Dokumen tersebut membahas prosedur standar operasi di bagian resepsionis hotel yang meliputi check in menggunakan voucher travel agent, pembuatan folio untuk tamu dan travel agent, serta check out. Prosedur check in dan check out menggunakan voucher berbeda sedikit dari prosedur reguler karena ada dua folio yang dibuat."
1. HTMN6014 - Front Office Operation
LECTURE NOTES
Week ke - 8
RECEPTION Part 3
2. HTMN6014 - Front Office Operation
LEARNING OUTCOMES
LEARNING OUTCOME:
1. Recognize the Standard Operating Procedure in Front Office Department.
2. Perform the Standard Operating Procedure in Front Office Department
OUTLINE MATERI :
1. Role Play S.O.P : Check in, reservation guest, payment with Travel Agent Voucher.
2. Cashiering : posting charges, split the bill to Company and Personal Account.
3. Role Play S.O.P : Check out and conversation.
3. HTMN6014 - Front Office Operation
ISI MATERI
CHECK IN, RESERVATION GUEST, PAYMENT WITH TRAVEL AGENT VOUCHER.
Untuk menangani tamu yang check-in menggunakan Travel Agent Voucher, perlu diperhatikan
beberapa hal dibawah ini:
1. Sebelum tamu tiba,pastikan apakah voucher dari Travel Agent/ Online Travel Agent sudah
ada di hotel.
2. Saat tamu check-in, pastikan mengulang reservasi ke tamu berupa nama tamu, jenis kamar
serta periode menginap, tanpa menyebutkan HARGA KAMAR. Harga Kamar terlarang
untuk disebutkan karena harga kamar yang tertera di system computer hotel adalah
contract rate antara Hotel dengan Travel Agent, dan harga ini bukan harga jual yang
dibayarkan tamu ke Travel Agent.
3. Saat check-in, ada hotel yang tetap meminta deposit untuk jaminan di luar harga kamar.
Nominalnya biasanya setengah dari harga kamar. Jaminan dapat berupa cash/ credit card.
Tetapi dalam pertemuan ini, jaminannya adalah cash. Sehingga prosedur menerima
jaminan dalam cash sama seperti di awal.
TAMU
•Menghubungi travel
Agent untuk membuat
reservasi kamar di Binus
Hotel.
•Membayar kamar hotel
ke Travel Agent.
•Setelah membayar, maka
mendapatkan Hotel
Voucher.
TRAVEL AGENT
•Menerima reservasi dari
tamu lalu menghubungi
Binus Hotel untuk
membuat reservasi atas
nama tamu tersebut.
•Travel Agent
mengeluarkan Hotel
Voucher ke Tamu.
HOTEL
•Menerima reservasi dan
Hotel Voucher dari
Travel Agent.
•Melayani tamu check-in
yang menggunakan Hotel
Voucher.
•Membuat Folio yang
berbeda antara Travel
Agent Folio dengan Guest
Folio.
4. HTMN6014 - Front Office Operation
4. Jika tamu ingin memperpanjang masa tinggal menggunakan voucher setelah periode
menginap di voucher habis, maka tamu tersebut wajib menghubungi travel agent lagi untuk
mendapatkan hotel voucher. Jika tamu memperpanjang langsung ke hotel, maka tamu
menggunakan best available rate (published rate).
5. Setelah proses checkon selesai, maka FDA melakukan pembuatan Folio di system hotel
dimana ada 2 folio yang berbeda antara Travel Agent Folio dengan Guest Folio.
CASHIERING : POSTING CHARGES, SPLIT THE BILL TO COMPANY AND
PERSONAL ACCOUNT.
Company Folio/Company Account
1. Dibuat untuk mengisi Room charge sesuai harga kontrak antara hotel dengan travel agent.
2. Company Folio TIDAK DITUNJUKKAN ke tamu karena folio ini akan diserahkan ke
bagian accounting dengan dilengkap Hotel Voucher asli dari hotel.
Guest Folio
1. Folio ini diisi dengan transaksi personal tamu seperti:
• Deposit tambahan berupa cash
• Transaksi pemesanan makanan melalui Room Service/ Restaurant/Laundry.
2. Saat tamu akan check-out, jika ada transaksi yang perlu diselesaikan oleh tamu, maka
hanya Guest Folio yang diserahkan ke tamu untuk diperiksa dan ditandatangani.
3. Pastikan folio ini sudah diselesaikan tagihannya menjadi zero balance.
CHECK OUT AND CONVERSATION.
Untuk conversation, harap membaca pada prosedur Check Out.
Catatan tambahan:
1. Jika pada saat check-in tamu memberikan deposit tambahan berupa cash, maka saat check
out perlu dilihat apakah masih ada deposit yang perlu dikembalikan/ depositnya sudah
terpakai semua/ tamu justru perlu menambah pembayaran.
5. HTMN6014 - Front Office Operation
2. Jika ada deposit yang perlu dikembalikan, maka FDA perlu mengeluarkan form yang
bernama Paid Out Voucher dan voucher ini perlu ditanda tangani tamu.
3. Lakukan prosedur check-out seperti biasa dan yang terpenting adalah menekan tombol
CHECK OUT di system hotel.
6. HTMN6014 - Front Office Operation
SIMPULAN
1. Prosedur check in dan check out menggunakan Travel Agent Voucher berbeda sedikit dari
prosedur check-in / check-out yang pembayarannya menggunakan pembayaran sendiri.
2. Yang terpenting adalah Hotel voucher sudah diterima sebelum tamu datang dan harga
kamar hotel di dalam system tidak boleh disebutkan karena harga itu merupakan contract
rate.
