Ky thuat soan thao van ban

KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN
Câu 1: Nêu khái niệm, mục đích, ý nghĩa của soạn thảo văn bản?
KN: Kỹ thuật soạn thảo văn bản là khái niệm dùng để chỉ việc vận dụng lý luận, phương
pháp và kỹ năng về soạn thảo văn bản và các quy tắc có liên quan, để xây dựng một văn
bản từ khâu khởi đầu cho đến lúc văn bản đc hoàn thiện.
Mục đích, ý nghĩa:
- VB là phương tiện thông tin chủ yếu phục vụ hoạt động của cơ quan. VB là cơ sở pháp lý
tiến hành giải quyết công việc, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của bộ máy nhà nước nói
chung và của từng cơ quan nói riêng.
- Là cầu nối giữ Đảng NN với quần chúng nhân dân, CQ cấp trên với CQ cấp dưới, giữa
TW với địa phương và giữa các cơ quan với nhau.
- Chất lượng của VB đc ban hành thể hiện nhận thức chính trị, năng lực công tác, nghệ
thuật lãnh đạo, hiệu suất tác phong làm việc ccuar CQ, TC.
- Soạn thảo vb là công việc thường xuyên có ý nghĩa quan trọng trong hoạt động quản lý
của các cơ quan.
 Tóm lại, do VB có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động quản lý và ban hành văn
bản có đảm bảo chất lượng và đạt mục đích hay không chủ yếu phụ thuộc vào khâu soạn
thảo.
Câu 2: Yêu cầu về soạn thảo văn bản
Yêu cầu về nội dung văn bản
- Văn bản phải có tính mục đích Văn bản quản lý hành chính nhà nước được ban hành
với danh nghĩa là cơ quan Nhà nước nhằm đề ra các chủ trương, chính sách hay giải quyết
các vấn đề sự việc cụ thể thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đó. Do đó, khi soạn thảo
tiến tới ban hành một văn bản nào đó đòi hỏi phải có tính mục đích rõ ràng. Yêu cầu này
đòi hỏi văn bản ban hành phải thể hiện được mục tiêu và giới hạn của nó, vì vậy trước khi
soạn thảo cần phải xác định rõ mục đích văn bản ban hành để làm gì? nhằm giải quyết vấn
đề gì? và giới hạn vấn đề đến đâu? kết quả của việc thực hiện văn bản là gì?
- Tính hợp pháp: Đòi hỏi nội dung văn bản ban hành phải thống nhất, đảm bảo tính thứ
bậc chặt chẽ trong hệ thống VBQLNN. Theo đó, nội dung văn bản ban hành không đc
mâu thuẫn, trái với quy định Hiến pháp, Luật, các VBQPPL và các văn bản của cơ quan
cấp trên.
Lăng Thị Hương. QLNN14A Page 1

- Văn bản phải có tính khoa học. Văn bản có tính khoa học phải được viết ngắn gọn, đủ
ý, rõ ràng, dễ hiểu, thể thức theo quy định của Nhà nước và nội dung phải nhất quán. Một
văn bản có tính khoa học phải đảm bảo:
+ Có đủ lượng thông tin quy phạm và thông tin thực tế cần thiết, thông tin phải được xử lý
và đảm bảo chính xác.
+ Lô gíc về nội dung, bố cục chặt chẽ, nhất quán về chủ đề.
+ Thể thức văn bản theo quy định của Nhà nước.
+ Đảm bảo tính hệ thống của văn bản.
- Văn bản phải có tính đại chúng. Văn bản phải được viết rõ ràng dễ hiểu để phù hợp với
trình độ dân trí nói chung để mọi đối tượng có liên quan đến việc thi hành văn bản đều có
thể nắm hiểu được nội dung văn bản đầy đủ. Đặc biệt lưu ý là mọi đối tượng ở mọi trình
độ khác nhau đều có thể tiếp nhận được. Văn bản quản lý hành chính nhà nước có liên
quan trực tiếp đến nhân dân, nên văn bản phải có nội dung dễ hiểu, dễ nhớ, phù hợp với
trình độ dân trí, đảm bảo tối đa tính phổ cập, song không ảnh hưởng đến nội dung nghiêm
túc, chặt chẽ và khoa học của văn bản.
- Văn bản phải có tính khả thi. Đây là một yêu cầu đối với văn bản, đồng thời là kết quả
của sự kết hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu về tính mục đích, tính khoa học, tính đại
chúng, tính công quyền. Ngoài ra, để các nội dung của văn bản được thi hành đầy đủ và
nhanh chóng, văn bản còn phải có đủ các điều kiện sau:
+ Nội dung văn bản phải đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý, nghĩa là
phù hợp với trình độ, năng lực, khả năng vật chất của chủ thể thi hành.
+ Khi quy định các quyền cho chủ thể phải kèm theo các điều kiện bảo đảm thực hiện các
quyền đó.
+ Phải nắm vững điều kiện, khả năng mọi mặt của đối tượng thực hiện văn bản nhằm xác
lập trách nhiệm của họ trong các văn bản cụ thể. Khi ban hành văn bản người soạn thảo
phải tự đặt mình vào vị trí, hoàn cảnh của người thi hành thì văn bản mới có khả năng thực
thi. Có nghĩa là văn bản ban hành phải đảm bảo phù hợp với điều kiện kinh tế, phù hợp với
hoàn cảnh không gian và thời gian.
Yêu cầu về thể thức văn bản
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành
phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những
trường hợp cụ thể.
Văn bản hành chính phải được soạn theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày quy định tại
Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung
một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính Phủ

về công tác văn thư và theo quy định chung tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19
tháng 01 năm 2011 về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính (gọi tắt là Thông
tư 01) đảm bảo các tiêu chí:
* Khổ giấy
* Định lề trang văn bản
* Kiểu trình bày
* Phông chữ
Về cơ bản văn bản bao gồm 03 phần: phần mở đầu, phần nội dung và phần kết thúc với 9
yếu tố cơ bản. Ngoài ra còn có thể có các thành phần khác: Dấu chỉ mức độ mật; Dấu chỉ
mức độ khẩn…
Yêu cầu về ngôn ngữ văn bản
- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu.
- Dùng từ ngữ phổ thông; không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không
thực sự cần thiết. Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được
giải thích trong văn bản.
- Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng. Đối với những từ, cụm từ được sử
dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm
từ phải được đặt trong ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó.
- Việc viết hoa được thực hiện theo quy tắc chính tả tiếng Việt.
- Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếu nội dung
văn bản; số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức
ban hành văn bản (trừ trường hợp đối với luật và pháp lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp
theo, có thể ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.
Cần lưu ý một số điểm sau:
- Sử dụng thời hiện tại, quá khứ và tương lai đúng với nội dung mà văn bản muốn thể
hiện.
- Các hành vi của chủ thể pháp luật xảy ra ở những thời điểm khác nhau
- Các quy phạm pháp luật phần lớn chỉ áp dụng đối với các hành vi xảy ra sau khi quy
phạm pháp luật được ban hành có hiệu lực, trừ rất ít những quy phạm có hiệu lực hồi tố.
- Khi diễn đạt một quy phạm pháp luật thì cần chú ý đến việc xác định thời điểm hành vi
mà quy định chúng ta cần soạn thảo sẽ điều chỉnh. Điều này được thực hiện một cách

chính xác nếu chúng ta sử dụng đúng các thời quá khứ, hiện tại, tương lai. Không ít các
văn bản không chú ý đến vấn đề này nên dễ dẫn đến sự hiểu sai và áp dụng sai các quy
định được ban hành.
- Bảo đảm độ chính xác cao nhất về chính tả và thuật ngữ.
- Cách diễn đạt một quy phạm pháp luật phải bảo đảm độ chính xác về chính tả và thuật
ngữ. Sai sót chính tả có thể xử lý được dễ dàng bởi đội ngũ biên tập, sai sót về thuật ngữ
thì chỉ có các nhà soạn thảo mới khắc phục được.
- Khi soạn thảo văn bản, người soạn thảo có những tư tưởng riêng của mình nên họ biết
cần dùng thuật ngữ nào cho phù hợp, phản ánh đúng nội dung các quy định cần soạn thảo.
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản là trình tự các bước được sắp xếp khoa học mà
cơ quan quản lý nhà nước nhất thiết phải tiến hành trong công tác xây dựng và ban hành
văn bản. Tùy theo tính chất, nội dung và hiệu lực pháp lý của từng loại văn bản mà có thể
xây dựng một trình tự ban hành tương ứng.
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản nói chung phải đảm bảo các nội dung: đề xuất
văn bản, khởi thảo văn bản, sửa chữa dự thảo, duyệt dự thảo, đánh máy văn bản, chỉnh lý
bản đánh máy, ký duyệt văn bản, vào sổ, gửi văn bản đi và lưu văn bản. Trong trình tự
này, công đoạn sửa chữa, chỉnh lý và đánh máy có thể được thực hiện nhiều lần vào giai
đoạn tiền thông qua. Riêng công đoạn đánh máy văn bản mang tính kỹ thuật thuần túy và
không có ý nghĩa quyết định đối với trình tự ban hành. Cũng còn có thể thấy là trong từng
công đoạn còn có các tiểu công đoạn nhất định. Ví dụ, trong công đoạn soạn thảo có thể
phải trải qua các bước:
- Xác định vấn đề, nội dung cần văn bản hóa;
- Lựa chọn thông tin, tài liệu;
- Lựa chọn tên loại, xác định thể thức;
- Xây dựng đề cương bản thảo;
- Viết dự thảo;
- Biên tập dự thảo;
- Trao đổi ý kiến và sửa chữa dự thảo;
- Hoàn thiện văn bản.
Tóm lại, các công đoạn của trình tự ban hành một văn bản cụ thể có thể được chi tiết hóa
tùy theo tính chất, nội dung của từng văn bản cụ thể.

Yêu cầu về thẩm quyền
Thẩm quyền ban hành văn bản đc xem xét trên hai mặt: Thẩm quyền về mặt hình thức và
thẩm quyền về nội dung.
Thẩm quyền về hình thức có nghĩa là chủ thể quản lý chỉ đc phép sử dụng những thể loại
văn bản mà pháp luật đã quy định cho mình trong vc ban hành văn bản.
Thẩm quyền về mặt nội dung có nghĩa là chủ thể quản lý chỉ đc phép ban hành văn bản để
giải quyết những vấn đề, sự việc mà theo pháp luật chủ thể đó có thẩm quyền giải quyết.
Văn bản phải được ban hành đúng thẩm quyền, nếu ban hành trái thẩm quyền thì coi như
văn bản đó là bất hợp pháp.
Các yêu cầu khác: Văn bản phải trình bày rõ rang, dễ hiểu, ngắn gọn; Văn bản dảm bảo
tính chính xác…..
*Những văn bản ban hành không đạt yêu cầu trên và hậu quả:
'Xe chính chủ'
Theo Nghị định 71, từ ngày 10/11, cảnh sát giao thông sẽ áp dụng mức phạt 6-10 triệu
đồng với ôtô và một triệu đồng với xe máy không sang tên đổi chủ. Quy định này khiến
hàng trăm nghìn người lo lắng vì đang sử dụng xe không chính chủ, trong đó nhiều trường
hợp không thể tìm được chủ cũ. Nhiều người lo lắng liệu có phải mang hộ khẩu khi tham
gia giao thông để chứng minh xe mượn chứ không phải "xe không chính chủ".
Bà Lê Thị Nga, Phó chủ nhiệm Ủy ban Tư pháp Quốc hội khẳng định, nghị định này "sai
luật và không khả thi"; mức phạt quá cao đã làm cho người dân phản ứng cực đoan với
chính sách của Nhà nước. Còn Viện trưởng Nghiên cứu Lập pháp Đinh Xuân Thảo cho
rằng, nên hoãn thi hành nghị định 6 tháng đến 1 năm, đồng thời giảm mức phí sang tên đổi
chủ.
Trước phản ứng của dư luận, Chính phủ đã yêu cầu Bộ Công an sớm soạn thông tư hướng
dẫn và trong lúc chờ thông tư, lực lượng chức năng chưa phạt lỗi phương tiện chưa sang
tên, đổi chủ. Các bộ ngành cũng đang nghiên cứu giảm mức phí sang tên đổi chủ xuống
1%.
Chó mèo cũng phải 'chính chủ'
Theo kế hoạch khống chế và loại trừ bệnh dại năm 2012 của Bộ Nông nghiệp và Phát triển
Nông thôn, các cấp chính quyền và ngành thú y phải lập sổ theo dõi số lượng chó, mèo
nuôi, số hộ có nuôi chó, mèo trên địa bàn; thành lập các đội chuyên bắt giữ chó mèo thả
rông. Số chó, mèo bị bắt này sẽ được theo dõi sức khỏe và chờ chủ gia súc đến nhận. Sau
72 giờ, nếu không có người đến nhận sẽ tiến hành tiêu hủy.
Trong khi một số người cho rằng, chó mèo cũng nên có "chứng minh thư" để dễ quản lý
thì nhiều ý kiến cho rằng quy định này là phiền phức và không khả thi. Ví dụ một gia đình

nuôi 2 con chó và 7 con mèo (cả số vừa sinh) thì phải đưa toàn bộ số chó, mèo này đến
UBND huyện để đăng ký và xin số.
Theo một cán bộ thú y, do nằm trong khuôn khổ một chương trình quốc gia nên quyết định
mới của Bộ Nông nghiệp nhằm tiếp tục triển khai thực hiện các mục tiêu (nâng cao nhận
thức của người dân và chất lượng giám sát của ngành thú y, chính quyền các cấp về bệnh
dại) chứ không phải là một văn bản quy phạm pháp luật có tính bắt buộc. Quyết định mới
vì thế cũng không quy định chế tài, chẳng hạn như phạt tiền chủ vật nuôi trong trường hợp
không đăng ký với UBND xã, phường về chó, mèo của hộ mình.
Giấy chứng minh nhân dân ghi tên bố mẹ
Thông tư 27/2012 của Bộ Công an quy định về mẫu CMND có hiệu lực thi hành kể từ
ngày 1/7. Theo đó, CMND mới là thẻ nhựa, mặt trước sẽ có những thông tin cơ bản của cá
nhân công dân như họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, dân tộc, quê quán, nơi thường
trú. Mặt sau có mã vạch hai chiều, dấu vân tay ngón trỏ trái và phải, đặc điểm nhận dạng,
họ và tên cha, họ và tên mẹ.
Khi thông tư bắt đầu được triển khai đã gây rất nhiều tranh cãi, thậm chí có ý kiến phản
đối từ chính những cơ quan pháp luật. Vụ trưởng Hành chính Tư pháp (Bộ Tư pháp) Trần
Thất cho rằng: "Quản bằng vân tay như hiện nay là cao nhất rồi, giờ thêm tên cha mẹ vào
không giúp gì hơn cho quản lý, lại tạo ra phản cảm cho dân, vi phạm quyền con người".
Nhà hàng chỉ tổ chức tiệc cưới khi có giấy đăng ký kết hôn
Đầu tháng 12, Sở VHTT&DL TP HCM đã họp lấy ý kiến đóng góp của hơn 60 doanh
nghiệp kinh doanh nhà hàng tổ chức tiệc cưới tại các quận nội thành về cách tổ chức "thực
hiện các tiêu chuẩn công nhận cơ sở, nhà hàng tiệc cưới văn hóa 2012 - 2015". Trong tiêu
chuẩn về văn minh - lành mạnh - tiết kiệm có nội dung "cơ sở, nhà hàng chỉ tiến hành tổ
chức tiệc cưới khi có giấy chứng nhận kết hôn".
"Tiêu chuẩn" này ngay sau đó đã bị rất nhiều người cho là không phù hợp với thực tế vì
"cưới là cưới mà kết hôn là kết hôn". Còn các doanh nghiệp thì cho rằng "nhà hàng chỉ là
nơi để tổ chức tiệc cưới, không phải là cơ quan quản lý nhà nước nên không có quyền yêu
cầu khách hàng phải trình giấy chứng nhận kết hôn".
Theo một cán bộ Sở VHTT&DL TP HCM, việc tổ chức một đám cưới đúng pháp luật là
cần thiết. Nhiều khách hàng sẵn sàng chấp nhận một vài điều kiện để được tổ chức tại các
nhà hàng có đầy đủ các yếu tố văn minh, lịch sự, tiết kiệm, có văn hóa. Tuy nhiên, tiêu
chuẩn đặt ra là mang tính tự nguyện, không bắt buộc các nhà hàng đăng ký tham gia.
Công chức thủ đô tổ chức tiệc cưới không quá 50 mâm
Tháng 10 năm nay, Thành ủy Hà Nội đã ban hành quy định về văn minh việc cưới. Theo
đó, khách mời không quá 300 người (tương đương 50 mâm cỗ), nếu nhà trai và nhà gái tổ
chức tiệc chung thì không quá 600 người; không tổ chức tiệc cưới nhiều lần; không mời
khách trong giờ làm việc. Thành ủy cũng yêu cầu không tổ chức cưới ở những nơi chi phí
quá tốn kém, không phù hợp với đời sống, thu nhập chung của dân cư và cán bộ công chức
(khách sạn 5 sao, khu du lịch cao cấp...).

Quy định này đã nhận được những ý kiến trái chiều. Những ý kiến ủng hộ cho rằng đây là
quy định nhằm thực hiện chủ trương tiết kiệm. Luồng ý kiến phản đối cho rằng, quy định
này đã can thiệp quá sâu vào đời sống cá nhân, việc đếm người, đếm mâm đám cưới là
không khả thi.
Chỉ được bán thịt trong vòng 8 giờ sau khi giết mổ
Theo thông tư của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, từ 3/9, các sản phẩm thịt và
phụ phẩm bảo quản ở nhiệt độ thường chỉ được bày bán trong vòng 8 giờ kể từ khi giết
mổ. Ngay sau khi ban hành thông tư, dư luận đã đặt nhiều câu hỏi về tính khả thi. Bộ
Nông nghiệp Phát triển nông thôn đã quyết định dừng thực hiện thông tư này.
"Về mặt khoa học, tiêu chuẩn quốc tế thì quy định này có thể phù hợp, nhưng điều kiện
thực tế ở Việt Nam chưa cho phép; nên cân nhắc để vừa đảm bảo tính thực thi, vừa giảm
thiểu tác động tiêu cực tới hoạt động của doanh nghiệp", Bộ trưởng Bộ NN&PTNT Cao
Đức Phát nói.
Câu 3: bố cục nội dung văn bản QLNN
KN: văn bản quản lý nhà nước là vb do cơ quan nhà nước ban hành dùng để ghi chép,
truyền đạt các quyết định quản lý và các thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý theo
đúng thể thức , thủ tục, thẩm quyền luật định.
Bố cục nội dung văn bản là sự sắp xếp trên dưới, trước sau các phần, vấn đề, các ý tưởng
thuộc nội dung văn bản theo trình tự hợp lý, tối ưu và theo thứ bậc nhất định.
Bố cục ND VBQLNN:
*Đối với văn bản có ND mang tính quy định quyết định: Hiến pháp, luật, pháp lệnh,
nghị định, quyết định
- Phần mở đầu: đưa ra căn cứ pháp lý và căn cứ thực tế cho việc ban hành văn bản đó.
Căn cứ pháp lý gồm:
+ Cơ sở pháp lý khẳng định thẩm quyền ban hành văn bản đó của cơ quan (các văn bản
quyết định thành lập và quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan).
+ Cơ sở pháp lý làm chỗ dựa cho việc quy định, quyết định vấn đề mà nội dung văn bản đề
cập ( các văn bản QPPL hoặc văn bản của cấp trên về những vấn đề có liên quan).
Căn cứ thực tế là căn cứ vào tình hình thực tế, yêu cầu thực tế hoặc theo đề nghị của cơ
quan đơn vị cá nhân có liên quan xét thấy cần thiết phải để ra quy định, quyết định mà văn
bản sẽ đề cập.
Ví du:

- Phần ND chính:
+ là phần quan trọng nhất của văn bản, chứa đựng những thông tin chi tiết, cụ thể nhằm
thể hiện mục đích của việc ban hành văn bản đó. Ở phần này, các vấn đề, ý tưởng đc trình
bày mạch lạc, logic, k đc trùng lặp, chồng chéo, mâu thuẫn nhau
+ Đc trình bày dưới dạng các điều, khoản. ND đc trình bày thành các điều, mỗi điều, mỗi
điều là một quy định cụ thể một vấn đề thuộc nội dung văn bản.
*
Đ ố
i
với VB không mang tính quy định, quyết định:
+Phần mở đầu: nêu cơ sở, lý do ban hành văn bản đó

+ Phần nội dung: Trình bày các ý tưởng, các mục, các vấn đề sắp xếp theo một trật tự
hợp lí theo hướng biện dẫn, giải quyết và kết luận.
+ Phần kết luận: Tùy vào từng nội dung văn bản có cách kết luận cho phù hợp.
VD: đối với một công văn đề nghị thì có thể kết thúc như sau:
“ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chúng tôi rất mong được sự quan tâm chỉ dạo của Bộ
Trưởng.
Xin trân trọng cảm ơn.”
Câu 4: Khái niệm, đặc điểm ngôn ngữ văn bản QLNN?
KN: Ngôn ngữ là phương tiện tư duy và giao tiếp của con người. Ngôn ngữ văn bản
QLNN là ngôn ngữ hành chính-công vụ, là dạng ngôn ngữ tiếng việt tạo thành hệ thống
tương đối khép kín, hoàn chỉnh các phương tiện ngôn ngữ viết đặc thù nhằm phục vụ cho
các mục đích giao tiếp bằng văn bản trong lĩnh vực hoạt động pháp luật - hành chính.
Đặc điểm ngôn ngữ văn bản QLNN:

Tính chính xác, mạch lạc:
Thông tin đc đưa vào văn bản phải ngắn gọn, đc xử lý chính xác và lượng thông tin phải
đầy đủ cho vấn đề, sự việc mà nội dung văn bản viết gọn ghẽ, mạch lạc, sử dụng từ ngữ
chính xác, phù hợp
Tính phổ thông, dễ hiểu: văn bản phải được viết bằng ngôn ngữ dễ hiểu, phổ thông, ngắn
gọn, hạn chế sử dụng các thuật ngữ chuyên môn
Tính khách quan: phải thể hiện được ý chí của cơ quan quyền lực nhà nước, được thể
hiện thông qua các chuẩn mực pháp lí (không được đưa ý kiến cá nhân vào văn bản)
Tính trang trọng, lịch sự
Tính khuôn mẫu: văn bản cần được trình bày theo thể thức, khuôn mẫu do pháp luật quy
định, tính khuôn mẫu đảm bảo cho sự thống nhất, tính khoa học của văn bản
Ngôn ngữ sử dụng trong văn bản quản lí hành chính cần phải tuân theo các chuẩn
mực nhất đinh như:
– Lựa chọn và sử dụng đúng ngữ nghĩa
– Sử dụng đúng ngữ pháp
– Sử dụng từ đúng văn phong hành chính: tránh dùng từ khó hiểu, không dùng từ địa
phương, tiếng lóng, sử dụng hợp lí các thuật ngữ chuyên môn, sử dụng từ ngữ phổ thông
– Sử dụng đúng chính tả tiếng việt, câu phải viết đúng quy tắc ngữ pháp tiếng Việt.
– Sử dụng câu tường thuật (hạn chế các câu biểu cảm, nghi vấn…)
– Câu cần có sự nhất quán về chủ đề, liên kết hài hòa với nhau.
Câu 5: Quy trình soạn thảo văn bản quản lý nhà nước?
KN: Quy trình soạn thảo văn bản là trình tự các công việc cần tiến hành trong quá trình
soạn thảo một số văn bản để ban hành.
+ Đối với văn bản QPPL
+ Đối với văn bản hành chính:
Hiện nay, nhà nước chưa có quy trình cụ thể, tùy từng loại văn bản, cơ quan có các quy
trình khác nhau. Tuy nhiên….
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo
Người soạn thảo phải xác định mục đích, tính chất, tầm quan trọng của văn bản.
Bước 2: Chọn tên loại cho văn bản:

Chọn tên loai văn bản phải phù hợp với tính chất, mục đích, tầm quan trọng của văn bản.
Tên loại văn bản cẩn đc xác định đúng nếu không sẽ ảnh hưởng đến hiệu lực thi hành và
kết quả thực hiện của văn bản đó
Bước 3: Thu thập và xử lý thông tin:
Thu thập thông tin pháp lý và thông tin thực tế.
Thông tin pháp lý là các thông tin dung làm căn cứ pháp lý cho những vấn đề đc đề cập
trong văn bản, đảm bảo cho nội dung văn bản có cơ sở pháp lý vững chắc phf hợp với
pháp luật hiện hành và quy định cấp trên liên quan.
Thông tin thực tế là thông tin phản ánh tình hình thực tế có liên quan đến văn bản soạn
thảo. các thông tin thực tế dung làm căn cứ cho việc đề ra các chủ trương, chính sách, các
biện pháp công tác phù hợp với nhu cầu thưc tiễn đảm bảo cho văn bản đó có khả năng
thực thi và mang lại hiệu quả.
Xử lý: lựa chọn thông tin chủ yếu, loại bỏ thông tin chồng chéo, thứ yếu.
Bước 4: Xây dựng đề cương và viết bản thảo
Xây dựng đề cương văn bản:
Đề cương là bản trình bày những điểm điểm cốt yếu, dự định thể hiện ở nội dung văn bản.
Đề cương phải thể hiện rõ bố cục của văn bản và khái quát đc những ý tưởng hoặc quy
phạm dự định đưa vào các phần hoặc chương mục của văn bản.
Viết bản thảo: là làm cho những ý chính trong đề cương đc lần lượt thể hiện trong các câu
văn, đoạn văn và tạo thành mối liên kết chặt chẽ và logic với nhau. Khi viết bản thảo cần
bám sát đề cương, phân chia dung lượng thông tin trong từng chương, mục, đoạn cho hợp
lí.
Bước 5: Duyệt và kí văn bản
Sauk hi văn bản đã thảo xong phải trình cấp có thẩm quyền phê duyệt. Thông thường,
người duyệt văn bản cuối cùng sẽ là người kí văn bản đó.
Bước 6: Hoàn thiện các thủ tục hành chính
Do cán bộ văn thư chuyên trách thực hiện
Câu 6: Khái niệm, phương pháp soạn thảo quyết định hành chính cá biệt.
KN: Quyết định là loại văn bản dung để quy định, quyết định các chủ trương, chính sách,
chế độ, thể lệ, biện pháp công tác, các vấn đề tổ chức nhân sự và các vấn đề khác thuộc
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức.

Phân loại: Theo tiêu chí hiệu lực pháp lý, quyết định chia làm 2 loại: Quyết định QPPL và
Quyết định hành chính cá biệt (QĐ áp dụng quy phạm pháp luật).
Quyết định QPPL chỉ thuộc thẩm quyền ban hành của một số cơ quan nhà nước nhất định.
Theo luật ban hành văn bản QPPL năm 2015, các chủ thể có thẩm quyền ban hành quyết
định QPPL gồm: Chủ Tịch nước, TTCP, Tông Kiểm toán nhà nước, UBND các cấp.
Vd: QĐ số 129/2007/QĐ-TTg ngày 2/8/2007 của Thủ tướng CP về việc ban hành Quy chế
văn hóa công sở tại cơ quan hành chính nhà nước.
Quyết định hành chính cá biệt hầu như tất cả cơ quan, tổ chức đều có thẩm quyền ban
hành.
QĐ số 153/QĐ-UBND về việc thành lập thanh Ban thanh tra về hoạt động văn hóa trên
địa bàn tỉnh Bắc Ninh.
Phương pháp soạn thảo:
- Về thể thức: gồm có 09 yếu tố thể thức theo quy định chung tại Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
hành chính.
- Về bố cục nội dung văn bản:
+ Phần mở đầu: đưa ra căn cứ pháp lý và căn cứ thực tế cho việc ban hành văn bản đó.
Căn cứ pháp lý gồm:
Căn cứ pháp lý khẳng định thẩm quyền ban hành văn bản đó của cơ quan (các văn bản
quyết định thành lập và quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan).
Căn cứ pháp lý làm chỗ dựa cho việc quy định, quyết định vấn đề mà nội dung văn bản đề
cập ( các văn bản QPPL hoặc văn bản của cấp trên về những vấn đề có liên quan).
Căn cứ thực tế gồm:
Căn cứ là các thông tin phản ánh tình hình thực tế, yêu cầu thực tế (nhhu cầu, yêu cầu
công tác, năng lực cán bộ…) hoặc văn bản phản ánh về thực tế (biên bản, quyết định..)
Căn cứ là đề nghị của cơ quan đơn vị cá nhân có liên quan xét thấy cần thiết phải để ra quy
định, quyết định mà văn bản sẽ đề cập.
+ Phần nội dung chính:
Đc trình bày dưới dạng các điều, khoản. ND đc trình bày thành các điều, mỗi điều, mỗi
điều là một quy định cụ thể một vấn đề thuộc nội dung văn bản.

Thông thường một quyết định có từ 2 đến 5 điều tùy theo nội dung QĐ.
Điều 1: Trình bày chủ đề của văn bản (được nêu trong phần trích yếu nội dung của quyết
định nhưng nêu cụ thể và chi tiết hơn). Trong đó cần phản ánh Quyết định về vấn đề gì?
Quyết định như thế nào? (thành lập, giải thể tổ chức; điều động thuyên chuyển, bổ nhiệm;
ban hành quy định quy chế…).
Điều 2 và các điều tiếp theo: thể hiện hệ quả pháp lý phát sinh từ điều 1. Thường là các
nội dung về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, quyền lợi, nghĩa vụ, trách nhiệm của cơ
quan cá nhân nêu ở điều 1.
Điều cuối: Thể hiện trách nhiệm các bộ phận, phòng ban có liên quan và đối tượng văn
bản điều chỉnh thực hiện quyết định này.
Bài tập:
1. Soạn thảo quyết định của Chủ tịch UBND quận Tây Hồ Hà Nội khen thưởng 5 cán
bộ đã có thành tích trong 6 tháng đầu năm 2016. Tại cuộc họp ngày 5/6/2016, Hội
đồng thi đua khen thưởng thống nhất hình thức khen là tặng giấy khen và thưởng
2.000.000 đồng cho mỗi cán bộ. trích kinh phí từ quy thi đua khenthưởng.
2. Soạn thảo quyết định cử bà A đi học
3. Soạn thảo quyết định kỉ luật ông A
4. Soạn thảo quyết định về việc ban hành quy chế văn hóa công sở
5. Quyết định thành lập

ỦYBANNHÂNDÂNQUẬNTÂYHỒ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: /QĐ-UBND Tây Hồ, ngày tháng 6 năm 2016
QUYẾT ĐỊNH
Về việc khen thưởng 10 cán bộ đạt thành tích trong công tác 06 tháng đầu năm
CHỦ TỊCH UBND QUẬN TÂY HỒ
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015;
Căn cứ Luật Thi đua khen thưởng năm 2013;
Căn cứ Nghị định số 65/2014/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2014 của Chính phủ quy
định chi tiết thi hành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Thi đua, khen thưởng
năm 2013;
Căn cứ Biên bản số 22/BB-HĐTĐKT ngày 15 tháng 6 năm 2016 của Hội đồng thi đua
khen thưởng ;
Xét đề nghị của Chánh Văn phòng UBND,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Khen thưởng 10 cán bộ đã có thành tích tốt trong công tác 06 tháng đầu năm
2016 (có danh sách kèm theo).
Điều 2. Mỗi cá nhân có tên tại điều 1 được thưởng số tiền là 2.000.000 đồng (hai triệu
đồng) kèm theo giấy khen của UBND quận Tây Hồ.
Kinh phí khen thưởng được trích từ quỹ thi đua khen thưởng năm 2016.
Điều 3. Văn phòng UBND, Phòng Tài chính-kế toán và những ông (bà) có tên tại điều
1 căn cứ quyết định thi hành./.
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Văn phòng UBND;
- Lưu: VT, VP.
CHỦ TỊCH
(Chữ ký, dấu)
Họ và tên

UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI
SỞYTẾ
CỘNGHÒAXÃHỘICHỦNGHĨAVIỆTNAM
Số: 345 /QĐ-SYT Hà Nội , ngày ….. tháng ….. năm 2016
QUYẾT ĐỊNH
Về việc kỷ luật ông Nguyễn Văn A
GIÁM ĐỐC SỞ Y TẾ
Căn cứ Quyết định số 10/2008/QĐ-UBND ngày 17/9/2008 của UBND thành phố Hà
Nội về quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Y tế Thành
phồ Hà Nội;
Căn cứ Luật Cán bộ công chức năm 2008;
Căn cứ Nghị định số 34/2011/NĐ-CP ngày 17/5/2011 của Chính phủ quy định về xử
lý kỷ luật đối với công chức;
Căn cứ Biên bản họp Hội đồng kỷ luật công chức ngày 12 tháng 11 năm 2016;
Xét đề nghị của Chánh Văn phòng sở y tế,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Kỉ luật ông Nguyễn Văn A, chuyên viên Phòng Nghiệp vụ Sở y tế thành phố
Hà Nội với hình thức cảnh cáo, vì đã có hành vi uống rượu trong giờ làm việc.
Điều 2. Chánh Văn phòng sở y tế, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan và ông
Nguyễn Văn A chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./.
Nơi nhận:
- Như Điều 2;
- Lưu: VT, VP, HSCB.
GIÁM ĐỐC
(Chữ ký, dấu)
Họ và tên

UBND TỈNH NINH BÌNH
SỞNỘIVỤ
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Số: /QĐ-SNV Ninh Bình, ngày tháng 12 năm 2016
QUYẾT ĐỊNH
Về việc cử bà Nguyễn Thị A đi học
GIÁM ĐỐC SỞ NỘI VỤ TỈNH NINH BÌNH
Căn cứ Quyết định số 25/2015/QĐ-UBND ngày 18 tháng 8 năm 2015 của
UBND tỉnh Ninh Bình về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình;
Căn cứ Quyết định số 25/2012/QĐ-UBND ngày 23 tháng 10 năm 2012 của
UBND tỉnh Ninh Bình về việc ban hành quy định về công tác đào tạo, bồi dưỡng cán
bộ, công chức, viên chức tỉnh Ninh Bình;
Căn cứ Luật cán bộ công chức năm 2008;
Căn cứ Nghị định số 24/NĐ-CP ngày 15 tháng 03 năm 2010 của Chính phủ quy
đinh về tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức;
Căn cứ đơn xin đi học của bà Nguyễn Thị B;
Xét đề nghị của Chánh Văn phòng sở Nội vụ,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Cử bà Nguyễn Thị A, cán bộ phòng Hành chính-Tổng hợp đi học lớp bồi
dưỡng nghiệp vụ soạn thảo văn bản văn thư lưu trữ tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Thời gian học là 03 tháng kể từ ngày 20/8/2016.
Điều 2. Bà Nguyễn Thị A có trách nhiệm bàn giao công việc tại cơ quan, đơn vị.
Trong thời gian đi học, Bà A được hỗ trợ về kinh phí đi học.
Điều 3. Chánh Văn phòng, Phòng Tài chính-Kế toán, các đơn, vị cá nhân có liên quan
bà Nguyễn Thị A căn cứ quyết định thi hành./.
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- UBND tỉnh (b/c);
- Lưu: VT, VP.
GIÁM ĐỐC
(Chữ ký, dấu)
Họ và tên

UBND QUẬN TÂY HỒ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Số: 10 /2016/QĐ-UBND Tây Hồ, ngày 15 tháng 12 năm 2016
QUYẾT ĐỊNH
Về việc Ban hành Quy chế Công tác văn thư- lưu trữ
ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ
Căn cứ Luật tổ chức chính quyền địa phương năm 2016;
Căn cứ Luật lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;
Căn cứ thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn xây dựng công tác văn thư lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;
Căn cứ công văn số 260/VTLTNN- NVĐP ngày 06 tháng 5 năm 2005
của Cục văn thư và lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn xây dựng quy chế công
tác văn thư và lưu trữ cơ quan;
Xét đề nghị của Chánh văn phòng,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo quyết định này của Quy chế công tác văn thư – lưu
trữ.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.
Những quy định trước đây trái với Quyết định này đều bãi bỏ.
Điều 3. Chánh văn phòng, Trưởng các phòng, ban và cá nhân có liên quan chịu
trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
Nơi nhận:
- Như Điều 2;
- Các đơn vị trực thuộc;
-Website UBND;
- Lưu: VT, VP.
TM. UỶ BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
(Chữ ký, dấu)
Họ và tên

ỦY BAN NHÂN DÂN
QUẬN TÂY HỒ
Độc lập-Tự do-Hạnh phúc
QUY CHẾ
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 10/2016/QĐ-UBND ngày 15 tháng 12 năm
2016 của Ủy ban nhân dân Quận Tây Hồ)
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
Điều 2. Giải thích từ ngữ
Điều 3. Trách nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ
Điều 4. Bảo vệ bí mật Nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ
Chương II
CÔNG TÁC VĂN THƯ
Mục 1: SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
Điều 5. Hình thức văn bản
Điều 6. Thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản
Điều 7. Soạn thảo văn bản
Điều 8. Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt
Điều 9. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Điều 10. Ký văn bản
Điều 11. Bản sao văn bản
Mục 2: QUẢN LÝ VĂN BẢN
Điều 12. Nguyên tắc chung
Điều 13. Trình tự quản lý văn bản đến
Điều 14. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
Điều 15. Trình, chuyển giao văn bản đến
Điều 16. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Điều 17. Trình tự quản lý văn bản đi
Điều 18. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng của văn
bản đi
Điều 19. Đăng ký văn bản đi
Điều 20. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật văn bản đi
Điều 21. Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Điều 22. Lưu văn bản đi
Mục 3: LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 23. Lập Danh mục hồ sơ
Điều 24. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập
Điều 25. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan, tổ chức
Mục 4: QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU
Điều 26. Quản lý con dấu
Điều 27. Sử dụng con dấu
Chương III
CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Mục 1: CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU
Điều 28. Giao, nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
Điều 29. Thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh
Điều 30. Chỉnh lý tài liệu
Điều 31. Xác định giá trị tài liệu
Điều 32. Hội đồng xác định giá trị tài liệu
Điều 33. Hủy tài liệu hết giá trị
Điều 34. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
Mục 2: BẢO QUẢN, TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 35. Bảo quản tài liệu lưu trữ
Điều 36. Đối tượng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu
Điều 37. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Điều 38. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Điều 39. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ
Điều 40. Quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và
Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn
Điều 41. Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử
Chương IV
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 42. Trách nhiệm thi hành
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
Họ và tên

BỘ NỘI VỤ CỘNGHÒAXÃHỘICHỦNGHĨAVIỆTNAM
TRƯỜNGĐẠIHỌCNỘIVỤHÀNỘI Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: 24 /QĐ-ĐHNV Hà Nội, ngày 20 tháng 12 năm 2016
QUYẾT ĐỊNH
Về việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu
HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
Căn cứ Quyết định số 347/QĐ-BNV ngày 19 tháng 4 năm 2012 của Bộ trưởng
Bộ Nội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội;
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Quyết định số 205/QĐ-ĐHNV ngày 24 tháng 4 năm 2012 của Hiệu
trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội về việc thành lập Phòng Hành chính-tổng hợp;
Xét đề nghị của Trưởng Phòng Hành chính-Tổng hợp,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu và chỉ định các thành viên
tham gia (có danh sách kèm theo).
Điều 2. Hội đồng xác định giá trị tài liệu có nhiệm vụ nghiên cứu, tư vấn
cho Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trong việc lựa chọn tài liệu có
giá trị giữ lại bảo quản và loại tài liệu hết giá trị theo quy định của pháp luật
hiện hành.
Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký, sau khi hoàn thành nhiệm vụ
thì Hội đồng xác định giá trị tài liệu chấm dứt hoạt động.
Điều 3. Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Trưởng ban Tổ chức
cán bộ, Chánh Văn phòng, Trưởng ban Tài chính kế toán, trưởng các đơn vị và các cá
nhân có tên trong Điều 1 chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
Nơi nhận:
- Hiệu trưởng;
- Như Điều 3;
- Lưu VT, HCTH.
HIỆU TRƯỞNG
(Chữ ký và dấu)
PGS.TS. Triệu Văn Cường
DANH SÁCH HỘI ĐỒNG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU

(Ban hành kèm theo Quyết định số 24 /QĐ-HVTC ngày 20 tháng 12 năm
của Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội)
TT Họ và tên Chức vụ - Đơn vị Chức vụ Hội đồng
1. TS. Hà Quang Ngọc Phó Hiệu trưởng Chủ tịch
2. Nông Văn A TrưởngphòngKếhoạchTàichính Uỷ viên
3. Hoàng Thị B TrưởngphòngHànhchính-Tổnghợp Uỷ viên
4. Trần Văn C TrưởngkhoaKhoaHànhchínhhọc Uỷ viên
5. Mai Văn D TrưởngkhoaKhoaQuảntrịvănphòng Uỷ viên
6. Nguyễn Thị E Chuyên viên phòng Hành chính-Tổng
hợp
Thư ký
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
(Danh sách gồm 18 người)

Câu 7: Khái niệm, yêu cầu, phương pháp soạn thảo công văn
KN: Công văn là loại văn bản không có tên gọi cụ thể, đc dùng phổ biến trong
các cơ quan vào nhiều mục đích khác nhau như: chỉ đạo nhắc nhở, đôn đốc thực
hiện các nhiệm vụ công tác; thông báo, phản ánh tình hình; hướng dẫn thực hiện
văn bản của cấp trên….
Yêu cầu:
- Thực hiện đầy đủ đúng đắn các thành phần thể thức văn bản
- Mỗi công văn chỉ nên đề cập đến một vấn đề với nội dung ngắn gọn, đủ
ý, rõ rang, dễ hiểu tạo thuận lợi cho việc nghiên cứu, giải quyết.
- Nghiêm túc, đúng mực, lịch sự.
Phương pháp soạn thảo.
+ Thể thức: gồm có 09 yếu tố thể thức theo quy định chung tại Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 về thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản hành chính.
+ Bố cục: 3 phần
+Phần mở đầu: nêu cơ sở, lý do ban hành văn bản.
+ Phần nội dung: Trình bày các ý tưởng, các mục, các vấn đề sắp xếp theo một
trật tự hợp lí theo hướng biện dẫn, giải quyết và kết luận.
+ Phần kết luận: Tùy vào từng nội dung văn bản có cách kết luận cho phù hợp.
VD: đối với một công văn đề nghị thì có thể kết thúc như sau:
“ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chúng tôi rất mong được sự quan tâm chỉ dạo
của Bộ Trưởng.
Xin trân trọng cảm ơn.”

BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI
VỤ HÀ NỘI
Số: /ĐHNV
V/v liên hệ cho sinh viên kiến
tập
Hà Nội, ngày ….. tháng 12 năm 2016
Kính gửi: Sở Nội vụ thành phố Hà Nội.
Thực hiện nội dung chương trình đào tạo ngành học, năm học 2016-2017,
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức đợt kiến tập cho sinh viên ngành Quản lý nhà
nước khóa 2014-2018, hệ chính quy.
Nhà trường kính đề nghị Sở Nội vụ thành phố Hà Nội tiếp nhận sinh viên
Lăng Thị Hương, lớp Quản lý nhà nước 14A về kiến tập tại quý cơ quan.
Thời gian: 01 tháng (từ ngày 01/01/2016 đến 01/02/2016).
Kính mong quý cơ quan giúp đỡ và tạo điều kiện thuận lợi cho sinh viên Lăng
Thị Hương được kiến tập theo đúng lịch trình và kế hoạch nhằm giúp sinh viên hoàn
thành tốt nhiệm vụ học tập.
Xin trân trọng cảm ơn./.
Nơi nhận:
- Như trên;
- QLĐT, CTSV;
- Lưu: VT,
HIỆU TRƯỞNG
(Chữ ký, dấu)
Họ và tên

UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI
SỞ NỘI VỤ
Số: 72/SNV-VP
V/vtiếpnhậnsinhviênthựctập
Hà Nội , ngày ….. tháng 12 năm 2016
Kính gửi: Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Phúc đáp giấy giới thiệu số 14/GGT-ĐHNV ngày 24/02/2014 cuả Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội. Sau khi nghiên cứu chuyên ngành học của sinh viên và
chức năng nhiệm vụ của Sở Nội vụ thành phố Hà Nội, Sở Nội vụ có ý kiến như
sau:
- Đồng ý tiếp nhận sinh viên Lăng Thị Hương, sinh viên lớp Đại học Quản
lý nhà nước 14A thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
- Thời gian tiếp nhận thực tập: từ 28/02/2016 đến 28/04/2016.
Trong thời gian thực tập, yêu cầu sinh viên thực hiện nghiêm túc mọi nội
quy, quy chế của cơ quan và chấp hành hành sư phân công nhiệm vụ chuyên
môn của lãnh đạo cơ quan.
Sở Nội vụ Hà Nội thông báo để Trường Đại học Nội vụ và sinh viên
Lăng Thị Hương được biết./.
Nơi nhận:
- Như trên;
- Lưu: VT,
GIÁM ĐỐC
(Chữ ký, dấu)
Họ và tên

CÂU 8: Yêu cầu, phương pháp soạn thảo tờ trình
KN: Tờ trình là loại văn bản dung để trình bày với cấp trên về 1 chủ trương, chế
độ, chính sách, đề án công tác, dự thảo văn bản, các tiêu chuẩn… và đề nghị phê
duyệt.
Yêu cầu
- Khi trình lên cấp trên giải quyết hoặc phê duyệt một vấn đề, sự việc cụ
thể, phải trình bầy đầy đủ luận cứ để ng xét duyệt thấy đc tính cấp thiết
của vấn đê, sự việc đề nghị giải quyết
- ND phải rõ rang, cụ thể, hợp lí. Nếu xét duyệt cần thiết phải phân tích, so
sánh làm rõ ưu điểm, lợi ích, hiệu quả đạt đc nếu đề nghị đc phê duyệt
- Hành văn ngôn ngữ phải thể hiện tính khách quan,nghiêm túc, lập luận
chặt chẽ, logic, lời lẽ đúng mực…
Phương pháp:
+ Thể thức: gồm 09 yếu tố theo quy định TT 01
+ Bố cục: 03 Phần

ỦY BAN NHÂN DÂN
THỊ XÃ HƯƠNG TRÀ
Số: 541/TTr-UBND
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hương Trà, ngày 28 tháng 4 năm 2014
TỜ TRÌNH
Về việc xin tài trợ kinh phí xây dựng
Công trình: Cộng đồng phòng tránh thiên tai - Trường mầm non Hương Toàn.
Kính gửi: Quỹ Hỗ trợ Phòng tránh thiên tai miền Trung.
Thị xã Hương Trà gồm 16 xã, phường. Trong đó nhiều xã còn khó khăn,
chưa có các công trình kiên cố để đáp ứng để nhu cầu về trường học và điểm
tránh bão lũ của nhân dân trong vùng. Đặc biệt, xã Hương Toàn phần lớn người
dân đều làm nông nghiệp, chăn nuôi và sản xuất nhỏ nên kinh tế vẫn còn khó
khăn, thu nhập bình quân đầu người thấp, nhà cửa đa số một tầng tránh mưa
nắng là chủ yếu. Đây là một trong những vùng thấp trũng nằm ở hạ lưu sông Bồ
canh cửa biển Thuận An nên tình trạng lũ lụt xảy ra hằng năm với cường độ và
mức lũ lớn, có những năm có 3 đến 4 cơn lũ lớn xảy ra liên tiếp, mực nước lên
nhanh, có thể nói là lũ chồng lên lũ; những lúc này người dân phải sơ tán đến
các khu trung tâm để ẩn tránh nhưng do địa điểm có công trình kiên cố để tránh
bão lũ nằm cách xa nên việc di chuyển kịp thời là hết sức khó khăn, đặc biệt là
người già và trẻ em.
Mặc khác, đây là một địa bàn đông dân (hơn 13 nghìn dân) kéo dài hơn
6km. Hiện tại, toàn xã có 01 trường trung học cơ sở, 03 trường tiểu học và chỉ
có 01 trường mầm non – đây là trường mầm non có nhiều điểm lẻ nhất (06 cụm
lớp) và những điểm lẻ này rất chật hẹp, xuống cấp nghiêm trọng, chưa đáp ứng
được điều kiện giảng dạy và học tập của trẻ. Trong lúc điều kiện cơ sở vật chất
vẫn còn hạn chế thì số lượng học sinh tăng theo từng năm nên làm tăng thêm sự
quá tải của trường. Do đó, việc đầu tư xây dựng ở đây một trường mầm non 08
phòng học 02 tầng là rất phù hợp; vừa phục vụ việc học cho các cháu, vừa là nơi
trú ẩn của nhân dân khi bão lũ đến, tránh được sự tổn thất về người và tài sản
của người dân trong vùng.
Tuy vậy do ngân sách còn hạn chế, nhiều vấn đề kinh tế, xã hội cần phải đầu
tư; do đó thị xã chưa sắp xếp được kinh phí để xây dựng. Sau khi nghiên cứu về
mục tiêu tài trợ của Quỹ Hỗ trợ Phòng tránh thiên tai miền Trung, UBND thị xã
Hương Trà lập tờ trình này kính đề nghị HĐQL Quỹ quan tâm tài trợ cho thị xã
một trường mầm non 08 phòng 2 tầng với các nội dung như sau:

1. Tên công trình: Cộng đồng phòng tránh thiên tai - Trường mầm non
Hương Toàn.
2. Địa điểm xây dựng: xã Hương Toàn, thị xã Hương Trà, tỉnh TT-Huế.
3. Chủ đầu tư: Ban Đầu tư và Xây dựng thị xã Hương Trà.
4. Hình thức quản lý dự án: Theo quy định hiện hành.
5. Nhiệm vụ công trình:
6. Hình thức đầu tư: Xây dựng mới.
7. Nội dung và quy mô đầu tư:
Xây dựng khối nhà 02 tầng, 08 phòng diện tích sàn khoảng 930m2 + khu
phục vụ ăn diện tích 70m2
. Kết cấu khung bê tông cốt thép chịu lực.
8. Tổng mức đầu tư: Khoảng 7.900 triệu đồng.
(Bằng chữ: Bảy tỷ, chín trăm triệu đồng).
9. Nguồn vốn đầu tư:
- Quỹ Hỗ trợ phòng tránh thiên tai Miền Trung.
- Vốn đối ứng của tỉnh Thừa Thiên Huế và thị xã Hương Trà.
10. Thời gian thực hiện dự án: Năm 2014-2015.
UBND thị xã Hương Trà kính đề nghị Quỹ Hỗ trợ phòng tránh thiên tai miền
Trung xem xét chấp thuận tài trợ kinh phí để đơn vị sớm triển khai các bước tiếp
theo.
Rất mong sự giúp đỡ của quý đơn vị./.
Nơi nhận: TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
- Như trên; CHỦ TỊCH
- UBND tỉnh (b/c);
- Ban CH PCLB và TKCN tỉnh (b/c);
- Lưu VT.

Câu 9. Yêu cầu, phương pháp soạn thảo báo cáo
KN: Báo cáo là loại văn bản dung để phản ánh tình hình, sơ kết, tổng kết công tác.
Yêu cầu:
- Khách quan, trung thực: các sự kiện, hiện tượng, số liệu đưa vào báo cáo phải chính
xác, phản ánh đúng đắn tình hình thực tế, không thổi phồng ưu điểm, che giấu thiếu sót,
xuyên tạc sự thật.
- ND báo cáo có trọng tâm, trọng điểm.
- Kịp thời, thời sự, nhanh chóng
Phương pháp :
+ Thể thức: 09 thê thức theo TT01
+ Bố cục:
Phần I. Đặc điểm tình hình chung: nêu đặc điểm, tình hình nơi sự việc đó xảy ra; thuận
lợi, khó khan trong quá trình thực hiện.
Phần II. Sơ kết, tổng kết những công việc đã và đang làm (ND kết quả thực hiện công
việc, nhiệm vụ; kết quả; nguyên nhân…)
Phần III. Phương hướng, nhiệm vụ trong thời gian tới ( chỉ tiêu phấn đấu căn cứ vào
kết quả; cách thức biện pháp thực hiện; Ys kiến đề xuất, kiến nghị với cấp trên có thẩm
quyền.
Câu 10. Yêu cầu, phương pháp ghi biên bản
Kn : BB là văn bản hành chính dung để ghi chép lại những sự việc đã xảy ra hoặc đang
xảy ra do những người chứng kiến thực hiện.
BB có nhiều thể loại khác nhau như biên bản hội nghị, cuộc họp, biên bản sự việc,
biên bản xử lý…
Yêu cầu:
Trung thực, chính xác, khách quan
Ghi chép và mô tả chính xác, trung thực, đầy đủ các số liệu, diễn biến các sự kiện, vụ
việc xảy ra. Không suy diễn, bình luận và thêm bớt theo ý chủ quan.
Có trọng tâm, trọng điểm

Không ghi chép, diễn giải lan man mà đi vào trọng tâm trọng điểm, tập trung vào vấn
đề.
Về thủ tục phải chặt chẽ :
+ Nếu có tang vật, vật chứng phải ghi vào và kèm theo biên bản
+ BB làm xong phải được những người có mặt nhất trí thông qua, nếu có sai sót phải
bổ sung, sửa chữa lại và xác nhận vào biên bản. việc thông qua và nhất trí với biên bản
phải đc ghi vào biên bản.
+ Những người chịu trách nhiệm chính (chủ tọa, thư ký, người hỏi cung…) hoặc người
làm chứng đều phải kí vào biên bản.
Đòi hỏi trách nhiệm cao ở người lập và những người có trách nhiệm ký chứng thực
biên bản. Thông tin muốn chính xác, có độ tin cậy cao phải được đọc lại cho mọi người có
mặt cùng nghe, sửa chữa lại cho khách quan, đúng đắn và tự giác (không được cưỡng bức)
ký vào biên bản để cùng chịu trách nhiệm
Phương pháp soạn thảo:
+ thể thức : 09
+ bố cục :
Mở đầu : thời gian, địa điểm, thành phần tham dự (tên chủ tọa, thư ký, thành phần
tham gia: cán bộ cơ quan, đơn vị, số lượng có mặt, vắng, lý do vắng; thành phần khách
mời), lý do cuộc họp.
Nội dung: diễn biến nội dung cuộc họp
Phần đầu đọc BC: Họ tên chức vụ ng đọc BC, tên BC
Phần thảo luận tham luận: họ tên, chức vụ ng đọc, tên bản tham luận; tên người phát
biểu ý kiến, ý kiến ng phát biểu.
Kết:
biểu quyết, đặc điểm phiếu bầu, kết quả
Phát biểu cảm tưởng
Thời gian bế mạc
Số lượng BB đc làm ra
Thư kí đọc BB trước hội nghị

Những người liên quan kí vào BB
Câu 11. Soạn thảo thông báo
- Xây dựng bố cục thông báo: Bản thông báo cần có các yếu tố: (1) địa danh, ngày,
tháng, năm ra thông báo; (2) tên cơ quan thông báo; (3) số, ký hiệu công văn; (4) tên văn
bản (thông báo) và trích yếu nội dung thành các mục, các điều cho dễ nhớ.
- Trong thông báo: Đề cập ngay vào nội dung cần thông tin và không cần nêu lý do,
căn cứ, hoặc nêu tình hình chung như các văn bản khác. Loại thông báo cần giới thiệu các
chủ trương, chính sách, thì phải nêu rõ tên, số và ngày tháng ban hành văn bản đó, trước
khi nêu những nội dung khái quát.
Trong thông báo, dùng cách hành văn phải rõ ràng, dễ hiểu và mang tính đại chúng
cao, cần viết rất ngắn gọn, đủ thông tin, không bắt buộc phải lập luận hay biểu lộ tình cảm
như trong các công văn, phần kết thúc chỉ cần tóm tắt lại mục đích và đối tượng cần được
thông báo. Ngoài ra, phần kết thúc không yêu cầu lời lẽ xã giao như công văn hoặc xác
định trách nhiệm thi hành như văn bản pháp quy.
Phần đại diện ký thông báo: Không bắt buộc phải là thủ trưởng cơ quan, mà là những
người giúp việc có trách nhiệm về các lĩnh vực được phân công hay được uỷ quyền ký và
trực tiếp thông báo dưới danh nghĩa thừa lệnh thủ trưởng cơ quan.
Phương pháp ghi BB:
- Phương pháp ghi cụ thể, chi tiết: Ap dụng đối với những biên bản ghi những cuộc
họp quan trọng, khám xét, khám nghiệm, hỏi cung, bàn giao công tác…. Tuyệt đối không
đc bỏ sót những nội dung chủ yếu. Có những trường hợp phải ghi nguyên văn nội dung lời
phát biều của người tham dự cuộc họp, lời khai của những đối tượng bị thẩm vấn, lời kết
luận của những người phụ trách kiểm tra, thanh tra hoặc khám nghiệm.
- Phương pháp ghi tóm tắt, khái quát có trọng tâm trọng điểm.
- Phương pháp ghi tổng hợp là phương pháp ghi biên bản kết hợp cả hai phương pháp
trên.
Câu 12: phân biệt công văn đề nghị và tờ trình
Giống nhau: đều là VB hành chính thông thường do các cơ quan, tổ chức, cá nhân có
thẩm quyền ban hành nhằm giải quyết một vấn đề nào đó
Khác nhau:

Công văn đề nghị là văn bản của cơ quan cấp dưới gửi cho các cơ quan cấp trên, hoặc
cơ quan ngang cấp, ngang quyền giao dịch với nhau để đề nghị, yêu cầu giải quyết những
công việc nào đó có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan đó.
Tờ trình là văn bản đề xuất với cấp trên một vấn đề mới, xin cấp trên phê duyệt. đó có
thể là một chủ trương, một phương án công tác, một chính sách, một chế độ, một tiêu
chuẩn, định mức hoặc một đề nghị bổ sung bãi bỏ một văn bản, một quy định lỗi thời hoặc
là những vấn đề thông thường tong điều hành và quản lý ở cơ quan như mở rộng quy mô,
thya đổi chức năng hoạt động, xây dựng them cơ sở vật chất.
Công văn đề nghị dung để đề nghị, yêu cầu và có thể gưi cho cơ quan cấp trên, cùng
cấp và cơ quan cấp dưới.
Tờ trình dung để xin, đề xuất một vấn đề nào đó và tờ trình chỉ dung để gửi cho cơ
quan cấp trên chứ không gửi cho cơ quan cấp dưới hoặc ngang cấp.
Câu 13: soạn thảo kế hoạch
Kế hoạch: Là văn bản dùng để xác định phương hướng, chỉ tiêu của nhiệm vụ, biện
pháp tiến hành một lĩnh vực, một nhiệm vụ công tác của CQ, đơn vị.
Thể thức:
Bố cục:
Phần 1: mục đích, yêu cầu của bản kế hoạch
Căn cứ vào những yêu cầu thực tiễn; kế hoạch công tác đã hoạch định, chủ trương của
Đảng, NN để xác định mục đích..
Đặt ra những yêu cầu để đạt đc mục đích đó
Phần 2: nội dung kế hoạch
Xác định, sắp xếp những công việc cần làm theo thứ tự logic
Xác dịnh thành phần, đối tượng tham gia, thời gian, địa điểm điều kiện, biện pháp
Phần 3: kết thúc (tổ chức thực hiện)
Phân công rõ rang, cụ thể trách nhiệm từng cơ quan, đơn vị cá nhân
Quy định về sự phối hợp giưa các cơ quan, đơn vị, cá nhân và quy định về chế độ báo
cáo phản hồi nếu cần
Câu 14: so sánh BC sơ kết và BC tổng kết?

BC sơ kết là báo cáo phản ánh tình hình, kết quả một giai đoạn, một phần công việc đã
đề ra theo kế hoạch từ đó đánh giá kết quả đạt được nhằm rút kinh nghiệm và làm cơ sở để
kịp thời để ban hành quyết định quản lý, hướng tới hoàn thành toàn bộ công việc
BC tổng kết là báo cáo tổng hợp tình hình, kết quả hoạt động sau khi kết thúc toàn bộ
công việc đã đề ra theo kế hoạch, từ đó đánh giá toàn bộ kết quả đạt được, nhằm rút kinh
nghiệm cho các công việc sau này và làm cơ sở để kịp thời ban hành quyết định quản lý.
BC sơ kết thì ngắn gọn hơn; BC tổng kết thì chi tiết đầy đủ.
BC sơ kết để báo cáo, phản ánh tình hình đang trong quá trình thực hiện
BC tổng kết báo cáo đầy đủ, tổng thể hơn; nội dung chi tiết, khái quát hơn và có cấu
trúc, bố cục chi tiết như: phần đặc điểm tình hình, nội dung kết quả thực hiện, phương
hướng, kết quả thực hiện, kết luận.
Câu 15: phân biệt giấy mời và công văn mời
Giống nhau:
Đều là VBHC thông thường dung để mời các tổ chức, cá nhân khác tới dự, trao đổi về
một vấn đề nào đó.
Công văn mời là văn bản để các cơ quan nhà nước triệu tập chính thức các cơ quan, tổ
chức, cá nhân hữu quan đến dự họp, hội nghị, thảo luận…về các vấn đề liên quan.
Giấy mời dung để mời các cơ quan, tổ chứ, cá nhân đến dự họp, hội nghị trao đổi…về
các vấn đề liên quan. Giấy mời phải có đủ thể thức như một văn bản quản lý nhà nước.
Đều là văn bản của một cơ quan, tổ chức gửi cho các thành viên hoặc các bên có liên
quan đến dự họp tại một địa điểm, trong đó nêu rõ nơi họp, ngày giờ, nội dung, người chủ
trì, lý do, dự kiến thời gian kết thúc.
Khác nhau:
Về chủ thể phát hành: giấy mời thì bất kì đơn vị nào cũng có thể phát hành, cong công
văn chỉ có những đơn vị nhà nước phát hành và thường áp dụng cho nhuwngc nội dung
họp quan trọng.
Công văn mang tính pháp lý cao hơn, thể hiện như 1 chỉ thị và gần như bắc buộc bạn
phải tham gia

Ky thuat soan thao van ban

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Similar to Ky thuat soan thao van ban

Similar to Ky thuat soan thao van ban (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (13)

Ky thuat soan thao van ban