Dokumen tersebut memberikan panduan untuk memimpin rapat secara efektif dengan menciptakan lingkungan yang aman dan terbuka, mendorong partisipasi semua peserta, menangani konflik secara positif maupun negatif, serta mencapai kesepakatan melalui konsensus.

1. BERKOMUNIKASI DENGAN LEBIH BAIK
MEMIMPIN RAPAT 03

2. Ciptakan lingkungan yang aman
dan terbuka
Doronglah setiap peserta untuk
berbicara
Mengangkat Konflik Positif
Gunakan alat bantu keputusan
seperti membandingkan sisi
positif dan negatif, lembar
evaluasi, dan tabel.
Tetapkan aturan dasar dan
tegakkan.

3. Menangani Konflik Negatif
Dengarkan semua pandangan
Identifikasi sasaran bersama
Bangunlah kesepakatan
Hindari menuding kesalahan
Lakukan depersonalisasi melalui
ucapan Anda

4. Jika konflik tetap terjadi, bawalah
masalah itu keluar
Jangan tolerir adanya
serangan pribadi
Menangani Konflik Negatif
Carilah hasil yang menang-menang
Komunikasikan perasaan hormat
Gunakan nada yang positif

5. Kemampuan merangkum
adalah kemampuan untuk
mendengarkan dengan baik
dan membuat kajian yang
ringkas tetapi tepat tentang
apa yang telah dikatakan.
Untuk dapat merangkum
secara efektif anda harus
terbiasa untuk mendengarkan
Merangkum Secara Efektif segalanya termasuk yang
tersirat.
Anda juga harus meningkatkan
kemahiran berbahasa serta
kemahiran untuk
mengklarifikasi konsep untuk
merangkum poin pembicaraan.

6. Tingkatkanlah kemampuan
untuk merangkum dengan cara:
Buatlah catatan atau dengan
dengan pikiran “mencatat”
Tangkaplah dalam pikiran, kata- Merangkum Secara Efektif
kata dan frasa kunci
Ulangi kata-kata dan frasa kunci
Tempatkan ide-ide individual
dalam konteks keseluruhan
pembicaraan
Buat analogi dan “nama” untuk
ide-ide sentral.

7. Konsensus membentuk akuntabilitas
dan untuk memastikan setiap orang
bertindak sesuai keputusan.
Konsensus tidak berarti bebas konflik,
konsensus adalah penyelesaian konflik
dalam cara yang bisa diterima
sebagian besar peserta.
Untuk mencapai konsensus anda
perlu melakukan tindakan berikut :
Mencapai Konsensus
 Definisikan permasalahan
 Tunggulah sampai orang lain telah
bicara sebelum menawarkan
pendapat Anda
 Usahakan terjadinya curah
gagasan yang kreatif

8.  Bahaslah konflik sampai benar-
benar dipahami oleh semua orang.
 Analisis dan evaluasilah apa yang
telah anda pelajari
 Rangkumlah apa yang telah
diucapkan
 Mintalah keputusan untuk diambil,
atau putuskan sendiri.
Mencapai Konsensus
 Ambillah tanggung jawab untuk
memperkecil jumlah pilihan.
 Jagalah jangan sampai menguasai
diskusi
 Tanyakan pertanyaan yang
menggali

9.  Tidak memahami manfaat
kompromi
 Marah karena suatu hal lain
 Merasa tidak dipedulikan
atasan
 Pendengar yang buruk
 Memiliki agenda terselubung
Menangani Orang Sulit
Beberapa hal tentang orang sulit
 Mendebat urusan sepele
 Melupakan pandangan orang
lain

10. Orang-orang sulit dalam banyak
hal tidak menyadari betapa
mereka mengganggu orang
lain, atau betapa seriusnya
tindakan mereka terhadap
karier mereka sendiri dan juga
efektivitas team.
Anda bisa menghindari banyak
Menangani Orang Sulit
masalah yang dibawa orang
sulit ini dengan melakukan
intervensi sejak awal :
 Lakukan percakapan satu
lawan satu

11.  Mengakui suatu masalah, dan
membiarkan ia mengeluarkan
atau membahasnya
 Sarankan perilaku yang anda
hargai dan apa yang tidak bisa
ia lakukan
Menangani Orang Sulit  Selama rapat berlangsung,
biarkan ia mengucapkan apa
yang diinginkan, dan bahkan
mengajukan beberapa
pertanyaan, dan kemudian
lanjutkan rapat.
 Berikan batas waktu
 Katakan kepada pemimpin
oranisasi yang lain untuk
melakukan hal serupa.

12. Rapat sampingan terjadi karena
rapat resmi telah keluar jalur
atau terlalu lama.
Rapat sampingan ini tidak
boleh dibiarkan dan
dikendalikan dengan
menaikkan sedikit demi sedikit
Kendalikan Rapat Sampingan
campur tangan anda :
Lihat orang-orang yang sedang
berbicara sampai anda
bertatap mata dengan mereka.

13. Jika mereka tidak mengerti
juga, berdirilah dan hampirilah
mereka, atau panggil mereka
Anda mungkin juga perlu
mengingatkan kelompok ini
tentang aturan rapat jika anda Kendalikan Rapat Sampingan
punya aturan yang melarang
pembicaraan sampingan
Jika sampai pada tahap ini
mereka belum mengerti juga,
tegurlah setelah rapat. Perjelas
pada mereka, bahwa hal
tersebut tidak akan membantu
diri mereka ataupun tim.

14. LAIN-LAIN
Bersikap terbuka pada kabar buruk
Setelah orang melihat orang lain berbicara
terbuka dan menyampaikan kabar buruk
tanpa takut akan resikonya, mereka akan
merasa oke dalam melakukannya. Kebijakan
ini perlu ditegaskan secara rutin untuk
memastikan semua orang memahaminya.
Kocoklah Sedikit
Mengubah dinamika tidak selalu
membuat orang merasa nyaman, tapi
sesungguhnya memang bukan
kenyamanan yang dicari melainkan bahwa
setiap orang dapat dimaksimalkan
potensinya. Mengubah waktu atau jadwal
rapat, atau membawa fasilitator dari luar

15. Berikan Hak Mengeluh
Sediakan waktu untuk suatu rapat
terbuka. Sebelum, sewaktu dan
setelah rapat, karyawan diberi
“hak mengeluh”, yang berarti
mereka boleh mengangkat
masalah apa saja dengan siapa
saja, tentang tindakan yang tidak
selaras dengan nilai-nilai
perusahaan. LAIN-LAIN
Anda bisa membuat lingkungan
seperti itu dengan kebijakan yang Gunakan Memo Satu Halaman
mendukung. Bahkan kalau anda Upayakan materi bacaan dalam
pikir orang sudah nyaman untuk persiapan rapat seringkas mungkin.
tampil, tidak ada salahnya Anda Biasakan menulis dengan baik namun
menyatakan dengan eksplisit ringkas. Hal ini sangat perlu dilakukan
kebijakan ini. untuk menghemat waktu.

16. Hubungi Semua Orang
Sekalipun seseorang senang
berpartisipasi dalam rapat, ia
tidak akan selalu datang
membawa sesuatu jika tidak
diminta.
LAIN-LAIN Pemimpin bisa membangkitkan
kreativitas dengan membuat
Ada perbedaan antara partisipasi orang tahu bahwa mereka
dengan muncul dengan membawa harus dengan persiapan untuk
ide atau pandangan. melakukan lebih dari sekedar
membahas usulan orang lain.

17. Pendekatan kreatif bisa mengirimkan
pesan yang bagus dan membantu
orang untuk memfokuskan pada
masalah yang sedang dihadapi.
Pendekatan menyenangkan untuk
membuang pikiran adalah untuk
mengingatkan orang agar tidak
meninggalkan ke”sekarang”-an.
LAIN-LAIN
Campakkan Pikiran Anda
Fokuslah pada rapat yang diikuti,
dan ajak peserta untuk juga fokus.

18. LAIN-LAIN
Tip di saat terakhir
Buat agenda praktis yang mencakup tujuan
rapat, daftar peserta, deskripsi singkat
tentang topik diskusi, dan alokasi waktu.
Tuliskan penggunaan waktu anda sendiri
disamping tiap baris selama rapat untuk
memastikan anda tetap berada di jalur.
Jika anda punya waktu
Hubungi orang-orang berpengaruh
sebelum rapat dimulai untuk
mengetahui apa yang dipikirkan,
menangani pertentangan, dan
membangun konsensus

19. LAIN-LAIN
Rencanakan peningkatan
berkelanjutan
Bacalah buku tentang manajemen
rapat, dan sarankan pada
pimpinan tim anda.
Buatlah lokakarya tentang
manajemen rapat, atau buatlah
sedemikian rupa agar ketrampilan
itu menjadi bagian dari rencana
pelatihan individu tiap pimpinan di
organisasi.

20. Rencanakan
peningkatan
berkelanjutan
Cobalah buat
kebijakan rapat secara
tertulis untuk
organisasi.
LAIN-LAIN

21. SUDAH SELESAI