Dokumen tersebut membahas tentang peran dan tanggung jawab operator telepon di hotel. Operator bertugas menerima dan menyambungkan telepon masuk dan keluar baik untuk tamu maupun karyawan hotel. Operator juga memberikan layanan fax dan pesan serta menangani permintaan wake up call. Jam kerja operator dibagi menjadi shift pagi, siang, dan malam untuk menjamin layanan 24 jam.

1. TELEPHONE OPERATOR
1 PENGERTIAN OPERATOR.
Operator adalah salah satu bagian penting yang potensial memberikan image
kepada Customer pertama kali dalam menilai / melihat hotel kita. Penilaian itu akan
langsung di berikan tamu tatkala kita menyampaikan Greeting dan kecepatan dalam
mengangkat telepon. Operator bertugas menerima/menyambungkan telepon, baik
ditujukan untuk karyawan hotel, maupun tamu hotel .
IV.2 STANDART GREETING.
External call : Selamat pagi/siang/sore/malam……
The sun hotel, dengan….(sebutkan nama), ada yang bisa kami
bantu?
Internal call : Selamat pagi/siang/sore/malam…..
Operator, dengan….(sebutkan nama), ada yang bisa kami bantu?
IV.3 JAM OPERASIONAL.
Jam kerja bagian operator adalah jam kerja yang diberlakukan secara shift dan
terbagi atas 3 shift.
a. Morning Shift / pagi : 07.00-15.00 WIB
b. Afternoon Shift / siang : 15.00-23.00 WIB
c. Night Shift / malam : 23.00-07.00 WIB
Masing-masing Shift 8 jam Operasional. Unuk memenuhi kebutuhan tamu yang
tinggal di dalam hotel, kita memberikan pelayanan penuh 24 jam, jam berapapun
tamu itu membutuhkan operator, kita harus siap.
IV.4 FASILITAS SAMBUNGAN
a. Kegiatan Pokok Operator :
1. Memberikan Llayanan Sambungan Telephone Keluar.
2. Memberikan Layanan Sambungan Telephone Masuk.
3. Memberikan Layanan Faximile baik Keluar maupun Masuk, untuk tamu, dan Internal.
b. Fasilitas Telepon Sambungan :
1. Sambungan Telepon Person To Person.
2. Sambungan Telepon Station To Station.
3. Layanan Pengiriman Faximill (Khusus Guest / Tamu)
4. Layanan Penerimaan Pesan.
IV.5 Tugas-Tugas Pokok Telephone Operator,dan Prosedurnya :
1.Penanganan Fax/Telepone Masuk untuk tamu menginap.
Prosedur dan tanggung jawab operator :
 Menerima telephone / fax masuk.

2.  Memeriksa data tamu di Front Office system apakah tamu masih tinggal atau tidak di
Hotel.
 Menyambungkan telephone sesuai nama / nomor kamar tamu yang di tuju.
 Menginformasikan bahwa telephone masih sibuk / tamu tidak ada di kamar dan
menawarkan untuk meninggalkan pesan. ( bila tamu yang di tuju tidak ada di kamar)
 Menerima pesan dari penelepon .
 Memasukkan fax ke dalam amplop.
 Membuat bill sesuai dengan jumlah halaman yang di terima.
 Mencatat dalam buku expedisi fax.
 Mendistribusikan bill ke Front Desk Agent (FDA).
2. Penanganan Fax / Telephone Keluar untuk tamu yang menginap.
 Tamu yang menginap dan minta sambungan dari outlet, bisa dibayar tunai atau masuk ke
tagihan kamar.
 Tamu luar yang minta sambungan fax, harus membayar tunai di Front Desk Agent atau
Business Center.
 Permintaan sambungan fax ke luar bisa di layani hanya di operator dan Business Centre.
Operator telepon hanya bisa menyambungkan telepon keluar sesuai Extention yang
diperbolehkan melakukan telepon keluar.
 Fasilitas sambungan local, nasional, dan internasional di sediakan pada pesawat
telephone di kamar dengan menekan akses 9 terlebih dahulu.
3. Penanganan permintaan Wake Up Call