1. CLASSIFICAZIONE E
FASCICOLAZIONE DEI
DOCUMENTI INFORMATICI

2. Classificazione e Fascicolazione
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 Ogni persona tende a organizzare i propri
documenti secondo il proprio senso
dell’ordine;
 Poiché l’archivio rappresenta la memoria di
un’intera organizzazione, occorre, al fine di
renderla fruibile, che alle logiche personali si
sostituiscano regole condivise.
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3. Classificazione e Fascicolazione
3
 Il titolario di classificazione è il sistema
precostituito di partizioni astratte ( di solito
denominate: titoli, categorie, classi e sottoclassi)
gerarchicamente ordinate ( dal generale al
particolare), fissate sulla base delle funzioni
dell’ente, al quale deve ricondursi la molteplicità
dei documenti prodotti, per organizzarne la
sedimentazione ordinata.
 Su http://www.archivi.beniculturali.it/ è reperibile
uno studio approfondito sul titolario per provincie
e comuni.
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4. Classificazione e Fascicolazione
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 Classificare un documento significa associarlo,
in base al suo oggetto, alla partizione del
titolario ( ad es. categoria e classe) che
individua la relativa funzione;
 L’art 56 DPR 445/00 stabilisce che le
operazioni di registrazione e segnatura
nonché di classificazione dei documenti, sono
operazioni necessarie.
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5. Classificazione e Fascicolazione
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 I documenti relativi ad un determinato
procedimento amministrativo, ad una persona
fisica o giuridica, o comunque sia formati per
la trattazione di un oggetto specifico, devono
essere riuniti in fascicoli in modo da
mantenere inalterate ed evidente le relazioni
che esistono tra di essi e le attività del
soggetto produttore
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6. Classificazione e Fascicolazione
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 La formazione dei fascicoli avviene
nell’ambito degli uffici di competenza a cura
dei responsabili dei procedimenti
amministrativi. Essi devono ricadere
necessariamente in una linea di
classificazione e sono annualmente numerati
progressivamente nell’ambito di ciascun titolo,
categoria, classe.
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7. Classificazione e Fascicolazione
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La formazione di un nuovo fascicolo
comporta la registrazione obbligatoria sul
sistema di gestione informatica dei documenti
dei seguenti dati:
 Data di apertura;
 Indice di classificazione;
 Numero del fascicolo;
 Oggetto del fascicolo;
 Ufficio produttore
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8. Classificazione e Fascicolazione
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 Ogni fascicolo può essere articolato in
sottofascicoli e inserti al fine di facilitare la sua
consultazione;
 Ad ogni fascicolo, sottofascicolo e inserto può
essere assegnato un livello di riservatezza,
una sorta di Access Control List, che consente
di stabilire quali utenti o gruppi di utenti
possono avere accesso.
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9. Classificazione e Fascicolazione
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Oltre che in fascicoli i documenti possono essere
raccolti in:
 Repertori (es. delibere,
determine, contratti …)
 Registri
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10. Classificazione e Fascicolazione
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La gestione del passaggio verso il digitale
prevede la predisposizione di un
fascicolo ibrido ovvero:
 Creazione di un unico fascicolo (analogico
o informatico) a fini gestionali
 Mantenimento di due fascicoli per lo
stesso affare a fini giuridici - probatori
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11. Fascicolo e procedimento
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 L’implementazione di una soluzione applicativa in
grado di gestire i flussi di lavoro, prevede un
accoppiamento tra fascicoli e procedimenti
amministrativi, dove gli stati di avanzamento della
pratica è aggiornato dal personale che svolge il
procedimento;
 Successivamente l’accoppiamento fascicolo-
procedimento diventa più forte, gestita da un
software di workflow management (WFMS),
capace di muovere i documenti e registrare in
automatico l’evolversi dell’azione amministrativa
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12. Fascicolo e procedimento
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Sotto l’aspetto operativo la gestione
informatica dei procedimenti amministrativi è
realizzata con le seguenti funzionalità:
 Re-engineering digitale, che consiste nella
riprogettazione dell’azione amministrativa con
l’obiettivo di conseguire il massimo livello di
dematerializzazione e di interoperabilità e
cooperazione applicativa;
 Prototipazione dei procedimenti amministrativi
con l’ausilio di tools grafici;
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13. Fascicolo e procedimento
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 Descrizione accurata dei flussi e gestione degli
stati di avanzamento dei procedimenti
amministrativi;
 Assegnazione automatica di documenti e dei
relativi fascicoli elettronici;
 Controllo dei tempi di svolgimento delle attività e
segnalazione delle scadenze;
 Produzione di report e statistiche sulle attività
svolte;
 Ricerca e visualizzazione dello stato di
avanzamento delle pratiche attive.
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14. Fascicolo e procedimento
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Il re-engineering digitale dei procedimenti
amministrativi può essere realizzato con una
metodologia articolata nelle seguenti fasi:
 Rilevazione e descrizione dello stato attuale
con l’obiettivo di acquisire tutte le informazioni
sulle modalità di svolgimento del procedimento
amministrativo (base normativa, le aspettative
della direzione, la tipologia di utenza, l’attuale
livello di informatizzazione, le tipologie di
documenti ricevuti e prodotti.
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15. Fascicolo e procedimento
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 Analisi delle criticità e definizione degli obiettivi di
miglioramento;
 Esecuzione del processo di re-engineering
digitale, ossia progettazione delle soluzioni
tecnologiche, organizzative e archivistiche che
permettono di svolgere l’attività amministrativa su
base prevalentemente informatica e telematica
(i.e. predisporre la modulistica elettronica e
perseguire il massimo livello di interoperabilità);
 Implementazione del procedimento riprogettato;
 Monitoraggio, misurazione e miglioramento.
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