Dokumen ini menjelaskan struktur dan tanggung jawab berbagai departemen dalam perusahaan, termasuk accounting, marketing, dan human resources. Setiap posisi memiliki tugas spesifik yang mendukung kelancaran operasional dan pemantauan keuangan perusahaan. Terdapat prosedur jelas untuk berbagai fungsi, termasuk penanganan penukaran uang asing bagi tamu hotel.

1. www.fi tra h.blo g.c o m

2. Accounting departement adalah suatu departement
yang mengurus pengeluaran dan pemasukan dari
hasil pelayanan supaya perusahaan tidak mengalami
kerugian dan semua pembiayaan (gaji pegawai,
transportasi, pemasaran, pembelian barang)

3. KOMISARIS
DIREKTUR
GENERAL
MANAGER
FINANCE
MANAGER
ACCOUNTING
MARKETING
MANAGER
PERSONAL
MANAGER

4. FINANCE MANAGER
1. Mengesahkan laporan keuangan untuk di setujui oleh
GM, selanjut nya GM menyerahkan kepada direktur
2. Menyetujui pemasukan dan pengeluaran uang
3. Menyetujui permintaan barang dan pengeluaran dari
seluruh departemen
4. Bertanggung jawab langsung kepada GM

5. MARKETING MANAGER
1. Menentukan harga jual yg akan memastikan tercapai
nya target penjualan
2. Memonitor perolehan order serta merangkumkan
forecast untuk seluruh departemen
3. Mengevaluasi kepuasan pelanggan dari hasil survei
sales team untuk memastikan tercapai nya kepuasan
pelanggan
4. Menganalisa dan memberikan arah pengembangan
design dan warna untuk memastikan produk sesuai
dengan kebutuhan pasar

6. PERSONEL MANAGER (HRD)
1. Mengelola orang orang yang ada di dalam perusahaan
agar memiliki performance yang baik
2. Membuat system HUMAN RESOURCE yang efektif dan
efisien
3. Memastikan karyawan selalu produktif dan loyal serta
kontribusi terhadap perusahaan

7. NIGHT AUDIT
1. Memeriksa pekerjaan semua cashier operation dalam satu
hari
2. Membuat summary revenue pada malam hari
3. Menyerahkan summary tersebut berikut lampiran nya
berserta uang pada ke esokan hari nya kepada accounting
back office sesudah di tanda tangani Chief Cashier
4. Bertanggung jawab kepada Finance manager

8. INTERNAL AUDITOR
1. Memeriksa semua data akutansi (sesudah transaksi)
dari awal sampai akhir
2. Bekerja sama atau membantu tugas accounting
supervisor untuk membuat laporan keuangan
3. Melaporkan temuan penyimpangan keuangan kepada
finace manager
4. Bertanggung jawab langsung kepadan finance manager

9. COST CONTROLLER
1. Mengerjakan pekerjaan akutansi dan lainnya yang
berhubungan dengan keuangan sebelum terjadinya
transaksi
2. Meneliti,menyetujui good request dari departemen untuk
persetujuan Finance Manager
3. Memeriksa invoice dari supplier sebelum di bayar
4. Memeriksa permintaan maintenance barang
5. Membuat semua tarif product hotel sebelum di publikasi

10. PURCASHING SUPERVISOR
1. Memeriksa good request yang sudah di setujui untuk di
carikan barang ke supplier
2. Mengetahui semua harga-harga barang keperluan hotel
di pasar guna pembuatan purchase order
3. Membuat summary purchase bulanan untuk di
laporkan

11. STORE ROOM SUPERVISOR
1. Menjaga semua barang yang ada di gudang
2. Mengatur keluar-masuk barang di gudang
3. Membuat summary bulanan barang untuk laporan
kepada finance manager

12. CITY LEDGER
1. Memeriksa semua pendapatan kredit untuk pembuatan
invoice kepada costumer
2. Menagih kepada costumer yang tidak membayar
kontan/kredit
3. Membuat daftar piutang untuk accountan

13. ACCOUNT RECIEVABLE
1. Memeriksa semua data uang masuk yang di dapat dari night
audit
2. Membuat summary revenue
3. Memberikan data bill cash kepada book keeper dan
meyerahkan uang kontan pendapatan kenapa General
Cashier
4. Menyerahkan bill credit kepada city ledger untuk di tagih

14. ACCOUNT PAYABLE
1. Mengerjakan PLDB (Purchase Ledger Day Book)
2. Membuat summary bulanan pembelian
3. Memproses uang pengeluaran hotel

15. BOOK KEEPER
1. Mengerjakan seluruh masalah teknis akutansi dari awal
hingga akhir

16. Dengan Front Office Departement
1. Menerima laporan penjualan keseluruhan produk hotel
sesuai dengan bill departemen yang masuk
2. Mengontrol revenue hotel melalui Night Audit
3. Melayani permintaan barang barang kebutuhan FO
4. Mencocokan data pada group information maupun
function bulletin bila terjadi kekeliuran yang
menyangkut tarif

17. Departemen Personalia
1. Melalui cost controller meneliti mengecek kembali
daftar gaji, tunjangan dan uang service
2. Melayani permintaan barang barang kebutuhan
personalia dengan good request
3. Persetujuan RFO(Requset for Overtime) karyawan dan
meneliti besar nya uang lembur
4. Melayani pembayaran lain nya untuk karyawan

18. House Keeping Departement
1. Melayani permintaan barang kebutuhan house keeping
dengan good request
2. Memberikan persetujuan yang berkenan dengan
keuangan pada house keeping memberikan
“maintenance request”

19. Marketing Departement
1. Bersama sama dengan marketing manajer dan cost
controller membuat dan mengubah tarif kamar yang di
tawarkan marketing kepada pelanggan
2. Melayani kebutuhan barang marketing

20. 1. Pembayaran kontan
2. Bentuk pembayaran kontan
 Uang kertas
 Kertas berharga (check, traveler check)
3. Pembayaran kredit
 Kredit card
 Guarantee letter (GL )

21. 1. Setiap potongan harga yang akan di berikan kepada
tamu hotel harus seizin pimpinan hotel(GM) atau
departemen yg bersangkutan (manager on duty)
2. Potongan harga di berlakukan atas dasar kepentingan
hotel dan di tetapkan oleh pimpinan hotel bersama
sama dengan pimpinan keuangan dan harus di
lampirkan ke kasir

22. 1. Setiap tamu hotel yang telah menginap selama 7 hari
dan belum membayar rekening nya harus di tagih
2. Pemberitahuan penagihan dapat melalui bagian
reception dan seterus nya akan di serahkan kepada
tamu yang bersangkutan.

23. BIDANG : PELAYANAN TUKAR UANG ASING
(MONEY CHANGER)
No : 8
TUJUAN : Memberikan pelayanan tukar uang asing
khusus untuk tamu hotel sesuai dengan
ketentuan yang berlaku
PELAKSANA : Kasir Front Office

24. PERALATAN/PERLENGKAPAN OPERASIONAL
1. Instruksi Pimpinan Hotel tentang tukar uang asing.
2. Kurs/nilai tukar untuk mata uang asing.
3. Formulir tukar uang asing.

25. 1. Kebijaksanaan
a. Hotel memberikan pelayanan tukar tamu uang asing dengan ketentuan
yang berlaku dan diteapkannya oleh Pimpinan Hotel / Pimpinan Bagian
Keuangan, meliputi:
1) Jenis mata uang asing yang diterima.
2) Nilai tukar yang berlaku di hotel ini berdasarkan standar nilai tukar
yang ditetapkan di Bank Pemerintah.
b. Menentukan mata uang asing hanya dilayani di kasir Front Office
c. Penukaran mata uang asing meliputi:
1) Mata uang asing ke Rupiah (jual).
2) Mata uang Rupiah ke mata uang asing (beli)
d. Penukaran berlaku untuk uang kertas dan travelers check sesuai
dengan ketentuan nilai tukarnya masing-masing.
e. Nilai tukar yang berlaku harus tertera jelas di kasir dantamu dapat
membacanya langsung.

26. 2. Prosedur
a. Tamu menyerahkan mata uang yang akan ditukarnya dan kasir wajib
meneliti tentang kebenarannya (jumlah dan keasliannya).
b. Kair menyerahkan uang yang telah diterima dari tamu dengan bukti
penukaran mata uang asing dengan formulir tukar untuk mata uang
asing yang berisi:
1) nama tamu.
2) nomor kamar.
3) jumlah uang yang ditukarkan dan jumlah uang penukarannya.
4) hari-tanggal-bulan-tahun.
5) tanda tangan tamu.
6) tanda tangan kasir.

27. TERIMA KASIH