Dokumen tersebut membahas proses pembelian persediaan di hotel, termasuk jenis-jenis pembelian, dokumen yang digunakan, dan bagian-bagian yang terlibat. Jenis pembelian meliputi kontrak jangka panjang, harian, mingguan, dan cash and carry. Dokumen pentingnya adalah purchase requisition, purchase order, dan memorandum invoice. Bagian terkait adalah pembelian, penerimaan, gudang, dan cost control.

1. Akuntansi Perhotelan IX & X
Jenis-jenis pembelian dairy product pada hotel
Pembelian Persediaan
Persediaan barang di hotel bisa berupa makanan, minuman, material supplies dan barang-barang
lain, dimana barang-barang tersebut tersedia untuk dijual maupun untuk membantu
kelancaran operasional perusahaan. Besar kecilnya persediaan sangat tergantung pada
fasilitas yang dimiliki, jumlah kamar, dan tingkat perputaran persediaan.
Penyimpanan barang persediaan sangat besar pengaruhnya pada ketahanan dan keawetan
barang tersebut, sehingga beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam proses penyimpanan
adalah:
- Temperatur ruangan
- Kebersihan dan kerapihan penyusunan barang
- Metode penyimpanan barang
- Sistem ventilasi
Ada beberapa tujuan diadakannya persediaan di hotel, antara lain:
- Menjaga kontinuitas usaha
- Mencegah over investment dan barang yang rusak/busuk
- Menghindari kerugian akibat waktu penyerahan dan menghemat biaya pemesanan
- Membuat perencanaan pembelian yang optimal
- Menjaga kebutuhan barang dapat seimbang antara pembelian dengan gudang
- Mencegah slow moving item
Barang-barang yang tahan lama seperti material supplies, disimpan di General Store,
sedangkan barang-barang yang mudah rusak dan minuman disimpan di Daily Store.
Cara pembelian persediaan (bahan makanan)
Pembelian bahan makanan dengan sistem kontrak
Ada dua jenis pembelian bahan makanan dengan cara kontrak, yaitu:
1. Kontrak untuk jangka waktu tertentu
Pembelian bahan makanan dengan cara seperti itu mempunyai tujuan, seperti dalam jangka
waktu tertentu (sesuai dengan kontrak), hotel/restoran tidak perlu sulit-sulit mencari
suplier/pemasok lagi, paling tidak selama 6 atau 12 bulan, tergantung lamanya kontrak.
Tujuan yang lain yaitu, tenaga ataupun waktu bisa dihemat, dan juga akan memudahkan di
dalam penatapan harga dan penyusunan anggaran, hal ini karena jumlah pengeluaran sudah
dapat dipastikan. Pembelian dengan sistem kontrak ini akan lebih menguntungkan lagi bila
diutamakan untuk jenis bahan yang mempunyai harga yang stabil untuk periode-periode
tertentu.
2. Kontrak pembelian dalam jumlah tertentu
Mempunyai tujuan diantaranya adalah untuk menjamin kontinuitas pemasok bahan, dan
mempunyai kesiapan persediaan khususnya untuk bahan-bahan yang penting dan sulit
diperoleh. Terutama adalah jenis bahan-bahan yang hanya tersedia di pasar pada musim-musim
tertentu (bahan musiman).
Yang perlu diingat dalam pembeian bahan dengan sistem kontrak ini adalah kontrak
sebaiknya dilakukan secara tertulis, dan kalau perlu dilakukan dihadapan notaris untuk

2. dijadikan sebagai dokumen legal. Struktur kontrak bisa dibagi menjadi dua bagian, yaitu:
bagian pertama, mencantumkan tentang kondisi umum seperti jangka waktu kontrak,
bagaimana pengiriman barang-barang yang dibeli? Kepada siapa invoice harus dikirimkan?
Bagaimana sistem pembayarannya? Contoh bahan yang dibeli,dan sebagainya. Sedangkan
bagian kedua tentang hal-hal yang khusus dan spesifik, seperti standar spesifikasi untuk
setiap jenis bahan yang dibeli, atau disebut dengan standard purchased spesification.
Pembelian bahan makanan secara harian
Cara pembelian harian ini biasanya dilakukan untuk bahan-bahan makanan yang tidak tahan
lama. Untuk melaksanakan pembelian harian semacam ini, maka karyawan bagian dapur
yang sukup senior harus melakukan inventori setiap harinya, biasanya dilakukan pada siang
hari untuk menghitung berapa bahan-bahan yang tersisa dan berapa jumlah yang harus dibeli
kembali sehingga jumlah yang harus dibeli kembali sehingga jumlah yang harus dibeli, maka
mengajukan order pembelian melalui chef untuk disetujui.
Untuk mendapatkan bahan-bahan yang sesuai dengan standar yang diperlukan hotel/restoran,
maka bahan-bahan tersebut sebaiknya dibeli melalui pemasok (supplier) yang sudah
direkomendasikan. Oleh sebab itu diperlukan daftar supplier yang telah diberi rekomendasi
untuk memasok barang/bahan bagi hotel/restoran.
Pembelian bahan makanan secara kuota mingguan
Cara pembelian bahan makanan secara kuota mingguan, pada umumnya dilakukan untuk
bahan-bahan yang tergolong dalam grocery, hal ini karena pengiriman sekali dalam seminggu
atau sekali dalam dua minggu untuk jenis-jenis bahan makanan grocery adalah sangat sesuai.
Prosedur atau metode pembelian dengan cara mingguan, sama dengan prosedur pembelian
cara harian. Dan yang perlu diketahui adalah, dalam pembelian cara kuota mingguan ini
setelah bagian pembelian menerima daftar bahan/barang yang harus dibeli dari bagian yang
bersangkutan kemudian bagian pembelian mengirimkan daftar bahan/barang yang akan dibeli
tersebut kepada pemasok(supplier) untuk membuat kuota harga. Setelah bagian pembelian
menerima daftar kuota harga dari masing-masing pemasok (supplier), kemudian bagian
pembelian akan menentukan pemasok (supplier) mana yang akan memasok bahan/barang
yang dibutuhkan untuk minggu yang akan datang tersebut.
Untuk pembelian secara kuota harian, yang pada umumnya untuk bahan-bahan makanan
golongan grocery, maka standar spesifikasinya sulit dirinci secara detail, maka pada
umumnya yang digunakan adalah nama merk, ukuran, berat, dan jumlah.
Pembelian bahan makanan secara ‘Cash and Carry”
Cara ini biasanya digunakan oleh hotel-hotel kecil-menengah, dimana umunya bahan/barang
yang akan dibeli tidak dalam jumlah yang besar, dan untuk bahan/barang yang mudah
didapat. Pembelian dengan cara ini bisa dilakukan langsung ke pasar, supermarket atau toko
atau tempat-tempat yang sudah dijadikan langganan oleh restoran karena harganya lebih
murah. Ada beberapa keuntungan yang bila menggunakan pembeilan cara Cash and Carry,
diantaranya:
a. Dapat dibeli di lebih banyak tempat, tidak tergantung hanya pada satu pemasok saja
b. Harga lebih kompetitif, walaupun bahan/barang yang dibeli dalam jumlah sedikit.
c. Pembeli tahu secara pasti barang/bahan yang akan dibeli beserta harganya hanya melalui
katalog
d. Bila segera dibutuhkan, pembelian bisa dilakukan langsung atau seketika
Sedangkan kerugiannya adalah:

3. a. Harus menyediakan orang yang ditugaskan untuk membeli beserta transportasinya
b. Hotel/restoran harus membayar tunai.
Pembelian bahan makanan secara pembayaran pesanan
Pembelian dengan cara pembayaran pesanan ini diperlukan bila hotel /restoran memerlukan
bahan makanan tersebut dalam jumlah yang banyak untuk memenuhi kebutuhan selama
beberapa waktu, hal tersebut juga untuk menjamin kontinuitas bahan berkaitan dengan
keberadaan jenis makanan tertentu yang dicantumkan di dalam Menu.
Membandingkan, mendesain, dan menyimpulkan bagan alur prosedur pembelian pada
hotel
Bagian yang terlibat
Bagian yang terlibat dalam proses pengadaan bahan adalah:
1. Departemen yang memerlukan barang
2. Gudang (general store/storeroom)
3. Pembelian (purchasing)
4. Penerimaan (receiving)
5. Cost control
6. Account payable (hutang usaha)
Dokumen yang digunakan
1. Purchase requisition (PR), formulir yang mencatat permintaan pembelian barang
yang biasanya disiapkan gudang atau departemen outlet atas dasar persediaan
minimum.
2. Purchase order (PO), formulir yang mencatat pemesanan pemesanan barang untuk
kebutuhan operasional hotel.
3. Memorandum invoice (MI), pencatatan pembelian barang yang diterima dari supplier
sebagai tanda bukti barang tersebut sudah diterima dengan baik.
4. Daily receiving report (DDR), adalah rekapitulasi pencatatan penerimaan barang
untuk kebutuhan operasional hotel.
5. Quotation analysis price, merupakan daftar harga dari barang-barang yang akan dibeli
yang digunakan sebagai pembanding.
6. Bincard, merupakan kartu barang yang menyebutkan nama barang., barang masuk,
barang keluar, serta sisa barang.
7. Cardex, adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, ukurannya, harga
satuan, barang masuk, barang keluar, dan sisa barang. Cardex digunakan sebagai alat
kontrol oleh cost control.

4. Prosedur pembelian persediaan (penjelasan bagan alur pembelian)
1. PR dibuat oleh departemen yang memerlukan barang, jika barang yang diperlukan
tidak tersedia di gudang, atau PR juga bisa dibuat oleh bagian gudang, jika barang
yang tersedia di gudang sudah mencapai persediaan minimum. PR pada umumnya
dibuat dalam 3 rangkap yang kemudian didistribusikan pada:
- Cost control, sebagai alat kontrol
- Purchasing, sebagai dasar untuk membuat PO
- Gudang atau departemen yang memerlukan
2. Berdasarkan PR yang dibuat, bagian pembelian akan membuat PO di mana harus
mendapatkan persetujuan dari Accounting Departement Head dan General Manager,
dan didukung dengan quotation analysis price. PO pada umumnya dibuat dalam 5
rangkap yang didistribusikan pada:
- Supplier untuk ditunjuk
- Cost control, sebagai kontrol
- Gudang, sebagai informasi pembelian
- Account payable, sebagai dasar untuk mencatat hutang
- Purchasing, sebagai arsip
3. Supplier menyiapkan barang yang diminta berdasarkan PO yang diterima, setelah
barang siap, dan disertai dengan invoice, dikirim ke hotel.
4. Penerimaan barang dalam hotel dilakukan oleh bagian penerimaan barang, setelah
barang yang datang dicek, bagian penerimaan menyiapkan MI dan meminta
persetujuan dari:

5. - Bagian gudang untuk persetujuan tentang jumlah dan kuantitasnya
- Cost control untuk persetujuan harga
- Bagian penerimaan barang untuk tanda terima barang
ML pada umumnya dibuat dalam beberapa rangkap sesuai kebutuhan, tapi ada yang
membuat dalam 5 rangkap dengan distribusi sebagai berikut:
- Cost control, sebagai kontrol
- Gudang, sebagai informasi
- Purchasing, sebagai arsip
- Account payable, sebagai dasar mencatat hutang
- Supplier, sebagai pendukung penagihan
5. Bagian gudang setelah menerima barang dari bagian penerimaan, kemudian
menyimpan barang dan mencatatnya pada bincard berdasarkan MI.
6. Sedangkan cost control berdasarkan salinan PR, PO, MI akan mencatat pembelian
tersebut dalam cardex, dan account payable akan mencatatnya pada hutang usaha.
7. MI setiap hari dipilah per jenis barang (food, beverage, material supplies) oleh bagian
penerimaan barang, untuk digunakan sebagai dasar membuat daily receiving report.
Mendesain dan membuat pola jurnal khusus pembelian pada hotel
Proses akuntansi dimulai dari pencatatan bukti transaksi ke dalam jurnal umum, kemudian
posting ke dalam rekening buku besar. Proses tersebut berjalan terus menerus sepanjang
tahun buku. Kegiatan semacam itu dapat dilakukan hanya untuk transaksi keuangan yang
memiliki frekuensi tidak sering terjadi dan jumlah bukti transaksinya pun tidak banyak.
Apabila transaksi yang sejenis memiliki frekuensi dalam kategori sering terjadi dan jumlah
transaksinya banyak, cara posting seperti dikemukakan pada pembahasan jurnal umum tidak
lagi efisien dan kurang praktis. Kondisi ini biasanya terjadi pada perusahaan besar ataupun
satuan usaha yang mulai berkembang pesat.
Oleh karena itu, bertolak dari jurnal umum yang biasanya digunakan untuk mencatat
transaksi sejenis dalam jumlah frekuensi yang cukup sering, dapat dibuatkan jurnal yang
mempunyai bentuk khusus. Jurnal tersebut sering dinamakan jurnal khusus. Transaksi-transaksi
yang dapat dicatat dalam jurnal khusus misalnya transaksi penerimaan kas, transaksi
pengeluaran kas, transaksi penjualan kredit, dan transaksi pembelian kredit. Setelah
pencatatan dalam jurnal khusus tersebut selanjutnya diposting ke dalam rekening buku yang
dilakukan secara periodik, biasanya setiap bulan sekali.
Secara umum jurnal khusus dalam akuntansi terdiri atas:
1. Jurnal penjualan barang dagangan, untuk mencatat transaksi penjualan barang
dagangan yang dilakukan secara kredit.
2. Jurnal pembelian barang dagangan, untuk mencatat transaksi pembelian barang
dagangan yang dilakukan secara kredit.
3. Jurnal penerimaan kas, untuk mencatat semua transaksi penerimaan kas atau uang
tunai.
4. Jurnal pengeluaran kas, untuk mencatat semua transaksi pengeluaran kas atau uang
tunai.
Jurnal umum, untuk mencatat semua transaksi yang tidak dapat dicatat ke dalam keempat
jurnal di atas.
Jenis-jenis penggunaan dairy product khususnya food and beverage pada hotel

6. Penggunaan persediaan
Penggunaan persediaan untuk operasional perusahaan harus diadministrasikan dengan
baik, karena penggunaan sama artinya dengan pemakaian yang merupakan biaya bagi
departemen yang meminta. Pada setiap akhir periode(akhir bulan), cost control akan
melakukan inventasrisasi atas persediaan (stock opname), dimana inventarisasn pada
departemen/outlet operasi biasanya dilakukan pada malam hari saat kegiatan hotel mulai
berkurang, sedangkan inventarisasi di daily store dan general store dilakukan setelah kegiatan
keluar masuknya barang di gudang dihentikan untuk hari itu. Sebelum inventarisasi dilakukan
biasanya diberitahukan terlebih dahulu bagi departemen yang akan meminta barang.
Adapun pencatatan yang dilakukan berkaitan dengan transaksi pengeluaran persediaan dari
gudang untuk digunakan oleh departemen peminta adalah:
Biaya departemen xxx
Persediaan xxx
Daily Store
Daily store merupakan gudang tempat menyimpan barang persediaan berupa makanan dan
minuman, dimana tingkat kegiatan atau sktifitasnya setiap hari sangat sibuk, jauh lebih sibuk
dibandingkan gudang lainnya seperti gudang material (general store). Di gudang ini, transaksi
keluar masuk barang (turn over-nya) sangat tinggi dan terjadi setiap hari, oleh karena itu
disebut dengan daily store.
Di gudang ini, disimpan bahan-bahan makanan dan minuman seperti di bawah ini;
1. Makanan yang cepat rusak (perishable).
2. Makanan yang terbuat dari susu dan sejenisnya (dairy product).
3. Makanan jenis daging , ungas dan ikan laut (meat, poultry, fish, sea food).
4. Makanan jenis sembako (groceries).
5. Jenis minuman (beverages).
Makanan Cepat Rusak/Layu (Perishable)
Bahan makanan yang termasuk perishable adalah: sayur-sayuran, buah-buahan, bumbu-bumbu
segar (fresh herb) seperti: bawang merah, bawang putih, cabai, green pepper, red
pepper, onion, white cabbage, leeks, lettuce, tomato, bayam, sayuran hijau, dan jenis sayuran
lainnya yang mudah rusak.
Jenis bahan makanan perishable hanya bisa bertahan paling lama tiga hari, sehingga dalam
proses penyimpanannya memerlukan ruangan khusus yang bersuhu antara 13 derajat sampai
dengan 16 derajat selsius. Ruangan gudang untuk menyimpan jenis makanan perishable ini
disebut dengan chilled room.
Oleh karena itu, pembelian makanan jenis ini dilakukan setiap hari. Kendati pun fasilitas
kamar pendingin telah tersedia, namun penyimpanan seyuran dan buah perlu penanganan
yang benar, berikut ini adalah penanganan sayuran dan buah-buahan yang benar:
1. Sebelum disimpan sayuran dan buah yang perlu pencucian harus dicuci terlebih
dahulu kemudian disimpan menggunakan tempat isian yang mempunyai lubang-lubang
agar udara bebas masuk.
2. Jangan menyimpan sayuran dan buah-buahan dalam jumlah yang terlalu banyak
secara berhimpitan hingga udara tidak dapat bebas masuk.
3. Kecuali pisang dan bahan-bahan yang masih memerlukan proses kematangan lebih
lanjut dan harus disimpan dalam teperatur kamar, maka semua bahan harus disimpan
di ruangan pendingin.

7. 4. Untuk sayuran seperti selada, seledry dan sebagainya perlu dibasahi terlebih dahulu
sebelum dimasukkan ke dalam ruangan pendingin. Karena dapat memperpanjang
daya tahan sayuran tersebut.
5. Sayuran tidak boleh terlalu lama direndam di dalam air karena dapat menghilangkan
tekstur, flavour serta menurunkan mutu.
Makanan Jenis Dairy Product
Yang termasuk bahan makanan jenis dairy product adalah: telur, susu dan atau yang dibuat
dari bahan susu misalnya ice cream, keju, yoghurt, fresh cream dan lain sebagainya. Untuk
bahan makanan jenis dairy product, umurnya juga relatif pendek yaitu berkisar 1 sampai 2
minggu (sesuai dengan informasi yang dicantumkan pada kemasan) sehingga dalam proses
pembelian bahan makanan ini,diperlukan ketelitian khusus dengan melihat tanggal kadalursa
(expired date) dari jenis makanan yang dibeli, pada bungkus atau kemasannya. Bahan-bahan
makanan jenis ini disimpan pada suhu/temperatur khusus, sama seperti bahan makanan jenis
perishable yaitu pada suhu 13 derajat sampai dengan 16 derajat selsius (chilled room).
Bahan Makanan Jenis Daging,Unggas, Ikan Laut (Meat, Poultry, Fish and Seafood)
1. Penyimpanan Daging ataupun Unggas
 Daging yang dibeli harus dalam keadaan segar dan disimpan menggunakan peralatan yang
bersih.
 Lama penyimpanannya berbeda-beda, tergantung dari temperatur kamar pendingin. Makin
rendah temperatur makin lama daging dapat disimpan.
 Daging yang akan dibekukan disimpan dalam freezer, kecuali jika harus hendak dimasak.
Untuk mencairkan es pada daging yang beku harus dimasukkan pada tempat dengan suhu
ruangan sehingga es dapat mencair secara perlahan-lahan. Mencairkan daging beku tidak
boleh dengan merendam atau merebus atau menyiramnya dengan air panas.
2. Penyimpanan Ikan
 Ikan yang disimpan harus masih dalam keadaan segar.
 Ikan harus dibersihkan terlebih dahulu sebelum dimasukkan ke dalam tempat penyimpanan.
 Ikan ditempatkan di dalam box yang berisi es batu (es kristal) dan ditempatkan pada
refrigerator yang terpisah dari bahan-bahan lainnya.
 Temperatur diatur hingga sedikit di atas titik beku.
 Ikan yang akan dibekukan harus dimasukkan ke dalam freezer.
 Ikan asap seperti salem, trout dan sebagainya harus disimpan ke dalam refrigerator.
Makanan Jenis Sembako (Groceries)
Groceries adalah sebutan untuk kelompok bahan makanan grosir/sembako seperti: tepung
terigu, beras, kacang-kacangan,kecap, saos, bahan-bahan kue, jenis-jenis mie, minyak
goreng, bumbu dalam botol atau kaleng, dan lain sebagainya.

8. Penyimpanan bahan makanan jenis groceries tidak diperlukan suhu atau temperatur udara
yang khusus, artinya jenis barang ini bisa disimpan pada temperatur yang normal atau sejuk
antara 25 derajat selsius sampai dengan 35 derajat selsius.
Barang-barang jenis ini ditempatkan pada rak-rak seperti layaknya di mall atau supermarket
dengan pengelompokan sesuai dengan jenis dan ukuran barangnya masing-masing. Dengan
pengaturan yang sedemikian rupa, petugas gudang setiap saat dapat menjaga kebersihan dan
kerapian barang-barang ini.
Bahan makanan jenis groceries sangat memerlukan perhatian khusus dari petugas penerima
barang (receiving) dan petugas gudang dalam hal pengecekan umur pakai (expired date) dari
masing-masing barang itu. Selain itu selalu diperhatikan, apabila bahan makanan jenis
groceries/dry goods yang disimpan dalam gudang sudah lebih dari tiga atau enam bulan dan
sangat jarang dipergunakan (slow moving item) atau jika ada bahan makanan yang sudah
mendekati tanggal kadaluarsa, maka untuk menghindari kerugian atau terjadinya kerusakan,
petugas gudang segera membuat laporan atau pemberitahuan kepada atasannya tentang
keberadaan barang tersebut agar segera bisa dipakai atau dimanfaatkan oleh bagian dapur,
mungkin untuk dijual kepada tamu di restoran dengan membuat menu special today atau
untuk menu di banquet. Sama halnya dengan bahan makanan yang disimpan di dalam freezer,
dalam mengeluarkan barang dari ruangan ini dipakai juga metode FIFO (first in first out).
Jenis Minuman (Beverage)
Jenis-jenis minuman yang disimpan dalam gudang daily store adalah:
1. Soft Drink
Soft drink seperti Coca Cola(botol dan kalengan), Sprite, Fanta, Seven Up, Beers, dan lain
sebagainya disimpan pada ruangan normal dengan suhu udara antara 25 derajat selsius
sampai dengan 35 derajat selsius.
2. Hard Liqour
Merupakan jenis minuman keras seperti: Johny Walker, Grand Marnier, Bwenedectine, Civas
Regal, dan lain sebagainya. Untuk penyimpanan minuman jenis ini diperlukan ruangan atau
gudang dengan temperatur khusus antara 13 derajat selsius sampai dengan 25 derajat selsius.
Ruangan dengan temperatur seperti ini diperlukan untuk menjaga agar minuman tetap dalam
keadaan fresh dan tidak cepat rusak.
3. Wine/Champagne
Merupakan jenis minuman yang bahan bakunya dari buah anggur, contohnya: Red Burgundy,
White Burgundy, Rose Wine, White Wine, dan lain sebagainya. Cara menyimpannya
memerlukan temperatur yang sangat khusus bersama-sama dengan dengan minuman yang
termasuk sparkling wine, dan keg beers atau draught beers, dan lain sebagainya. Untuk
penyimpanan minuman jenis wine/champagne diperlukan ruangan/gudang dengan temperatur
yang sejuk, antara 10 sampai dengan 16 derajat selsius, untuk menjaga agar minuman ini
tidak cepat rusak, karena minuman jenis wine/champagne selalu dalam keadaan bereaksi atau
masih dalam keadaan proses fermentasi.
Untuk minuman wine/champagne yang tutup botolnya terbuat dari bahan gabus maka cara
menyimpannya berbeda dengan minuman yang tutup botolnya dibuat dari bahan metal atau
logam (tutup model ulir). Minuman yang tutup botolnya terbuat dari gabus akan disimpan
dengan posisi tidur, dengan tujuan agar tutup botol selalu dalam keadaan basah sehingga

9. minuman itu tidak meledak (blow up). Sedangkan minuman yang tutup botolnya terbuat dari
metal maka cara penyimpanan bisa diletakkan dengan posisi berdiri karena tutup model ini
lebih kuat menahan tekanan dari dalam botol.
Membandingkan, mendesain, dan menyimpulkan bagan alur prosedur penggunaan
dairy product khususnya food and beverage pada hotel
Bagian yang terlibat:
1. Departemen
2. Gudang
3. Cost control
Dokumen yang digunakan
1. Storeroom requisition (SR), biasanya dibuat untuk masing-masing jenis persediaan, seperti
makanan, minuman, material, SR digunakan sebagai bukti pengeluaran barang dari gudang
dan sebagai dasar pembebanan biaya departemen.
2. Bincard, merupakan kartu barang yang menyebutkan nama barang, barang masuk, barang
keluar serta sisa barang.
3. Cardex, adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, ukurannya, harga satuan,
barang masuk, barang keluar, dan sisa barang. Cardex digunakan sebagai alat kontrol oleh
cost control.
Laporan yang dihasilkan
1. General food,beverage cost, yang berisi perhitungan biaya makanan dan minuman.
2. Stock opname report, laporan yang menjelaskan tentang hasil inventarisasi persediaan pada
akhir periode, untuk dipakai sebagai dasar mencocokkan dengan saldo akhir pada
cardex/bincard.
3. Cost reconciliation, merupakan rekonsiliasi atas pengeluaran biaya makanan dan minuman,
yang akan dipakai sebagai dasar menghitung food/beverage cost.
4. Flash cost/daily food cost, merupakan laporan yang menunjukkan perbandingan antara total
sales dengan total cost
Prosedur penggunaan persediaan
1. Departemen yang memerlukan barang menyiapkan SR yang berisi tentang jenis dan jumlah
satuan dari barang yang diperlukan, dimana SR tersebut harus disetujui oleh head
departemen, yang kemudian diserahkan ke bagian gudang.
2. Gudang akan mengecek dan menyiapkan barang yang diminta, kemudian menyerahkan
barang dan memintatanda terima dari petugas yang menerima barang tersebut, setelah itu
bagian gudang akan menandatangani SR tersebut. SR pada umumnya dibuat dalam rangkap 3
dengan distribusi sebagai berikut:

10. a. Cost control, sebagai dasar mencatat pada cardex
b. Gudang
c. Departemen yang memerlukan barang, sebagai arsip
d. Gudang akan mencatat pengambilan barang tersebut pada bincard sebagai
pengurang berdasarkan SR.