1. Menyambut tamu dengan ramah dan menangani proses check in dan check out dengan cepat dan baik. 2. Memberikan informasi lengkap mengenai fasilitas hotel kepada tamu seperti tipe kamar, harga, outlet makanan dan minuman, promosi, dan aktivitas lainnya. 3. Mempersiapkan dan mengatur pekerjaan di front office seperti daftar tamu, status kamar, laporan penjualan, dan koordinasi dengan departemen lain untuk menangani tam

1. JOB DESCRIPTION FRONT OFFICE DEPARTMENT
JOB TITLE GUEST SERVICE AGENT / RECEPTIONIST
DUTIES
1. As Guest Service Agent act as ambassador of front house to greet and welcome the guests with
warm smile.
Guest Service Agent bersikap sebagai perwakilan dari “front house” untuk menyapa dan menyambut
tamu dengan senyum hangat.
2. Ensuring the check in - check out procedures are handled properly and quickly.
Memastikan prosedur check in dan check out ditangani dengan sangat baik dan cepat
3. Propose Express Check in / Check out procedures upon guest booking or walk-in
Menerapkan prosedur check in/check out secepat mungkin dalam manangani tamu reservasi atau
walk-in.
4. To stand up, groomed and work professionally at the front desk, speak and communicate clearly
to every guest.
Berdiri siaga, berpakaian rapi, dan bekerja secara profesional di front desk, berbicara dan
berkomunikasi dengan jelas kepada setiap tamu.
5. Answering every incoming calls without delay in smiling tone, always offer assistance to the
callers.
Menjawab setiap telepon yang masuk tanpa tertunda dengan nada tersenyum, selalu menawarkan
bantuan kepada penelepon.
6. As a central information agent, he /she is also a person to inform all guests about the overall
hotel's facilities includes room types and rates, F&B outlets and promotions, Laundry, massage
and spa, guests and Kids activities program, Outside Tour and recreations, in house Sport and
entertainment facilities, Local tourism and cultural objects, shopping malls, beaches and sports,
mountains trek and river sport, pick up and drop shuttle bus and time table, and arrange fully to
every guest's inquiries to one or more of those services.
Sebagai agen pusat informasi, FOM juga adalah orang yang memberikan informasi kepada tamu
tentang keseluruhan hotel fasilitas termasuk tioe kamar dan harga, F&B outlet dan promosi, Laundry
dan Spa, program untuk aktivitas tamu dan anak, kegiatan tour dan rekreasi, olahraga dan fasilitas
hiburan, wisata local dan objek budaya, pusat perbelanjaan, pantai pantai dan kegiatan olahraga,
pegunungan dan sungai, penjemputan dan pengantaran bus dan waktunya, dan mengatur
sepenuhnya kepada satu tamu atau lebih untuk semua pelayanan tersebut.
7. Prepare and Check guest list, Expected Arrivals / Departures, room status, prepare Key cards,

2. update room status and other opening job duties.
Mempersiapkan dan cek daftar tamu, EA/ED, status kamar, mempersiapkan kunci kamar, update
status kamar dan tugas tugas lainnya.
8. Adhere to all credit procedures as per registration process ( cash / credit card /card.ver)
Mengikuti seluruh ‘kredit’ prosedur berdasarkan proses registrasi (tunai / kartu kredit / ‘card verify’).
9. Prepare and Co-ordinate with Housekeeping to proceed for Guest Arrivals and Departures:
individual / groups.
Mempersiapkan dan koordinasi dengan Housekeeping untuk proses kedatangan tamu dan
keberangkatan : Perorang/Group
10. Open and read log book and notification board to acknowledge today's hotel activities.
Buka dan baca log book dan papan pengumuman untuk mengetahui kegiatan hotel.
11. Prepare and update room sales report.
Mempersiapkan dan update laporan penjualan kamar.
12. Maintain a good cleanliness standard and tidiness of Front Desk / Reception and BOH area,
keep all well arranged at all times.
Mengatur standard kebersihan dan kerapihan di front desk/reception dan area BOH tetap teratur
dengan baik setiap saat.
13.Maintain guests balanced accounts
Mengatur kesimbangan neraca akun tamu.
14. Offer services such as : faxes, mail, messages, curriers etc.
Mengatur kesimbangan neraca akun tamu.
15. Co-ordinate with other related department : HK. Engineering ,F&B, Reservation and HR for
guests and associates issues.
Koordinasi dengan departemen terkait; HK, Engineering, F&B, reservasi dan HR untuk tamu dan
masalah staff.
16. Keep update all information, be accurate to avoid miss-perceptions.
Tetap update semua informasi, selalu akurat untuk menghindari salah persepsi.
17. Co-ordinate with Bell person in guest luggage handling ( max.15 min upon arrival, should be
delivered to room ).
Koordinasi dengan bell boy untuk menangani tas tamu (maksimum 15 menit pada saat kedatangan
harus sudah di antar ke kamar).
18. Stand by and replace his/ her associate jobs during their break time.

3. Siaga dan menggantikan rekan kerjanya pada saat jam istirahat mereka.
19. Maintain a good work ethic, professional, attentive and helpful to everybody who might need
assistance.
Menerapkan etika kerja yang baik, profesional dan membantu setiap tamu yang mungkin
membutuhkan.
20. Attend morning /afternoon briefing and trainings.
Menghadiri rapat singkat pada pagi/sore hari.
24. Handling cashiering, cash flow, check and prepare EDC Machine, Computer, printers etc are
working properly.
Menangani kasir, alur kas dan memeriksa mesin EDC, komputer, printer sudah bekerja dengan baik.
25. Prepare and check all forms, guest folios, Hotel Folder, and other stationary for operation
needs.
Mempersiapkan dan memeriksa semua formulir, folio-folio tamu, dokumen hotel dan peralatan
lainnya untuk keperluan operasi.
26. Update previous day special request concerning room status like change room,
room/equipment repair room upgrade etc, co-ordinate with HK and lease with Engineering to
follow up any Room, Equipment defect list.
Memperbaharuiu permintaan-permintaan khusus hari sebelumnya terkait dengan status kamar,
seperti ganti/pindah kamar, perbaikan kamar, peningkatan kamar, bekerja sama dengan HK dan
Engineering untuk menindaklanjuti setiap kamar dan daftar kelengkapan kamar.
27. Communicate with other related department regarding guest appreciations/compliments and
complaints.
Berhubungan dengan departemen lain terkait pujian dan/atau keluhan setiap tamu.
28. Handle Guest reservation in the event of Reservation Department is closed.
Menangani pemesanan kamar jika departemen ‘reservasi’ sudah tutup/pulang.
29. Replace telephone Operator when he/she takes break.
Menggantikan Operator Telepon ketika ia mengambil waktu istirahat.
30. Fill in FO Operational Log Book, all issues from briefing and previous / day issues.
Mengisi Log Book Operasional FO; semua yang dihasilkan dari rapat singkat dan kejadian-kejadian
dari hari sebelumnya.
31. Hand over Shift to next Shift leader and report to Room Division Manager before clock out
Serah-terima tugas kepada shift berikutnya dan melapor kepada FOM/RDM sebelum jam pulang