Dokumen ini menjelaskan prosedur dan kebijakan terkait proses pembayaran tamu, pelaporan kasir, pengendalian biaya operasional, dan pencatatan penjualan di hotel. Fokus utama adalah memastikan akurasi transaksi, tepatnya dalam pencatatan hasil penjualan, pengawasan pengeluaran, dan pelaporan keuangan secara rutin. Selain itu, terdapat prosedur yang harus diikuti untuk menjaga pertanggungjawaban dan menghindari kesalahan dalam proses pembayaran dan pengeluaran.

1. www.fi tra h.blo g.c o m

2. BIDANG : PROSES PEMBAYARAN TAMU No : 9
TUJUAN : Melancarkan proses pembayaran tamu di kasir
PELAKSANA : Kasir

3. 1. Mesin Kas Register/Buku Kasir.
2. Rekening/Bon Tamu.
3. Bukti-bukti lain untuk setiap transaksi (slip order, kartu
registrasi tamu, bon tamu yang belum dibayar kontan
bagi tamu hotel, dan sebagainya).
4. Peralatan/perlengkapan kasir lainnya.

4. 1. Persiapan
a. Setiap tamu yang akan membeli produk hotel,
termasuk tamu yang akan menginap di hotel, harus
dibuat rekeningnya.
b. Setiap rekening harus tertulis jelas tentang produk
yang dibelinya serta identitas pembeli agar
memudahkan dalam proses pembayarannya.
i. Kamar harus dilengkapi dengan nama, nomor
kamar, dan harga sewa kamar yang ditempai
berdasarkan kartu registrasi.

5. ii. Makanan dan minuman di Bar / Restaurant harus
dilengkapi dengan nomor meja. Jumlah orang, dan
produk yang dibelinya berdasarkan slip order, sedangkan
untuk pelayanan ke kamar (room service) harus
ditambah nomor kamarnya, demikian pula produk
lainnya.
c. Setiap produk yang telah dibeli, termasuk sewa kamar per
hari, harus diproses dengan mesin kas register / manual
dengan harga menurut daftar harga yang berlaku.
d. Rekening tamu yang karena suatu sebab terpaksa tidak
digunakan, misalnya robek atau dibatalkan, harus tetap
disimpan untuk di laporkan ke atasannya.

6. 2. Pelaksanaan
a. Di Front Office
i. Memasukkan seluruh transaksi yang belum
dibayar kontan dari berbagai tempat penjualan di
hotel, misalnya dari bar, restaurant, room service,
laundry, telepon, dan sebagainya.
ii. Memasukkan sewa kamar mulai saat menginap
sampai dengan saat meninggalkan kamar.
iii.Menjumlahkan seluruh ongkos yang harus dibayar
dengan tambahan pajak dengan uang service
sesuai dengan peraturan yang berlaku.

7. b. Di area penjualan lainnya
i. Memasukkan seluruh transaksi sesuai dengan
slip order/pesanan yang diterima.
ii. Menjumlahkan seluruh ongkos yang harus
dibayar tamu dengan tambahan bahan pajak dan
uang service sesuai dengan peraturan yang
berlaku.
c. Meneliti kembali seluruh rekening tamu sebelum
diserahkan agar jangan terjadi kesalahan yang
dapat merugikan hotel atau tamunya.

8. d. Meneliti kembali pembayaran yang diterima tamu,
baik untuk pembayaran kontan maupun kredit.
e. Menyimpan kembali bukti rekening yang telah
dibayar tamu untuk laporan kasir.
f. Setiap pembayaran kredit dari area penjualan di luar
Front Office harus segera dikirim ke kasir Front
Office untuk proses selanjutnya dan ini hanya berlaku
apabila pembayaran tersebut telah sah dan untuk
tamu yang menginap di hotel.
g. Setiap pembayaran kredit yang diterima dari tamu
hotel harus diserahkan ke bagian penagihan untuk
proses selanjutnya

9. 3. Catatan
a. Setiap kesalahan pembayaran yang telah diproses di
kasir menjadi tanggung jawab kasir.
b. Seluruh bukti pembayaran harus disertakan pada
saat kasir akan melaporkan hasil kerjanya, termasuk
yang kontan yang telah diterima.

10. BIDANG : LAPORAN KASIR No : 10
TUJUAN : Melaporkan hasil penjualan berdasarkan
transaksi tamu di hotel selama satu periode
kerja tertentu
PELAKSANA : Kasir

11. 1. Mesin Kas Register/Buku Kasir.
2. Mesin hitung.
3. Formulir laporan kasir.
4. Rekening tamu.
5. Perlengkapan/peralatan kasir lainnya.

12. 1. Kebijaksanaan
a. Setiap akhir periode kerja, kasir yang bertugas harus
membuat laporan hasil penjualannya.
b. Laporan kasir harus diserahkan ke petugas yang ditunjuk
sesuai dengan peraturan hotel yang bersangkutan.
c. Laporan kasir yang jelas dan lengkap dengan seluruh
bukti-buktinya termasuk hasil penjualana yang diperoleh.
d. Kasir pengganti meneruskan pekerjaan kasir sebelumnya
yang belum selesai, misalnya untuk rekening yang belum
selesai/belum dibayar tamu, dan sebagainya.

13. 2. Prosedur
a. Mengisi formulir laporan, antara lain tentang:
i. Hasil penjualan yang dikelompokkan menurut
jenis produknya.
ii. Jumlah produk yang terjual.
iii. Jenis pembayaran yang diterima, termasuk uang
asing apabila ada
iv. Hasil seluruhnya.
v. Hari-tanggal-bulan-tahun.
vi. Kelompok/periode kerja (shift).
vii.Tanda tangan kasir.

14. 2. Prosedur
b. Mengumpulkan seluruh bukti transaksi, antara lain
tentang:
i. Rekening tamu.
ii. Bon/bukti transaksi yang belum dibayar kontan.
iii.Rekapitulasi uang kontan, traveler’s check, credit
card, dan kertas berharga lainnya.
c. Menyerahkan laporan dan hasilnya kepada
atasan/petugas yang
ditunjuk.

15. BIDANG : KONTROL PENGELUARAN UANG
UNTUK KEPERLUAN OPERASIONAL
HOTEL
No : 11
TUJUAN : Mengawasi pengeluaran uang untuk seluruh
keperluan operasional hotel berdasarkan bukti-
bukti yang dapat dipertanggungjawabkan
PELAKSANA : Petugas Pembukuan Kasir

16. 1. Dokumen keperluan pengeluaran utang.
2. Formulir lain yang diperlukan dalm rangka
pembuktian pengeluaran uang.
3. Mesin hitung dan peralatan/perlengkapan lain
yang diperlakukan.

17. 1. Kebijaksanaan
a. Setiap pembelian bahan/barang untuk keperluan
hotel harus berdasarkan bukti tertulis dan sesuai
dengan peraturan yang berlaku.
b. Pembayaran atas pembelian bahan/barang atau
untuk keperluan operasional hanya dilakukan di kasir
bagian keuangan dengan bukti yang jelas.
c. Setiap pengeluaran uang harus dibukukan sesuai
dengan pos pembukuan dari setiap jenis pengeluaran
tersebut.

18. 2. Prosedur
a. Meneliti bukti-bukti pembelian bahan/barang dari
departemen yang bersangkutan.
b. Meniliti tagihan dari pihak luar yang harus sesuai dengan
permintaan pembelian, harga yang disepakati dan laporan
yang menerima bahan/barang.
c. Membukukan pengeluaran uang untuk pembayaran tagihan
tersebut setelah terbukti kebenarannya dan disahkan oleh
pimpinannya.
d. Membayar sesuai dengan bukti yang telah disahkan
tersebut.
e. Menyimpan arsip bukti untuk laporan dan proses
selanjutnya

19. BIDANG : KONTROL PENGELUARAN UANG
UNTUK KEPERLUAN OPERASIONAL
HOTEL
No : 12
TUJUAN : Mengawasi pengeluaran uang untuk seluruh
keperluan operasional hotel berdasarkan bukti-
bukti yang dapat dipertanggungjawabkan.
PELAKSANA : Petugas Pembukuan Kasir

20. 1. Faktur pembelian.
2. Permintaan pembelian.
3. Permintaan minuman ke gudang minuman.
4. Laporan penerimaan.
5. Catatan minuman di gudang.
6. Harga pembelian minuman.

21. 1. Kebijaksanaan
a. Kontrol atas biaya langsung minuman dapat
mengurangi biaya yang berlebihan dengan cara
mencegah terjadinya sisa, pencurian, atau
kehilangan minuman.
b. Biaya minuman tetap berada pada standar biaya
minuman yang telah ditetapkan perusahaan tanpa
mengurangi kualitas dan kuantitas produk.
c. Jenis minuman harus tetap terjaga kualitas,
kuantitas, dan kesinambungannya, tanpa harus
menaikkan biayanya.

22. 2. Prosedur
a. Membandingkan pembelian minuman dengan
permintaan pembelian minumannya dan memeriksa
perhitungan di semua faktur.
b. Memeriksa laporan penerimaan minuman, kebenaran
distribusi, dan pencatatan dalam laporan yang diterima.
c. Menghitung satuan biaya.
d. Menyusun rekapitulasi jumlah laporan penerimaan
minuman.
e. Menghitung satuan yang diterima dalam catatan minum
di gudang, demikian pula dengan pengeluarannya.

23. f. Mengendalikan dan menjumlahkan permintaan
minuman dalam biaya dan jumlah penjualan secara
potensial (potensial sales value basis).
g. Menghitung permintaan pinjaman minuman ke
tempat lain, hasil penjualan nyata untuk setiap jenis
minuman, penggunaan makanan untuk keperluan
penjualan minuman, dan perhitungan biaya
minuman yang diterima dari tempat penjualan
secara periodik.
h. Meriksa jumlah minimal persediaan minuman di
gudang (par stocks).

24. i. Memeriksa dan mencari penyebab perbedaan yang terjadi
pada hasil inventarisasi langsung dan secara administrasi.
j. Mencantumkan harga pada jumlah inventarisasi dari hasil
laporan inventarisasi minuman.
k. Menyusun rekapitalisasi jumlah pembelian minuman dalam
satu bukan dan mencocokkan dengan “accounts payable”.
l. Membuat rekonsiliasi minuman di gudang dan rekonsiliasi
biaya minuman dalam satyu periode.
m.Melaporkan hasil perhitungan biaya minuman sebenarnya
dalam satu periode dan membandingkan dengan standar
biaya minuman yang telah ditetapkan perusahaan.

25. BIDANG : PENGENDALIAN BIAYA MAKANAN No : 13
TUJUAN : Mengendalikan pengadaan dan penggunaan
bahan makanan agar biaya langsung yang
terjadi sesuai dengan anggaran yang telah
ditentukan dan memperoleh keuntungan kotor
maksimal dalam penjualan makanan.
PELAKSANA : Petugas Cost Control

26. 1. Faktur pembelian.
2. Permintaan pembelian.
3. Permintaan makanan ke gudang makanan.
4. Laporan penerimaan.
5. Catatan makanan di gudang.
6. Harga pembelian makanan.
7. Hasil imporan inventarisasi.
8. Laporan khusus penggunaan bahan daging.

27. 1. Kebijaksanaan
a. Kontrol atas biaya langsung makan dapat mengurangi
biaya yang berlebihan dengan cara mencegah
terjadinya sisa, pencurian, dan atau kehilangan.
b. Biaya makanan harus tetap berada pada standard
biaya makanan yang telah ditetapkan perusahaann
tanpa mengurangi kualitas dan kuantitas produk.
c. Jenis makan harus tetap terjaga kualitas, kuantitas,
dan kesinambungannya tanpa harus menaikkan/
menekan biaya.

28. 2. Prosedur
a. Memeriksa perkalian dan penambahan pada faktur-
faktur pembelian makanan.
b. Memeriksa laporan penerimaan barang/bahan
makanan, kebenaran distribusi pada pencatatan
untuk setiap kolom laporan tersebut.
c. Memeriksa satuan biaya dan membandingkan
dengan daftar harga penawaran.
d. Melaksanakan “posting” satuan barang/bahan dan
satuan harga dari bahan pangan “groceries” yang
diterima berdasarkan catatan di gudang.

29. e. Memeriksa penerimaan daging dalam daftar laporan
penerimaan.
f. Membandingkan daftar permintaan yang asli di gudang
dengan salinannya untuk menghindari adanya
perubahan/pengubahan yang disengaja.
g. Melakukan “posting” pengeluaran “groceries” dalam
daftar makanan di gudang.
h. Mengalikan jumlah kesatuan barang/bahan dengan
satuan harga dalam daftar permintaan barang ke
gudang untuk “groceries” dan “perishables”.
i. Mengevaluasi pemorsian, pinjaman makanan ke bagian
lain dan pinjaman untuk pengolahan makanan.

30. j. Menghitung biaya untuk penjualan makanan khusus
(misalnya banquet) dan biaya makan karyawan.
k. Menghitung biaya makanan keseluruhan untuk jangka
waktu tertentu, misalnya harian, mingguan, dan
sebagainya.
l. Mengevaluasi jenis makanan yang terjual.
m. Membuat perincian dari seluruh jenis bahan/barang
untuk keperluan pengolahan makanan dari gudang.
n. Memeriksa porsi yang dijual.
o. Mengerjakan intarisasi langsung secara bulanan/periodik.
p. Mencari penyebab perbedaan yang timbul antara hasil
inventarisasi langsung dan inventarisasi administrasi.

31. q. Memberi harga, mengalikan, dan menjumlahkan hasil
inventarisasi akhir.
r. Menyusun rekapitulasi jumlah pembelian bahan makanan
dalam satu bulan dan mencocokkan jumlahnya dengan yang
ada di bagian pembayarannya.
s. Menyusun rekonsiliasi bahan makanan di gudang.
t. Menyusun rekonsiliasi biaya makanan.
u. Melaporkan hasil perhitungan biaya makanan ke
pimpinannya.
3. Catatan
Inventarisasi harus dilakukan menyeluruh, termasuk bahan
makanan yang berada di area pengolahan makanan.

32. BIDANG : LAPORAN HASIL PENJUALAN HARIAN No : 14
TUJUAN : Melaporkan hasil penjualan seluruh produk
hotel dan data/informasi keuangan lainnya
secara harian untuk bahan evaluasi
manajemen.
PELAKSANA : Petugas Income Audit

33. 1. Laporan audit malam ini.
2. Rekapitulasi hasil penjualan kamar dalam 1 hari.
3. Laporan hasil penjualan makanan dan minuman
dari restaurant dan bar.
4. Laporan hasil penjualan produk lainnya secara
harian.

34. 1. Kebijaksanaan
a. Rekapitulasi hasil penjualan menyeluruh untuk seluruh produk
hotel yang terjual dalam satu hari harus dilaporkan, dan
penyerahannya setiap jam 12.00 untuk hasil penjualan hari
kemarin.
b. Laporan hasil penjualan mingguan harus diserahkan setiap hari
Senin.
c. Setiap laporan hasil penjualan tersebut harus disahkan oleh
Pimpinan Bagian Keuangan/Wakilnya.
2. Prosedur
a. Meneliti setiap laporan hasil penjualan dari kasir yang bertugas
untuk kegiatan satu hari.
b. Menyudun kembali hasil penjualan menjadi hasil penjualan
bersih dengan jalan mengeluarkan pajak dan uang service.

35. c. Menjumlahkan hasil penjualan bersih untuk setiap jenis
produk hotel dan hasil ini harus berupa perhitungan kumulatif
agar dapat mudah dilihat per hari, sampai dengan hari ini,
sampai dengan bulan ini, dan sebagainya serta dapat
dibandingkan dengan hasil tahun lalu untuk hari, bulan yang
sama.
d. Menghitung perkiraan dengan cara membagi perkiraan
bulanan dengan jumlah hari pada bulan itu, kemudian
mengalikan dengan tanggal laporan harian ini dibuat untuk
selanjutnya dicatat dalam perkiraan bulanan.
e. Ambil arsip laporan bulan lalu pada tanggal yang sama dan
dicatat pada kolom yang disediakan, demikian pula data
tahun, bulan, tanggal yang sama pada tahun yang lalu.

36. f. Mebuat statistik berdasarkan data dari rekapitulasi
hasil penjualan kamar untuk beberapa hal dengan
rumus:
i. Jumlah kamar di hotel yang dapat dijual,
sedangkan jumlah kamar yang tersedia adalah
seluruh jumlah kamar hotel dikurangi jumlah
kamar yang digunakan untuk kepentingan hotel
dan kamar rusak, atau kamar yang disewakan
bukan untuk keperluan menginap.
ii. Kamar isi adalah jumlah kamar yang dihuni oleh
tamu yang membayar.

37. iii. Persentase tingkat huni kamar:
Jumlah kamar isi _ x 100 %
Jumlah kamar yang tersedia
iv. Persantase tingkat huni ganda:
Jml tamu yg membayar-jml kamar yg dihuni tamu yg membayar x 100 %
Jumlah kamar yang dihuni tamu yang membayar
v. Rata-rata sewa perkamar yang terjual
Jumlah hasil penjualan kamar secara bersih per periode
Jumlah kamar yang terjual pada periode ini
vi. Rata-rata pengeluaran sewa kamar per tamu:
__Jumlah hasil penjualan kamar secara bersih per periode__
Jumlah tamu yang menginap dan membayar pada periode ini

38. BIDANG : PENCATATAN PENJUALAN KAMAR No : 15
TUJUAN : Memastikan kebenaran pencatatan hasil
penjualan kamar
PELAKSANA : Kepala Bagian Income Audit

39. 1. Laporan perhitungan kamar.
2. Kartu registrasi tamu.
3. Laporan bagian Tata Graha.
4. Laporan pergantian kamar/harga.
5. Laporan kedatangan dan keberangkatan tamu.
6. Laporan audit malam ini.
7. Rekening tamu yang telah selesai
diproses/diposting.
8. Bukti dari mesin kas register.

40. 1. Kebijaksanaan
a. Setiap laporan hasil penjualan dari Front Office harus
diserahkan keesokan harinya oleh kasir/auditor
malam langsung ke bagian income audit.
b. Seluruh laporan harus segera diproses berdasarkan
hasil laporan dan bukti-bukti lain, seperti rekening,
dan sebagainya.

41. 2. Prosedur
a. Memeriksa seluruh laporan yang diterima, misalnya
jumlah kedatangan tamu, keberangkatan tamu,
pergantian kamar, pergantian harga, dan sebagainya.
b. Mencocokkan laporan tersebut dengan laporan dari
tata graha. Apabila ada perbedaan, harus segera
diketahui penyebabnya.
c. Mencocokkan jumlah penjualan kamar menurut data
laporan dari audit malam hari dengan laporan yang
dibuat oleh Front Office.

42. d. Mengkaji kembali hasil penjualan kamar hari ini dengan
rumus:
i. Jumlah hasil penjualan kamar yang dilaporkan hari
ini
ii. Jumlah sewa kamar yang diterima dari tamu yang
datang hari ini.
iii.Jumlah sewa kamar baru untuk pergantian kamar
(apabila ada).
iv.Jumlah sewa kamar yang dibayar hari ini karena
tamu tela meninggalkan hotel hari ini.
v. Jumlah sewa kamar lama akibat dar adanya
pergantian kamar (apabila ada).

43. BIDANG : PELAYANAN “GENERAL CASHIER” No : 16
TUJUAN : Menjelaskan peran “General Cashier” dalam
rangka pelayanan operasional penerimaan hasil
penjualan hotel setiap hari.
PELAKSANA : Petugas Kasir Umum/General Cashier

44. 1. Formulir kasir yang diperlukan.
2. Tempat penyimpanan uang kontan.
3. Mesin hitung
4. Rekening tamu.

45. 1. Kebijaksanaan
a. Seluruh pelaksanaan proses penerimaan hasil
penjualan hotel dilakukan oleh kasir, dan persiapan
kerja maupun rekapitulasi hasil penerimaan uang
kontan ditangani oleh kasir umum (General Cashier).
b. Laporan pertanggungjawaban dari kasir harus
dikontrol oleh kasir umum dan selanjutnya tanggung
jawab ini diambil alih untuk laporan kepada Pimpinan
Keuangan.

46. 2. Prosedur
a. Persiapan kasir umum mencakup kegiatan sebagai
berikut:
i. Menyiapkan uang kontan sebagai modal pertama
setiap kasir (house bank).
ii. Menyiapkan rekening tamu dan formulir kasir yang
diperlukan.
iii.Menyiapkan buku laporan pengeluaran dan
pemasukan uang kontan, pengeluaran dan
pemasukan rekening tamu, serta peralatan/
perlengkapan lainnya.

47. b. Membagikan uang receh (house bank) rekening tamu
yang diperlukan, amplop uang kontan, dan formulir
laporan kasir untuk seluruh kasir yang bertugas.
c. Menerima laporan kasir, terutama uang kontan setiap
akhir periode kerja sesuai dengan jadwal yang telah
disusun.
d. Meneliti uang kontan serta laporan kasir dan buktinya.
e. Mencatat dan melaporkan seluruh hasil penerimaan dari
setiap kasir yang bertugas.
f. Menyimpan uang tunai sementara di tempat
penyimpanan uang sebelum disrahkan kepada petugas
lain untuk digunakan langsung atau disimpan di bank.

48. BIDANG : PERMINTAAN PERAWATAN
PERBAIKAN
No : 17
TUJUAN : Memperoleh perawatan-perbaikan atas seluruh
kerusakan peralatan/perlengkapan dibagian
keuangan agar dapat melancarkan operasional
setiap hari.
PELAKSANA : Petugas keuangan yang ditunjuk.

49. 1. Formulir perawatan - perbaikan

50. 1. Kebijaksanaan
a. Seluruh permintaan untuk perawatan-perbaikan
untuk bagian keuangan harus dilaksanakan secara
tertulis dalam rangka kelancaran operasional
keuangan.
b. Setiap permintaan harus mendapatkan persetujuan
Pimpinan Bagian Keuangan dan harus dikontrol
pelaksanaannya.

51. 2. Prosedur
a. Menyiapkan formulir untuk perawatan-perbaikan
rangkap tiga.
b. Menulis dengan jelas perawatan-perbaikan yang
dikehendaki, misalnya untuk perbaikan kerusakan
mesin kas register tipe NCR 52 dam sebagainya.
c. Mensahkan permintaan tersebut dengan cara
meminta persetujuan dari pimpinannya.
d. Memeriksa dengan cermat setiap permintaan yang
telah dipenuhi.

52. BIDANG : JURNAL PENERIMAAN UANG
KONTAN
No : 18
TUJUAN : Mencatat data penerimaan uang tunai dari
hasil operasional agar dapat dikontrol jumlah
uang tunai yang diterima, baik untuk mata uang
rupiah maupun mata uang asing.
PELAKSANA :  Kasir
 Petugas Pembukuan
 Petugas Income Audit
 Pimpinan Bagian Keuangan

53. 1. Peralatan/perlengkapan kasir.
2. Formulir penyerahan uang kontan.
3. Laporan-laporan dari berbagai area tempat
penerimaan hasil penjualan.

54. 1. Kebijaksanaan
a. Setiap penerimaan uang tunai harus dikontrol oleh
bagian Income Audit setiap hari.
b. Uang tunai yang diterima hotel apabila tidak akan
langsung digunakan harus segera disimpan di bank.
c. Pimpinan keuangan harus selalu memeriksa jumlah
uang tunai yang disimpan di bank agar dapat selalu
dimonitor persediannya.

55. 2. Prosedur
a. Mencatat setiap penerimaan uang tunai dari berbagai
tempat penjualan di hotel.
b. Menjumlahkan semua pendapatan tunai tersebut
menurut kelompoknya masing-masing.
c. Melaksanakan posting dalam jurnal untuk setiap jenis
pemasukan tunai.
d. Mencatat dan memperinci pendapatan tunai tersebut
sesuai dengan jenis mata uang yang diterima.
e. Meneliti jumlah akhir dan harus sesuai dengan jumlah
uang tunai yang diterima dan menutup jurnal tersebut
setiap akhir bulan.

56. BIDANG : JURNAL PENERIMAAN UANG
KONTAN
No : 19
TUJUAN : Menetapkan cara penanganan dan pembayaran
komisi yang harus dibayarkan, kepada pihak
lain atas dasar perjanjian tertulis
PELAKSANA :  Kasir
 Petugas Bagian Keuangan yang ditetapkan

57. 1. Formulir/bukti pembayaran komisi.
2. Mesin kas register.
3. Kontrak/perjanjian jumlah dan besarnya komisi
harus dibayarkan.

58. 1. Kebijaksanaan
a. Pembayaran komisi kepada pihak lain hanya dapat
dilakukan atas dasar kontak yang telah disepakati
bersama antara hotel dengan pihak tersebut.
b. Perusahaan/pihak lain yang menerima komisi dipilih
atas dasar perhitungan keuntungan hotel, misalnya
kepada Biro Perjalanan Umum.
c. Pembayaran komisi kepada pihak lain di luar yang
telah ditetapkan harus seizin pimpinan hotel atau
yang ditugaskan.

59. 2. Prosedur
a. Memeriksa jumlah rekening yang harus dipotong
untuk komisi perusahaan atau pihak lain sesuai
dengan kontrak.
b. Menyiapkan formulir pembayaran komisi.
c. Membayar komisi sesuai dengan perhitungan hasil
penjualan bersih (di luar pajak dan uang service serta
penjualan lain yang tidak termasuk dalam perjanjian
pembayaran komisi).

60. 3. Catatan
a. Komisi dapat dibayarkan pada saat tamu akan
membayar rekeningnya.
b. Komisi dapat pula dibayarkan setelah tamu selesai
membayar rekeningnya.
c. Komisi dapat dibayarkan sebelum tamu tersebut
akan membayar rekeningnya dengan catatan bahwa
tamu tersebut telah membayar sewa kamar
sepenuhnya melalui perusahaan atau pihak lain.

61. BIDANG : KONTROL PENGELUARAN CHECK
UNTUK KEPERLUAN OPERASIONAL
HOTEL
No : 20
TUJUAN : Menjamin pengeluaran check yang sah dari
bank untuk keperluan operasional hotel
PELAKSANA :  Kasir
 Petugas Bagian Pembayaran
 Pimpinan Bagian Keuangan

62. 1. Check.
2. Bukti Tagihan.

63. 1. Kebijaksanaan
a. Pembayaran kepada pihak lain, apabila jumlah uang
tunai di hotel tidak mencukupi dapat menggunakan
check dari bank hotel tersebut.
b. Check Bank harus ditandatangani oleh 2 petugas yang
telah ditetapkan Pimpinan Hotel agar dapat dikontrol
pengeluaran deposit / cadangan uang di bank serta
pemakaiannya.
c. Hindarkan pengiriman check untuk pihak lain melalui
pihak yang tidak dapat dipertanggungjawabkan atau
pengiriman harus terhindar dari kemungkinan
kehilangan di saat pengiriman tersebut.

64. 2. Prosedur
a. Menyiapkan bukti-bukti atau data yang harus dibayar
kontan oleh hotel.
b. Memeriksa jumlah uang tunai yang tersedia, dan apabila
tidak mencukupi harus diperiksa cadangan uang di bank.
c. Menulis check dengan jumlah yang sesuai dengan
kebutuhan akan pembayaran tersebut, dan harus
ditandani oleh 2 petugas yang telah ditetapkan oleh
Pimpinan Hotel.
d. Menyerahkan check tersebut kepada si penerima untuk
dapat diuangkan.
e. Mencatat jumlah dan nomor check yang telah dikeluarkan.

65. 3. Catatan
a. Hotel dapat mengambil uang untuk keperluan uang
tunai melaluicheck persediannya di bank, misalnya
untuk modal kerja kasir.
b. Hotel dapat menguangkan check untuk pihak lain,
atau melakukan sistem transfer sesuai dengan
permintaan si penerima pembayaran.

66. BIDANG : PENAGIHAN PIUTANG HOTEL No : 21
TUJUAN : Melancarkan proses penagihan piutang hotel
dalam waktu yang telah ditetapkan
perusahaan.
PELAKSANA : Petugas Bagian Penagihan

67. 1. Rekening tamu.
2. Daftar alamat tamu.
3. Rekapitulasi penagihan.

68. 1. Kebijaksanaan
a. Setiap rekening yang belum dibayar kontan harus
segera ditagih maksimal 6 bulan setelah yang
bersangkutan membeli produk hotel.
b. Para tamu/ perusahaan/ intansi yang berhak
membayar tidak kontan ditentukan oleh Pimpinan
Hotel atas dasar keuntungan hotel secara
menyeluruh.
c. Apabila 3 kali penagihan belum dapat diselesaikan
harus segera dilaporkan kepada Pimpinan Bagian
Keuangan untuk proses lebih lanjut, demikian pula
apabila batas waktu telah dilampaui.

69. 2. Prosedur
a. Mengumpulkan rekening tamu belum dibayar kontan dari
kasir Front Office dan Restaurant/Bar/tempat lain.
b. Membuat rekapitulasi tagihan sesuai dengan nama/alamat
yang bersangkutan.
c. Mencari dan meneliti nama dan alamat sesuai dengan yang
tertera pada rekeningnya dan daftar yang dimiliki hotel.
d. Membuat formulir tagihan dan surat dinas yang harus
diketahui/disahkan oleh Pimpinan Hotel atau yang ditugaskan.
e. Melaksanakan penagihan.
f. Melaporkan hasil tagihan dan apabila telah tertagih harus
dibukukan, dan apabila belum harus diusahakan pada waktu
yang lain sesuai dengan kebijaksanaan hotel.

70. BIDANG : PEMBAYARAN GAJI KARYAWAN No : 22
TUJUAN : Melancarkan proses pembayaran gaji karyawan
setiap akhir bulan.
PELAKSANA : Petugas Pembayar Gaji Karyawan

71. 1. Daftar gaji karyawan

72. 1. Kebijaksanaan
a. Setiap akhir bulan, seluruh karyawan hotel tanpa
kecuali harus sudah dibayar gajinya sesuai dengan
peraturan yang berlaku.
b. Komponen gaji terdiri atas gaji pokok dan tunjangan
lain sesuai dengan jabatan dan masa kerjanya.
c. Disamping gaji tetap, karayawan juga menerima
pembagian uang service sesuai dengan
kebijaksanaan yang ditetapkan.

73. 2. Prosedur
a. Menyiapkan daftar gaji untuk setiap karyawan sesuai
dengan bagian dan jabatannya.
b. Mengambil uang tunai sebesar jumlah gaji yang harus
dibagikan.
c. Memisahkan gaji ke dalam tempat yang telah
disediakan sesuai dengan nama karyawan, jabatan, dan
bagiannya masing-masing.
d. Membayarakan gaji karyawan dengan tertib dan
teratur.
e. Melaporkan hasil yang telah dikerjakan dan
membukukan gaji yang telah dibayarkan.

74. 3. Catatan
Pelaksanaan pembayaran uang service dilaksanakan
seperti prosedur diatas.

75. BIDANG : LAPORAN KEUANGAN HOTEL No : 23
TUJUAN : Mengetahui keadaan keuangan hotel pada
akhir periode keuangan yang telah ditetapkan
perusahaan
PELAKSANA : Pimpinan Bagian Keuangan

76. 1. Formulir Laporan Keuangan yang diperlukan,
misalnya laporan rugi laba, neraca perusahaan,
dan sebagainya.

77. 1. Kebijaksanaan
a. Setiap akhir periode keuangan, pimpinan bagian
keuangan harus melaporkan posisi keuangan
menyeluruh dalam rangka pelaksanaan operasional
hotel.
b. Laporan keuangan harus terperinci dan jelas untuk
setiap pendapatan dan pengeluaran hotel.
c. Laporan harus disertai bukti dan informasi yang jelas
dan disahkan oleh Pimpinan Bagian Keuangan.
d. Laporan keuangan akhir periode digunakan sebagai
masukkan untuk membuat perkiraan pendapatan,
pengeluaran, dan anggaran untuk periode berikutnya.

78. 2. Prosedur
a. Menerima seluruh data dan informasi keuangan dari
masing-masing bagian keuangan.
b. Menyusun seluruh pembukuan pendapatan dan
pengeluaran sesuai sistem, keuangan yang digunakan.
c. Membuat laporan, menjumlahkan, meneliti, dan
memproses keseluruhan sehingga setiap pos/perkiraan
keuangan dapat dibaca dengan jelas dan mudah.
d. Menyerahkan laporan keuangan, misalnya laporan rugi
laba, neraca perusahaan dan sebagainya kepada
Pimpinan Hotel setelah disahkan oleh Pimpinan Bagian
Keuangan.

79. 3. Catatan
a. Laporan keuangan ini harus dibahas bersama dengan
Pimpinan Departemen sebelum disahkan oleh
Pimpinan Hotel.
b. Laporan keuangan selanjutnya akan diproses untuk
menyusun perkiraan pendapatan, pengeluaran, dan
anggaran yang digunakan pada periode mendatang.

80. BIDANG : PELAKSANAAN INVENTARISASI No : 24
TUJUAN : Mengetahui dengan pasti posisi/keadaan
bahan/barang milik hotel pada periode
tertentu untuk melaksanakan evaluasi atas
biaya penggunaan bahan/barang serta evaluasi
kekayaan barang/bahan milik hotel
PELAKSANA :  Petugas Cost Control
 Petugas Departemen yang bersangkutan

81. 1. Formulir inventarisasi barang/bahan.
2. Catatan barang/bahan di masing-masing bagian.
3. Catatan penerimaan atau pengeluaran serta
pemakaian bahan/barang di masing-masing
area.

82. 1. Kebijaksanaan
a. Setiap barang/bahan milik hotel yang habis
digunakan maupun yang tetap, harus diinventarisasi
setiap bulan.
b. Pelaksanaan inventarisasi dilakukan bersama dengan
Departemen yang bersangkutan.
c. Inventarisasi dapat dilaksanakan langsung (physical
inventory) dan secara administrasi (perpetual
inventory)

83. 2. Prosedur
a. Perpetual Inventory
i. Meneliti dan mencatat pada formulir inventarisasi
perhitungan berdasarkan catatan, administrasi tentang
penerimaan, pengeluaran, dan pemakaian bahan/
barang.
ii. Menghitung asil akhir untuk setiap jenis barang tentang
penerimaan, persediaan, dan pemakaian bahan/barang.
iii. Melaporkan hasil akhir inventarisasi bahan/barang
tenyang jumlah pembelian atau penerimaan, jumlah
persediaan akhir, dan jumlah pemakaian dalam satu
bulan.

84. b. Physical Inventory
i. Menghitung jumlah untuk setiap jenis
barang/bahan yang ada di masing - masing
area, seperti gudang, dapur, bar, kantor, dsbg.
ii. Meneliti dan mencatat pada formulir inventarisasi
atas dasar hasil inventarisasi langsung dengan
catatan administrasi.
iii.Melaporkan hasil inventarisasi barang/ bahan
tentang jumlah pembelian/ penerimaan, jumlah
persediaan akhir, dan jumlah pemakaian dalam
satu bulan.

85. TERIMA KASIH