Dokumen tersebut membahas tentang fungsi dan peranan kantor depan hotel (front office) dalam menerima tamu, meliputi penjualan kamar, memberikan informasi, menangani keluhan, dan membuat laporan. Front office juga berperan sebagai pemberi informasi, penjual, wakil manajemen, penyimpan data, diplomatis, dan pemecah masalah. Bagian-bagian front office meliputi pemesanan, resepsi, informasi, telepon, dan kasir. Beberapa jenis laporan
Percakapan bahasa inggris indonesia walk in guest- fo smk pariwisata baitul ...Hospitality Industry
A guest checks in without a reservation. The front office staff asks for his name, number of nights, number of people, and room type preference. He is given the room rates and chooses the deluxe room. Payment is by cash and he provides his ID and phone number. The staff completes the registration, provides the room key, breakfast and welcome drink coupons, and informs him to call if anything is needed.
cara menyambut dan mendaftarkan tamu (front office )yulia safitry
Dokumen tersebut membahas prosedur umum dalam menyambut tamu di hotel, meliputi 3 langkah utama: (1) menyapa dan menawarkan bantuan, (2) mendaftarkan tamu baik dengan atau tanpa reservasi, (3) menyerahkan kunci kamar dan kartu tamu.
Transaksi keuangan adalah aktivitas dan peristiwa yang mempengaruhi kondisi keuangan perusahaan hotel. Fungsi utama akuntansi adalah merekam, menyimpan, dan mengolah data transaksi keuangan untuk menghasilkan laporan keuangan yang meliputi harta, kewajiban, modal, pendapatan, dan beban.
Hotel adalah perusahaan yang menyediakan akomodasi berupa kamar tidur dan fasilitas pelayanan seperti makanan, minuman, laundry, dan rekreasi untuk umum dengan tujuan mendapatkan keuntungan. Hotel terdiri dari beberapa departemen seperti front office, food and beverage, akuntansi, dan pemeliharaan untuk mengelola pelayanan tersebut. Aktivitas industri perhotelan meliputi akomodasi, perkantoran, pusat perbelanjaan, dan
Modul Ajar SMK Perhotelan Fase E Kelas X (masbabal.com).pdfMuhammad Iqbal
Dokumen tersebut merupakan rencana pembelajaran untuk mata pelajaran Dasar Dasar Perhotelan Kelas X yang mencakup 12 pertemuan pembelajaran. Rencana pembelajaran ini membahas tentang proses bisnis industri perhotelan, karakteristik bisnis perhotelan, tipe hotel beserta fasilitas dan layanannya, organisasi hotel, serta status kepemilikan dan jaringan hotel.
Dokumen tersebut membahas tentang pengantar industri perhotelan di Indonesia. Menguraikan tujuan pembelajaran untuk memahami definisi pariwisata dan hotel secara umum, pentingnya akomodasi dalam industri pariwisata, sejarah perhotelan di Indonesia, serta tren dan prospek industri perhotelan di masa depan. Juga menjelaskan persyaratan pendirian hotel di Indonesia termasuk perijinan yang dibutuhkan.
The document discusses the guest arrival and check-in process at hotels. It begins by defining guest arrival as when a guest seeks accommodation other than their residence. It then outlines the key hotel employees who interact with arriving guests, including valet, doormen, front desk agents. Effective greeting involves behavioral, professional appearance and communication skills. The registration process is described as mandatory before room assignment and involves collecting guest information and creating a record. It assigns rooms and rates, establishes payment methods, issues room keys and fulfills special requests to complete registration.
Materi ini berisi tentang jenis-jenis perkerjaan di hotel pada departmen accounting. menjadi materi pengantar sebelum masuk pada materi penerimaan dan pengeluaran uang kas di hotel.
Percakapan bahasa inggris indonesia walk in guest- fo smk pariwisata baitul ...Hospitality Industry
A guest checks in without a reservation. The front office staff asks for his name, number of nights, number of people, and room type preference. He is given the room rates and chooses the deluxe room. Payment is by cash and he provides his ID and phone number. The staff completes the registration, provides the room key, breakfast and welcome drink coupons, and informs him to call if anything is needed.
cara menyambut dan mendaftarkan tamu (front office )yulia safitry
Dokumen tersebut membahas prosedur umum dalam menyambut tamu di hotel, meliputi 3 langkah utama: (1) menyapa dan menawarkan bantuan, (2) mendaftarkan tamu baik dengan atau tanpa reservasi, (3) menyerahkan kunci kamar dan kartu tamu.
Transaksi keuangan adalah aktivitas dan peristiwa yang mempengaruhi kondisi keuangan perusahaan hotel. Fungsi utama akuntansi adalah merekam, menyimpan, dan mengolah data transaksi keuangan untuk menghasilkan laporan keuangan yang meliputi harta, kewajiban, modal, pendapatan, dan beban.
Hotel adalah perusahaan yang menyediakan akomodasi berupa kamar tidur dan fasilitas pelayanan seperti makanan, minuman, laundry, dan rekreasi untuk umum dengan tujuan mendapatkan keuntungan. Hotel terdiri dari beberapa departemen seperti front office, food and beverage, akuntansi, dan pemeliharaan untuk mengelola pelayanan tersebut. Aktivitas industri perhotelan meliputi akomodasi, perkantoran, pusat perbelanjaan, dan
Modul Ajar SMK Perhotelan Fase E Kelas X (masbabal.com).pdfMuhammad Iqbal
Dokumen tersebut merupakan rencana pembelajaran untuk mata pelajaran Dasar Dasar Perhotelan Kelas X yang mencakup 12 pertemuan pembelajaran. Rencana pembelajaran ini membahas tentang proses bisnis industri perhotelan, karakteristik bisnis perhotelan, tipe hotel beserta fasilitas dan layanannya, organisasi hotel, serta status kepemilikan dan jaringan hotel.
Dokumen tersebut membahas tentang pengantar industri perhotelan di Indonesia. Menguraikan tujuan pembelajaran untuk memahami definisi pariwisata dan hotel secara umum, pentingnya akomodasi dalam industri pariwisata, sejarah perhotelan di Indonesia, serta tren dan prospek industri perhotelan di masa depan. Juga menjelaskan persyaratan pendirian hotel di Indonesia termasuk perijinan yang dibutuhkan.
The document discusses the guest arrival and check-in process at hotels. It begins by defining guest arrival as when a guest seeks accommodation other than their residence. It then outlines the key hotel employees who interact with arriving guests, including valet, doormen, front desk agents. Effective greeting involves behavioral, professional appearance and communication skills. The registration process is described as mandatory before room assignment and involves collecting guest information and creating a record. It assigns rooms and rates, establishes payment methods, issues room keys and fulfills special requests to complete registration.
Materi ini berisi tentang jenis-jenis perkerjaan di hotel pada departmen accounting. menjadi materi pengantar sebelum masuk pada materi penerimaan dan pengeluaran uang kas di hotel.
Soal front office menerima reservasi tamu uts smk baitul hamdi ap 3 ganjil-2012Smkbaitulhamdi Banten
Ujian tengah semester kelas SMK Baitul Hamdi mengenai proses reservasi hotel diadakan pada tanggal 7 April 2012. Soal ujian terdiri dari 25 pertanyaan pilihan ganda dan isian mengenai proses reservasi kamar hotel, termasuk informasi yang dibutuhkan untuk reservasi, metode pembayaran, dan tugas-tugas staff reservasi.
Dokumen tersebut membahas tentang bisnis perhotelan, mulai dari pengertian, sejarah perkembangan, karakteristik, jenis hotel, status kepemilikan, struktur organisasi, dan kesan tamu terhadap hotel. Secara ringkas, bisnis perhotelan adalah menyediakan layanan akomodasi dan fasilitas pendukung lainnya secara komersial untuk umum di dalam bangunan khusus.
Dokumen tersebut membahas pentingnya pelayanan prima kepada pelanggan, dengan mendefinisikan pelayanan sebagai sikap untuk memenuhi kebutuhan orang lain. Dokumen tersebut juga menjelaskan 10 dimensi pelayanan yang baik yaitu fisik, ketersediaan, tanggung jawab, kompetensi, kesopanan, keamanan, aksesibilitas, komunikasi, pemahaman pelanggan, dan kredibilitas. Memberikan pelayanan prima bermanfa
Dokumen tersebut membahas sejarah perkembangan hotel di dunia dan Indonesia, perbedaan antara hotel dengan jenis akomodasi lain, serta departemen-departemen yang ada di hotel beserta tugas masing-masing."
Produk wisata terdiri dari berbagai komponen termasuk pelayanan. Pelayanan memiliki peran penting dalam memenuhi kepuasan wisatawan dan menentukan keberhasilan produk wisata. Kompetensi pelayanan dan sikap pelayan merupakan faktor kunci untuk meningkatkan nilai tambah produk wisata.
The document describes a phone call between a hotel reservation staff and a customer looking to book rooms for a company seminar in September. The reservation staff informs the customer that only 10 single rooms are available for the requested period as the hotel is fully booked. When the customer insists on holding the seminar at the hotel as usual, the staff apologizes for the inconvenience and offers to check availability at another hotel. The customer then books 14 rooms and a seminar room. The staff collects the customer's contact details and promises to send an offer for confirmation.
Akuntansi hotel - Pengantar pada Industri Perhotelanshilmihnisa Nisa
Dokumen tersebut membahas tentang industri perhotelan di Indonesia, termasuk perkembangannya, pengertian hotel, klasifikasi hotel berdasarkan bintang dan melati, serta karakteristik produk dan struktur organisasi hotel.
1. Rekening tamu mencatat transaksi debet dan kredit untuk biaya kamar dan layanan hotel lainnya selama tamu menginap. Kartu registrasi berisi informasi tamu dan digunakan untuk membebankan biaya ke rekening tamu.
2. Laporan harian penerimaan kas dilaporkan setiap akhir shift dan mencatat penerimaan dan pengeluaran kas serta penukaran mata uang asing.
3. Laporan harian piutang tamu mencat
Dokumen tersebut membahas tentang berbagai komponen utama komputer dan fungsi-fungsinya, pengertian sistem operasi beserta contoh-contohnya, pengertian file dan jenis-jenisnya, cara mencari file di komputer, serta berbagai data yang dikelola di hotel.
Dokumen tersebut memberikan panduan lengkap tentang persiapan dan prosedur check-in tamu di hotel, mulai dari persiapan kerja dan area kerja receptionist, penerimaan tamu, proses check-in untuk tamu biasa, tamu dengan reservasi, dan tamu VIP, serta penjelasan tentang berbagai dokumen terkait seperti kunci kamar, guest card, dan kupon.
Dokumen tersebut memberikan panduan tentang tata cara yang tepat dalam menerima tamu kantor, meliputi pengertian tamu kantor, hal-hal yang perlu diperhatikan saat menerima tamu, penanganan ruang tamu, tata cara mengantar dan melayani tamu, serta etika sekretaris dalam melayani tamu.
Soal front office menerima reservasi tamu uts smk baitul hamdi ap 3 ganjil-2012Smkbaitulhamdi Banten
Ujian tengah semester kelas SMK Baitul Hamdi mengenai proses reservasi hotel diadakan pada tanggal 7 April 2012. Soal ujian terdiri dari 25 pertanyaan pilihan ganda dan isian mengenai proses reservasi kamar hotel, termasuk informasi yang dibutuhkan untuk reservasi, metode pembayaran, dan tugas-tugas staff reservasi.
Dokumen tersebut membahas tentang bisnis perhotelan, mulai dari pengertian, sejarah perkembangan, karakteristik, jenis hotel, status kepemilikan, struktur organisasi, dan kesan tamu terhadap hotel. Secara ringkas, bisnis perhotelan adalah menyediakan layanan akomodasi dan fasilitas pendukung lainnya secara komersial untuk umum di dalam bangunan khusus.
Dokumen tersebut membahas pentingnya pelayanan prima kepada pelanggan, dengan mendefinisikan pelayanan sebagai sikap untuk memenuhi kebutuhan orang lain. Dokumen tersebut juga menjelaskan 10 dimensi pelayanan yang baik yaitu fisik, ketersediaan, tanggung jawab, kompetensi, kesopanan, keamanan, aksesibilitas, komunikasi, pemahaman pelanggan, dan kredibilitas. Memberikan pelayanan prima bermanfa
Dokumen tersebut membahas sejarah perkembangan hotel di dunia dan Indonesia, perbedaan antara hotel dengan jenis akomodasi lain, serta departemen-departemen yang ada di hotel beserta tugas masing-masing."
Produk wisata terdiri dari berbagai komponen termasuk pelayanan. Pelayanan memiliki peran penting dalam memenuhi kepuasan wisatawan dan menentukan keberhasilan produk wisata. Kompetensi pelayanan dan sikap pelayan merupakan faktor kunci untuk meningkatkan nilai tambah produk wisata.
The document describes a phone call between a hotel reservation staff and a customer looking to book rooms for a company seminar in September. The reservation staff informs the customer that only 10 single rooms are available for the requested period as the hotel is fully booked. When the customer insists on holding the seminar at the hotel as usual, the staff apologizes for the inconvenience and offers to check availability at another hotel. The customer then books 14 rooms and a seminar room. The staff collects the customer's contact details and promises to send an offer for confirmation.
Akuntansi hotel - Pengantar pada Industri Perhotelanshilmihnisa Nisa
Dokumen tersebut membahas tentang industri perhotelan di Indonesia, termasuk perkembangannya, pengertian hotel, klasifikasi hotel berdasarkan bintang dan melati, serta karakteristik produk dan struktur organisasi hotel.
1. Rekening tamu mencatat transaksi debet dan kredit untuk biaya kamar dan layanan hotel lainnya selama tamu menginap. Kartu registrasi berisi informasi tamu dan digunakan untuk membebankan biaya ke rekening tamu.
2. Laporan harian penerimaan kas dilaporkan setiap akhir shift dan mencatat penerimaan dan pengeluaran kas serta penukaran mata uang asing.
3. Laporan harian piutang tamu mencat
Dokumen tersebut membahas tentang berbagai komponen utama komputer dan fungsi-fungsinya, pengertian sistem operasi beserta contoh-contohnya, pengertian file dan jenis-jenisnya, cara mencari file di komputer, serta berbagai data yang dikelola di hotel.
Dokumen tersebut memberikan panduan lengkap tentang persiapan dan prosedur check-in tamu di hotel, mulai dari persiapan kerja dan area kerja receptionist, penerimaan tamu, proses check-in untuk tamu biasa, tamu dengan reservasi, dan tamu VIP, serta penjelasan tentang berbagai dokumen terkait seperti kunci kamar, guest card, dan kupon.
Dokumen tersebut memberikan panduan tentang tata cara yang tepat dalam menerima tamu kantor, meliputi pengertian tamu kantor, hal-hal yang perlu diperhatikan saat menerima tamu, penanganan ruang tamu, tata cara mengantar dan melayani tamu, serta etika sekretaris dalam melayani tamu.
Dokumen tersebut membahas etika dan cara yang tepat bagi sekretaris dalam menerima tamu kantor, termasuk bersikap ramah dan sopan, berpenampilan rapi, mengetahui identitas tamu, dan memberikan pelayanan terbaik.
Dokumen ini membahas tentang proses penerimaan dan pengolahan reservasi untuk perjalanan wisata. Terdapat informasi mengenai jenis reservasi seperti inbound tour, outbound tour, dan domestik tour. Dokumen ini juga menjelaskan sumber pesanan reservasi seperti telepon, surat, dan internet serta informasi apa saja yang perlu direservasi seperti hotel, transportasi, makanan, pemandu wisata, dan obyek wisata.
Rencana pelaksanaan pembelajaran mata pelajaran Bahasa Inggris untuk siswa kelas XI semester 4 SMK Tunas Bangsa Tawangsari mencakup 16 pertemuan dengan tujuan mengembangkan kemampuan berkomunikasi dalam Bahasa Inggris pada level elementary. Materi pembelajaran meliputi ungkapan-ungkapan untuk menyatakan maksud hati seperti undangan, tawar menawar, kepastian, pujian, pendapat, persetujuan, dan argumentasi
Fungsi komunikasi ekspresif adalah menyampaikan perasaan seseorang melalui pesan nonverbal seperti puisi, lukisan, lagu, pantomim, dan tarian. Emosi dapat diekspresikan melalui berbagai bentuk seni untuk menyalurkan perasaan tanpa bertujuan mempengaruhi orang lain.
Dokumen ini memberikan panduan tentang pentingnya memberikan sambutan yang hangat dan menerima klien dengan sepenuh hati untuk membangun kesan pertama yang baik. Teknik dasar seperti tersenyum, memperkenalkan diri, dan menawarkan bantuan dianjurkan. Selain itu, jarak, sikap tubuh, dan kontak mata yang tepat dapat membantu menciptakan suasana nyaman bagi klien.
The syllabus outlines the course objectives, topics, activities, assessment methods and allocation of time for an English class for 11th grade students over two semesters. The topics covered include greetings, introductions, describing people, objects and time, writing simple invitations, understanding schedules and signs, and expressing preferences and directions. Learning activities involve listening, speaking, reading and writing exercises. Students will be assessed through oral and written tests.
Siska introduces herself as a second year student in the hotel accommodation and tourism program. She is from Panimbang – Sidamukti. Mira introduces herself as a new student from Carita – Dukuh and says she knows one of Siska's classmates, Maya Sofha, because she is Mira's older sister. Siska and Mira have a pleasant introduction and wish each other well.
Teks tersebut merupakan bagian pendahuluan dari skripsi yang membahas kualitas pelayanan di front office The Papandayan Hotel Bandung. Penelitian ini bertujuan untuk mengukur lima dimensi kualitas pelayanan yaitu tangible, reliability, responsiveness, assurance, dan empathy serta mengetahui dimensi mana yang paling dominan. Metode penelitian menggunakan kuesioner dan analisis deskriptif."
Dokumen tersebut membahas tentang desain busana kerja yang mendukung efektivitas kerja, pelayanan prima, dan citra perusahaan. Secara khusus dibahas desain seragam untuk pramugara dan pramugari kereta api yang harus mendukung tugas mereka serta merefleksikan citra perusahaan sebagai bersahabat, profesional, dan memberikan pelayanan prima."
kasus
yang
berhubungan
dengan
tugas
seorang
Room
(1) Dokumen tersebut berisi soal ujian praktik kejuruan untuk kompetensi Akomodasi Perhotelan yang mencakup 6 kompetensi yaitu menyediakan layanan porter, memproses reservasi, menyediakan layanan akomodasi reception, membersihkan lokasi/area dan peralatan, menyiapkan kamar untuk tamu, dan menangani linen dan pakaian tam
Dokumen tersebut membahas berbagai jenis komunikasi seperti komunikasi tatap muka, komunikasi kelompok, komunikasi publik, komunikasi massa, dan komunikasi antar budaya beserta definisi dan ciri-ciri masing-masing jenis komunikasi.
Tipe kamar hotel dapat dibedakan berdasarkan fasilitas dan jumlah ranjang. Berdasarkan fasilitas terdapat standard room, superior room, deluxe room, junior suite, suite room, hingga presidential room. Standard room memiliki fasilitas paling dasar, sedangkan presidential room memiliki ruangan dan fasilitas termewah. Berdasarkan ranjang terdapat single room, twin room, double room, hingga triple room untuk tiga orang.
Teks tersebut memberikan panduan untuk mengelola agen perjalanan, mulai dari aspek regulasi, asosiasi perdagangan, biaya memulai usaha, cara mendapatkan pelanggan, dan tips untuk sukses. Beberapa poin penting adalah pentingnya bergabung dengan asosiasi perdagangan untuk mendapatkan kepercayaan pelanggan dan supplier, fokus pada pelayanan prima, dan membangun jaringan nasional untuk mendapatkan komisi lebih besar."
Sebagai makhluk sosial, komunikasi menjadi begitu penting bagi kita untuk mempermudah kehidupan sosial kita dengan orang lain. Melalui komunikasi, kita mampu menyampaikan pesan hingga mencapai tujuan hidup kita. Berikut adalah beberapa macam fungsi komunikasi menurut beberapa pakar komunikasi dalam kehidupan kita sehari-hari.
Dokumen tersebut membahas tentang pengertian dan seksi-seksi yang terdapat di front office serta tugas dan tanggung jawab pegawai front office. Front office merupakan bagian hotel yang berhubungan langsung dengan tamu dan terdiri atas beberapa seksi seperti reservasi, resepsionis, pelayanan barang, operator telepon dan informasi. Pegawai front office meliputi manajer, asisten manajer, kepala resepsionis dan staf lainnya dengan tugas masing-masing sepert
Proposal ini menawarkan sistem manajemen hotel bernama Hotelpro 2007 untuk memudahkan pemesanan kamar, check-in, check-out, dan pelaporan di hotel. Program ini dapat mengelola data tamu, kamar, tagihan, dan pembayaran secara otomatis. Hotelpro 2007 dijual dengan harga Rp3,5 juta untuk versi standar dan Rp7 juta untuk versi plus yang menyertakan laporan tambahan.
City Hotel dan Resort Hotel memiliki ciri khas yang berbeda. City Hotel terletak di tengah kota besar dan berfokus pada bisnis, pertemuan, dan acara resmi. Sementara itu, Resort Hotel terletak jauh dari kota dan menawarkan fasilitas rekreasi untuk keluarga dan wisatawan.
Hotel memberikan pelayanan akomodasi, makanan, minuman, dan rekreasi secara komersial. Hotel diklasifikasi berdasarkan fasilitas, lokasi, jenis tamu, dan layanan yang ditawarkan. Klasifikasi ini penting untuk memastikan mutu layanan dan persaingan yang sehat di industri perhotelan.
Dokumen tersebut membahas tentang peran dan tanggung jawab operator telepon di hotel. Operator bertugas menerima dan menyambungkan telepon masuk dan keluar baik untuk tamu maupun karyawan hotel. Operator juga memberikan layanan fax dan pesan serta menangani permintaan wake up call. Jam kerja operator dibagi menjadi shift pagi, siang, dan malam untuk menjamin layanan 24 jam.
Dokumen ini membahas tentang seragam dan tanggung jawab bagian Uniform of Service di hotel, yang bervariasi bergantung pada ukuran dan klasifikasi hotel. Staff di bagian ini harus memperhatikan keterampilan berkomunikasi, pengetahuan tentang daerah sekitar, dan mengecek deposit tamu untuk penyewaan kendaraan. Kemampuan komunikasi yang baik sangat penting untuk berinteraksi dengan tamu.
1. Menyambut tamu dengan ramah dan menangani proses check in dan check out dengan cepat dan baik.
2. Memberikan informasi lengkap mengenai fasilitas hotel kepada tamu seperti tipe kamar, harga, outlet makanan dan minuman, promosi, dan aktivitas lainnya.
3. Mempersiapkan dan mengatur pekerjaan di front office seperti daftar tamu, status kamar, laporan penjualan, dan koordinasi dengan departemen lain untuk menangani tam
Dokumen tersebut membahas prosedur standar operasi di bagian resepsionis hotel yang meliputi check in menggunakan voucher travel agent, pembuatan folio untuk tamu dan travel agent, serta check out. Prosedur check in dan check out menggunakan voucher berbeda sedikit dari prosedur reguler karena ada dua folio yang dibuat."
1. Dosen Pembimbing : Drs Noersal Samad MA
MANAJEMEN & TATA CARA
OPERASI HOTEL
Disusun oleh :
Agrifina Amanda Nathania
1353010011
S1 Hospitaliti dan Pariwisata
2. Modul 5
Penerimaan Tamu Hotel (2)
Fungsi dan Peranan Kantor Depan
Kantor depan hotel (front office) secara operasional berhubungan dengan tamu dan area
kerjanya tidak jauh dari lobi, daerah yang paling ramai hilir mudik tamunya. Oleh karena itu
bagian ini disebut dengan bagian front office. Kantor depan hotel merupakan salah satu
bagian dari hotel yang plaing penting dalam hal mewujudkan tujuan yang akan dicapai oleh
hotel. Tujuan dari kantor depan hotel adalah sebagai berikut.
1. Meningkatkan tingkat hunian kamar serta pendapatan hotel dari tahun ke tahun.
2. Meningkatkan jumlah tamu langganan.
3. Memenuhi kebutuhan dan kepuasan tamu secara baik, tepat dan cepat kepada tamu.
4. Membentuk citra hotel yang positif.
Kantor depan hotel memiliki fungsi dalam mewujudkan tujuan dari hotel. Fungsi tersebut
dilakukan oleh petugas kantor depan sehari-hari, adapun fungsi-fungsi tersebut adalah
sebagai berikut.
1. Menjual kamar, kegiatan yang dilakukan antara lain: menerima pemesanan kamar,
melakukan pendaftaran tamu, dan memblok kamar.
2. Memberikan informasi mengenai seluruh produk, fasilitas, pelayanan dan aktivitas baik
yang ada di hotel maupun diluar hotel.
3. Mengkoordinasikan kepada bagian lain yang terkait dalam rangka memenuhi keinginan
tamu serta memberikan pelayanan yang maksimal.
4. Melaporkan status kamar yang terkini.
5. Mencatat, memeriksa pembayaran tamu serta menangani rekening tamu.
6. Membuat laporan yang dibutuhkan oleh hotel.
7. Memberikan pelayanan telekomunikasi untuk tamu.
8. Memberikan pelayanan barang bawaan tamu.
9. Menyelesaikan keluhan tamu.
Selain mempunyai fungsi yang penting, front office juga berperan penting dalam hal
pelayanan dan pencapaian tujuan hotel yakni memberikan pelayanan yang diharapkan oleh
3. tamu, membentuk citra hotel, dan pendapatan yang maksimal. Peranan itu antara lain sebagai
berikut.
1. Pemberi Informasi
petugas kantor depan diharapkan mampu memberikan informasi yang jelas, benar dan cepat
tentang produk, fasilitas, aktivitas, pelayanan yang ada dihotel maupun diluar hotel,
informasi yang diberikan tidak hanya terbatas untuk tamu tetapi informasi yang dibutuhkan
oleh kolega/teman sejawat lainya.
2. Penjual (Sales Person)
petugas kantor depan diharuskan mempunyai jiwa menjual, selain dikarenakan fungsi utama
menjual produk hotel, bagian ini adalah bagian yang sering berhubungan dengan tamu hotel.
3. Wakil Manajemen
petugas kantor depan dalam keadaan tertentu dapat berperan sebagai wakil manajemen untuk
mengatasi/menyelesaikan masalah yang timbul di luar jam kerja manajemen.
4. Penyimpan Data
sumber data kegiatan hotel banyak berasal dari laporan yang dibuat oleh petugas kantor
depan dan penyimpanan data tersebut juga dibagian kantor depan. Oleh karena itu, data yang
dibuat dan disimpan harus selalu terkini sehingga manajemen dapat membuat keputusan dan
kebijakan yang tepat untuk masa yang akan datang.
5. Diplomatis
petugas kantor depan pada situasi dan kondisi tertentu diharapkan mampu melakukan
tindakan
Secara diplomatis sehingga dapat menjaga hubungan yang baik dengan tamu dan pihak lain.
6. Pemecah Masalah
petugas kantor depan diharapkan dapat memecahkan masalah yang dialami oleh tamu, tak
terkecuali masalah yang berasal dari departemen lain.
7. Humas
petugas kantor depan berperan secara baik, dan aktif dalam berhubungan dengan tamu, serta
masyarakat sekitar agar terjadi hubungan yang harmonis dan berdampak pada pembentukan
citra hotel yang baik.
Bagian-bagian Kantor Depan
Bagian front office department ada bermacam-macam. Banyak sedikitnya bagian di kantor
depan tergantung pada beberapa aspek sebagai berikut:
1. Banyak sedikitnya pekerjaan yang ada di hotel.
2. Sistem standar hotel yang dianut.
3. Cara pembagian pekerjaan atau tugas-tugas yang ada di dalam bagian.
Pada umumnya, bagian kantor depan terdiri dari beberapa seksi berikut ini.
4. 1. Pemesanan Kamar (Reservation)
bagian reservation adalah bagian yang melaksanakan seluruh kegiatan yang menyangkut
segala sesuatu atas pemesanan kamar hotel, baik untuk keperluan perseorangan maupun
untuk kelompok (group).Tugas utamanya adalah menjawab permintaan pemesanan kamar
hotel dan memproses seluruh pemesanan kamar hotel.
2. Penerimaan Tamu (Reception)
bagian reception adalah bagian yang melaksanakan seluruh kegiatan yang menyangkut tata
cara dalam menyambut tamu, baik yang akan menginap maupun yang akan meninggalkan
hotel. Bagian reception bertugas mencatat data pribadi tamu yang akan menginap serta
mendistribusikan informasi mengenai kedatangan tamu kepada departemen yang lain.
Tugas utama dari receptionist adalah menjual kamar hotel.Oleh karena itu, pengetahuan
mengenai kamar-kamar hotel merupakan kunci keberhasilan penjualan kamar. Seorang
receptionist harus mengetahui tipe-tipe kamar, letaknya, kelengkapan kamar, tarif, isi kamar,
serta dapat memberikan keterangan mengenai kamar yang diminta untuk tamu yang akan
menginap di hotel. Rincian tugas reception adalah sebagai berikut.
- Menyambut tamu tiba.
- Memproses pendaftaran tamu.
- Mempersiapkan kedatangan tamu dan menentukan kamar untuk tamu.
- Menangani kunci kamar tamu.
- Menjawab telepon dengan cepat & ramah.
- Menangani permintaan tamu selama menginap seperti pindah kamar dan sleep out.
- Berkoordinasi dengan bagian lain untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan tamu.
- Menyelesaikan permasalahan tamu yang berhubungan dengan produk dan layanan hotel.
- Membuat laporan yang berhubungan dengan tamu dan kamar seperti laporan tingkat hunian
kamar, laporan tamu yang menginap di hotel.
3. Information, keys and mail
bagian ini bertugas menangani informasi, surat-surat, dan kunci kamar hotel untuk hotel dan
untuk kepentingan tamu.
4. Telephone Service
bagian ini bertugas menangani kegiatan yang menyangkut seluruh pelayanan telepon dari
hotel dan ke hotel baik untuk kepentingan hotel maupun kepentingan tamu.
5. Front Office Cashier
FO Cashier bertugas melayani pembayaran rekening pada saat tamu hotel akan
menyelesaikan pembayaran rekening hotel
Jenis Laporan Reservasi
Langkah terakhir dari suatu proses pemesanan kamar adalah melengkapi laporan-laporan
reservasi. Mengapa laporan reservasi sangat penting bagi hotel? Dengan adanya laporan-laporan
5. reservasi itu maka hotel dapat memaksimalisasi tingkat penjualan kamar (room sales) dengan
melakukan pengawasan yang akurat tentang Room Availability (kamar yang tersedia untuk
dijual) dan Forecasting of Potential Room Sales (ramalan tentang potensi penjualan kamar di
masa mendatang). Seluruh departemen yang ada di hotel juga dapat menggunakan laporan
reservasi ini untuk membantu perancanaan budget dan forecast.
Beberapa laporan reservasi dibuat secara harian dan ada pula yang dibuat secara mingguan atau
bulanan.
Tiap hotel memiliki jenis laporan reservasi yang berbeda.Hal ini sangat tergantung pada
kebutuhan manajemen.Secara umum, jenis-jenis laporan tentang reservasi dapat dilihat di bawah
ini.
1. Reservation Transaction Report Ringkasan tentang kegiatan reservasi di hotel yang disusun
secara harian.
Laporan ini memberikan ringkasan tentang jumlah reservasi yang masuk, perubahan-perubahan
reservasi, dan pembatalan yang terjadi.
2. Expected Arrival and Expected Departure List
Daftar tamu yang diharapkan tiba dan berangkat pada tanggal tertentu.
3. Room Availability Report
Daftar yang memberikan informasi tentang kamar-kamar yang tersedia dan yang dipesan.
4. Group Status Report
Laporan tentang tamu-tamu rombongan yang tiba dan berangkat, termasuk informasi tentang
jumlah tamu rombongan dan pemesanan kamar rombongan yang menggunakan jaminan ataupun
tidak menggunakan jaminan.
5. Special Arrival List
Daftar tamu-tamu penting, VIPs, atau tamu-tamu dengan permintaan khusus.
6. Turn-away Report
Laporan tentang jumlah reservasi yang ditolak. Laporan ini dibuat bila hotel telah mengalami
Fully Booked atau Over Booking.
7. Revenue Forecast Report
Laporan tentang pendapatan penjualan kamar yang diproyeksikan pada masa yang akan datang.
8. Reservation Histories
Merupakan statistik dari seluruh proses reservasi, meliputi jumlah tamu, kamar terisi, sumber
pemesanan, no-shows, walk-in, overstays, dan understays.
Keputusan Reservasi
Keputusan apakah menerima reservasi atau menolak adalah hal penting yang harus dilakukan
oleh petugas reservasi.Setelah memeriksa kamar, petugas reservasi mempunyai 2 pilihan, yaitu
6. menerima atau menolak reservasi. Ada beberapa alasan sebuah reservasi dari calon tamu akan
ditolak oleh pihak hotel.
1. Kamar yang dipesan tidak tersedia
pihak hotel tidak dapat mengabulkan permintaan reservasi calon tamu karena kamar tidak
tersedia. Permintaan tersebut dapat berupa jenis kamar, tanggal yang diminta atau fasilitas lain.
2. Kamar telah habis dipesan (fully booked)
reservasi kamar tidak dapat dipenuhi karena hotel mengalami fully booked atau kamar penuh.
Biasanya hal ini terjadi pada saat musim ramai (peak season).
3. Tamu termasuk dalam daftar hitam (black listed guest)
black listed guest adalah calon tamu yang sebelumnya telah diketahui mempunyai reputasi buruk
sebagai tamu pada masa lalu di hotel yang bersangkutan. Oleh karena itu, tamu dimasukkan
kedalam black listed guest. Klasifikasi tamu yang dimasukkan di black listed guest adalah
apabila terkait dengan masalah pembayaran rekening atau hal lain yang dianggap merugikan
hotel.
Apabila sebuah reservasi ditolak, maka petugas reservasi harus kreatif memberikan alternatif
pilihan kepada calon tamu. Alternatif tersebut misalnya calon tamu ditawarkan kamar lain,
periode lain, masuk daftar tunggu, pindah kamar setelah satu hari kedatangan, atau menawrkan
hotel lain yang sejenis.
Menjadi resepsionis yang baik
resepsionis adalah penerima tamu atau juga penerima telepon di suatu perusahaan. Citra
perusahaan juga ditentukan oleh resepsionis, meskipun juga banyak faktor lainnya. Tapi
setidaknya orang melihat perusahaan dan berkomunikasi dengan perusahaan pertama melalui
resepsionis. Resepsionis bukan Cuma berwajah cantik, tubuh tinggi semampai, tetapi juga
pengetahuan, sikap yang matang dan perilaku yang baik dan benar. Ada beberapa hal yang perlu
diperhatikan seoran resepsionis saat menerima tamu dan klien.
1. Jangan biarkan tamu menunggu terlalu lama. Perhatikan kepentingan-kepentingan tamu
perusahaan. Jika orang yang hendak ditemui tidak ada atau sedang pergi, tanyakan
apakah dia bersedia menunggu.
2. Jangan mengunyah permen karet atau makana kecil saat menghadapi tamu atau saat
menerima telepon, (ketika anda sedang makan, orang di telepon seberang bisa
mendengarnya).
3. Sebaiknya anda tidak bergerombol dengan teman-teman anda di meja resepsionis, apabila
untuk keperluan yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan. Misal membuka plastik
dagangan, mengocok undian arisan, dan lain-lain.
4. Singkirkan pernak-pernik yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan dari atas meja
monitor komputer anda.
5. Jangan mondar-mandir di ruang tamu dengan sandal atau penampilan yang tidak rapi.
6. Jangan terlalu sering mengobrol atau bergosip dengan teman-teman anda.
7. Doorman
Doorman atau Doorgirl berada di bawah kordinasi Departemen Front Office. Mereka
mempunyai tugas utama membukakan pintu Lobby bagi para tamu yang akan masuk maupun
yang akan keluar hotel.
Doorman harus menjalankan courtesy dan menjiwai pelayanannya dengan sepenuh hati.Setiap
hotel biasanya mempunyai prosedur khusus penyambutan tamu untuk doorman ini.
The Guest Cycle. Siklus yang terdiri dari 4 tahap yaitu:
a. pre-arrival
Dapat berupa komunikasi melalui surat, internet, telepon tau bertemu muka secara langsung.
b. Arrival
Tahap dimana tamu dating untuk menginap. Penyambutan, pencatatan/registrasi, hingga
masuk ke kamar akan ditangani oleh Doorman, Bellboy, Guest Relations Officer, Receptionist
yang kesemuanya harus dilakukan dengan sikap elegan, akurat, dan hangat sesuai prosedur.
c. Occupancy
Selama tamu menginap, Front Office berfungsi sebagai pusat informasi bagi para tamu yang
membutuhkan.
d. Departure
Tahap akhir tamu menginap, yaitu saat tamu dalam proses untuk meninggalkan hotel.
Sumber :
http://akomodasi-perhotelan.blogspot.com/2013/09/jenis-laporan-reservasi.html
http://akomodasi-perhotelan.blogspot.com/2013/03/kantor-depan-front-office-department.html
http://akomodasi-perhotelan.blogspot.com/2013/01/keputusan-reservasi.html
http://indah-lestar.blogspot.com/
http://akomodasi-perhotelan.blogspot.com/search?q=doorman&submit=search