1. JOB DESCRIPTION FRONT OFFICE DEPARTMENT
C. JOB TITLE FRONT OFFICE SUPERVISOR
DUTIES
1. As FO Supervisor, he / she act as ambassador of front house to greet and welcome the guests with
warm smile.
Sebagai FO SPV, anda bertindak sebagai perwakilan terdepan untuk menyapa dan menyambut tamu
dengan senyum hangat.
2. Ensure the check in - check out procedures are handled properly and quickly.
Memastikan prosedur check in dan check out ditangani dengan sangat baik dan cepat
3. Propose Express Check in / Check out procedures upon guest booking or walk-in
Menerapkan prosedur check in/check out secepat mungkin dalam manangani tamu reservasi atau walk-
in.
4. To stand up, groomed and work professionally at the front desk, speak and communicate clearly to
every guest.
Berdiri siaga, penampilan dan bekerja profesional di front desk, berbicara dan berkomunikasi dengan
jelas kepada setiap tamu.
5. Answering every incoming calls without delay in smiling tone, always offer assistance to the callers.
Menjawab setiap telepon yang masuk tanpa tertunda dengan nada tersenyum, selalu menawarkan
bantuan kepenelpon
6. Supervise all shift GSA to do their job properly and quickly as per standard operating procedures.
Mengawasi setiap shift GSA untuk melakuakn tugas mereka dengan baik dan cepat sesuai prosedur
standard operasional
7. As a central information agent, he /she is also a person to inform all guests about the overall
hotel's facilities includes room types and rates, F&B outlets and promotions, Laundry, massage and
spa, guests and Kids activities program, Outside Tour and recreations, in house Sport and
entertainment facilities, Local tourism and cultural objects, shopping malls, beaches and sports,
mountains trek and river sport, pick up and drop shuttle bus and time table, and arrange fully to every

2. guest's inquiries to one or more of those services.
Sebagai agen pusat informasi, FOM juga adalah orang yang memberikan informasi kepada tamu tentang
keseluruhan hotel fasilitas termasuk tioe kamar dan harga, F&B outlet dan promosi, Laundry dan Spa,
program untuk aktivitas tamu dan anak, kegiatan tour dan rekreasi, olahraga dan fasilitas hiburan,
wisata local dan objek budaya, pusat perbelanjaan, pantai pantai dan kegiatan olahraga, pegunungan
dan sungai, penjemputan dan pengantaran bus dan waktunya, dan mengatur sepenuhnya kepada satu
tamu atau lebih untuk semua pelayanan tersebut.
8. Check and report to FO Manager about staff schedule, change, lateness
Cek dan lapor ke FO manajer mengenai jadwal kerja staff, perubahan dan keterlambatan
9. Prepare and Check guest list, Expected Arrivals / Departures, room status, prepare Key cards,
update room status and other opening job duties.
Mempersiapkan dan cek daftar tamu, EA/ED, status kamar, mempersiapkan kunci kamar, uodate status
kamar dan tugas tugas lainnya
10. Check Guest arrival, print name board, pick up details and inform FOM before hand over to Driver
for airport pick up.
Cek kedatangan tamu, cetak papan nama, meminta detail dan info ke FOM sebelum hand over ke supir
untuk penjemputan ke bandara.
11. Adhere to all credit procedures as per registration process (cash / credit card /card.ver )
Mengikuti seluruh ‘kredit’ prosedur berdasarkan proses registrasi (tunai / kartu kredit / ‘card verify’).
12. Prepare and Co-ordinate with Housekeeping to proceed for Guest Arrivals and Departures:
individual / groups.
Mempersiapkan dan koordinasi dengan Housekeeping untuk proses kedatangan tamu dan
keberangkatan: Perorang/Group
13. Open and read log book and notification board to acknowledge today's hotel activities.
Buka dan baca log book dan papan pengumuman untuk mengetahui kegiatan hotel.
14. Prepare and update room sales report.
Mempersiapkan dan update laporan penjualan kamar
15. Maintain a good cleanliness standard and tidiness of Front Desk / Reception and BOH area, keep
all well-arranged at all times.
Mengatur standard kebersihan dan kerapihan di front desk/reception dan area BOH tetap teratur
dengan baik setiap saat.

3. 16. Maintain guests balanced accounts
Mengatur kesimbangan neraca akun tamu.
17. Offer services such as: faxes, mail, messages, currier etc.
Menawarkan pelayanan seperti: fax, surat menyurat, pesan, jasa kurir dan lainnya
18. Co-ordinate with other related department: HK, Engineering, F&B, Reservation and HR for guests
and associates issues.
Koordinasi dengan departemen terkait; HK, Engineering, F&B, reservasi dan HR untuk tamu dan masalah
staff.
19. Keep update all information, be accurate to avoid miss-perceptions.
Tetap update semua informasi, selalu akurat untuk menghindari salah persepsi.
20. Co-ordinate with Bell person in guest luggage handling (max.15 min upon arrival, should be
delivered to room).
Koordinasi dengan bell boy untuk menangani tas tamu (maksimum 15 menit pada saat kedatangan
harus sudah di antar ke kamar)
21. Assign one person to prepare and serve cold towel ( oshiburi ) for every guest in lobby upon their
arrival.
Menempatkan satu orang untuk mempersiapkan dan memberikan cold towel (oshibori) untuk setiap
tamu dilobby pada saat kedatangan.
22. Later on Welcome Drink Voucher should be issued for guest upon signing their registration card.
Kemudian voucher welcome drink harus sudah di sediakan untuk tamu pada saat mereka registrasi
23. Stand by and replace his/ her associate jobs during their break time.
Siaga dan menggantikan kerja staff nya pada saat jam istirahat mereka
24. Maintain a good work ethic, professional, attentive and helpful to everybody who might need
assistance.
Menerapkan etika kerja yang baik, profesional, dan mambantu setiap tamu yang mungkin
membutuhkan.
25. Prepare and update foreign currency and Hotel Booking Rate, co-ordinate with Accounting.
Mempersiapkan dan update mata uang asing dan Harga hotel, koordinasi dengan staf accounting.

4. 26. Attend morning /afternoon briefing, training and conduct briefing in the absence of manager.
Menghadiri rapat pertemuan pagi/siang, training dan memberikan briefing singkat jika manajer tidak
dapat hadir.
27. Handling cashiering, cash float, check and prepare EDC Machine, Computer, printer etc are
working properly.
Menangani kasir, kas, memeriksa Mesin EDC, computer, printer sudah bekerja dengan baik.
28. Prepare and check all forms, guest folios, Hotel Folder, and other stationary for operation needs.
Mempersiapkan dan memeriksa semua formulir, folio tamu-tamu, dokumen hotel dan peralatan lainnya
untuk keperluan operasi.
29. Update previous day special request concerning room status like change room, room/equipment
repair room upgrade etc, co-ordinate with HK and lease with Engineering to follow up any Room,
Equipment defect list.
Memperbaharui permintaan-permintaan khusus hari sebelumnya terkait dengan status kamar, seperti
ganti/pindah kamar, perbaikan kamar, peningkatan kamar, bekerja sama dengan HK dan Engineering
untuk menindaklanjuti setiap jenis kamar dan daftar kelengkapan kamar.
30. Communicate with other related department regarding guest appreciations/compliments and
complaints and make sure to do problem solving and compile all data to Guest History record in order
to personally serve for their next stay (important to note guest like/dislike, room preference, food
allergic, privacy matter etc).
Berhubungan dengan departemen lain terkait pujian dan/atau keluhan setiap tamu dan memastikan
untuk menyelesaikan masalah serta mengumpulkan data tersebut di catatan sejarah tamu secara
berurutan. (Penting untuk dicatat kesukaan dan tidaknya dari tamu, alergi terhadap makanan tertentu
dan kerahasiaan dari tamu).
31. Handle Guest reservation in the event of Reservation Department is closed.
Menangani pemesanan kamar jika departemen reservasi sudah tutup/pulang.
32. Fill in FO Operational Log Book, all issues from briefing and previous / day issues
Mengisi Log Book Operasional FO; semua yang dihasilkan dari briefing dan kejadian-kejadian dari hari
sebelumnya.
33. Replace telephone Operator when he takes break.
Menggantikan Operator Telepon ketika ia mengambil waktu istirahat.
34. Hand over Shift to next Shift leader and report to FOM and/or RDM before clock out.
Serah-terima tugas kepada shift berikutnya dan melapor kepada FOM/RDM sebelum jam pulang.