Dokumen tersebut membahas tentang perkembangan sistem arsip dan pengelolaan dokumen secara elektronik, termasuk manfaat dan proses penciptaannya. Perkembangan teknologi memungkinkan pengarsipan dan pengelolaan dokumen secara digital untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas. Proses penciptaan arsip elektronik melibatkan pemilihan, pemindaian, penyesuaian, pembuatan daftar dan berita acara.

1. Paradigma & Filosofi
Filing Electronic & DMS

2. Dasar Hukum tentang
Arsip Elektronik (e-Filing)
• Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
• Undang-Undang No. 8 Tahun 1997 tentang Dokumen
Perusahaan.
• Peraturan Pemerintah No. 88 tahun 1999 tentang Tata Cara
Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam Mikrofilm dan
Media Lainnya.
• Peraturan Pemerintah No. 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara
Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan.
• Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan.
• Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No. 68 Tahun
2016 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Kemendikbud.
• Perka ANRI No. 20 Tahun 2011 tentang Pedoman Autentikasi
Arsip Elektronik.
• Peraturan ANRI No. 6 Tahun 2021 tentang Pengelolaan Arsip
Elektronik.

3. • Perkembangan teknologi yang begitu pesat
belakangan ini di satu sisi mempunyai dampak positif
terhadap kelancaran dan kemudahan bagi manusia
dalam melaksanakan berbagai kegiatannya.
• Perkembangan ini juga menimbulkan dampak
khususnya di bidang kearsipan dan pengelolaan
dokumen yang perlu segera diantisipasi, karena jika
dikaitkan dengan perkembangan teknologi (baik
secara langsung ataupun tidak langsung)
menghasilkan arsip yang cenderung selalu berubah.
• Untuk itu para pengelola kearsipan hendaknya selalu
tanggap dan mengikuti perkembangan tersebut dan
sedapat mungkin agar memanfaatkannya untuk
kegiatan kearsipan dan pengelolaan dokumen.
Perkembangan Sistem Arsip dan
Pengelolaan Dokumen

4. • Dengan memanfaatkan teknologi sebagai alat untuk
mengolah, mengakses dan penyebaran serta
pelestarian arsip, maka arsip-arsip kuno yang memiliki
nilai guna informasi sejarah dan mengandung
keunikan yang sangat menarik saat ini telah dapat
disajikan dan diakses melalui media elektronik.
• Memungkinkan pengaksesan yang lebih luas, arsip
merupakan barang bukti yang sekaligus mampu
berbicara tentang fakta dan peristiwa sejarah dan
mampu memberikan arti dan manfaat dalam
kehidupan manusia.
• Sehingga arsip-arsip yang dulunya hanya dapat dilihat
dan dibaca pada pusat-pusat arsip, kini dapat diakses
secara online, dan bahkan layanannya telah
mengarah pada sistem layanan otomasi.
Perkembangan Sistem Arsip dan
Pengelolaan Dokumen ...

5. • Seiring dengan perkembangan teknologi
tersebut, saat ini memang banyak pihak yang
telah menggunakan media elektronik dalam
pengarsipan dan pengelolaan dokumennya.
• Sistem pengarsipan elektronik ini akan sangat
membantu dalam pengelolaan dokumen
dengan baik secara efektif dan efisien, baik
dalam hal penyimpanan, pengelolaan,
pendistribusian, dan perawatan dokumen.
Perkembangan Sistem Arsip dan
Pengelolaan Dokumen ...

6. Perkembangan Sistem Arsip dan
Pengelolaan Dokumen ...
• Dokumen dan arsip fisik yang telah ada saat
ini, hanyalah sebagian kecil dari khazanah
pengetahuan yang dimiliki perusahaan.
• Setelah suatu dokumen dianggap final, kita
dan para pengguna dokumen perlu
mengetahui dokumen apa saja yang dianggap
vital, penting dan berguna.

7. • Proses penciptaan arsip secara elektronik ini
memerlukan beberapa tahapan, yang masing-
masing tahap akan memiliki aturan-aturan
yang harus dipatuhi, untuk menjaga
keotentikan arsip elektronik yang dihasilkan.
• Selain itu, proses penciptaan arsip elektronik
juga memiliki berbagai tipe, yang
tentunya memerlukan peralatan yang handal
dan ruang simpan yang memadai.
Perkembangan Sistem Arsip dan
Pengelolaan Dokumen ...

8. Manfaat Pengelolaan Dokumen
dan Arsip secara Elektronik
1. Cepat ditemukan
2. Pengindeksan yang fleksibel
3. Pencarian secara full-text
4. Memperkecil kemungkinan kehilangan file
5. Menghemat tempat
6. Mengarsip secara digital
7. Berbagi arsip secara mudah
8. Meningkatkan keamanan
9. Mudah melakukan recovery data

9. Manajemen Dokumen Elektronik
• Manajemen dokumen elektronik adalah suatu
tata kelola dokumen yang sudah dilakukan
secara elektronik dengan menggunakan
perangkat komputer dan alat elektronik
pendukung lainnya.
• Dengan pengelolaan elektronik, maka proses
secara manual dapat dikurangi, walaupun
tidak mungkin dihilangkan seluruhnya.

10. Manajemen Dokumen Elektronik ...
• Record electronic an electronic record is a record
that is suitable for manipulation, transmision or
processing by a digital computer (Pengolahan
rekod elektronik adalah rekod yang senantiasa
mampu ditranmisikan, dikelola, dan diproses
dengan komputer secara digital).
• Rekod elektronik adalah arsip yang diciptakan,
dikomunikasikan, dan dikelola secara elektronik,
dan dalam hal ini adalah menggunakan teknologi
komputer, arsip tersebut diciptakan secara
elektronik atau hasil alih media dari arsip
konvensional. Budiman (2009)
International Cauncil on Archival (1996

11. • Manajemen dokumen elektronik sangat
dibutuhkan dalam proses penyajian data,
reporting, dan akses informasi secara online
sehingga kita tidak perlu membuang waktu
terlalu banyak ketika membutuhkan informasi
tertentu.
• Sistem Manajemen Dokumen Elektronik
merupakan sistem aplikasi pengelolaan
dokumen berupa kertas, microfilm, dan lain-lain
yang sudah dialihmediakan (menjadi format
digital maupun file tipe doc, ppt, xls., 3gp, dwg.,
PDF, dan lain-lain) yang sudah di upload ke
dalam software Document Management Sistem
(DMS) tertentu.
Manajemen Dokumen Elektronik ...

12. • Dokumen yang sudah di-upload kemudian dapat
diakses, dicari, dan ditampilkan oleh pengguna
dokumen melalui sistem manajemen dokumen
elektronik.
• Dengan menggunakan metode pencarian terpadu
yang sesuai dengan jenis dokumen, pengguna
dapat secara mudah menampilkan dokumen yang
dituju walaupun secara fisik dokumen atau arsip
tersebut berada di tempat lain.
Manajemen Dokumen Elektronik ...

13. Proses Penciptaan
Arsip/Dokumen Elektronik
• Proses penciptaan arsip/dokumen dapat dilakukan
dengan 2 cara, yaitu:
a. Penciptaan secara elektronik atau otomasi
Penciptaan secara elektronik atau otomasi adalah
menciptakan arsip elektronik dengan menggunakan
alat yang bersifat elektronik, seperti kamera digital,
perekam suara, perekam video, dan khususnya
komputer.
b. Penciptaan arsip dengan cara transformasi
digital; Proses penciptaan arsip dengan
transformasi digital sering disebut proses
digitalisasi. Secara umum, digitalisasi mempunyai
arti sebagai proses penciptaan arsip elektronik dari
arsip konvensional dengan tujuan untuk melindungi
arsip konvensional dari kerusakan secara fisik.

14. Tahapan Penciptaan
Arsip/Dokumen Elektronik
• Tahapan proses penciptaan arsip elektronik
meliputi:
1) Tahap Pemilihan
2) Tahap Pemindaian
3) Tahap Penyesuaian
4) Tahap Pembuatan Daftar
5) Tahap Pembuatan Berita Acara
Dibahas lebih lanjut pada File Materi
berikutnya ... >>>

16. `
www.slideshare.net/kenkanaidi
(Narasumber)
www.ken-spektakuler.blogspot.com
Pemateri Training
e-mail: kanaidi63@gmail.com
Fax. 022-4267749 HP. 0812 2353 284
YouTube : Kanaidi Ken WA.0877 5871 1905
Facebook : Kanaidi Ken & Kanaidi Ken Part II
Istagram: kanaidi63 LinkedIn: Kanaidi ken