Download as PDF, PPTX
Uploaded bynaglaa Khmies
المكتب التدريبي للصف الاول Pdf
تمثل الوثيقة ملخصًا لمشروع مبارك كول الذي يهدف إلى تطوير التعليم الفني والتدريب المهني في مصر من خلال نظام التعليم المزدوج، حيث يشمل تعزيز التعاون بين الحكومة والقطاع الخاص وتقديم تدريب متوازن بين التعليم النظري والعملي. يركز المشروع على توفير عمالة مدربة، مواجهة مشاكل البطالة، وتحقيق متطلبات سوق العمل من خلال منهجيات تدريبية فعالة، بالإضافة إلى الفوائد العديدة للمستثمرين والطلاب المشاركين. كما تتناول الوثيقة جوانب إدارة الأفراد والهياكل التنظيمية في الشركات، مما يسهل توفير العمالة المناسبة وتحسين الأداء الوظيفي.
More Related Content
Similar to المكتب التدريبي للصف الاول Pdf
المكتب التدريبي للصف الاول Pdf
- 1. Company LOGO شركة السماح لألجهزةالحديثة بالمكتب التدريبي بالصف األول قسم مساعد فني إداري
- 2. الفهرس الباب األول: التعليم الفني ومشروع مبارك كول. الباب الثاني : إدارة األفراد. الباب الثالث : إدارة التسويق والمبيعات. الباب الرابع : إدارة المشتريات والمخازن. الباب الخامس: إدارة السكرتارية. الباب السادس: الربط بين اإلدارات المختلفة. الباب السابع : التقويم 3102/30/30 44:60 م
- 3. الباب األول :التعليم الفني ومشروع مبارك كول • نشأة الفكرة : • نشأة فكرة المشروع أثناء زيارة الرئيس السابق إلي المانيا ولقائه للمستشار هيلموت كول في بون سنة 1991 . • وتم االتفاق علي قيام المانيا بمساعدة مصر لتطوير التعليم الفني والتدريب المهني من خالل تبادل الخبرات ،خامات لبرامج التدريب ،مناهج تعليمية ، وفقا لألحدث ما توصل إلية العلم الحديث والتكنولوجيا المتطورة ، ودراسات تسويقية للمشروعات التعليمية، وربطها بسوق العمل واحتياجات هذة السوق سواء محليا أو خارجيا وذلك بأدخال نظام التعليم المزدوج (الثنائي) في مصر.
- 4. وثنائية المشروع تتمثلفي عدة جوانب 1. مشاركة وزارة التربية والتعليم والقطاع الخاص في تحمل تكلفة تدريب المدرسين والمدربين 2. إدارة العملية التعليمية تتم عن طريق شريكين الحكومة ممثلة في وزارة التربية والتعليم والقطاع الخاص ممثال في الوحدة االقليمية (جمعيات المستثمرين) 3. يتم تدريب وتعليم المتدربين في موقعين المدرسة والمصنع لذلك يجمع التدريب الثنائي بين أسلوبين من التعليم : أ - الدراسة النظرية بالمدرسة :( يومين نظري يوم لدراسة مواد ثقافية ويوم لدراسة المواد الفنية المتخصصة 4.• ب- التدريب العملي في المصانع(4 أيام) 5. مشاركة وزارة التربية والتعليم والقطاع الخاص في إعداد القوانين واللوائح المنظمة والمناهج واختيار المهن المطلوبة 6. مشاركة وزارة التربية والتعليم والقطاع الخاص في وضع ومتابعة االمتحانات العملية والنظرية للخريجين واصدار الشهادات لهم.
- 5. أهـداف المشـروع توفيرالعمالة الفنية المدربة علي اسس علمية وعملية باستخدام أحدث أساليب التعليم والتكنولوجيا لخدمة االنتاج المصري لمواجة المنافسة العالمية وزيادة حجم التصدير. توفير فرص عمل جيدة للشباب سواء داخل مصر أو خارجها لمواجة مشكلة البطالة. توفير العمالة الفنية المدربة لقطاع الخدمات االستغناء عن استدعاء الخبراء من الخارج إلصالح وصيانة المعدات الحديثة وخطوط االنتاج بالمصانع تطبيق النظام المزدوج للتعليم الفني في جميع المهن مالحرف في المدي البعيد. تطبيق مبدأ ضرورة الحصول علي ترخيص لمزاولة المهن
- 6. مزايا مشروع مبارككول للمستثمرين: سوف تحصل علي عمالة مدربة تناسب المشروعات ستتوفر للمستثمرالعمالة الماهرة العلية التي التتوفر بسهولة السوق المصري سوف توفر تكاليف التدريب والصيانة يتمكن من إختيار المتدربين المتميزين للعمل في المنشأة في نهاية مدة التدريب
- 7. تابع مزايا مشروعمبارك كول للطالب: اكساب الطلبة المهارات الالزمة للحصول علي فرص عمل مؤكدة يحصل الطالب علي مكافأة شهرية طوال فترة الدراسة والتدريب يشرف علي التدريب في الشركات والمدرسة خبراء ألمان ومصريين يتوفر للطالب مدرسون مؤهلون جيدا يتمع الطالب المتدرب بنظام التأمين عليه
- 8. التدريب بالمكتب التدريبي تعريف المكتب التدريبي: يمثل شركه واقعية تحاكي الشركة الحقيقية ويحتوي علي االدارات المختلفة التي تتعامل مع بضائع غير حقيقية حيث يتم فيه عمليات الشراء وتسويق وغيرها. يتم عن طريق التدريب العملي علي االدارات التالية إدارة األفراد إدارة السكرتارية إدارة المشتريات والمخازن إدارة التسويق والمبيعات
- 9. نموذج تخطيطي للمكتبالتدريب اإلدارة العليا إدارة المشتريات والمخازن إدارة التسويق والمبيعات إدارة السكرتارية إدارة الألفراد إدارة الحسابات
- 10. Company LOGO الباب الثاني مفهوم اإلدارةوأنواع المنظمات
- 11. عالقة المنظمة بالبيئةالداخلية
- 12. عالقة المنظمة بالبيئةالخارجية الظروف لطبيعية الظروف االجتماعية والثقافية المنافسة الظروف السياسية والتشريعية المتغيرات التكنولوجية المتغيرات االقتصادية
- 13. تعريف اإلدارة • اإلدارةعبارة عن نشاط إنساني منظم ومستمر بهدف تحقيق نتائج محددة من خالل توظيف جميع الموارد المادية والمالية والبشرية المتاحة وتنمية موارد جديدة والعمل علي استغاللها علي درجة من الكفاءة وذلك في ظل ظروف بيئية قائمة ومحتملة
- 14. مباديء اإلدارة : لكي ينجح المدير يجب أن يتمتع بالخبرات والمهارات والصفات الشخصية واأللمام بالوظائف اإلدارية األساسية وهي التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابةباإلضافة إلي تطبيق المباديء اإلدارية الهامة ومنها : 1- مبدأ تقسيم العمل. 2- السلطة والمسئولية 3- االنضباط 4- وحدة األمر 5- وحدة التوجيه 6- إخضاع المصلحة الشخصية للمصلحة العامة 7- مكافأة األفراد 8- المركزية 9- التسلسل الوظيفي 01- روح التعاون 11- المبادرة 21- األستقرار الوظيفي 31- المساواة 41- الترتيب
- 15.
- 16. تعريف الشركات وأنواعها •تعريف الشركة : هي عقد بمقتضاة يلتزم شخصان أو أكثر بأن يساهم كال منهما في مشروع مالي بتقديم حصة من مال أو عمل إلقتسام ما ينشأ عن هذا المشروع من ربح أو خسارة
- 17.
- 18. الشروط الواجب توافرهالتكوين شركة: اإلشتراك وتقديم حصة في رأس المال. غرض الحصول علي أرباح مع تقسيم الناتج ربح أو خسارة نية المتعاقدين لتكوين شركة غرض الشركة يجب أن يكون قانوني (غير محرم)
- 19. أنواع الشركات : •الشركات التجارية: غرضها القيام بأعمال تجارية • الشركات المدنية: أعمال ليست مصنفةمن االعمال التجارية
- 20. الباب الثاني إدارةاألفراد • تعريف إدارة األفراد : • هي اإلدارة المسئولة عن تدبير احتياجات الشركة من العمالة المطلوبة ذات القدرات والمهارات وتدريب العمالة لزيادة قدراتهم ومهاراتهم • أو هي مجموعة األنشطة المتعلقة بتخطيط القوي العاملة والتوظيف والتدريب والتعويض وتقويم األداء بما يوفر قوي عاملة مدربة ولديها القدرة علي والرغبة ولألداء والحافز علي األستمرار بالعمل بما يساعد في تحقيق أهداف المنظمة •
- 21. الهيكل التنظيمي: هو اإلطارالعام الذي يتم من خالله تنسيق مجهود العمالة واستغالل الموارد وربط األجزاء وتوضيح العالقات من أجل تحقيق الهدف . أنواع الهياكل التنظيمية: هيكل الخط الواحد. الهيكل األستشاري. هيكل الخطوط المتعددة.
- 22. الهيكل اإلداري إلدارةاألفراد
- 23. الهيكل التنظيمي للمكتبالتدريبي
- 24. أوال : أهدافإدارة األفراد توفير العمالة المالئمة للشركة كما وكيفا تنمية العمالةوالمحافظة عليها تحقيق أهداف الشركة من وراء توظيف العمالة رفع األداء عن طريق التحفيز تحسين الظروف في أماكن العمل إشباع الحاجات المعنوية للعاملين (رعاية صحية واجتماعية- االمن)
- 25. ثانيا : مهامإدارة األفراد وضع الهيكل التنظيمي للشركة تخطيط القوي العاملة تحديد االحتياجات من المارد البشرية تحليل الوظائف وتوصيفها اإلختيار والتعيين ويتم علي مراحل هي : دراسة وفحص طلبات التوظيف – األختيارات – المقابلة الشخصية وضع كود لكل وظيفة التدريب
- 26. ثالثا : مصادرالحصول علي العمالة التعيين الداخلي مكتب القوي العاملة ووكاالت التوظيف الخاصة اإلعالن بالصحف والمجالت ووسائل األعالن المختلفة اإلتصال بالكليات والمعاهد والمدارس الفنية المتخصصة توصيات العاملين بالمنظمة شبكة المعلومات نشاط عملي تمرين علي عمل األعالن عن وظائف
- 27. رابعا : خطواتتعيين العاملين تقوم كل إدارة بتحديد العمالة المطلوبة وتمأل نموذج (طلب تعيين) تقوم إدارة األفراد بعمل إعالن (داخلي- وخارجي)من خالل نموذج شغل وظيفة تقوم إدارة األفراد بتلقي وفحص الطلبات ترسل اإلدارة إخطار بوعد المقابلة واالختبار للمتقدمين ممن ينطبق عليه الشروط يتم أجراء المقابلة واختيار عدد معين من المتقدمين
- 28. تابع خطوات تعيينالعاملين ترسل إدارة األفراد لمن تم اختيارهم إخطار بمكان وموعد الكشف الطبي يتم إصدار قرار التعيين لالئقيين طبيا يتم إرسال أخطار التعيين للمعينين يتم تحرير عقد العمل وعمل إقرار إستالم العمل للموظف يتم إنشاء ملف الخدمة للموظف الجديد ويضم جميع المستندات الخاصة به يتم إخطار الجهات المختلفة بالشركة بالتعينات الجديدة (األمن- األجور- القسم المعين به)
- 29. أنواع المقابالت مقابلةفردية : يتم مقابلة الشخص المرشح لشغل الوظيفة مع فرد واحد . ممقابلة شفهية جماعية : يتم مقابلة الشخص المرشح لشغل الوظيفة مع لجنة من الخبراء .
- 30. محتويات ملف الخدمة • • • • • • يحتويملف الخدمة علي المستندات اآلتية : شهادة الميالد صورة البطاقة الشخصية المؤهل الدراسي شهادة الخبرة إن وجدت شهادة الخدمة العسكرية للذكورو الخدمة العامة إن وجدت
- 31. تابع محتويات ملفالخدمة • • • • • • • صحيفة الحالة الجنائية شهادة القيد في مكتب العمل إخطار بموعد المقابلة إخطار التعيين قرار التعيين إقرار باستالم العمل عقد العمل
- 32. ملفات إدارة األفراد(المواردالبشرية) • • • • • • • سجل البريد الوارد سجل البريد الصادر ملف إذن التعيين ملف إعالن شغل وظيفة ملف طلب شغل وظيفة ملف إخطار بموعد المقابلة والختبار ملف قرارات التعيين
- 33. ملفات إدارة األفراد(المواردالبشرية) • • • • • • ملف إخطار التعيين ملف عقود العمل ملف إقرارات استالم العمل ملف األجازات ملف الجزاءات ملف خدمة موظف
- 34. أنواع اإلجازات التييحصل عليها العامل أثناء الخدمة • • • • • • • أوال : الراحة األسبوعية ثانيا : أجازة األعياد مالمناسبات الرسمية في القطاع العام تمنح بأجر كامل في القطاع الخاص تمنح بشرط أال يزيد عدد أيام العطالت في السنة عن 31 يوم ويمكن تشغيل العامل في العطالت بأجر مضاعف ثالثا : اإلجازة العارضة : في القطاع العام 7 أيام في السنة في القطاع الخاص وصلت إلي 6 أيام في السنة في القانون الجديد
- 35. تابع أنواع اإلجازاتالتي يحصل عليها العامل أثناء الخدمة • • • • • • رابعا : اإلجازة األعتيادية (السنوية): في القطاع العام : 51 يوم عن السنة األولي بعد مضي 6 شهور من تاريخ أستالم العمل 12يوم بعد مضي سنة كاملة 03 يوم بعد مضي 01سنوات 54 يوم لمن تجاوز سن الخمسين
- 36. تابع أنواع اإلجازاتالتي يحصل عليها العامل أثناء الخدمة • • • • • • • • في القطاع الخاص : 51 يوم عن السنة األولي بعد مضي 6 شهور من تاريخ أستالم العمل 12يوم بعد مضي سنة كاملة 03 يوم بعد مضي 01سنوات أو تجاوز سن الخمسين خامسا : اإلجازة المرضية : سادسا : إجازة بدون مرتب : سابعا األجازة الخاصة بأجر كامل : ثامنا : إجازة إصابة العمل :
- 37. واجبات وحقوق العامل • • • • • • • • • • • واجباتالعامل : اإللتزام بالعمل وأدائه بكفاءة طاعة رؤساءه في العمل المحافظة علي أسرار العمل المحافظة علي ممتلكات الشركة حقوق العامل: مزاولة العمل المتفق عليه في عقد العمل الحصول علي العقد المتفق عليه حصوله علي األجازات المنصوص عليها حقه في التأمين عليه حصوله علي شهادة الخبرة
- 38. الجزاءات توقيع جزاءات تأديبيةعلي العامل في حالة عدم التزامه بما ورد في عقد العمل واألخالل به أنواع الجزاءات التاديبية : • اإلنذار الشفوي • اإلنذار الكتابي • الغرامة • الحرمان من العالوة السنوية أو جزء منها • الوقف عن العمل • الفصل من الخدمة
- 39. أنواع عقود العمل •أوال عقد العمل الفردي • • • • • عقد يتم أبرامه بين العامل وصاحب العمل يتعهد فيه العامل بأن يعمل لدي صاحب العمل تحت إدارته وإشرافه مقابل أجر وهذا العقد يكون من ثالث نسخ (للعامل-لصاحب العمل- لمكتب التأمينات األجتماعية). بيانات عقد العمل الفردي : اسم صاحب العمل- عنوانه- محل العمل إسم العامل ومؤهله ومهنته- محل إقامته- اثبات الشخصية. نوع العمل المتعاقد عليه.
- 40. تابع أنواع عقودالعمل • ثانيا : عقد العمل الجماعي • • اتفاق بين منظمة نقابية أو أكثر وبين صاحب العمل أو أكثر يستخدمون عماال ينتمون إلي تلك المنظمات . • • شروط عقد العمل الجماعي : • يكون مكتوب • يوافق عليه ثلث أعضاء مجلس اإلدارة للمنظمة النقابية المتعاقدة • يراجع من قبل وزارة القوي العاملة
- 41. تابع أنواع عقودالعمل • • • • ثالثا : عقد العمل المحدد بمدة عقد بين العامل وصاحب العمل محدد بمدة (سنة- شهر- أسبوع)وينتهي العقد بإنتهاء مدة العقد. رابعا : عقد التدريب محتوياته : موضوع التدريب- مدة التدريب- بداية ونهاية التدريب- مواعيد العمل اليومية- مكافأة التدريب- مدة اإلجازة- شروط أنهاء العقد
- 42.
- 43. تعريف إدارة التسويق • • • • • • • التسويق: هو جميع أوجه النشاط التي تهدف اإلي انسياب السلع والخدمات من المنتج إلي المستهلك األخير المفهوم الشامل للتسويق : إن اإلحتياجات هي نقطة البداية للنشاط التسويقي . ما يتم تسويقه هو السلع والخدمات التي تشبع هذة األحتياجات يتطلب التبادل أن يكون هناك طرفان ويكون كل منهما قادر علي األتصال بالطرف اآلخر وله حرية القبول أو رفض عرض الطرف اآلخر. إن التبادل يجب أن يتم من خالل بعد زماني ومكاني يمثل السوق .
- 44. الفرق بين إدارةالتسويق والمبيعات • إدارة التسويق : هي "األدارة التي تتولي مسئولية التخطيط والتنظيم والتوجيه واإلشراف والرقابة بالنسبة لجميع أوجه النشاط التسويقي" . • أما إدارة المبيعات : فهي "اإلدارة التي تتولي مسئولية إختيار وتدريب ومكافأة رجال البيع مع تحديد المناطق البيعية وحصص المبيعات
- 45. شروط الدفع والتسليم: شروط الدفع تبين : أوال : ميعاد الدفع (عند الطلب- عند اإلستالم- بعد مضي مدة معينة- فورا- دفعة عند الطلب والباقي بعد مدة). ثانيا : وسيلة الدفع : (نقدا – شيكات – كمبياالت – سندات أذنية – تحويل حسابي – أي وسيلة أخري). ثالثا الخصم في حالة وجوده : ومن أنواع الخصم :خصم الكمية - خصم تجاري - خصم نقدي - خصم موسمي- مسموحات الترويج - مسموحات السمسرة - التسعير الجغرافي - خصم األوكازيون .
- 46. تابع شروط الدفعوالتسليم : • شروط التسليم تبين : • أوال: مكان التسليم : حيث علي أساسها يحدد من يتحمل مصاريف نقل البضاعة إلي المشتري (محل البائع- محطة البائع- محطة المشتري- محل المشتري). • ثانيا : ميعاد تسليم البضاعة المطلوبة حسب األتفاق .
- 47. األعالن • هو مختلفنواحي النشاط التي تؤدي إلي نشر أو إذاعة الرسائل األعالنية المرئية أو المسموعة علي الجمهور بغرض حثه علي شراء سلع أو خدمات.
- 48. الكتالوجات واأللبومات : •هو مجلد مصور يستخدم لتوصيل مجموعة من المعلومات الضرورية عن السلع للعمالء الحاليين أو المرتقبين حيث يحتوي علي الصور والوصف التفصيلي للسلع واألسعار وشروط التعامل .
- 49. محتويات الكتالوج : • • • • صفحةالغالف به إسم الشركة وعنوانها وطرق األتصال المختلفة صفحة الفهرس صفحة المقدمة صفحة تشمل قائمة األسعاروصور المنتجات
- 50. تابع محتويات الكتالوج: • • • • • مقدمة تحتوي علي معلومات عن الشركة :تاريخها-سياستها-السلع التي تبيعها –السواق التي تبيع بها- كبار عمالئها- إنجازتها عن السلعة : خصائصها- تركيبها- طريقة الفك والتركيب- طريقة التشغيل- مزاياها- الوفورات من استخدامها- احتياطيات التشغيل اآلمن . صفحات لكل سلعة أو مجموعة سلعية تشمل االسم ونماذج (صور للسلعة أو السلع) واألسعار. صفحة تشمل شروط التعامل (الدفع والتسليم- التعاقد- العمل كوكيل بيع للشركة- .....) .
- 51. بناء كود للسلعالتي تتعامل فيها الشركة • • • • • • • يتم تقسيم السلع إلي مجموعات سلعية فمثال (9)األقمشة يتم تقسيمها إلي : أوال: أقمشة حسب الغرض تفصيل مالبس (1)/ ستائر (2)/تنجيد(3) ثانيا: حسب الشركة المنتجة محليا (1)- أو مستوردة(2) ثالثا: أقمشة حسب الخامات أصواف –حرير- قطن- كتان- بولي استر رابعا حسب المستخدم رجالي(1) – حريمي (2) خامسا حسب األلوان .
- 52. بناء كود للسلعالتي تتعامل فيها الشركة اللون المستخدم ابيض رجالي(1) أحمر الخامات الشركة اصواف(1) مستوردة(1) حرير(2) )2(A.U.T الغرض محلية(0) تفصيل مالبس (1) المحلة(1) ستائر(2) الرقم المجموعة 9 اقمشة حريمي(2) أزرق قطن(3) )3(T.N.A كفرالدوار(3) تنجيد(3) ويعطي لكل قسم رقم كود خاص به مثل بناء كود سلعة قماش تنجيد محلي من شركة كفر الدوارقطن أحمر هو: 233039
- 53.
- 54. إجراءات المبيعات • يقومقسم البحوث التسويقية بالشركة بعمل الدراسات الشاملة والدقيقة لألسواق للتعرف علي الرغبات واإلحتياجات والمواصفات التي يفضلها العمالء والمستهلكين في السلع التي تتعامل فيها الشركة وبناءا علي هذة المعلومات تحدد الشركة تفضيالت العمالء في البضائع التي يجب عرضها وتوفيرها باألسواق . • تقوم إدارة التسويق بتصميم الكتالوج الخاص بالبضائع ويشمل البيانات الرئيسية والتعريفية عن البضائع مثل إسم الصنف ورقم كود السلعة ومميزاتها والسعر وبعض الخدمات اإلضافية (خدمات ما بعد البيع) والتي ما تكون عامل جذب رئيسي للعمالء . • يرسل الكتالوج إلي العمالء الحاليين والمرتقبين ويسجل بريد صادر في إدارة السكرتارية أويقوم مندوبي المبيعات بعمل برنامج زيارات للعمالء لتسليم الكتالوجات وبحث إمكانية التعاون والتعامل .
- 55. تابع إجراءات المبيعات •يرسل الكتالوج إلي العمالء الحاليين والمرتقبين ويسجل بريد صادر في إدارة السكرتارية أويقوم مندوبي المبيعات بعمل برنامج زيارات للعمالء لتسليم الكتالوجات وبحث إمكانية التعاون والتعامل . • يقوم العمالء بأرسال طلب عرض أسعار للشركة لتأكيد المعلومات الواردة بالكتالوج ولتحديد األصناف التي يرغبون في شرائها . يسجل في البريد الوارد ويحفظ في ملف بعد عمل عرض األسعار الالزم ويحفظ نسخة في ملف العميل.
- 56. تابع إجراءات المبيعات •ترد الشركة علي العميل بأرسال عرض األسعار إلي العميل ويسجل بريد صادر ويتضمن السعر والكمية وشروط الدفع والتسليم وأي شروط إضافية أخري ويحفظ نسخة منه في ملف العميل ونسخة في ملف عروض أسعار. • في حالة موافقة العميل علي عرض األسعار المقدم من الشركة يقوم بإرسال أمر التوريد (الطلبية)تسجل بريد وارد. وتسجل في ملف طلبيات العمالء وبطاقة العميل ويحفظ صورة في ملف أوامر التوريد وصورة في ملف العميل . • تقوم إدارة المبيعات بعمل بطاقة الطلبية (كارت الطلبية) وترسل إلي المخازن لالستفسار عن مدي توفر األصناف المطلوبة بالمخازن ومواعيد التسليم الممكنة حسب برنامج التسليم وخطة المبيعات.
- 57. تابع إجراءات المبيعات •بعد رد المخازن بما يفيد توافر األصناف وإمكانية تنفيذ الطلبية تقوم المبيعات بأرسال رسالة قبول الطلبية لتؤكد وصول أمر التوريد وكذلك تأكيد قيام الشركة بالبدء فعال في التنفيذ وتسجل بريد صادر ويحفظ صورة في ملف العميل. • بعد تجهيز الطلبية في المواعيد المحددة يتم عمل إذن التسليم واألستالم (في إدارة المبيعات او المخازن). ويتم تحريره من أصل وصورتين صورة تسخدم في المخازن لتخفيض رصيد األصناف ببطاقة الصنف ويرسل األصل وصورة مع البضاعة إلي العميل ليوقع علي الصل بما يفيد أستالمه األصناف المدرجة بإذن التسليم بحالة جيدة ويقوم العميل برده إلي الشركة ويأخذ العميل صورة األذن .
- 58. تابع إجراءات المبيعات •تقوم إدارة المبيعات بتحرير فاتورة المبيعات حسب عرض األسعار وشروط الدفع والتسليم من أصل وصور حسب نظام الشركة حيث يرسل األصل العميل وتبقي صورة بإدارة المبيعات يسجل منها في بطاقة العميل وفي سجل فواتير المبيعات وتحفظ في ملف فواتير البيع وصورة أخري في ملف العميل . كما ترسل صورة إلي إدارة الحسابات مرفق بها أمر التوريد وأصل إذن التسليم للتسجيل بالدفاتر ومتابعة التحصيل لقيمة الفواتير حسب شروط الدفع والتسليم. • عند تحصيل الفاتورة يتم تسجيل ميعاد السداد ورقم الشيك أو رقم إيصال توريد النقدية خزينة الشركة في بطاقة العميل مع التأشير علي صورة الفاتورة الموجودة بالمبيعات بما يفيد التحصيل ورقم مستند التحصيل كأجراء رقابي .
- 59. اهم السجالت والملفاتالمستخدمة في إدارة المبيعات • • • • • • ملف طلبات عروض أسعار الواردة ملف عروض األسعار الصادرة سجل طلبيات العمالء(ملف أوامر التوريد – كارت حركة لكل طلبية) ملف أذون التسليم واألستالم للبضاعة ملف مراسالت متبادلة مع العمالء (بخالف الملف الموجود بإدارة السكرتارية) ملف قوائم السعار
- 60. تابع أهم السجالتوالملفات المستخدمة في إدارة المبيعات • • • • • • • • • ملف فواتير المبيعات ملف كروت العمالء سجل العمالء وبياناتهم ملف إحصائيات المبيعات الفترية أو الجغرافية ملفات لمندوبي المبيعات ملفات لوكالء البيع ملفات للبحوث والدراسات التسويقية ملفات تقارير وكالء البيع ملفات للمعارض التي نظمتها الشركة أو تشارك فيها
- 61. حالة عملية تطبيقية •بفرض أن الشركة التي تعمل بها (شركة السماح لألجهزة الحديثة) باعت بضاعة إلي العميل شركة البسمة للتجارة والتوريدات . • عبارة عن 002 مروحة مكتب ناشيونال رقم 10125 بسعر 081 ج ، 52 سخان أبو للو 03 لتر رقم 03944 بسعر 572 ج • المطلوب : تصوير المستندات الالزمة لتنفيذ هذة الطلبية في شركة السماح لألجهزة الحديثة أو الواردة لها من شركة البسمة للتجارة والتوريدات ومن المعلوم أن الطلبية ترد بعد إعداد الكتالوج وإرساله للعمالء للتعرف علي إمكانيات الشركة في توريد البضائع وأنواعها فيقوم العميل بأرسال طلب عرض أسعار وهكذا تبدأ دورة البيع .
- 62. طلب عرض أسعار • • • • شركةالبسمة للتجارة والتوريدات 66ش بن سينا المنطقة التجارية- برج العرب إدارة المشتريات ) طلب عرض أسعار رقم ( / / البلد في السيد :- ----------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------العنوان :- نرجو التكرم بإفادتنا بأسعاركم وشروط الدفع والتسليم لتوريد األصناف اآلتية م اسم الصنف رقم الصنف الوحدة الكمية مالحظات 1 2 • • مدير المشتريات الوظيفة :- مندوب المشتريات األسم :- التوقيع :- التاريخ :- ملحوظة إذا لم يصلنا رد خالل أسبوع من تاريخه يعتبر اعتذار عن التوريد ختم الشركة
- 63.
- 64. تعريف إدارة المشتريات: •"الوظيفة المسؤلة عن تخطيط ومراقبة تنفيذ مختلف األنشطة المتعلقة بدورة الموارد من الوقت الذي تطلب فيه إلي الوقت الذي تسلم فيه إلي جهات الطلب أو جهات األستخدام" • أو "هي اإلدارة التي تقوم بتأمين إحتياجات المنشأة بجميع احتياجتها من البضائع االزمة لعملية البيع وكذلك ما يلزمها من مهمات وأدوات وخدمات تساعد اإلدارة في تسهيل مهمة اإلدارة لتحقيق أهداف المنشأة".
- 65. أهم الفروق بينالسلعة والخدمة م السلعة الخدمة 1 المنتج مادي ملموس غير مادي وغير ملموس 2 الملكية تنتقل بمجرد الشراء الملكية عامة ال تنتقل 3 يمكن إعادة بيع المنتج الخدمة اليمكن إعادة بيعها 4 يمكن عرض المنتج عادة اليمكن عرض المنتج قبل شراؤها 5 يمكن تخزينها بواسطة البائع أو المشتري عادة يصعب تخزينها 6 المنتج يمكن نقله عادة يصعب النقل 7 االتصال غير مباشر بين الشركة والعميل في معظم الحاالت اآلتصال مباشر 8 اإلنتاج والتوصيل يكونا في مكانين مختلفين اإلنتاج والتوصيل يكونا في نفس المكان 9 يحتاج إلي كمية كبيرة من المخزون يحتاج إلي كمية قليلة نسبيا من المخزون 01 إمكانية تقويم العمل في معظم األحيان اليمكن تقويم العمل 11 يكن قياس اإلنتاجية لفترة معينة اليمكن ذلك
- 66. واجبات إدارة المشتريات • • • • • • • • تحديداألحتياجات تحديد مصادر الشراء تحديد السعر من خالل المفاوضات مع الموردين للوصول إلي أفضل األصناف واألسعار والشروط إصدار أوامر الشراء متابعة أمر الشراء مراجعة الفواتير فحص واستالم البضاعة مع الفاتورة حفظ الملفات والوثائق والمعلومات • واجبات أخري مثل الفحص واألستالم التخلص من العادم والتالف
- 67. دورة الشراء إصدار طلب الشراء الشعور بالحاجة للشراء اإلجراءا ت التكميلية الموافقة علي طلب الشراء الفحص واألستالم دورة الشراء التحقق منتوافر اإلعتمادا ت متابعة التوريد فحص الطلب ومراجعة البيانات دعوة الموردين للتقدم بالعرو ض اختيار الموردين وإصدار أمر التوريد
- 68. دورة الشراء • عندوصول رصيد السلعة إلي حد الطلب وبعد التأكد من عدم وجود الصنف أو بديل مناسب بالمخازن . ترسل المخازن طلب شراء إلدارة المشتريات • ثم تقوم إدارة المشتريات بحصر الموردين وإرسال طلبات عروض أسعار للموردين ترسل األصول وتسجل بريد صادر بالسكرتارية وتحفظ الصور بملف طلبات عروض أسعار للموردين • يقوم كل مورد بأرسال عرض األسعار الخاص به يسجل بريد وارد بالسكرتارية وتسلم عروض األسعار إلدارة المشتريات عن طريق إدارة السكرتارية
- 69. تابع دورة الشراء • • • • • • تقومإدارة المشتريات بعمل كشف تفريغ لعروض األسعار لتسهيل عملية المقارنة بين الموردين تتم المقارنة من خالل تقييم الجودة واألسعار والوقت والكمية والمورد(إمكانياته المالية والفنية) . شروط الدفع والتسليم وخدمات ما بعد البيع . نتيجة التقييم السابق يتم إختيار المورد األنسب لظروف المنشأة وإرسال أمر التوريد (الطلبية) له والذي يمثل عقد ملزم للطرفين ويرسل األصل بعد أن يسجل في البريد الصادر بالسكرتارية ومن الصورة يسجل في كارت المورد وفي سجل طلبيات الموردين وتحفظ صورة في ملف الطلبيات (أوامر التوريد) وصورة في ملف المورد.
- 70. تابع دورة الشراء •يقوم المورد بإرسال رسالة قبول الطلبية وتسجل بريد وارد بالسكرتارية بما يفيد تأكيد إستالمه أمر التوريد وتسلم للمشتريات للحفظ • يقوم المورد بإرسال البضاعة+ إذن تسليم وإستالم (أصل وصورة) + الفاتورة. • تقوم إدارة المخازن بالتوقيع علي إذن التسليم (األصل) ويرد إلي المورد بما يفيد اإلستالم المبدئي ثم تشكل لجنة للفحص واألستالم وعمل محضر فحص وأستالم الذي يحدد فيه درجة صالحية البضاعة ومطابقة األصناف للمواصفات الواردة للشركة.
- 71. تابع دورة الشراء •وفي حالة الموافقة علي البضاعة يقوم أمين المخزن بعمل إذن اإلضافة بناءا علي أذن التسليم ومحضر الفحص واألستالم وإضافتها في كروت األصناف. وفي حالة عدم مطابقة األصناف للمواصفات المطلوبة يتم ردها اإلي العميل وتحرير إذن إرتجاع أصناف أو رسالة شكوي حسب الموقف وترسل للمورد لحل المشكلة.
- 72. تابع دورة الشراء •بالنسبة للفاتورة (األصل) تراجع في إدارة المشتريات وتسجل بياناتها في كارت المورد وفي سجل فواتير الشراء وتحفظ صورة في ملف المورد او ملف فواتير الشراء . يرسل أصل الفاتورة مرفق بها (صورة طلب الشراء – عرض األسعار- صورة من كشف التفريغ لعروض األسعار- أمر التوريد- إذن التسليم – محضر الفحص واالستالم- إذن اإلضافة )إلدارة الحسابات للمراجعة والتسجيل والسداد للمورد وعند السداد تسجل في كارت المورد بأدارة المشتريات .
- 73. أهم السجالت والملفاتالمستخدمة في إدارة المشتريات والمخازن • • • • • • • • • • ملفات كروت المخازن ملفات طلبات الشراء ملف طلبات عروض األسعار ملف عروض األسعار الواردة . وكشوف تفريغ عروض األسعار سجل طلبيات الموردين(ملف أوامر التوريد الصادرة ). ملف أذون التسليم واألستالم للبضاعة. ملف مراسالت متبادلة مع الموردين (بخالف الملف الموجود بإدارة السكرتارية). ملف قوائم األسعار ملف فواتير الشراء. ملف كروت الموردين.
- 74. تابع أهم السجالتوالملفات المستخدمة في إدارة المشتريات والمخازن • • • • • • • • • • • • سجل الموردين وبياناتهم. ملفات لوكالء الشراء. ملف احصائيات المشتريات الفترية أو الجفرافية. ملفات لمندوبي المشتريات. ملفات للبحوث والدراسات التسويقية. ملفات تقارير وكالء الشراء. ملفات تقاريرعن المعارض التي زارها مندوبي الشركة لمعرفة أحدث األتجاهات في األسواق. ملفات الفحص واألستالم. ملفات محاضر الجرد. ملفات أذون اإلضافة. ملفات أذون الصرف من النخازن. ملفات أذون أرتجاع أصناف للموردين.
- 75. حالة عملية • • • • • • • بفرض أنكموظف بأدارة المشتريات بشركة الوفاء التجارية 0 33ش األمل السادات) وتقوم شركتك باألتجار في األجهزة المنزلية الكهربائية وأرادت الشركة شراء األصناف اآلتية : 54 ثالجة كريازي 21 قدم رقم 21415 52 غسالة فول أتوماتيك 42 بؤنامج رقم 42435 المطلوب: شرح وتحرير المستندات الالزمة إلتمام هذة العملية سواء الداخلية أو التي يتم تبادلها المشتري مع البائع الحظ أن العمل يبدأ من بطاقة الصنف التي تظهر رصيد الصنف عند حد الطلب .
- 76.
- 77. تعريف إدارة السكرتارية •هي حلقة الوصل بين اإلدارة العليا واألدارات األخري بالشركة من جانب وبين الشركة والعالم الخارجي من جانب آخر وهي اإلدارة المعاونة لجميع األدارات األخري الموجودة بالشركة . • وذلك من خالل تنظيم وتسهيل والحفاظ علي تدفق المعلومات من وإلي اإلدارة . • وكلمة سكرتير مشتقة من الكلمة األنجليزية secretary والمشتقة من كلمة secretاي "سر" .
- 78. تعريف السكرتير • الموظفالذي يقوم بمساعدة رئيسه في حفظ أسراره وترتيب أعماله وتسجيل معلوماته وتنظيم وقته بسهولة ويسر . • وتتمثل أعمال السكرتير في معالجة البريد الوارد والصادر وأستقبال الزوار والرد علي الهاتف وفي أعمال الطباعة وفي الحفظ والتصنيف وتجميع المعلومات ..... وغيرها
- 79. شكل يوضح عالقةإدارة السكرتارية باالدارات األخري
- 80. مسئوليات وواجبات السكرتير •السكرتير الناجح يجب أن يمتلك مهارات متميزة ولديه القدرة علي تحمل المسؤلية من واقع قدرتة علي المبادرة وسالمة الحكم والقدرة علي اتخاذ قرارات سليمة في نطاق عمله.
- 81. األعمال التي يقومبها السكرتير • • • • • • • • • • • معرفة مدير/ المكتب تنظيم أعمال اليوم وتحليلها إقامة عالقة طيبة مع الزمالء اآلخرين. إعداد البريد الصادر والوارد. معالجة معلومات المكتب ومصادرها. تحديد متنظيم المواعيد. إستقبال الزوار وتوديعهم. تنظيم وتصنيف المراسالت. ترتيب السفريات. تلقي التعليمات باالختزال وإعادة الكتابة. تنظيم األجتماعات.
- 82. األعمال التي يقومبها السكرتير • • • • • • • • • • • • • • حضور اإلجتماعات وتدوين محاضر اإلجتماعات. إعداد وكتابة التقارير. نقل ما يسجله الدكتافون. إستخدام آلة التصوير والفاكس والتلكس والحاسب اآللي. إستخدام الهاتف وتسجيل البيانات الهاتفية. القيام باألعمال الروتينية والمكتبية. إعداد طلب المواد واألدوات المكتبية. اإلحتفاظ بالمصروفات النثرية. تنسيق المكتب. حفظ الملفات والمستندات. اإلشراف علي أعمال الصيانة والنظافة الدورية للمكتب. تدريب الكرتيرات المبتدئات واإلشراف عليهن. القيام باألعمال الشخصية للمدير. األشراف علي توجيه القائمين علي المشروبات والمأكوالت داخل المكتب.
- 83. عالقة السكرتير بالعالمالخارجي
- 84. الصفات الواجب توافرهافي السكرتير • • • • • • • • • أوال : الصفات الشخصية أن يكون صادقا أمينا يحفظ أسرار المؤسسة. أن يتميز باللباقة وحسن التصرف. أن يتصف بالذكاء وقوة الذاكرة وحسن األستماع. أن يكون قوي الثقة بنفسه ولديه السرعة واألتقان في أنجاز األعمال. ثانيا : الصفات العلمية أن يكون حاصال علي شهادة تؤهله ألعمال السكرتارية أن يكون واسع األطالع وملما باألنظمة والقوانين المطبقة في المؤسسة. أن يكون قادرا علي التعبير بلغة صحيحة باألضافة إلي التمكن من اللغة األنجليزية.
- 85. الصفات الواجب توافرهافي السكرتير • • • • • ثالثا : الصفات العملية الطباعة والنسخ والتصوير واألمالء. معاجة البريد الوارد والصادر. إستعمال اآلالت الحديثة. مهارة التصال ومهارة تحديد المواعيد.
- 86. تطبيق متطلبات األمنالمكتبي • • • • • • • األمن المكتبي: إن أحساس الفرد باألمن والسالمة أثناء تأدية عمله يؤدي اإي مزيد من الجهد والعطاء للمؤسسة . من مشكالت األمن المكتبي : مثل ترك اآللة في وضع تشغيل طوال اليوم فيجب علي السكرتيرة مراعاة وضع اآللة في حالة انتظار حتي ال تفاجأ بتوقف اآللة عن العمل. وقوع أجسام من المكتب أو كبائن الحفظ نيجة عدم وضعها بطريقة صحيحة. التوضع كبائن الحفظ خلف البواب أو بأتجاه سير األفراد. وضع شاشة الكمبيوتر مواجة للجالس وال تكون اإلضاءة معاكسة لها كذلك لوحة المفاتيح غير المعة وكابالت السالك معزولة ومنفصلة عن اتجاه سير األفراد.
- 87. واألمن الشخصي • • • • • األمن الشخصي: هوعبارة عن عناية السكرتيرة بنفسها مثل : عدم ارتداء أحذية ذات كعب علي حتي ال تتعرض للسقوط. عدم ارتداء المالبس الضيقة والقصيرة ألنها التساعد علي الحساس بالراحة خالل يوم العمل. أسلوب تصفيف الشعر ولبس حلي زائد وطول أظافراليد كلها أمور التساعد السكرتيرة علي القيام بعملها بصورة مناسبة وتسبب الكثير من المشاكل.
- 88. واجبات ومهام السكرتير • • • • أوال: ترتيب العمل اليومي : يجب علي السكرتير ترتيب العمل اليومي حسب األولويات التي يحتاجها العمل (األهم- المهم- األقل أهمية)ويراعي أيضا الوقت المخصص ألداء هذة األعمال حتي تتم بكفاءة وفاعلية وأيضا مراعاة منحي الجهد اه ففي الصباح يكون الجهد مرتفع نتيجة األحساس بالنشاط والحماس للعمل فيتم القيام باألعمال الصعبة التي تحتاج اإي تركيز.وفي فترة الظهيرة يقل الجهدويبدأالمنحي في األنخفاض ويتم القيامباألعمال السهلة مثل الحفظ. في المساء يبدأ المنحي في الرتفاع مرة ثانية ويتم القيام باألعمالالمهمة أيضا.
- 89. منحني الجهد 5 4.5 4.4 4 3.5 3 Column1 Series 2 2.5 Column2 2 Column3 1.5 1 0.5 0 Category1 Category 2 في الصباح Category 3 في الظهيرة Category 4 category5 category6 في المساء
- 90. ثانيا: تنسيق مواعيدالمدير: • • • • • • • يتم تحديد وتسجيل مواعيد المقابالت في المفكرة الوسائل التي يمكن بها تحديد المواعيد الهاتف الرسائل الشخصية الحضور الشخصي للزائر السكرتير الشخصي الزائر :
- 91. قبل جدولة المواعيديجب علي السكرتير مراعاة اآلتي • 1.أن يكون السكرتير علي علم باألوقات التي يفضلها المدير لمقابلة الزوار • 2.تخصيص الوقت المناسب لكل مقابلة • 3.عند ألغاء موعد تم تحديدة من قبل يجب علي السكرتير تبليغ الزائر قبلها بوقت كاف بهذا األلغاء مع األعتذار له وتحديد موعد في أقرب فرصة مع عدم األفصاح عن أي معلومات سرية أو شخصية
- 92. مفكرة أوأجندة المواعيد مواعيديوم ........الموافق .../..../0002 • • • • • • • • • • • • • • • 03.7 00.8 00.9 03.9 00.01 00.11 03.11 00.21 03.21 00.1 03.1 00.2 03.2 00.3 00.4
- 93. ثالثا : تنسيقوترتيب حجرة المدير : • • • • • • .ترتيب األثاث بطريقة تتسم بالبساطة واألناقة واألستخدام الجيد لمساحة المكان. 2.إستخدام الزهور في تجميل المكان. 3.إنسجام األلوان المستخدمة في حجرة المدير. 4.توفير اإلضاءة والتهوية الصحيحة والتدفئة في المكان. 5.ترتيب وضع األجهزة واألدوات في حجرة المدير. 6.عمل لوحات توضيحية وإرشادية ووضعها في مكان ظاهر.
- 94. رابعا : إستقبالالزوار: • • • • • • .يجب علي السكرتير الترحيب بالزوار وأن يكون لبقا ذكيا في التعامل معهم وأن يشعر الزائر بإهتمام المؤسسة به. لذلك يجب أتباع األتي : 1.اإلهتمام بقاعة استقبال الزوار من حيث األثاث والنظافة. 2.االنصات للزائر واألهتمام به وحسن معاملته. 3.المظهر الجيد للسكرتير. 4.يمكن توزيع كتيبات ونشرات عن مشاريع الشركة. 5.االلمام باألنماط المختلفة للزائرين وخصائصهم وسلوكهم.
- 95. الجدول اآلتي يبينبعض أنماط األفراد وكيفية التعامل معهم : خصائص الزائر متردد سلوكه اليستقر علي رأي ثابت منخفض الذكاء ال تغريه األفكار الجديدة زائر مشاهد يدخل الشركة لمجرد التسلية والمشاهدة زائر تقليدي مشاكس يهتم جدا بالتفاصيل كثير األعتراض حاسم يصغي ويستمع ذكي يقدم اعتراضات بناءة كيفية التعامل معه معونة علي معرفة ما يريد وازالة تردده مجاراتة واألعتماد علي الخبرات السابقة خلق الرغبة للتعامل مع الشركة مع شرح المزايا التي تعود عليه عند التعامل معنا استمر في موقفك اإليجابي اقناعه بوجود رد علي كل األعتراضات يحتاج إلي عناية ومنطقية في الحديث كن يقظا منتبها
- 96. خامسا : استخداماآلالت المكتبية الحديثة: 1. • • • • • .آلة التصوير: معرفة الطريقة التي يتم بها تصوير الورق وأنواع األوراق ومكان وضع األوراق في الدرج وكيفية تصوير عدة نسخ وتكبير الصورة وتصغيرها. 2.الفاكس : يصور عن بعد صورة طبق األصل (صورة فاكس) يتم نقلها عبر أسالك التليفون . في حالة األستقبال : بمجرد أن يدق جرس جهاز الفاكس يقوم السكرتير بفتح الخط الستقبال الفاكس المرسل ويسجل في دفتر البريد الوارد مع توخي الحذر عند فصل الرسالة التي تم استقبالها حتي ال تتمزق . في حالة اإلرسال : يتم طلب رقم الفاكس المرسل إليه الرسالة ثم ينتظر حتي يصدر صوت معين من الجهاز يوضح أن الخط مفتوح لدي المستقبل الستقبال الفاكس ثم يعطي أمر أبدأ علي جهاز الفاكس ويسجل الفاكس المرسل في دفتر البريد الصادر .
- 97. تابع استخدام اآلالتالمكتبية الحديثة 3..التليفون : يجب علي السكرتير أن يأخذ في األعتبار المور التالية عند التحدث في التليفون • - التحدث بأسلوب هاديء وواضح • - السرعة في اإلجابة والرد علي التليفون والحفاظ علي سرية األتصال. • -األصغاء وعدم المقاطعة في الحديث وعدم أنهاء المكالمة إذا كان مستقبال لها • أوال: عند استقبال مكالمة تليفونية : • الرد بسرعة عند الرنة الثانية. • ويعلن السكرتير عن اسمه واسم الشركة واإلدارة التابع لها . • أن يسجل المكالمة في نموذج محادثة تليفونية المعد لذلك موضحا اسم المتحدث وسبب األتصال ووقت األتصال وعنوان المتصل . • أن يع المتحدث ينهي المكالمة. • وضع الهاتف بشكل يسمح بأستخدام اليد اليمني في الكتابة والسماعة في اليد اليسري . • إنهاء المكالمة بعبارة بسيطة .
- 98. تابع استخدام اآلالتالمكتبية الحديثة • • • • • • • • • ثانيا : التحضير لمكالمة تليفونية : 1- تسجيل أرقام التليفونات في مفكرة . 2- اعداد المستندات التي سيتم استخدامها . 3- قبل البدء بالحديث يعرف السكرتير نفسه ومؤسسته. 4- تحضير ورقة وقلم لتدوين أي مالحظات من المتحدث إليه. 5- مراعاة اختيار الوقت المناسب الجراء المحادثة التليفونية. 6- تحديد المواضيع التي تتم بشأنها المكالمة مسبقا. 7- عمل دليل تليفوني ليسهل عمل السكرتير وكذلك دليل تليفون العمالء والموردين للشركة. 8- عدم استخدام التليفون في األغراض الشخصية.
- 99. صفحة من مذكرةمحادثة تليفونية تليفونيا • مذكرة محادثة • التاريخ : ---------------------- شخصيا الوقت : ----------------- يرجى معاودة األتصال سيتم األتصال الحقا يريد القيام بزيارة للمعرفة للعمل الموضوع : ---------------------------------- مضمون الرسالة : • ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------تم أخذ المكالمة من : ------------------------------------- القسم : ------------------------------- النجازها من : الشخص المسئول : -----------------------
- 100. تابع استخدام اآلالتالمكتبية الحديثة • 4. الكمبيوتر : • استخدام الكمبيوتر يوفر الجهد والوقت والمال وعلي معالجة البيانات والمعلومات بسرعة مذهلة واألحتفاظ بها واالحصول عليها بطريقة سريعة وفعالة وأيضا ساعد في أتخاذ القررات السريعة والدقيقة والحصول علي بدائل ووسائل متعددة في حل المشكالت .
- 101. سادسا : كتابةالرسائل والتقارير : • • • • • أوال : الرسائل : تعتبر الرسائل ون وسائل األتصال الهامة من صفات الرسالة الجيدة : األختصار – الوضوح – السهولة – الذوق واللباقة أنواع الرسائل : رسائل شخصية – رسائل حكومية – رسائل تجارية . أنواع الرسائل التجارية : تنقسم إلي : رسالة تجارية عادية – المذكرة – بطاقة البريد .
- 102. تابع كتابة الرسائلوالتقارير : • • • • • • • • • • أجزاء الرسالة التجارية : 1- رأس الرسالة ويتكون من : إسم المنشأة وعنوانها – نوع النشاط التي تقوم به . بيانات أخري عن المنشأة مثل ت (تليفون) – ص.ب (رقم صندوق بريد)- س.ت (رقم سجل تجاري) – ع.ب (العنوان البرقي) تاريخ الرسالة رقم الرسالة ملخص موضوع الرسالة 2- إسم وعنوان المرسل إليه مرفقات 4- موضوع الرسالة 3- التحية األفتتاحية 6- التوقيع 5- التحية الختامية
- 103. نموذج تخطيطي لرسالةتجارية • • • • • اسم الراسل عنوان الراسل س. ت : ص. ب : عنوان برقي : تحريرا في : / / الرجاء عند الرد ذكر الرقم : ------ السيد/ اسم المرسل إليه ----------------البلد عنوان المرسل إليه التحية األفتتاحية الموضوع ----------------------------------------------------- التحيةالختامية التوقيع اسم الراسل وظيفته المرفقات ت: فاكس : بريد ألكتروني : بشأن : --------
- 104. تابع كتابة الرسائلوالتقارير : ثانيا : التقارير : تقرير هو عرض المعلومات والحقائق • الخاصة بموضوع معين عرضا مبسطا واستخالص النتائج والتوصيات واألقتراحات التي تتوافق مع نتائج التحليل . • أنوع التقارير : ( رسمية – غير رسمية – (. شبه رسمية مكونات التقرير : صفحة العنوان – الملخص – صفحة • المحتويات- المقدمة – محتوي التقرير – األستنتاجات – التوصيات – الملحق والمرفقات – قائمة المصادر – قائمة الموضوعات .
- 105. سابعا : معالجةالبريد الوارد والصادر : • معالجة البريد الوارد والخطابات : خطوات معالجة البريد الوارد : • 1. استالم المنشأة للبريد الوارد ويتم ترقيمه . • 2. فتح البريد ماعدا السرية والشخصية. • 3. تسجيل البريد في دفتر البريد الوارد وختمها بختم الوارد. • 4. فرز البريد. • • 5. تسليم المراسالت إلي اإلدارات المختصة.
- 106. دفتر البريد الوارد شركةالنيل لتجارة كماليات الدراجات 299 شارع كورنيش النيل – مصر القديمة القاهرة دفتر البريد الوارد ---------------------------------------------- الصفحة ------------ التاريخ اسم الراسل نوع الرسالة رقم الرسالة القسم المختص اسم المستلم
- 107. معالجة البريد الصادر: • هو كل ما يصدر عن الشركة من مراسالت إي عمالئها او المؤسسات األخري • خطوات معالجة البريد الصادر: 1. إعداد الرسالة وكتابتها وطباعتها • 2. فهرسة الرسالة وترقيمها • 3. توقيع الرسالة • 4. التسجيل في دفتر البريد الصادر • 5. وضع الرسالة في مظروف • 6. طباعة عنوان المرسل إليه علي الغالف • 7. إرسال الرسالة عن طريق البريد • • 8. اإلحتفاظ بنسخ من المراسالت الصادرة
- 108. دفتر البريد الصادرد شركةالنيل لتجارة كماليات الدراجات 299 شارع كورنيش النيل – مصر القديمة القاهرة دفتر البريد الصادر ---------------------------------------------- الصفحة ------------ التاريخ اسم المرسل إليه نوع الرسالة رقم الرسالة القسم المختص اسم المستلم
- 109. ثامنا : التصنيفوالترتيب والفهرسة والحفظ طرق التصنيف وأشكاله : التصنيف الجغرافي والموضوعي • والتاريخي واإلسمي والشكلي أشكال الترتيب (الترميز) : رقمي – أبجدي – رقمي وأبجدي • أشكال الفهارس : الفهرس المجلد – فهرس البطاقات السائبة – فهرس • البطاقات المرئية (المنظورة) – فهرس البطاقات الرئيسية. أما بالنسبة للحفظ : يتم أستخدام ملف لكل مستند او ملف لكل عملية • بادارة معينة ويراعي استخدام الفواصل داخل الملف للفصل بين األوراق . • معدات وأجهزة الحفظ: كبائن الحفظ- الرفوف- مكتبة الحائط- الدواليب المعدنية- الميكروفيلم وغيرها.
- 110. تاسعا : بعضأعمال السكرتير األخري : • -القيام بالتسهيالت المختلفة واالتصاالت االزمة عند سفر المدير أو عند وصوله أو عند وصول الشخصيات الهامة. 2- تنظيم األجتماعات (قبل – بعد - أثناء). • 3- تنظيم حفالت األستقبال . • 4- عرض النشرات والتعليمات اإلدارية علي الموظفين . • • 5- متابعة إجراءات الصيانه الفنيه لالالت الموجودة بالشركة عن طريق المختصصين .
- 111. كارت الصنف • س.ت شركةالنيل لتجارة كماليات الدراجات 299 شارع كورنيش النيل – مصر القديمة قطاع الموارد البشرية والشئون اإلدارية اإلدارة العامة لشئون العاملين إدارة السكرتارية التاريخ الوارد اسم الصنف المنصرف الرصيد الوحدة البيان االسم التوقيع
- 112. ملفات قسم السكرتارية •- ملف الرسائل الهاتفية . 2- ملف المذكرات والتقارير . • 3- ملف محاضر األجتماعات . • 4- ملف كروت صنف لالدوات المكتبية. • 5- سجل البريد الوارد . • 6- سجل البريد الصادر . • 7- ملف صيانة األجهزة . • 8- ملفات النشرات والتعليقات . • • 9- فهرس عناوين العمالء والموردين .
- 113. العاشر : عملكروت صنف األدوات المكتبية : يجب علي السكرتير عمل كروت صنف األدوات المكتبية • التي توجد بإدارة السكرتارية ويتبع اآلتي : 1- يسجل الوارد والمنصرف من كل صنف علي حدة وذلك • لمعرفة الرصيد المتبقي من األصناف . 2- يقوم بإعداد كارت صنف لكل صنف مع بيان سبب • السحب من الصنف . 3- يتم التسجيل في كارت الصنف يدويا أو آليا بأستخدام • الكمبيوتر حسب طبيعة العمل بإدارة السكرتارية.
- 114. Company LOGO الباب : السادس الربطبين اإلدارات المختلفة بالشركة
- 115. التقويم • 1- انواعالهياكل التنظيمية: الخط الواحد - الهيكل األستشاري –هيكل الخطوط المتعددة 2-