Dokumen tersebut membahas tentang persiapan perjalanan dinas, mulai dari pengertian, jenis, persiapan dokumen seperti surat tugas dan SPPD, jadwal perjalanan, dan penanganan perjalanan bisnis.

1. AGENDAKERJAPIMPINANDAN
PERJALANANDINAS
Oleh : Aisyah Safitri Hayati

2. TREYresearch
SIAPAYANG
TIDAK HADIR
HARI INI ?
BERDOASEMANGAT
PAGI !!!

3. TREYresearch
SafetyInduction&Rules

4. NAMA : Aisyah Safitri Hayati
LAHIR : Cirebon, 18 Januari 1991
Alamat : Jl. Abdurahman
Kayu tinggi Cakung, JAKTIM
Instansi Mengajar : DI SMKN 31 JAKARTA
ALAMAT EMAIL : aisyahsafitri90@gmail.com
Blog : aisyahsafitrihayati.blogspot.com
IG : aisyahasafidabdullah
Chanel Youtube : aisyahasafidabdullah
Facebook : aisyahasafidabdullah
PERKENALAN

5. TREYresearch
YEL YEL
AGENDA KERJA PIMPINAN
5
QUALITY
QUALITY
QUALITY
KOMPETEN

6. TREYresearch
Perjalanan dinas adalah
perjalanan yang dilakukan
oleh karyawan/pegawai
suatu lembaga/perusahaan
yang berkaitan dengan
tugas suatu
lembaga/perusahaan yang
berkaitan dengan tugas
pekerjaan kedinasan
Pengertian
PerjalananDinas
6

7. TREYresearch
Apayangharusdiperhatikan
olehSekretaris?
Ketika pimpinan akan
melaksanakan perjalanan dinas 1. Tujuan perjalanan
 2. Tanggal keberangkatan dan
kembalinya
3. Tanggal, waktu, tempat dan dengan
siapa saja pimpinan membuat janji
temu/kegiatan pokok perjalanan
dinas/bisnis.
4. Persiapan transportasi dan dokumen
perjalanan
 5. Hotel/penginapan yang dikehendaki
6. Angkutan apa yang diperlukan setiap
kunjungan, dikota tujuan.
7
NOTED FOR YOU
SECRETARY!

8. TREYresearch
MACAMMACAM
PERJALANAN
DINAS
Ditinjau dari wilayah tujuan,
dibedakan menjadi:
a. Perjalanan Dinas dalam negeri.
Contohnya : antarkota,
antardaerah, antar provinsi
b. b. Perjalanan Dinas luar negeri.
Contohnya : antarnegara
8
1

9. TREYresearch
MACAMMACAM
PERJALANAN
DINAS
Ditinjau dari transportasi dibedakan
menjadi :
a. Perjalanan lewat darat
b. Perjalanan lewat laut
c. Perjalanan lewat udara
9
2

10. TREYresearch
MACAMMACAM
PERJALANANDINAS
Ditinjau dari tujuan, dibedakan menjadi :
a. Perjalanan dinas untuk rakernas.
b. Perjalanan dinas untuk seminar nasional.
c. Perjalanan dinas untuk kunjungan kerja.
d. Perjalanan dinas untuk pendidikan dan
latihan.
e. Perjalanan dinas untuk pelantikan
f. Perjalanan dinas untuk pengadaan
kerjasama.
g. Perjalanan dinas untuk kegiatan sosial.
h. DLL
10
3

11. TREYresearch
APAYANGHARUS
DIPERSIAPKANDALAM
PERJALANANDINAS??
MACAM MACAM PERSIAPAN
PERJALANAN DINAS
11

12. TREYresearch
PERSIAPAN
PERJALANAN DINAS
TRANSPORASI DARAT
12
Membawa identitas pribadi
Dapatkan tiketperjalanandanpenegasanjam
keberangkatan
Membawapetakotatujuan
Membawaperlengkapanpribadidancekkembali
surat-suratyangdiperlukan/dokumenyang
dibawa.
Konfirmasikanpemesananhotel.
1
2
3
4
5

13. TREYresearch
PERSIAPAN PERJALANAN DINAS
TRANSPORTASI MENGGUNAKAN KAPAL LAU
13
Siapkanpasporbila
perjalanankeluarnegeri
Siapkantiketkapaldan
kepastianberangkat
Siapkanmatauangasingbila
keluarnegeri
Konfirmasikan
pemesanankamarhotel
Membawaperlengkapan
pribadidancekkembali
Surat-suratyang
diperlukan/dokumenyang
dibawa
Persiapandaftarnamadan
teleponyangakandihubungi
penjemputansetibadi
pelabuhantujuan.

14. TREYresearch
PERSIAPAN PERJALANAN DINAS
Transportasi udara menggunakan pesawat terbang
14
1.Siapkanpasporbilaperjalanankeluarnegeri
2.Siapkantiketpesawatdankepastianberangkat
3.Siapkanmatauangasingbilakeluarnegeri
4.Periksakoperyangdibawatidakmelebihibatasmaksimum
5.Konfirmasikanpemesanankamarhotel
6.Membawaperlengkapanpribadidancekkembalisuratsurat
yangdiperlukan/dokumenyangharusdibawa
7.Persiapkandaftarnamadanteleponyangakandihubungi
8.Usahakanpenjemputansetibadibandaratujuan

15. TREYresearch
PERSIAPAN AKOMODASI
15
adalahsesuatuyangdisediakanuntuk
memenuhikebutuhanselamamelakukan
perjalananbisnis/dinas.
Akomodasimeliputi:hotel/tempat
penginapan,saranatransportasiselama
perjalanandandaftarhotel/penginapan
besertafasilitasyangdisediakanmaupu
hargayangditentukan

16. TREYresearch
Persiapan yang harus
dilakukan adalah:
1. Pemesanan kamar
2. Check in
3. Cara pembayaran
4. Check out
16

17. TREYresearch
PERSIAPAN KEUANGAN
17
PersiapanKeuanganAdalah
menyusunsecararincitentang
jumlahbiayayangdiperlukan
perusahaanuntuk
kepentinganperjalanan
bisnis/dinas
Biayayangdiperlukan:
1. Biayatransportasi(pulang,pergi,
lokalselamadalamtugasdikota
tujuan)
2. Biayaakomodasi
3. Biayaacarakegiatan/kontribusi
acarakegiatan
4. Uangsaku
5. Uanglunsum(pajaklangsung
mengenaibarang/jasayang
bersangkutan)
6. 6.Biayalain.

18. TREYresearch
Menyiapkan alat
pembayaran yang digunakan
dalam perjalanan dinas yaitu :
1. Uang tunai
2. Kartu kredit
3. Cek berpergian/traveller
check
4. Letter of credit 1/C)
18

19. TREYresearch
PERSIAPAN DOKUMEN
19
PersiapanDokumenAdalah
menyiapkansegalaketerangan
yangmelengkapiperjalanan
bisnis/dinassesuaidengantempat
tujuandanpekerjaanyangakan
dilakukan.
KEGUNAAN
1. Memberiinformasitentangisi
dokumenkepadayang
memerlukannya
2. Sebagaialatbukti/datasuatu
keterangan
3. Melestarikandokumendari
kemusnahan
4. Sebagaibahanpenelitian
5. Mengembangkankoleksidokumen
6. Menjaminkeutuhandan
keotentikkaninformasi

20. TREYresearch
DOKUMEN PERJALANAN DINAS
20
Dokumenadalahsesuatu
yangtertulisatauterletak
yangdapatdigunakan
sebagaibuktiketerangan.
Contohnya:
Aktekelahiran,surat,ijazahdsb.
Dokumenperjalanandinasadalah
segaladokumenyangdiperlukan
dalamperjalanandinassebagai
kelengkapansesuaidengan
tujuandantugasyangakan
dilakukan.

21. TREYresearch
MACAM-MACAM
DOKUMEN PERJALANAN DINAS
21
2.Dokumeneksternal-
Pasport(khususuntukkeluar
negeri)-Visa(khususuntukke
luarnegeri)-Kartu
sehat/yellowcard(khusus
untukkeluarnegeri)-Asuransi
-KTPdansurat-suratpenting
lainnya-Fiskal(khususuntuk
keluarnegeri)-ExitPermit
1.Dokumeninternal:-Surat
tugas-Suratperintah
perjalanandinas(SPPD)-
Jadwalperjalanandanpeta-
Petunjukakomodasi-Daftar
namadanteleponyangakan
dihubungi.

22. TREYresearch
MEMPERSIAPKAN DOKUMEN PERJALANAN DINAS
22
a.MempersiapkanPasport
1.Menyiapkandokumenuntukmenguruspasportmeliputi:
-KTP,KK,Aktekelahiran,foto
-Ijazahterakhir
-Surattugas/SPPD
-Suratkeputusanpengangkatanpegawai
-Suratketeranganberkelakuanbaik.
2.Menguruspembuatanpasport,langkah-langkahsebagaiberikut:
-Datangkekantorimigrasiutkmengisiformulirdanmenyerahkandokumendiatas.
-Kemudianmenyerahkanformuliryangsudahdiisidanmembayarbiayapasport
-Menunggukuranglebihsatumingguuntukdiproses ·Datangkekantorimigrasi
untukfotolangsungpadapasport.

23. TREYresearch
MEMPERSIAPKAN DOKUMEN PERJALANAN DINAS
23
b.MempersiapkanVisaSetelahpasport
jadi,
mengurusvisakekantorkedutaanyang
ditujuyangberadaditempatmemproses
pasport.MisalnyaberkunjungkeAustralia
makamenguruskekantorkedutaan
Australiayangadadijakarta.

24. TREYresearch
MEMPERSIAPKAN DOKUMEN PERJALANAN DINAS
24
c.Mempersiapkanyellowcard/medicial
documentKartusehat
merupakankartuyangdikeluarkanolehdinas
kesehatanpemerintahuntukwarganegarayangakan
keluarnegeri.
Fungsinyauntukmenyatakanbahwawarganegara
tersebutbebasdaripenyakitmenular.
Caramengurusnyadatangsendirikedinaskesehatan
pemerintahmelakukancheckup.

25. TREYresearch
MEMPERSIAPKAN DOKUMEN PERJALANAN DINAS
25
d.Mempersiapkansurattugas
Membuatsurattugasharuslengkapbagianbagiannya
yaitu:
1.Kepalasurattugas
2.Pembukasurattugas(identitaspemberitugas)
3.Isisurattugas(namayangmelaksankan,jenistugas,
lamatugas,tempattugas)
4.Penutupsurattugasdankakisurattugas.

26. TREYresearch
MEMPERSIAPKAN DOKUMEN PERJALANAN DINAS
26
e.MempersiapkanSPPD
MembuatSPPDharusmemuat:
1.Pejabatyangmemberiperintah
2.Identitasyangmelaksankanperintah
3.Perjalananyangdiperintahkan
4.Perjalananyangdirencanakan
5.Maksudperjalanan
6.Perhitunganbiaya
7.Keterangan

27. TREYresearch
MEMPERSIAPKAN DOKUMEN PERJALANAN DINAS
27
f.Mempersiapkanjadwalperjalananbisnis
Jadwalperjalananbisnissangatpentingmakaharus
direncanakansebaikmungkindandipersiapkan
sebelumnyaagarperjalananlancardantujuannya
tercapai.Jadwalperjalananbisnismemuat:
1.Waktukeberangkatan
2.Tempattujuan
3.Lamaperjalanan
4.Jenistransportasi
5.Acaraperjalanan/kegiatan
6.Kapankembali

28. TREYresearch
MELAKSANAKAN
PENANGANAN PERJALANAN
BISNIS
28
PENGERTIANJADWALKERJA
Jadwalkerjaadalahdaftarurutankerja
danjangkawaktupekerjaannyayang
disesuaikandenganpembagianwaktu.
Dalamsuatukantorjadwalkerja
dikaitkandengankegiatanpimpinan,
sehinggaadaistilahkegiatanpimpinan
atauagendakerjapimpinan

29. TREYresearch
KEUNTUNGAN JADWAL
KERJA
29
1.Pekerjaanpentingtidakterlewatkan
2.Menghematpikiran
3.Bekerjalebihtenang
4.Memilikidatauntuk
mempertanggungjawabkankerjanya
5.Memilikidata/bahanuntukmenyusun
jadwalkerjaataukegiatanbersama
pimpinan.

30. TREYresearch
CARA MENYUSUN JADWAL
KERJA/KEGIATAN PIMPINAN
30
1.Mencatatsegalasesuatuyangperlu
dikerjakan
2.Mencatatpekerjaanyangberkaitandengan
urusanpimpinan
3.Mencatatpekerjaanmendesak,jangka
pendek,menengahdanjangkapanjang
4.Menetapkanprioritasberdasarkan
pentingnyapekerjaan
5.Menyelesaikanpekerjaanberdasarkan
prioritaspentingnyapekerjaan.

31. TREYresearch
AGENDA KERJA/KEGIATAN PIMPINAN
31

32. TREYresearch
Surat tugas adalah surat yang
berisi penugasan seorang
pejabat/pegawai untuk
melaksanakan tugas khusus
yang diberikan oleh
kantor/perusahaan yang
berkepentingan. Bagian-bagian
surat tugas terdiri dari kepala
surat, isi surat dan kaki surat.
32
SURAT TUGAS

33. TREYresearch
1. Memilih bentuk surat sesuai dengan penetapan pedoman
surat menyurat di kantor yang bersangkutan.
2. Menulis kepala surat jika kertas yang dipakai tidak
mempergunakan kop surat.
3. Merancang alinea pendahuluan secara tepat.
4. Merancang alinea isi/inti yang memuat identitas pemberi
tugas, pengemban tugas, jenis tugas dll.
5. Merancang alinea penutup.
6. Menulis kaki surat.
7. Mengetik konsep surat yang telah di paraf 8. Penanda
tanganan surat tugas.
33
CARA MENYUSUN SURAT TUGAS

34. TREYresearch
SPPB/SPPD adalah surat yang
memuat penugasan ke wilayah
dalam jangka waktu yang telah
ditentukan dan dengan biaya
kantor/perusahaan/negara.
Bagian-bagian surat perintah
perjalanan bisnis terdiri dari
kepala surat, isi surat dan kaki
surat
34
SURAT PERINTAH PERJALANAN DINAS

35. TREYresearch
1. Pejabat yang memberi perintah
2. Nama dan identitas yang mendapat perintah
3. Tempat tujuan perjalanan dinas/bisnis
4. Transportasi yang digunakan
5. Jangka waktu perjalanan
6. Maksud perjalanan
7. Biaya perjalanan 8. Keterangan
35
data yang harus dimuat dalam isi surat tersebut adalah

36. TREYresearch
Jadwal perjalanan bisnis/dinas adalah daftar
perinian perjalanan yang akan dilalui dalam
menjalankan tugasnya.
Daftar perjalanan dibuat rangkap 4 (empat)
untuk diberikan kepada pimpinan, teman
sejawat dan sekretaris.
Tujuannya untuk mengetahui bahwa
pimpinan sedang melakukan perjalanan
bisnis atau dinas.
36
JADWAL PERJALANAN DINAS

37. TREYresearch
1. Tujuan perjalanan
2. Kota tujuan
3. Jenis perjalanan
4. Jenis layanan/fasilitas yang digunakan
5. Rencana janji temu dan keperluan
6. Tanggal, waktu, hari keberangkatan
dan kembali.
37
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam mengatur
perjalanan bisnis/dinas adalah

38. TREYresearch
38
Cara membuat jadwal perjalanan bisnis berwujud
kolom yang beraneka ragam bentuk/modelnya,
namun pada dasarnya sama. Kolom tersebut terdiri
dari :
1. Nomor urut
2. Hari, tanggal, waktu
3. Lapangan terbang/stasiun
4. Nomor penerbangan/kereta api
5. Tiba di kota tujuan/tempat tujuan
6. Hotel/penginapan
7. Kegiatan

39. TREYresearch
ThankYou
AISYAH SAFITRI HAYATI
083806054118
aisyahsafitri90@gmail.com
Aisyahsafitrihayati.blogspo.com
39