Makalah ini membahas tentang pendokumentasian arsip, meliputi pengertian arsip, jenis arsip, sistem penyimpanan arsip, dan prosedur penyimpanan arsip. Tujuan penulisan makalah ini adalah untuk memahami cara pengarsipan yang baik dan memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Perkantoran.

1. 1
MAKALAH
PENDOKUMENTASIAN ARSIP
Disusun Oleh
SINDY LESTARI
Kelas XI OTKP 2
SMK HARAPAN AL - WASHLIYAH
MEDAN
2021

2. 2
MAKALAH
PENDOKUMENTASIAN ARSIP
DISUSUN OLEH
NAMA : SINDYLESTARI
KELAS : XI OTKP 2
KEJURUAN : Otomatisasi Tata Kelola Perkantoran
Menyetujui
Guru pembimbing makalah
Mengetahui
Kepala Sekolah
Sugeng Sutaryo, ST
Ka. Jur.
Dewi Setiani, S.Pd
Pembimbing,
Dewi Setiani, S.Pd

3. 3
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar belakang
Seorang pemimpin yang memiliki intensitas fungsi manajerial yang
tinggi,sangat memerlukan bantuan sekretaris untuk meringankan
tugasnya.pimpinan yang sangat sibuk tidak mungkin dapat mengingat
segalanya,maka sekretaris harus mampu membantu pimpinana dalam menyusun
arsip atau mengatur arsip sehingga dapat dengan mudah ditemukan kembali pada
saat diperlukan dokumen-dokumen dapat dengan mudah dan cepat diketemukan
pada saat dibutuhkan.
B. Tujuan penulisan
Adapun tujuan dari pada penulisan makalah ini adalah untuk dapat lebih
mengetahui tentang cara-cara atau tekhnik-tekhnik pengarsipan yang baik. Dan
juga tujuan daripada penulisan makalah ini adalah untuk memenuhi persyaratan
akademis,yakni untuk memenuhi tugas dari mata kuliah “manajemen
perkantoran”

4. 4
BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian, Jenis & Prosedur Penyimpanan Arsip
A) Pengertian Arsip
Arsip adalah setiap catatan (record atau warkat) yang tertulis, tercetak, atau
ketikan, dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan
tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam komunikasi dan
informasi, yang terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, film-
strip, mikro film), komputer (pita tape, piringan, rekaman, disket), kertas
photocopy dan lain-lain.Sesuai dengan perkembangan kemajuan peralatan data
dan informasi yang sudah sampai kepada era komputerisasi, maka arsip masa kini
dapat terekam pada kartas, kertas film (celluloid), dan media komputer (disket,
pita magnetik dan sebagainya). Sesuai dengan perkembangan kemajuan peralatan
data dan informasi yang sudah sampai kepada era komputerisasi, maka arsip masa
kini dapat terekam pada kertas, kertas film(celluloid),dan media
computer(disket,fita magnetic dan sebagainya)
B. Jenis-jenis arsip
Ditinjau dari sudut hokum dan perundang-undangan,terdapat dua jenis
arsip,yaitu(Depkes,1971:43)
1. Arsip otentik
Arsip otentik adalah arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan
tinta(bukan fotocopy atau film)sebagai tanda keabsahan dari isi arsip
bersangkutan,arsip otentik dapat dipergunakan sebagai bukti yang sah.
2. Arsip tidak otentik
Arsip tidak otentik adalah arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan
asli dengan tinta,arsip ini dapat berupa fotocopy, film, microfilm,
keluaran(output atau print out)computer, dan media computer seperti disket
dan sebagainya.

5. 5
C. System penyimpanan arsip
System penyimpanan adalah system yang dipergunakan pada penyimpanan
warkat agar kemudahan bekerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan
warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat
tersebut sewaktu-waktu diperlukan.
System penyimpanan pada prinsipnya adalah penyimpanan berdasarkan kata
tangkap (caption) dari warkat yang disimpan baik berupa huruf maupun angka
yang disusun menurut urutan tertentu .pada dasarnya ada dua jenis urutan,yaitu
urutan abjad dan urutan angka. System penyimpanan yang berdasarkan huruf
abjad adalah system mana(sering disebut system abjad),system geografis,dan
system subjek.sedangkan yang berdasarkan urutan angka adalah system
numeric,system kronologis dan system subjek numerik.
Pada umumnya system penyimpanan yang dapat dipakai sebagai system
penyimpanan yang standar adalah system abjad,system numeric,system geografis
dan system subjek.(Amsyah,2008:71)
D. Prosedur penyimpanan arsip
Prosedur penyimpanan arsip adalah langjah-langkah pekerjaan yang
dilakuka dengan akan disimpannya suatu warkat,ada dua macam penyimpanan
yaitu penyimpanan warkat yang belum selesai proses(file pending) dan
penyimpanan warkat yang sudah diproses(file tetap)
a. Penyimpanan sementara(file pending)
File pending atau file tidak lanjut (follow-up file) adalah file yang
digunakan untuk penyimpanan sementara sebelum suatu warkat selesai
diproses,file ini terdiri dari map-map yang diberi label tanggal yang berlaku
untuk tiga bulan.setiap bulan terdiri dari 31 map tanggal,yang meliputi 31
map bulan-bulan yang sedang berjalan,31 map bulan berikutnya,dan 31 map
bulan berikutnya lagi.pergantian bulan ditunjukkan dengan pergantian
penunjuk(guide)bulan yang jumlanya 12.warkat yang dipending sampai
waktu tertentu misalnya dapat dimasukkan dalam map dibawah bulan dan
tanggal yang dikehendaki.sesudah selesai diproses barulah warkat yang
dipending itu disimpan pada file penyimpanan.file pending biasanya

6. 6
ditempatkan pada salah satu laci dari lemari arsip (filling cabinet) yang
dipergunakan.
b. Penyimpanan tetap(file permanen)
Umumnya kantor –kantor kurang memperhatikan prosedur atau langkah-
langkah penyimpanan warkat.memamg pengalaman menunjukkan bahwa
banyak dokumen atau warkat yang hilang pada prosedur permulaan,sedang
kalau sudah sampai kepenyimpanan,kecepatan penemuan dokumen
memegang peranan.dan kecepatan ini banyak tergantung kepada system
yang dipergunakan ,peralatan dan petugas filling.
Langkah-langkah atau prosedur penyimpanan arsip dapat dijelaskan sebagai
berikut(Amsyah,2008:5)
1. Pemeriksaan arsip
Langkah ini adalah langkah persiapan menyimpan arsip dengan cara
memeriksa setiap lembar arsip untuk memperoleh kepastian bahwa
arsip-arsip tersebut sudah siap untuk disimpan maka surat tersebut
harus diminyakan dahulu kejelasannya kepada yang berhak dan kalau
terjadi bahwa surat yang belum ditandai sudah disimpan,maka pada
kaus ini dapat disebut bahwa arsip tersebut dinyatakan hilang.
2. Mengindeks arsip
Mengindeks adalah pekerjaan yang menentukan pada nama atau
subjek apa,atau kata tangkap lainnya surat akan disimpan,pada system
abjad kata tangkapnya adalah nama pengirim yaitu nama badan pada
kepala surat untuk jenis surat masuk dan nama individu untuk jenis
surat keluar dengan demikian surat masuk dan surat keluar akan
tersimpan pada suatu map dengan kata tangkap yang sama.
3. Memberi tanda
Langkah ini lazim juga disebut pengkodean,dilakukan secara
sederhana yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan
warna yang mencolok pada kata lengkap yang sudah ditentukan pada
langkah pekerjaan mengindeks,dengan adanya tanda ini maka surat
akan disortir dan disimpan, disamping itu bila suatu saat nanti surat ini
dipinjam atau keluar file,petugas akan mudah menyimpan akan

7. 7
kembali surat tersebut berdasarkan tanda(kode) penyimpanan yang
sudah ada.
4. Menyotir arsip
Menyotir adalah mengelompokkan warkat-warkat untuk persiapan
kelangkah terakhir yaitu penyimpanan.langkah ini diadakan khusus
untuk jumlah volume warkat yang banyak, sehingga untuk
memudahkan penyimpanan perlu dikelompokkan terlebih dahulu
sesuai dengan pengelompokkan system penyimpanan yang
dipergunakan.tanpa pengelompokkan petugas niscaya akan selalu
bolak balik dari laci ke laci pada waktu penyimpanan
dokumen,disamping berkali-kali membuka dan menutup laci yang
sangat menyita energy dan tidak sistematis apalagi dikerjakan dengan
berdiri yang sangat melelahkan,untuk system abjad, pengelompokkan
didalam sortir dilakukan menurut abjad, untuk sistem numeric
dikelompokkan menurut kelompok angka, untuk system geografis
dikelompokkan menurut nama tempat,dan untuk system subjek surat-
surat dikelompokkan menurut kelompok subjek atau masalah.
5. Menyimpan arsip
Langkah terakhir adalah penyimpanan, yaitu menempatkan dokumen
atau arsip sesuai dengan system penyimpanan dan peralatan yang
dipergunakan, system penyimpanan akan menjadi efektif dan efisien
bilamana didukung oleh peralatan dan perlengkapan yang memadai
dan sesuai ke empat system tersebut diatas akan sangat sesuai
bilamana menggunakan lemari arsip,sedangkan bila menggunakan
order map surat tersebut harus dilubangi terlebih dahulu dengan
mempergunakan perforator,dan jika akan menyimpan atau mengambil
surat tersebut diikuti melalui lubang-lubang perforetornya. Untuk
mendapatkan penemuan kembali surat masuk yang diterima dan surat
balasan dalam bentuk arsip dan surat keluar dari dan untuk satu
komponen disimpan jadi satu dalam map yang sama dan letaknya
berdampingan(Amsyah,2003:63)

8. 8
E. Tujuan dan Prosedur Kearsipan
F. SISTEM-SISTEM PENGARSIPAN
Sistem penyimpanan arsip atau warkat adalah suatu proses kegiatan atau
proses pengaturan mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan dengan
menggunakan sistem tertentu, menemukan kembali dengan cepat dan tepat,
penggunaan, pemeliharan, penyusutan dan pemusnaan arsip.
Setidaknya terdapat 5 macam sistem penyimpanan arsip (sistem filing),
yaitu penyimpanan arsip sistem abjad, penyimpanan arsip sistem tanggal,
penyimpanan arsip sistem wilayah, penyimpanan arsip sistem subjek/pokok
masalah dan penyimpanan arsip sistem nomor.
1. Penyimpanan Arsip Sistem Abjad
Penyimpanan arsip sistem abjad merupakan penyelenggaraan sistem kearsipan
berdasarkan abjad alfabet, disusun mulai dari huruf A sampai Z, Aa sampai Zz,
dan seterusnya. Untuk lebih memahami cara penyimpanan arsip/warkat dengan
menggunakan sistem abjad, ada beberapa istilah atau terminology yang perlu
diketahui, antara lain yaitu:
1) Mengindeks adalah kegiatan membagi nama atau judul terhadap beberapa
unit
2) Caption yaitu nama yang sudah diindeks yang kemudian dijadikan tanda
pengenal
3) Unit ialah bagian terkecil dari suatu nama/judul
4) Mengabjad merupakan kegiatan menyusun kode menurut urutan abjad dari
nama/judul yang sudah diindeks
5) Mengkode (kodifikasi), yaitu kegiatan menemukan kode dari nama yang
sudah diindeks. Kode diambil dari huruf pertama dari nama/judul yang
sudah diindeks.
Kelebihan sistem abjad:
1) Sederhana dan mudah dimengerti baik pekerjaan maupun pencariannya
2) Menyimpan dapat dilakukan dengan mudah dan cepat
3 Sangat mudah menggolongkan surat menurut nama
organisasi/instansi/lembaga/operusahaan

9. 9
4) Perlengkapannya dapat dipergunakan untukbermacam-macam dokumen dan
cocok untuk tuap-tiap dokumen.
Kelemahan sistem abjad:
1) Sulit apabila terdapat nama yang sama terutama nama orang
2) Dalam sistem yang sangat luas mebutuhkan waktu yang lama untuk
menemukan surat/warkat yang diperlukan
3) Sulit memperkirakan persyaratan-persyaratan ruang untuk hurufhuruf abjad
yang berlainan.
Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode
Ada beberapa peraturan dalam mengindeks dan memberi kode, aturan-aturan
tersebut antara lain yaitu:
a. Mengindeks Nama Orang Indonesia
1) Nama tunggal ialah nama yang terdiri dari satu suku kata.
2) Nama ganda ialah nama yang terdiri dari lebih dari satu suku kata,
maka diideks berdasarkan suku kata nama terakhir.
3) Nama yang menggunakan singkatan didepan atau dibelakang dan
diketahui kepanjangannya maka diindeks dengan cara menulis
lengkap singkatan tersebut.
4) Nama yang menggunakan singkatan di depan atau dibelakang dan
tidak diketahui kepanjangannya maka diindeks nama jelasnya.
5) Nama keluarga/suku/marga ialah nama orang diikuti nama
keluarga/suku/marga, maka diindeks berdasarkan nama keluarga/suku/
marga.
6) Nama yang menggunakan gelar, yang diutamakan ialah nama asli atau
marga dan gelar tidak diindeks, ditempatkan pada unit dalam tanda
kurung. Tetapi jika gelar tersebut diikuti nama tunggal maka gelar
tersebut turut diindeks.
.

10. 10
Ada beberapa gelar yang umum digunakan, yaitu:
(a) Gelar akademis, sperti Spd, Dra, Dr, Ir, SH, SE, Prof, Phd, Msc, Mpd, MBA,
MM, Msi dan sebagainya.
(b) Gelar Kebangsaan, seperti: Raden, Raden Ajeng, KRT Sunan, Sultan, Andi,
Cut, Ida Bagus/Ida Ayu, Cokorde, Lalu dan sebagainya.
(c) Gelar keagamaan antara lain: Kyai, haji, Hajjah, Ustadz, Bhiksu, Pendeta,
Pastor, dan sebagainya.
(d) Gelar Jabatan, Seperti, Presiden, Mentri, Gubernur, Direktur, Jendral,
Bupati, Camat, Lurah, dan sebagainya.
(e) Gelar Kepangkatan, Seperti Marsekal, Laksamana, Kapten, Sersan, Kolonel,
Jendral, Komisaris Besar dan lain-lain.
7) Nama urutan kelahiran, biasanya terjadi di Bali, diutamakan untuk diideks
ialah nama diri diikuti oleh gelar urutan kelahiran.
8) Nama wanita yang diikuti nama suami atau ayahnya, diindeks dengan
menampilkan nama suami/ayahnya terlebih dahulu.
9) Nama yang didahului dengan nama baktis, diindeks mulai dari nama
aslinya, kemudian diikuti oleh nama baktisnya.
10) Nama orang yang masih menggunakan ejaan lama, diindeks sebagaimana
nama itu ditulis.
11) Nama yang memakai kata bin, binti, diindeks dengan cara menuliskan
terlebih dahulu nama yang mengikuti nama yang bertalian.
b. Mengindeks Nama-Nama Orang Asing
1) Nama orang Eropa yang menggunakan tanda penghubung, diindeks nama
yang menggunakan tanda penghubung tersebut diindeks sebagai satu kata.
2) Nama orang Barat, Jepang, Muangthai dan lain-lain, diindeks berdasarkan
nama keluarga yang biasanya ditempatkan di bagian belakang nam (Nick
name).

11. 11
3) Nama orang China, Korea, diindeks dengan cara menuliskan sebagaimana
nama tersebut ditulis, karena baik orang cina, maupun orang Korea nama
keluarga selalu dicantumkan di depan.
4) Nama sorang Eropa yang menggunakan awalan, hendaknya tidak dianggap
sebagai suatu unit tersendiri, namun merupakan dari nama keluarga.
Pengindekan dilakukan dengan cara menempatkan nama yang didepannya
diberi awalan, misalnya Va, Vander, Von,De la, Mc, El dan Al dan
sebagainya.
c. Mengindeks Nama Perusahaan
1) Mengindeks nama Perusahaan pada umumnya (Toko, Pabrik, PT, Firma,
CV, Kantor, Instansi) diutamakan nama yang dipentingkan baru diikuti jenis
badan hukumnya atau kegiatannya.
2) Nama perusahaan yang menggunakan orang sebagaimana nama tersebut
ditulis, kemudian diikuti oleh jenis badan hukum atau kegiatannya.
3) Nama Bank atau nama perusahaan yang disingkat, cara pengindekannnya
yaitu dengan menampilkan kepanjangan dari singkatan tersebut terlebih
dulu kemudian diindek sebgaimana nama kepanjannya.
4) Nama perusahaan yang mengunakan huruf dan bukan merupakan singkatan.
5) Nama perusahaan yang terdiri dari angka sebagai bagian dari nama
perusahaan tersebut, diideks dengan cara menulis angka tersebut sebagai
suatu unit dengan yang lainnya.
6) Nama perusahaan yang menggunakan kata penghubung dari, dan, &, tidak
dianggap sebagai bagian tersendiri dari nama tersebut.
d. Mengindeks Nama Instansi Pemerintah
1) Nama pemerintah negara asing, diindek adalah unit politik dari negara
tersebut.
2) Nama yayasan/perkumpulan, diindeks ialah kata pengenal terpenting dari
nama yayasan/perkumpulan tersebut, baru kemudian sifatnya.
3) Nama instansi atau lembaga, diindeks dengan cara meletakan
instansi/lembaga tersebut pada unit terakhir pengindekan.

12. 12
2. Penyimpanan Arsip Sistem Tanggal
Penyimpanan arsip sistem tanggal adalah suatu sistem penyimpanan arsip
yang berdasarkan pada tahun, bulan dan tanggal yang dijadaikan sebagai kodenya.
Dengan ketentuan yaitu tahun sebagai subjek, bulan sebagai sub subjek dan
tanggal sub sub subjek. Selain itu juga tahun sebagai judul laci, bulan sebagai
judul guide, sementara tanggal ditetapkan sebagai judul folder.
Mengindeks dalam sistem tanggal yaitu menetapkan tanggal, bulan dan
tahun yang tercantum dalam surat yang dijadikan sebagai kode penyimpanan
arsip. Berikut langkah-langkah yang ditempuh dalam penyimpanan arsip:
a. Persiapan
Perlengkapan dan tempat penyimpanan surat, mencakup:
1) Guide, dapat disiapkan 12 Buah sebanyak bulan dalam satu tahun
2) Filing Cabinet, Cukup satu laci dalam satu tahun, tapi jika dibutuhkan
bisa ditambah
3) Kota Sortir, disesauikan dengan kebutuhan
4) Map Folder jumlahnya sebanyak hari dalam satu tahun. Oleh karena
itu harus disiapkan sebanyak 365 buah Map
5) Buku arsip, buku ini dibutuhkan untuk mencatat warkat yang diterima
atau dikirim
6) Kartu Indeks disiapkan sesuai dengan kebutuhan, hal ini untuk
membantu memudahkan penemuan kembali arsip yang disimpan.
b. Menyusun Klasifikasi Tanggal
Klasifikasi tanggal mengharuskan warkat-warkat yang bertahun sama
disimpan dalam laci yang sama. Warkat yang nama bulannya sama akan ada
dibelakang guide yang sama dan warkat yang bertanggal sama akan ada dalam
folder yang sama. Misalnya Tanggal surat 30 Oktober 2007, diindeks sebagai
berikut:
2007 = Unit I Kode Laci
Oktober = Unit II Kode Guide
30 = Unit III Kode folder

13. 13
c. Prosedur Penyimpanan
Berikut prosedur penyimpanan:
1) Pemberian kode, yakni kode diambil dari Tahun, bulan dan tanggal
penyimpanan arsip yang bertalian.
2) Mengisi kartu induk, seperti contoh dibawah ini:
Se
Indeks : Setiawati, Etty
Kode/Tanggal/Simpan : 2007.11.30 / 2 Nopember 2007
Perihal/Masalah : Lamaran Kerja
Nomor/Tanggal : / 30 Oktober 2007
3) Berdasarkan kode pada contoh kartu indeks, surat tersebut disimpan dalam
laci berkode 2007 dibelakang guide Oktober dan pada folder 30
4) Kartu indeks disimpan dalam lemari kartu indeks pada laci S, sesuai dengan
huruf Se yang tertera pada Tab kartu Indeks.
d. Prosedur Penemuan Kembali
Penemuan kembali arsip, ditempuh dengan prosedur sebagai berikut:
1) Lihat kode penyimpanan pada kartu indeks
2) Lihat daftar klasifikasi dan cari kartu indeks
3) Berdasarkan kode pada kartu indeks, carilah surat pada laci 2007, guide
Oktober dan folder 30.
5 Macam Sistem Penyimpanan Arsip
{|CATATAN| Adalah hal baik jika Anda juga membaca 3 artikel berikut:
1) Cara Memilih Sistem Kearsipan yang Sesuai
2) Jenis-Jenis Peralatan dan Perlengkapan Penyimpanan Kearsipan
3) Tugas Pokok Kearsipan dalam Suatu Organisasi}
3. Penyimpanan Arsip Sistem Wilayah
Sistem wilayah ini disebut juga sebagai sistem geografis, yakni sisitem
kearsipan yang berdasarkan pada wilayah dengan berpedoman pada daerah atau
alamat surat. Sistem ini banyak digunakan oleh kantor atau instansi yang memiliki
cabang/perwakilan dibeberapa daerah.

14. 14
Kelebihan sistem wilayah:
1) Jika terjadi suatu penyimpangan bisa langsung diketahui
2) Jika wilayah sudah diketahui, akan mempermudah mencari keterangan.
Kelemaan sistem wilayah:
1) Dalam surat atau warkat jika tidak ditulis alamat secara lengkap, maka akan
menyulitkan petugas, oleh karena itu petugas harus mengetahui letak
geografis/wilayah
2) Bisa terjadi kesalahan jika petugas tidak mempunyai pengetahuan tentang
letak geografis
3) Petugas sering memperoleh kesulitan untuk mengetahui batas-batas wilayah,
oleh karena itu diperlukan buku petunjuk yang menggambarkan batas
wilayah yang menjadi wewenang serta tanggung jawab dari masing-masing
cabang dan perwakilan.
a. Perlengkapan dan Peralatan Arsip
Berikut beberapa perlengkapan dan peralatan arsip yang dibutuhkan:
1) Filing Cabinet, jumlah laci yang diperlukan tergantung wilayah yang akan
dijadikan pokok masalah
2) Map Folder, harus tersedia sebanyak bagian-bagian diwilayah tersebut
3) Guide, banyaknya guide disesuaikan dengan kebutuhan, jika sistem wilayah
ini dibantu dengan sistem tanggal maka guide dibutuhkan sebanyak 12 buah
(1 tahun = 12 Bulan) dan jika sistem wilayah dibantu dengan sistem abjad
maka dibutuhkan 26 buah
4) Rak sortir, untuk menyorir surat-surat yang akan disimpan
5) Kartu Indeks, yaitu untuk membatat data/keterangan yang ada dalam surat,
disamping sebagai sarana mempermudah penemuan kemali surat-surat
6) Lemari/rak kartu Indeks.
b. Menyusun Daftar Klsifikasi
Daftar klsifikasi disusun berdasarkan wilayah. Wilayah Pemerintahan
Republik Indonesia terdiri dari Propinsi/daerah tingkat I, Kota/Kabupaten/daerah

15. 15
tingkat II, Kecamatan, dan seterusnya. Dalam sistem wilayah surat yang masuk
atau keluar yang alamatnya dalam wilayah yang sama dengan surat yang lainnya
maka bisa disimpan dalam satu tempat penyimpanan.
c. Prosedur Penyimpanan
Berikut prosedur penyimpanan arsip dalam sistem wilayah:
1) Pemberian kode surat, setiap surat yang akan disimpan alamatnya
cantumkan kode sesuai dengan wilayahnya/letak geografis berdasarkan
daftar klasifikasi
2) Mengisi kartu indeks
3) Berdasarkan kode pada kartu indeks, surat harus disimpan pada laci
4) Kartu indeks disimpan pada lemari kartu indeks pada laci, sesuai dengan
kode yang tertera pada tab kartu indeks.
d. Prosedur Penemuan Kembali
Seperi yang telah disampaikan diawal, kearsipan sistem wilayah merupakan
suatu sistem filing arsip melalui pengklasifiksian surat/warkat berdasarkan letak
wilayah, dengan berpedoman pada daerah atau alamat surat. Oleh karenanya, kode
arsip ditentukan berdasarkan atas alamat surat yang mengacu pada daftar
klasifikasi yang sudah dibuat.
Penemuan kembali suatu arsip, bisa ditempuh dengan prosedur sebagai berikut:
1) Melihat daftar klasifikasi dan mencari kartu indeks
2) Lihat kode penyimpanan pada kartu indeks
3) Lalu berdasarkan kode pada kartu indeks, cari surat pada laci, guide dan
folder sesuai dengan kodenya.
4. Penyimpanan Arsip Sistem Subjek / Pokok Masalah
Suatu sistem penyimpanan arsip yang menggunakan pokok masalah atau
perihal surat, maka petugas arsip harus menentukan terlebih dahulu hal-hal apa
saja yang biasanya dipermaslahkan dalam surat-surat setiap harinya.
Kelebihan sistem subjek:
1) Mudah dikembangkan sesuai dengan kebutuhan

16. 16
2) Jika prihal surat sudah diketahui maka mudah untuk menemukan kembali
suratnya.
Kelemahannya sistem subjek:
1) Kurang cocok untuk bermacam jenis surat
2) Sulit mengklasifikasikan, karena ada beraneka ragam masalah yang hampir
sama padahal berbeda satu sama lainnya.
a. Menyusun Daftar Klasifikasi
Daftar klasifikasi disusun berdasarkan pengelompokkan yang bertolak
pada struktur organisasi atau berdasarkan kegiatan yang sesuai dengan
nama satuan oerganisasi yang ada. Dalam sistem subjek atau pokok
masalah ini, permasalahan dibagi menjadi 3 kelompok yakni maslah
utama, masalah, dan sub maslah.
b. Menyiapkan Peralatan atau Perlengkapan
Dalam menyiapkan peralatan atau perlengkapan, ada baiknya
memperhatikan langkah-langkah berikut:
1) Guide, disesuaikan dengan kebutuhan sebanyak masalah yang
ada
2) Filing cabinet, disesuaikan dengan kebutuhan sebanyak
kelompok masalah Utama
3) Folder, disesuaikan dengan banyak kelompok sub maslalah
4) Kartu indeks
5) Rak sortir
6) Lemari kartu indeks
c. Prosedur Penyimpanan dan Penemuan Kembali
Prosedur penyimpanan surat atau warkat, antara lain sebagai berikut:
1) Pemberian kode surat, setiap surat yang akan disimpan harus
diketahui masalah, maksud dan isi surat. Jika masalahnya sudah
diketahui, maka berikan kode yang seseuai dengan yang terdapat
pada daftar klasifikasi.

17. 17
2) Isilah kartu indeks
3) Berdasarkan kode tersebut, maka surat disimpan pada laci Kp
(kepegawaian) dibelakang guide 1 di belakang folder a.
Formasi.
4) Kartu indeks disimpan dilemari kartu indeks pada laci S, sesuai
dengan huruf Se yang tertera pada Tab kartu indeks.
d. Prosedur Penemuan Kembali
Seperti yang sudah disampaikan bahwa kearsipan sistem
masalah/subjek adalah sistem kearsipan berdasarkan perihal pokok
atau pokok soal, dan masalah yang tertera pada surat, oleh karenanya
kode arsip ditentukan atas dasar perihal/masalah surat tersebut, sesuai
dengan daftar klasifikasi masalah yang sudah dibuat.
Penemuan kembali arsip, dapat ditempuh dengan prosedur berikut:
1) Melihat daftar klasifikasi dan cari kartu indeks
2) Lihatlah kode penyimpanan pada kartu indeks
3) Berdasarkan kode pada lartu indeks tersebut, carilah surat pada laci, guide
dan folder sesuai dengan kode.
5. Penyimpanan Arsip Sistem Nomor
Penyimpanan arsip sistem nomor ialah merupakan sistem kearsipan yang
dalam penyimpanan dan penyusunan surat atau warkatnya menggunakan nomor
secara berurutan mulai daari nomor kecil sampai dengan nomor besar.
Kelebihan sistem nomor:
1) Penyimpanan menjadi lebih cepat dan tepat
2) Penyimpanan menjadi lebih teliti, cermat dan teratur
3) Dapat digunakan untuk segala macam surat/warkat/dokumen
4) Sangat sederhana
5) Nomor map atau dokumen dapat diperluas tanpa batas
6) Nomor dokumen dapat digunakan sebagai nomor referensi dalam
korespodensi

18. 18
Kelemahan sistem nomor:
1) Banyaknya map untuk menyimpan surat yang beraneka ragam bisa
menimbulkan kesulitan
2) Lebih banyak waktu yang digunakan untuk mengindeks
3) Perlu ruangan yang luas dan peralatan yang memadai untuk menyuimpan
arsip yang banyak.
Lebih lanjut dalam hal ini terdapat dua macam filing sistem nomor yakni
filing sistem nomor dewey dan filing sistem nomor terminal digit. Filing sistem
nomor dewey diciptakan oleh Melvil dewey, sistem nomor dewey disebut juga
dengan sistem desimal, dengan menggunakan notasi angka 0 – 9. Sedangkan
sistem nomer terminal digit sama dengan sistem nomor Dewey, juga
menggunakan angka 0 – 9, dalam prosedur penyimpanannya tidak menggunakan
daftar klasifikasi melainkan menggunakan buku arsip. Dan nomor urut pada buku
arsip merupakan kode arsip.

19. 19
BAB III
PENUTUP
Kesimpulan
Arsip adalah setiap catatan (record atau warkat) yang tertulis, tercetak, atau
ketikan, dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan
tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam komunikasi dan
informasi, yang terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, film-
strip, mikro film), komputer (pita tape, piringan, rekaman, disket), kertas
photocopy dan lain-lain.Sesuai dengan perkembangan kemajuan peralatan data
dan informasi yang sudah sampai kepada era komputerisasi, maka arsip masa kini
dapat terekam pada kartas, kertas film (celluloid), dan media komputer (disket,
pita magnetik dan sebagainya). Sesuai dengan perkembangan kemajuan peralatan
data dan informasi yang sudah sampai kepada era komputerisasi, maka arsip masa
kini dapat terekam pada kertas, kertas film(celluloid),dan media
computer(disket,fita magnetic dan sebagainya)

20. 20
DAFTAR PUSTAKA
• Amsyah,zulkifli.2003.manajemen kearsipan modern,Jakarta:
Gramedia
• Amsyah,.2008. manajemen kearsipan.jakarta: gramedia.
• Undang –undang republic Indonesia nomor 7 tahun 1971. Tentang ketentuan-
ketentuan pokok kearsipan