Cơ sở lý luận về công tác soạn thảo và ban hành văn bản. Văn bản nói chung là một loại phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ. Văn bản được hình thành trong nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội. Tùy theo lĩnh vực cụ thể mà văn bản có nội dung khác nhau và được thể hiện bằng các hình thức khác nhau. Thường đó là tập hợp của các câu có tính trọn vẹn về nội dung và hoàn chỉnh về thể thức, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục đích nhất định.

1. Dịch vụ viết thuê đề tài – KB Zalo/Tele 0917.193.864 – luanvantrust.com
Kham thảo miễn phí – Kết bạn Zalo/Tele mình 0917.193.864
LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
1.1. Một số khái niệm
1.1.1. Khái niệm văn bản
Văn bản nói chung là một loại phương tiện ghi tin và truyền đạt thông
tin bằng ngôn ngữ. Văn bản được hình thành trong nhiều lĩnh vực của đời sống
xã hội. Tùy theo lĩnh vực cụ thể mà văn bản có nội dung khác nhau và được thể
hiện bằng các hình thức khác nhau. Thường đó là tập hợp của các câu có tính
trọn vẹn về nội dung và hoàn chỉnh về thể thức, có tính liên kết chặt chẽ và
hướng tới một mục đích nhất định.
Trong cuốn “ Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý Nhà nước”
của Tác giả Bùi Khắc Việt do Nhà xuất bản khoa học xã hội ấn hành năm 1997
có trình bày khái niệm về văn bản như sau: ” Văn bản là sản phẩm của lời nói,
thể hiện bằng hình thức viết. Tuy nhiên văn bản không phải đơn thuần là tổng
số từ ngữ, những lời nói trên giấy mà là kết quả tổ chức có ý thức của quá trình
của quá trình, nhằm thực hiện một mục tiêu nào đó”. [50;10]
Dưới góc độ ngôn ngữ học, Lê A và Đinh Thanh Huệ đã định nghĩa văn
bản như sau: “Văn bản là sản phẩm lời nói ở dạng chữ viết của hoạt động giao
tiếp mang tính hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung nhằm đạt tới một
hoặc một số giao tiếp nào đó” [18; 139]
Trong cuốn Tiếng Việt thực hành của nhóm tác giả Nguyễn Quang Ninh
và Hồng Dân đề cập” Văn bản là một thể hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về
nội dung, thống nhất về cấu trúc, độc lập về giao tiếp, dạng tồn tại điển hình
của văn bản là ở dạng viết “.[25; 15]
Xem xét dưới góc độ hành chính học, trong sách Lý luận và phương pháp
công tác văn thư, tác giả Vương Đình Quyền nhận định” Văn bản là
10

2. Dịch vụ viết thuê đề tài – KB Zalo/Tele 0917.193.864 – luanvantrust.com
Kham thảo miễn phí – Kết bạn Zalo/Tele mình 0917.193.864
khái niệm dùng để chỉ công văn giấy tờ hình thành trong hoạt động của cơ quan
tổ chức” [40;57], còn dưới góc độ văn bản học thì ” Văn bản được hiểu là vật
mang tin được ghi bằng kí hiệu ngôn ngữ nhất định” [40; 56]
Như vậy, theo nghĩa chung nhất thì văn bản là một loại phương tiện ghi
tin và truyền đạt thông tin. Thông tin trong văn bản là thông tin về các sự vật,
hiện tượng, sự kiện sản sinh trong quá trình tự nhiên và xã hội.
1.1.2. Khái niệm văn bản quản lý Nhà nước
Theo nghĩa chung nhất Văn bản quản lý Nhà nước là những văn bản dó
các cơ quan Nhà nước hoặc cá nhân có thẩm quyền ban hành theo một trình tự,
thủ tục, hình thức luật định, mang tính quyền lực và làm phát sinh các trách
nhiệm pháp lý trong quá trình thực hiện.
Trong sách” Soạn thảo và xử lý văn bản trong công tác của cán bộ lãnh
đạo” của Tác giả Nguyễn Văn Thâm đã đưa ra khái niệm” Văn bản quản lý
Nhà nước là văn bản thể hiện ý chí, mệnh lệnh của cơ quan Nhà nước đối với
cấp dưới. Đó là hình thức để cụ thể hóa pháp luật, là phương tiện để điều chỉnh
những quan hệ xã hội thuộc phạm vi quản lý của Nhà nước. Văn bản quản lý
Nhà nước do cơ quan Nhà nước ban hành và sửa đổi theo Luật định” [46;26]
Tác giả Vương Đình Quyền đề cập đến khái niệm Văn bản quản lý Nhà
nước trong cuốn Lý luận và phương pháp công tác văn thư như sau” Văn bản
quản lý Nhà nước là văn bản mà các cơ quan Nhà nước dùng để ghi chép,
truyền đạt các quyết định quản lý và các thông tin cần thiết cho hoạt động quản
lý theo đúng thể thức, thủ tục và thẩm quyền luật định”. [40;58]
Như vậy, có nhiều cách nhìn nhận khác nhau về khái niệm này. Trong
phạm vi khóa luận, Văn bản quản lý Nhà nước được hiểu theo nghĩa chung nhất
như đã trình bày ở trên.
11

3. Dịch vụ viết thuê đề tài – KB Zalo/Tele 0917.193.864 – luanvantrust.com
Kham thảo miễn phí – Kết bạn Zalo/Tele mình 0917.193.864
1.1.3. Khái niệm văn bản hành chính
Trong cuốn Phương pháp soạn thảo và ban hành văn bản hành chính,
tác giả Nguyễn Minh Phương nhận định: “Văn bản hành chính là những loại
văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành để trao đổi, giải quyết, đề nghị, phản
ánh một vấn đề, một công việc nào đó theo quy định của pháp luật”. [36;7]
Tác giả Ngô Sỹ Trung khái quát khái niệm này trong cuốn Soạn thảo vản
bản hành chính (2015) như sau: “ Văn bản hành chính là các thông tin quản lý
thành văn được hình thành trong hoạt động quản lý, điều hành của các tổ chức
tham gia quản lý xã hội”. [48;6]
Như vậy có thể hiểu văn bản hành chính là văn bản mang tính thông tin
dùng để ghi chép, truyền đạt quyết định quản lý và các thông tin cần thiết khác
cho hoạt động quản lý theo đúng thẩm quyền, thể thức và thủ tục luật định.
Nói cách khác, văn bản hành chính là phương tiện quan trọng để đảm
bảo thông tin trong quản lý và nó phản ánh kết quả của hoạt động quản lý, đồng
thời nó truyền đạt ý chí, mệnh lệnh của cấp trên đối với cấp dưới thuộc phạm
vi quản lý. Văn bản hành chính là thông tin giao dịch chính thức giữa các cơ
quan tổ chức với nhau hoặc giữa cơ quan tổ chức với công dân.
Văn bản hành chính gồm có 2 loại:
- Văn bản hành chính cá biệt: Là phương tiện thể hiện quyết định quản
lý do cơ quan có thẩm quyền ban hành nhằm quyết định các vấn đề cụ thể của
cơ quan. Các văn bản hành chính cá biệt thường gặp là: Quyết định bổ nhiệm,
quyết định nâng bậc lương…
- Văn bản hành chính thông thường là những văn bản có nội dung chứa
đựng các thông tin mang tính chất điều hành hành chính trong các cơ quan Nhà
nước như văn bản hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, báo cáo tình hình,
trao đổi công việc, theo dõi tình hình thực hiện công việc.
12

4. Dịch vụ viết thuê đề tài – KB Zalo/Tele 0917.193.864 – luanvantrust.com
Kham thảo miễn phí – Kết bạn Zalo/Tele mình 0917.193.864
Văn bản hành chính thông thường gồm 2 loại chính:
+ Văn bản có tên loại: Quyết định, quy chế, thông báo, quy định, nội
quy, hướng dẫn, đề án, báo cáo, chương trình, kế hoạch, biên bản, tờ trình, hợp
đồng, các loại giấy( giấy giới thiêu, giấy đi đường, giấy nghỉ phép, giấy ủy
quyền)…, các loại phiếu( phiếu khảo sát, phiếu gửi, phiếu trình)
+ Văn bản không có tên loại: Công văn
1.2. Các chức năng của Văn bản
1.2.1. Chức năng pháp lý
Văn bản là phương tiện ghi chép và truyền đạt các văn bản quy phạm
pháp luật và để điều tiết các mối quan hệ xã hội bằng hệ thống luật pháp đã
được văn bản hóa, tạo điều kiện phổ biến rộng rãi, đầy đủ, chính xác việc thực
thi pháp luật một cách đúng đắn, nghiêm minh và thống nhất.
Các thông tin về pháp luật, các quy định của Nhà nước, mối quan hệ và
trách nhiệm pháp lý của các cơ quan đều được thể hiện bằng văn bản. Do vậy
văn bản là công cụ được sử dụng để điều chỉnh các quan hệ xã hội, đồng thời
cũng là tiếng nói chính thức của cơ quan đó, được thể hiện bằng dấu của cơ
quan và chữ ký của người có thẩm quyền. Đó là những bằng chứng đảm bảo
cho văn bản ban hành có giá trị pháp lý, tức là có hiệu lực thi hành và trong một
số trường hợp có thể dùng làm căn cứ để giải quyết mâu thuẫn, truy cứu trách
nhiệm.
1.2.2. Chức năng thông tin
Chức năng thông tin là chức năng bao quát nhất của văn bản, vì trong
quá trình quản lý, điều hành và các hoạt động khác của cơ quan, tổ chức thì văn
bản là phương tiện truyền tải thông tin quan trọng nhất và phổ biến nhất.
Các thông tin văn bản cung cấp có thể là:
- Thông tin về đường lối của Đảng, các chính sách, pháp luật của Nhà
nước liên quan đến mục tiêu, chức năng nhiệm vụ của cơ quan
13

5. Dịch vụ viết thuê đề tài – KB Zalo/Tele 0917.193.864 – luanvantrust.com
Kham thảo miễn phí – Kết bạn Zalo/Tele mình 0917.193.864
- Các thông tin quản lý trong nội bộ tổ chức
- Các quyết định quản lý giữa các cơ quan với nhau, hoặc giữa các bộ
phận trong cơ quan
- Thông tin về các mặt hoạt động của cơ quan.
- Thông tin bằng văn bản là thông tin có độ chính xác, tin cậy cao
nhất.
1.2.3. Chức năng quản lý
Văn bản là phương tiện hữu hiệu trong việc truyền đạt các quyết định
quản lý cho cấp dưới một cách thuận lợi và chính xác.
Trong công tác quản lý, văn bản được sử dụng vào nhiều mục đích quan
trọng như: Truyền đạt các quyết định quản lý, hướng dẫn, đôn đốc thực hiện
công việc; báo cáo tình hình lên cấp trên, liên hệ, trao đổi công việc với các cơ
quan khác. Trong đó khâu quan trọng nhất là truyền đạt các quyết định quản lý
như triển khai các nội dung của chủ trương, chính sách, kế hoạch… Các thông
tin trong văn bản sẽ làm cơ sở để tổ chức quản lý các hoạt động của cơ quan,
tiến hành kiểm tra đôn đốc cũng như đánh giá hiệu quả công việc đồng thời là
cơ sở pháp lý để đề ra các quy định đảm bảo tính hiệu quả và tính luật.
1.3. Những yêu cầu đối với công tác soạn thảo và ban hành văn bản
1.3.1. Yêu cầu về thẩm quyền
Mỗi cơ quan tổ chức tham gia quản lý xã hội, trong quá trình tồn tại và
phát triển đều phải thực hiện hoạt động hành chính trong nội bộ và với cơ quan
tổ chức khác, và các thông tin đó phải được văn bản hóa.
Văn bản ban hành phải đảm bảo đúng thẩm quyền về nội dung và thẩm
quyền về hình thức.
Thẩm quyền về nội dung: Văn bản phải đảm bảo phù hợp với chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan ban hành theo đúng với văn bản quy
14

6. Dịch vụ viết thuê đề tài – KB Zalo/Tele 0917.193.864 – luanvantrust.com
Kham thảo miễn phí – Kết bạn Zalo/Tele mình 0917.193.864
định; không có sự chồng chéo, mâu thuẫn chức năng, nhiệm vụ giữa các cơ
quan, bộ phận, cá nhân.
Thẩm quyền về hình thức: Văn bản được ban hành đúng thể loại văn bản
được quy định với từng loại cơ quan, cá nhân.
1.3.2. Yêu cầu về nội dung
Nội dung văn bản là thành phần quan trọng nhất của văn bản. Mỗi loại
hình văn bản có nội dung khác nhau song đều phải đảm bảo các yêu cầu cũng
như mục đích ban hành, phải đảm bảo phù hợp với chủ trương, quan điểm của
Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước, nhất là đối với văn bản Quy phạm
pháp luật( QPPL) ban hành phải đúng thẩm quyền, đảm bảo tính hợp hiến, hợp
pháp, tính thống nhất của hệ thống văn bản QPPL, đảm bảo tính thực tiễn, tính
lịch sử... của văn bản.
- Nội dung văn bản ban hành phải có tính mục đích. Mục đích của nội
dung văn bản thể hiện ở tính thiết thực, đáp ứng nhu cầu thực tiễn đặt ra, phù
hợp với pháp luật hiện hành, không trái với văn bản của cấp trên, có tính khả
thi và góp phần hoàn thiện, nâng cao chất lượng của hệ thống văn bản pháp
luật. Đây là yêu cầu đòi hỏi tất yếu mà mọi văn bản khi soạn thảo cần thực thi.
Vì thực tiễn là cơ sở của chân lý, là tiêu chuẩn của pháp luật, văn bản ban hành
phù hợp với thực tiễn sẽ khẳng định tính đúng đắn của văn bản đó.
- Nội dung văn bản phải phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách
của Đảng, pháp luật của Nhà nước, phục vụ cho việc thực hiện nhiệm vụ chính
trị của cơ quan, tổ chức, phải đảm bảo chính xác tuyệt đối về mặt pháp lý, phải
đúng thẩm quyền và đảm bảo tính thống nhất, tính chính xác, không làm thiệt
hại đến lợi ích hợp pháp của công dân.
Để đáp ứng được yêu cầu này đòi hỏi người tham gia vào công tác soạn
thảo văn bản không những phải nắm vững đường lối, chính sách của Đảng,
pháp luật của Nhà nước còn phải có tâm đức trong công việc mới có thể thể
15

7. Dịch vụ viết thuê đề tài – KB Zalo/Tele 0917.193.864 – luanvantrust.com
Kham thảo miễn phí – Kết bạn Zalo/Tele mình 0917.193.864
chế hoá đầy đủ, chính xác và khách quan vào văn bản trong điều kiện nền
kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa ở nước ta hiện nay.
- Nội dung văn bản ban hành phải đảm bảo tính khoa học: tính khoa học
của văn bản thể hiện ở chỗ: văn bản có đầy đủ thông tin pháp lý và thông tin từ
thực tiễn, các thông tin này phải được xử lý và đảm bảo tính chính xác, logic
về nội dung, nhất quán về chủ đề tránh tình trạng trùng lặp, chồng chéo
trong các quy định về pháp luật. Tính khoa học của văn bản còn thể hiện ở việc
sử dụng ngôn ngữ đại chúng để mọi tầng lớp nhân dân đều hiểu được. Tính
khoa học còn thể hiện thông qua việc lựa chọn hình thức văn bản phải phù hợp
với từng công việc cụ thể để người soạn thảo trình bày nội dung văn bản cần
truyền đạt thuận lợi nhất, tuân thủ pháp luật và các quy định hiện Hành đơn
giản, đảm bảo thẩm mỹ mà không vi phạm nguyên tắc.
- Nội dung văn bản phải đảm bảo tính phổ thông đại chúng: văn bản khi
soạn thảo và ban hành phải đáp ứng với trình độ dân trí, dễ hiểu, dễ nhớ
song không làm ảnh hưởng đến tính nghiêm túc chặt chẽ và khoa học của văn
bản. Vì sự quản lý của cơ quan, tổ chức nhất là sự quản lý của cơ quan quản lý
nhà nước luôn gắn chặt với đời sống xã hội, liên quan trực tiếp tới nhân dân,
chính nhân dân là đối tượng thực thi. Tính phổ thông đại chúng giúp cho quần
chúng nhân dễ dàng, nhanh chóng nắm bắt chính xác ý đồ của cơ quan ban hành
văn bản để từ đó có hành vi đúng đắn thực hiện.. Tính dân chủ của văn bản chỉ
thực sự có được khi: văn bản phản ánh được nguyện vọng của nhân dân, vừa
có tính thuyết phục, vừa có tính động viên nhân dân, tạo được không khí lành
mạnh trong việc tuân thủ pháp luật và xây dựng đạo đức xã hội trong nhân dân.
Các quy định cụ thể trong văn bản không trái với các quy định trong Hiến pháp
về quyền lợi, nghĩa vụ của công dân.
- Văn bản phải có tính khả thi: tính khả thi là một yêu cầu đối với mọi
loại hình văn bản, đồng thời đó cũng là hiệu quả của sự kết hợp đúng đắn và
16

8. Dịch vụ viết thuê đề tài – KB Zalo/Tele 0917.193.864 – luanvantrust.com
Kham thảo miễn phí – Kết bạn Zalo/Tele mình 0917.193.864
hợp lý các yêu cầu đã nêu trên.
Ngoài ra, để các nội dung của văn bản được thi hành đầy đủ, nhanh
chóng và hiệu quả, văn bản còn phải hội tụ các điều kiện sau:
+ Nội dung văn bản đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp
lý, nghĩa là phù hợp với trình độ năng lực, khả năng vật chất của chủ thể thi
hành. Đây cùng là yêu cầu về kinh tế vì nếu nội dung văn bản ban hành phù
hợp với sự phát triển của kinh tế xã hội thì sẽ thúc đẩy xã hội phát triển.
Ngược lại nếu văn bản đưa ra các quy định, mệnh lệnh vượt quá khả năng kinh
tế thì không có cơ sở, điều kiện vật chất để thực thi, sẽ làm tổn hại đến uy tín
của Nhà nước và tạo điều kiện phát sinh tiêu cực. Nếu văn bản chứa đựng các
quy phạm hay mệnh lệnh quá lạc hậu sẽ không kích thích sự năng động, sáng
tạo của các chủ thể và làm lãng phí thời gian và tài sản của đất nước.
+ Nội dung văn bản phải phản ánh được các quy luật kinh tế nhằm đưa
các quy định, mệnh lệnh hướng nền kinh tế cũng như toàn bộ xã hội vận động
theo đúng các quy luật khách quan.
Với các yêu cầu trên ta thấy, khi quy định các quyền cho chủ thể phải
kèm theo các điều kiện bảo đảm để thực hiện các quyền đó; đồng thời phải nắm
vững điều kiện, khả năng mọi mặt của đối tượng thực hiện văn bản nhằm xác
lập trách nhiệm của họ trong các văn bản cụ thể.
1.3.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày
Kỹ thuật trình bày văn bản gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề văn
bản, vị trí các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ được thực hiện
theo các quy định sau:
- Nghị định số 110/2004/NĐ- CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ về công tác văn thư;
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 2 năm 2010 của Chính
17

9. Dịch vụ viết thuê đề tài – KB Zalo/Tele 0917.193.864 – luanvantrust.com
Kham thảo miễn phí – Kết bạn Zalo/Tele mình 0917.193.864
phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08
tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 1 năm 2011 của Bộ
Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
Về thể thức bao gồm các thành phần bắt buộc sau:
+ Quốc hiệu
+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
+ Số, ký hiệu văn bản
+ Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản
+ Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
+ Nội dung văn bản
+ Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
+ Dấu của cơ quan tổ chức
+ Nơi nhận
Bên cạnh các thành phần thể thức bắt buộc trên, có thể có các thành
phần khác tùy thuộc mục đích và nội dung của văn bản như:
+ Dấu chỉ mức độ khẩn
+ Dấu chỉ mức độ mật
+ Dấu chỉ dẫn về phạm vi lưu hành, đối tượng phổ biến
+ Địa chỉ cơ quan; Địa chỉ thư điện tử, số điện thoại, số Fax, địa chi
trang thông tin điện tử
+ Ký hiệu người đánh máy và số lượng văn bản phát hành
+ Chỉ dẫn phụ lục kèm theo
+ Đánh số trang
Các yếu tố này sẽ được làm rõ trong phần thực trạng công tác soạn thảo
và ban hành văn bản ở chương II.
1.3.4. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
18

10. Dịch vụ viết thuê đề tài – KB Zalo/Tele 0917.193.864 – luanvantrust.com
Kham thảo miễn phí – Kết bạn Zalo/Tele mình 0917.193.864
Trong sách Lý luận và phương pháp công tác văn thư, GS Vương Đình
Quyền đề cập “ Quy trình soạn thảo văn bản là trình tự các công việc cần thực
hiện trong quá trình soạn thảo văn bản. Quy trình soạn thảo văn bản cho phép
định hướng từ đầu một cách hợp lý nhất đối với từng cơ quan, từng đơn vị, từng
loại văn bản được soạn thảo”.
Tác giả Nguyễn Văn Thông đưa ra quy trình này trong cuốn Soạn thảo
và xử lý văn bản quản lý nhà nước gồm 05 bước sau:
+ Xác định mục đích và nội dung các vấn đề cần văn bản hóa từ đó xác
định tên loại văn bản
+ Xây dựng bản thảo
+ Thông qua lãnh đạo
+Xử lý kỹ thuật về mặt hành chính
+ Ký và ban hành văn bản
Theo quy định của Pháp luật tại Nghị định 110/2004/NĐ - CP ngày 08
tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư có điều khoản nói về trình
tự của việc xây dựng và ban hành văn bản nói chung gồm các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo
Giai đoạn này gồm các công việc sau:
- Xác định mục đích và định hướng khi xây dựng văn bản
+ Xác định mục đích ban hành văn bản: Liên quan đến các mục đích như
để thông tin, để trao đổi công việc, để giao dịch hoặc báo cáo tình hình
hay đặt ra các quy tắc xử sự đối với đối tượng cụ thể…
- Xác định thẩm quyền ban hành và tính pháp lý của văn bản: Văn bản
có thuộc phạm vị chức năng quyền hạn của cơ quan không? Là văn bản có
tính pháp lý hay văn bản thông thường, quan hệ giữa cơ quan ban hành với các
cơ quan khác? Nội dung có đúng với các văn bản đã ban hành trước đó không?
19

11. Dịch vụ viết thuê đề tài – KB Zalo/Tele 0917.193.864 – luanvantrust.com
Kham thảo miễn phí – Kết bạn Zalo/Tele mình 0917.193.864
- Xác định hình thức, nội dung, mức độ khẩn mật của văn bản:
Khi xác định rõ mục đích soạn thảo, người soạn thảo sẽ dễ dàng xác định
được hình thức văn bản, từ đó xác định bố cục nội dung của văn bản và xem
xét tính chất của vấn đề soạn thảo để đề xuất với lãnh đạo quyết định mức độ
khẩn mật của văn bản.
- Thu thập và xử lý thông tin: Để văn bản ban hành được chính xác,
thuyết phục, người soạn thảo phải thu thập các thông tin liên quan đến vấn đề
được nói đến trong văn bản. Nguồn của thông tin thu thập thường là:
+ Các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo của cấp trên
+ Văn bản nội bộ cơ quan
+ Văn bản của cơ quan tổ chức liên quan bên ngoài cơ quan
Sau khi thu thập, thông tin này phải được xử lý, sắp xếp để phục vụ tốt
nhất cho mục đích ban hành văn bản, tránh trùng thừa, chồng chéo hoặc có nội
dung không sát với vấn đề được đề cập trong văn bản.
Bước 2: Soạn thảo văn bản
- Lập đề cương: Đề cương là bản trình bày những điểm chính, cốt lõi
dự kiến thể hiện trong nội dung văn bản. Xây dựng đề cương giúp người soạn
thảo chủ động hơn, bố cục văn bản chặt chẽ hơn, tránh bỏ sót các ý quan trọng,
- Viết bản thảo: Người soạn thảo dùng lời văn, câu chữ cụ thể hóa các
điểm chính đã được xác định trong đề cương. Bám sát để cương để chia bố cục
hợp lý, linh hoạt trong sử dụng câu từ, liên kết các đoạn, câu để văn bản thành
một thể thống nhất.
- Kiểm tra văn bản. Sau khi viết bản thảo, kiểm tra bản thảo về nội dung
đã phù hợp với mục đích ban hành, thẩm quyền, vấn đề trọng tâm được trình
bày nổi bật. Về hình thức, kiểm tra các thành phần thể thức đã trình này đúng
với quy định chưa? Ngôn ngữ sử dụng hợp lý, xúc tích chưa?
20

12. Dịch vụ viết thuê đề tài – KB Zalo/Tele 0917.193.864 – luanvantrust.com
Kham thảo miễn phí – Kết bạn Zalo/Tele mình 0917.193.864
- Lấy ý kiến cho dự thảo: Người soạn thảo gửi bản thảo đến các đơn vị
bộ phận liên quan để lấy ý kiến góp ý. Sau đó, người soạn thảo tổng hợp, nghiên
cứu, tiếp thu ý kiến và hoàn thiện dự thảo văn bản.
Bước 3: Duyệt và trình ký văn bản
Sau khi hoàn thiện dự thảo, người soạn thảo có trách nhiệm trình người
phân công soạn thảo để duyệt dự thảo. Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì
soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản trước
lãnh đạo cơ quan và trước pháp luật.
Bộ phận Hành chính( Văn phòng) có trách nhiệm kiểm tra mọi thông tin,
kỹ thuật trỉnh bày, thể thức và và có nhiệm vụ hoàn thiện thủ tục ban hành văn
bản.
Sau khi bộ phận Hành chính duyệt, dự thảo văn bản được chuyển lên
người có thẩm quyền ký. Người ký văn bản sẽ duyệt lần cuối trước khi ký.
Bước 4 : Ban hành văn bản
Sau khi văn bản được ký ban hành, người chịu trách nhiệm soạn thảo
chuyển văn bản cho văn thư để hoàn thiện thủ tục ban hành gồm có các công
việc:
+ Ghi số, ngày tháng năm ban hành văn bản
+ Vào sổ văn bản đi, sổ lưu văn bản
+ Kiểm tra lần cuối về thể thức văn bản
+ Nhân bản văn bản đủ số lượng ban hành
+ Đóng dấu cơ quan
+ Phát hành văn bản
+ Lưu văn bản
+ Theo dõi văn bản phát hành.
Như vậy căn cứ theo các văn bản quy phạm pháp luật, quy trình soạn
thảo và ban hành văn bản nói chung được thực hiện như đã trình bày ở trên.
21

13. Dịch vụ viết thuê đề tài – KB Zalo/Tele 0917.193.864 – luanvantrust.com
Kham thảo miễn phí – Kết bạn Zalo/Tele mình 0917.193.864
Tùy tính chất công việc và đặc điểm của từng cơ quan mà quy trình đó có thể
thay đổi hoặc thêm/ bớt một vài bước trong đó.
1.3.5. Yêu cầu về ngôn ngữ.
Đặc trưng của ngôn ngữ trong văn bản thể hiện ở các yêu cầu sau:
- Tính chính xác, rõ ràng: Cách diễn đạt trong câu phải chính xác, dễ
hiểu. Cách dùng từ phải nhất quán và đơn nghĩa, câu phải mạch lạc, ngắn gọn
và có sự liên kết
- Tính phổ thông đại chúng: Tránh dùng các từ ngữ trừu tượng, trong
trường hợp có sử dụng phải có sự giải nghĩa rõ ràng, không sử dụng tiếng lóng,
tiếng địa phương.
- Tính khách quan: Văn bản phải thể hiện được được ý chí khách quan,
hạn chế sử dụng đại từ nhân xưng ngôi thứ nhất, không có yếu tố cảm xúc cá
nhân.
- Tính khuôn mẫu: Văn bản phải trình bày đúng quy định của nhà
nước về thể thức, kỹ thuật trình bày. Tính khuôn mẫu cho phép văn bản sử
dụng các cấu trúc, thuật ngữ nhiều lần.
- Tính trang trọng lịch sự: Sử dụng cách diễn đạt mang tính nghi thức,
thể hiện sự tôn trọng; từ ngữ đơn nghĩa, thống nhất; sử dụng các mẫu câu mang
tính lịch sự sẵn có.
Tiểu kết
Chương 1 đề cập đến cơ sở khoa học của công tác soạn thảo và ban hành
văn bản, khái quát các khái niệm, chức năng của văn bản, các yêu cầu của công
tác soạn thảo và ban hành văn bản. Từ đó nhận thức tầm quan trọng của công
tác này, tính thiết yếu phải nâng cao hiệu quả của soạn thảo và ban hành văn
bản đồng thời làm cơ sở để phân tích và đưa ra những nhận xét về thực trạng
thực hiện công tác này tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam.