Downloaded 32 times
PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK & BERBASIS TIK.ppt
- 1. Pengelolaan Arsip Elektronik dan BerbasisTIK Oleh Lili Hudiyanto Arsip Nasional Republik Indonesia
- 2. Sudahkah Kita MenggunakanArsip Elektronik
- 3. Arsip adalah rekamankegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Undang-Undang Tentang Kearsipan No. 43 Tahun 2009 Pasal 1
- 4. Dokumen Elektronik adalahsetiap informasi elektronik yang dibuat, diteruskan,dikirimkan, diterima atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui komputer atau sistem elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar,peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses simbol yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 Pasal 1 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik
- 5. TREN TEKNOLOGI 1) Mainframe (1970-andan 1980-an) 2) Personal Computer ( PC ) 1980-an 3) Client/Server ( LAN ) (pertengahan 1980-an) 4) Internet (akhir 1980-an) 5) Cloud Computing (akhir abad ke-20)
- 6.
- 7. FAKTA SAAT INI •Dalam satu menit, Google menerima 2 juta queries. Kalau satu jam berarti ada 120 juta queries. Kalau satu hari satu malam berarti ada = 2,8 milyar pencarian. • Dalam satu menit, jumlah total email yang terkirim = 204 juta email • Dalam satu menit, uang yang dibelanjakan untiuk online shopping = Rp 3 milyar. Jadi dalam satu hari satu malam = Rp 4,3 triliun. • Dalam satu menit, update status di Facebook berjumah 600 ribu. Dlm satu hari artinya ada = 864 juta update status. • Dalam satu menit, ada 571 website baru muncul. Dalam sehari semalam artinya ada 822 ribu lebih web baru muncul.
- 8. Ledakan data digitalyang begitu masif ini membuat salah satu pakar ekonomi digital menyebut : “Seluruh data digital yang ada sejak tahun 1953 sd 2003 (50 tahun lamanya) kini bisa diproduksi hanya dalam dua hari.”
- 9. Mengapa komputer dipakai? Andal, terutama untuk proses yang berulang-ulang Ketepatan Daya tampung data yang besar Kecepatan
- 10. PENGGUNAAN KOMPUTER PengolahanData Pengolahan Kata Komunikasi Proses Kontrol Pengembangan Iptek
- 11. 1. Undang-Undang Nomor43 Tahun 2009 tentang Kearsipan 2. Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU No 43/2009 3. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik 4. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik
- 12. MODEL PENGELOLAAN ARSIP BERBASISTEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI PROSES KEGIATAN ELEKTRONIK dilakukan secara MANUAL MANUAL & ELEKTRONIK menghasilkan ARSIP NON-ELEKTRONIK ARSIP ELEKTRONIK SISTEM PENGELOLAAN ARSIP MANUAL SISTEM PENGELOLAAN ARSIP “HIBRIDA” SISTEM PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK
- 13.
- 14. KARAKTERISTIK ARSIP ELEKTRONIK NOKARAKTERISTIK ARSIP TRADISIONAL ARSIP ELEKTRONIK 1 Perekaman & simbol yang digunakan Isi direkam pada suatu media (kertas, dll.) dan menggunakan simbol- simbol (alphabet, gambar-gambar, dll.) yang dapat secara langsung dibaca oleh manusia. Isi direkam pada suatu media dan tidak dapat secara langsung diakses (dibaca) oleh manusia karena direpresentasikan oleh simbol (binary digits) yang harus diterjemahkan terlebih dahulu oleh mesin untuk bisa dibaca oleh manusia. A = 01000001
- 15. NO KARAKTERISTIK ARSIPTRADISIONAL ARSIP ELEKTRONIK 2 Hubungan antara isi dan media Isi yang terekam pada suatu media (seperti selembar kertas) tidak dapat dipisahkan dari medianya. Isi yang terekam pada suatu media (seperti sebuah disket) dapat dipisahkan dari medianya.
- 16. NO KARAKTERISTIK ARSIPTRADISIONAL ARSIP ELEKTRONIK 3 Karakteristik struktur fisik dan logik Struktur fisik dapat terlihat langsung oleh pengguna. Struktur tersebut merupakan bagian integral dari suatu dokumen dan merupakan satu kriteria utama untuk pemeriksaan otentisitasnya. Struktur fisik tidak dapat langsung terlihat, dan biasanya tidak diketahui oleh pengguna awam. Setiap kali arsip tersebut dipindahkan ke sarana lainnya, struktur fisiknya dapat berubah. Pengguna akan selalu memerlukan suatu sistem komputer yang mampu untuk “membaca” struktur fisik tersebut.
- 17. NO KARAKTERISTIK ARSIPTRADISIONAL ARSIP ELEKTRONIK 4 Metadata Metadata membentuk hubungan antara suatu arsip dengan konteks fungsional dan administratifnya Selain konteks fungsional dan administratif, metadata arsip elektronik juga menunjukkan bagaimana informasi direkam/dibuat.
- 18. NO KARAKTERISTIK ARSIPTRADISIONAL ARSIP ELEKTRONIK 5 Identifikasi arsip Dapat dilakukan dengan melihat fisik arsip secara langsung. Tidak dapat diidentifikasi dengan cara melihat entitas fisiknya, melainkan dari suatu entitas logik yang merupakan hasil dan yang memberikan bukti dari suatu aktivitas atau transaksi.
- 19. NO KARAKTERISTIK ARSIPTRADISIONAL ARSIP ELEKTRONIK 6 Pelestarian arsip Pelestarian arsip tradisional berarti menyimpan fisik unit arsip (lembaran kertas, dsb.) dengan kondisi yang sebaik mungkin untuk menghindari kerusakan dan untuk memperbaiki kerusakan bilamana terjadi. Media penyimpanan harus disimpan dalam kondisi sebaik mungkin. Namun bagaimanapun juga, dalam kaitannya dengan media, arsip elektronik akan tetap terancam keberadaanya dalam jangka waktu yang tidak begitu lama. Selain itu, karena perkembangan teknologi informasi yang cepat, banyak sistem komputer yang menjadi usang dalam jangka waktu yang relatif lebih singkat.
- 20. Komunikasi/ Diseminasi Penciptaan Penilaian Cara Penyimpanan Media Penyimpanan Akses Preservasi Pemindahan/ Transfer DAMPAK TEKNOLOGI INFORMASI DANKOMUNIKASI ( TIK ) TERHADAP MANAJEMEN ARSIP
- 21. KEUNTUNGAN DALAM PENYIMPANANARSIP • Perpindahan dari repositori fisik ke repositori virtual • Dari gedung ke server • Perpindahan dari media penyimpanan kertas ke media penyimpanan yang tidak stabil (Disket, USB flash, hard disk, optical disc, CD, DVD, dll.)
- 22. KEUNTUNGAN DALAM AKSESARSIP • Penemuan kembali yang efisien • Kontrol akses • Akses jarak jauh • On-line Finding Aid
- 23. MANFAAT PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK 1.Penanganan arsip dinamis dan arsip statis dapat dikelola dari awal perencanaan/pembuatan naskah/dokumen. 2. Memenuhi tuntutan pimpinan akan kecepatan dan ketepatan proses kerja. 3. Memudahkan aksesibilitas dan menjamin akuntabilitas. 4. Menuju paperless society dan menghemat ruangan/sarana prasarana (dari gedung ke server). 5. Meningkatkan pelayanan publik.
- 24. 6. Menempatkan arsiparissecara proporsional dalam kegiatan pemerintahan dan pembangunan. 7. Mendukung pembangunan information society dan dengan demikian bidang spesialis informasi (information specialist), termasuk arsiparis di dalamnya, akan berkembang. 8. Manajemen pengawasan akan lebih mudah, cepat dan lebih akuntabel menuju good governance. MANFAAT PENGELOLAAN ARSIP ELKTRONIK
- 25. a. Terkelolanya arsipdinamis secara efektif dan efisien; b. Tersedianya akses arsip secara cepat, tepat, mudah dan murah; c. Terwujudnya khasanah arsip statis penyelenggaraan negara yang lengkap, otentik dan reliabel; d. Terkelolanya arsip statis secara efektif dan efisien; e. Terwujudnya penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan standar kearsipan (nasional dan internasional) serta terwujudnya pelayanan publik dan meningkatnya apresiasi masyarakat terhadap manfaat dan pentingnya arsip baik sebagai dukungan bagi manajemen, bukti akuntabilitas dan sumber informasi. SASARAN PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK
- 26. INSTRUMEN YANG DIGUNAKAN DALAMMANAJEMEN ARSIP DINAMIS A. INSTRUMEN PRINSIP: 1) Tata Naskah Dinas 2) Klasifikasi Arsip 3) Jadwal Retensi Arsip 4) Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip B. INSTRUMEN TAMBAHAN KHUSUS: 1) Thesaurus 2) Glosari Istilah atau Sarana Kontrol Kosa Kata Lainnya C. INSTRUMEN TAMBAHAN UMUM: 1) Analisis Kerangka Kerja Regulasi 2) Analisis Resiko ‘Bisnis’ 3) Aturan Pendelegasian 4) Daftar Pegawai dan Perijinan Pengguna Sistem
- 27. POLA KERJA ADMINISTRASI SECARAMANUAL Pegawai/unit kerja bekerja secara manual, belum menggunakan komputer, dan menyimpan arsip bermediakan kertas secara sendiri- sendiri.
- 28. PEMANFAATAN KOMPUTER DANLOCAL AREA NETWORK ( LAN ) UNTUK KEPERLUAN ADMINISTRASI SECARA UMUM Komputer sudah dipergunakan baik secara “stand-alone” ataupun dalam sebuah jaringan, namun belum sampai pada penggunaan secara sistematis sebagai sarana penciptaan dan pengelolaan arsip. Arsip bermediakan kertas ataupun dalam format elektronik masih dikelola oleh masing-masing pegawai/unit kerja. SERVER
- 29. PEMANFAATAN “LAN” UNTUKPENERAPAN SISTEM PENGELOLAAN ARSIP ELETRONIK SERVER Komputer sudah digunakan sebagai sarana penciptaan dan pengelolaan arsip dalam berbagai format, termasuk arsip elektronik. Arsip dikelola secara sistematik, sebagai “aset instansi”, tidak lagi sebagai “milik” pegawai/unit kerja.
- 30. PERMASALAHAN ARSIP ELEKTRONIK Keberadaanarsip elektronik sangat tergantung pada lingkungan elektroniknya Keusangan teknologi ( perangkat lunak & keras ) Mudah dimanipulasi dan rusak Pengaksesan dan pengkopian yang cenderung tidak bisa sepenuhnya dikontrol Sangat sulit untuk menjaga reliabilitas dan autentisitas arsip elektronik
- 31. METODE PENYIMPANAN ARSIP ELEKTRONIK 1.ONLINE – penyimpanan arsip pada perangkat penyimpanan yang dapat ditemubalik dan diakses secara cepat. Umumnya arsip yang disimpan secara online adalah arsip aktif. Contoh: penyimpanan pada harddisk server. 2. OFFLINE – penyimpanan arsip pada perangkat penyimpanan yang tidak dapat secara langsung diakses melalui jaringan komputer dan membutuhkan campur tangan manusia agar bisa diakses. Umumnya arsip yang disimpan secara offline adalah arsip inaktif. Penyimpanan offline biasanya menggunakan media simpan digital removable. Contoh: penyimpanan pada CD atau DVD. 3. NEARLINE – penyimpanan arsip pada media simpan digital removable namun dapat diakses secara cepat melalui sistem terotomasi yang terhubung ke jaringan komputer. Dengan demikian tidak diperlukan campur tangan manusia agar arsip bisa diakses. Contoh: penyimpanan pada sistem CD jukebox atau magnetic tape silo.
- 32. MUSIBAH YANG MENGANCAM KEBERADAANARSIP ELEKTRONIK • Bencana alam; gempa, banjir, badai, dll. • Kerusakan bangunan; kebocoran atap, kabel listrik yang buruk, dll. • Kecelakaan industri; kebocoran nuklir atau bahan kimia, dll. • Musibah teknologi; virus komputer, kerusakan peralatan komputer, dll. • Tindakan kriminal; pencurian, spionase, terorisme, dll. • Kesalahan manusia, kondisi penyimpanan yang tidak stabil (misal; menyimpan media magnetik dekat dengan peralatan yang menghasilkan medan magnet kuat), dan kualitas material yang buruk (misal; korosi pada compact disk yang jelek kualitasnya).
- 33. Caraka / Pos (masuk) Digitasi Penyimpanan ArsipKonvensional UNIT KEARSIPAN UNIT PENGOLAH UNIT PENGOLAH komunikasi kedinasan elektronik Registrasi Caraka / Pos (keluar) Kontrol Operasi Penyimpanan Arsip Elektronik Aplikasi SIKD E-Mail
- 34. MODUL PENGELOLAAN ARSIPINAKTIF Digitasi untuk preservasi/ akses Penyimpanan Arsip Non-elektronik UNIT KEARSIPAN LEMBAGA PENCIPTA ARSIP PENGGUNA kontrol APLIKASI KEARSIPAN PENYERAHA N ARSIP STATIS PEMUSNAHA NARSIP PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF PENGGUNA UNIT KEARSIPAN SATUAN KERJA
- 35. MODUL PENGELOLAAN ARSIPSTATIS Digitasi untuk preservasi dan akses Penyimpanan Arsip Statis Non-elektronik UNIT KERJA LEMBAGA KEARSIPAN STATIS Pengumpulan; Penyimpanan; Perawatan; Penyelamatan; Penggunaan PENGGUNA kontrol APLIKASI KEARSIPAN SISTEM J I K N PENYERAHAN ARSIP STATIS PENGGUNA UNIT KEARSIPAN LEMBAGA PENCIPTA ARSIP
- 36. Aplikasi SIKD PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PENGELOLAAN ARSIP STATIS Aplikasi SIKS Penyediaan Informasi Kearsipan Penyediaan Informasi Kearsipan LEMBAGAKEARSIPAN PENCIPTA ARSIP APLIKASI SISTEM INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL ( SIKN ) PORTAL JARINGAN INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL ( JIKN ) Internet PENGGUNA
- 37. Aplikasi SIKD PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PENGELOLAAN ARSIP STATIS PENGGUNA Aplikasi SIKS LEMBAGAKEARSIPAN PENCIPTA ARSIP SIKN PORTAL JIKN Internet DAFTAR ARSIP DAFTAR ARSIP DATA KEARSIPAN NASIONAL INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL DATA LAYANAN INFOKAR Penghimpunan daftar arsip Pengolahan data menjadi informasi kearsipan Pengelolaan layanan informasi kearsipan
- 38. Jaringan Informasi KearsipanNasional (JIKN) merupakan sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan informasi arsip statis secara nasional
- 39. Jaringan Informasi KearsipanNasional mempunyai fungsi : a. memudahkan pencarian dan penelusuran arsip statis di seluruh wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia; b. meningkatkan pemberian pelayanan penggunaan arsip statis; c. meningkatkan penyebarluasan dan pemahaman pengetahuan di bidang arsip.
- 40. JIKN dibangun denganmemanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi khususnya internet. Dengan demikian diharapkan “Ruang Baca Arsip” akan hadir secara virtual di depan mata pengguna dalam 24 jam. Batasan ruang dan waktu bagi pengguna dalam menggunakan arsip statis akan terkurangi secara signifikan dengan tersedianya layanan arsip secara online.