تتناول الوثيقة لائحة المخازن الحكومية، حيث تشمل موادها أحكامًا عامة تتعلق بإدارة المخازن، وواجبات موظفيها، وتفاصيل عن الدفاتر والاستمارات اللازمة لتسجيل الأصناف وإدارتها. كما تتطرق اللائحة إلى تصنيف وترقيم الأصناف لضمان التنظيم والكفاءة في التخزين والتوزيع. تشمل اللائحة أيضًا شروط التأمين على المخازن والاجراءات الواجب اتباعها لضمان سلامة المخزون وتسهيل الجرد.

1. الهيئة العامة للمستشفيات والمعاهد التعليمية الامانة العامة ادارة التنظيم والادارة قسم التدريب محاور للمناقشة والشرح فى لائحة المخازن إعداد أ / محمود أحمد البغدادى مدير عام التنظيم والادارة والامين المساعد للشئون المالية والادارة مع تحيات إدارة التنظيم والإدارة

2. محاور للمناقشة والشرح فى لائحة المخازن (أحكام عامة ) جاء فى المادة ( 1 ) كل ما يتعلق بمخازن الحكومة . والورش والمعامل وما فى حكمها . من شراء الاصناف وتسلمها وتخزينها وصرفها وارجاعها وبيعها وإمساك الحسابات الخاصة بها .

3. جاء فى المادة ( 3 ) ضرورة الإلمام باللائحة لكل من يعمل بالمخازن ول عزر له إذا أدعى عدم علمة أو معرفته ببعض ما جاء باللائحة . جاء فى المادة ( 5 ) لا يجوز التأمين على موجودات المخازن الحكومية وأيضا الممتلكات سواء كانت منقولة أو غير منقولة ضد اى خطر من الأخطار كالحريق أو السرقة أو الغرق … .. الخ ويستثنى من ذلك :- 1- مشتملات دور سفارات وقنصليات جمهورية مصر العربية التى يرى الوزير المختص التأمين عليها . 2- الاصناف الهامة التى يرى الوزير المختص التأمين عليها لظروف خاصة تابع احكام عامة

4. لائحة المخازن ( الإدارة والمخازن ) المقصود بإدارة المخازن . واختصاصات ادارة المخازن طبقا للائحة المخازن . وعلاقتها بإدارة المشتريات إذا كانت منفصلة عنها . مسئولة مدير أو رئيس الحسابات فى المصلحة التى لا يوجد بها إدارة خاصة بالمخازن دليل تصنيف وترقيم أصناف المخزون السلعى . العينات النموذجية واسنادها الى موظف غير أمين مخزن . تغيير العينات النموذجية .

5. " تصنيف المخازن " مخازن رئيسية ( استمارة 118 حسابات ) فقط مخازن إقليمية مخازن فرعية مخازن فرعية مخازن فرعية مخازن فرعية مخازن فرعية مخازن إقليمية ( استمارة 118 حسابات ) فقط والباقى فى مخازن تابعة للإقليم مخازن فرعية مخازن فرعية مخازن فرعية مخازن فرعية استمارة 118 حسابات استمارة 118 مكرر حسابات استمارة 193 حسابات ( عهدة شخصية )

6. مشتملات المخازن اصناف مستديمة اصناف معدة للاستهلاك اصناف غير صالحة للاستعمال ( كهنة ) مقسمة الى انواع متشابهة ومتجانسة وقد وردت على سبيل المثال بالائحة وليس على سبيل الحصر مقسمة الى انواع متشابهة ومتجانسة وقد وردت على سبيل المثال بالائحة وليس على سبيل الحصر مقسمة الى انواع متشابهة ومتجانسة وقد وردت على سبيل المثال بالائحة وليس على سبيل الحصر

7. موظفو المخازن وواجباتهم مدير المخازن رئيس أمناء مخازن رئيس أمناء مخازن رئيس أمناء مخازن أمين مخزن أمين مخزن أمين مخزن

8. شئون أمناء المخازن : التسليم والتسلم عند تعيين أو نقل أمناء المخازن أو قيامهم بإجازات سنوية . إجازات أمناء المخازن القصيرة . غياب أو وفاه أمين المخزن أو صاحب العهدة . واجبات موظفى المخزن : واجبات مديرى المخازن . واجبات رؤساء المخازن . واجبات أمناء المخازن وأرباب العهد . الأصناف الزائدة عن الحاجة . الحد الأدنى للأصناف . الاعتناء فى تسليم الأصناف . الاختلاف عند التسليم والتسلم .

9. المطابقة الشهرية بين دفاتر العهدة ودفاتر الشطب : فى اليوم الأول من كل شهر يناير وأبريل ويوليو وأكتوبر من كل عام . عدم جواز إنابة الغير للعمل فتح وقفل المخازن العناية فى تسلم وصرف الأصناف طريقة صرف الأصناف البدء بصرف الأقدم منة أولا ثم التالى فى الأقدمية ثم التالى له وهكذة ليكون المحفوظ منة بالمخازن من أحدث تاريخ ( أى ما يرد أولا يصرف أولا )

10. مخزن الورشة مخزن فرعى مخزن فرعى مخزن فرعى

11. الدفاتر والاستمارات الدفاتر والاستمارات بإدارة المخازن الدفاتر والاستمارات بإدارة المخازن الاقليمية الدفاتر بالمكتبات الدفاتر بأقسام المخازن الرئيسة والاقليمية اذن إضافة ( نموذج 1 مخازن حكومة ) طلب واذن صرف ( نموذج 2 مخازن حكومة ) دفتر عهد المخزن ( نموذج 3 مخازن حكومة ) دفتر الشطب ( نموذج 4 مخازن حكومة ) ولا يجوز ان يمسك هذا الدفتر أ دفتر يومية المخزن ( نموذج 5 مخازن حكومة ) محضر جرد الاصناف ( نموذج 6 مخازن حكومة ) كشف الزيادة أو العجز ( نموذج 7 مخازن حكومة ) طلب ارتجاع أصناف ( نموذج 8 مخازن حكومة ) طلب خصم الاصناف التالفة او المفقودة ( نموذج 9 مخازن حكومة ) كشف عهدة ( نموذج 10 مخازن حكومة ) الاحتياجات السنوية للمستلزمات السلعية ( نموذج 11 مخازن حكومية ) محضر لجنة الفحص ( نموذج 12 مخازن حكومة ) كشف اجراءات بيع اصناف ( نموذج 13 مخازن حكومة ) سجل قيد حوادث السرقة والحريق والتلاعب .. الخ سجل قيد الاشياء الثمينة دفتر قيد الخامات للتشغيل أو اللإ صلاحات سجل حصر الاصناف المثبتة بالمنشات الحكومية دفتر قيد الفواتير الواردة للمخازن مثل ادارة المخازن الرئيسة - ويمكنها أيضا استكمال دفتر عهدة المخزن ( استمارة 118 حسابات ) كدفتر شطب لعهدة المخازن الفرعية بدلا من دفتر الشطب ( استمارة 115 حساب ) يمسك امناء المخازن الرئيسة والاقليمية - دفتر العهدة ( استمارة 118 حسابات ) والقيد مثل ما يتبع فى دفتر الشطب ( استمارة 115 حسابات ) - مفكرة بالشهادات الادارية عن الاصناف الواردة قبل تقدم فاتورة التاجر او المتعهد - مفكرة بالاصناف التى تكون تكملة لمرتب مقرر وذلك لصرفها حين ورودها . يمسك امين المكتبة الآتية :- - سجل قيد الكتب والمجلات الموجودة . - سجل قيد الكتب المعارة . - فهرس بيان محتويات المكتبة حسب الحروف الهجائية

12. تابع الدفاتر والاستمارات الدفاتر والاستمارات بالمخازن الفرعية الدفاتر والاستمارات بالفروع والوحدات الدفاتر والاستمارات بالورش يمسك أمين المخزن الفرعي الدفاتر والاستمارات الآتية :- * استمارة رقم (111 حسابات ) لطلب الأصناف اللازمة للمخزن ولصرف أصناف منه 0 دفتر مستند تسلم استمارة (112 حسابات ) لقيد الأصناف المستديمة والمستهلكة الواردة للمخزن أو المرتجعة له 0 دفتر يومية المخزن استمارة (114 حسابات ) تقيد فيه جميع أذون التسلم والصرف ، بحسب تسلسل أرقامها 0 استمارة رقم (117 سايرة ) لطلب أدوات كتابية من المخزن الرئيسي 0 دفتر العهدة استمارة (118 حسابات ) لقيد جميع الأصناف الواردة والمصروفة مستديمة أو مستهلكة دفتر إجمالي العهدة استمارة (118( أ ) مكرر حسابات ) لبيان أصل العهدة 0 الفروع والوحدات التي ليس بها مخزون تمسك الدفاتر والاستمارات الآتية :- طلب وصرف أصناف استمارة (111 حسابات ) لطلب الأصناف اللازمة للفرع أو الوحدة 0 استمارة رقم (117 سايرة ) لطلب أدوات كتابية من المخزن التابع له الفرع 0 دفتر العهدة استمارة (118 حسابات ) لقيد الأصناف المستديمة والمعدة للاستهلاك الواردة والمصروفة أولاً فأولا 0 كشف إرجاع الأصناف استمارة (187 حسابات )0 كشف العهدة الشخصية استمارة 193 حسابات ) عن الأصناف المستديمة عهدة الموظفين والمستخدمين التابعين للوحدة أو الفرع 0 دفتر قيد حركة التنقلات " بالسيارا والموتوسيكلات " لمراقبة استهلاك كميـــــات البنزين والزيـــــــــــــــوت ( استمارة 14 واستمارة 42 ن 0 م ) 0 دفتر قيد استهلاك الوقود بأنواعها في الرفاصات والماكينات وما يماثلها 0 تمسك الورش الدفاتر والاستمارات الآتية :- * مقايسة ورشة استمارة (190 حسابات ) تحرر هذه الاستمارة لبيان الخامات والمواد اللازمة للتشغيل من واقع الاستمارة رقم 111 حسابات أو الاستمارة رقم 210 حسابات مضافا إليها قيمة الأجور المستحقة 0 * إذن الورشة استمارة رقم (191 حسابات ) تستعمل هذه الاستمارة لطلب إصلاحات بالورشة 0 * جدول وقت الورشة استمارة (192 حسابات ) يستعمل هذا الجدول لبيان العمل الذي يؤديه كل صانع 0 * دفتر قيد المشغولات بالورش استمارة رقم (209 حسابات ) يقيد في هذا الدفاتر جميع الأشغال التي أنجزت 0 * طلب أصناف للورشة استمارة (210 حسابات ) تستعمل هذه الاستمارة لطلب أصناف للورشة * " دفتر قيد المواد الأولية " المصروفة للتشغيلات أو للإصلاحات 0 * " سجل الأصناف المعدة للاستهلاك " كالوقود والزيوت والأسطبة وغير ذلك 0

13. تابع الدفاتر والاستمارات الدفاتر والاستمارات بالمخازن الفرعية الدفاتر والاستمارات بالفروع والوحدات الدفاتر والاستمارات بالورش * محضر جرد المخازن استمارة (121 حسابات ) * كشف الزيادة والنقص استمارة (122 حسابات ) 0 * كشف إرجاع الأصناف استمارة (187 حسابات ) 0 * استمارة خصم الأصناف التالفة أو الفاقدة رقم (188 حسابات ) 0 * كشف العهدة الشخصية استمارة (193 حسابات ) الخاصة بعهدة كل موظــــف أو مســــتخدم 0 * " دفتر قيد الأصناف المصروفة للاستهلاك " كالمؤن والعليق والأدوية والوقود 000 الخ 0 * " دفتر قيد الأصناف الكهنة " حسب ترتيب تواريخ ورودها 0 * " دفاتر قيد استهلاك الوقود " في الآلات والســـــــيارات 0

14. الدفاتر ذات القيمة التي تهم الهيئة :- الدفاتر ذات القيمة هي التي يجب إضافتها عهدة لمتسلمها وهي : أ - دفاتــــــــر تطلب من إدارة التوريـــدات العمومية بوزارة المالية : 9 حسابات – دفتر أذون الصرف 0 25 حسابات – دفتر تسليم الشيكات وأذون وحوالات البريد الواردة 0 33 حسابات – دفتر قسائم محصلات مختلفة 37 حسابات – دفتر حوافظ توريد نقود 0 44 حسابات – دفتر إيصالات تسليم الشيكات وأذون وحوالات البريد 0

15. 59 حسابات – دفتر بيان أذون الصرف المسحوبة 0 112 حسابات – دفتر مستند تسلم أصناف بالمخازن 0 -147 حسابات – دفتر أذون صرف معاشات 0 دفاتر الشيكات علي البنك الأهلي 0 ب - دفاتر تطلب من مصلـــحة الأمـــوال المقررة بوزارة الخزانة 7 ( أموال مقررة ) دفتر محصلات الصيارف 0 44 حسابات ( ضرائب ) دفتر إيصالات تسليم الشيكات وأذون وحوالات البريد بمصلحة الضرائب 0 48 حسابات ( أ،ب،ج ) – دفاتر استمارات نقل ركاب وبضائع وحيوانات بالسكك الحديدية 0

16. مستندات قيد الاصناف مستندات قيد الاصناف الواردة الاستمارة رقم (112 حسابات ) مرفقاً بها أحد المستندات الآتية :- * فاتورة التاجر أو كشف ( شهادة إدارية ) يعتمدها مدير المخــــــازن لحـين ورود الفاتورة من التاجر 0 * استمارة رقم (111 حسابات ) عن أصناف واردة من مصلحة أخري أو من مخزن آخر 0 * استمارة رقم (122 حسابات ) عن أصناف ظهرت زيادة بالعهدة عند الجرد 0 * الاستمارة رقم (187 حسابات ) خاصة بالأصناف المرتجعة 0 * الاستمارة رقم (190 حسابات ) الواردة مع أصناف صار تشغيلها بورش المصلحة شهادة إدارية 0 مستندات قيد الاصناف المصروفة الاستمارة رقم (111 حسابات ) ( طلب الصرف والأذن به ) ويرفق بها أحد المستندات الآتية : * الاستمارة رقم (122 حسابات ) عن العجوزان المعتمدة من السلطات المختصة 0 * الاستمارة رقم (187 حسابات ) عن الأصناف المرتجعة والمطلوب صرف بدلاً منها 0 * الاستمارة رقم (188 حسابات ) عن الأصناف التالفة أو الفاقدة بالمخازن وذلك بعد اعتمادها من السلطات المختصة 0 * الاستمارة رقم (189 حسابات ) عن الأصناف المبيعة ومعها قسيمة توريد الثمن ( استمارة 33 حسابات ) 0 * الاستمارة رقم (190 حسابات ) عن الأصناف المطلوبة للتشغيل أو للإصلاح شهادة إدارية 0

17. دليل تصنيف وترقيم اصناف المخزون السلعى نصت المادة السابعة من لائحة المخازن الحكومية المعدلة بالقرار الوزارى رقم ( 1458 ) لسنة 1996 على أن “ يعطى لكل صنف من أصناف المخزون السلعى ( مستديم - مستهلك ) بالوزارات والمصالح ووحدات الادارة المحلية والهيئات العامة رقم كودى ثابت طبقا لدليل التصنيف والترقيم لأصناف المخزون السلعى الصادر من الهيئة العامة للخدمات الحكومية . وفى ضوء ذلك فإنه يتعين على ادارات المخازن والمشتريات ورقابة المخزون بكافة الوحدات الخاضعة لأحكام لائحة المخازن - أن تقوم بإثبات أرقام دليل التصنيف والترقيم بجانب مسميات الاصناف بالدفاتر والمستندات المخزنية وكذلك فى بطاقات العين Bin Cards كما يتم اثبات هذة الارقام امام الاصناف المطلوب شراؤها بكراسات الشروط والمواصفات .

18. ويتم اعادة ترتيب المخازن وتستيف الاصناف داخل المخازن طبقا للتقسيم الوارد بالدليل المشار الية على النحو التالى : الابواب ثم المجموعات ثم الاقسام وبحسب تسلسل ارقام القسم . ولحين طبع الدليل ، ستقوم الهيئة بمعاونة كافة الجهات وذلك بموافاتها بالمقايسات السنوية للعام المالى 1998/97 الخاصة بكل جهة والمستخرجة من الحاسب الآلى بالهيئة للاسترشاد بها فى اثبات ارقام الدليل للأصناف الخاصة بها بالدفاتر والمستندات المخزنية - الى جانب المتابعة الميدانية لمفتشى الهيئة لمعاونة الجهات فى ترقيم كافة الاصناف المستخدمة لديها طبقا للدليل .

19. بتطبيق ذلك يمكن تحقيق الغايات التالية 1- تخطيط الاحتياجات من المستلزمات السلعية ومواعيد الحاجة اليها بالشكل الذى يساعد فى تنفيذ خطط برامج الاستخدام الموضوعة بما يساهم فى اعداد المقايسات السنوية بصورة واقعية بعيدة عن المبالغة والاسراف . 2- تحديد مواصفات كل صنف تحديدا واضحا بما يمنع أي مشاكل عند الفحص والاستلام والصرف وبما يؤدى الى سهولة التعرف على الاصناف . 3- القضاء نسبيا على ظاهرة الاصناف الراكدة وتضخم المخزون السلعى والحد من عمليات الشراء 4- يسهل ويبسط التسجيل على الحاسبات الالية للعمليات المخزنية

20. 5- ترشيد الانفاق العام من خلال السيطرة والتحكم فى المخزون السلعى تنفيذا لاختصاصات وحدات رقابة المخزون المنصوص عليها بقرار رئيس مجلس الوزراء رقم ( 137 ) لسنة 1978 . 6- سرعة ودقة عمليات الجرد واكتشاف الاخطاء المخزنية وتصحيح الاوضاع المخزنية اولا باول وبالدقة المطلوبة . 7- هذا الى جانب مزايا اخرى تتعلق بالأعمال التنفيذية بالمخازن من تنظيم وترتيب الاصناف داخلها بما يقلل من الحوادث المخزنية وسهولة القيود المستندية .

21. المقايسات السنوية وتموين المخازن الغرض من إعدادها : لتقدير إعتمادات الميزانية ( عند إعداد مشروع الميزانية ) وتدرج فى الاستمارة رقم “ 184 حسابات” ويبين فى ذيل المقايسة بنود الميزانية المختلفة والمبلغ الذى يخص كل بند . موعد تحضير المقايسات : قبل بدء السن المالية بتسعة أشهر

22. أنواع المقايسات بالنسبة للهيئة ووحداتها أصناف مستديمة أصناف مستهلكة ملابس أغذية وتعينات وقود … الخ وتعد المقايسات على مستوى كل بند او صنف طبقا للاحتياجات الفعلية . الاصناف اللازمة ( خدمات جديدة ) مطلوب لها إعتماد خاص ضمن إعتمادات الباب الثانى ولم يسبق تخصيص مبالغ لها بالميزانية الحالية ــ ولايجوز طرحها فـــى المناقصة الابعد الموافقة على الاعتماد وصدور قانون ربط الميزانية .

23. جرد الاصناف أ - جرد المخازن الرئيسية ب - جرد المخازن الاقليمية ج - جرد المخازن الفرعية ومخازن الورش وموجداتها جرد العهد الفرعية جرد العهد الشخصية جرد الاصناف المستهلكة جرد الاصناف المستديمة المثبتة جرد المكتبات والمتاحف والمعارض جرد الخزائن الجرد الجزئى إقرار سنوى عن الجرد كشف سنوى بأجمالى موجودات المخازن

24. الورش والمعامل وما فى حكمها ورش رئيسية ورش بها مخازن ورش ليس بها مخازن تقوم بتسليم وصرف الأصناف الآتية : - * أصناف واردة من المخازن الرئيسية أو الإقليمية أو الفرعية 0 * أصناف ترد من متعهدين عن عقود تمت إجراءاتها بمعرفة المشتريات 0 * أصناف يصرح بشرائها محلياً 0 * أصناف مصنوعة بالورشة 0 * ويمسك أمين المخزن دفتر عهدة المخزن ( استمارة 118 حسابات ) أسوة بالمخازن الفرعية 0 ورش فرعية تكتفي بإمساك الدفاتر الحسابية الخاصة بأعمالها 0 هي التي تقوم بأعمال الإصلاحـــــــات وبعض التشغيلات المحلية الصغيرة 0

25. التشغيل والقيود الخاصة بالورش والمعامل وما فى حكمها أولا : طلبات التشغيل طلب تشغيل أصناف بالورشة . ( على طلب صرف ( إستمارة 111 حسابات ) أسوة يطلب أصناف مستديمة ويعتمد من رئيس المصلحة مقايسات تشغيل أصناف . ( إستمارة 190 حسابات ) شاملة الضمائم ( وهى المصروفات العمومية والادارية ). قيد المقايسات . ( بعد اعتمادها من رئيس المصلحة ) تقيد بأرقام ، مسلسلة بدفتر التشغيلات ( استمارة 209 حسابات ) . صرف المواد الاولية : الاصناف المستديمة والمستهلكة اللازمة لتنفيذ التشغيلة بموجب ( إستمارة 210 حسابات ) ثم تقيد فى إستمارة 118 حسابات عهدة الورشة . المقايسة النهائية عند نهو الاعمال : ( إستمارة 190 حسابات ) شاملة كافة الاصناف والمقادير والاجور والمصروفات . . الخ إعادة المواد الباقية : ( إستمارة رقم 187 حسابات ) ويحرر عنها اذن تسلم بإستمارة رقم 112 حسابات ) . تسليم الاصناف المصنوعة للمخازن : ( استمارة 190 حسابات ويحرر إذن تسليم بإستمارة رقم 112 حسابات )

26. ثانيا : طلبات الاصلاح : طلبات الاصلاح ( استمارة رقم 191 حسابات ) ( وتعمل الورشة بها مقايسة بإستمارة رقم 190 حسابات ) الاصناف غير القابلة للاصلاح : ( إستمارة رقم 187 حسابات ) خاصة بإرجاع أصناف غير قابلة للاصلاح ومعها صوره من إستمارة رقم 112 حسابات تخصم الاصناف بموجبها بعد التكهين .