Teknologi informasi dan komunikasi mempengaruhi pengelolaan arsip dengan memungkinkan otomasi kearsipan, arsip elektronik, dan pengelolaan arsip berbasis TIK. Hal ini membawa berbagai keuntungan seperti penyimpanan dan akses arsip yang lebih efektif dan efisien.

1. OTOMASI KEARSIPANOTOMASI KEARSIPAN

2. Pengaruh Perkembangan TIKPengaruh Perkembangan TIK
terhadap Pengelolaan Arsipterhadap Pengelolaan Arsip

3. 1. Kebijakan dan Peraturan (komitmen
pimpinan)
2. Kelembagaan dan Proses Kerja
3. Sumber Daya Manusia
4. Pembiayaan
5. Pemeliharaan
6. Sistem Pendukung Terkait
7. Manajemen Perubahan
FAKTOR UTAMA
PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS TIK

4. PERKEMBANGAN
TEKNOLOGI INFORMASI
DAN KOMUNIKASI (TIK)
Mainframe
Personal
Computer
( PC )
Client/Server
( LAN )
Internet

5. Mengapa komputer dipakai?
 Andal, terutama untuk proses yang
berulang-ulang
 Ketepatan
 Daya tampung data
yang besar
 Kecepatan

6. BENTUK BARU ARSIP
• E-mail
• Website Internet
• Basisdata
• Dokumen Multimedia
• Spread Sheet, dll.

7. Komunikasi/
Diseminasi
Penciptaan
Penilaian
Cara
Penyimpanan
Media
PenyimpananAkses
Preservasi
Pemindahan/
Transfer
DAMPAK TEKNOLOGI INFORMASI
DAN KOMUNIKASI ( TIK )
TERHADAP MANAJEMEN ARSIP

8. KEUNTUNGAN DALAM PENYIMPANAN
ARSIP
• Perpindahan dari repositori fisik ke repositori virtual
• Dari gedung ke server
• Perpindahan dari media penyimpanan kertas ke media
penyimpanan yang tidak stabil (Disket, USB flash, hard
disk, optical disc, CD, DVD, dll.)

9. KEUNTUNGAN DALAM AKSES ARSIP
• Penemuan kembali yang efisien
• Kontrol akses
• Akses jarak jauh
• On-line Finding Aid

10. PENGARUH TEKNOLOGI INFORMASI
DAN KOMUNIKASI TERHADAP KEARSIPAN
Otomasi Pengelolaan Arsip
Arsip Elektronik
PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS
TIK
Teknologi
Informasi &
Komunikasi
Kearsipan

11. MODEL PENGELOLAAN ARSIP
BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI
PROSES KEGIATANPROSES KEGIATAN
ELEKTRONIK
dilakukan secara
MANUAL MANUAL &
ELEKTRONIK
menghasilkan
ARSIP
NON-ELEKTRONIK ARSIP ELEKTRONIK
SISTEM
PENGELOLAAN
ARSIP MANUAL
SISTEM
PENGELOLAAN
ARSIP HIBRIDA
(berbasis TIK)
SISTEM
PENGELOLAAN
ARSIP ELEKTRONIK

12. a. Terkelolanya arsip dinamis secara efektif dan efisien;
b. Tersedianya akses arsip secara cepat, tepat, mudah dan
murah;
c. Terwujudnya khasanah arsip statis penyelenggaraan negara
yang lengkap, otentik dan reliabel;
d. Terkelolanya arsip statis secara efektif dan efisien;
e. Terwujudnya penyelenggaraan kearsipan yang sesuai
dengan standar kearsipan (nasional dan internasional) serta
terwujudnya pelayanan publik dan meningkatnya apresiasi
masyarakat terhadap manfaat dan pentingnya arsip baik
sebagai dukungan bagi manajemen, bukti akuntabilitas dan
sumber informasi.
SASARAN
OTOMASI KEARSIPAN

13. TANGGUNG JAWAB PENGELOLAAN ARSIP
 Penciptaan dan pengelolaan arsip dinamis
adalah tanggung jawab bersama dari seluruh unit
pada lembaga pencipta arsip dan dilaksanakan
oleh seluruh pegawai lembaga, apa pun
tingkatannya.
 Pengelolaan dan preservasi arsip statis adalah
tanggung jawab bersama antara lembaga
pencipta arsip dan lembaga kearsipan statis
(Arsip Nasional RI, Lembaga Kearsipan Daerah
Provinsi/Kabupaten/Kota).

14. MANFAAT OTOMASI KEARSIPAN
1. Penanganan arsip dinamis dan arsip statis dapat
dikelola dari awal perencanaan/pembuatan
naskah/dokumen.
2. Memenuhi tuntutan pimpinan akan kecepatan dan
ketepatan proses kerja.
3. Memudahkan aksesibilitas dan menjamin
akuntabilitas.
4. Menuju paperless society dan menghemat
ruangan/sarana prasarana (dari gedung ke server).
5. Meningkatkan pelayanan publik.

15. 6. Mendukung pembangunan information society
dan dengan demikian bidang spesialis informasi
(information specialist), termasuk arsiparis di
dalamnya, akan berkembang.
7. Manajemen pengawasan akan lebih mudah,
cepat dan lebih akuntabel menuju good
governance.
MANFAAT PENGELOLAAN ARSIP
BERBASIS TIK

16. PROSES MANAJEMEN ARSIP DINAMIS
1) Penentuan dokumen yang akan “dimasukkan” (captured)
ke dalam sistem kearsipan
2) Penentuan berapa lama arsip harus disimpan
3) “Pengambilan” (capture) arsip ke dalam sistem
4) Pencatatan / registrasi
5) Klasifikasi
6) Penyimpanan dan penanganan
7) Akses
8) Pelacakan (kegiatan dan lokasi arsip)
9) Pelaksanaan penyusutan
10) Dokumentasi proses manajemen arsip

17. INSTRUMEN YANG DIGUNAKAN
DALAM MANAJEMEN ARSIP DINAMIS
A. INSTRUMEN PRINSIP:
1) Klasifikasi Arsip
2) Jadwal Retensi Arsip
3) Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip
B. INSTRUMEN TAMBAHAN KHUSUS:
1) Thesaurus
2) Glosari Istilah atau Sarana Kontrol Kosa Kata Lainnya
C. INSTRUMEN TAMBAHAN UMUM:
1) Analisis Kerangka Kerja Regulasi
2) Analisis Resiko ‘Bisnis’
3) Aturan Pendelegasian
4) Daftar Pegawai dan Perijinan Pengguna Sistem

18. POLA KERJA ADMINISTRASI
SECARA MANUAL Pegawai/unit kerja bekerja secara manual, belum
menggunakan komputer, dan menyimpan arsip
bermediakan kertas secara sendiri-sendiri.

19. PEMANFAATAN KOMPUTER DAN
LOCAL AREA NETWORK ( LAN )
UNTUK KEPERLUAN ADMINISTRASI
SECARA UMUM
Komputer sudah dipergunakan baik
secara “stand-alone” ataupun dalam
sebuah jaringan, namun belum sampai
pada penggunaan secara sistematis
sebagai sarana penciptaan dan
pengelolaan arsip. Arsip bermediakan
kertas ataupun dalam format elektronik
masih dikelola oleh masing-masing
pegawai/unit kerja.
SERVER

20. PEMANFAATAN “LAN” UNTUK PENERAPAN
SISTEM PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS
TEKNOLOGI INFORMASI & KOMUNIKASI
SERVER
Komputer sudah digunakan sebagai sarana
penciptaan dan pengelolaan arsip dalam
berbagai format, termasuk arsip
elektronik. Arsip dikelola secara sistematik,
sebagai “aset instansi”, tidak lagi sebagai
“milik” pegawai/unit kerja.

21. MODUL PENGELOLAAN ARSIPMODUL PENGELOLAAN ARSIP AKTIFAKTIF
Caraka / Pos
(masuk)
Digitasi
Penyimpanan
Arsip Konvensional
UNIT
KEARSIPANS
ATUAN
KERJA
Penyampaian kopi digital
UNIT PENGOLAH
UNIT PENGOLAH
komunikasi
kedinasan
elektronik
APLIKASI
KEARSIPAN
Registrasi
Caraka / Pos
(keluar)
Registrasi &
Surat
elektronik
(e-mail)
INTERNET
Kontrol Operasi
Pengurusan surat / dokumen
non-elektronik
Penyimpanan
Arsip Elektronik
PEMINDAHAN
ARSIP INAKTIF
Penggunaan Arsip
Registrasi &
Penggunaan Arsip

22. MODUL PENGELOLAAN ARSIP INAKTIFMODUL PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF
Digitasi untuk
preservasi/
akses
Penyimpanan Arsip
Non-elektronik
UNIT KEARSIPAN
LEMBAGA PENCIPTA ARSIP
PENGGUNA
kontrol
APLIKASI
KEARSIPAN
penggunaan
pencarian &
PENYERAHAN ARSIP
STATIS
PEMUSNAHANARSIP
PEMINDAHAN
ARSIP INAKTIF
penggunaan manual
PENGGUNA
elektronik
adm. layanan
UNIT KEARSIPAN
SATUAN KERJA

23. MODUL PENGELOLAAN ARSIP STATISMODUL PENGELOLAAN ARSIP STATIS
Digitasi untuk
preservasi dan
akses
Penyimpanan Arsip Statis
Non-elektronik
UNIT KERJA LEMBAGA KEARSIPAN STATIS
Pengumpulan; Penyimpanan;
Perawatan; Penyelamatan; Penggunaan
PENGGUNA
kontrol
APLIKASI
KEARSIPAN
penggunaan
pencarian &
SISTEM
J I K NPENYERAHAN
ARSIP STATIS
penggunaan manual
PENGGUNA
elektronik
adm. layanan
UNIT KEARSIPAN
LEMBAGA PENCIPTA
ARSIP