‬GG‫م‬ ‫ن‬GG‫الذه‬ ‫ي‬GG‫ف‬ ‫حضارة‬ ‫دارت‬
‫ام‬G‫واألقس‬ ‫لإلدارة‬ ‫ا‬G‫منه‬ ‫ورة‬G‫ص‬ ‫ال‬G‫وإرس‬ ‫ا‬G‫ه‬G
‫ع‬‫طب‬ ‫و‬G‫أ‬ ‫خها‬G‫ونس‬ ‫ا‬G‫لتوقيعه‬ ‫س‬G‫الرئي‬
.‫فيها‬ ‫جاء‬ ‫بما‬ ‫للعمل‬ ‫المعنية‬ ‫والجهات‬
2
.‫المخصصة‬ ‫ن‬G
‫ك‬‫واألما‬ ‫اللوحات‬ ‫في‬ ‫للعاملين‬ ‫النها‬G
‫ع‬‫وإ‬ ‫القرارات‬ ‫رض‬G
‫ع‬ -
3
.‫واللوائح‬ ‫للقوانين‬ ً‫تطبيقا‬ ‫بالصحف‬ ‫نشرها‬ ‫يتحتم‬ ‫التي‬ ‫القرارات‬ ‫نشر‬ -
4
‫جيلها‬G
‫س‬‫وت‬ ‫بيانات‬G
‫ل‬‫ا‬ ‫ظ‬G
‫ف‬‫لح‬ ‫ائل‬G
‫س‬‫الو‬ ‫أحدث‬ ‫تخدم‬G
‫س‬‫ا‬ ‫ع‬G
‫م‬ ‫ة‬G
‫ي‬‫عنا‬ ‫ل‬G
‫ك‬‫ب‬ ‫ظ‬G
‫ف‬‫الح‬ ‫أعمال‬ -
. )‫كمبيوتر‬ / ‫(ميكروفيلم‬ ‫أمكن‬ ‫كلما‬

158. ‫والزوار‬ ‫والزمالء‬ ‫الرؤساء‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬
‫الرؤساء‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬ : ‫أوال‬
‫ى‬ ‫إل‬ ‫ك‬ ‫ش‬ ‫دون‬ ‫يؤدي‬ ،‫ه‬ ‫ذات‬ ‫ع‬ ‫م‬ ‫ي‬ ‫واإليجاب‬ ‫م‬ ‫القوي‬ ‫لوك‬ ‫للس‬ ‫كرتير‬ ‫الس‬ ‫إتباع‬ ‫ن‬ ‫إ‬
‫ع‬ ‫م‬ ‫لوكه‬ ‫س‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫ي‬ ‫يراع‬ ‫ن‬ ‫أ‬ ‫ه‬ ‫وعلي‬ ‫مديره‬ ‫و‬ ‫أ‬ ‫ه‬ ‫رئيس‬ ‫ع‬ ‫م‬ ‫ليم‬ ‫س‬ ‫لوك‬ ‫س‬
:‫يلي‬ ‫ما‬ ‫الرئيس‬
–
.‫والتقدير‬ ‫الحب‬ ‫إلى‬ ‫يستند‬ ً‫احتراما‬ ‫الرئيس‬ ‫احترام‬
–
‫يجده‬ ‫ث‬ ‫حي‬ ً‫دائما‬ ‫ه‬ ‫نفس‬ ‫ع‬ ‫يض‬ ‫ن‬ ‫وأ‬ ،‫ل‬ ‫العم‬ ‫د‬ ‫بمواعي‬ ‫وااللتزام‬ ‫االنتظام‬
.‫رئيسه‬
–
‫و‬ ‫أ‬ ‫ب‬ ‫المناس‬ ‫ت‬ ‫الوق‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫س‬ ‫الرئي‬ ‫ه‬ ‫إلي‬ ‫ا‬ ‫يوكله‬ ‫ي‬ ‫الت‬ ‫المهام‬ ‫ذ‬ ‫تنفي‬
.‫المطلوب‬
–
.‫العمل‬ ‫في‬ ‫واألمانة‬ ‫واإلخالص‬ ‫الصدق‬
–
.‫واحترام‬ ‫بأدب‬ ‫الرئيس‬ ‫إلى‬ ‫التحدث‬
–
.‫مقاطعة‬ ‫دون‬ ‫الرئيس‬ ‫إلى‬ ‫االستماع‬ ‫حسن‬
–
.‫وتوجيهات‬ ‫وتعليمات‬ ‫أوامر‬ ‫من‬ ‫عليه‬ ‫يلقى‬ ‫ما‬ ‫بكل‬ ‫الكامل‬ ‫اإللمام‬
–
.‫الرئيس‬ ‫إلى‬ ‫تحويلها‬ ‫دون‬ ‫حلها‬ ‫له‬ ‫يمكن‬ ‫التي‬ ‫العمل‬ ‫مشاكل‬ ‫حل‬
–
‫و‬ ‫أ‬ ‫ألداء‬ ‫س‬ ‫الرئي‬ ‫ه‬ ‫ل‬ ‫ا‬ ‫يفوضه‬ ‫د‬ ‫ق‬ ‫ي‬ ‫الت‬ ‫لطة‬ ‫الس‬ ‫تخدام‬ ‫اس‬ ‫اءة‬ ‫إس‬ ‫عدم‬

159. ‫والزوار‬ ‫والزمالء‬ ‫الرؤساء‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬
‫الزمالء‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬ : ‫ثانيا‬
‫المنظمات‬ ‫ع‬ ‫جمي‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫ة‬ ‫اإلداري‬ ‫والقيادات‬ ‫ا‬ ‫العلي‬ ‫اإلدارة‬ ‫تحرص‬
‫ع‬ ‫م‬ ‫المفتوح‬ ‫الباب‬ ‫ياسة‬ ‫س‬ ‫ع‬ ‫تتب‬ ‫ن‬ ‫أ‬ ‫ى‬ ‫عل‬ ‫واإلدارات‬ ‫والهيئات‬
‫السكرتير‬ ‫على‬ ‫فيجب‬ ‫موظفيها‬
(
1
‫رية‬‫س‬ ‫ت‬‫كان‬ ‫إذا‬ ‫ة‬‫المقابل‬ ‫ن‬‫م‬ ‫الغرض‬ ‫ن‬‫ع‬ ‫تفهام‬‫االس‬ ‫ى‬‫يتحاش‬ ‫ن‬‫أ‬ )
. ‫شخصية‬ ‫أو‬
(
2
‫ل‬ ‫بتفض‬ ‫ة‬ ‫الهيئ‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫تخدمين‬ ‫والمس‬ ‫ن‬ ‫الموظفي‬ ‫ع‬ ‫م‬ ‫ل‬ ‫يتعام‬ ‫ن‬ ‫أ‬ )
.‫واحترام‬
(
3
. ‫ومتطلباتهم‬ ‫حوائجهم‬ ‫قضاء‬ ‫في‬ ‫الزمالء‬ ‫معاونة‬ )
(
4
. ‫الرؤساء‬ ‫مع‬ ‫وعمله‬ ‫منصبه‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫لزمالئه‬ ‫اإلساءة‬ ‫عدم‬ )
(
5
‫وتعميمات‬ ‫قرارات‬ ‫ن‬ ‫م‬ ‫م‬ ‫يهمه‬ ‫ا‬ ‫م‬ ‫ل‬ ‫بك‬ ‫ه‬ ‫زمالئ‬ ‫وإعالن‬ ‫إعالم‬ )
. ‫وتعليمات‬

160. ‫والزوار‬ ‫والزمالء‬ ‫الرؤساء‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬
‫الزائرين‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬ : ً‫ثالثا‬
،‫ه‬ ‫مقابلت‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫بين‬ ‫والراغ‬ ‫ه‬ ‫رئيس‬ ‫ن‬ ‫بي‬ ‫ل‬ ‫الوص‬ ‫همزة‬ ‫ب‬ ‫ري‬ ‫بال‬ ‫كرتير‬ ‫الس‬ ‫بر‬ ‫يعت‬
‫فاته‬ ‫وص‬ ‫تعداداته‬ ‫اس‬ ‫ى‬ ‫عل‬ ‫ن‬ ‫الشأ‬ ‫هذا‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫كرتير‬ ‫الس‬ ‫نجاح‬ ‫ف‬ ‫ويتوق‬
‫ن‬ ‫مم‬ ‫يكون‬ ‫ن‬ ‫أ‬ ‫كرتير‬ ‫الس‬ ‫ى‬ ‫عل‬ ‫ب‬ ‫يج‬ ‫لذا‬،‫بة‬ ‫المكتس‬ ‫براته‬ ‫وخ‬ ‫ية‬ ‫الشخص‬
‫ن‬ ‫وأ‬،ً‫متواضعا‬ ً‫لبقا‬ ‫يكون‬ ‫ن‬ ‫وأ‬ ،‫يات‬ ‫الشخص‬ ‫ف‬ ‫مختل‬ ‫ع‬ ‫م‬ ‫ل‬ ‫التعام‬ ‫يجيدون‬
.‫وكياسة‬ ‫بحكمة‬ ‫األمور‬ ‫معالجة‬ ‫يمكنه‬ ‫األعصاب‬ ‫هادئ‬ ً‫بشوشا‬ ‫يكون‬
: ‫وبسرعة‬ ‫وبمهارة‬ ‫بدقة‬ ‫يلي‬ ‫بما‬ ‫القيام‬ ‫السكرتير‬ ‫على‬ ‫ويجب‬
-
.‫منها‬ ‫بأحسن‬ ‫مكتبه‬ ‫عليه‬ ‫يدخل‬ ‫الذي‬ ‫للزائر‬ ‫التحية‬ ‫يرد‬ ‫أن‬
-
.‫الحال‬ ‫في‬ ‫خدمته‬ ‫في‬ ‫نفسه‬ ‫يضع‬ ‫أن‬
-
‫للجلوس‬ ‫ه‬‫يدعي‬ ‫ن‬‫أ‬ ‫ه‬‫فعلي‬ ‫ه‬‫مع‬ ‫التحدث‬ ‫ن‬‫ع‬ ‫ه‬‫يشغل‬ ‫ل‬‫عم‬ ‫يده‬ ‫ي‬‫ف‬ ‫كان‬ ‫ن‬‫إ‬
.‫دقيقتين‬ ‫أو‬ ‫دقيقة‬ ‫بعد‬ ‫أمره‬ ‫طوع‬ ‫سيكون‬ ‫بأنه‬ ‫وإخباره‬
-
‫ن‬‫أ‬ ‫ب‬ ‫يج‬ ‫م‬‫منه‬ ‫ن‬ ‫م‬ ‫ر‬‫وتقري‬ ‫الزوار‬ ‫ب‬ ‫لترتي‬ ‫ر‬ ‫زائ‬ ‫ل‬ ‫ك‬ ‫ن‬ ‫ع‬ ‫بيانات‬ ‫جيل‬ ‫تس‬
.‫المرتبة‬ ‫في‬ ‫يليه‬ ‫منهم‬ ‫ومن‬ ‫الرئيس‬ ‫يقابل‬
-
.‫الزيارة‬ ‫وسبب‬ ، ‫وعمله‬ ، ‫اسمه‬ ‫تشمل‬ ‫زائر‬ ‫كل‬ ‫عن‬ ‫بيانات‬ ‫كتابة‬ ‫ويجب‬

161. ‫الوقــــــت‬ ‫وإدارة‬ ‫الـــــــذات‬ ‫إدارة‬
1
‫لذاته‬ ‫السكرتير‬ ‫إدارة‬ -
‫ن‬‫أ‬ ‫تطيع‬‫يس‬ ‫ه‬‫فإن‬ ،‫ه‬‫ذات‬ ‫و‬‫أ‬ ‫ه‬‫نفس‬ ‫ع‬‫م‬ ً‫وفعاال‬ ً‫إيجابيا‬ ‫يكون‬ ‫ن‬‫أ‬ ‫الفرد‬ ‫تطاع‬‫اس‬ ‫إذا‬
‫هم‬ ‫نفوس‬ ‫ي‬‫ف‬ ‫ة‬‫الثق‬ ‫ث‬ ‫وبع‬ ‫ه‬ ‫ل‬ ‫م‬ ‫وتقديره‬ ‫ن‬‫اآلخري‬ ‫واحترام‬ ‫ب‬ ‫ح‬ ‫ب‬ ‫يكس‬
‫ا‬‫م‬ ‫ي‬‫يراع‬ ‫ن‬‫أ‬ ‫ه‬‫علي‬ ،‫ه‬‫ذات‬ ‫ع‬‫م‬ ً‫وإيجابيا‬ ً‫فعاال‬ ‫كرتير‬‫الس‬ ‫يكون‬ ‫ي‬‫ولك‬ ‫ه‬‫تجاه‬
:‫يلي‬
1
‫ه‬ ‫علي‬ ً‫رقيبا‬ ‫ه‬ ‫الل‬ ‫ل‬ ‫يجع‬ ‫ن‬ ‫وأ‬ ،‫ضميره‬ ‫ن‬ ‫م‬ ‫ة‬ ‫نابع‬ ‫ة‬ ‫ذاتي‬ ‫ة‬ ‫رقاب‬ ‫ه‬ ‫لدي‬ ‫تكون‬ ‫ن‬ ‫أ‬ -
.‫لواجباته‬ ‫أدائه‬ ‫في‬
2
.‫العمل‬ ‫خصوصيات‬ ‫على‬ ‫ويحافظ‬ ‫السر‬ ‫يكتم‬ ‫أن‬ -
3
.‫فيه‬ ‫الشك‬ ‫أو‬ ‫الريبة‬ ‫يثير‬ ‫ما‬ ‫كل‬ ‫عن‬ ‫يبتعد‬ ‫أن‬ -
4
‫يؤدي‬ ‫ن‬‫وأ‬ ‫لطاته‬‫وس‬ ‫ئولياته‬‫ومس‬ ‫ه‬‫وظيفت‬ ‫اصات‬‫باختص‬ ً‫كامال‬ ً‫إلماما‬ ‫م‬‫يل‬ ‫ن‬‫أ‬ -
.‫وجه‬ ‫أحسن‬ ‫على‬ ‫واجبه‬
5
‫ه‬ ‫قدرات‬ ‫ر‬ ‫تطوي‬ ‫ى‬ ‫عل‬ ً‫جاهدا‬ ‫ل‬ ‫يعم‬ ‫وان‬ ‫ه‬ ‫ذات‬ ‫ي‬ ‫يمن‬ ‫ن‬ ‫أ‬ ‫ى‬ ‫إل‬ ً‫دائما‬ ‫عى‬ ‫يس‬ ‫ن‬ ‫أ‬ -
.‫إمكانياته‬
6
‫واب‬‫الص‬ ‫بيق‬‫تط‬ ‫ى‬‫عل‬ ‫ل‬‫يعم‬ ‫ن‬‫وأ‬ ،‫ب‬‫رح‬ ‫در‬‫بص‬ ‫والمقترحات‬ ‫د‬‫النق‬ ‫ل‬‫يتقب‬ ‫ن‬‫أ‬ -
.‫منها‬

162. ‫الوقــــــت‬ ‫وإدارة‬ ‫الـــــــذات‬ ‫إدارة‬
‫لذاته‬ ‫السكرتير‬ ‫إدارة‬ ‫تابع‬
8
‫يقوم‬ ‫ا‬‫فيم‬ ‫ليم‬‫الس‬ ‫ي‬‫العلم‬ ‫ر‬‫التفكي‬ ‫ى‬‫عل‬ ‫د‬‫يعتم‬ ‫ن‬‫وأ‬ ،‫ه‬‫لعمل‬ ً‫مقدما‬ ‫ط‬‫يخط‬ -
.‫أعمال‬ ‫من‬ ‫به‬
9
.‫ويصونها‬ ‫مكتبية‬ ‫وأدوات‬ ‫ومعدات‬ ‫آالت‬ ‫من‬ ‫يستخدم‬ ‫ما‬ ‫على‬ ‫يحافظ‬ ‫أن‬ -
10
:‫مثل‬ ‫العمل‬ ‫في‬ ‫المستحب‬ ‫غير‬ ‫السلوك‬ ‫عن‬ ‫يبتعد‬ ‫أن‬ -
-
.‫مرتفع‬ ‫بصوت‬ ‫التحدث‬
-
.‫والتكبر‬ ‫والغطرسة‬ ‫التعالي‬
-
.‫يقوله‬ ‫بما‬ ‫االكتراث‬ ‫عدم‬ ‫إظهار‬ ‫أو‬ ‫حديثه‬ ‫أثناء‬ ‫الغير‬ ‫مقاطعة‬
-
‫عمالء‬ ‫و‬‫أ‬ ‫ن‬‫مواطني‬ ‫و‬‫أ‬ ‫زمالء‬ ‫كانوا‬ ‫واء‬‫(س‬ ‫ن‬‫اآلخري‬ ‫الح‬‫بمص‬ ‫االهتمام‬ ‫عدم‬
.)‫مصالح‬ ‫وأصحب‬
-
.‫واختصاصاتهم‬ ‫الغير‬ ‫أعمال‬ ‫في‬ ‫التدخل‬
-
.‫العمل‬ ‫تأدية‬ ‫في‬ ‫والمماطلة‬ ‫التسويف‬
-
‫دائرة‬ ‫وزيادة‬ ‫ن‬ ‫باآلخري‬ ‫التعرف‬ ‫ة‬ ‫محاول‬ ‫وعدم‬ ‫ه‬ ‫نفس‬ ‫ى‬ ‫عل‬ ‫االنطواء‬
.‫عالقاته‬

163. ‫الوقــــــت‬ ‫وإدارة‬ ‫الـــــــذات‬ ‫إدارة‬
2
‫لوقتـــه‬ ‫السكرتير‬ ‫إدارة‬ -
‫الوقت‬ ‫إدارة‬ ‫موضوع‬ ‫تخص‬ ‫حقائق‬

( ‫ن‬ ‫م‬ ‫ر‬ ‫أكث‬ ‫فرد‬ ‫ي‬ ‫أ‬ ‫ك‬ ‫يمتل‬ ‫ال‬
24
( ‫اليوم‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫اعة‬ ‫س‬ )
168
‫اعة‬ ‫س‬ )
( ‫األسبوع‬ ‫في‬
8760
.‫السنة‬ ‫في‬ ‫ساعة‬ )

.‫تستخدمه‬ ‫حتى‬ ‫ينتظرك‬ ‫ال‬ ‫بأنه‬ ‫الوقت‬ ‫يتميز‬

‫س‬‫(لي‬ ‫د‬‫بالش‬ ‫ه‬‫تطويل‬ ‫ن‬‫يمك‬ ‫ال‬ ‫بالجمود‬ ‫ز‬‫يتمي‬ ،‫محدد‬ ‫ء‬‫شي‬ ‫ت‬‫الوق‬
.)‫مطاط‬ ‫أستك‬

‫ف‬‫نختل‬ ‫ا‬‫ولكنن‬ ‫ا‬‫من‬ ‫ي‬‫أل‬ ‫ر‬‫المتوف‬ ‫ت‬‫الوق‬ ‫ث‬‫حي‬ ‫ن‬‫م‬ ‫اوون‬‫متس‬ ‫ا‬‫كلن‬
.‫استخدامه‬ ‫كيفية‬ ‫في‬

‫ن‬ ‫يمك‬ ‫ال‬ ،‫تقبل‬ ‫المس‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫تخدامه‬ ‫الس‬ ‫ت‬ ‫الوق‬ ‫ن‬ ‫تخزي‬ ‫ن‬ ‫يمك‬ ‫ال‬
.‫ادخاره‬

.‫تعويضه‬ ‫يمكن‬ ‫ال‬ ‫يضيع‬ ‫الذي‬ ‫اليوم‬ ،‫الوقت‬ ‫تعويض‬ ‫يمكن‬ ‫ال‬

‫ة‬ ‫تكلف‬ ‫ا‬ ‫له‬ ‫ة‬ ‫دقيق‬ ‫ل‬ ‫ك‬ ‫ت‬ ‫للوق‬ )‫ة‬ ‫مجاني‬ ‫(عينات‬ ‫هناك‬ ‫ت‬ ‫ليس‬
.‫حقيقية‬

‫يهدر‬ ‫ا‬ ‫وإنم‬ ‫ط‬ ‫فق‬ ‫ه‬ ‫وقت‬ ‫ع‬ ‫يضي‬ ‫ال‬ ‫ه‬ ‫وقت‬ ‫تخدام‬ ‫اس‬ ‫يء‬ ‫يس‬ ‫ن‬ ‫م‬ ‫ن‬ ‫إ‬
.ً‫أيضا‬ ‫اآلخرين‬ ‫وقت‬

164. ‫الوقــــــت‬ ‫وإدارة‬ ‫الـــــــذات‬ ‫إدارة‬
‫لوقتـــه‬ ‫السكرتير‬ ‫إدارة‬ ‫تابع‬
‫؟‬ ‫الوقــــــــــــــــــت‬ ‫هـــو‬ ‫ما‬
‫و‬ ‫أ‬ ‫ه‬ ‫اقتراض‬ ‫ن‬ ‫يمك‬ ‫ال‬ ‫والذي‬ ،‫بالندرة‬ ‫ز‬ ‫يتمي‬ ‫الذي‬ ‫ي‬ ‫الغال‬ ‫المورد‬ ‫ك‬ ‫ذل‬ ‫و‬ ‫ه‬
‫تنفذ‬ ‫اس‬ ‫و‬ ‫أ‬ ‫ضاع‬ ‫و‬ ‫أ‬ ‫تخدم‬ ‫اس‬ ‫إذا‬ ‫ا‬ ‫أم‬ ،‫تئجاره‬ ‫اس‬ ‫و‬ ‫أ‬ ‫ه‬ ‫تخزين‬ ‫و‬ ‫أ‬ ‫تبداله‬ ‫اس‬
.ً‫أبدا‬ ‫يعود‬ ‫ال‬ ‫فإنه‬
! ‫الوقــــــــــت‬ ‫أنــــــــــــــــواع‬
)1 (
‫ة‬‫بالطريق‬ ‫ه‬‫في‬ ‫رف‬‫يتص‬ ‫ن‬‫أ‬ ‫ر‬‫للمدي‬ ‫ن‬‫يمك‬ ‫الذي‬ ‫و‬‫وه‬ :‫ه‬‫في‬ ‫م‬‫المتحك‬ ‫ت‬‫الوق‬
.‫يريدها‬ ‫التي‬
)2 (
‫يطر‬ ‫يس‬ ‫ن‬ ‫أ‬ ‫ص‬ ‫الشخ‬ ‫تطيع‬ ‫يس‬ ‫ال‬ ‫الذي‬ ‫و‬ ‫وه‬ :‫ه‬ ‫في‬ ‫م‬ ‫المتحك‬ ‫ر‬ ‫غي‬ ‫ت‬ ‫الوق‬
.‫عليه‬
‫؟‬ ‫وقتــــــه‬ ‫السكرتير‬ ‫يستغــــل‬ ‫كيـــف‬
)3 (
.‫به‬ ‫يفعل‬ ‫ماذا‬ ‫يدري‬ ‫وال‬ ‫عنده‬ ‫الوقت‬ ‫يمر‬ ‫الذي‬ ‫وهو‬ :‫للوقت‬ ‫المضيع‬
)4 (
.‫لديه‬ ‫المتاح‬ ‫الوقت‬ ‫في‬ ‫يشغله‬ ‫ما‬ ‫يجد‬ ‫الذي‬ ‫وهو‬ :‫للوقت‬ ‫المستخدم‬
)5 (
. ‫بفعالية‬ ‫مفيد‬ ‫شيء‬ ‫في‬ ‫وقته‬ ‫ينفق‬ ‫الذي‬ ‫وهو‬ :‫الوقت‬ ‫من‬ ‫المستفيد‬
)6 (
.‫لديه‬ ‫المتاح‬ ‫الوقت‬ ‫في‬ ‫محددة‬ ‫أهداف‬ ‫نتائج‬ ‫يحقق‬ ‫الذي‬ ‫وهو‬ :‫المنجز‬

165. ‫الوقــــــت‬ ‫وإدارة‬ ‫الـــــــذات‬ ‫إدارة‬
‫لوقتـــه‬ ‫السكرتير‬ ‫إدارة‬ ‫تابع‬
‫؟‬ ‫الوقــــــــــــــــــت‬ ‫مضيعــــــات‬ ‫هـــي‬ ‫ما‬
‫ه‬‫علي‬ ‫يطلق‬ ‫ا‬‫م‬ ‫فإن‬ ‫لذلك‬ ،‫الوقت‬ ‫ع‬‫تضي‬ ‫كثيرة‬ ‫ة‬‫بأنشط‬ ‫ة‬‫التنظيمي‬ ‫الحياة‬ ‫تزخر‬
‫ا‬ ‫فيه‬ ‫ق‬ ‫ينف‬ ‫ي‬ ‫الت‬ ‫األعمال‬ ‫و‬ ‫أ‬ ‫ة‬ ‫األنشط‬ ‫ك‬ ‫تل‬ ‫ي‬ ‫ه‬ )‫ت‬ ‫الوق‬ ‫وص‬ ‫(لص‬
‫ك‬ ‫ذل‬ ‫ل‬ ‫مقاب‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫ل‬ ‫يحص‬ ‫ن‬ ‫أ‬ ‫دون‬ -‫ر‬ ‫يقص‬ ‫و‬ ‫أ‬ ‫–يطول‬ ً‫معينا‬ ً‫وقتا‬ ‫ص‬ ‫الشخ‬
‫ق‬‫أنف‬ ‫الذي‬ ‫ت‬‫الوق‬ ‫ل‬‫ك‬ ‫تحق‬‫يس‬ ‫ال‬ ‫د‬‫عائ‬ ‫ى‬‫عل‬ ‫ل‬‫يحص‬ ‫و‬‫أ‬ ،‫ر‬‫يذك‬ ‫د‬‫عائ‬ ‫ى‬‫عل‬
:‫ذلك‬ ‫ومثال‬،‫عليه‬ ‫الحصول‬ ‫في‬
1
‫واللجان‬ ‫االجتماعات‬ -
2
‫بالذات‬ ‫اإلعجاب‬ -
3
‫المفاجئة‬ ‫األصدقاء‬ ‫زيارة‬ -
4
‫الهاتفية‬ ‫المكالمات‬ -
5
‫الطويلة‬ ‫المراسالت‬ -
6
‫المجامالت‬ -
7
‫ي‬ ‫الورق‬ ‫م‬ ‫التراك‬ -
8
‫ر‬ ‫غي‬ ‫ة‬ ‫بطريق‬ ‫المعامالت‬ ‫ظ‬ ‫حف‬ -
‫نظامية‬
9
‫للمكتب‬ ‫السليم‬ ‫غير‬ ‫التنظيم‬ -
10
‫المعلقة‬ ‫األعمال‬ -
11
‫اإلنجاز‬ ‫في‬ ‫التباطؤ‬-
12
‫المعلقة‬ ‫األعمال‬ -

166. ‫الوقــــــت‬ ‫وإدارة‬ ‫الـــــــذات‬ ‫إدارة‬
‫لوقتـــه‬ ‫السكرتير‬ ‫إدارة‬ ‫تابع‬
‫وقته‬ ‫من‬ ‫السكرتير‬ ‫الستفادة‬ ‫العلمي‬ ‫األسلوب‬
1
‫ن‬ ‫م‬ ‫األهداف‬ ‫هذه‬ ‫ب‬ ‫وترتي‬ ،‫ا‬ ‫تحققه‬ ‫ن‬ ‫أ‬ ‫د‬ ‫تري‬ ‫ي‬ ‫الت‬ ‫األهداف‬ ‫د‬ ‫تحدي‬ -
.‫إنجازها‬ ‫ومواعيد‬ ‫أهميتها‬ ‫حيث‬
2
‫هذه‬ ‫ق‬ ‫لتحقي‬ ‫ا‬ ‫أداؤه‬ ‫ب‬ ‫يج‬ ‫ي‬ ‫الت‬ ‫ة‬ ‫واألنشط‬ ‫األعمال‬ ‫د‬ ‫تحدي‬ -
..‫األهداف‬
3
‫ت‬‫الوق‬ ‫س‬‫نف‬ ‫ي‬‫وف‬ ‫ة‬‫بكفاء‬ ‫ة‬‫األنشط‬ ‫هذه‬ ‫ألداء‬ ‫الالزم‬ ‫ت‬‫الوق‬ ‫ر‬‫تقدي‬ -
.‫ونفسية‬ ‫جسمية‬ ‫براحة‬
4
‫إتباع‬ ‫ن‬ ‫ويمك‬ ‫ة‬ ‫الحاج‬ ‫ن‬ ‫ع‬ ‫الزائدة‬ ‫ة‬ ‫واألنشط‬ ‫األعمال‬ ‫ر‬ ‫حص‬ -
:‫اآلتية‬ ‫الخطوات‬
.ً‫طويال‬ ً‫وقتا‬ ‫تستنفد‬ ‫التي‬ ‫باألعمال‬ ‫قائمة‬ ‫وضع‬ -
.‫الوقت‬ ‫هذا‬ ‫كل‬ ً‫فعال‬ ‫تستحق‬ ‫األعمال‬ ‫هذه‬ ‫كانت‬ ‫إذا‬ ‫ما‬ ‫تحديد‬ -
.‫لآلخرين‬ ‫األعمال‬ ‫هذه‬ ‫تفويض‬ ‫يمكن‬ ‫كان‬ ‫إذا‬ ‫ما‬ ‫تقرير‬ -
‫ا‬‫ووقته‬ ‫األعمال‬ ‫أداء‬ ‫أثناء‬ ‫م‬‫تت‬ ‫ي‬‫الت‬ ‫المقاطعات‬ ‫ر‬‫حص‬ -
. ‫المتوقع‬
‫من‬ ‫للحد‬ ‫إتباعها‬ ‫يجب‬ ‫التي‬ ‫اإلجراءات‬ ‫تحديد‬ -
.‫المقاطعات‬

167. ‫الوقــــــت‬ ‫وإدارة‬ ‫الـــــــذات‬ ‫إدارة‬
‫لوقتـــه‬ ‫السكرتير‬ ‫إدارة‬ ‫تابع‬
‫وقته‬ ‫من‬ ‫السكرتير‬ ‫الستفادة‬ ‫العلمي‬ ‫األسلوب‬
5
‫واألنشطة‬ ‫األعمال‬ ‫إللغاء‬ ‫اتخاذها‬ ‫يجب‬ ‫التي‬ ‫واإلجراءات‬ ‫الخطوات‬ ‫تحديد‬ -
.‫الحاجة‬ ‫عن‬ ‫الزائدة‬
6
‫ودرجة‬ ‫أولوياتها‬ ‫حسب‬ ‫مرتبة‬ ‫الضرورية‬ ‫باألنشطة‬ ‫زمني‬ ‫جدول‬ ‫وضع‬ -
‫االسترشاد‬ ‫هنا‬ ‫ويمكن‬ ،‫تستغرقه‬ ‫أن‬ ‫يجب‬ ‫الذي‬ ‫والوقت‬ ‫أهميتها‬
:‫التالي‬ ‫بالجدول‬
75%
‫األعمال‬ ‫ألهم‬ ‫الوقت‬ ‫من‬
20%
‫األهمية‬ ‫المتوسطة‬ ‫لألعمال‬
5%
‫األهمية‬ ‫قليلة‬ ‫لألعمال‬
7
‫وحاول‬ ‫تغالله‬‫اس‬ ‫ن‬‫حس‬ ‫ن‬‫م‬ ‫د‬‫والتأك‬ ‫ت‬‫الوق‬ ‫ع‬‫توزي‬ ‫ة‬‫ومتابع‬ ‫الجدول‬ ‫ة‬‫مراجع‬ -
‫عادة‬ ‫المهام‬ ‫وإنجاز‬ ‫ت‬‫الوق‬ ‫ن‬‫م‬ ‫تفادة‬‫االس‬ ‫ل‬‫تجع‬ ‫ن‬‫أ‬ ‫الخطوات‬ ‫هذه‬ ‫ي‬‫ف‬
‫ت‬‫بالوق‬ ‫ي‬‫الوع‬ ‫ر‬‫تنش‬ ‫ن‬‫وأ‬ ،‫ت‬‫الوق‬ ‫ة‬‫بأهمي‬ ‫ي‬‫وع‬ ‫ك‬‫لدي‬ ‫يكون‬ ‫وان‬ ،‫ك‬‫لدي‬
.‫الوقت‬ ‫استغالل‬ ‫حسن‬ ‫على‬ ‫اآلخرين‬ ‫تشجع‬ ‫وأن‬ ً‫أيضا‬

168. ‫الوقــــــت‬ ‫وإدارة‬ ‫الـــــــذات‬ ‫إدارة‬
‫لوقتـــه‬ ‫السكرتير‬ ‫إدارة‬ ‫تابع‬
‫؟‬ ‫العمل‬ ‫وقـــــــــت‬ ‫ضيــــــاع‬ ‫تكلفة‬ ‫تقدير‬ ‫يمكن‬ ‫كيف‬
‫به‬ ‫مصنع‬ ‫أن‬ ‫لو‬ : ‫مثال‬
50
‫شهري‬ ‫راتب‬ ‫يأخذ‬ ‫عامل‬ ‫وكل‬ ، ‫عامل‬
4000
‫ريال‬
‫ويعمل‬
8
‫الشهر‬ ‫في‬ ‫العمل‬ ‫أيام‬ ‫وعدد‬ ‫اليوم‬ ‫في‬ ‫ساعات‬
20
. ‫يوم‬
‫هو‬ ‫الساعة‬ ‫أجر‬ ‫متوسط‬ ‫أن‬ ‫يعني‬ ‫وهذا‬
25
‫المتوقعة‬ ‫الخسارة‬ ‫هي‬ ‫ما‬ ، ‫ريال‬
‫من‬ ‫سبب‬ ‫ألي‬ ً‫يوميا‬ ‫عمل‬ ‫ساعة‬ ‫فقد‬ ‫عامل‬ ‫كل‬ ‫أن‬ ‫لو‬ ‫للمصنع‬
‫؟‬ ‫األسباب‬
‫هي‬ ‫المباشرة‬ ‫التكلفة‬ ‫بمعيار‬ ‫المتوقعة‬ ‫الخسارة‬
300000
. ً‫سنويا‬ ‫ريال‬
. ‫بكثير‬ ‫ذلك‬ ‫من‬ ‫أكثر‬ ‫هي‬ ‫المباشرة‬ ‫غير‬ ‫التكلفة‬ ‫بمعيار‬ ‫المتوقعة‬ ‫الخسارة‬
‫تأثير‬ ‫وله‬ ‫منظمة‬ ‫أي‬ ‫فشل‬ ‫أو‬ ‫نجاح‬ ‫في‬ ً‫جدا‬ ‫مهم‬ ‫الوقت‬ ‫عنصر‬ ‫فإن‬ ‫لذلك‬
‫أو‬ ‫السكرتير‬ ‫عمل‬ ‫مجال‬ ‫في‬ ‫خاصة‬ ‫اإلنجاز‬ ‫في‬ ‫العامل‬ ‫كفاءة‬ ‫على‬ ‫كبير‬
. ‫المكتب‬ ‫مدير‬

169. ‫العمل‬ ‫ضغوط‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬
‫؟‬ ‫بنجاح‬ ‫مل‬G
‫ع‬‫ال‬ ‫ضغوط‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬ ‫المكتب‬ ‫ومدير‬ ‫للسكرتير‬ ‫يمكن‬ ‫كيف‬
‫بالعمل‬ ‫الجيدة‬ ‫المعرفة‬ : ً ‫أوال‬
‫ي‬‫ف‬ ‫ه‬‫وظيفت‬ ‫ومتطلبات‬ ‫ئولياته‬‫ومس‬ ‫ه‬‫عمل‬ ‫ق‬‫دقائ‬ ‫ل‬‫لك‬ ‫ل‬‫والكام‬ ‫التام‬ ‫م‬‫الفه‬ ‫ا‬‫به‬ ‫ي‬‫ونعن‬
‫ة‬ ‫اإلداري‬ ‫والمهارات‬ ‫ة‬ ‫الخاص‬ ‫ية‬ ‫الشخص‬ ‫فات‬ ‫الص‬ ‫ك‬ ‫تل‬ ‫واء‬ ‫س‬ ‫يديره‬ ‫الذي‬ ‫ب‬ ‫المكت‬
،‫الوظيفة‬ ‫هذه‬ ‫شاغلي‬ ‫في‬ ‫تتوافر‬ ‫أن‬ ‫يجب‬ ‫التي‬ ‫والفنية‬
-
.‫المواعيد‬ ‫وتحديد‬ ‫الرئيس‬ ‫وقت‬ ‫على‬ ‫المحافظة‬ ‫كيفية‬
-
.)‫مقابلة‬ ،‫محادثة‬ ،‫(تليفونات‬ ‫الشفهية‬ ‫االتصاالت‬
-
.)‫اجتماعات‬ ‫محاضر‬ ،‫تقارير‬ ،‫ونماذج‬ ‫(مذكرات‬ ‫التحريرية‬ ‫االتصاالت‬
-
.)‫فرز‬ ،‫صادر‬ ،‫(وارد‬ ‫البريد‬
-
.)‫تصوير‬ ‫آالت‬ ،‫شخصي‬ ‫حاسب‬ ،‫تلكس‬ ،‫(ميكروفليم‬ ‫الحديثة‬ ‫الوسائل‬ ‫استخدام‬
-
.‫وتخزينها‬ ‫والمعلومات‬ ‫واإلحصائيات‬ ‫البيانات‬ ‫جمع‬ ‫أساليب‬
-
.‫البريد‬ ‫وعرض‬ ‫الصحف‬ ‫وتلخيص‬ ‫قراءة‬
-
.‫االستقبال‬ ‫وحفالت‬ ‫العمل‬ ‫الجتماعات‬ ‫والتجهيز‬ ‫اإلعداد‬
-
.‫العمل‬ ‫مكان‬ ‫وترتيب‬ ‫تنسيق‬
‫ت‬ ‫تح‬ ‫ن‬ ‫العاملي‬ ‫كرتارية‬ ‫والس‬ ‫ة‬ ‫الكتب‬ ‫اصات‬ ‫الختص‬ ‫ة‬ ‫التام‬ ‫ة‬ ‫الدراي‬ ‫ى‬ ‫إل‬ ‫ة‬ ‫باإلضاف‬ ‫هذا‬ ‫ل‬ ‫ك‬
. ‫رئاسته‬

170. ‫العمل‬ ‫ضغوط‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬
‫العمل‬ ‫ضغوط‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬ ‫المكتب‬ ‫ومدير‬ ‫للسكرتير‬ ‫يمكن‬ ‫كيف‬
‫؟‬ ‫بنجاح‬
‫للمنظمة‬ ‫اإلداري‬ ‫والتنظيم‬ ‫واألنظمة‬ ‫باللوائح‬ ‫الجيدة‬ ‫المعرفة‬ : ً‫ثانيا‬
‫ن‬ ‫ع‬ ‫ة‬ ‫والضروري‬ ‫اسية‬ ‫األس‬ ‫المعلومات‬ ‫ة‬ ‫بكاف‬ ‫ه‬ ‫إلمام‬ ‫ضرورة‬ ‫ا‬ ‫به‬ ‫ي‬ ‫ونعن‬
:‫بها‬ ‫يعمل‬ ‫التي‬ ‫الشركة‬
-
.‫النشأة‬
-
.‫النشاط‬ ‫نوعية‬
-
.‫والمبيعات‬ ‫المعامالت‬ ‫وحجم‬ ‫اإلنتاج‬ ‫تطور‬
-
.‫ونوعياتهم‬ ‫العمالء‬ ‫كبار‬
-
.‫المنافسة‬ ‫الشركات‬
-
.‫ونوعيتها‬ ‫العمالة‬ ‫وحجم‬ ‫للمنشأة‬ ‫التنظيمي‬ ‫الهيكل‬
‫ل‬ ‫العم‬ ‫م‬ ‫تنظ‬ ‫ي‬ ‫الت‬ ‫ن‬ ‫والقواني‬ ‫ح‬ ‫باللوائ‬ ‫ه‬ ‫معرفت‬ ‫ب‬ ‫جان‬ ‫ى‬ ‫إل‬ ‫ة‬ ‫باإلضاف‬ ‫هذا‬
.ً‫وخارجيا‬ ً‫داخليا‬ ‫بالمنشأة‬

171. ‫العمل‬ ‫ضغوط‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬
‫؟‬ ‫بنجاح‬ ‫العمل‬ ‫ضغوط‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬ ‫المكتب‬ ‫ومدير‬ ‫للسكرتير‬ ‫يمكن‬ ‫كيف‬
‫األطراف‬ ‫كافة‬ ‫مع‬ ‫طيبة‬ ‫إنسانية‬ ‫عالقات‬ ‫تكوين‬ : ً‫ثالثا‬
:‫األربعة‬ ‫عالقاته‬ ‫محاور‬ ‫مع‬ ‫طيبة‬ ‫إنسانية‬ ‫عالقات‬ ‫بناء‬ ‫في‬ ‫مهاراته‬ ‫تنمية‬ ‫بها‬ ‫ونعني‬
-
.‫الرئيس‬
-
.‫الزمالء‬
-
.‫الزوار‬
-
.‫المرؤوسين‬
:‫المشاكل‬ ‫حدوث‬ ‫من‬ ‫تقلل‬ ‫التي‬ ‫األسس‬ ‫بعض‬ ‫بإتباع‬ ‫وذلك‬
-
.‫اإلنساني‬ ‫السلوك‬ ‫دوافع‬ ‫كدراسة‬
-
. ‫الغير‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬ ‫مشاكل‬ ‫لمعالجة‬ ‫العلمية‬ ‫الطريقة‬ ‫واستخدام‬

172. ‫العمل‬ ‫ضغوط‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬
‫العمل‬ ‫ضغوط‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬ ‫المكتب‬ ‫ومدير‬ ‫للسكرتير‬ ‫يمكن‬ ‫كيف‬
‫؟‬ ‫بنجاح‬
‫واألداء‬ ‫العمل‬ ‫طريقة‬ ‫تحسين‬ : ً‫رابعا‬
-
.‫والمقابلة‬ ‫المحادثة‬ ‫فن‬
-
.‫النماذج‬ ‫إعداد‬
-
.‫المذكرات‬ ‫تحرير‬
-
.‫التقارير‬ ‫كتابة‬
-
.‫االجتماعات‬ ‫محاضر‬
-
. ‫المكتبية‬ ‫واإلدارة‬ ‫السكرتارية‬ ‫مجال‬ ‫في‬ ‫جديد‬ ‫كل‬ ‫على‬ ‫اإلطالع‬
-
،‫ل‬ ‫التحلي‬ ،‫جيل‬ ‫(التس‬ ‫ل‬ ‫العم‬ ‫اليب‬ ‫أس‬ ‫يط‬ ‫لتبس‬ ‫ة‬ ‫العلمي‬ ‫ة‬ ‫الطريق‬ ‫ة‬ ‫دراس‬
.)‫التبسيط‬
-
‫واألجهزة‬ ‫واآلالت‬ ‫األدوات‬ ‫مجال‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫د‬ ‫جدي‬ ‫ل‬ ‫ك‬ ‫ن‬ ‫م‬ ‫تفادة‬ ‫االس‬
.‫السكرتارية‬ ‫عمل‬ ‫في‬ ‫المستخدمة‬

173. ‫العمل‬ ‫ضغوط‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬
‫؟‬ ‫بنجاح‬ ‫العمل‬ ‫ضغوط‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬ ‫المكتب‬ ‫ومدير‬ ‫للسكرتير‬ ‫يمكن‬ ‫كيف‬
‫الذاتية‬ ‫ية‬G
‫ص‬‫الشخ‬ ‫مهاراته‬ ‫تنمية‬ : ً‫خامسا‬
-
.‫بهدوئه‬ ‫احتفاظه‬
-
.‫وانفعاله‬ ‫غضبه‬ ‫قلة‬
-
.‫الناس‬ ‫مع‬ ‫وتعامله‬ ‫تفاهمه‬ ‫حسن‬
-
.‫والتجديد‬ ‫االبتكار‬ ‫على‬ ‫القدرة‬
-
.‫الحرجة‬ ‫المواقف‬ ‫من‬ ‫التخلص‬
-
.‫التكيف‬ ‫على‬ ‫القدرة‬
-
:‫السر‬ ‫كتمان‬
-
:‫العمل‬ ‫في‬ ‫التفاني‬
-
:‫التصرف‬ ‫وحسن‬ ‫التمييز‬

174. : ‫التقارير‬ ‫مفهوم‬
‫وتبادل‬ ‫نقل‬ ‫في‬ ‫تستخدم‬ ‫التي‬ ‫اإلدارية‬ ‫االتصاالت‬ ‫وسائل‬ ‫أهم‬ ‫من‬
‫والمقترحات‬ ‫التوصيات‬ ‫لتقديم‬ ‫األعمال‬ ‫منظمات‬ ‫داخل‬ ‫المعلومات‬
. ‫الفعالة‬ ‫اإلدارية‬ ‫القرارات‬ ‫اتخاذ‬ ‫من‬ ‫تمكن‬ ‫التي‬
: ‫التقرير‬ ‫فإن‬ ‫لذلك‬
1
-
. ‫اإلدارية‬ ‫االتصاالت‬ ‫وسائل‬ ‫أهم‬ ‫من‬
2
. ‫المعلومات‬ ‫نقل‬ ‫في‬ ‫يستخدم‬ -
3
. ‫الفعالة‬ ‫القرارات‬ ‫اتخاذ‬ ‫على‬ ‫يساعد‬ -
4
ً‫شفويا‬ ‫أو‬ ً‫كتابيا‬ ‫يقدم‬ ‫أن‬ ‫يمكن‬ - .
‫تعــــريف‬
‫التقـــــارير‬
ً‫ناجحا‬ ً‫تقريرا‬ ‫تكتب‬ ‫كيف‬

175. : ‫في‬ ‫التقارير‬ ‫أهمية‬ ‫تتضح‬
1
‫اإلدارية‬ ‫األنشطة‬ ‫أداء‬ ‫في‬ ‫المساهمة‬ -
. ‫بفاعلية‬
2
. ‫والتسجيل‬ ‫التوثيق‬-
3
. ‫المعلومات‬ ‫تبادل‬ -
‫التقـــــارير‬ ‫أهمية‬

178. ‫التقارير‬ ‫أنواع‬ ‫أهم‬
.) ‫دورية‬ ‫غير‬ ‫تقارير‬ – ‫دورية‬ ‫تقارير‬ ( ‫الزمن‬ ‫ناحية‬ ‫من‬ : ً‫أوال‬
– ‫دراسات‬ – ‫معلومات‬ – ‫متابعة‬ ( ‫الهدف‬ ‫ناحية‬ ‫من‬ : ً‫ثانيا‬
. ) ‫األداء‬ ‫تقييم‬
‫تقارير‬ – ‫ومحاسبية‬ ‫مالية‬ ‫تقارير‬ ( ‫المحتوى‬ ‫ناحية‬ ‫من‬ : ً‫ثالثا‬
. ) ‫األفراد‬ ‫تقارير‬ – ‫األنشطة‬
‫سابقة‬ ‫تقارير‬ – ‫وصفية‬ ‫تقارير‬ ( ‫الشكل‬ ‫ناحية‬ ‫من‬ : ً‫رابعا‬
. ) ‫التصميم‬
‫تقارير‬ – ‫داخلية‬ ‫تقارير‬ ( ‫التوجيه‬ ‫ناحية‬ ‫من‬ : ً‫خامسا‬
. ) ‫خارجية‬

185. ‫كتابة‬ ‫في‬ ‫األساسية‬ ‫المبادئ‬
‫التقارير‬
1
‫طريقة‬ ‫مبادئ‬ -
‫الكتابة‬
2
‫التنظيم‬ ‫مبادئ‬ -
3
‫اإلخراج‬ ‫مبادئ‬ -

186. ‫طريقة‬ ‫مبادئ‬ :‫أوال‬
‫الكتابة‬
1
) ‫المثالية‬ ‫النتائج‬ ( ‫الجازمة‬ ‫األلفاظ‬ ‫استخدام‬ ‫تجنب‬ -
2
‫الحالي‬ ‫النظام‬ ‫فشل‬ ( ‫القاطعة‬ ‫األحكام‬ ‫تجنب‬ -
. ) ‫للشركة‬
3
-
ً‫أرقاما‬ ، ‫كارثة‬ ‫تمثل‬ (‫للمشاعر‬ ‫المثيرة‬ ‫الكلمات‬ ‫تجنب‬
‫جنونية‬
4
. ) ‫أنا‬ ( ‫األول‬ ‫الضمير‬ ‫استخدام‬ ‫تجنب‬ -
5
‫مستوى‬ ‫مراعاة‬ (. ‫قارئه‬ ‫يفهما‬ ‫بلغة‬ ‫التقرير‬ ‫كتابة‬ -
.) ‫واللغة‬ ‫التعليم‬
6
. ‫ومحدد‬ ‫واضح‬ ‫معنى‬ ‫ذات‬ ‫قصيرة‬ ‫جمل‬ ‫استخدام‬ -
7
. ‫المتخصصة‬ ‫الفنية‬ ‫الجوانب‬ ‫عن‬ ‫البعد‬ -
8
‫السطور‬ ‫بين‬ ‫المناسبة‬ ‫الفصل‬ ‫عالمات‬ ‫استخدام‬ -
. ‫والصفحات‬ ‫والفقرات‬

187. ‫التنظيم‬ ‫مبادئ‬ : ً‫ثانيا‬
‫للتقرير‬
1
. ‫مستقلة‬ ‫صفحة‬ ‫في‬ ‫جزء‬ ‫كل‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ -
2
. ‫والفرعية‬ ‫الرئيسية‬ ‫العناوين‬ ‫تمييز‬ -
3
. ‫متداخل‬ ‫وغير‬ ‫مفهوم‬ ‫الترقيم‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ -
4
. ‫جديدة‬ ‫فقرة‬ ‫كل‬ ‫بداية‬ ‫تمييز‬ -
5
. ‫المحتويات‬ ‫صفحة‬ ‫دقة‬ ‫مراعاة‬ -
6
. ‫ومختصرة‬ ‫مفيدة‬ ‫مفيدة‬ ‫للتقرير‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ -

188. ‫إخراج‬ ‫مبادئ‬ :ً‫ثالثا‬
‫التقرير‬
1
. ‫المطبعية‬ ‫األخطاء‬ ‫كافة‬ ‫استبعاد‬ -
2
. ‫للتقرير‬ ‫الخارجي‬ ‫المظهر‬ ‫مراعاة‬ -
3
‫بير‬ ‫ك‬ ‫كان‬ ‫إذا‬ ‫ة‬ ‫خاص‬ ‫ر‬ ‫التقري‬ ‫أجزاء‬ ‫ل‬ ‫فص‬ -
. ‫الحجم‬
4
‫واإليضاح‬ ‫الشرح‬ ‫ائل‬ ‫وس‬ ‫تخدام‬ ‫اس‬ ‫ضرورة‬ -

189. ‫الجيــــد‬ ‫التقـــرير‬ ‫مقومات‬
1- ‫الزمني‬ ‫البعد‬
2- ‫بالموضوع‬ ‫والرتباط‬ ‫الشمول‬
3- ‫البيانات‬ ‫وصحة‬ ‫الدقة‬
4- ‫الحجم‬ ‫مناسبة‬
5- ‫االقناع‬ ‫على‬ ‫القدرة‬
6- ‫العرض‬ ‫أسلوب‬
7- ‫الموضـــــــــــوعية‬

191. ‫التقارير‬ ‫إعداد‬ ‫مراحل‬
1
‫اإلعــــــــــداد‬ -
2
‫التنظيــــــم‬ -
3
‫الكتابــــــة‬ -
4
‫المراجـــــعة‬ -

203. ‫الهاتف‬ ‫استخدام‬ ‫سلوكيات‬
‫المباشرة‬ ‫ر‬ ‫غي‬ ‫ة‬ ‫الشفوي‬ ‫االت‬ ‫االتص‬ ‫ت‬ ‫تح‬ ‫ع‬ ‫تق‬ ‫ة‬ ‫التليفوني‬ ‫المكالمات‬
‫المكالمات‬ ‫ب‬‫تتطل‬ ‫ك‬‫ولذل‬ ‫ة‬‫والكلم‬ ‫وت‬‫الص‬ ‫ى‬‫عل‬ ‫ر‬‫فتقتص‬ ‫م‬‫ث‬ ‫ن‬‫وم‬
‫لنجاح‬ ‫ة‬‫معين‬ ‫اليب‬‫وأس‬ ‫طرق‬ ‫تخدام‬‫اس‬ ‫تقبالها‬‫اس‬ ‫د‬‫عن‬ ‫ة‬‫التليفوني‬
:‫ومنها‬ ‫كفاءته‬ ‫وزيادة‬ ‫االتصال‬
-
‫و‬‫أ‬ ،‫تماع‬‫االس‬ ‫ن‬‫م‬ ‫تقبل‬‫المس‬ ‫يحرم‬ ‫انخفاض‬ ‫دون‬ ‫وت‬ ‫الص‬ ‫وضوح‬
.‫اإلزعاج‬ ‫يسبب‬ ‫ارتفاع‬
-
‫المة‬ ‫بس‬ ‫ال‬ ‫االتص‬ ‫أثناء‬ ‫تخدمة‬ ‫المس‬ ‫الكلمات‬ ‫م‬ ‫تتس‬ ‫ن‬ ‫أ‬ ‫ب‬ ‫يج‬
‫قدر‬ ‫وغيره‬ ‫لوب‬ ‫وأس‬ ‫ب‬ ‫وتراكي‬ ‫د‬ ‫قواع‬ ‫ن‬ ‫م‬ ‫اللغوي‬ ‫ى‬ ‫المبن‬
.‫المستطاع‬
-
‫ي‬‫ف‬ ‫االلتباس‬ ‫احتمال‬ ‫و‬‫أ‬ ‫االزدواج‬ ‫عدم‬ ‫ة‬‫ناحي‬ ‫ن‬‫م‬ ‫ى‬‫المعن‬ ‫المة‬‫س‬
‫تؤدي‬ ‫ى‬ ‫والمعن‬ ‫ى‬ ‫المبن‬ ‫المة‬ ‫س‬ ‫ن‬ ‫أل‬ ‫تقبل‬ ‫المس‬ ‫ة‬ ‫جه‬ ‫ن‬ ‫م‬ ‫ى‬ ‫المعن‬

204. ‫الهاتف‬ ‫استخدام‬ ‫سلوكيات‬
‫كيات‬‫السلو‬ ‫إتباع‬ ‫التليفونية‬ ‫المكالمات‬ ‫استقبال‬ ‫عند‬ ً‫أيضا‬ ‫ويجب‬
: ‫التالية‬ ‫اإليجابية‬
-
.‫إهمال‬ ‫أو‬ ‫إبطاء‬ ‫دون‬ ‫الرنين‬ ‫فور‬ ‫التليفون‬ ‫سماعة‬ ‫رفع‬
-
‫و‬ ‫أ‬ ‫اإلدارة‬ ‫و‬ ‫أ‬ ‫ة‬ ‫المنشأ‬ ‫م‬ ‫اس‬ ‫ر‬ ‫بذك‬ ‫التليفون‬ ‫ى‬ ‫عل‬ ‫ر‬ ‫اآلخ‬ ‫الطرف‬ ‫ة‬ ‫تحي‬
.‫القسم‬
-
‫ن‬‫م‬ ‫تفسار‬‫االس‬ ‫م‬‫يت‬ ،‫ئول‬‫المس‬ ‫ر‬‫بالمدي‬ ‫ال‬‫االتص‬ ‫ب‬‫يطل‬ ‫ل‬‫المرس‬ ‫كان‬ ‫إذا‬
‫ال‬ ‫االتص‬ ‫ضرورة‬ ‫كرتير‬ ‫الس‬ ‫يرى‬ ‫ا‬ ‫وعندم‬ ‫ال‬ ‫االتص‬ ‫بب‬ ‫س‬ ‫ن‬ ‫ع‬ ‫ب‬ ‫الطال‬
‫ص‬‫الشخ‬ ‫ن‬‫ع‬ ‫ئول‬‫المس‬ ‫ر‬‫المدي‬ ‫إعالم‬ ‫ضرورة‬ ‫ع‬‫م‬ ‫ة‬‫المكالم‬ ‫ل‬‫بتحوي‬ ‫يقوم‬
.‫والمهمة‬
-
‫ن‬ ‫أ‬ ‫ة‬ ‫بلباق‬ ‫ائل‬ ‫الس‬ ‫إفهام‬ ‫د‬ ‫بع‬ ‫ص‬ ‫للمخت‬ ‫ه‬ ‫تحويل‬ ‫كرتير‬ ‫الس‬ ‫يرى‬ ‫د‬ ‫وق‬
.‫المسئول‬ ‫المدير‬ ‫اختصاص‬ ‫في‬ ‫يدخل‬ ‫ال‬ ‫المكالمة‬ ‫موضوع‬
-
‫ة‬ ‫كاف‬ ‫إثبات‬ ‫كرتير‬ ‫الس‬ ‫ى‬ ‫عل‬ ،‫ئول‬ ‫المس‬ ‫ر‬ ‫المدي‬ ‫وجود‬ ‫عدم‬ ‫ة‬ ‫حال‬ ‫ي‬ ‫وف‬
‫ة‬‫الطريق‬ ‫ق‬‫وف‬ ‫ة‬‫تليفوني‬ ‫ة‬‫مكالم‬ ‫ي‬‫تلق‬ ‫نموذج‬ ‫ى‬‫عل‬ ‫ا‬‫تلقاه‬ ‫ي‬‫الت‬ ‫بيانات‬‫ال‬
‫ال‬‫لالتص‬ ‫و‬‫أ‬ ‫إجراء‬ ‫التخاذ‬ ‫و‬‫أ‬ ‫م‬‫للعل‬ ‫كان‬ ‫واء‬‫س‬ ‫بالنموذج‬ ‫ا‬‫عليه‬ ‫وص‬‫المنص‬
.‫وغيرها‬
-
‫ن‬‫م‬ ‫ا‬‫تلقيه‬ ‫لوب‬‫وأس‬ ‫ق‬‫يتف‬ ‫ن‬‫أ‬ ‫ب‬‫يج‬ ‫ة‬‫التليفوني‬ ‫المكالمات‬ ‫إنهاء‬ ‫لوب‬‫وأس‬
،‫ل‬ ‫المم‬ ‫اإلطناب‬ ‫و‬ ‫أ‬ ،‫ل‬ ‫المخ‬ ‫ر‬ ‫غي‬ ‫واإليجاز‬ ‫ة‬ ‫والكلم‬ ‫وت‬ ‫الص‬ ‫وضوح‬ ‫ث‬ ‫حي‬

205. ‫عمليـــــــــة‬ ‫تطـــبــــيــــــقات‬

220. ‫بيئة‬ ‫في‬ ‫الصعبة‬ ‫المواقف‬ ‫مع‬ ‫للتعامل‬ ‫نصائح‬ ‫أي‬ ‫لديك‬ ‫هل‬
‫العمل؟‬

:‫العمل‬ ‫بيئة‬ ‫في‬ ‫الصعبة‬ ‫المواقف‬ ‫مع‬ ‫للتعامل‬ ‫النصائح‬ ‫بعض‬ ‫هنا‬ !‫الطبع‬

1
-
:‫هدوءك‬ ‫على‬ ‫الحفاظ‬
‫على‬ ‫الحفاظ‬ ‫حاول‬ ،‫صعب‬ ‫موقف‬ ‫مواجهة‬ ‫عند‬
‫الفعل‬ ‫ردود‬ ‫في‬ ‫التحكم‬ .‫عدائية‬ ‫أو‬ ‫عاطفية‬ ‫بطريقة‬ ‫الرد‬ ‫وتجنب‬ ‫هدوءك‬
‫منطقية‬ ‫قرارات‬ ‫واتخاذ‬ ‫بوضوح‬ ‫التفكير‬ ‫في‬ ‫يساعدك‬ ‫العاطفية‬
.

2
-
:‫ال‬ّ
‫ع‬‫الف‬ ‫االستماع‬
‫الصعب‬ ‫الموقف‬ ‫في‬ ‫يقال‬ ‫ما‬ ‫إلى‬ ‫بعناية‬ ‫باالستماع‬ ‫قم‬
‫مهارات‬ ‫استخدم‬ .‫المطروحة‬ ‫المخاوف‬ ‫أو‬ ‫للمشكلة‬ ‫الصحيح‬ ‫فهمك‬ ‫من‬ ‫وتأكد‬
‫أنك‬ ‫من‬ ‫للتأكد‬ ،‫البناءة‬ ‫والتأكيدات‬ ‫التوضيحية‬ ‫العبارات‬ ‫مثل‬ ،‫ال‬ّ
‫ع‬‫الف‬ ‫االستماع‬
‫صحيح‬ ‫بشكل‬ ‫اآلخر‬ ‫الجانب‬ ‫تفهم‬

221. 
3
-
:‫بوضوح‬ ‫التعبير‬
‫عن‬ ‫التعبير‬ ‫حاول‬ ،‫الصعب‬ ‫الموقف‬ ‫على‬ ‫الرد‬ ‫عند‬
‫أن‬ ‫دون‬ ‫والمباشرة‬ ‫الواضحة‬ ‫العبارات‬ ‫استخدم‬ .‫وصراحة‬ ‫بوضوح‬ ‫نفسك‬
.‫المباشرة‬ ‫غير‬ ‫اإليحاءات‬ ‫أو‬ ‫التلميحات‬ ‫تجنب‬ .‫مهينة‬ ‫أو‬ ‫قاسية‬ ‫تكون‬

4
-
:‫الشخصنة‬ ‫عن‬ ‫االبتعاد‬
‫النحو‬ ‫على‬ ‫األمور‬ ‫تجريب‬ ‫تفادي‬ ‫حاول‬
‫ال‬ .‫المحددة‬ ‫المشكلة‬ ‫أو‬ ‫المهمة‬ ‫إطار‬ ‫في‬ ‫بالمناقشة‬ ‫واالحتفاظ‬ ‫الشخصي‬
‫الموقف‬ ‫مع‬ ‫تعاملك‬ ‫على‬ ‫تؤثر‬ ‫أن‬ ‫الشخصيات‬ ‫أو‬ ‫للعواطف‬ ‫تسمح‬
.‫الصعب‬

222. 
5
-
:‫حلول‬ ‫عن‬ ‫والبحث‬ ‫التعاون‬
‫وتبحث‬ ‫ا‬ً
‫ي‬‫تعاون‬ ‫ا‬ً
‫ف‬‫موق‬ ‫تتبنى‬ ‫أن‬ ‫حاول‬
‫جديدة‬ ‫أفكار‬ ‫واقتراح‬ ‫اإلبداعي‬ ‫التفكير‬ ‫إلى‬ ‫تحتاج‬ ‫قد‬ .‫مشتركة‬ ‫حلول‬ ‫عن‬
‫وابحثوا‬ ‫المعنيين‬ ‫األشخاص‬ ‫مع‬ ‫ا‬ً
‫ق‬‫فري‬ ‫كون‬ .‫مرضية‬ ‫حلول‬ ‫إلى‬ ‫للتوصل‬
.‫ا‬ً
‫ع‬‫م‬ ‫المشكلة‬ ‫وحل‬ ‫للتعاون‬ ‫طرق‬ ‫عن‬

6
-
:‫السابقة‬ ‫الخبرات‬ ‫من‬ ‫االستفادة‬
‫صعبة‬ ‫بمواقف‬ ‫مررت‬ ‫قد‬ ‫تكون‬ ‫قد‬
‫التعامل‬ ‫في‬ ‫مهاراتك‬ ‫لتعزيز‬ ‫الخبرات‬ ‫هذه‬ ‫استغالل‬ ‫حاول‬ .‫الماضي‬ ‫في‬
‫المستفادة‬ ‫الدروس‬ ‫عن‬ ‫ابحث‬ .‫الحالية‬ ‫الصعبة‬ ‫المواقف‬ ‫مع‬
‫بتطبيقها‬ ‫وقم‬ ‫جيد‬ ‫بشكل‬ ‫تعمل‬ ‫التي‬ ‫واالستراتيجيات‬
.

223. 
7
-
:‫بالنفس‬ ‫الثقة‬ ‫بناء‬
‫مع‬ ‫التعامل‬ ‫على‬ ‫تساعدك‬ ‫أن‬ ‫يمكنها‬ ‫بالنفس‬ ‫الثقة‬ ‫قوة‬
‫مجال‬ ‫في‬ ‫ومعرفتك‬ ‫مهاراتك‬ ‫تطوير‬ ‫حاول‬ .‫وتفاؤل‬ ‫بثقة‬ ‫الصعبة‬ ‫المواقف‬
.‫وجسدك‬ ‫عقلك‬ ‫صحة‬ ‫يدعم‬ ‫ومتوازن‬ ‫صحي‬ ‫حياة‬ ‫نمط‬ ‫على‬ ‫وحافظ‬ ،‫عملك‬

8
-
:‫الذات‬ ‫تطوير‬ ‫على‬ ‫العمل‬
‫الشخصية‬ ‫ومهاراتك‬ ‫نفسك‬ ‫تطوير‬ ‫في‬ ‫استثمر‬
‫على‬ ‫تساعدك‬ ‫التي‬ ‫المستمرة‬ ‫والتدريب‬ ‫التعلم‬ ‫فرص‬ ‫عن‬ ‫ابحث‬ .‫واالحترافية‬
‫على‬ ‫قدرتك‬ ‫وتعزيز‬ ‫الصعبة‬ ‫المواقف‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬ ‫في‬ ‫مهاراتك‬ ‫تطوير‬
.‫المشكالت‬ ‫وحل‬ ‫التفاوض‬

224. 
2
-
:‫التشغيلية‬ ‫العمليات‬ ‫تحسين‬
‫وتحسين‬ ‫أتمتة‬ ‫االصطناعي‬ ‫للذكاء‬ ‫يمكن‬
‫يمكن‬ .‫الكفاءة‬ ‫من‬ ‫ويزيد‬ ‫البشرية‬ ‫األخطاء‬ ‫من‬ ‫يقلل‬ ‫مما‬ ،‫التشغيلية‬ ‫العمليات‬
‫لتنفيذ‬ ‫االصطناعي‬ ‫بالذكاء‬ ‫المحسنة‬ ‫واألنظمة‬ ‫الذكية‬ ‫الروبوتات‬ ‫استخدام‬
.‫وأسرع‬ ‫أفضل‬ ‫بشكل‬ ‫والمنهجية‬ ‫المتكررة‬ ‫المهام‬

3
-
:‫القرارات‬ ‫اتخاذ‬ ‫دعم‬
‫وتوصيات‬ ‫نصائح‬ ‫تقديم‬ ‫االصطناعي‬ ‫للذكاء‬ ‫يمكن‬
‫الذكاء‬ ‫يحلل‬ ‫أن‬ ‫يمكن‬ .‫القرارات‬ ‫اتخاذ‬ ‫عملية‬ ‫في‬ ‫التنفيذيين‬ ‫للمدراء‬
.‫والتحليالت‬ ‫األدلة‬ ‫على‬ ‫مبنية‬ ‫نصائح‬ ‫ويقدم‬ ‫المتاحة‬ ‫البيانات‬ ‫االصطناعي‬
‫واستناره‬ ً
‫ذكاء‬ ‫أكثر‬ ‫قرارات‬ ‫اتخاذ‬ ‫التنفيذيين‬ ‫للمدراء‬ ‫يمكن‬ ،‫وبالتالي‬

225. ‫في‬ ‫االصطناعي‬ ‫الذكاء‬ ‫أهميه‬
‫تطوير‬
‫المدراء‬ ‫مهارات‬
‫التنفيذيين‬
‫ودعم‬ ‫التنفيذيين‬ ‫المدراء‬ ‫مهارات‬ ‫تطوير‬ ‫في‬ ‫ا‬ً
‫م‬‫مه‬ ‫ا‬ً
‫دور‬ ‫يلعب‬ ‫االصطناعي‬ ‫الذكاء‬
‫القرارات‬ ‫واتخاذ‬ ‫أدائهم‬.
‫قدرات‬ ‫لتحسين‬ ‫االصطناعي‬ ‫الذكاء‬ ‫يقدمها‬ ‫أن‬ ‫يمكن‬ ‫التي‬ ‫األمور‬ ‫بعض‬ ‫إليك‬
‫المدراء‬
1- :‫التنبؤات‬ ‫مستنيرة‬ ‫وإستراتيجية‬ ‫البيانات‬ ‫تحليل‬
‫االصطناعي‬ ‫للذكاء‬ ‫يمكن‬
‫المدراء‬ ‫يساعد‬ ‫مما‬ ،‫عالية‬ ‫ودقة‬ ‫بسرعة‬ ‫البيانات‬ ‫من‬ ‫ضخمة‬ ‫كميات‬ ‫تحليل‬
‫يمكن‬ .‫المستقبل‬ ‫وتوقع‬ ‫الحالية‬ ‫والمعلومات‬ ‫االتجاهات‬ ‫فهم‬ ‫في‬ ‫التنفيذيين‬
‫التنظيمي‬ ‫األداء‬ ‫وتحسين‬ ‫قرارات‬ ‫التخاذ‬ ‫المعلومات‬ ‫هذه‬ ‫استخدام‬.

226. 
4
-
:‫والتواصل‬ ‫التفاعل‬ ‫تحسين‬
‫تحسين‬ ‫االصطناعي‬ ‫للذكاء‬ ‫يمكن‬
‫استخدام‬ ‫يمكن‬ .‫التجاريين‬ ‫والشركاء‬ ‫العمالء‬ ‫مع‬ ‫والتفاعل‬ ‫التواصل‬
‫اللغة‬ ‫وتحليل‬ ‫االجتماعية‬ ‫الروبوتات‬ ‫مثل‬ ‫االصطناعي‬ ‫الذكاء‬ ‫تقنيات‬
‫األطراف‬ ‫مع‬ ‫فعال‬ ‫وتواصل‬ ‫محسنة‬ ‫عمالء‬ ‫تجارب‬ ‫لتوفير‬ ‫الطبيعية‬
.‫المعنية‬

5
-
:‫واالبتكار‬ ‫التغيرات‬ ‫مع‬ ‫التكيف‬
‫مساعدة‬ ‫االصطناعي‬ ‫للذكاء‬ ‫يمكن‬
‫السوق‬ ‫في‬ ‫السريعة‬ ‫التغيرات‬ ‫مع‬ ‫التكيف‬ ‫على‬ ‫التنفيذيين‬ ‫المدراء‬
‫الذكاء‬ ‫يساعد‬ ‫أن‬ ‫يمكن‬ .‫األعمال‬ ‫استراتيجيات‬ ‫في‬ ‫واالبتكار‬
‫وتوفير‬ ‫الجديدة‬ ‫االتجاهات‬ ‫واكتشاف‬ ‫البيانات‬ ‫تحليل‬ ‫في‬ ‫االصطناعي‬
.‫والتطوير‬ ‫للنمو‬ ‫مبتكرة‬ ‫واستراتيجيات‬ ‫أفكار‬