Dokumen tersebut membahas tentang pengaruh teknologi informasi terhadap organisasi publik dan bagaimana organisasi publik dapat menyelaraskan proses birokrasi dengan pemanfaatan teknologi informasi, mulai dari perkembangan teknologi, dampaknya terhadap organisasi, e-government, hingga contoh penerapannya di Pemerintah Daerah Istimewa Yogyakarta."

1. ORGANISASI PUBLIK DAN TEKNOLOGI
INFORMASI
Oleh :
Dr. Frans Dione, M.Si

2. LINGKUNGAN ORGANISASI
Kelompok
Penekan
publik
Pesaing Pelanggan
Organisasi
Rekanan
Ekonomi
Global
Demo
grafi
Tekno
logi
Sosial
budaya
Polittik/
hukum

3. 3
PERKEMBANGAAN TEKNOLOGI
• BERAGAMNYA TEKNOLOGI YANG POTENSIAL
• TERSEDIANYA TEKNOLOGI YANG SEMAKIN
CANGGIH
• POTENSI TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI
YANG SANGAT BESAR
• BIAYA SATUAN RELATIF RENDAH DALAM JANGKA
PANJANG
• TEKNOLOGI = CERMIN KEMAJUAN BUDAYA

4. Pengaruh Teknologi terhadap Organisasi
changeICT
Organizational Structure
& Business Strategy
Staff ‘Competencies &
Characteristics
Interpersonal relationships
Flexible Workplace/work
hour

5. Organizational Structure &
Strategy
Flat structure
Focus on
customer
Organization Integration:
Process, partnering Integrated service
(staff-suppliers-customers)
personalizationDownsizing
Knowledge creation

6. Kompetensi Staff dan Karakteristiknya
Information-literate
Knowledge Worker
ICT-literate
Cross Cultural
Understanding
Team-work Capability
Communication &
interpersonal Skills
Ethics
Market-valued skills
Mobile
Innovative
international

7. Organizational Interpersonal Relationship
Give voices to
“silent” members
Control the
“talkative” members
More ideas
generating
Develop team
building skills
Sharing tasks, work-related problems, life events are
more important than physical proximity

8. ICT Potential Problems
• Ethics ,Privacy, security (spam, hacker, plagiarism,
misuse etc.)
• Information overloaded
• Conflict, misunderstanding
• Computer addicts, Health problems
• Alienation
• Technical Failures
• Digital Divide
• Unemployment

9. Dampak TI pada Organisasi
• TI merubah cara kerja
• TI memungkinkan terintegrasinya fungsi-
fungsi bisnis
• TI menyebabkan perubahan iklim persaingan
• TI memberikan strategi baru yang lebih baik
• TI menuntut perubahan dasar
• TI memaksa perubahan

10. Teknologi dan Struktur Organisasi menurut
Perrow
Cell Technology Formalisation Centralisation Span of
Control
Coordination
and Control
Routine High High Wide Planning and
rigid rules
Engineering Low High Moderate Reports and
meetings
Craft Moderate Low Moderate-
wide
Training and
meetings
Non-routine Low Low Moderate-
narrow
Group norms
and group
meetings

11. • Simpulan Perrow
– Tiap departemen pasti berbeda dan dapat
dikelompokkan berdasarkan arus kerja
teknologi yang digunakan.
– Struktur dan proses manajemen juga
berbeda berdasarkan arus kerja teknologi.
– Kesesuaian arus kerja dengan teknologi
menjadi PENTING

12. E-Government (World Bank)
• Pemanfaatan
TIK
• Transformation
relasi
“government-owned or operated systems of information
and communications technologies (ICTs) that transform
relations with citizens, the private sector and/or other
government agencies so as to promote citizen empowerment,
improve service delivery, strengthen accountability, increase
transparency, or improve government efficiency”
 Peningkatan-peningkatan:
◦ Pemberdayaan masyarakat
◦ Pelayanan publik
◦ Transparansi dan
akuntabilitas
◦ Efisiensi penyelenggaraan
pemerintahan

13. E-Government
Pemanfaatan
teknologi
informasi
Transformasi
relasi antar
pihak yang
terkait dgn e-
gov
Dampak
positif
terhadap
masyarakat,
dunia usaha,
dan instansi
pemerintah
sendiri
Pengembangan
sarana dan
infrastruktur TI
Hubungan (relasi) yang
lebih efektif, harmonis,
dan akuntabel
• Pemberdayaan masyarakat
• Pelayanan publik
• Transparansi dan akuntabilitas
• Efisiensi penyelenggaraan
pemerintahan

14. Peran TIK Dalam E-Government
Automasi Integrasi Enabler
Trans-
former
Automasi
tugas-tugas
Integrasi proses
dan sumber daya
Cara-cara baru Tatanan dan
budaya TIK

15. Integrasi: Pemakaian Data Bersama
Data
kependudukan
Data prasarana
fisik & fasum
Penanganan
bencana
Dinas
Sosial
Dinas
Kimpraswil
Dinas
Kependudukan
Data
kesehatan
Dinas
Kesehatan
Penanganan
KLB
Dinas
Kesehatan

16. • Hak akses (siapa boleh mengakses apa)
• Keamanan sistem
• Format data
• Kepemilikan dan kewenangan terhadap data
• Koordinasi dan kesepakatan dalam integrasi
Isu-Isu Dalam Integrasi

17. Tahapan Perencanaan TIK
Tujuan
organisasi
Tujuan
TIK
Analisis
kondisi
saat ini
Indikator
dan
sasaran
Program
dan
kegiatan
Timeline
dan
alokasi
sumber
daya
mencerminkan
peran strategis TIK
dalam mencapai
tujuan organisasi
dasar bagi
perencanaan
program-
program TIK
cara untuk mengetahui
keberhasilan pencapaian tujuan
implementasi
cara-cara
pencapaian
tujuan TIK
untuk keperluan
evaluasi dan
pemantauan

18. Penahapan
Kehadiran Interaksi Transaksi
Transfor-
masi
Introduksi ke
masyarakat
Mulai menarik
partisipasi
masyarakat
Pemakaian
sehari-hari
oleh masy.
Perubahan
budaya, nilai,
dan perilaku
Contoh keberhasilan: program saluran komunikasi masyarakat melalui SMS
di Pemerintah Kota Yogyakarta (SMS 2740)
Sosialisasi,
Unit khusus
Respons yang
baik,
Insentif bagi
pemakai
Layanan yang baik,
Pemenuhan
kebutuhan pemakai
Konsistensi dan
kontinuitas

19. Penyelarasan TIK & Proses Birokrasi
TIK
Proses
birokrasi
Proses
birokrasi
terdukung
TIK
Birokrasi yang efisien, cepat,
mudah, dan akuntabel

20. Keselarasan TI dengan Organisasi Birokrasi
Apa yang ingin dicapai?
Bagaimana cara mencapai tujuan tsb.? Tentukan strategi yang dapat diukur
untuk merealisasikan tujuan.
Apa yang dikerjakan utk melaksanakan strategi tsb.? Strategi dilaksanakan,
diarahkan, dan dikomunikasikan melalui insiatif-inisiatif.
Aktifitas apa saja yg dilaksanakan pada setiap inisiatif? Inisiatif memerlukan
aktifitas baru, memperbaiki aktifitas lama, atau menghilangkan aktifitas yg tdk
sesuai guna mencapai hasil yang diharapkan.
Kemampuan apa yg diperlukan utk melaksanakan atau mendukung setiap
aktifitas?
Layanan TI apa yg dapat menyediakan kapabilitas yg dikehendaki? Layanan TI
baru apa yg diperlukan utk mendukung kapabilitas?
Teknologi apa yg diperlukan dan tepat utk mendukung layanan TI tersebut?
Bagaimana teknologi dipelihara, dikembangkan dan dikelola?
Apa yang ingin dicapai oleh PEMDA DIY?
Bagaimana PEMDA DIY berharap untuk pemcapat tujuan di atas? Tentukan
strategi yang dapat diukur untuk merealisasikan tujuan
Apa yang dikerjakan untuk melaksanakan strategi tersebut? Strategi
dilaksanakan, diarahkan, dan dikomunikasikan melalui inisiatip-inisiatip
Aktifitas apa saja yang dilaksanakan pada setiap inisiatip? inisiatip
memerlukan aktifitas baru, memperbaiki aktifitas lama, atau menghilangkan
aktifitas yang tidak sesuai guna mencapai hasil yang diharapkan.
Kemampuan apa yang diperlukan untuk melaksanakan atau mendukung
setiap aktifitas?
Layanan TI apa yang dapat meyediakan kapabilitas yang dikehendaki?
Layanan TI baru apa yang diperlukan untuk mendukung kapabilitas?
Teknologi apa yang diperlukan dan tepat untuk mendukung layanan TI
tersebut? Bagaimana teknologi tersebut diperlihara, dikembangkan dan
dikelola?
Teknologi
Tujuan
Strategi
Inisiatif
Aktifitas
Kapabilitas
Layanan TI
DomainOrganisasiDomainTI
Keselarasan

21. Ilustrasi: Penyelarasan Proses Birokrasi
Syarat 1 Syarat 2 Syarat 3
Proses
konvensional
Dinas X Dinas Y Dinas Z
Syarat 1
Syarat 2
Syarat 3
Dinas X
Dinas Y
Dinas Z
Unit
Pelayanan
Proses
baru berbasis
TIK

22. Peran ICT dalam Governance
• Sepenuhnya bersifat teknis, untuk
mengotomasi tugas-tugas yang
sebelumnya dikerjakan manual
– Contoh: penggunaan komputer untuk tugas-
tugas administrasi perkantoran
• Memberikan dukungan/fasilitasi terhadap
proses pengambilan keputusan dan
implementasinya
– Contoh: pemanfaatan TI dalam penanganan
pasca bencana
• Merangsang munculnya cara-cara baru
yang inovatif dalam mewujudkan layanan,
termasuk bentuk layanan itu sendiri
– Contoh: layanan terpadu yang didukung

23. INPRES No 3 Tahun 2003
• Inpres No. 3 Tahun 2003 Tentang Kebijakan dan Strategi Nasional
Pengembangan e-Government telah menjabarkan tahapan-tahapan
pengembangan e-government. Terdapat empat tingkatan dalam
pengembangan e-government, yaitu:
– tingkat I – Persiapan, yaitu eksistensi situs informasi di setiap lembaga,
SDM yang memenuhi standar, access points untuk layanan-layanan
yang disediakan, dan sosialisasi situs informasi, baik untuk internal
maupun publik
– tingkat II – Pematangan, yaitu situs informasi publik yang interaktif
dan antarmuka untuk berhubungan dengan lembaga lain
– tingkat III – Pemantapan, yaitu situs transaksi pelayanan publik, dan
aplikasi serta data yang tingkat interoperabilitasnya tinggi sehingga
dapat dimanfaatkan lembaga lain
– tingkat IV – Pemanfaatan, yaitu aplikasi pelayanan government to
government (G2G), government to business (G2B), dan government to
citizen (G2C) yang terintegrasi.

24. • Roadmap menuju tahap e-government selanjutnya
• Merujuk pada renstra TIK yang ada
Keberlanjutan dan Pengembangan
Peran Pemerintah G2G
Antar Instansi
Pemerintah
G2C
Pemerintah ke Warga
G2B
Pemerintah ke
Dunia Usaha
Perdagangan Sistem Pengadaan Barang
Terpusat
Layanan keluhan bagi
masyarakat secara on-line
Sistem pembayaran
secara terpusat
Pendidikan Sistem Pelatihan Berbasis
Komputer
E-learning bagi sekolah-
sekolah
Pelatihan on-line utk
pengembangan UKM
Keuangan Basis data keuangan
terpusat
Pembayaran pajak secara
on-line
E-Procurement
Ketenagakerjaan Basis data PNS on-line Sistem informasi lowongan
pekerjaan
Sistem pembaruan
visa on-line
Transportasi Basis data angkutan
umum massal
Sistem informasi kondisi
lalu-lintas
Basis data tarif
transportasi on-line
Kesehatan &
Pelayanan Sosial
Sistem asuransi kesehatan
on-line bagi PNS
Sistem jaminan kesehatan
dan sosial
Basis data demografi
on-line24