Khóa luận quản trị văn phòng.

Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Sinh viên: Lê Thị Luận Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH
TẠI VĂN PHÒNG BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ
Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Người hướng dẫn : Ths. NGUYỄN PHÚ THÀNH
Sinh viên thực hiện : LÊ THỊ LUẬN
Mã số SV, lớp : 1205QTVA042, QTVP 12A
Khóa : 2012 - 2016
HÀ NỘI - 2016

MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU
A. PHẦN MỞ ĐẦU......................................................................................... 1
1. Lý do chọn đề tài................................................................................... 1
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề..................................................................... 2
3. Mục tiêu nghiên cứu.............................................................................. 3
4. Nhiệm vụ nghiên cứu............................................................................ 4
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu......................................................... 4
6. Giả thuyết nghiên cứu ........................................................................... 4
7. Phương pháp nghiên cứu....................................................................... 5
8. Cấu trúc dự kiến của đề tài.................................................................... 6
B. PHẦN NỘI DUNG ..................................................................................... 7
Chương 1: CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ
HOẠCH TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG.................... 7
1.1. Cơ sở lý luận về công tác xây dựng kế hoạch trong hoạt động quản
trị văn phòng.............................................................................................. 7
1.1.1. Khái niệm về quản trị, văn phòng và quản trị văn phòng............... 7
1.1.2. Khái niệm kế hoạch và lập kế hoạch ............................................ 10
1.1.3. Bản chất, mục đích và ý nghĩa của công tác lập kế hoạch ........... 12
1.1.4. Phân loại kế hoạch ........................................................................ 14
1.1.5. Các yêu cầu, nguyên tắc và căn cứ khi xây dựng kế hoạch ......... 15
1.1.6. Quy trình chung của công tác xây dựng kế hoạch........................ 18
1.1.7. Các nội dung trong công tác xây dựng kế hoạch.......................... 23
1.2. Cơ sở thực tiễn công tác xây dựng kế hoạch tại một số cơ quan, tổ
chức……………..................................................................................... 24
1.2.1. Thực trạng công tác xây dựng kế hoạch Bộ Tư pháp................... 25
1.2.2. Thực trạng công tác xây dựng kế hoạch Bộ Kế hoạch và Đầu tư....... 27
1.2.3. Thực trạng công tác xây dựng kế hoạch Bộ Tài chính................. 28
1.2.4. Thực trạng công tác xây dựng kế hoạch Bộ Nội vụ ..................... 28

1.3. Cơ sở pháp lý .................................................................................. 30
Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TẠI
VĂN PHÒNG BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ ................................. 33
2.1. Lịch sử hình thành Bộ Khoa học và Công nghệ và Văn phòng Bộ
KH&CN .................................................................................................. 33
2.1.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ
Khoa học và Công nghệ.......................................................................... 33
2.1.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn
phòng Bộ Khoa học và Công nghệ ......................................................... 34
2.2. Thực trạng công tác xây dựng kế hoạch tại Văn phòng Bộ KH&CN..36
2.2.1. Trong việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ
của Bộ .................................................................................................... 39
2.2.2. Trong công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị .................................. 48
2.2.3. Trong công tác tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan .... 52
2.2.4. Trong nội dung quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện
làm việc của cơ quan............................................................................... 53
2.3. Vai trò chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc hậu cần của Văn
phòng Bộ trong xây dựng chương trình, kế hoạch ................................. 55
2.4. Đánh giá thực trạng công tác xây dựng kế hoạch tại Văn phòng Bộ
KH&CN .................................................................................................. 57
2.4.1. Ưu điểm ........................................................................................ 57
2.4.2. Hạn chế ......................................................................................... 59
Chương 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU
QUẢ VÀ CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TẠI
VĂN PHÒNG BỘ KH&CN ......................................................................... 61
C. KẾT LUẬN ............................................................................................... 66
TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC

LỜI MỞ ĐẦU
Là sinh viên năm cuối trải qua quá trình học tập trên giảng đường cùng
với thời gian đi kiến tập, thực tập khảo sát thực tế được làm bài khóa luận tốt
nghiệp với tôi là một cơ hội lớn cũng như một thách thức cho bản thân.
Tôi nhận ra rằng việc lập kế hoạch đối với mỗi cơ quan, tổ chức là
doanh nghiệp hay cơ quan nhà nước đều có vai trò rất quan trọng. Có một câu
nói về công tác xây dựng kế hoạch mà bản thân tôi thấy rất tâm đắc rằng:
“Một nhà quản trị mà không lập kế hoạch trong quá trình hoạt động thì cũng
có nghĩa là nhà quản trị đó đang chuẩn bị lập một kế hoạch để thất bại ” và tôi
cũng nhận thấy rằng không chỉ các nhà quản trị, cơ quan tổ chức nhà nước
hay doanh nghiệp phải lập kế hoạch mà đối với bất kỳ cá nhân nào trong cuộc
sống của mình cũng đều có một kế hoạch riêng cho bản thân trong thực tại
cũng như trong tương lai.
Qua đây tôi xin được gửi lời cảm ơn đến các cán bộ tại Bộ KH&CN đã
tạo điều kiện trong quá trình khảo sát, tìm hiểu thực trạng công tác xây dựng
kế hoạch tại Bộ cũng như các thầy, cô giáo tại trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
nói chung và các thầy giáo, cô giáo Khoa Quản trị văn phòng nói riêng đã
quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn truyền tải kiến thức trong suốt 4 năm học. Đặc
biệt tôi xin được cảm ơn thầy Nguyễn Phú Thành, Chánh Văn phòng Đảng –
Đoàn thể Bộ KH&CN là giảng viên hướng dẫn khóa luận tốt nghiệp, đã
hướng dẫn, quan tâm và cho tôi những lời khuyên, những bài học kinh
nghiệm hữu ích để tôi được hiểu nhiều hơn về công tác lập kế hoạch cũng như
công tác văn phòng.
Trong đề tài này của tôi không tránh khỏi những hạn chế và thiếu sót vì
vậy, tôi rất mong nhận được sự góp ý, hướng dẫn của các thầy, cô giáo giúp
tôi bổ sung thêm những thông tin để bài khóa luận được hoàn chỉnh.
Tôi xin chân thành cảm ơn./.
Sinh viên
Lê Thị Luận

Sinh viên: Lê Thị Luận 1 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
A. PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Nghị định số 20/2013/NĐ-CP ngày 26 tháng 02 năm 2013 của Chính
phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Khoa
học và Công nghệ. Bộ Khoa học và Công nghệ là một cơ quan của Chính phủ,
thực hiện chức năng quản lý nhà nước về khoa học và công nghệ trong phạm
vi cả nước. Trong đó, Văn phòng Bộ Khoa học Công nghệ là đơn vị trực
thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ, có chức năng giúp Bộ trưởng trong việc
điều hành bộ máy hoạt động, trong hoạt động điều hành đó thì công tác xây
dựng kế hoạch là một nội dung không thể thiếu. Ngoài ra Văn phòng Bộ còn
thực hiện một số chức năng, nhiệm vụ khác như: thông tin đến các đơn vị
trong Bộ những nội dung chỉ đạo của lãnh đạo, đồng thời đề nghị các đơn vị
thực hiện công việc đúng tiến độ, thời gian và đảm bảo chất lượng; tham mưu
tổng hợp giúp lãnh đạo thu thập, xử lý các thông tin, ban hành các quyết định
quản lý phù hợp với tình hình thực tiễn của đơn vị, của ngành. Chức năng
tham mưu thể hiện trong mỗi nhiệm vụ cụ thể như: Xây dựng các chương
trình công tác, thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo của cơ quan, kiểm tra và
chịu trách nhiệm về thủ tục, thể thức của văn bản… Và chức năng hậu cần
nhằm đảm bảo về cơ sở vật chất trang thiết bị phục vụ cho cơ quan thực hiện
nhiệm vụ có hiệu quả cụ thể như: Tổ chức hội họp, hội thảo, các chuyến công
tác cho lãnh đạo và các đơn vị phòng nghiệp vụ, quản lý tài sản, phương tiện
phục vụ công tác…
Trong thời gian kiến tập và thực tập tại Bộ KH&CN được tiếp xúc, tìm
hiểu một số hoạt động và quá trình tổ chức làm việc, qua đó có thể thấy rằng
tại Bộ KH&CN công tác tổ chức và hoạt động tại Bộ được thực hiện một cách
có bài bản, logic việc thực hiện theo chủ chương, đường lối cùng những
nguyên tắc đã đề ra đã đem lại những thành quả cao trong hoạt động của Bộ.
Để có được như vậy thì Văn phòng Bộ là một trong những đơn vị không thể
thiếu trong việc tạo nên kết quả đó. Qua đây chức năng của văn phòng ngày

càng được thể hiện rõ nét hơn và đặc biệt đó là nhờ công tác xây dựng kế
hoạch hoạt động đó là nội dung đầu tiên không thể thiếu trong chức năng của
hoạt động quản trị văn phòng.
Xây dựng kế hoạch là một nội dung quan trọng trong kiến thức ngành
quản trị văn phòng được đào tạo tại trường. Để tìm hiểu lý thuyết công tác
xây dựng kế hoạch được biểu hiện trong thực tiễn như thế nào trong cơ quan
hành chính nhà nước đặc biệt đối với cơ quan cấp Bộ mà trực tiếp là công tác
xây dựng kế hoạch tại Văn phòng Bộ KH&CN.
Qua quá trình tiếp xúc thực tiễn của một cơ quan cấp Bộ về quản lý
hành chính nhà nước cũng như trên cơ sở lý thuyết được học tôi nhận thấy
công tác xây dựng kế hoạch là một hoạt động được thực hiện thường xuyên,
đóng vai trò rất quan trọng đối với mỗi cơ quan, tổ chức, vì vậy tôi mong
muốn tìm hiểu rõ hơn và đi sâu vào những vấn đề có liên quan đến chức năng
của văn phòng và liên quan đến phần lý thuyết về lập kế hoạch đã được học
trên giảng đường nên tôi lựa chọn đề tài “Công tác xây dựng kế hoạch tại
Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ” làm đề tài nghiên cứu cho bài khóa
luận tốt nghiệp của mình.
Trong thực tế quá trình xây dựng, tổ chức và thực hiện kế hoạch tại Bộ
KH&CN vẫn gặp phải những hạn chế nhất định. Bài khóa luận này đưa ra
một số nội dung về thực trạng, nhận xét, đánh giá và đề xuất một số ý kiến
nhằm góp ý, nâng cao chất lượng, hiệu quả trong công tác xây dựng kế hoạch
tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ. Trong đề tài này sẽ làm rõ về hai
chức năng của Văn phòng Bộ KH&CN mà cụ thể đó là công tác xây dựng kế
hoạch của Văn phòng Bộ.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Một số bài nghiên cứu trong nước điển hình như:
Bài viết “Tính chất, vị trí của chức năng lập kế hoạch và kiểm tra trong
quản trị hành chính văn phòng” của Thạc sỹ Trần Thanh Tùng, Trường Đại
học Khoa học Xã hội và Nhân văn. Tuy nhiên bài viết này mới chỉ tập trung

vào phần cơ sở lý luận, những nội dung có liên quan đến về lập kế hoạch như
khái niệm, mục đích, bản chất hay yêu cầu của một kế hoạch và chưa nêu ra
những thực trạng của các cơ quan, tổ chức hiện nay.
-Cuốn sách “Những vấn đề cốt yếu của quản lý” của nhóm tác giả
Harold Koontz, Cyril Odonnell, Heinz Weihrich. Trong cuốn sách này đã đề
cập đến chức năng lập kế hoạch là một trong những chức năng mà các nhà
quản lý phải thực hiện, cũng như đã giải thích các nội dung về bản chất, mục
đích, các loại kế hoạch, cách làm cho một kế hoạch có hiệu quả trong thực tế.
Tuy nhiên, một số nội dung có sự khác biệt so với lý thuyết được học tại
trường và nội dung có hướng tới việc lập kế hoạch của các doanh nghiệp, ít có
liên quan đến công tác lập kế hoạch của văn phòng cơ quan nhà nước.
-Bài báo cáo thực tập của sinh viên Nguyễn Thị Vân Anh và Đồng Thị
Huệ tại Bộ KH&CN, trong nội dung của hai bài báo cáo này chỉ nêu khái quát
về thời gian lập kế hoạch và trách nhiệm lập kế hoạch của các đơn vị trong
Bộ, Văn phòng Bộ mà chưa đi sâu vào tìm hiểu đến tất cả những nội dung về
lập kế hoạch do Văn phòng Bộ thực hiện.
Qua thời gian thực tế tìm hiểu tại Bộ KH&CN, cơ quan quản lý hành
chính nhà nước, với sự kế thừa và đi sâu vào tìm hiểu công tác xây dựng kế
hoạch nên tôi lựa chọn đề tài “Công tác xây dựng kế hoạch tại Văn phòng
Bộ Khoa học và Công nghệ” làm đề tài nghiên cứu của mình.
3. Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu chung:
Hoàn thiện hệ thống kiến thức về công tác xây dựng kế hoạch trong
hoạt động điều hành của Văn phòng cơ quan cấp Bộ và cụ thể là công tác xây
dựng kế hoạch tại Văn phòng Bộ KH&CN.
Mục tiêu cụ thể:
Đi sâu vào tìm hiểu về công tác xây dựng kế hoạch trong các nội dung sau:
-Tìm hiểu công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường
kỳ của Bộ và Văn phòng Bộ KH&CN.

-Công tác xây dựng kế hoạch cho hội họp, hội nghị của Bộ và Lãnh
đạo Bộ KH&CN.
-Công tác xây dựng kế hoạch tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo
Bộ.
-Công tác xây dựng kế hoạch trong nội dung đảm bảo cơ sở vật chất,
trang thiết bị văn phòng, phương tiện làm việc cho cơ quan.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Nghiên cứu cơ sở lý luận, cơ sở thực tiễn và cơ sở pháp lý về công tác
xây dựng kế hoạch trong hoạt động văn phòng.
- Khảo sát thực tế công tác xây dựng kế hoạch trong hoạt động văn
phòng tại Văn phòng Bộ KH&CN từ đó đưa ra những đánh giá và nhận xét,
nguyên nhân về công tác xây dựng kế hoạch tại Văn phòng Bộ.
- Từ thực trạng đưa ra các giải pháp phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả
và chất lượng công tác xây dựng kế hoạch.
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu của khóa luận là công tác xây dựng kế hoạch
tại Văn phòng Bộ KH&CN.
- Phạm vi nghiên cứu:
Về thời gian,tập trung tìm hiểu và khai thác thông tin, đánh giá, so sánh
đối tượng trong khoảng thời gian từ năm 2014 cho đến nay.
Về không gian, phạm vi không gian nghiên cứu của đề tài này nằm
trong khuôn khổ công tác tổ chức, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác
thường kỳ của cơ quan và của Văn phòng Bộ KH&CN; trong việc xây dựng
kế hoạch tổ chức cho các cuộc họp của cơ quan và lãnh đạo cơ quan; các
chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan; trang thiết bị, cơ sở vật chất,
phương tiện làm việc của cơ quan.
6. Giả thuyết nghiên cứu
Đề tài đặt ra các giả thuyết như sau:

-Thực hiện tốt và hiệu quả công tác xây dựng kế hoạch cũng là thực
hiện tốt chức năng của văn phòng.
-Nếu công tác xây dựng kế hoạch nếu được đầu tư, quan tâm đúng mức
thì việc thực hiện mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức hay việc thực hiện
chương trình, chính sách của Đảng và Nhà nước có hiệu quả cũng là điều
đương nhiên.
7. Phương pháp nghiên cứu
Đề tài sử dụng một số phương pháp sau:
-Phương pháp quan sát trực tiếp: phương pháp này được sử dụng trong
quá trình kiến tập và thực tập tại Bộ KH&CN, qua quá trình thực tế tiếp xúc
trực tiếp với việc quản lý và gải quyết các văn bản đi, đến thông qua các văn
bản đó để thấy được quá trình tổ chức, triển khai và thực hiện kế hoạch của
Văn phòng Bộ KH&CN. Từ đó triển khai thành các nội dung trong phần thực
trạng của đề tài.
-Phương pháp thu thập thông tin, tài liệu, ghi chép: trong quá trình
khảo sát thực tế và viết bài việc thu thập thông tin, tài liệu và ghi chép là công
việc không thể thiếu, đó là cơ sở để nội dung bài khóa luận được chính xác,
các thông tin thu thập được, ghi chép được sẽ được khai thác tối đa trong bài
viết.
-Phương pháp phân tích, tổng hợp, so sánh: từ những thông tin thu
được tiến hành chọn lọc, phân tích để đưa ra cái nhìn thực tế về việc xây dựng
kế hoạch tại Bộ KH&CN từ đó có thể so sánh với các tổ chức khác về công
tác lập kế hoạch.
-Phương pháp phỏng vấn: phương pháp này được sử dụng để trao đổi,
thu thập các thông tin trực tiếp từ các cán bộ, chuyên viên trong Văn phòng
tham gia xây dựng kế hoạch ví dụ như trao đổi thông tin với Trưởng phòng
Hành chính -Tổ chức, đây là người trực tiếp giúp Chánh Văn phòng xây dựng
kế hoạch hoặc việc trao đổi thông tin với giảng viên hướng dẫn để hiểu rõ hơn
về lý luận cũng như giữa lý luận được học với thực tiễn.

-Phương pháp nghiên cứu lý luận: phương pháp này được sử dụng để
nghiên cứu tìm hiểu những lý thuyết về lập kế hoạch làm cơ sở cho việc trình
bày, so sánh với thực tiễn trong phần thực trạng của công tác lập kế hoạch tại
Văn phòng Bộ KH&CN.
-Phương pháp đánh giá, nhận xét: từ những cơ sở khoa học, thực trạng
của công tác lập kế hoạch tại Văn phòng Bộ KH&CN, sử dụng phương pháp
này để đưa ra những kết luận, đánh giá, nhận xét thực trạng công tác lập kế
hoạch và so sánh với cơ sở khoa học hay nói cách khác để thấy được sự khác
nhau giữa những lý thuyết và thực tế công tác lập kế hoạch tại Văn phòng Bộ.
8. Cấu trúc dự kiến của đề tài
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận thì phần nội dung khóa luận bao
gồm 3 chương như sau:
Chương 1: Cơ sở khoa học khoa học về công tác xây dựng kế hoạch
trong hoạt động quản trị văn phòng.
Chương 2: Thực trạng công tác xây dựng kế hoạch trong hoạt động văn
phòng tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ.
Chương 3: Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả và chất
lượng công tác xây dựng kế hoạch tại Văn phòng Bộ KH&CN.

B. PHẦN NỘI DUNG
Chương 1: CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ CÔNG TÁC XÂY DỰNG
KẾ HOẠCH TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
1.1. Cơ sở lý luận về công tác xây dựng kế hoạch trong hoạt động
quản trị văn phòng
1.1.1. Khái niệm về quản trị, văn phòng và quản trị văn phòng
1.1.1.1.Khái niệm về quản trị
Hiện nay có rất nhiều khái niệm khác nhau về quản trị:
-Quản trị là hoạt động quản lý và điều hành hoạt động của một cơ
quan, tổ chức, đơn vị;
-Quản trị là quá trình hoàn thành công việc thông qua người khác;
-Quản trị là hoạch định, xây dựng kế hoạch, tổ chức, bố trí nhân sự,
kiểm soát công việc hoặc con người nhằm đạt được mục tiêu đề ra;
-Quản trị là quá trình hoạt động phối hợp công việc giữa các thành viên
trong một tổ chức nhằm đạt được mục tiêu chung đã định ra của tổ chức.
-Theo Mary Parker Follet “Quản trị là nghệ thuật khiến cho công việc
được thực hiện thông qua người khác”. Theo Robert Kreinen “Quản trị là tiến
hành làm việc với con người thông qua con người nhằm đạt được mục tiêu
của tổ chức trong một môi trường luôn thay đổi”. Theo Harold Koontz “Quản
trị là nhằm tạo lập và duy trì một môi trường nội bộ thuận lợi nhất, trong đó
các cá nhân làm việc theo nhóm để đạt được một hiệu xuất cao nhất nhằm
hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức” [ 23; ].
-Theo Nguyễn Hải Sản: “Quản trị là quá trình làm việc với con người
và thông qua con người để thực hiện những mục tiêu của tổ chức trong một
môi trường luôn biến động” [10;8].
-Theo H.L. Sisk: “Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thông
qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt được các
mục tiêu đã đề ra [4;14].

-Quản trị là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra các
nguồn lực và hoạt động của tổ chức nhằm đạt được mục đích của tổ chức với
kết quả và hiệu quả cao trong điều kiện môi trường biến động [14;10].
Từ những khái niệm trên ta có thể hiểu khái niệm quản trị theo một
cách khái quát như sau:
Quản trị là quá trình tác động có tổ chức, có định hướng và có mục đích
của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các
điều kiện và cơ hội của tổ chức để đạt được mục tiêu đã đề ra của tổ chức.
1.1.1.2.Khái niệm văn phòng
Khái niệm văn phòng được hiểu theo nhiều phương diện khác nhau:
-Theo phương diện là địa điểm làm việc: Văn phòng được hiểu là địa
điểm làm việc của một cơ quan, tổ chức (22; ).
-Văn phòng theo nghĩa hẹp là nơi làm việc của một cơ quan, theo nghĩa
rộng đó là bộ máy giúp việc của cơ quan [11;13] và là một bộ phận trong cơ
quan, tổ chức để thực hiện chức năng theo yêu cầu của nhà quản trị cơ quan,
tổ chức đó [12; ].
-“Văn phòng là một bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị, là
nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho
các hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức” [2;8].
-Theo phương diện chức năng: Văn phòng được hiểu là một bộ phận
thực hiện các chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc hậu cần.
Từ những thông tin trên ta có thể hiểu văn phòng là một bộ phận cấu
thành, nằm trong một cơ quan, tổ chức thực hiện các chức năng về tham mưu
tổng hợp và giúp việc hậu cần; Văn phòng còn là nơi thực hiện các hoạt động
tiếp khách, thu nhận và xử lý các thông tin quản lý phục vụ cho lãnh đạo
trong công tác quản lý, điều hành hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Tùy theo quy mô và cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức mà văn phòng
có các tên gọi khác nhau ví dụ như các có quy mô lớn như Quốc hội, Chính
phủ, các Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ, các cơ quan, tổ

chức ở Trung ương đều đặt tên bộ phận làm những nhiệm vụ trên là văn
phòng ví dụ như Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Bộ
Công Thương… Đối với các cơ quan địa phương và các cơ quan, tổ chức
khác như các Sở, ban ngành, các đơn vị sự nghiệp, các doanh nghiệp tùy theo
chức năng, nhiệm vụ đã được quy định trong các văn bản thành lập hay tùy
theo quy mô tổ chức để thành lập một bộ phận giúp việc thực hiện chức năng
quản trị văn phòng với tên gọi là Văn phòng hoặc phòng Hành chính – Nhân
sự, phòng Hành chính - Tổng hợp, Hành chính – Tổ chức…
Chức năng của văn phòng:
Văn phòng có hai chức năng chính đó là chức năng tham mưu tổng hợp
và chức năng giúp việc hậu cần.
-Thứ nhất, chức năng tham mưu tổng hợp:
"Tham mưu” là tư vấn, giúp góp ý kiến có tính chất chỉ đạo; “Tổng
hợp” là thống kê, xử lý, tổng hợp nhiều vấn đề [22; ]. Tham mưu tổng hợp
nhằm mục đích phục vụ lãnh đạo cơ quan trong công tác lãnh đạo, quản lý,
điều hành và thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức.
Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Người
quản lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt
động của họ một cách nhịp nhàng, khoa học. Muốn vậy đòi hỏi người quản lý
phải tinh thông nhiều lĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải ra quyết
định chính xác kịp thời mọi vấn đề. Điều đó, vượt quá khả năng hiện thực của
các nhà quản lý. Do đó, đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản
lý trước hết là công tác tham mưu tổng hợp [4;9]. Tham mưu là hoạt động trợ
giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý,
điều hành để đạt hiệu quả cao nhất. Chủ thể làm công tác tham mưu trong cơ
quan, tổ chức có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đối với chủ
thể quản lý. Trong thực tế, các cơ quan, đơn vị thường do văn phòng thực
hiện chức năng tham mưu tổng hợp và các chức năng, nhiệm vụ được quy
định trong những văn bản là quy chế, quyết định. Căn cứ vào những quy định,

những công việc được đặt ra các đơn vị chức năng thuộc văn phòng sẽ được
thành lập và đảm nhiệm thực hiện. Để có ý kiến tham mưu văn phòng phải
tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài, phân tích, xử lý và quản lý sử
dụng các thông tin đó theo những nguyên tắc trình tự nhất định.
Giữa chức năng tham mưu của văn phòng và các đơn vị khác trong một
cơ quan, tổ chức có sự khác biệt với nhau đó là tham mưu quản lý, điều hành
và tham mưu chuyên ngành.
Mối quan hệ của chức năng tham mưu tổng hợp: chức năng này luôn đi
liền, hỗ trợ lẫn nhau, hoạt động tổng hợp là cơ sở để tiến hành hoạt động tham
mưu và tham mưu chỉ đạt được kết quả tốt khi hoạt động tổng hợp được thực
hiện chính xác, kịp thời, đầy đủ.
-Thứ hai, chức năng giúp việc hậu cần:
“Hậu cần” là việc đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị, kỹ thuật, y tế,
môi trường và những yếu tố khác phục vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ chức
[22; ].
Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật
chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ. Văn phòng là bộ phận xây
dựng kế hoạch, tổ chức mua sắm, cung cấp, quản lý các phương tiện thiết bị
dụng cụ đó để bảo đảm quản lý và sử dụng có hiệu quả và các hoạt động
mang tính chất phục vụ như công tác lễ tân, y tế... Đó là chức năng hậu cần
của văn phòng [4;10].
1.1.1.3. Khái niệm quản trị văn phòng
Từ những thông tin trên ta có thể rút ra được khái niệm quản trị văn
phòng như sau:
Quản trị văn phòng là một lĩnh vực thuộc khoa học quản trị nói chung
có liên quan đến hoạt động lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo - điều hành, kiểm
tra và phối hợp các công việc của văn phòng nhằm xử lý thông tin phục vụ
hoạt động quản lý của cơ quan, hướng tới mục tiêu chung của tổ chức.
1.1.2. Khái niệm kế hoạch và lập kế hoạch

1.1.2.1. Khái niệm kế hoạch
Có nhiều khái niệm về kế hoạch như sau:
-Kế hoạch là một văn bản trong đó thể hiện các mục tiêu và các giải
pháp hệ thống, cụ thể với các hình thức, trình tự, thời hạn nhất định nhằm xác
định phương hướng, nhiệm vụ, biện pháp và sử dụng hiệu quả tối đa các
nguồn lực, tài nguyên của cơ quan, đơn vị để đạt được mục tiêu.
-Kế hoạch là một tập hợp những hoạt động, công việc được sắp xếp
theo trình tự nhất định để đạt được mục tiêu đã đề ra [26; ].
-Kế hoạch có thể là các chương trình hành động hoặc bất kì danh
sách, sơ đồ, bảng biểu được sắp xếp theo lịch trình, có thời hạn, chia thành
các giai đoạn, các bước thời gian thực hiện, có phân bổ nguồn lực, ấn định
những mục tiêu cụ thể và xác định biện pháp, sự chuẩn bị, triển khai thực hiện
nhằm đạt được một mục tiêu, chỉ tiêu đã được đề ra. Thông thường kế hoạch
được hiểu như là một khoảng thời gian cho những dự định sẽ hành động và
thông qua đó để đạt được mục tiêu [25; ].
-Kế hoạch có thể được thực hiện một cách chính thức hoặc không
chính thức, bằng văn bản, văn kiện hoặc bất thành văn, công khai minh bạch
hoặc bí mật (đối với các kế hoạch tác chiến, tình báo, chính trị, đối ngoại hay
tội phạm, gây án, hãm hại, trả thù hoặc một phần trong kế hoạch kinh doanh,
làm ăn, tài chính …) [25; ].
1.1.2.2. Khái niệm lập kế hoạch
Các khái niệm về lập kế hoạch:
-Lập kế hoạch là quá trình xác định những mục tiêu cần đạt được của
đơn vị và lựa chọn những phương án hoạt động trong tương lai cho toàn bộ
hoặc từng bộ phận của đơn vị nhằm đạt được mục tiêu đó trong từng thời gian
nhất định.
-Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên trong bốn chức năng của quản lý
là lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. Lập kế hoạch là chức năng rất
quan trọng đối với mỗi nhà quản lý bởi vì nó gắn liền với việc lựa chọn mục

tiêu và chương trình hành động trong tương lai, giúp nhà quản lý xác định
được các chức năng khác còn lại nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra.
-Khi đứng trên góc độ ra quyết định: lập kế hoạch là một loại ra quyết
định đặc thù để xác định một tương lai cụ thể mà các nhà quản lý mong muốn
cho tổ chức của họ.
-Theo Steiner nhà nghiên cứu văn học: Lập kế hoạch là một quá trình
bắt đầu từ việc thiết lập các mục tiêu, quyết định các chiến lược, các chính
sách, kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu đã định. Lập kế hoạch cho phép
thiết lập các quyết định khả thi và bao gồm cả chu kỳ mới của việc thiết lập
mục tiêu và quyết định chiến lược nhằm hoàn thiện hơn nữa [27; ].
-“Theo Fayol lập kế hoạch là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu trong hoạt
động quản lý và kế hoạch phải được xây dựng trên cơ sở những tài nguyên vật
chất của cơ quan và mục tiêu phải nằm trong chiến lược phát triển nội tại, là
trách nhiệm mà cơ quan, đơn vị buộc phải thực hiện. Fayool cho rằng “Vạch
kế hoạch tức là tìm kiếm tương lai, xây dựng kế hoạch hành động”[21;66-67],
”[13;209-210].
-Kế hoạch là một loại chương trình công tác, là phương án tổ chức các
công việc trong quá trình hoạt động của cơ quan, công sở [19;257-258]. Như
vậy, có thể nói rằng lập kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu và lựa
chọn các phương thức để đạt được các mục tiêu đó. Lập kế hoạch nhằm xác
định mục tiêu cần phải đạt được là cái gì? và phương tiện để đạt được các
mục tiêu đó như thế nào? Tức là lập kế hoạch bao gồm việc xác định rõ các
mục tiêu cần đạt được, xây dựng một chiến lược tổng thể để đạt được các mục
tiêu đã đặt ra và việc triển khai một hệ thống các kế hoạch để thống nhất và
phối hợp các hoạt động.
1.1.3. Bản chất, mục đích và ý nghĩa của công tác lập kế hoạch
1.1.3.1. Bản chất, mục đích của lập kế hoạch
Lập kế hoạch là vấn đề cơ bản nhất trong chức năng của người quản trị.
Bởi nó gắn liền với việc lựa chọn chương trình hoạt động cho tương lai, là

phương tiện tiếp cận hợp lý để đạt tới mục tiêu định trước. Lập kế hoạch là
quyết định trước xem phải làm gì? Làm như thế nào? Khi nào làm? Và ai làm
cái đó? Kế hoạch là cây cầu bắc qua khoảng trống thiết lập môi trường để các
cá nhân đi đến mục tiêu chung. Ở mỗi một cấp, vị trí quản trị yêu cầu tính
chất và phạm vi của lập kế hoạch là khác nhau [20;85-86].
Lập kế hoạch giúp nhà quản trị lãnh đạo, điều hành hoạt động của cơ
quan, đơn vị thuận lợi hơn;
Lập kế hoạch giúp xác định kết quả cuối cùng của công việc cần đạt
được;
Trong mỗi cơ quan, tổ chức có thể có nhiều chương trình, kế hoạch do
các bộ phận khác nhau xây dựng. Vì vậy, văn phòng là nơi tổng hợp các
chương trình, kế hoạch công tác để tạo thành một hệ thống hoàn chỉnh nhằm
đạt mục tiêu của cơ quan, tổ chức.
Lập kế hoạch là cơ sở phân công công việc, nhiệm vụ cho cá nhân, bộ
phận trong cơ quan, đơn vị để thực hiện công việc hướng tới mục tiêu, tránh
tình trạng chồng chéo, sai chức năng, nhiệm vụ; tạo sự phối hợp giữa các cá
nhân, đơn vị;
Lập kế hoạch nhằm xác định và duy trì các biện pháp kiểm tra, giám sát
để đạt được mục đích;
Lập kế hoạch giúp cho các cơ quan, tổ chức ứng phó với sự bất định và
thay đổi của tương lai, giúp cho hoạt động của tổ chức tập trung vào các mục
tiêu đặt ra, tạo khả năng tác nghiệp…[1;100].
Lập kế hoạch hướng tới đảm bảo khai thác tối ưu, chi phí thấp nhất các
nguồn lực của cơ quan, đơn vị để đạt được mục tiêu hoạt động.
1.1.3.2. Ý nghĩa của lập kế hoạch
Lập kế hoạch giúp các cơ quan, tổ chức, đơn vị, văn phòng ứng phó với
sự bất ổn trong tương lai, nhận diện được thời cơ và triển khai các chương
trình hành động, nâng cao hiệu quả hoạt động;

Lập kế hoạch công tác tạo điều kiện thuận lợi cho các nhà lãnh đạo văn
phòng, lãnh đạo đơn vị, lãnh đạo cơ quan trong công tác lãnh đạo, quản lý và
điều hành;
Lập kế hoạch sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra hoạt động của
các cơ quan, đơn vị, văn phòng;
Lập kế hoạch sẽ tạo khả năng tiết kiệm cho các cơ quan, tổ chức, văn
phòng;
Tạo phong cách làm việc khoa học, hiện đại và có hiệu quả cao.
1.1.4. Phân loại kế hoạch
1.1.4.1. Phân loại theo tiêu chí thời gian
Theo tiêu chí thời gian kế hoạch được chia thành ba loại:
-Kế hoạch dài hạn: là kế hoạch mà nội dung xác định mục tiêu, dự toán
những điều kiện trong tương lai có ảnh hưởng tới ngành, cơ quan, đơn vị
trong khoảng thời gian dài từ 5 năm trở lên, có thể là kế hoạch trong 5 năm,
10 năm hay 20 năm và thời gian có thể kéo dài hơn nữa do những nhà quản lý
cấp cao lập mang tính tập trung cao và linh hoạt;
-Kế hoạch trung hạn: Là kế hoạch cho thời kỳ từ 1 đến 5 năm nhằm
phác thảo các chính sách, chương tình trung hạn để thực hiện các mục tiêu
được lập trong kế hoạch do các nhà quản trị cấp trung gian lập;
-Kế hoạch ngắn hạn: là loại kế hoạch mà nó thể hiện các mục tiêu và
đảm bảo đạt được kết quả trong khoảng thời gian ngắn dưới 1 năm thường là
tuần, tháng, quý.
1.1.4.2. Phân loại theo tính chất hoạt động của công việc
Theo tính chất hoạt động ta có thể chia thành ba loại sau:
-Kế hoạch chiến lược: là một kế hoạch lớn của một đơn vị tổ chức. Nó
xác định mục tiêu cơ bản, lâu dài có tầm ảnh hưởng tới sự phát triển của cơ
quan, tổ chức và các phương án tối ưu nhất để thực hiện và đạt được mục tiêu
đó các kế hoạch này thường có tên như Kế hoạch chiến lược phát triển giai
đoạn 2015 – 2030…;

-Kế hoạch chiến thuật: là kết quả triển khai kế hoạch chiến lược, ít
mang tính tập trung hơn và ít uyển chuyển hơn.
-Kế hoạch tác nghiệp: là kế hoạch chi tiết cho thời gian ngắn, do các
nhà quản trị điều hành xây dựng và ít có sự thay đổi.
1.1.4.3. Phân loại theo lĩnh vực hoạt động
Theo lĩnh vực hoạt động kế hoạch được chia thành:
-Kế hoạch hoạt động của cơ quan.
-Kế hoạch công tác của lãnh đạo.
-Kế hoạch hoạt động của văn phòng.
1.1.4.4. Phân loại theo chủ thể thực hiện
Theo phương diện này kế hoạch được chia thành hai loại như sau:
-Kế hoạch cá nhân: là kế hoạch của từng người, được lập riêng theo
lịch trình, các kế hoạch này thường là ngắn hạn, theo hàng ngày, hàng tuần
hoặc hàng tháng;
-Kế hoạch tập thể: là kế hoạch được xây dựng cho một cơ quan hay
đơn vị, bộ phận cụ thể trong đó các cá nhân có sự phối hợp với nhau theo hệ
thống nhất định.
1.1.4.5. Phân loại theo tính chất thường xuyên hoặc không thường
xuyên của kế hoạch
Theo tính chất này thì kế hoạch được chia thành hai loại:
-Kế hoạch thường kỳ;
-Kế hoạch không thường kỳ.
1.1.5. Các yêu cầu, nguyên tắc và căn cứ khi xây dựng kế hoạch
1.1.5.1. Yêu cầu khi xây dựng kế hoạch
Kết quả của lập kế hoạch là một văn bản mà nó thể hiện được rõ ràng
các mục đích cuối cùng đạt được công việc, làm rõ danh mục những công
việc dự kiến, người chịu trách nhiệm và thời gian hoàn thành;

Khóa luận quản trị văn phòng.

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to Khóa luận quản trị văn phòng.

Similar to Khóa luận quản trị văn phòng. (20)

More from ssuser499fca

More from ssuser499fca (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

Khóa luận quản trị văn phòng.