تتناول الوثيقة موضوع السكرتارية وأهميتها في دعم عمل المنظمات ودورها الحيوي في اتخاذ القرار. تشمل الوثيقة أيضًا تفاصيل حول مهارات السكرتاريين والصفات المطلوبة لتحقيق النجاح في هذا المجال، بالإضافة إلى أهداف تدريبية محددة لتطوير هذه المهارات. يتم تقسيم المحتوى إلى وحدات تعليمية تهدف إلى تزويد المتدربين بالمعرفة والمهارات اللازمة في السكرتارية الاحترافية.

1. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
1
‫إعداد‬:‫محمد‬ ‫مليحة‬ / ‫االستاذة‬
‫الغامدي‬ ‫عباس‬

2. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
2
‫تقوم‬‫السكرتارية‬‫أحجامها‬ ‫اختالف‬ ‫عىل‬ ‫املنظمات‬ ‫يف‬ ‫وحيوي‬ ‫هام‬ ‫بدور‬
‫تحمل‬ ‫عىل‬ ‫املنظمات‬ ‫يف‬ ‫القرار‬ ‫متخذي‬ ‫مساعدة‬ ‫يف‬ ‫وتساهم‬ ،‫ونشاطاتها‬
‫أهدافها‬ ‫املنظمة‬ ‫تحقق‬ ‫حتى‬ ‫أعبائهم‬.
‫يحرص‬ ‫ولذا‬‫املسئولون‬‫يف‬ ‫العاملني‬ ‫باختيار‬ ‫العناية‬ ‫عىل‬ ‫املنظمات‬ ‫يف‬
‫يساه‬ ‫السكرتري‬ ‫ألن‬ ،‫فائقة‬ ‫عناية‬ ‫السكرتارية‬ ‫أقسام‬‫يف‬ ‫فعالة‬ ‫مساهمة‬ ‫م‬
‫والكتاب‬ ‫املفكرون‬ ‫حرص‬ ‫هنا‬ ‫ومن‬ ،‫العمالء‬ ‫أمام‬ ‫املنظمة‬ ‫صورة‬ ‫تحسني‬
‫تواف‬ ‫الواجب‬ ‫والخصائص‬ ‫الصفات‬ ‫تحديد‬ ‫يف‬ ‫املساهمة‬ ‫عىل‬‫من‬ ‫يف‬ ‫رها‬
‫السكرتارية‬ ‫وظائف‬ ‫يشغل‬‫املهام‬ ‫تحديد‬ ‫عىل‬ ‫كذلك‬ ‫حرصوا‬ ‫كما‬ ،
‫دور‬ ‫تفعيل‬ ‫يف‬ ‫منهم‬ ‫مساهمة‬ ‫السكرتاريون‬ ‫بها‬ ‫يقوم‬ ‫التي‬ ‫والواجبات‬
‫ا‬‫املنظمة‬ ‫داخل‬ ‫لسكرتري‬.
‫العملية‬ ‫الجوانب‬ ‫بتحديد‬ ‫الحقيبة‬ ‫هذه‬ ‫يف‬ ‫الله‬ ‫بإذن‬ ‫نقوم‬ ‫وسوف‬
‫السكرتارية‬ ‫بموظفي‬ ‫املناطة‬ ‫والواجبات‬ ‫للمهام‬ ‫والتطبيقية‬...

3. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
3
‫الربنامج‬ ‫اسم‬
‫الحديثة‬ ‫التنفيذية‬ ‫السكرتارية‬
‫ا‬‫املستهدفة‬ ‫لفئة‬
‫تتطلب‬ ‫التي‬ ‫والوظائف‬ ‫العمالء‬ ‫وخدمة‬ ‫السكرتارية‬ ‫مجال‬ ‫يف‬ ‫العاملني‬ ‫كافة‬
‫ال‬ ‫املساعدة‬‫دارية‬.
‫ا‬‫ل‬ ‫العام‬ ‫لهدف‬‫لربنامج‬
‫إىل‬ ‫الربنامج‬ ‫هذا‬ ‫يهدف‬‫السكرتارية‬ ‫مجال‬ ‫يف‬ ‫العالية‬ ‫املهارة‬ ‫املتدرب‬ ‫كسب‬
‫التنفيذية‬.
‫للربنامج‬ ‫التفصيلية‬ ‫األهداف‬
‫لصفات‬ ‫املتدرب‬ ‫معرفة‬‫الناجح‬ ‫السكرتري‬.
‫الكاريزما‬ ‫اكتساب‬.
‫عىل‬ ‫القدرة‬‫األ‬‫سليمة‬ ‫بطريقة‬ ‫داء‬.
‫معها‬ ‫والتكيف‬ ‫العمل‬ ‫ضغوط‬ ‫تحمل‬.
‫صحيحة‬ ‫عملية‬ ‫بطريقة‬ ‫املراسالت‬ ‫كتابة‬.
‫الفعال‬ ‫االتصال‬ ‫مهارة‬ ‫اكتساب‬.
‫العالقات‬ ‫يف‬ ‫املهارات‬ ‫اكتساب‬‫ال‬‫نسانية‬.

4. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
4
: ‫هي‬ ‫رئيسية‬ ‫وحدات‬ ‫عدة‬ ‫إىل‬ ‫الربنامج‬ ‫هذا‬ ‫يقسم‬
:‫األوىل‬ ‫الوحدة‬‫السكرتارية‬ ‫يف‬ ‫مدخل‬
.‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬ ‫مفهوم‬
.‫السكرتارية‬ ‫أهمية‬
.‫السكرتارية‬ ‫أنواع‬
‫الوحدة‬‫الثانية‬:‫الناجح‬ ‫السكرتري‬ ‫وصفات‬ ‫مهام‬
.‫السكرتري‬ ‫وواجبات‬ ‫مهام‬
‫السكرتري‬ ‫يف‬ ‫تتوفر‬ ‫أن‬ ‫يجب‬ ‫التي‬ ‫الصفات‬.‫والكاريزما‬ ‫الناجح‬
.‫النسانية‬ ‫العالقات‬
.‫السكرتارية‬ ‫املهارات‬
‫الوحدة‬‫الثالثة‬:‫أساسيات‬‫التنفيذية‬ ‫السكرتارية‬
.‫ومعالجتها‬ ‫والدارية‬ ‫الهاتفية‬ ‫االتصاالت‬
.‫الكتابية‬ ‫املراسالت‬
.‫التقارير‬
‫(تصنيف‬ ‫املحفوظات‬–‫ترميز‬–.)‫فهرسة‬

5. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
5
‫الوحدة‬‫الرابعة‬:‫السكرتارية‬ ‫مهارات‬‫التنفيذية‬
.‫االجتماعات‬ ‫تنظيم‬
.‫والزوار‬ ‫للمدير‬ ‫املقابالت‬ ‫تنظيم‬
.‫املدير‬ ‫سفريات‬ ‫تنظيم‬
‫الوحدة‬‫الخامسة‬:‫املكتبي‬ ‫التصميم‬ ‫مهارات‬
.‫املكتبية‬ ‫التقنيات‬
.‫املكتبي‬ ‫التصميم‬

6. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
6
‫االسم‬:...............................................................
‫املؤهل‬:.............................................................
‫الحالة‬‫االجتماعية‬:..................................................
‫الخربات‬‫العلمية‬:..................................................
‫العمل‬‫الحايل‬:......................................................
‫طبيعة‬‫العمل‬‫الحايل‬:.............................................
‫الهوايات‬:..........................................................
‫أهدافك‬‫عند‬‫االلتحاق‬‫بالدورة‬:
..............................................................
..............................................................
..............................................................

7. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
7
: ‫الساعات‬ ‫عدد‬25.‫تدريبية‬ ‫ساعة‬
‫عدد‬: ‫األيام‬5.‫أيام‬
: ‫التدريبية‬ ‫الدورة‬ ‫يف‬ ‫العمل‬ ‫نظام‬
‫رشح‬
‫مناقشات‬
‫اختبارات‬
:‫املجموعات‬.)‫مجموعة‬ ................( ‫إىل‬ ‫املشاركني‬ ‫يقسم‬
:‫التسجيل‬.‫الصفحة‬ ‫نهاية‬ ‫يف‬ ‫بالدورة‬ ‫مالحظاتك‬ ‫سجل‬
:‫املرجعية‬ ‫التغذية‬
‫"اليوم‬ ‫املحارضة‬ ‫نهاية‬ ‫يف‬ ‫الحاكمة‬ ‫النقاط‬ ‫برشح‬ ‫املدرب‬ ‫يقوم‬"‫التدريبي‬
.‫املرتبطة‬ ‫املهارات‬ ‫و‬ ‫للمعارف‬ ‫اكتسابك‬ ‫من‬ ‫للتأكد‬ ‫بجدية‬ ‫فشارك‬

8. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
8
‫الرشادات‬
‫ام‬‫زت‬‫الال‬‫بوجود‬‫احلقيبة‬‫يبية‬‫ر‬‫التد‬‫معك‬‫ال‬‫و‬‫ط‬‫الربانمج‬‫ييب‬‫ر‬‫التد‬.
‫إطالع‬‫ل‬‫ا‬‫عىل‬‫احلقيبة‬‫يبية‬‫ر‬‫التد‬‫إعداد‬‫ل‬‫ا‬‫و‬‫اجليد‬‫للجلسات‬.
‫التحضري‬‫يبدأ‬‫بعد‬‫مخس‬‫دقائق‬‫من‬‫بداية‬‫اجللسة‬‫يبية‬‫ر‬‫التد‬.
‫املشاركة‬‫الفعاةل‬‫تبادل‬‫و‬‫ات‬‫رب‬‫اخل‬‫هدف‬‫سايس‬‫أ‬‫للربانمج‬‫ييب‬‫ر‬‫التد‬.
‫احلضور‬‫مجليع‬‫اجللسات‬‫رشط‬‫للحصول‬‫عىل‬‫درجة‬‫الامتياز‬.
‫إغالق‬‫ل‬‫ا‬‫لتام‬‫ا‬‫هجزة‬‫ل‬‫ال‬‫و‬‫اجل‬‫النداء‬‫و‬‫داخل‬‫القاعة‬‫يبية‬‫ر‬‫التد‬.
‫املالحظات‬‫احات‬‫رت‬‫والاق‬‫ميكن‬‫تقدميها‬‫إىل‬‫ا‬‫ملدرب‬‫ا‬‫و‬‫أ‬‫ملرشف‬‫يب‬‫ر‬‫التد‬‫مبركز‬‫يب‬‫ر‬‫التد‬
‫وخدمة‬‫متع‬‫جمل‬‫ا‬.
‫املامرسة‬‫العملية‬‫مترة‬‫ملس‬‫ا‬‫ات‬‫ر‬‫للمها‬‫بة‬‫املكتس‬‫يف‬‫الربانمج‬‫ييب‬‫ر‬‫التد‬‫عدم‬ ‫يضمن‬‫نه‬‫ا‬‫فقد‬.

9. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
9
‫دليل‬‫الوحدات‬

10. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
10
:‫السلوكي‬ ‫الهدف‬
‫مل‬ ‫املتدرب‬ ‫معرفة‬.‫املنظمات‬ ‫يف‬ ‫السكرتارية‬ ‫وأهمية‬ ‫فهوم‬
‫م‬‫األوىل‬ ‫الجلسة‬‫راحة‬‫م‬‫الجلسة‬‫الثانية‬
1.‫السكرتارية‬ ‫مفهوم‬‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬
30‫دقيقة‬
3.‫السكرتارية‬ ‫أنواع‬
2.‫السكرتارية‬ ‫أهمية‬
‫الزمن‬2.5‫ساعة‬‫الزمن‬2‫ساعة‬
‫األوىل‬ ‫التدريبية‬ ‫الوحدة‬:‫السكرتارية‬ ‫يف‬ ‫مدخل‬

11. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
11
‫األوىل‬ ‫الوحدة‬
‫السكرتارية‬ ‫في‬ ‫مدخل‬

12. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
12
:‫األوىل‬ ‫الوحدة‬‫السكرتارية‬ ‫يف‬ ‫مدخل‬
‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬ ‫مفهوم‬
‫السكرتارية‬ ‫أهمية‬
‫السكرتارية‬ ‫أنواع‬

13. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
13
:‫النشاط‬ ‫اسم‬.‫التعارف‬ ‫فعالية‬
: ‫النشاط‬ ‫من‬ ‫الهدف‬
‫التعر‬‫الحواجز‬ ‫وكرس‬ ‫املتدربني‬ ‫عىل‬ ‫ف‬‫الجليدية‬.
‫امل‬ ‫يكتسب‬ ‫أن‬‫والعرض‬ ‫الجماعية‬ ‫املشاركة‬ ‫مهارتي‬ ‫تدرب‬.
‫فردي‬ :‫نشاط‬: ‫الوقت‬10‫دقائق‬
‫عىل‬ ‫ويجيب‬ ،‫ومهنته‬ ‫اسمه‬ ‫يذكر‬ ‫أن‬ ‫مشارك‬ ‫كل‬ ‫من‬ ‫املدرب‬ ‫يطلب‬:‫اآلتي‬ ‫التساؤل‬
‫املفرتض‬ ‫من‬ ‫كان‬ ‫التي‬ ‫األعمال‬ ‫ما‬ ...!!‫اآلن‬ ‫التدريب‬ ‫قاعة‬ ‫يف‬ ‫أكن‬ ‫لم‬ ‫لو‬ ‫"ماذا‬
"‫؟‬ً‫ا‬‫اجتماعي‬ ‫أو‬ً‫ا‬‫عملي‬ ‫اللحظة‬ ‫هذه‬ ‫يف‬ ‫بها‬ ‫أقوم‬ ‫أن‬
0

14. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
14
‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬ ‫مفهوم‬ :ً‫ال‬‫أو‬
‫املكاتب‬
‫يمكن‬‫تعريف‬‫السكرتري‬‫بأنه‬:
‫امل‬‫بمهام‬ ‫القيام‬ ‫يتوىل‬ ‫الذي‬ ‫وظف‬‫األ‬‫املكتبية‬ ‫عمال‬‫والدارية‬
‫واملعلومات‬ ‫امللفات‬ ‫حفظ‬ ‫قبيل‬ ‫من‬ ‫للرئيس‬ ‫املساندة‬
‫وأرشفتها‬‫السفريات‬ ‫وتنظيم‬ ‫واالجتماعات‬ ‫املواعيد‬ ‫وترتيب‬
‫االتصاالت‬ ‫ومعالجة‬ ‫واملراجعني‬ ‫الزوار‬ ‫واستقبال‬‫وأعمال‬
‫بثقة‬ ‫ويتمتع‬ ‫والتقارير‬ ‫املراسالت‬‫ويحفظ‬ )‫(املدير‬ ‫الرئيس‬
‫أ‬‫العمل‬ ‫رسار‬.

15. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
15
‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬ ‫مفهوم‬ :ً‫ال‬‫أو‬
‫املكاتب‬
‫مفهوم‬:‫املكاتب‬ ‫إدارة‬
‫يف‬ ‫والتحكم‬ ‫العمل‬ ‫سري‬ ‫معالجة‬ ‫تتضمن‬ ‫إدارية‬ ‫عملية‬ ‫هي‬
‫داخل‬ ‫التوازن‬ ‫هذا‬ ‫عىل‬ ‫والحفاظ‬ ‫توازنه‬‫املؤسسات‬ ‫مكاتب‬
‫أكان‬ ‫وسواء‬ ،‫ًا‬‫ي‬‫تجار‬ ً‫ال‬‫عم‬ ‫أم‬ ً‫رشكة‬ ‫أكانت‬ ‫سواء‬ ‫املختلفة‬
‫ًا‬‫ي‬‫رضور‬ ‫يعد‬ ‫ما‬ ‫وهو‬ ،‫ًا‬‫ري‬‫كب‬ ‫أم‬ ‫ًا‬‫ري‬‫صغ‬ ‫املؤسسات‬ ‫هذه‬ ‫حجم‬
‫الكبرية‬ ‫املصلحة‬ ‫ذوي‬ ‫لألشخاص‬ ‫خدمة‬ ‫أفضل‬ ‫لتقديم‬.

16. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
16
‫السكرتارية‬ ‫أهمية‬ :ً‫ا‬‫ثاني‬
‫السكرتارية؟‬ ‫وظيفة‬ ‫أهمية‬ ‫هي‬ ‫ما‬
‫الرشكات‬ ‫جميع‬ ‫يف‬ ‫مميزة‬ ‫مكانة‬ ‫السكرتارية‬ ‫وظيفة‬ ‫تحتل‬
‫املهام‬ ‫زادت‬ ‫حيث‬ ‫الحارض‬ ‫الوقت‬ ‫يف‬ ‫وخاصة‬ ‫واملؤسسات‬
‫واملدراء‬ ‫بالرؤساء‬ ‫الخاصة‬ ‫واألعباء‬‫الرئييس‬ ‫والدور‬
‫للسكرتا‬‫هو‬ ‫رية‬‫و‬ ‫املدراء‬ ‫بمساعدة‬ ‫القيام‬‫وتخفيف‬ ‫الرؤساء‬
‫أجل‬ ‫من‬ ‫بالتفرغ‬ ‫لهم‬ ‫يسمح‬ ‫الذي‬ ‫بالشكل‬ ‫عنهم‬ ‫الضغوط‬
،‫إليهم‬ ‫املوكلة‬ ‫املهام‬ ‫أداء‬،‫العمل‬ ‫سري‬ ‫ومتابعة‬‫و‬‫يمكن‬‫إ‬‫يجاز‬
‫التالية‬ ‫النقاط‬ ‫يف‬ ‫السكرتارية‬ ‫أهمية‬:
‫املكتبية‬ ‫باألعمال‬ ‫القيام‬‫الروتينية‬.
‫املدراء‬ ‫أعمال‬ ‫جدول‬ ‫ترتيب‬.
‫يتمكنوا‬ ‫حتى‬ ‫للمدراء‬ ‫واملعلومات‬ ‫البيانات‬ ‫كافة‬ ‫جمع‬
‫م‬‫سليم‬ ‫بشكل‬ ‫القرار‬ ‫اتخاذ‬ ‫ن‬.
‫أحد‬ ‫مع‬ ‫بها‬ ‫التحدث‬ ‫وعدم‬ ‫العمل‬ ‫مكتب‬ ‫أرسار‬ ‫حفظ‬
‫األمر‬ ‫كان‬ ‫مهما‬.
‫والوظائف‬ ‫باملهام‬ ‫للقيام‬ ‫الفرصة‬ ‫املدراء‬ ‫إعطاء‬
‫األساسية‬.

17. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
17
:‫النشاط‬ ‫اسم‬.‫الثابتة‬ ‫والصور‬ ‫التأطري‬
: ‫النشاط‬ ‫من‬ ‫الهدف‬
.‫الثابتة‬ ‫الصور‬ ‫من‬ ‫املعلومات‬ ‫واستقراء‬ ‫تحليل‬
.‫والعرض‬ ‫الجماعية‬ ‫املشاركة‬ ‫مهارتي‬ ‫املتدرب‬ ‫يكتسب‬ ‫أن‬
: ‫الوقت‬20‫دقيقة‬
‫أقىص‬ ‫بحد‬ ‫مجموعات‬ ‫إىل‬ ‫املتدربني‬ ‫تقسيم‬ ‫يتم‬5‫مجموعة‬ ‫لكل‬ ‫متدربني‬.
‫أفراد‬ ‫ويقوم‬‫أهم‬ ‫توضح‬ ‫معينة‬ ‫صورة‬ ‫برسم‬ ‫املجموعة‬‫األساسية‬ ‫الفروق‬
‫التنفيذية‬ ‫(السكرتارية‬ ‫بني‬–.)‫املكتب‬ ‫ومدير‬
‫أفرادها‬ ‫أحد‬ ‫برتشيح‬ ‫مجموعة‬ ‫كل‬ ‫تقوم‬‫الصورة‬ ‫هذه‬ ‫حول‬ ‫النقاش‬ ‫بإثارة‬ ‫ليقوم‬
.‫واألهداف‬ ‫املعلومات‬ ‫وتحليل‬
0

18. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
18
...‫فرصة‬ ‫كل‬ ‫يف‬ ‫صعوبة‬ ‫يرى‬ ‫"املتشائم‬
"‫صعوبة‬ ‫كل‬ ‫يف‬ ‫فرصة‬ ‫يرى‬ ‫املتفائل‬ ‫بينما‬
‫ترششل‬ ‫وينستون‬

19. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
19
‫اسرتاحة‬

20. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
20
‫السكرتارية‬ ‫أنواع‬ :ً‫ا‬‫ثالث‬
1.:‫العامة‬ ‫السكرتارية‬
‫ملختلف‬ ‫تقدم‬ ‫التي‬ ‫املكتبية‬ ‫والخدمات‬ ‫املعاونات‬ ‫وتمثل‬
.‫الدارات‬
‫من‬ ‫بعض‬:‫مهامها‬
‫النقل‬ ‫وسائط‬ ‫تنظيم‬
‫االجتماعات‬ ‫تنظيم‬
‫العاملني‬ ‫دوام‬ ‫متابعة‬
‫والصادر‬ ‫الوارد‬ ‫الربيد‬
‫والتصنيف‬ ‫الحفظ‬
‫والفهرسة‬
‫والطبع‬ ‫النسخ‬

21. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
21
:ً‫ا‬‫ثالث‬‫السكرتارية‬ ‫أنواع‬
2.:‫الخاصة‬ ‫السكرتارية‬
‫السكرتارية‬ ‫جهاز‬ ‫ضمن‬ ‫من‬ ‫رئيسه‬ ‫يختاره‬ ‫موظف‬ ‫هو‬
‫وكفاءته‬ ‫رئيسه‬ ‫لثقة‬ ‫معينة‬ ‫مواصفات‬ ‫ضمن‬ ‫العمل‬ ‫لتنظيم‬
‫بالعمل‬ ‫وإخالصه‬.
:‫الخاص‬ ‫السكرتري‬ ‫أعمال‬
‫محدد‬ ‫جدول‬ ‫وفق‬ ‫الزوار‬ ‫استقبال‬
‫الهاتفية‬ ‫املكاملات‬ ‫عىل‬ ‫الرد‬
‫املنشأة‬ ‫خارج‬ ‫الرئيس‬ ‫وقت‬ ‫تنظيم‬
‫بالرئيس‬ ‫الخاصة‬ ‫الوثائق‬ ‫حفظ‬
‫والحفالت‬ ‫واالجتماعات‬ ‫املؤتمرات‬ ‫عقد‬

22. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
22
‫السكرتارية‬ ‫أنواع‬ :ً‫ا‬‫ثالث‬
3.‫املتخصصة‬ ‫السكرتارية‬:
‫أعمال‬ ‫من‬ ‫معني‬ ‫بعمل‬ ‫يقوم‬ ‫املتخصص‬ ‫السكرتري‬
،‫التعليمي‬ ‫السكرتري‬ ،‫الطبي‬ ‫السكرتري‬ ‫مثل‬ ‫السكرتارية‬
‫السكرتري‬ ،‫االقتصادي‬ ‫السكرتري‬ ،‫القانوني‬ ‫السكرتري‬
،‫الزراعي‬ ‫السكرتري‬ ،‫الفني‬ ‫السكرتري‬ ،‫الهنديس‬‫مدير‬
.‫املكتب‬
:‫املتخصص‬ ‫السكرتري‬ ‫أعمال‬
‫الخاص‬ ‫مجاله‬ ‫يف‬ ‫رئيسه‬ ‫قبل‬ ‫من‬ ‫له‬ ‫يقدم‬ ‫ما‬ ‫دراسة‬
‫موجز‬ ‫فني‬ ‫تقديم‬ ‫مع‬.
‫لتقديم‬ ‫الفنية‬ ‫االجتماعات‬ ‫حضور‬ ‫يف‬ ‫الرئيس‬ ‫مالزمة‬
‫له‬ ‫الالزمة‬ ‫والبيانات‬ ‫املعلومات‬.
‫األبحا‬ ‫تخصص‬ ‫مجال‬ ‫يف‬ ‫يستجد‬ ‫ما‬ ‫عىل‬ ‫االطالع‬‫ث‬
‫إىل‬ ‫وتقديمها‬ ‫العلمية‬ ‫والتقارير‬‫الرئيس‬.
‫الفنية‬ ‫واألدوات‬ ‫الوثائق‬ ‫وتصنيف‬ ‫وترتيب‬ ‫حفظ‬
‫إليها‬ ‫الوصول‬ ‫ليسهل‬ ‫خاصة‬ ‫ملفات‬.

23. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
23
‫السكرتارية‬ ‫أنواع‬ :ً‫ا‬‫ثالث‬
)‫أ‬‫مهام‬:‫الطبية‬ ‫السكرتارية‬
.‫املرىض‬ ‫سجالت‬ ‫حفظ‬
.‫والصادر‬ ‫الوارد‬ ‫الربيد‬ ‫معالجة‬
.‫باملرىض‬ ‫الخاصة‬ ‫الحساب‬ ‫كشوف‬ ‫إعداد‬
‫كتابة‬.‫والبحوث‬ ‫والتقارير‬ ‫الخطابات‬
.‫الرضورية‬ ‫باملستلزمات‬ ‫املستشفى‬ ‫تزويد‬
)‫ب‬‫مهام‬:‫التعليمية‬ ‫السكرتارية‬
‫ب‬ ‫القيام‬‫للعميد‬ ‫الخاصة‬ ‫السكرتارية‬ ‫أعمال‬‫أ‬‫مدير‬ ‫و‬
.‫املدرسة‬
‫بعض‬ ‫مساعدة‬‫أ‬‫القس‬ ‫ساتذة‬‫التي‬ ‫البحوث‬ ‫بعض‬ ‫يف‬ ‫م‬
‫بها‬ ‫يقومون‬.
‫األ‬ ‫استقبال‬‫طالب‬ ‫من‬ ‫القسم‬ ‫عىل‬ ‫املرتددين‬ ‫فراد‬
.‫وغريهم‬
.‫االجتماع‬ ‫سكرتارية‬ ‫تويل‬
.‫الواردة‬ ‫املكاملات‬ ‫استقبال‬

24. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
24
‫السكرتارية‬ ‫أنواع‬ :ً‫ا‬‫ثالث‬
)‫جـ‬‫مهام‬:‫الفندقية‬ ‫السكرتارية‬
‫إ‬.‫أجنبية‬ ‫ولغة‬ ‫العربية‬ ‫اللغة‬ ‫تقان‬
‫إ‬.‫الكتابية‬ ‫اآللة‬ ‫عىل‬ ‫الكتابة‬ ‫تقان‬
‫األ‬ ‫معرفة‬‫للحفظ‬ ‫الحديثة‬ ‫ساليب‬‫والتصنيف‬
.‫والفهرسة‬
‫التل‬ ‫استخدام‬ ‫مهارة‬‫ي‬.‫فون‬
.‫املتزنة‬ ‫الشخصية‬
)‫د‬‫مهام‬:‫القانونية‬ ‫السكرتارية‬
‫موجزة‬ ‫معلومات‬ ‫بتدوين‬ ‫القانوني‬ ‫السكرتري‬ ‫يقوم‬
.‫أجندته‬ ‫يف‬ ‫القضايا‬ ‫عن‬
‫الخاصة‬ ‫املقابالت‬ ‫مواعيد‬ ‫تثبيت‬ ‫يف‬ ‫األجندة‬ ‫يستخدم‬
.‫باملحامي‬
.‫الرضورية‬ ‫الهواتف‬ ‫تسجيل‬
‫القضايا‬ ‫تجهيز‬.‫للمحامي‬ ‫التايل‬ ‫لليوم‬
.‫واملوكلني‬ ‫بالقضايا‬ ‫الخاص‬ ‫السجل‬ ‫تنظيم‬

25. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
25
‫السكرتارية‬ ‫أنواع‬ :ً‫ا‬‫ثالث‬
‫مهام‬ )‫هـ‬:‫الصحفية‬ ‫السكرتارية‬
.‫وتحريره‬ ‫الخرب‬ )‫(صياغة‬ ‫كتابة‬
.‫الخرب‬ ‫لتلقي‬ ‫املوثوقة‬ ‫املصادر‬ ‫معرفة‬
‫بالجهات‬ ‫واالتصال‬ ‫األخبار‬ ‫إرسال‬‫الصحفية‬
.‫املختلفة‬
.‫اليومي‬ ‫الصحفي‬ ‫التقرير‬ ‫عمل‬
.‫وصياغتها‬ ‫بالعالنات‬ ‫املعرفة‬
.‫الجيدة‬ ‫العامة‬ ‫العالقات‬
.‫بالصحافة‬ ‫الخاصة‬ ‫باملصطلحات‬ ‫املعرفة‬
.‫الصحفية‬ ‫املؤتمرات‬ ‫عمل‬

26. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
26
:‫النشاط‬ ‫اسم‬‫ذهني‬ ‫عصف‬.
: ‫النشاط‬ ‫من‬ ‫الهدف‬
.‫إبداعية‬ ‫بطريقة‬ ‫املشكالت‬ ‫حل‬ ‫مهارة‬ ‫املتدرب‬ ‫إكساب‬
.‫والعرض‬ ‫الجماعية‬ ‫املشاركة‬ ‫مهارتي‬ ‫املتدرب‬ ‫يكتسب‬ ‫أن‬
‫الوقت‬:20‫دقيقة‬
.‫مجموعتني‬ ‫إىل‬ ‫املتدربني‬ ‫بتقسيم‬ ‫املدرب‬ ‫يقوم‬
‫تواجه‬ ‫قد‬ ‫التي‬ ‫والتحديات‬ ‫الصعوبات‬ ‫أهم‬ ‫بتحديد‬ ‫األوىل‬ ‫املجموعة‬ ‫تقوم‬
‫التنفيذية‬ ‫السكرتارية‬ ‫أنواع‬ ‫من‬ ‫نوع‬ ‫كل‬.
‫املميزة‬ ‫األفكار‬ ‫من‬ ‫ممكن‬ ‫عدد‬ ‫أكرب‬ ‫باقرتاح‬ ‫الثانية‬ ‫املجموعة‬ ‫تقوم‬ ‫ثم‬
.‫األوىل‬ ‫املجموعة‬ ‫مع‬ ‫النظر‬ ‫وجهات‬ ‫وتبادل‬ ‫الصعوبات‬ ‫هذه‬ ‫لحل‬ ‫والبداعية‬
0

27. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
27
‫األول‬ ‫اليوم‬
‫نهاية‬

28. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
28
:‫السلوكي‬ ‫الهدف‬
‫املتدرب‬ ‫معرفة‬.‫الناجح‬ ‫السكرتري‬ ‫ومهام‬ ‫صفات‬ ‫ألهم‬
‫م‬‫األوىل‬ ‫الجلسة‬‫راحة‬‫م‬‫الجلسة‬‫الثانية‬
1.‫السكرتري‬ ‫وواجبات‬ ‫مهام‬
30‫دقيقة‬
3.‫النسانية‬ ‫العالقات‬
2.
‫تتوفر‬ ‫أن‬ ‫يجب‬ ‫التي‬ ‫الصفات‬‫يف‬
‫والكاريزما‬ ‫الناجح‬ ‫السكرتري‬
4.‫السكرتارية‬ ‫املهارات‬
‫الزمن‬2.5‫ساعة‬‫الزمن‬2‫ساعة‬
‫الثانية‬ ‫التدريبية‬ ‫الوحدة‬:‫الناجح‬ ‫السكرتري‬ ‫وصفات‬ ‫مهام‬

29. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
29
‫الثانية‬ ‫الوحدة‬
‫السكرتير‬ ‫وصفات‬ ‫مهام‬
‫الناجح‬

30. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
30
‫الوحدة‬‫الثانية‬:‫الناجح‬ ‫السكرتري‬ ‫وصفات‬ ‫مهام‬
‫السكرتري‬ ‫وواجبات‬ ‫مهام‬
‫السكرتري‬ ‫يف‬ ‫تتوفر‬ ‫أن‬ ‫يجب‬ ‫التي‬ ‫الصفات‬
‫والكاريزما‬ ‫الناجح‬
‫النسانية‬ ‫العالقات‬
‫السكرتارية‬ ‫املهارات‬

31. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
31
‫السكرتري‬ ‫وواجبات‬ ‫مهام‬ :ً‫ال‬‫أو‬
.‫المكان‬ ‫قدر‬ ‫عمله‬ ‫عىل‬ ‫الشخصية‬ ‫مشاكله‬ ‫يعكس‬ ‫أال‬
‫و‬ ‫رئيسه‬ ‫ومكتب‬ ‫بمكتبه‬ ‫والعناية‬ ‫االهتمام‬‫أ‬‫يحسن‬ ‫ن‬
.‫ترتيبهما‬
‫الكامل‬ ‫الفهم‬ ‫له‬ ‫تكفل‬ ‫التي‬ ‫البيانات‬ ‫تجميع‬‫لرئيسه‬
‫عمله‬ ‫(أسلوب‬-‫اهتماماته‬..…‫أن‬ ‫يستطيع‬ ‫حتى‬ )‫الخ‬
.‫بكفاءة‬ ‫معه‬ ‫يتعامل‬
‫والتنظيم‬ ‫باملنشأة‬ ‫الخاصة‬ ‫واللوائح‬ ‫بالقرارات‬ ‫الملام‬
.‫الداري‬
‫ال‬ ‫التي‬ ‫املشاكل‬ ‫حل‬ ‫ومحاولة‬ ‫الزائرين‬ ‫استقبال‬
.‫املدير‬ ‫عىل‬ ‫العرض‬ ‫تتطلب‬
‫برسعة‬ ‫الكاتبة‬ ‫اآللة‬ ‫عىل‬ ‫الطباعة‬ ‫إجادة‬30/‫كلمة‬
‫ع‬ ‫الدقيقة‬‫ىل‬‫استخدام‬ ‫برنامج‬ ‫ويفضل‬ ‫اآللة‬‫برنامج‬
.‫اآليل‬ ‫الحاسب‬ ‫عىل‬ ‫النصوص‬ ‫معالجة‬
‫يمررها‬ ‫وال‬ ‫الهاتفية‬ ‫املكاملات‬ ‫يف‬ ‫بلباقة‬ ‫الترصف‬
.‫املدير‬ ‫إىل‬ ‫جميعا‬
‫متمكن‬‫وطرق‬ ‫عليها‬ ‫والرد‬ ‫املراسالت‬ ‫كتابة‬ ‫ألساليب‬
.‫حفظها‬

32. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
32
‫السكرتري‬ ‫وواجبات‬ ‫مهام‬ :ً‫ال‬‫أو‬
‫أن‬‫الالزمة‬ ‫األخرى‬ ‫املهارات‬ ‫يجيد‬‫ترتيب‬ ‫مثل‬
‫الخارجية‬ ‫واملواعيد‬ ‫املقابالت‬….‫الخ‬
‫أعمال‬ ‫وجداول‬ ‫املراسالت‬ ‫عرض‬ ‫عملية‬ ‫مراجعة‬
.‫االجتماعات‬
‫الكتابية‬ ‫األوراق‬ ‫من‬ ‫كاف‬ ‫باحتياطي‬ ‫االحتفاظ‬
.‫املكتبية‬ ‫األخرى‬ ‫املواد‬ ‫من‬ ‫وغريها‬ ‫واألقالم‬
‫اآلالت‬ ‫لصيانة‬ ‫منتظمة‬ ‫خدمات‬ ‫توفري‬ ‫متابعة‬
‫وامل‬‫والفاكس‬ ‫التصوير‬ ‫آالت‬ ‫مثل‬ ‫املكتبية‬ ‫عدات‬
‫اآليل‬ ‫والحاسب‬….‫الخ‬
‫مصدرا‬ ‫تمثل‬ ‫التي‬ ‫والكتب‬ ‫املراجع‬ ‫ببعض‬ ‫االحتفاظ‬
.‫معلومات‬ ‫من‬ ‫املدير‬ ‫يحتاجه‬ ‫ملا‬
‫األبواب‬ ‫يغلق‬ ‫كأن‬ ‫املكتب‬ ‫يف‬ ‫بهدوء‬ ‫والتحرك‬ ‫الترصف‬
.‫منخفض‬ ‫بصوت‬ ‫ويتكلم‬ ‫بهدوء‬
‫العربية‬ ‫اللغة‬ ‫يف‬ ‫خاصة‬ ‫وقدراته‬ ‫ثقافته‬ ‫من‬ ‫ينمي‬ ‫أن‬
‫و‬‫اللغة‬ ‫كذلك‬‫االنجليزية‬‫هو‬ ‫ما‬ ‫كل‬ ‫عىل‬ ‫يضطلع‬ ‫وأن‬
.‫الحديثة‬ ‫التقنية‬ ‫أدوات‬ ‫استخدام‬ ‫مثل‬ ‫جديد‬

33. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
33
:ً‫ا‬‫ثاني‬‫أن‬ ‫يجب‬ ‫التي‬ ‫الصفات‬
‫الناجح‬ ‫السكرتري‬ ‫يف‬ ‫تتوفر‬
‫والكاريزما‬
،‫الصدق‬،‫واألمانة‬‫أجل‬ ‫من‬ ‫وذلك‬‫أرسار‬ ‫عىل‬ ‫املحافظة‬
‫املنشأة‬ ‫أو‬ ‫الرشكة‬.
‫اللباقة‬‫لكافة‬ ‫جيد‬ ‫بشكل‬ ‫والنصات‬ ‫بطالقة‬ ‫والتعبري‬
‫منه‬ ‫املطلوبة‬ ‫األوامر‬.
،‫الفطنة‬‫املواقف‬ ‫مختلف‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬ ‫عىل‬ ‫والقدرة‬
‫صحيح‬ ‫بشكل‬.
‫عىل‬ ‫والقدرة‬ ‫القوية‬ ‫الذاكرة‬‫الرتكيز‬.
‫العمل‬ ‫ضغوط‬ ‫تحمل‬ ‫عىل‬ ‫والقدرة‬ ‫الصرب‬.
‫االهتمام‬‫الخارجي‬ ‫باملظهر‬.
‫االنضباط‬‫و‬ ‫العمل‬ ‫يف‬‫االلتزام‬‫باملواعيد‬.
‫مع‬ ‫التواصل‬ ‫عىل‬ ‫القدرة‬‫مختلف‬ ‫عرب‬ ‫اآلخرين‬
‫سواء‬ ‫الوسائل‬‫إ‬‫الحديثة‬ ‫أو‬ ‫التقليدية‬ ‫كانت‬ ‫ن‬.
،‫النشاط‬‫والرتتيب‬ ‫التنظيم‬ ‫عىل‬ ‫والقدرة‬.
‫بالنفس‬ ‫الثقة‬‫مع‬ ‫التعامل‬ ‫من‬ ‫الخجل‬ ‫أو‬ ‫الرتدد‬ ‫وعدم‬
‫اآلخرين‬.

34. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
34
:‫النشاط‬ ‫اسم‬.‫نقاش‬ ‫حلقة‬
: ‫النشاط‬ ‫من‬ ‫الهدف‬
‫الناجح‬ ‫السكرتري‬ ‫مهارات‬ ‫ألهم‬ ‫املتدرب‬ ‫إدراك‬.
.‫والعرض‬ ‫الجماعية‬ ‫املشاركة‬ ‫مهارتي‬ ‫املتدرب‬ ‫يكتسب‬ ‫أن‬
: ‫الوقت‬20‫دقيقة‬
:‫التالية‬ ‫النقاط‬ ‫ملناقشة‬ ‫مجموعتك‬ ‫أفراد‬ ‫مع‬ ‫بالتعاون‬ ‫قم‬ ..‫املتدرب‬ ‫عزيزي‬
1..‫الناجح‬ ‫للسكرتري‬ ‫القوة‬ ‫مواطن‬ ‫هي‬ ‫ما‬
2..‫عليها‬ ‫التغلب‬ ‫وكيفية‬ ،‫للسكرتري‬ ‫الضعف‬ ‫مواطن‬ ‫اذكر‬
3.‫الناجح؟‬ ‫السكرتري‬ ‫يف‬ ‫توافرها‬ ‫الواجب‬ )‫واملهنية‬ ‫(الشخصية‬ ‫املهارات‬ ‫هي‬ ‫ما‬
0

35. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
35
:‫النشاط‬ ‫اسم‬.‫األدوار‬ ‫توزيع‬
: ‫النشاط‬ ‫من‬ ‫الهدف‬
‫والجليد‬ ‫الروتينية‬ ‫الحواجز‬ ‫كرس‬‫ية‬.‫املتدربني‬ ‫بني‬
‫امل‬ ‫يكتسب‬ ‫أن‬‫القرار‬ ‫اتخاذ‬ ‫مهارات‬ ‫تدرب‬.
‫فردي‬ :‫نشاط‬: ‫الوقت‬10‫دقائق‬
.‫دائري‬ ‫بشكل‬ ‫الجلوس‬ ‫مجموعة‬ ‫كل‬ ‫من‬ ‫املدرب‬ ‫يطلب‬
‫بتقمص‬ ‫املجموعة‬ ‫يف‬ ‫فرد‬ ‫كل‬ ‫يقوم‬.‫املجتمع‬ ‫يف‬ ‫معني‬ ‫دور‬
.‫يتقمصه‬ ‫الذي‬ ‫للدور‬ً‫ا‬‫طبق‬ ‫موقعه‬ ‫من‬ ‫القرار‬ ‫باتخاذ‬ ‫مشارك‬ ‫كل‬ ‫يقوم‬
.‫قراره‬ ‫اتخاذ‬ ‫يف‬ ‫اتبعها‬ ‫التي‬ ‫املهارات‬ ‫أهم‬ ‫بعرض‬ ‫فرد‬ ‫كل‬ ‫يقوم‬ ‫ثم‬
0

36. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
36
‫الخفاق‬ ‫عدم‬ ‫يف‬ ‫ليست‬ ‫املجد‬ ‫"قمة‬‫والفشل‬...
‫عثرة‬ ‫كل‬ ‫بعد‬ ‫القيام‬ ‫يف‬ ‫بل‬"
‫نيلسون‬‫مانديال‬

37. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
37
‫اسرتاحة‬

38. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
38
‫النسانية‬ ‫العالقات‬ :ً‫ا‬‫ثالث‬
‫يرتبط‬ ‫فالسكرتري‬ ‫املكتب‬ ‫يف‬ ‫االتصال‬ ‫وحدة‬ ‫هو‬ ‫السكرتري‬
‫الرؤساء‬ ‫أو‬ ‫املدراء‬ ‫مع‬ ‫متعددة‬ ‫بعالقات‬‫ومع‬ ‫املرؤوسني‬ ‫ومع‬
‫وعىل‬ ‫الجمهور‬ ‫مع‬ ‫العامة‬ ‫لعالقاته‬ ‫إضافة‬ ‫العمل‬ ‫يف‬ ‫الزمالء‬
‫جميع‬ ‫مع‬ ‫والنسانية‬ ‫العامة‬ ‫عالقاته‬ ‫ينمى‬ ‫أن‬ ‫السكرتري‬
.‫الفئات‬
1.:‫الرؤساء‬ ‫مع‬ ‫تعامله‬
‫الجوانب‬ ‫جميع‬ ‫من‬ ‫املدير‬ ‫فهم‬ ‫عىل‬ ‫السكرتري‬ ‫يعمل‬ ‫أن‬
‫ال‬ ‫وما‬ ‫به‬ ‫يرغب‬ ‫وما‬ ‫واالنفعالية‬ ‫والنفسية‬ ‫الشخصية‬
‫يرغب‬‫عىل‬ ‫السكرتري‬ ‫يساعد‬ ‫وذلك‬ ‫يكره‬ ‫وما‬ ‫يحب‬ ‫ما‬ ‫به‬
‫املدير‬ ‫مع‬ ‫النسانية‬ ‫عالقته‬ ‫تدعم‬ ‫التي‬ ‫الطريقة‬ ‫معرفة‬.
‫وميوله‬ ‫املدير‬ ‫هوايات‬ ‫اكتشاف‬ ‫عىل‬ ‫السكرتري‬ ‫يعمل‬ ‫أن‬
‫أل‬ ‫املستمر‬ ‫التعامل‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫وذلك‬‫ا‬ ‫ن‬‫النسانية‬ ‫لعالقات‬
‫تدعيمها‬ ‫يمكن‬‫بامليول‬ ‫املتبادل‬ ‫االهتمام‬ ‫خالل‬ ‫من‬
‫والهوايات‬.

39. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
39
‫النسانية‬ ‫العالقات‬ :ً‫ا‬‫ثالث‬
‫بها‬ ‫يتمتع‬ ‫أن‬ ‫يجب‬ ‫التي‬ ‫والكياسة‬ ‫املجاملة‬ ‫روح‬ ‫أن‬
‫تساعد‬ ‫السكرتري‬‫مع‬ ‫العالقات‬ ‫تدعيم‬ ‫عىل‬
‫الرؤساء‬‫العالقات‬ ‫حيوية‬ ‫عىل‬ ‫تساعد‬ ‫واالبتسامة‬ ‫واملدراء‬
‫األطراف‬ ‫لجميع‬ ‫مريح‬ ‫جو‬ ‫تجعل‬ ‫بحيث‬ ‫الرؤساء‬ ‫مع‬.
‫قيام‬‫وإتقان‬ ‫متناهية‬ ‫بدقة‬ ‫أعماله‬ ‫بجميع‬ ‫السكرتري‬
‫واالتصاالت‬ ‫املعلومات‬ ‫من‬ ‫املدير‬ ‫متطلبات‬ ‫جميع‬ ‫وتلبية‬
‫السكرتري‬ ‫بني‬ ‫العالقة‬ ‫تدعيم‬ ‫عىل‬ ‫تساعد‬ ‫الرضورية‬
‫واملدير‬.

40. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
40
‫النسانية‬ ‫العالقات‬ :ً‫ا‬‫ثالث‬
2.:‫املوظفني‬ ‫مع‬ ‫وعالقته‬ ‫السكرتري‬
:‫املوظفني‬ ‫قدماء‬
‫املكتب‬ ‫يف‬ ‫طويلة‬ ‫سنوات‬ ‫عملهم‬ ‫عىل‬ ‫مضت‬ ‫التي‬ ‫املوظفني‬ ‫وهم‬
‫السكرتري‬ ‫وعىل‬‫وتلبية‬ ‫واحرتام‬ ‫بتقدير‬ ‫معهم‬ ‫التعامل‬
‫طلباتهم‬.
:‫السكرتارية‬ ‫يف‬ ‫العاملني‬ ‫مجموعة‬
‫يش‬ ‫ال‬ ‫أن‬ ‫وعليه‬ ‫واحد‬ ‫عمل‬ ‫زمالء‬ ‫وهم‬‫أو‬ ‫عليهم‬ ِ‫بالتعال‬ ‫عرهم‬
‫التميز‬‫و‬‫أ‬‫الذي‬ ‫الغرور‬ ‫ويتجنب‬ ‫والرضاء‬ ‫الرساء‬ ‫يف‬ ‫يشاركهم‬ ‫ن‬
‫ملبيا‬ ‫متعاون‬ ‫خدوما‬ ‫يكون‬ ‫وأن‬ ‫املجموعة‬ ‫عن‬ ‫يبعده‬
‫لطلباتهم‬.
:‫الجدد‬ ‫املوظفني‬
‫عىل‬ ‫ويجب‬ ‫للمساعدة‬ ‫الجدد‬ ‫املوظفني‬ ‫يحتاج‬‫السكرتري‬
‫املوظفني‬ ‫هؤالء‬ ‫مساعدة‬‫الجديد‬ ‫العمل‬ ‫ظروف‬ ‫مع‬ ‫التكيف‬ ‫عىل‬
‫من‬ ‫القديمة‬ ‫املجموعة‬ ‫ضمن‬ ‫وللدخول‬‫الزمالء‬.

41. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
41
‫النسانية‬ ‫العالقات‬ :ً‫ا‬‫ثالث‬
3.:‫األخرى‬ ‫املؤسسات‬ ‫من‬ ‫األفراد‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬
‫مع‬ ‫واجتماعية‬ ‫إنسانية‬ ‫عالقة‬ ‫يوجد‬ ‫أن‬ ‫السكرتري‬ ‫عىل‬ ‫ويجب‬
‫منها‬ ‫نذكر‬ ‫معينة‬ ‫أساليب‬ ‫باتباع‬ ‫الفئات‬ ‫هذه‬ ‫جميع‬:
‫من‬ ‫االستقبال‬ ‫بقاعة‬ ‫االهتمام‬‫الذي‬ ،‫الفاخر‬ ‫األثاث‬ ‫حيث‬
‫بهم‬ ‫املؤسسة‬ ‫باهتمام‬ ‫الجمهور‬ ‫يشعر‬.
‫مقابلتهم‬ ‫وتأمني‬ ،‫الجمهور‬ ‫معاملة‬ ‫السكرتري‬ ‫يحسن‬ ‫أن‬
‫برسعة‬ ‫للمدير‬‫يجعلهم‬ ‫أن‬ ‫وبدون‬،‫طويال‬ ‫ينتظرون‬
.‫األخرى‬ ‫املؤسسات‬ ‫مدراء‬ ‫خاصة‬
‫املستهلكون‬
‫املساهمون‬
‫العاملون‬ ‫املوردون‬
‫املنافسون‬
‫املوزعون‬ ‫البنوك‬
‫الحكومة‬
‫الصحافة‬

42. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
42
‫النسانية‬ ‫العالقات‬ :ً‫ا‬‫ثالث‬
‫يرشف‬ ‫أن‬‫السنوية‬ ‫الحفالت‬ ‫عىل‬ ‫السكرتري‬‫ويف‬ ،
‫تدعيم‬ ‫عىل‬ ‫يساعد‬ ‫مما‬ ،‫والدينية‬ ‫القومية‬ ‫املناسبات‬
.‫وجماهريها‬ ‫املنشأة‬ ‫بني‬ ‫الروابط‬
‫الكتيبات‬ ‫الجمهور‬ ‫عىل‬ ‫يوزع‬ ‫أن‬ ‫للسكرتري‬ ‫يمكن‬
‫كتيبات‬ ‫أو‬ ‫املستقبلية‬ ‫الرشكة‬ ‫مشاريع‬ ‫عن‬ ‫والنرشات‬
.‫السنوية‬ ‫التقارير‬
‫حضور‬ ‫أثناء‬ ‫للجمهور‬ ‫السكرتري‬ ‫يظهر‬ ‫أن‬‫ملقابلة‬ ‫هم‬
‫مجال‬ ‫يف‬ ‫املؤسسة‬ ‫به‬ ‫تقوم‬ ‫الذي‬ ‫الهام‬ ‫الدور‬ ‫املدير‬
‫االقتصاد‬ ‫تطوير‬ ‫يف‬ ‫ومساهمتها‬ ‫االجتماعية‬ ‫الخدمات‬
‫الوطني‬.

43. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
43
‫السكرتارية‬ ‫املهارات‬ :ً‫ا‬‫رابع‬
‫امل‬‫هارات‬‫يف‬ ‫توافرها‬ ‫املطلوب‬:‫السكرتارية‬
‫بأداء‬ ‫يسمح‬ ‫مناسب‬ ‫علمي‬ ‫مؤهل‬ ‫عىل‬ ‫الحصول‬ ‫يجب‬
‫السكرتارية‬ ‫مهام‬.
‫إ‬،‫العربية‬ ‫اللغة‬ ‫بجانب‬ ‫األجنبية‬ ‫اللغات‬ ‫تقان‬‫وعىل‬
‫النجليزية‬ ‫اللغة‬ ‫رأسها‬.
‫يعمل‬ ‫التي‬ ‫البلد‬ ‫يف‬ ‫تطبق‬ ‫التي‬ ‫العمل‬ ‫لوائح‬ ‫معرفة‬
‫و‬ ‫بها‬‫كذلك‬‫يجب‬‫بكافة‬ ‫تامة‬ ‫معرفة‬ ‫عىل‬ ‫يكون‬ ‫أن‬
‫املعمول‬ ‫القوانني‬‫املؤسسة‬ً‫ا‬‫وتحديد‬ ‫املؤسسات‬ ‫يف‬ ‫بها‬
‫بها‬ ‫يعمل‬ ‫التي‬.
‫إ‬،‫اآليل‬ ‫الحاسب‬ ‫أجهزة‬ ‫استخدام‬ ‫جادة‬‫وبرامجه‬
‫املختلفة‬.
‫ال‬ ‫التقارير‬ ‫كتابة‬ ‫عىل‬ ‫القدرة‬‫دارية‬.
‫إ‬‫عملها‬ ‫بمجال‬ ‫الخاصة‬ ‫األجهزة‬ ‫بعض‬ ‫استخدام‬ ‫جادة‬
،‫الكاتبة‬ ‫اآللة‬ ‫مثل‬‫وغريها‬ ‫التصوير‬ ‫وآلة‬.
،‫الزوار‬ ‫استقبال‬‫و‬‫املكا‬‫ملات‬،‫الهاتفية‬‫وكتابة‬
‫املراسالت‬.
‫تنظيم‬‫االجتماعات‬‫و‬‫باملدير‬ ‫الخاصة‬ ‫املواعيد‬.

44. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
44
:‫النشاط‬ ‫اسم‬.‫للمعلومات‬ ‫عميل‬ ‫تطبيق‬
: ‫النشاط‬ ‫من‬ ‫الهدف‬
.‫الربنامج‬ ‫يف‬ ‫تناولها‬ ‫تم‬ ‫التي‬ ‫واملهارات‬ ‫املفاهيم‬ ‫تعميق‬
‫املتدرب‬ ‫يكتسب‬ ‫أن‬‫والعرض‬ ‫الجماعية‬ ‫املشاركة‬ ‫مهارتي‬.
: ‫الوقت‬20‫دقيقة‬
‫أقىص‬ ‫بحد‬ ‫مجموعات‬ ‫إىل‬ ‫املتدربني‬ ‫تقسيم‬ ‫يتم‬5.‫مجموعة‬ ‫كل‬ ‫يف‬ ‫متدربني‬
‫ضوء‬ ‫يف‬ ‫واملهارات‬ ‫واملعلومات‬ ‫واملعارف‬ ‫املفاهيم‬ ‫بتطبيق‬ ‫مجموعة‬ ‫كل‬ ‫تقوم‬
‫العملية‬ ‫الحياة‬ ‫يف‬ ‫واقعية‬ ‫أمثلة‬ ‫عىل‬ ‫درسوه‬ ‫ما‬.‫واالجتماعية‬
0

45. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
45
‫الثاني‬ ‫اليوم‬
‫نهاية‬

46. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
46
:‫السلوكي‬ ‫الهدف‬
‫إكساب‬‫املتدرب‬‫املراسالت‬ ‫كتابة‬ ‫وكيفية‬ ‫الهاتفية‬ ‫االتصاالت‬ ‫مهارات‬
.‫فعال‬ ‫بشكل‬ ‫والتقارير‬
‫م‬‫األوىل‬ ‫الجلسة‬‫راحة‬‫م‬‫الجلسة‬‫الثانية‬
1.
‫االتصاالت‬‫والدارية‬ ‫الهاتفية‬
‫ومعالجتها‬
30‫دقيقة‬
3.‫التقارير‬
2.‫الكتابية‬ ‫املراسالت‬4.‫(تصنيف‬ ‫املحفوظات‬–‫ترميز‬–)‫فهرسة‬
‫الزمن‬2.5‫ساعة‬‫الزمن‬2‫ساعة‬
‫الثالثة‬ ‫التدريبية‬ ‫الوحدة‬:‫التنفيذية‬ ‫السكرتارية‬ ‫أساسيات‬

47. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
47
‫الثالثة‬ ‫الوحدة‬
‫السكرتارية‬ ‫أساسيات‬
‫التنفيذية‬

48. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
48
‫الوحدة‬‫التنفيذية‬ ‫السكرتارية‬ ‫أساسيات‬ :‫الثالثة‬
‫والدارية‬ ‫الهاتفية‬ ‫االتصاالت‬‫ومعالجتها‬
‫الكتابية‬ ‫املراسالت‬
‫التقارير‬
‫(تصنيف‬ ‫املحفوظات‬–‫ترميز‬–)‫فهرسة‬

49. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
49
‫الهاتفية‬ ‫االتصاالت‬ :ً‫ال‬‫أو‬
‫ومعالجتها‬ ‫والدارية‬
:‫بالهاتف‬ ‫التحدث‬ ‫أسلوب‬
‫خاصة‬ ‫أهمية‬ ‫له‬ ‫للسكرتري‬ ‫اليومي‬ ‫العمل‬ ‫من‬ ‫النوع‬ ‫هذا‬
‫إىل‬ ‫تحتاج‬‫طبقا‬ ‫يتم‬ ‫أن‬ ‫ويجب‬ ،‫واللباقة‬ ‫األدب‬ ‫من‬ ‫مزيد‬
:‫التالية‬ ‫للقواعد‬
.‫الرد‬ ‫يف‬ ‫الرسعة‬
.‫حولها‬ ‫ال‬ ‫السماعة‬ ‫يف‬ ‫الكالم‬ ‫يكون‬ ‫أن‬
.‫الصوت‬ ‫رفع‬ ‫دون‬ ‫طبيعي‬ ‫بصوت‬ ‫الحديث‬
‫باليد‬ ‫الكتابة‬ ‫يمكن‬ ‫حتى‬ ‫اليرسى‬ ‫باليد‬ ‫السماعة‬ ‫حمل‬
.‫اليمنى‬
.‫املنشأة‬ ‫عن‬ ‫إعالنا‬ ‫يمثل‬ ‫أسلوبه‬ ‫أن‬ ‫السكرتري‬ ‫يراعي‬
‫الصغاء‬.‫لبقة‬ ‫بطريقة‬ ‫واالستفسار‬ ‫للمتحدث‬ ‫جيدا‬
.‫الحديث‬ ‫أثناء‬ ‫الغضب‬ ‫تجنب‬
.‫أوال‬ ‫املكاملة‬ ‫لنهاء‬ ‫للمتكلم‬ ‫الحرية‬ ‫يعطي‬ ‫أن‬
‫يراعي‬ ،‫الهاتف‬ ‫جهازي‬ ‫عىل‬ ‫مكاملتني‬ ‫ورود‬ ‫حالة‬ ‫يف‬
.‫األخرى‬ ‫املكاملة‬ ‫إتمام‬ ‫حتى‬ ‫ألحدهما‬ ‫بلباقة‬ ‫االعتذار‬
.‫سهال‬ ‫تبويبا‬ ‫مبوبة‬ ‫الهامة‬ ‫للمكاملات‬ ‫بدليل‬ ‫االحتفاظ‬

50. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
50
‫الهاتفية‬ ‫االتصاالت‬ :ً‫ال‬‫أو‬
‫ومعالجتها‬ ‫والدارية‬
:‫الدارية‬ ‫االتصاالت‬
:‫الداخلية‬ ‫االتصاالت‬ *
‫ثالثة‬ ‫اتجاهات‬ ‫يف‬ ‫الداخلية‬ ‫االتصاالت‬ ‫تدفق‬ ‫يتجه‬ ‫أن‬ ‫يجب‬
‫رئيسية‬،‫وأعىل‬ ،‫أسفل‬،‫وأفقي‬‫يف‬ ‫االتصاالت‬ ‫معظم‬ ‫تتجه‬ ‫بينما‬
‫نفكر‬ ‫أن‬ ‫الخطأ‬ ‫من‬ ‫أنه‬ ‫نجد‬ ،‫الثالثة‬ ‫االتجاهات‬ ‫هذه‬ ‫يف‬ ‫تدفقها‬
.‫الثالثة‬ ‫االتجاهات‬ ‫هذه‬ ‫حدود‬ ‫يف‬ ‫فقط‬‫حيث‬‫املشاركة‬ ‫هدف‬ ‫أن‬
‫يتطلب‬ ،‫العمل‬ ‫يف‬ ‫إيجابي‬ ‫جو‬ ‫تنمية‬ ‫يف‬ ‫جدا‬ ‫أهميته‬ ‫تزداد‬ ‫والذي‬
‫النشاط‬ ‫عىل‬ ‫أكرب‬ ‫وتركيزا‬ ‫الشخصية‬ ‫االتصاالت‬ ‫من‬ ‫أكرب‬ ‫قدرا‬
.‫الجماعي‬
*:‫أسفل‬ ‫إىل‬ ‫االتصاالت‬
‫املعلومات‬ ‫نقل‬ ‫هو‬ ،‫االتصاالت‬ ‫من‬ ‫النوع‬ ‫لهذا‬ ‫األعظم‬ ‫الهدف‬
‫عىل‬ ‫العاملني‬ ‫ودفع‬ ،‫والتوضيح‬ ‫الرشح‬ ‫إىل‬ ‫الهادفة‬ ‫واملعرفة‬
‫من‬ ‫النوع‬ ‫هذا‬ ‫يف‬ ‫جيد‬ ‫مستوى‬ ‫الدارة‬ ‫تحقق‬ ‫وعادة‬ ،‫العمل‬
‫من‬ ‫تنبع‬ ‫والتعليمات‬ ‫السياسات‬ ‫معظم‬ ‫أن‬ ‫بسبب‬ ،‫االتصاالت‬
‫الع‬ ‫الدارة‬‫وكلما‬ ،‫األدنى‬ ‫املستوى‬ ‫إىل‬ ‫تبلغ‬ ‫أن‬ ‫ويجب‬ ،‫ليا‬‫ا‬‫تبعت‬
‫بدال‬ ‫والتوجيهات‬ ‫األوامر‬ ‫إصدار‬ ‫يف‬ ‫التقليدي‬ ‫األسلوب‬ ‫الدارة‬
‫من‬ ‫لالتصاالت‬ ‫أكثر‬ ‫استخدامها‬ ‫كان‬ ،‫واملشاركة‬ ‫املشاورة‬ ‫من‬
.‫اسفل‬

51. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
51
‫الهاتفية‬ ‫االتصاالت‬ :ً‫ال‬‫أو‬
‫ومعالجتها‬ ‫والدارية‬
:‫أعىل‬ ‫إىل‬ ‫االتصاالت‬ *
‫أن‬ ‫منذ‬ ‫انتشارا‬ ‫يزداد‬ ‫االتصاالت‬ ‫من‬ ‫النوع‬ ‫هذا‬ ‫بدأ‬ ‫لقد‬
‫اقرتاحات‬ ‫عن‬ ‫بالبحث‬ ‫الدارة‬ ‫اهتمت‬‫وزيادة‬ ،‫املرؤوسني‬
‫متزايدا‬ ‫اهتماما‬ ‫النتيجة‬ ‫وكانت‬ ‫القرارات‬ ‫اتخاذ‬ ‫يف‬ ‫دورهم‬
.‫املديرين‬ ‫جانب‬ ‫من‬ ‫املؤتمرات‬ ‫وقيادة‬ ‫االستماع‬ ‫بمهارة‬
‫فكرة‬ ‫قبول‬ ‫ازدياد‬ ‫فإن‬ ‫كذلك‬‫تأكيد‬ ‫إىل‬ ‫أدى‬ ‫قد‬ ‫املشاركة‬
‫الفعل‬ ‫ردود‬ ‫وإعطاء‬ ،‫املعلومات‬ ‫تبادل‬ ‫عملية‬ ‫عىل‬ ‫واضح‬
.‫آخر‬ ‫مستوى‬ ‫إىل‬ ‫مستوى‬ ‫من‬ ‫املرسلة‬ ‫للمعلومات‬
:‫األفقية‬ ‫االتصاالت‬ *
‫وتتضمن‬‫الدارات‬ ‫بني‬ ‫التنسيق‬ ‫محاوالت‬ ‫االتصاالت‬ ‫هذه‬
‫وقد‬ ،‫واالستشارية‬ ‫التنفيذية‬ ‫الوظائف‬ ‫بني‬ ‫وكذلك‬ ‫التنفيذية‬
‫هذه‬ ‫كانت‬‫نق‬ ‫من‬ ‫األفقية‬ ‫االتصاالت‬‫يف‬ ‫الضعف‬ ‫اط‬
‫الداخلية‬ ‫االتصاالت‬‫س‬‫باهتمام‬ ‫تحظى‬ ‫أصبحت‬ ‫واآلن‬ ،‫ابقا‬
‫مجال‬ ‫يف‬ ‫املكثف‬ ‫االستخدام‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫وخاصة‬ ‫كبري‬
.‫االستشارية‬ ‫الوظائف‬

52. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
52
:ً‫ال‬‫أو‬‫الهاتفية‬ ‫االتصاالت‬
‫ومعالجتها‬ ‫والدارية‬
‫االتصاالت‬ *:‫الخارجية‬
‫صورتها‬ ‫لتحسني‬ ‫كبرية‬ ‫جهودا‬ ‫الرشكات‬ ‫من‬ ‫كثري‬ ‫تبذل‬
.‫العالمية‬ ‫الجهود‬ ‫زيادة‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫العمالء‬ ‫أمام‬
‫عن‬ ‫طيبة‬ ‫صورة‬ ‫إظهار‬ ‫يف‬ ‫كبرية‬ ‫مسئولية‬ ‫عليه‬ ‫السكرتري‬ ‫إن‬
‫الجهات‬ ‫مع‬ ‫تعامله‬ ‫يف‬ ‫الشديد‬ ‫الحرص‬ ‫يتوخى‬ ‫وأن‬ ،‫املنشأة‬
‫ن‬ ‫يتم‬ ‫التي‬ ‫الرسائل‬ ‫توضيح‬ ‫ناحية‬ ‫من‬ ‫وذلك‬ ،‫الخارجية‬‫قلها‬
‫حتى‬ ،‫واضحة‬ ‫بطريقة‬ ‫الرسائل‬ ‫وتدوين‬ ‫فهم‬ ‫من‬ ‫والتأكد‬
.‫غيابه‬ ‫أثناء‬ ‫رسائل‬ ‫من‬ ‫إليه‬ ‫يصل‬ ‫ما‬ ‫بدقة‬ ‫املدير‬ ‫إىل‬ ‫ينقل‬
‫ألرسار‬ ‫كتوما‬ ‫السكرتري‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫يجب‬ ‫أخرى‬ ‫زاوية‬ ‫ومن‬
‫التي‬ ‫العالقة‬ ‫كانت‬ ‫مهما‬ ‫اآلخرين‬ ‫مع‬ ‫التحدث‬ ‫أثناء‬ ‫عمله‬
.‫وبينهم‬ ‫بينه‬ ‫تربط‬

53. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
53
‫الكتابية‬ ‫املراسالت‬ :ً‫ا‬‫ثاني‬
‫الرسالة‬ ‫ومعنى‬ ‫هدف‬ ‫وضوح‬ ‫يف‬ ‫املساعدة‬ ‫العوامل‬:
‫مقومات‬ ‫أحد‬ ‫هو‬ ‫للرسالة‬ ‫املحدد‬ ‫الهدف‬ ‫معرفة‬ ‫إن‬
‫املعلومات‬ ‫عىل‬ ‫الحصول‬ ‫يجب‬ ‫ذلك‬ ‫أجل‬ ‫ومن‬ ،‫نجاحها‬
.‫باملوضوع‬ ‫املتعلقة‬ ‫والحقائق‬
.‫بالعمل‬ ‫املتعلقة‬ ‫والقوانني‬ ‫العامة‬ ‫السياسة‬ ‫معرفة‬
:‫من‬ ‫التأكد‬ ‫ويجب‬
‫األلفاظ‬ ‫واستبعاد‬ ‫والسهلة‬ ‫القصرية‬ ‫الجمل‬ ‫استخدام‬
‫األخطاء‬ ‫وتجنب‬ ‫الصعبة‬‫اللغوية‬.
‫غري‬ ‫الكلمات‬ ‫عن‬ ‫واالبتعاد‬ ‫داع‬ ‫دون‬ ‫التكرار‬ ‫عن‬ ‫االبتعاد‬
‫املحددة‬.
‫وترابطها‬ ‫األفكار‬ ‫تسلسل‬.
‫تحت‬ ‫خط‬ ‫وضع‬ ‫مثل‬ ‫امليكانيكية‬ ‫الوسائل‬ ‫استخدام‬
‫عليها‬ ‫التأكيد‬ ‫املراد‬ ‫الفقرات‬ ‫أو‬ ‫الكلمات‬.
‫الطباعة‬ ‫عند‬ ‫التنسيق‬ ‫مراعاة‬.
‫األخطاء‬ ‫وتصحيح‬ ‫طباعتها‬ ‫بعد‬ ‫الرسالة‬ ‫مراجعة‬.

54. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
54
‫الكتابية‬ ‫املراسالت‬ :ً‫ا‬‫ثاني‬
‫الرسالة‬ ‫أجزاء‬:
1.:‫التاريخ‬
‫الناحية‬ ‫من‬ ‫وخاصة‬ ‫املراسالت‬ ‫يف‬ ‫كربى‬ ‫أهمية‬ ‫للتاريخ‬
‫تعترب‬ ‫الرسالة‬ ‫ألن‬ ‫القانونية‬‫العادة‬ ‫جرت‬ ‫وقد‬ ‫رسميا‬ ‫مستندا‬
‫الجهة‬ ‫أو‬ ‫الرسالة‬ ‫من‬ ‫اليمنى‬ ‫الجهة‬ ‫عىل‬ ‫التاريخ‬ ‫يظهر‬ ‫أن‬
.‫اليرسى‬
2.)‫الرقم‬ ( ‫الشارة‬:
‫إىل‬ ‫الرجوع‬ ‫عملية‬ ‫لتسهيل‬ ‫مرجعا‬ ‫الرقم‬ ‫أو‬ ‫الشارة‬ ‫تعترب‬
‫يف‬ ‫الرسالة‬ ‫حفظ‬ ‫عملية‬ ‫عىل‬ ‫ويساعد‬ ‫إليها‬ ‫الحاجة‬ ‫عند‬ ‫الرسالة‬
‫إ‬ ‫التاريخ‬ ‫فوق‬ ‫عادة‬ ‫وتظهر‬ ،‫امللفات‬‫أو‬ ‫اليرسى‬ ‫الجهة‬ ‫يف‬ ‫ما‬
.‫اليمنى‬

55. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
55
‫الكتابية‬ ‫املراسالت‬ :ً‫ا‬‫ثاني‬
3.:‫إليه‬ ‫املرسل‬ ‫عنوان‬
:‫كالتايل‬ ‫التاريخ‬ ‫بعد‬ ‫إليه‬ ‫املرسل‬ ‫عنوان‬ ‫يكتب‬
‫بكلمة‬ ‫مسبوقا‬ ‫إليه‬ ‫املرسل‬ ‫اسم‬ ‫يكتب‬ ‫األول‬ ‫السطر‬
‫وجد‬ ‫إن‬ ‫العلمي‬ ‫واللقب‬ ‫الفاضل‬.
‫إليه‬ ‫للمرسل‬ ‫الوظيفي‬ ‫املسمى‬ ‫يكتب‬ ‫الثاني‬ ‫السطر‬.
‫املؤسسة‬ ‫اسم‬ ‫أو‬ ‫العنوان‬ ‫الثالث‬ ‫السطر‬.
4.:‫االفتتاحية‬ ‫التحية‬
‫الله‬ ‫ورحمة‬ ‫عليكم‬ ‫(السالم‬ ‫شيوعا‬ ‫الرتحيبية‬ ‫العبارات‬ ‫أكثر‬
‫طيبة‬ ‫تحية‬ ‫أو‬ ‫وبركاته‬‫وبعد‬..).

56. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
56
‫املراسالت‬ :ً‫ا‬‫ثاني‬‫الكتابية‬
5.:‫الرسالة‬ ‫موضوع‬ ‫عنوان‬
.‫الرسالة‬ ‫مضمون‬ ‫عن‬ ‫ورسيعة‬ ‫أولية‬ ‫فكرة‬ ‫إعطاء‬ ‫منه‬ ‫الهدف‬
‫ويكتب‬‫عن‬ ‫لتمييزها‬ ‫أسفلها‬ ‫يف‬ ‫بخط‬ ‫إليها‬ ‫ويشار‬ ‫التحية‬ ‫بعد‬
.‫الرسالة‬ ‫جسم‬
6.:‫الرسالة‬ ‫محتوى‬
:‫فقرات‬ ‫ثالث‬ ‫إىل‬ ‫الرسالة‬ ‫موضوع‬ ‫ينقسم‬
‫ويمكن‬ ‫املوضوع‬ ‫حول‬ ‫تمهيد‬ ‫أو‬ ‫تقديم‬ :‫األوىل‬ ‫الفقرة‬
‫اجتماع‬ ‫أو‬ ‫هاتفية‬ ‫محادثة‬ ‫أو‬ ‫سابقة‬ ‫رسالة‬ ‫إىل‬ ‫الشارة‬
‫بالشارة‬ :‫مثال‬ .‫التاريخ‬ ‫ذكر‬ ‫مع‬ ‫سابق‬/ ‫إىل‬‫نشكركم‬
‫رقم‬ ‫رسالتكم‬ ‫عىل‬..…‫بتاريخ‬………
‫أساسية‬ ‫بمعلومات‬ ‫إليه‬ ‫املرسل‬ ‫تزويد‬ :‫الثانية‬ ‫الفقرة‬.
‫املطلوب‬ ‫وتحديد‬ ‫الرسالة‬ ‫خالصة‬ ‫عرض‬ :‫الثالثة‬ ‫الفقرة‬
‫بتزويدنا‬ ‫التكرم‬ ‫الرجاء‬ ‫مثال‬ .‫الختامية‬ ‫التحية‬ ‫ثم‬ ‫ومن‬
‫عىل‬ ‫املوافقة‬ / .. ‫ب‬………

57. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
57
‫الكتابية‬ ‫املراسالت‬ :ً‫ا‬‫ثاني‬
7.:‫التوقيع‬
‫الرسالة‬ ‫لعطاء‬ ‫رضوري‬ ‫وهو‬ ‫املرسل‬ ‫توقيع‬ ‫به‬ ‫املقصود‬
‫القانونية‬ ‫الصفة‬،‫شخص‬ ‫الرسالة‬ ‫يوقع‬ ‫أن‬ ‫األمر‬ ‫اقتىض‬ ‫وإذا‬
‫املوظف‬ ‫عن‬ ‫بالنيابة‬ ‫آخر‬‫كلمة‬ ‫التوقيع‬ ‫يسبق‬ ‫أن‬ ‫يلزم‬ ‫املسئول‬
.)/ ‫أو‬ ‫(عنه‬
8.‫العالقة‬ ‫أصحاب‬ ‫نسخة‬:
‫فالطريقة‬ ‫واحدة‬ ‫جهة‬ ‫من‬ ‫أكثر‬ ‫يهم‬ ‫الرسالة‬ ‫موضوع‬ ‫كان‬ ‫إذا‬
‫من‬ ‫جهة‬ ‫كل‬ ‫إىل‬ ‫الرسالة‬ ‫هذه‬ ‫من‬ ‫نسخة‬ ‫إرسال‬ ‫هي‬ ‫املتبعة‬
‫ويشار‬ .‫املعنية‬ ‫الجهات‬‫إليها‬‫الجانب‬ ‫من‬ ‫األسفل‬ ‫الجزء‬ ‫يف‬
.‫للرسالة‬ ‫األيمن‬
9.‫املرفقات‬:
‫الشارة‬ ‫فالبد‬ ،‫كالتقارير‬ ‫أخرى‬ ‫مستندات‬ ‫بالرسالة‬ ‫أرفق‬ ‫إذا‬
‫األيمن‬ ‫الجانب‬ ‫من‬ ‫األسفل‬ ‫الجزء‬ ‫يف‬ ‫أو‬ ‫نفسها‬ ‫الرسالة‬ ‫يف‬ ‫لها‬
.‫للرسالة‬

58. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
58
:‫النشاط‬ ‫اسم‬.‫جماعية‬ ‫مناقشة‬
: ‫النشاط‬ ‫من‬ ‫الهدف‬
.‫الدارية‬ ‫واملذكرات‬ ‫الرسائل‬ ‫كتابة‬ ‫حول‬ ‫النقاش‬ ‫تبادل‬
‫املتدرب‬ ‫يكتسب‬ ‫أن‬‫مهارتي‬‫والعرض‬ ‫الجماعية‬ ‫املشاركة‬.
: ‫الوقت‬20‫دقيقة‬
:‫التالية‬ ‫النقاط‬ ‫ملناقشة‬ ‫مجموعتك‬ ‫أفراد‬ ‫مع‬ ‫بالتعاون‬ ‫قم‬ ...‫املتدرب‬ ‫عزيزي‬
1.‫عملك؟‬ ‫يف‬ ‫إدارية‬ ‫مذكرة‬ ‫لها‬ ‫تعد‬ ‫أن‬ ‫يمكن‬ ‫التي‬ ‫الحاالت‬ ‫هي‬ ‫ما‬
2..‫الدارية‬ ‫الرسالة‬ ‫كتابة‬ ‫يف‬ ‫توافرها‬ ‫الواجب‬ ‫املهارات‬ ‫هي‬ ‫ما‬
3.‫بني‬ ‫تكامل‬ ‫هناك‬ ‫هل‬‫ارشح‬ ‫الدارية؟‬ ‫والرسالة‬ ‫املذكرة‬
0

59. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
59
:‫النشاط‬ ‫اسم‬.‫التأثري‬ ‫لعبة‬
: ‫النشاط‬ ‫من‬ ‫الهدف‬
‫الحواجز‬ ‫كرس‬‫الجليدية‬.‫املتدربني‬ ‫بني‬
‫امل‬ ‫يكتسب‬ ‫أن‬‫الصعبة‬ ‫املواقف‬ ‫يف‬ ‫الثبات‬ ‫مهارات‬ ‫تدرب‬.
‫جماعي‬ :‫نشاط‬: ‫الوقت‬10‫دقائق‬
‫يطلب‬.‫يتحركون‬ ‫ال‬ ‫كأصنام‬ ‫الوقوف‬ ‫املجموعة‬ ‫أفراد‬ ‫من‬ ‫املدرب‬
.‫الجسد‬ ‫لغة‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫التأثري‬ ‫ومهارة‬ ‫القدرة‬ ‫يمتلك‬ ‫شخص‬ ‫اختيار‬
‫مالمحهم‬ ‫لتغيري‬ ‫املجموعة‬ ‫أفراد‬ ‫عىل‬ ‫للتأثري‬ ‫جهده‬ ‫قصارى‬ ‫الفرد‬ ‫هذا‬ ‫يبذل‬
.‫وإضحاكهم‬ ‫تحريكهم‬ ‫حالة‬ ‫إىل‬ ‫الجمود‬ ‫حالة‬ ‫من‬ ‫بهم‬ ‫واالنتقال‬
0

60. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
60
ً‫ا‬‫كتابــــــــ‬ ‫تقرأ‬ ‫"عندما‬...
‫يديك‬ ‫بني‬ ‫آخر‬ ً‫ال‬‫عق‬ ‫تحمل‬ ‫فإنك‬"
‫جيمس‬‫بورك‬

61. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
61
‫اسرتاحة‬

62. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
62
‫التقارير‬ :ً‫ا‬‫ثالث‬
(1)‫التقرير‬ ‫أجزاء‬:
:‫التقرير‬ ‫عنوان‬ ‫صفحة‬‫التقرير‬ ‫رقم‬ ‫بها‬ ‫ويوضح‬
‫التقرير‬ ‫أساسه‬ ‫عىل‬ ‫أعد‬ ‫الذي‬ ‫الحالة‬ ‫وخطاب‬ ‫وعنوانه‬
‫ثم‬ ،‫والتاريخ‬ ‫صفحاته‬ ‫وعدد‬ ‫التقرير‬ ‫مقدمي‬ ‫وأسماء‬
‫التقرير‬ ‫إليها‬ ‫سيوجه‬ ‫التي‬ ‫الشخص‬ ‫أو‬ ‫الجهة‬.
:‫التقرير‬ ‫محتويات‬‫واملوضوعات‬ ‫األقسام‬ ‫وتوضح‬
‫الب‬ ‫والرسوم‬ ‫الجداول‬ ‫وقائمة‬ ‫املختلفة‬‫يانية‬
‫مقدمة‬ ‫الصفحة‬ ‫هذه‬ ‫ييل‬ ‫وقد‬ .‫وأماكنها‬ ‫والتوجيهية‬
‫التقرير‬ ‫ملوضوع‬ ‫عام‬ ‫ملخص‬ ‫تشمل‬.
:‫التقرير‬ ‫ملخص‬‫التقرير‬ ‫يحتويه‬ ‫ملا‬ ‫مخترص‬ ‫وهو‬
‫والنتائج‬ ‫اتخاذها‬ ‫تم‬ ‫التي‬ ‫والجراءات‬ ‫منه‬ ‫والغرض‬
‫عىل‬ ‫أعدت‬ ‫التي‬ ‫والتوصيات‬ ‫إليها‬ ‫التوصل‬ ‫تم‬ ‫التي‬
‫ا‬ ‫أن‬ ‫نالحظ‬ ‫أن‬ ‫ويجب‬ ‫هذا‬ ‫النتائج‬ ‫هذه‬ ‫ضوء‬‫لغرض‬
‫بيشء‬ ‫التقرير‬ ‫خالصة‬ ‫تقديم‬ ‫هو‬ ‫التقرير‬ ‫ملخص‬ ‫من‬
‫هناك‬ ‫أن‬ ‫حيث‬ ‫للتقرير‬ ‫وصفا‬ ‫وليس‬ ‫الرتكيز‬ ‫من‬
‫امللخص‬ ‫فقط‬ ‫يقرأون‬ ‫األشخاص‬ ‫بعض‬.

63. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
63
‫التقارير‬ :ً‫ا‬‫ثالث‬
:‫النتائج‬‫التي‬ ‫النتائج‬ ‫وعرض‬ ‫مناقشة‬ ‫فيها‬ ‫ويتم‬
‫والحقائق‬ ‫البيانات‬ ‫واقع‬ ‫من‬ ‫إليها‬ ‫الوصول‬ ‫أمكن‬
‫تفصييل‬ ‫عرض‬ ‫مع‬ ‫وتحليلها‬ ‫جمعها‬ ‫تم‬ ‫التي‬ ‫واآلراء‬
‫التوصيات‬ ‫عليها‬ ‫وضعت‬ ‫التي‬ ‫ولألسس‬ ‫لها‬.
:‫التوصيات‬‫أمكن‬ ‫التي‬ ‫التوصيات‬ ‫كل‬ ‫وتشمل‬
‫من‬ ‫تغطيه‬ ‫وما‬ ‫وضعها‬ ‫ومربرات‬ ‫إليها‬ ‫الوصول‬
‫احتياجات‬.
‫التق‬:‫التفصييل‬ ‫رير‬‫ويشمل‬ ‫التقرير‬ ‫جسم‬ ‫يمثل‬ ‫وهو‬
‫والتوصيات‬ ‫النتائج‬ ‫إىل‬ ‫أدت‬ ‫التي‬ ‫الخطوات‬.
:‫املالحق‬‫يف‬ ‫ذكرها‬ ‫ورد‬ ‫التي‬ ‫املالحق‬ ‫جميع‬ ‫وتضم‬
‫ليس‬ ‫السابق‬ ‫الهيكل‬ ‫أن‬ ‫مالحظة‬ ‫ويجب‬ ‫هذا‬ . ‫التقرير‬
‫فقد‬ ‫التقارير‬ ‫كل‬ ‫إعداد‬ ‫يف‬ ‫إتباعه‬ ‫املفروض‬ ‫الهيكل‬ ‫هو‬
‫التقرير‬ ‫لطبيعة‬ ‫تبعا‬ ‫الهيكل‬ ‫يختلف‬‫املوقف‬ ‫واختالف‬
‫التقرير‬ ‫يسبق‬ ‫قد‬ ‫املثال‬ ‫سبيل‬ ‫فعىل‬ ‫يعالجه‬ ‫الذي‬
‫يف‬ ‫كما‬ ‫والتوصيات‬ ‫النتائج‬ )‫التقرير‬ ‫(جسم‬ ‫التفصييل‬
‫الطالع‬ ‫دون‬ ‫النتائج‬ ‫فهم‬ ‫أو‬ ‫استيعاب‬ ‫صعوبة‬ ‫حالة‬
‫التفصييل‬ ‫التقرير‬ ‫ودراسة‬.

64. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
64
‫التقارير‬ :ً‫ا‬‫ثالث‬
(2)‫األسلوب‬:
‫قرر‬‫الرسد‬ ،‫كتابتك‬ ‫أسلوب‬ ‫عليه‬ ‫يكون‬ ‫سوف‬ ‫نمط‬ ‫أي‬
‫من‬ ‫التسلسل‬ ،‫املنفصلة‬ ‫الفقرات‬ ،‫املتصلة‬ ‫الفقرات‬ ،‫املنطقي‬
‫السابقة‬ ‫األنماط‬ ‫من‬ ‫أي‬ ‫أن‬ ‫مالحظة‬ ‫مع‬ .‫مرقمة‬ ‫نقاط‬ ‫خالل‬
‫أو‬ ‫األفكار‬ ‫أو‬ ‫لألحداث‬ ‫املنطقي‬ ‫التتابع‬ ‫عىل‬ ‫يعتمد‬ ‫أن‬ ‫البد‬
‫كتابتك‬ ‫أسلوب‬ ‫تالحظ‬ ‫أن‬ ‫يجب‬ ‫كما‬ .‫واملعلومات‬ ‫الحقائق‬
‫لل‬‫يكون‬ ‫وأن‬ ‫البد‬ ‫األعمال‬ ‫وتقارير‬ ‫والفنية‬ ‫العلمية‬ ‫تقارير‬
‫التشبيهات‬ ‫يف‬ ‫الفراط‬ ‫أو‬ ‫املبالغة‬ ‫عن‬ ‫تبتعد‬ ‫متزنة‬ ‫بلغة‬
‫األدبية‬.
(3)‫والتنسيق‬ ‫الرتتيب‬:
‫وترقيم‬ ‫بتمييز‬ ‫التقرير‬ ‫قارئ‬ ‫مساعدة‬ ‫تراعي‬ ‫أن‬ ‫يجب‬
‫يف‬ ‫األخذ‬ ‫مع‬ ،‫قسم‬ ‫كل‬ ‫داخل‬ ‫املختلفة‬ ‫واألجزاء‬ ‫املقاطع‬
‫الرتق‬ ‫هذا‬ ‫أن‬ ‫االعتبار‬‫أي‬ ‫عن‬ ‫ذاته‬ ‫حد‬ ‫يف‬ ‫منفصال‬ ‫سيكون‬ ‫يم‬
‫أجزاء‬ ‫أو‬ ‫أقسام‬ ‫إىل‬ ‫تقسيمه‬ ‫حيث‬ ‫من‬ ‫للتقرير‬ ‫آخر‬ ‫تقسيم‬
‫يف‬ ‫داخيل‬ ‫تقسيم‬ ‫هو‬ ‫هنا‬ ‫نقصده‬ ‫الذي‬ ‫فالرتقيم‬ ‫فصول‬ ‫أو‬
‫التقرير‬ ‫أقسام‬.

65. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
65
‫التقارير‬ :ً‫ا‬‫ثالث‬
(4)‫اليضاح‬ ‫وسائل‬:
‫التي‬ ‫اليضاح‬ ‫وسائل‬ ‫أنسب‬ ‫يف‬ ‫فكر‬‫تستخدمها‬ ‫أن‬ ‫يمكن‬
‫اليضاح‬ ‫وسيلة‬ ‫بني‬ ‫االرتباط‬ ‫يكون‬ ‫بحيث‬ ،‫الكتابة‬ ‫أثناء‬
‫خالل‬ ‫من‬ ‫إال‬ ‫ذلك‬ ‫يتأتى‬ ‫وال‬ ‫قويا‬ ‫املكتوبة‬ ‫واملادة‬ ‫املستخدمة‬
‫املكتوبة‬ ‫الفكرة‬ ‫عن‬ ‫للتعبري‬ ‫املناسبة‬ ‫الوسيلة‬ ‫دراسة‬.
(5)‫التقرير‬ ‫مقدمة‬:
‫مقدمة‬ ‫إىل‬ ‫يحتاج‬ ‫سوف‬ ‫التقرير‬ ‫أن‬ ‫ذكرنا‬ ‫وإن‬ ‫سبق‬ ‫كما‬
‫تكتب‬ ‫وهي‬‫وإعداده‬ ‫التقرير‬ ‫كتابة‬ ‫من‬ ‫االنتهاء‬ ‫بعد‬ ‫عادة‬
‫واردة‬ ‫تفاصيل‬ ‫أية‬ ‫تتضمن‬ ‫أال‬ ‫يجب‬ ‫املقدمة‬ ‫هذه‬ ‫أن‬ ‫وتذكر‬
‫ملحقاته‬ ‫أو‬ ‫التقرير‬ ‫أقسام‬ ‫يف‬.

66. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
66
‫التقارير‬ :ً‫ا‬‫ثالث‬
‫ييل‬ ‫ما‬ ‫التقرير‬ ‫مقدمة‬ ‫تشمل‬ ‫أن‬ ‫ويجب‬ ‫هذا‬:
‫إليه‬ ‫يرسل‬ ‫الذي‬ ‫الشخص‬ ‫اسم‬‫من‬ ‫أسماء‬ ‫أو‬ ،‫التقرير‬
‫أكثر‬ ‫إىل‬ ‫إرساله‬ ‫سيتم‬ ‫كان‬ ‫إذا‬ ‫التقرير‬ ‫إليهم‬ ‫سريسل‬
‫وفقا‬ ‫بالرتتيب‬ ‫أسمائهم‬ ‫توضع‬ ‫حيث‬ ،‫شخص‬ ‫من‬
‫الوظيفي‬ ‫ملستواهم‬.
‫التقرير‬ ‫تاريخ‬.
‫و‬ .‫التقرير‬ ‫موضوع‬‫أ‬،‫ومكوناته‬ ،‫بعاده‬‫وأهدافه‬.
‫التي‬ ‫األحداث‬ ‫تطور‬ ‫عن‬ ‫املخترصة‬ ‫املعلومات‬ ‫بعض‬
‫الحارض‬ ‫املشكلة‬ ‫وجود‬ ‫إىل‬ ‫أدت‬‫يعالجها‬ ‫التي‬ ‫ة‬
‫التقرير‬.
‫التقرير‬ ‫يعرضها‬ ‫التي‬ ‫والتوصيات‬ ‫النتائج‬ ‫أهم‬.
‫ترتيبها‬ ‫وكيفية‬ ‫ومنطقية‬ ‫التقرير‬ ‫أقسام‬.
‫خاصة‬ ‫معاني‬ ‫عىل‬ ‫للداللة‬ ‫استخدمها‬ ‫التي‬ ‫التعبريات‬
‫التقرير‬ ‫مقدمة‬ ‫تجعل‬ ‫أن‬ ‫املهم‬ ‫ومن‬ ‫التقرير‬ ‫يف‬ ‫وردت‬
‫النقاط‬ ‫بعض‬ ‫بإظهار‬ ‫وذلك‬ .‫المكان‬ ‫بقدر‬ ‫مشوقة‬
‫ا‬ ‫املدلول‬ ‫ذات‬‫واملعميل‬ ‫ملايل‬.

67. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
67
‫التقارير‬ :ً‫ا‬‫ثالث‬
(6)‫واملرفقات‬ ‫التقرير‬ ‫أقسام‬ ‫كتابة‬:
‫بمعنى‬ ‫حدة‬ ‫عىل‬ ‫التقرير‬ ‫من‬ ‫جزء‬ ‫كل‬ ‫تكتب‬ ‫أن‬ ‫األفضل‬ ‫من‬
‫يف‬ ‫التقرير‬ ‫من‬ ‫واحد‬ ‫مرفق‬ ‫أو‬ ‫واحد‬ ‫قسم‬ ‫كتابة‬ ‫عىل‬ ‫تركز‬ ‫أن‬
‫تنساب‬ ‫حتى‬ ‫وذلك‬ ‫ممكنا‬ ‫ذلك‬ ‫كان‬ ‫إذا‬ ‫واحد‬ ‫وقت‬‫يف‬ ‫األفكار‬
‫انقطاع‬ ‫دون‬ ‫الوقت‬ ‫خالل‬ ‫تتابع‬.
‫كتابة‬ ‫عند‬ ‫التالية‬ ‫النقاط‬ ‫تراعي‬ ‫أن‬ ‫أيضا‬ ‫األفضل‬ ‫ومن‬ ‫هذا‬
‫جزء‬ ‫كل‬:
‫عليها‬ ‫الحصول‬ ‫تم‬ ‫التي‬ ‫واآلراء‬ ‫الحقائق‬ ‫اذكر‬
‫مصدرها‬ ‫وتحديد‬.
‫واآلراء‬ ‫الحقائق‬ ‫هذه‬ ‫حلل‬.
‫التحليل‬ ‫هذا‬ ‫نتائج‬ ‫حدد‬.
‫النتائج‬ ‫هذه‬ ‫عىل‬ ‫املرتتبة‬ ‫التوصيات‬ ‫حدد‬.
‫إىل‬ ‫أرش‬‫وصفها‬ ‫املرفقات‬ ‫شملتها‬ ‫التي‬ ‫املادة‬
‫باختصار‬.

68. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
68
:ً‫ا‬‫ثالث‬‫التقارير‬
(7)‫الخاتمة‬ ‫أو‬ ‫الخالصة‬:
‫التالية‬ ‫النقاط‬ ‫بعض‬ ‫أو‬ ‫كل‬ ‫الخاتمة‬ ‫تتناول‬ ‫أن‬ ‫يجب‬:
‫التقرير‬ ‫أقسام‬ ‫يف‬ ‫ورد‬ ‫ملا‬ ‫موجز‬ ‫ملخص‬.
‫والتوصيات‬ ‫للنتائج‬ ‫موجز‬ ‫ملخص‬.
‫القرارات‬ ‫ذكر‬‫كنتيجة‬ ‫بوضوح‬ ‫االتخاذ‬ ‫الواجبة‬
‫إصدار‬ ‫عليهم‬ ‫الذين‬ ‫األشخاص‬ ‫وكذلك‬ ‫للتوصيات‬
‫القرارات‬ ‫هذه‬.
‫املوقف‬ ‫كان‬ ‫إذا‬ ‫األشكال‬ ‫الالزمة‬ ‫الدراسات‬ ‫ذكر‬
‫ذلك‬ ‫يتطلب‬.
(8)‫املراجع‬ ‫قائمة‬:
‫أمدتك‬ ‫التي‬ ‫املراجع‬ ‫قائمة‬ ‫تقريرك‬ ‫يتضمن‬ ‫أن‬ ‫يجب‬
‫واملعلومات‬ ‫بالحقائق‬.

69. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
69
‫املحفوظات‬ :ً‫ا‬‫رابع‬
‫(تصنيف‬–‫ترميز‬–)‫فهرسة‬
1.‫التصنيف‬:
‫إىل‬ ‫األخرى‬ ‫املواد‬ ‫أو‬ ‫امللفات‬ ‫أو‬ ‫األوراق‬ ‫تقسيم‬ ‫هو‬
‫متجانسة‬ ‫وحدات‬ ‫من‬ ‫مجموعة‬ ‫كل‬ ‫تتكون‬ ‫بحيث‬ ‫مجموعات‬
‫وبأقل‬ ‫وقت‬ ‫أقرب‬ ‫يف‬ ‫إليها‬ ‫الوصول‬ ‫ليسهل‬ ‫متشابهة‬ ‫أو‬
.‫جهد‬
‫مبادئ‬:‫الجيد‬ ‫التصنيف‬
‫إىل‬ ‫العام‬ ‫من‬ ‫تندرج‬ ‫أن‬ ‫يجب‬ ‫التصنيف‬ ‫عملية‬ ‫إن‬
.‫منطقية‬ ‫بطريقه‬ ‫الخاص‬
ً‫ا‬‫نظر‬ ‫التصنيف‬ ‫أساس‬ ‫تحديد‬ ‫رضورة‬‫لمكانية‬
.‫متعددة‬ ‫بطرق‬ ‫األوراق‬ ‫من‬ ‫مجموعة‬ ‫أي‬ ‫تصنيف‬
‫طريقة‬ ‫تفرض‬ ‫قد‬ ‫حفظها‬ ‫املطلوب‬ ‫املادة‬ ‫طبيعة‬ ‫إن‬
‫للتصنيف‬ ‫معينة‬…‫تصنف‬ ‫والصحف‬ ‫فالقوانني‬‫عىل‬
‫تاريخي‬ ‫أساس‬.‫وهكذا‬ ‫املورد‬ ‫السم‬ ‫تصنيف‬ ‫والفواتري‬

70. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
70
‫املحفوظات‬ :ً‫ا‬‫رابع‬
‫(تصنيف‬–‫ترميز‬–)‫فهرسة‬
‫يمكن‬ ‫بحيث‬ ‫باملرونة‬ ‫الجيد‬ ‫التصنيف‬ ‫يتم‬ :‫املرونة‬
‫األمر‬ ‫تطلب‬ ‫إذا‬ ‫النظام‬ ‫إىل‬ ‫جديدة‬ ‫موضوعات‬ ‫إضافة‬
.‫ذلك‬
‫التصنيف‬ ‫نظام‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫بمعنى‬ :‫والوضوح‬ ‫الشمول‬
‫نشاط‬ ‫عن‬ ‫تعرب‬ ‫التي‬ ‫املوضوعات‬ ‫كافة‬ً‫ا‬‫وجامع‬ ً‫ال‬‫شام‬
.‫املنشأة‬
‫واضحة‬ ‫املوضوعات‬ ‫رؤوس‬ ‫تكون‬ ‫أن‬ ‫يجب‬ ‫كما‬
‫املوضوعات‬ ‫تتداخل‬ ‫ال‬ ‫بحيث‬ ‫ودقيقة‬.

71. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
71
‫املحفوظات‬ :ً‫ا‬‫رابع‬
‫(تصنيف‬–‫ترميز‬–)‫فهرسة‬
2:‫الرتميز‬ .
‫باألرقام‬ ‫سواء‬ ‫للوثائق‬ ‫رموز‬ ‫وضع‬ ‫عن‬ ‫عبارة‬ ‫الرتميز‬
‫أو‬ ‫الهجائية‬ ‫بالحروف‬ ‫أو‬ ‫الحسابية‬‫باالثنني‬‫بحيث‬ ‫معا‬
‫للوثائق‬ً‫ا‬‫أرقام‬ ‫الرموز‬ ‫هذه‬ ‫تعترب‬.
:‫الرتميز‬ ‫طرق‬
‫طبقا‬ ‫الهجائية‬ ‫بالطريقة‬ ‫األسماء‬ ‫ملفات‬ ‫ترميز‬
.‫فقط‬ ‫االسم‬ ‫من‬ ‫األول‬ ‫للحرف‬
‫طبقا‬ ‫الهجائية‬ ‫بالطريقة‬ ‫األسماء‬ ‫ملفات‬ ‫ترميز‬‫ألخذ‬
‫من‬ ‫األول‬ ‫الحرف‬ ‫وأخذ‬ ،‫األول‬ ‫االسم‬ ‫من‬ ‫األول‬ ‫الحرف‬
.‫األخري‬ ‫االسم‬
‫بعد‬ ‫املركبة‬ ‫العددية‬ ‫بالطريقة‬ ‫األسماء‬ ‫ملفات‬ ‫ترميز‬
.‫بأرقام‬ ‫الحروف‬ ‫عن‬ ‫التعويض‬
‫األ‬ ‫ملفات‬ ‫ترميز‬‫باملنظمة‬ ‫العاملني‬ ‫لفئات‬ ‫تبعا‬ ‫سماء‬
.‫املنشأة‬ ‫أو‬

72. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
72
‫املحفوظات‬ :ً‫ا‬‫رابع‬
‫(تصنيف‬–‫ترميز‬–)‫فهرسة‬
3.‫الفهرسة‬:
‫الفهرس‬ ‫بني‬ ‫للربط‬ ‫تستخدم‬ ‫التي‬ ‫الوسيلة‬ ‫هي‬‫واألوراق‬
‫امللفات‬ ‫يف‬ ‫املحفوظة‬…‫ييرس‬ ‫مفتاح‬ ‫بمثابة‬ ‫الفهرس‬ ‫أن‬ ‫أي‬
.‫الوثائق‬ ‫حفظ‬ ‫أماكن‬ ‫إىل‬ ‫الوصول‬
:‫الفهرسة‬ ‫أنواع‬
‫أ‬-‫الفهرسة‬:‫املوضوعية‬
‫الوثيقة‬ ‫بموضوع‬ ‫تهتم‬ ‫التي‬ ‫هي‬‫فهرس‬ ‫إعداد‬ ‫يتم‬ ‫ولكي‬ ،
‫فال‬ ‫موضوع‬:‫التالية‬ ‫النقاط‬ ‫مراعاة‬ ‫من‬ ‫بد‬
‫املوضوعات‬ ‫رؤوس‬ ‫تجميع‬……‫يف‬ ‫عملية‬ ‫وهي‬
‫استيفاء‬ ‫مدى‬ ‫عليها‬ ‫يتوقف‬ ‫حيث‬ ‫األهمية‬ ‫منتهى‬
‫املنشأة‬ ‫بعمل‬ ‫تتعلق‬ ‫التي‬ ‫املوضوعات‬ ‫لجميع‬ ‫الفهرس‬
‫يف‬ ‫التامة‬ ‫الدقة‬ ‫يتطلب‬ ‫ثم‬ ‫ومن‬‫رؤوس‬ ‫اختيار‬
‫املوضوعات‬.
‫والوضوح‬ ‫املعنى‬ ‫بدقة‬ ‫املوضوعات‬ ‫رؤوس‬ ‫تتميز‬ ‫أن‬
.‫واليجاز‬ ‫البساطة‬ ‫مع‬

73. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
73
‫املحفوظات‬ :ً‫ا‬‫رابع‬
‫(تصنيف‬–‫ترميز‬–)‫فهرسة‬
‫املوضوعات‬ ‫رؤوس‬ ‫تحليل‬.…‫تقسيم‬ ‫بتقسيمها‬
‫إىل‬ ‫باب‬ ‫كل‬ ‫ثم‬ ‫أبواب‬ ‫إيل‬ ‫هرمي‬ ‫منطقي‬،‫فصول‬‫وكل‬
.‫فتحها‬ ‫يتم‬ ‫التي‬ ‫امللفات‬ ‫تمثل‬ ‫موضوعات‬ ‫إىل‬ ‫فصل‬
‫نظام‬ ‫إن‬ :‫فهرس‬ ‫إىل‬ ‫التصنيف‬ ‫نظام‬ ‫تحويل‬
‫كم‬ ‫التصنيف‬‫األبواب‬ ‫برتتيب‬ ‫يعنى‬ ‫القول‬ ‫سبق‬ ‫ا‬
‫محدد‬ ‫بيان‬ ‫الفهرس‬ ‫أن‬ ‫حني‬ ‫يف‬ ‫واملوضوعات‬
.‫ومستندات‬ ‫وثائق‬ ‫لها‬ ‫املوجود‬ ‫باملواضيع‬
‫ب‬-:‫الوصفية‬ ‫الفهرسة‬
‫املادي‬ ‫الشكل‬ ‫توصف‬ ‫التي‬ ‫هي‬‫مجموعة‬ ‫طريقة‬ ‫عن‬ ‫للوثيقة‬
‫فمثال‬ ‫األخرى‬ ‫األشكال‬ ‫من‬ ‫غريها‬ ‫عن‬ ‫تميزها‬ ‫امللفات‬ ‫من‬
‫ورود‬ ‫وتاريخ‬ ،‫مسلسل‬ ‫رقم‬ ‫تتضمن‬ ‫الوارد‬ ‫الربيد‬ ‫صفحة‬
‫الحالة‬ ،‫املوضوع‬ ،‫املرفقات‬ ،‫الوثيقة‬ ‫هذه‬ ‫بيانات‬ ،‫الوثيقة‬…
.‫الخ‬

74. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
74
:‫النشاط‬ ‫اسم‬.‫النظر‬ ‫وجهات‬ ‫تبادل‬
: ‫النشاط‬ ‫من‬ ‫الهدف‬
.‫الدارية‬ ‫التقارير‬ ‫بكتابة‬ ‫املتعلقة‬ ‫املهارات‬ ‫تبادل‬
.‫والعرض‬ ‫الجماعية‬ ‫املشاركة‬ ‫مهارتي‬ ‫املتدرب‬ ‫يكتسب‬ ‫أن‬
: ‫الوقت‬20‫دقيقة‬
...‫املتدرب‬ ‫عزيزي‬‫مجموعتك‬ ‫أفراد‬ ‫مع‬ ‫بالتعاون‬ ‫قم‬:‫ييل‬ ‫ما‬ ‫ملناقشة‬
1..‫عندك‬ ‫من‬ ‫بكلمات‬ ‫الدارية‬ ‫التقارير‬ ‫إعداد‬ ‫دورة‬ ‫صف‬
2..‫بياني‬ ‫رسم‬ ‫يف‬ ‫لها‬ً‫ا‬‫تقرير‬ ‫إعداد‬ ‫تستلزم‬ ‫عملية‬ ‫مشكلة‬ ‫صياغة‬ ‫حاول‬
3.‫يف‬‫رأيك‬‫ما‬‫الجانب‬‫الذي‬‫يمكن‬‫أن‬‫يخلق‬‫أكرب‬‫التحديات‬‫إعدادك‬ ‫يف‬
‫معني‬ ‫لتقرير‬‫؟‬‫و‬‫ملاذا؟‬
0

75. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
75
‫الثالث‬ ‫اليوم‬
‫نهاية‬

76. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
76
:‫السلوكي‬ ‫الهدف‬
‫إكساب‬‫املتدرب‬‫والسفريات‬ ‫واملقابالت‬ ‫االجتماعات‬ ‫تنظيم‬ ‫مهارات‬
.‫للمدير‬
‫م‬‫األوىل‬ ‫الجلسة‬‫راحة‬‫م‬‫الجلسة‬‫الثانية‬
1.‫االجتماعات‬ ‫تنظيم‬
30‫دقيقة‬
3.‫املدير‬ ‫سفريات‬ ‫تنظيم‬
2.‫والزوار‬ ‫للمدير‬ ‫املقابالت‬ ‫تنظيم‬
‫الزمن‬2.5‫ساعة‬‫الزمن‬2‫ساعة‬
‫الرابعة‬ ‫التدريبية‬ ‫الوحدة‬:‫التنفيذية‬ ‫السكرتارية‬ ‫مهارات‬

77. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
77
‫الرابعة‬ ‫الوحدة‬
‫مهارات‬‫السكرتارية‬
‫التنفيذية‬

78. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
78
‫الوحدة‬‫التنفيذية‬ ‫السكرتارية‬ ‫مهارات‬ :‫الرابعة‬
‫االجتماعات‬ ‫تنظيم‬
‫والزوار‬ ‫للمدير‬ ‫املقابالت‬ ‫تنظيم‬
‫املدير‬ ‫سفريات‬ ‫تنظيم‬

79. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
79
‫تنظيم‬ :ً‫ال‬‫أو‬‫االجتماعات‬
‫مسؤوليات‬‫السكرتري‬:‫االجتماع‬ ‫قبل‬
‫األوراق‬ ‫كل‬ ‫فيه‬ ‫لالجتماع‬ ‫ملف‬ ‫تخصيص‬
‫باالجتماع‬ ‫الخاصة‬ ‫واملوضوعات‬‫تذكرها‬ ‫يسهل‬ ‫حتى‬
.‫األعمال‬ ‫جدول‬ ‫يف‬ ‫وإدراجها‬
.‫رئيسه‬ ‫مع‬ ‫باالشرتاك‬ ‫األعمال‬ ‫جدول‬ ‫بإعداد‬ ‫القيام‬
.‫األعضاء‬ ‫إىل‬ ‫وإرسالها‬ ‫االجتماع‬ ‫إىل‬ ‫الدعوة‬ ‫إعداد‬
‫األعمال‬ ‫جدول‬ ‫إرفاق‬‫املذكرات‬ ‫صور‬ ‫وكذا‬ ،‫بالدعوة‬
.‫االجتماع‬ ‫يف‬ ‫بحثها‬ ‫املطلوب‬ ‫والتقارير‬
:‫االجتماع‬ ‫أثناء‬ ‫مسؤولياته‬
.‫األعضاء‬ ‫جلوس‬ ‫ترتيبات‬ ‫استكمال‬
.‫للكتابة‬ ‫عضو‬ ‫كل‬ ‫أمام‬ ‫كافية‬ ‫أوراق‬ ‫كمية‬ ‫توفري‬
‫إذا‬ ‫ومرفقاته‬ ‫األعمال‬ ‫جدول‬ ‫من‬ ‫إضافية‬ ‫كمية‬ ‫توفري‬
.‫البعض‬ ‫طلبها‬

80. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
80
‫االجتماعات‬ ‫تنظيم‬ :ً‫ال‬‫أو‬
‫بحالة‬ ‫التسجيل‬ ‫وأجهزة‬ ‫امليكروفونات‬ ‫توفري‬ ‫ضمان‬
.‫إليها‬ ‫األمر‬ ‫احتاج‬ ‫إذا‬ ‫جيدة‬
‫املطلوبة‬ ‫األوراق‬ ‫وكل‬ ‫السابقة‬ ‫الجلسة‬ ‫محرض‬ ‫وجود‬
.‫األمر‬ ‫لزم‬ ‫إذا‬
‫يدعون‬ ‫قد‬ ‫الذين‬ ‫املستشارين‬ ‫أو‬ ‫الخرباء‬ ‫وجود‬
.‫االجتماع‬ ‫لحضور‬
‫املعتذر‬ ‫األعضاء‬ ‫من‬ ‫الحارضين‬ ‫حرص‬‫والغائبني‬ ‫ين‬
‫و‬ ‫االجتماع‬ ‫بدء‬ ‫قبل‬‫إ‬.‫االجتماع‬ ‫محرض‬ ‫يف‬ ‫ذلك‬ ‫ثبات‬
‫بقراءة‬ ‫االجتماع‬ ‫رئيس‬ ‫من‬ ‫أمر‬ ‫عىل‬ ‫بناء‬ ‫يقوم‬ ‫أن‬
‫لم‬ ‫فإذا‬ ‫السابق‬ ‫االجتماع‬ ‫محرض‬‫اعرتاضات‬ ‫توجد‬
.‫توقيعه‬ ‫عىل‬ ‫لألعضاء‬ ‫قدم‬ ‫عليه‬
‫املؤيدين‬ ‫أسماء‬ ‫إقرار‬ ‫ثم‬ ‫موضوع‬ ‫كل‬ ‫نص‬ ‫تسجيل‬
.‫واملعارضني‬
‫املناقشات‬ ‫تسجيل‬ ‫عىل‬ ‫العمل‬‫الجوهرية‬ ‫واآلراء‬
‫معروض‬ ‫موضوع‬ ‫بكل‬ ‫املتصلة‬.‫االجتماع‬ ‫يف‬

81. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
81
‫االجتماعات‬ ‫تنظيم‬ :ً‫ال‬‫أو‬
:‫االجتماع‬ ‫بعد‬ ‫مسؤولياته‬
.‫األخري‬ ‫االجتماع‬ ‫محرض‬ ‫إعداد‬
‫ونسخها‬ ‫الرئيس‬ ‫عىل‬ ‫اتخذت‬ ‫التي‬ ‫القرارات‬ ‫عرض‬
‫املختصة‬ ‫للجهات‬ ‫منها‬ ‫صورة‬ ‫وإرسال‬ ‫وطبعها‬
.‫بالرشكة‬
‫اللوحات‬ ‫يف‬ ‫إعالنها‬ ‫يرى‬ ‫التي‬ ‫القرارات‬ ‫إعالن‬
.‫بذلك‬ ‫الخاصة‬ ‫واألماكن‬
.‫بالصحف‬ ‫نرشها‬ ‫يتحتم‬ ‫التي‬ ‫القرارات‬ ‫نرش‬
‫والقرارات‬ ‫للمحارض‬ ‫املختلفة‬ ‫الحفظ‬ ‫بأعمال‬ ‫القيام‬
.‫والوثائق‬ ‫واملذكرات‬

82. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
82
‫للمدير‬ ‫املقابالت‬ ‫تنظيم‬ :ً‫ا‬‫ثاني‬
‫والزوار‬
‫املواعيد‬ ‫تنظيم‬ ‫عند‬ ‫مراعاتها‬ ‫الواجب‬ ‫العوامل‬:
‫املواعيد‬ ‫تنظيم‬ ‫طرق‬:
‫الهدف‬ ‫إن‬‫األسايس‬‫من‬ ‫املدير‬ ‫تحرير‬ ‫هو‬ ‫السكرتري‬ ‫عمل‬ ‫من‬
‫األعمال‬‫قدر‬ ‫الروتينية‬‫المكان‬‫من‬ ‫يقلل‬ ‫أن‬ ‫عليه‬ ‫يجب‬ ‫لذا‬
‫عدد‬‫األشخاص‬‫بتحويلهم‬ ‫وذلك‬ ‫الرئيس‬ ‫سيقابلون‬ ‫الذين‬
‫إن‬ ‫مشكلتهم‬ ‫بحل‬ ‫بنفسه‬ ‫هو‬ ‫يقوم‬ ‫أو‬ ‫آخرين‬ ‫مسئولني‬ ‫إىل‬
‫استطاع‬..
‫للزيارة‬ ‫املناسب‬ ‫الوقت‬
‫الزيارة‬ ‫مدة‬
‫وتحديثها‬ ‫الرئيس‬ ‫مواعيد‬ ‫كافة‬ ‫تسجيل‬
‫حول‬ ‫مستجدات‬ ‫بأي‬ ‫أو‬ ‫بالزيارة‬ ‫املوعد‬ ‫صاحب‬ ‫إبالغ‬‫ها‬

83. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
83
‫للمدير‬ ‫املقابالت‬ ‫تنظيم‬ :ً‫ا‬‫ثاني‬
‫والزوار‬
‫بحضورهم‬ ‫إما‬ ‫طرق‬ ‫بعدة‬ ‫الزوار‬ ‫مواعيد‬ ‫تنظيم‬ ‫يتم‬
‫عن‬ ‫أو‬ ‫عنهم‬ ‫مندوب‬ ‫أو‬ ‫السكرتري‬ ‫إىل‬ ‫شخصيا‬‫اتصالهم‬
‫وعدم‬ ‫بدقة‬ ‫املواعيد‬ ‫تلك‬ ‫تحديد‬ ‫ولضمان‬ .‫كتابيا‬ ‫أو‬ ‫هاتفيا‬
‫بها‬ ‫خاصة‬ ‫مفكرة‬ ‫يف‬ ‫تسجيلها‬ ‫السكرتري‬ ‫عىل‬ ‫يجب‬ ‫نسيانها‬.
‫استقبال‬ ‫عند‬ ‫مراعاتها‬ ‫السكرتري‬ ‫عىل‬ ‫يجب‬ ‫التي‬ ‫العوامل‬
‫الزوار‬:
‫لبقة‬ ‫بطريقة‬ ‫بالزوار‬ ‫الرتحيب‬.
‫الحفاوة‬ ‫إظهار‬‫واالهتمام‬‫بهم‬.
‫إشعارهم‬‫باالهتمام‬‫بمصالحهم‬.
‫الزيارة‬ ‫انتهاء‬ ‫حتى‬ ‫بالزوار‬ ‫العناية‬.
‫خاصة‬ ‫أو‬ ‫جانبية‬ ‫أحاديث‬ ‫يف‬ ‫الزوار‬ ‫مع‬ ‫الخوض‬ ‫عدم‬.
‫املتبعة‬ ‫التعليمات‬ ‫حسب‬ ‫الزيارة‬ ‫متطلبات‬ ‫توفري‬.
‫العداد‬‫نوعية‬ ‫بحب‬ ‫للزيارة‬ ‫املناسب‬ ‫والتحضري‬
‫الزائرين‬.
‫النصات‬‫يريدونه‬ ‫ما‬ ‫لفهم‬ ‫للزائرين‬ ‫الجيد‬.
‫عدم‬‫االعتماد‬‫الذاك‬ ‫عىل‬‫املواعيد‬ ‫تسجيل‬ ‫يف‬ ‫رة‬.

84. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
84
‫للمدير‬ ‫املقابالت‬ ‫تنظيم‬ :ً‫ا‬‫ثاني‬
‫والزوار‬
‫الزيارة‬ ‫إنهاء‬ ‫يف‬ ‫السكرتري‬ ‫دور‬:
‫بعض‬‫األحيان‬‫هو‬ ‫مما‬ ‫أكثر‬ ‫يف‬ ‫زائر‬ ‫عد‬ ‫وقتا‬ ‫الزائر‬ ‫يتأخر‬
‫مو‬ ‫دخل‬ ‫قد‬ ‫ويكون‬ ‫له‬ ‫مقدر‬‫زائر‬ ‫عد‬‫ما‬ ‫اجتماع‬ ‫أو‬ ‫آخر‬
‫نسيانه‬ ‫أو‬ ‫الحديث‬ ‫يف‬ ‫الزائر‬ ‫تمادي‬ ‫منها‬ ‫أسباب‬ ‫لعدة‬ ‫وذلك‬
‫الرئيس‬ ‫نسيان‬ ‫أو‬..
‫جميعها‬ ‫استعمالها‬ ‫يمكن‬ ‫متعددة‬ ‫وسائل‬ ‫السكرتري‬ ‫ولدى‬
‫الرئيس‬ ‫بموافقة‬ ‫منها‬ ‫واحدة‬ ‫أو‬‫لنهاء‬‫تذكري‬ ‫منها‬ ‫الزيارة‬
‫إما‬ ‫الرئيس‬‫باالتصال‬‫بأن‬ ‫له‬ ‫مذكرة‬ ‫كتابة‬ ‫أو‬ ‫هاتفيا‬ ‫عليه‬
‫وقت‬‫انتهى‬ ‫قد‬ ‫املقابلة‬‫عليه‬ ‫بدخوله‬ ‫الرئيس‬ ‫يخاطب‬ ‫أن‬ ‫أو‬ ،
‫تنتظره‬ ‫أخرى‬ ‫مواعيد‬ ‫هناك‬ ‫بأن‬ ‫الزائرين‬ ‫أمام‬ ‫وتذكريه‬.

85. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
85
:‫النشاط‬ ‫اسم‬.‫الثابتة‬ ‫والصور‬ ‫التأطري‬
: ‫النشاط‬ ‫من‬ ‫الهدف‬
.‫الثابتة‬ ‫الصور‬ ‫من‬ ‫املعلومات‬ ‫واستقراء‬ ‫تحليل‬
.‫والعرض‬ ‫الجماعية‬ ‫املشاركة‬ ‫مهارتي‬ ‫املتدرب‬ ‫يكتسب‬ ‫أن‬
: ‫الوقت‬20‫دقيقة‬
‫أقىص‬ ‫بحد‬ ‫مجموعات‬ ‫إىل‬ ‫املتدربني‬ ‫تقسيم‬ ‫يتم‬5‫مجموعة‬ ‫لكل‬ ‫متدربني‬.
‫ب‬ ‫املجموعة‬ ‫أفراد‬ ‫يقوم‬‫معي‬ ‫صورة‬ ‫رسم‬‫عوامل‬ ‫أهم‬ ‫توضح‬ ‫معني‬ ‫إطار‬ ‫لها‬ ‫نة‬
.‫االجتماعات‬ ‫هذه‬ ‫فشل‬ ‫لعوامل‬ ‫أخرى‬ ‫وصورة‬ ،‫االجتماعات‬ ‫إدارة‬ ‫عملية‬ ‫نجاح‬
‫حول‬ ‫النقاش‬ ‫بإثارة‬ ‫ليقوم‬ ‫أفرادها‬ ‫أحد‬ ‫برتشيح‬ ‫مجموعة‬ ‫كل‬ ‫تقوم‬ ‫ثم‬
.‫واألهداف‬ ‫املعلومات‬ ‫وتحليل‬ ‫الصور‬ ‫هذه‬
0

86. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
86
:‫النشاط‬ ‫اسم‬.‫مقابلة‬ ‫إجراء‬
‫الهدف‬: ‫النشاط‬ ‫من‬
.‫املتدربني‬ ‫بني‬ ‫الجليدية‬ ‫الحواجز‬ ‫كرس‬
‫امل‬ ‫يكتسب‬ ‫أن‬‫الشخصية‬ ‫املقابالت‬ ‫اجتياز‬ ‫مهارة‬ ‫تدرب‬.
‫جماعي‬ :‫نشاط‬: ‫الوقت‬10‫دقائق‬
.‫املقابلة‬ ‫هدف‬ ‫ويحدد‬ ،)‫املقابلة‬ ‫سيجري‬ ‫الذي‬ ‫(أي‬ ‫املقابل‬ ‫دور‬ ‫املشاركني‬ ‫أحد‬ ‫يأخذ‬
‫الذي‬ ‫الشخص‬ ‫دور‬ ‫ليأخذ‬ ‫املشاركني‬ ‫من‬ ‫أكثر‬ ‫أو‬ ‫واحد‬ ‫تحديد‬.‫املقابلة‬ ‫معه‬ ‫ستتم‬
.‫أساسها‬ ‫عىل‬ ‫املقابلة‬ ‫ستجرى‬ ‫التي‬ ‫األسئلة‬ ‫من‬ ‫عدد‬ ‫تحضري‬
.‫تقييمها‬ ‫ثم‬ ‫ومن‬ ‫عليها‬ ‫الحصول‬ ‫تم‬ ‫التي‬ ‫األجوبة‬ ‫يف‬ ‫املجموعة‬ ‫مناقشة‬ ‫يتم‬
0

87. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
87
‫الحلم‬ ‫بني‬ ‫املسافة‬ ‫من‬ ‫تخف‬ ‫"ال‬‫والحقيقة‬...
‫تحقيقه‬ ‫فبإمكانك‬ ‫بيشء‬ ‫تحلم‬ ‫أن‬ ‫استطعت‬ ‫دمت‬ ‫فما‬"
‫بيلفا‬‫دافيز‬

88. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
88
‫اسرتاحة‬

89. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
89
‫املدير‬ ‫سفريات‬ ‫تنظيم‬ :ً‫ا‬‫ثالث‬
1.:‫السفر‬ ‫وزمان‬ ‫مكان‬ ‫تحديد‬
‫يحدد‬‫املدير‬‫بتحضري‬ ‫السكرتري‬ ‫ويقوم‬ ‫الزيارة‬ ‫ومكان‬ ‫موعد‬
‫وامللفات‬ ‫كالوثائق‬ ‫املناسب‬ ‫الوقت‬ ‫ىف‬ ‫السفر‬ ‫مستلزمات‬
‫الرضورية‬ ‫واملعلومات‬ ‫القامة‬ ‫وأماكن‬ ‫السفر‬ ‫وتذاكر‬
‫وي‬ ‫املنطقة‬ ‫تلك‬ ‫يف‬ ‫والسكان‬ ‫العمل‬ ‫بطبيعة‬ ‫املتعلقة‬‫ستفرس‬
‫لد‬ ‫املفضلة‬ ‫السفر‬ ‫وسيلة‬ ‫عن‬‫ى‬.‫املدير‬
2.‫ومكان‬ ‫وسيلة‬ ‫حجز‬ ‫إجراءات‬‫القامة‬:
‫قيام‬ ‫أو‬ ‫توقف‬ ‫محطة‬ ‫كل‬ ‫يف‬ ‫بالحجز‬ ‫السكرتري‬ ‫يقوم‬
‫إحدى‬ ‫بواسطة‬ ‫أو‬ ‫شخصيا‬ ‫أو‬ ‫برقيا‬ ‫أو‬ ‫هاتفيا‬ ‫إما‬
‫السفر‬ ‫وكاالت‬.
‫يرغب‬ ‫التي‬ ‫الفنادق‬ ‫تحديد‬‫املدير‬.‫بها‬ ‫القامة‬ ‫يف‬
،‫جناح‬ ‫أو‬ ‫غرفة‬ ‫يف‬ ‫كانت‬ ‫إن‬ ‫بوضوح‬ ‫القامة‬ ‫تحدد‬
‫املطلوبة‬ ‫الخدمة‬ ‫نوع‬ ‫أو‬ ‫مكيف‬ ‫غري‬ ‫أو‬ ‫مكيف‬.
‫اسم‬ ‫الفندق‬ ‫بإبالغ‬ ‫السكرتري‬ ‫يقوم‬‫املدير‬‫ومركزه‬
‫وصوله‬ ‫وموعد‬.

90. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
90
‫املدير‬ ‫سفريات‬ ‫تنظيم‬ :ً‫ا‬‫ثالث‬
3.‫واملغادرة‬ ‫الدخول‬ ‫تصاريح‬ ‫إجراءات‬:
‫مسبقة‬ ‫دخول‬ ‫تأشرية‬ ‫عىل‬ ‫الحصول‬ ‫األقطار‬ ‫بعض‬ ‫تشرتط‬
‫سارية‬ ‫السفر‬ ‫وثيقة‬ ‫أو‬ ‫السفر‬ ‫جواز‬ ‫يكون‬ ‫وأن‬‫املفعول‬
‫قائمة‬ ‫ىف‬ ‫األقطار‬ ‫هذه‬ ‫أسماء‬ ‫يدون‬ ‫أن‬ ‫السكرتري‬ ‫فعىل‬
.‫الحاجة‬ ‫عند‬ ‫إليها‬ ‫للرجوع‬ ‫خاصة‬
4.‫السفر‬ ‫موعد‬ ‫تأكيد‬:
‫أربع‬ ‫قبل‬ ‫مسبقا‬ ‫الحجز‬ ‫يتم‬ ‫أن‬ ‫الرشكات‬ ‫بعض‬ ‫تشرتط‬
‫مع‬ ‫ذلك‬ ‫يتابع‬ ‫أن‬ ‫السكرتري‬ ‫فعيل‬ ‫ساعة‬ ‫وعرشين‬‫مديره‬.
5.:‫املطلوبة‬ ‫الوثائق‬ ‫تأمني‬
‫خلو‬ ‫الطبية‬ ‫الشهادة‬ ‫مثل‬‫و‬ ‫القيادة‬ ‫ورخصة‬ ‫األمراض‬‫غريها‬
‫السكرتري‬ ‫فعىل‬ ‫الوثائق‬ ‫من‬‫أ‬‫تطلبه‬ ‫بما‬ ‫علم‬ ‫عىل‬ ‫يكون‬ ‫ن‬
‫خالل‬ ‫من‬ ‫ذلك‬ ‫ويتم‬ ‫ووثائق‬ ‫شهادات‬ ‫من‬ ‫املختلفة‬ ‫األقطار‬
‫الوثائق‬ ‫هذه‬ ‫من‬ ‫حاجته‬ ‫تأمني‬ ‫عىل‬ ‫فيعمل‬ ‫السياحة‬ ‫مكاتب‬
‫املطلوبة‬.

91. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
91
‫املدير‬ ‫سفريات‬ ‫تنظيم‬ :ً‫ا‬‫ثالث‬
6.:‫السفر‬ ‫مواعيد‬ ‫يفصل‬ ‫جدول‬ ‫إعداد‬
‫السفر‬ ‫مواعيد‬ ‫يبني‬ ‫جدول‬ ‫بإعداد‬ ‫السكرتري‬ ‫يقوم‬ ‫أي‬
‫األخرى‬ ‫للحاجات‬ ‫خالصة‬ ‫الجدول‬ ‫ويضم‬ ‫واملقابالت‬
‫تزوي‬ ‫من‬ ‫مانع‬ ‫وال‬ ‫الالزمة‬ ‫وامللفات‬ ‫كاملستندات‬‫د‬‫املدير‬
‫واملدن‬ ‫لألقطار‬ ‫بخريطة‬‫ال‬‫ت‬‫ي‬‫بعد‬ ‫السكرتري‬ ‫يقوم‬ ‫سيزورها‬
‫مع‬ ‫تنسيق‬‫املدير‬‫والهيئات‬ ‫الشخصيات‬ ‫كافة‬ ‫بإبالغ‬
‫سيزورها‬ ‫التي‬ ‫واملؤسسات‬‫املدير‬‫الزيارة‬ ‫وبأهداف‬ ،‫ألخذ‬
.‫عليها‬ ‫املسبقة‬ ‫املوافقة‬
7.‫والوثا‬ ‫والكشوفات‬ ‫العمل‬ ‫أوراق‬ ‫إعداد‬‫ئ‬:‫الالزمة‬ ‫ق‬
‫والبيانات‬ ‫املعلومات‬ ‫وإعداد‬ ‫بجمع‬ ‫السكرتري‬ ‫يقوم‬ ‫أي‬
‫يحتاجها‬ ‫قد‬ ‫والتي‬ ‫بالعمل‬ ‫الخاصة‬ ‫والوثائق‬ ‫واألوراق‬‫املدير‬
‫لكل‬ ‫املعد‬ ‫الجدول‬ ‫حسب‬ ‫برتتيبها‬ ‫يقوم‬ ‫أن‬ ‫وعليه‬ ‫مهمته‬ ‫يف‬
.‫األمر‬ ‫لزم‬ ‫إذا‬ ‫مقابلة‬ ‫أو‬ ‫اجتمع‬ ‫لكل‬ ‫ملفا‬ ‫يخصص‬ ‫مقابلة‬

92. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
92
‫املدير‬ ‫سفريات‬ ‫تنظيم‬ :ً‫ا‬‫ثالث‬
8.‫غياب‬ ‫أثناء‬ ‫املكتب‬ ‫إدارة‬‫املدير‬:
‫إذا‬ ‫تتم‬ ‫لم‬ ‫التي‬ ‫املوضوعات‬ ‫بإنجاز‬ ‫يقوم‬‫بذلك‬ ‫كلف‬.
‫إذا‬ ‫بها‬ ‫القيام‬ ‫يستطيع‬ ‫التي‬ ‫األعمال‬ ‫بعض‬ ‫إقرار‬
‫اختصاصه‬ ‫ضمن‬ ‫كانت‬.
‫تحو‬‫حلها‬ ‫يستطيع‬ ‫ال‬ ‫التي‬ ‫األعمال‬ ‫يل‬‫إ‬‫ىل‬‫الجهات‬
‫املختصة‬.
‫يف‬ ‫بشأنها‬ ‫قرار‬ ‫يتخذ‬ ‫لم‬ ‫والتي‬ ‫الباقية‬ ‫األمور‬ ‫تجميع‬
‫مع‬ ‫للمتابعة‬ ‫خاص‬ ‫ملف‬.‫املدير‬
‫زاروا‬ ‫الذين‬ ‫واملراجعني‬ ‫الزوار‬ ‫بأسماء‬ ‫قائمة‬ ‫إعداد‬
‫غياب‬ ‫أثناء‬ ‫به‬ ‫اتصلوا‬ ‫أو‬ ‫املكتب‬‫املدير‬‫للعلم‬.
‫التقارير‬ ‫كتابة‬‫ل‬‫غياب‬ ‫أثناء‬ ‫جرت‬ ‫التي‬ ‫الهامة‬ ‫ألعمال‬
‫املدير‬‫بها‬ ‫تبليغه‬ ‫أو‬ ‫إليه‬ ‫عنها‬ ‫نسخ‬ ‫إرسال‬ ‫ويمكن‬
‫لزم‬ ‫إذا‬ ‫هاتفيا‬.
‫يقوم‬‫بإطالع‬‫املدير‬‫اتخذت‬ ‫التي‬ ‫الهامة‬ ‫األمور‬ ‫عىل‬‫يف‬
.‫غيابه‬

93. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
93
:‫النشاط‬ ‫اسم‬.‫ذهنية‬ ‫خريطة‬
: ‫النشاط‬ ‫من‬ ‫الهدف‬
.‫التدريبي‬ ‫لليوم‬ ‫ذهنية‬ ‫خريطة‬ ‫رسم‬ ‫مهارة‬ ‫املتدرب‬ ‫إكساب‬
.‫والعرض‬ ‫الجماعية‬ ‫املشاركة‬ ‫مهارتي‬ ‫املتدرب‬ ‫يكتسب‬ ‫أن‬
: ‫الوقت‬20‫دقيقة‬
‫خالل‬ ‫تناوله‬ ‫تم‬ ‫ما‬ ‫تلخص‬ ‫ذهنية‬ ‫خريطة‬ ‫برسم‬ ‫متدرب‬ ‫كل‬ ‫يقوم‬
.‫التدريبي‬ ‫اليوم‬
0

94. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
94
‫الرابع‬ ‫اليوم‬
‫نهاية‬

95. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
95
:‫السلوكي‬ ‫الهدف‬
‫إكساب‬‫املتدرب‬.‫تقنياته‬ ‫أهم‬ ‫عىل‬ ‫والتعرف‬ ‫املكتبي‬ ‫التصميم‬ ‫مهارات‬
‫م‬‫األوىل‬ ‫الجلسة‬‫راحة‬‫م‬‫الجلسة‬‫الثانية‬
1.‫املكتبية‬ ‫التقنيات‬
30‫دقيقة‬
2.‫املكتبي‬ ‫التصميم‬
‫الزمن‬2‫ساعة‬‫الزمن‬2.5‫ساعة‬
‫الخامسة‬ ‫التدريبية‬ ‫الوحدة‬:‫املكتبي‬ ‫التصميم‬ ‫مهارات‬

96. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
96
‫الخامسة‬ ‫الوحدة‬
‫مهارات‬‫المكتبي‬ ‫التصميم‬

97. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
97
‫الوحدة‬‫املكتبي‬ ‫التصميم‬ ‫مهارات‬ :‫الخامسة‬
‫املكتبية‬ ‫التقنيات‬
‫املكتبي‬ ‫التصميم‬

98. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
98
:ً‫ال‬‫أو‬‫املكتبية‬ ‫التقنيات‬
‫الحديثة‬ ‫املكتبية‬ ‫التقنيات‬:
‫الحد‬ ‫املكتب‬ ‫التقنيات‬ ‫دخلت‬‫تعد‬ ‫فلم‬ ‫املختلفة‬ ‫بأنواعها‬ ‫يث‬
‫اآل‬‫خدمة‬ ‫يف‬ ‫وحدها‬ ‫الكاتبة‬ ‫له‬‫استخدمت‬ ‫بل‬ ‫املكتبي‬ ‫العمل‬
ً‫ا‬‫أيض‬‫أ‬‫وآالت‬ ‫جهزة‬‫أ‬،‫ومتنوعة‬ ‫كثرية‬ ‫خرى‬‫كاألجهزة‬‫الهاتفية‬
‫وأجهزة‬ ،‫املنظمة‬ ‫داخل‬ ‫األوراق‬ ‫وتداول‬ ‫نقل‬ ‫وأجهزة‬ ‫والربقية‬
‫واآلالت‬ ،‫واألوراق‬ ‫املعلومات‬ ‫حفظ‬ ‫وأجهزة‬ ،‫والصادر‬ ‫الوارد‬
‫..الخ‬ ‫والتصوير‬ ‫االستنساخ‬ ‫وأجهزة‬ ،‫الحاسبة‬.
‫التجارية‬ ‫واملؤسسات‬ ‫الحكومية‬ ‫املنظمات‬ ‫من‬ ‫الكثري‬ ‫بدأت‬ ‫كما‬
‫الحديثة‬ ‫املكتبية‬ ‫األجهزة‬ ‫استخدام‬ ‫يف‬‫معالجة‬ ‫كأجهزة‬
‫يعتمد‬ً‫ا‬‫حديث‬ً‫ا‬‫مكتب‬ ‫يتصور‬ ‫احد‬ ‫يعد‬ ‫ولم‬ ،‫والبيانات‬ ‫الكلمات‬
،‫املكتبية‬ ‫وظائفه‬ ‫أداء‬ ‫يف‬ ‫التقليدية‬ ‫واألدوات‬ ‫الوسائل‬ ‫عىل‬
‫والتقنيات‬ ‫بالرسعه‬ ‫يتسم‬ً‫ا‬‫عرص‬ ‫نعيش‬ ‫وأننا‬ً‫ا‬‫خصوص‬
‫الحياة‬ ‫مناحي‬ ‫مختلف‬ ‫يف‬ ‫املعرفة‬ ‫وتزايد‬ ،‫الحديثة‬.
‫املكتبيون‬ ‫وينظر‬‫إ‬‫املكت‬ ‫التقنيات‬ ‫ىل‬‫مهم‬ ‫كعنرص‬ ‫بية‬ً‫ا‬‫جد‬
‫املوظفني‬ ‫مع‬ ‫يكون‬.

99. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
99
‫املكتبية‬ ‫التقنيات‬ :ً‫ال‬‫أو‬
‫املكتبية‬ ‫التقنيات‬ ‫فوائد‬:
‫األ‬ ‫إنجاز‬ ‫رسعة‬‫املكتبية‬ ‫عمال‬‫األ‬ً‫ا‬‫خصوص‬ ،‫عمال‬
‫واحد‬ ‫وترية‬ ‫عىل‬ ‫تتكرر‬ ‫التي‬ ‫الروتينية‬،‫باستمرار‬ ‫ة‬
‫األ‬ ‫بهذه‬ ‫اآلله‬ ‫وتقوم‬‫تفوق‬ ‫برسعة‬ ‫عمال‬‫رسعة‬ً‫ا‬‫كثري‬
‫ال‬‫نسان‬.
‫انعدام‬ ‫حد‬ ‫تصل‬ ‫لدرجة‬ ،‫العمل‬ ‫وإتقان‬ ‫األداء‬ ‫دقة‬
‫بالنسبة‬ ‫الحال‬ ‫بعكس‬ ،‫املواد‬ ‫يف‬ ‫التلفيات‬ ‫أو‬ ‫الخطأ‬
‫لإلنسا‬‫الحال‬ ‫بطبيعة‬ ‫يتعرض‬ ‫الذي‬ ‫ن‬‫إ‬‫الرهاق‬ ‫ىل‬
‫أدائه‬ ‫دقة‬ ‫فتنخفض‬ ‫والتعب‬‫وإتقانه‬‫وتكثر‬ ‫لألعمال‬
‫التلفيات‬ ‫لكثرة‬ ‫نتيجة‬ ‫التكلفة‬ ‫زيادة‬ ‫وبالتايل‬ ‫أخطاؤه‬
‫ا‬‫لحاصلة‬.
‫اختيار‬ ‫أحسن‬ ‫ما‬ ‫اذا‬ ‫معتربة‬ ‫اقتصادية‬ ‫وفورات‬ ‫تحقيق‬
‫استخدامها‬ ‫وأحسن‬ ‫اآلالت‬.

100. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
100
‫املكتبية‬ ‫التقنيات‬ :ً‫ال‬‫أو‬
‫حيث‬ ،‫املتواصل‬ ‫للعمل‬ ‫التحمل‬ ‫قوة‬‫عن‬ ‫اآلالت‬ ‫تمتاز‬
‫ال‬‫والعم‬ ‫التحمل‬ ‫بقوة‬ ‫نسان‬‫متواصلة‬ ‫طويلة‬ ‫لساعات‬ ‫ل‬
‫تعب‬ ‫دون‬‫أ‬‫و‬‫ملل‬.
‫واملكتبية‬ ‫الدارية‬ ‫االتصاالت‬ ‫أساليب‬ ‫تحسني‬‫فبالضافة‬ ،
‫إ‬‫يف‬ ‫والدقة‬ ‫الرسعة‬ ‫ىل‬‫أ‬‫املكتبية‬ ‫اآلالت‬ ‫فإن‬ ،‫العمل‬ ‫داء‬
‫التلف‬ ‫من‬ ‫املعلومات‬ ‫أوعية‬ ‫سالمة‬ ‫عىل‬ ‫املحافظة‬ ‫تضمن‬
‫والضياع‬ ‫والعبث‬.

101. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
101
:‫النشاط‬ ‫اسم‬.‫القصص‬ ‫رسد‬
: ‫النشاط‬ ‫من‬ ‫الهدف‬
.‫املتدربني‬ ‫بني‬ ‫الجليدية‬ ‫الحواجز‬ ‫كرس‬
‫امل‬ ‫يكتسب‬ ‫أن‬.‫الذهني‬ ‫والعصف‬ ‫البديهة‬ ‫رسعة‬ ‫مهارتي‬ ‫تدرب‬
‫جماعي‬ :‫نشاط‬: ‫الوقت‬10‫دقائق‬
.‫دائرة‬ ‫شكل‬ ‫عىل‬ ‫الجلوس‬
.‫األعني‬ ‫إغماض‬
‫كلمة‬ ‫بذكر‬ ‫وذلك‬ ‫القصة‬ ‫برسد‬ )‫األول‬ ‫(املشارك‬ ‫يبدأ‬.‫يتوقف‬ ‫ثم‬ ‫جملة‬ ‫أو‬
.‫وهكذا‬ ... ‫كلمات‬ ‫من‬ً‫ا‬‫مناسب‬ ‫يراه‬ ‫بما‬ ‫القصة‬ ‫بإكمال‬ ‫يليه‬ ‫الذي‬ ‫الشخص‬ ‫يقوم‬
.‫األول‬ ‫الشخص‬ ‫رسده‬ ‫بدأ‬ ‫ما‬ ‫بإنهاء‬ ‫يقوم‬ ‫شخص‬ ‫آخر‬ ‫حتى‬
0

102. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
102
‫يكون‬ ‫أن‬ ‫يف‬ ‫يكمن‬ ‫الحياة‬ ‫يف‬ ‫النجاح‬ ‫رس‬ ‫"إن‬‫النسان‬...
‫له‬ ‫تسنح‬ ‫عندما‬ ‫الفرصة‬ ‫يغتنم‬ ‫ألن‬ً‫ا‬‫مستعد‬"
‫بنيامني‬‫درازئييل‬

103. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
103
‫املكتبي‬ ‫التصميم‬ :ً‫ا‬‫ثاني‬
:‫الحديث‬ ‫املكتب‬ ‫تصميم‬
‫أن‬ ‫يجب‬‫يشمل‬:‫اآلتي‬ ‫عىل‬ ‫الحديث‬ ‫املكتب‬ ‫تصميم‬
‫الداخلية‬ ‫الحوائط‬ ‫استبعاد‬‫عنها‬ ‫واالستعاضة‬ ‫املكتب‬ ‫يف‬
‫بالفواصل‬.‫املتحركة‬
‫حركة‬ ‫مع‬ ‫تناسق‬ ‫يف‬ ‫للموظفني‬ ‫املكاتب‬ ‫ترتيب‬ ‫تصميم‬
.‫العمل‬ ‫تدفق‬
‫املشرتك‬ ‫والرتفيه‬ ‫للراحة‬ ‫مناطق‬ ‫إيجاد‬
‫استقبال‬ /‫صالونات‬ /‫(بوفيهات/اسرتاحات‬..……)‫الخ‬
.‫العلم‬ ‫مناطق‬ ‫من‬ ‫العنارص‬ ‫هذه‬ ‫واستبعاد‬
:‫املكان‬ ‫تحليل‬ ‫خطة‬
‫التنظيمي‬ ‫الهيكل‬ ‫يف‬ ‫والضافات‬ ‫التغريات‬ ‫وتحديد‬ ‫حرص‬
.‫للمنشأة‬
.‫املنشأة‬ ‫يف‬ ‫العاملة‬ ‫القوة‬ ‫حجم‬ ‫تحديد‬
‫ومساحات‬ ‫املستخدمة‬ ‫املكاتب‬ ‫وأحجام‬ ‫أعداد‬ ‫حرص‬
.‫املنشأة‬ ‫مقر‬ ‫يف‬ ‫الفعلية‬ ‫العمل‬ ‫مناطق‬

104. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
104
‫املكتبي‬ ‫التصميم‬ :ً‫ا‬‫ثاني‬
‫وأنواع‬ ‫وارتفاعها‬ ‫األثاث‬ ‫أحجام‬ ‫يف‬ ‫التناسق‬ ‫مدى‬ ‫تحديد‬
‫األرض‬ ‫أغطية‬‫والستائر‬ )‫(السجاد/املوكيت‬ ‫املستخدمة‬
.……….‫الخ‬
‫املوظفني‬ ‫مكاتب‬ ‫عىل‬ ‫حاليا‬ ‫املتاحة‬ ‫املساحات‬ ‫توزيع‬
‫تشغل‬ ‫التي‬ ‫املوظفني‬ ‫نسبة‬ ‫لتحديد‬ ‫القائم‬ ‫للتوزيع‬ ‫طبقا‬
‫توزيع‬ ‫يف‬ ‫توازن‬ ‫هناك‬ ‫كان‬ ‫وإذا‬ ‫املساحة‬ ‫من‬ ‫نسبة‬ ‫أكثر‬
.‫ال‬ ‫أم‬ ‫املوظفني‬ ‫عىل‬ ‫املساحة‬
‫كمكاتب‬ ‫املستقلة‬ ‫الغرف‬ ‫استخدام‬ ‫مدى‬‫للمديرين‬
‫واملسئولني‬‫استخدام‬ ‫هو‬ ‫الحديث‬ ‫االتجاه‬ ‫بأن‬ ‫(علما‬
.)‫مغلقة‬ ‫غرف‬ ‫وليس‬ ‫مفتوحة‬ ‫مكاتب‬
‫ودواليب‬ ‫والشانونات‬ ‫املكاتب‬ ‫أدراج‬ ‫ملحتويات‬ ‫مراجعة‬
‫األغراض‬ ‫يف‬ ‫فعال‬ ‫استخدامها‬ ‫من‬ ‫للتأكد‬ ‫املستندات‬ ‫حفظ‬
‫املبنى‬ ‫يف‬ ‫كبرية‬ ‫مساحات‬ ‫إهدار‬ ‫وعدم‬ ،‫لها‬ ‫املخصصة‬
.‫حقيقية‬ ‫فائدة‬ ‫دون‬

105. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
105
‫املكتبي‬ ‫التصميم‬ :ً‫ا‬‫ثاني‬
:‫املكتب‬ ‫تصميم‬ ‫يف‬ ‫األساسية‬ ‫املعايري‬
‫والرشوط‬ ‫للمعايري‬ ‫طبقا‬ ‫الحديث‬ ‫املكتب‬ ‫يصمم‬ ‫أن‬ ‫يجب‬
:‫اآلتية‬
‫نطاق‬ ‫خارج‬ ‫للسكرتارية‬ ‫مفتوحة‬ ‫أماكن‬ ‫تخصص‬
.‫للمديرين‬ ‫املخصصة‬ ‫الغرف‬
‫يمكن‬ ‫ما‬ ‫أقل‬ ‫للمديرين‬ ‫املخصصة‬ ‫الغرف‬ ‫عدد‬ ‫يكون‬
.‫الكلية‬ ‫للمساحة‬ ‫بالنسبة‬
‫لتمييز‬ ‫املكاتب‬ ‫من‬ ‫مختلفة‬ ‫وأشكال‬ ‫أحجام‬ ‫تستخدم‬
.‫مستوياتهم‬ ‫حسب‬ ‫املديرين‬
.‫الفنيني‬ ‫مجموعات‬ ‫لعزل‬ ‫متحركة‬ ‫فواصل‬ ‫استخدام‬

106. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
106
‫املكتبي‬ ‫التصميم‬ :ً‫ا‬‫ثاني‬
:‫املناسب‬ ‫األثاث‬ ‫باختيار‬ ‫الخاصة‬ ‫املعايري‬
‫ومراعاة‬ ‫املتوافرة‬ ‫املساحة‬ ‫مع‬ ‫األثاث‬ ‫حجم‬ ‫تناسب‬
.‫املناسبة‬ ‫الفراغات‬
‫ومراعاة‬ ‫والكرايس‬ ‫واملكاتب‬ ‫األثاث‬ ‫شكل‬ ‫تناسب‬
.‫األلوان‬ ‫انسجام‬
‫والسكرتري‬ ‫للمدير‬ ‫األدبية‬ ‫املكانة‬ ‫مع‬ ‫األثاث‬ ‫تناسب‬
‫تصميم‬ ‫عند‬ ‫الزائرين‬ ‫عدد‬ ‫ومراعاة‬ ‫واملوظفني‬
.‫االسرتاحات‬
‫لل‬ ‫القابل‬ ‫األثاث‬ ‫يستخدم‬ ‫أن‬ ‫يجب‬‫عجل‬ ‫عىل‬ ‫تحريك‬
‫حجم‬ ‫نمو‬ ‫ضوء‬ ‫يف‬ ‫املناسب‬ ‫التصميم‬ ‫تغيري‬ ‫لسهولة‬
.‫األثاث‬ ‫استبدال‬ ‫وعند‬ ،‫أسلوبه‬ ‫تغيري‬ ‫أو‬ ‫العمل‬
.‫الظهر‬ ‫آالم‬ ‫من‬ ‫للوقاية‬ ‫الصحية‬ ‫الكرايس‬ ‫اختيار‬
‫خاصة‬ ‫بصفة‬ ‫السكرتارية‬ ‫مكاتب‬ ‫ووظيفة‬ ‫شكل‬ ‫مراعاة‬
‫املواد‬ ‫ض‬ ‫يف‬ ‫الحفظ‬ ‫ودواليب‬ ‫والشانونات‬‫واألوراق‬
‫حفظها‬ ‫املراد‬ ‫وامللفات‬.

107. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
107
:‫النشاط‬ ‫اسم‬.‫تطبيقات‬
: ‫النشاط‬ ‫من‬ ‫الهدف‬
‫مهارات‬ ‫املتدرب‬ ‫يكتسب‬ ‫أن‬‫املكتبي‬ ‫التصميم‬.
‫امل‬ ‫يكتسب‬ ‫أن‬.‫والعرض‬ ‫الجماعية‬ ‫املشاركة‬ ‫مهارتي‬ ‫تدرب‬
: ‫الوقت‬20‫دقيقة‬
:‫ييل‬ ‫ما‬ ‫بمناقشة‬ ‫قم‬ ‫مجموعتك‬ ‫مع‬ ‫بالتعاون‬ ...‫املتدرب‬ ‫عزيزي‬
1.‫فوائده؟‬ ‫هي‬ ‫وما‬ ‫املكتب؟‬ ‫تصميم‬ ‫يعني‬ ‫ماذا‬
2.‫املفتوح‬ ‫(املكتب‬ ‫من‬ ‫كل‬ ‫وعيوب‬ ‫مزايا‬ ‫اذكر‬–.)‫املغلق‬ ‫واملكتب‬
3..‫املدير‬ ‫ملكتب‬ ‫والبداعية‬ ‫املميزة‬ ‫التصميمات‬ ‫بعض‬ ‫اقرتح‬
0

108. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
108
:‫النشاط‬ ‫اسم‬.‫الفائدة‬ ‫تدوير‬
: ‫النشاط‬ ‫من‬ ‫الهدف‬
.‫الربنامج‬ ‫من‬ ‫املستفادة‬ ‫املعلومات‬ ‫يف‬ ‫الخربات‬ ‫تبادل‬
.‫والعرض‬ ‫الجماعية‬ ‫املشاركة‬ ‫مهارتي‬ ‫املتدرب‬ ‫يكتسب‬ ‫أن‬
: ‫الوقت‬20‫دقيقة‬
.‫واحدة‬ ‫بطاقة‬ ‫متدرب‬ ‫لكل‬ ،‫املتدربني‬ ‫عىل‬ ‫بطاقات‬ ‫توزيع‬ ‫يتم‬
‫هذه‬ ‫ربط‬ ‫مع‬ ‫الربنامج‬ ‫من‬ ‫استقادها‬ ‫فائدة‬ ‫أهم‬ ‫بكتابة‬ ‫متدرب‬ ‫كل‬ ‫يقوم‬
.‫العميل‬ ‫التطبيق‬ ‫بمهارة‬ ‫الفائدة‬
0

109. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
109
‫الخامس‬ ‫اليوم‬
‫نهاية‬

110. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
110
...‫املتدرب‬ ‫عزيزي‬ً‫ا‬‫وأخري‬‫بمثابة‬ ‫يعترب‬ ‫السكرتري‬ ‫أن‬ ‫نجد‬
‫من‬ ‫حال‬ ‫بأي‬ ‫عنه‬ ‫االستغناء‬ ‫يمكن‬ ‫وال‬ ‫املنشأة‬ ‫يف‬ ‫مهم‬ ‫عنرص‬
‫أن‬ ‫يمكن‬ ‫وال‬ ،‫األحوال‬‫نتصور‬‫يف‬ ‫املديرون‬ ‫يعمله‬ ‫أن‬ ‫يمكن‬ ‫ما‬
‫غياب‬ ‫حالة‬ ‫يف‬ ‫املنشآت‬،‫السكرتري‬‫املديرون‬ ‫سيقيض‬ ‫بالتأكيد‬
‫لديهم‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫دون‬ ‫روتينية‬ ‫أعمال‬ ‫أداء‬ ‫يف‬ ً‫ال‬‫طوي‬ً‫ا‬‫وقت‬
‫الهامة‬ ‫الرئيسية‬ ‫واألعمال‬ ‫املهام‬ ‫ألداء‬ ‫الكايف‬ ‫الوقت‬.
: ‫إعداد‬

111. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
111
01‫دليل‬‫البرنامج‬‫التدريبي‬2
02‫محتوى‬‫البرنامج‬3
03‫بطاقة‬‫التعارف‬6
04‫نظام‬‫البرنامج‬‫التدريبي‬7
05‫اإلرشادات‬8
06‫الوحدات‬ ‫دليل‬9
07‫السكرتارية‬ ‫في‬ ‫مدخل‬ :‫األولى‬ ‫الوحدة‬11
08‫المكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬ ‫مفهوم‬14
09‫السكرتارية‬ ‫أهمية‬16
10‫السكرتا‬ ‫أنواع‬‫رية‬20
11‫الوحدة‬‫الثانية‬:‫الناجح‬ ‫السكرتير‬ ‫وصفات‬ ‫مهام‬29
12‫السكرتير‬ ‫وواجبات‬ ‫مهام‬31
13‫والكاريزما‬ ‫الناجح‬ ‫السكرتير‬ ‫في‬ ‫تتوفر‬ ‫أن‬ ‫يجب‬ ‫التي‬ ‫الصفات‬33
14‫اإلنسانية‬ ‫العالقات‬38
15‫السكرتارية‬ ‫المهارات‬43
16‫الوحدة‬‫الثالثة‬:‫التنفيذية‬ ‫السكرتارية‬ ‫أساسيات‬47
17‫ومعالجتها‬ ‫واإلدارية‬ ‫الهاتفية‬ ‫االتصاالت‬49
18‫الكتابية‬ ‫المراسالت‬53
19‫التقارير‬62
20‫(تصنيف‬ ‫المحفوظات‬-‫ترميز‬-)‫فهرسة‬69
21‫الوحدة‬‫الرابعة‬:‫التنفيذية‬ ‫السكرتارية‬ ‫مهارات‬77
22‫االجتماعات‬ ‫تنظيم‬79
23‫والزوار‬ ‫للمدير‬ ‫المقابالت‬ ‫تنظيم‬82
24‫المدير‬ ‫سفريات‬ ‫تنظيم‬89
25‫الوحدة‬‫الخامسة‬:‫ال‬ ‫التصميم‬ ‫مهارات‬‫مكتبي‬96
26‫المكتبية‬ ‫التقنيات‬98
27‫المكتبي‬ ‫التصميم‬103
28‫الخاتمة‬110
!‫الحديثة‬ ‫التنفيذية‬ ‫السكرتارية‬–/ ‫إعداد‬

112. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
112
‫واألبحاث‬ ‫الكتب‬:
.‫املتخصصة‬ ‫السكرتارية‬ ، ‫شحادة‬ ‫نظمي‬ ‫كتاب‬
.‫الحديثة‬ ‫املكاتب‬ ‫سكرتارية‬ ، ‫بدر‬ ‫سيد‬ ‫كتاب‬
‫محـمد‬ ‫جالل‬ .‫د‬ ‫كتاب‬.‫املختلفة‬ ‫مجاالتها‬ ‫يف‬ ‫الحديثة‬ ‫السكرتارية‬ ، ‫بكري‬
‫عبد‬ ‫بن‬ ‫سعود‬ ‫بن‬ ‫فهد‬ ،‫العثيمني‬( ‫العزيز‬1414،‫أهميتها‬ ،‫"ماهيتها‬ ‫الدارية‬ ‫االتصاالت‬ ،)‫هـ‬
.‫الرياض‬ ،‫املحدودة‬ ‫الذهبية‬ ‫الصفحات‬ ‫رشكة‬ ‫مطابع‬ ،"‫أساليبها‬
،"‫التقارير‬ ‫وكتابة‬ ‫"إعداد‬ .‫عمر‬ ،‫أحمد‬2004‫م‬.
‫للتنمية‬ ‫الوطني‬ ‫املركز‬‫املنظمات‬ ‫كوادر‬ ‫لرشاد‬ ‫الناجحة‬ ‫التقارير‬ ‫إعداد‬ ‫"دليل‬ .‫املستدامة‬
‫يف‬ ‫الفلسطينية‬ ‫األهلية‬،" ‫جنني‬ ‫محافظة‬2009‫م‬
،"‫الدارية‬ ‫التقارير‬ ‫وكتابة‬ ‫"إعداد‬ ‫البحوث‬ ‫ملنح‬ ‫العامة‬ ‫الدارة‬1431‫هـ‬.
‫واملجموعات‬ ‫الحكومية‬ ‫غري‬ ‫املؤسسات‬ ‫قدرات‬ ‫تطوير‬ ‫برنامج‬-‫التقارير‬ ‫وإعداد‬ ‫"كتابة‬ ‫اليمن‬
،"‫الدارية‬2009.
( ‫كيت‬ ،‫كينان‬1996‫الدار‬ ،"‫والربمجة‬ ‫التعريب‬ ‫مركز‬ ‫"ترجمة‬ ‫االجتماعات‬ ‫إدارة‬ ‫قواعد‬ ،)‫م‬
.‫لبنان‬ ،‫األوىل‬ ‫الطبعة‬ ،‫للعلوم‬ ‫العربية‬
."‫االجتماعات‬ ‫إدارة‬ ‫"برنامج‬ ،‫حسني‬ ‫دياب‬ ‫الفتاح‬ ‫عبد‬ /‫أ.د‬
‫محمد‬ .‫ديماس‬–"‫دبلوماسية‬‫والقناع‬ ‫الحوار‬"-2004.
‫ويليام‬‫ج‬.‫ماكوالف‬،"‫فن‬‫التحدث‬‫والقناع‬"،‫ترجمة‬‫وفيق‬‫مازن‬،‫دار‬‫املعارف‬،‫القاهرة‬،
‫ط‬2.
.‫نرص‬ ‫محمد‬ ‫حسني‬ .‫د‬ ،)‫والوسائل‬ ‫(املداخل‬ ،"‫الجماهريي‬ ‫االتصال‬ ‫يف‬ ‫"مقدمة‬
،"‫الداري‬ ‫والتواصل‬ ‫والتفاوض‬ ‫املقابالت‬ ‫إدارة‬ ‫"دليل‬ ،‫مرعي‬ ‫محمد‬2000.

113. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
113
‫اللكرتونية‬ ‫املواقع‬:
Procedures.html-science.com/2013/10/Secretarial-https://www.ar
https://kenanaonline.com/users/ahmedkordy/posts/670830
https://www.almrsal.com/post/420022
topic-http://17february.ahlamontada.com/t27
https://www.almrsal.com/post/420022
-office-and-secretarial-http://www.abahe.co.uk/executive
secretaries.html-of-types-enc/63201-nagementma
-office-and-secretarial-http://www.abahe.co.uk/executive
relations.html-public-and-tarysecre-enc/63197-management
topic-http://17february.ahlamontada.com/t27
-office-and-secretarial-http://www.abahe.co.uk/executive
manager.html-the-for-arrangements-travel-enc/63203-management

114. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
114
ً‫ا‬‫أساس‬ ‫اتخاذه‬ ‫عىل‬ ‫يشجعنا‬ ‫االستبيان‬ ‫هذا‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫ودقة‬ ‫بتجرد‬ ‫رأيك‬ ‫إبداء‬ ‫إن‬
‫إىل‬ ‫وإرساله‬ ‫حقوله‬ ‫بملء‬ً‫ا‬‫مشكور‬ ‫فتفضل‬ ، ‫املستقبلية‬ ‫التطويرية‬ ‫لإلجراءات‬
‫مركز‬‫ال‬.‫تدريب‬
‫م‬
‫العبارة‬
‫الشكل‬ ‫حيث‬ ‫من‬ ‫العبارة‬ : ً‫ال‬‫أو‬
‫جيد‬
‫متوسط‬
‫ضعيف‬
)‫(ضعيف‬ ‫اختيار‬ ‫عند‬
‫يف‬ ‫الخلل‬ ‫موضع‬ ‫إىل‬ ‫يشار‬
‫هذه‬‫املساحة‬
1‫الحقيبة‬ ‫عنوان‬
2‫الحقيبة‬ ‫تصميم‬
3‫الحقيبة‬ ‫طباعة‬
4‫املستخدمة‬ ‫اللغة‬
5‫الفهرسة‬
6‫العلمية‬ ‫املادة‬ ‫تبويب‬
7‫والجداول‬ ‫الرسومات‬
8‫املستخدم‬ ‫إرشادات‬
‫املحتوى‬ ‫حيث‬ ‫من‬ ‫الحقيبة‬ :ً‫ا‬‫ثاني‬
1‫صياغتها‬ ‫ودقة‬ ‫األهداف‬

115. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
115
2‫للمفاهيم‬ ‫شموليتها‬
‫واملهارات‬
3‫تسلسلها‬ ‫منطقية‬
4‫املدربني‬ ‫لحاجة‬ ‫مناسبتها‬
5‫من‬ ‫وخلوها‬ ‫العلمية‬ ‫املادة‬
‫األخطاء‬
6‫العلمية‬ ‫املادة‬ ‫توثيق‬
7‫النشاطات‬ ‫تنوع‬ ‫مدى‬
8‫النشاطات‬ ‫تحقيق‬ ‫مدى‬
‫لألهداف‬
9‫التقويم‬ ‫أساليب‬ ‫مناسبة‬
10‫تنفيذ‬ ‫مدة‬‫الربنامج‬
11‫املراجع‬ ‫كفاية‬