Downloaded 19 times
Uploaded byAde Ela Pratiwi
Hotel accounting
Dokumen ini menjelaskan sistem akuntansi perhotelan yang mencakup pencatatan dan pelaporan transaksi keuangan serta struktur bagian-bagian dalam departemen akuntansi hotel. Tugas dan tanggung jawab setiap posisi dalam departemen dijelaskan secara mendetail, mulai dari finance manager hingga book keeper. Selain itu, terdapat penjelasan tentang pengelolaan kas kecil yang digunakan untuk kebutuhan sehari-hari operasional hotel.
More Related Content
Hotel accounting
- 1. HOTEL ACCOUNTING Ade ElaPratiwi, S.Par
- 2. • Sistem AkuntansiPerhotelan adalah suatu bentuk pelaporan keuangan atau pencatatan semua jurnal transaksi baik transaksi harian maupun suatu periode tertentu. • Sistem Akuntansi Perhotelan dimaksudkan dan ditujukan sebagai bahan bimbingan dalam penyusunan dan penyajian data keuangan, dan sebagai panduan yang mencakup dasar-dasar akuntansi keuangan seperti pada sistem akuntansi pada umumnya.
- 3. • Accounting Departmentatau Bagian Keuangan adalah department yang bertugas untuk mencatat seluruh transaksi keuangan, dan membuat laporan keuangan hotel baik pemasukan dan pengeluaran.
- 4.
- 5. 1. Finance Manager •Tugas dan Tanggungjawab: 1) Mengesahkan laporan keuangan untuk disetujui oleh General Manager (GM), selanjutnya GM menyerahkan kepada Direktur. 2) Menyetujui pemasukan dan pengeluaran uang 3) Menyetujui permintaan barang dan pengeluaran barang dari gudang untuk department lain (goods request) 4) Memimpin seluruh SDM accounting sesuai struktur organisasi. 5) Bertanggungjawab langsung kepada GM
- 6. 2. Accounting Supervisor •Tugas dan Tanggungjawab: 1) Membuat laporan keuangan (Neraca, R/L) untuk disetujui oleh Fin. Adm. Manager 2) Mengawasi pekerjaan Accounting dan staffnya 3) Bertanggungjawab langsung pada Fin. Adm. Manager
- 7. 3. Night Audit •Tugas dan Tanggungjawab: 1) Mengumpulkan pekerjaan semua kasir operation dalam satu hari 2) Membuat ringkasan pendapatan (summary revenue) pada malam hari 3) Menyerahkan summary disertai lampirannya (bills) dan uang pada keesokan hari kepada Accounting Back Office setelah ditandatangani Chief Cashier 4) Bertanggungawab langsung kepada Fin. Adm. Manager
- 8. 4. Internal Auditor •Tugas dan Tanggungjawab: 1) Memeriksa semua data akuntansi ( sesudah transaksi) 2) Bekerjasama dengan accounting supervisor untuk membuat laporan keuangan 3) Melaporkan jika terdapat temuan penyimpangan keuangan pada Finance Manager 4) Bertanggungjawab langsung kepada Fin. Adm. Manager
- 9. 5. Cost Controller •Tugas dan Tanggungjawab: 1) Mengerjakan pekerjaan akuntansi yang berkaitan dengan keuangan sebelum terjadi transaksi 2) Meneliti, memeriksa, serat menyetujui Goods Request dari departmen untuk persetujuan ke Fin. Manager 3) Memeriksa semua jenis tagihan atau invoice dari supplier sebelum dibayar 4) Memeriksa permintaan pemeliharaan barang atupun pembuatan barang oleh ME sebelum disetujui Fin. Manager 5) Membuat atau meng-update semua harga produk hotel sebelum dipublikasikan 6) Bertanggungjawab kepada Fin. Manager.
- 10. 6. Purchasing Supervisor •Tugas dan Tanggungjawab: 1) Memeriksa goods request yang sudah disetujui kemudian mencarikan barang ke supplier 2) Mengetahui setiap harga barang keperluan hotel di pasar guna pembuatan purchase order 3) Membuat summary purchase bulanan, kemudian melaporkan kepada Fin. Manager 4) Bertanggungjawab kepada Fin. Manager
- 11. 7. Store RoomSupervisor • Tugas dan Tanggungjawab: 1) Menjaga semua barang yang tersimpan di gudang 2) Mengatur sistem keluar masuk barang di gudang 3) Membuat summary bulanan (inventory) barang, kemudian dilaporkan pada Fin. Manager 4) Bertanggungjawab kepada Fin. Manager
- 12. 8. Chief Cashier •Tugas dan Tanggungjawab: 1) Memimpin seluruh outlet cashier di hotel 2) Bekerjasama dengan petugas Night Audit 3) Membuat summary harian dan bulanan untuk diberikan kepada Fin. Manager 4) Bertanggungjawab kepada Fin. Manager
- 13. 9. Accountant • Tugasdan Tanggungjawab: 1) Membantu pekerjaan Accounting Supervisor 2) Mengkoordinasi pekerjaan bawahan: city ledger, account receivable, account payable, general cashier, dan book keeper 3) Menyusun laporan keuangan bersama Acct. Supervisor 4) Bertanggungjawab kepada Acct. Supervisor
- 14. 10. City Ledger •Tugas dan Tanggungjawab: 1) Memeriksa semua jenis pendapatan credit untuk pembuatan invoice kepada customer 2) Menagih kepada customer (pemakai jasa hotel) yang melakukan pembayaran non tunai atau kredit untuk diserahkan ke General Cashier 3) Membuat daftar piutang untuk seksi Accountant 4) Bertanggungjawab kepada Accountant
- 15. 11. Account Receivable •Tugas dan Tanggungjawab: 1) Memeriksa seluruh data uang masuk/bill/outlet yang diterima dari Night Audit 2) Membuat summary revenue 3) Memberikan data pembayaran tunai (bill cash) kepada Book Keeper, kemudian menyerahkan uang kontan kepada General Cashier 4) Menyerahkan bill credit kepada City ledger untuk dilakukan penagihan 5) Bertanggungjawab kepada Accountant.
- 16. 12. General Cashier •Tugas dan Tanggungjawab: 1) Menyimpan uang kontan, check, dan giro bilyet untuk pembayaran 2) Mengerjakan buku harian kas dan bank 3) Menyimpan seluruh bukti kas dan bank yang masuk atau keluar untuk diserahkan kepada Book Keeper 4) Menyetor serta mengambil uang di bank atas perintah atasan 5) Bertanggungjawab kepada Accountant
- 17. 13. Account Payable •Tugas dan Tanggungjawab: 1) Mengerjakan purchase ledger day book = buku harian pembelian 2) Membuat summary bulanan pembelian (ringkasan pembelian bulanan) 3) Memproses pengeluaran uang hotel 4) Melakukan seluruh masalah teknis akuntansi dari awal hingga akhir 5) Bertanggungjawab kepada Accountant
- 18. 14. Book Keeper •Tugas dan Tanggungjawab: 1) Melakukan seluruh masalah teknis akuntansi dari awal hingga akhir 2) Bertanggungjawab kepada Accountant
- 19. Bagian yang menanganiatau mencatat penerimaan: • Night Audit • Internal Auditor • Account Receivable • Chief Cashier • General Cashier
- 20. Bagian yang menanganiatau mencatat pengeluaran dna pengendalian biaya: • Cost Controller • Purchasing Supervisor • Store Room Supervisor • Account Payable • General Cashier
- 21. Bagian yang memprosesdata akutansi menjadi laporang keuangan: • Book Keeper
- 22.
- 23. Pengertian Kas/ Cash •Tempat menyimpan uang • Uang (uang tunai) • Tempat membayar dan menerima uang • Setiap alat tukar yang diterima oleh bank dengan nilai nominal untuk disimpan (Kamus istilah Akuntansi).
- 24. KAS • Alat pembayarantunai yang setiap saat dapat digunakan untuk membiayai berbagai macam kegiatan yang dilakukan oleh suatu lembaga, instansi, atau suatu perusahaan.
- 25. • Dana yangdisedikan untuk keperluan sehari-hari dengan jumlah yang relatif kecil disebut KAS KECIL / PETTY CASH. • Digunakan untuk pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil.
- 26.
- 27. Metode Pengelolaan KasKecil • Sistem Imprest : jumlah dalam rekening kas kecil selalu tetap. • Metode Fluktuasi : saldo rekening kas kecil jumlahnya tidak tetap, tetapi berfluktuasi sesuai jumlah pengisian kembali dan pengeluaran-pengeluaran dari kas kecil.
- 28. • Dalam usahaperhotelan terdapat beberapa pemegang kas (kasir), seperti kasir untuk masing-masing outlet (kasir FO, kasir Restoran, Kasir Bar,dll.) • Kas Kecil digunakan untuk uang kembalian pada tamu yang berbelanja, meminjamkan sementara pada tamu yang memerlukan uang tunai dalam jumlah kecil. • Kasir yang ada di kantor belakang (back office) yang biasa disebut general cashier juga diberi kas kecil dalam jumlah tertentu unutk kepentingan mendesak.
- 29. • Setiap pengeluarandana yanng dilakukan oleh general cashier harus mendapat persetujuan minimal oleh Head Department. Dokumen yang digunakan adalah sbb.: • Voucher Payable, merupakan daftar hutang yang jatuh tempo yang akan dibayar • Faktur, Merupakan bukti pembelian barang dari supplier • Memorandum Invoice, merupakan bukti penerimaan barang yang dapat digunakan sebagai dasar penagihan • Bank/ Cash disbursment voucher, merupakan bukti pengeluaran uang yang dilakukan oleh general cashier.