Dokumen tersebut memberikan ringkasan singkat tentang pengalaman magang selama satu bulan di Bagian Organisasi Sekretariat Daerah Pemerintah Kabupaten Malang. Dokumen ini menjelaskan tugas dari tiga sub bagian di organisasi tersebut dan hambatan yang dihadapi serta saran untuk meningkatkan pengelolaan surat dan dokumentasi.

1. BAB V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Satu bulan, terhitung dari tanggal 11 juni 2012 sampai dengan 13 Juli
2012 adalah waktu yang cukup memberikan kami banyak pengalaman dan
pelajaran yang berharga ketika kami melaksanakan kegiatan KKN/Magang di
Bagian Organisasi Sekretariat Daerah Pemerintah Kabupaten Malang. Banyak hal
yang kita peroleh, yang sebelumnya menjadi wacana dan teori yang kami pelajari
di kampus dan organisasi. Kami dapat melihat, memperhatikan, mempelajari, dan
mempraktekkan secara langsung seperti apa sebenarnya dunia kerja itu. Menjadi
sedikit peka dengan permasalahan-permasalahan yang terjadi di Bagian
Organisasi Sekretariat Daerah Pemerintah Kabupaten Malang. Dan secara tidak
langsung kami bisa mencari sedikit solusi terhadap permasalahan yang ada dari
beberapa pengetahuan yang sudah kami peroleh di kampus. Jadi, apa yang kita
peroleh di tempat magang terhadap tujuan dan rencana kegiatan KKN/Magang
yang telah diwacanakan, menurut kami sudah mencapai titik sempurna.
Ditempat magang kami, di Bagian Organisasi Sekretariat Daerah
Pemerintah Kabupaten Malang terdapat tiga sub bagian dengan tugas dan
perangkatnya masing - masing, yakni Sub Bagian Kelembagaan, Sub Bagian
Ketatalaksanaan, dan Sub Bagian Sumber Daya Aparatur. Masing-masing tugas
pokoknya yaitu 1) Sub Bagian Kelembagaan memiliki tugas mengumpulkan data
yang diperlukan untuk penyempurnaan, pemantapan dan pengembangan
Organisasi Satuan Kerja di Lingkungan Pemerintah Daerah. 2) Sub Bagian

2. Ketatalaksanaan memiliki tugas memberikan bantuan teknis Ketatalaksanaan
kepada seluruh perangkat daerah untuk kelancaran penyelenggaraan tugas
pokoknya sepanjang tidak bertentangan dengan peraturan yang berlaku 3). Sub
Bagian Sumber Daya Aparatur memiliki tugas mengumpulkan dan mengolah
bahan untuk pelaksanaan dan pemanfaatan hasil Analisis dan Formasi Jabatan.
Disamping tugas pokok tersebut, masih banyak lagi tugas-tugas dan fungsi dari
masing-masing sub bagian yang terdapat di Bagian Organisasi Sekretariat Daerah
Pemerintah Kabupaten Malang. Dari tiga sub bagian yang terdapat pada Bagian
Organisasi Sekretariat Daerah Pemerintah Kabupaten Malang tersebut kami
bertiga ditempatkan di Sub Bagian Sumber Daya Aparatur. Dari bagian tersebut
apabila disesuaikan dengan tugas pokoknya sudah dilakukan sebaik-baiknya
sesuai dengan kemampuan mereka. Namun ada beberapa kekurangan yang
menurut kami perlu dibenahi lagi agar bisa semakin optimal.
1) Dari hasil analisis diketahui hambatan pengelolaan administrasi yang terjadi
di Bagian Organisasi Sekretariat Daerah sebagai berikut :
- Surat dan dokumentasi masih bercampur dan tidak teratur dari
berbagai sumber yang berbeda.
- Surat dan dokumentasi yang dipinjam namun akhirnya terselip dan
hilang, sehingga harus dicari dari arsip bagian lain.
- Banyaknya surat dan kegiatan yang sudah selesai, namun tidak segera
direkap, maka pada saat dibutuhkan mengalami kesulitan dalam
mencari data-data tersebut/yang diperlukan.
- Tempat/lemari arsip yang juga terbatas sampai tidak mampu
menampung arsip yang ada.

3. 2) Manfaat yang diperoleh dengan pengelolaan surat dan dokumentasi
kegiatan yang baik yaitu :
- Lebih mudah, lengkap dan cepat menemukan data yang di cari.
- Pelayanan yang diberikan kepada masyarakat semakin baik karena
data yang dicarikan segera tersaji.
- Sebagai pedoman/acuan dalam pelaksanaan kegiatan yang serupa
diwaktu mendatang.
- Ruangan kerja yang nyaman, rapi dan teratur.
- Semakin meningkatkan etos dan prestasi kerja pegawai.
- Pegawai lebih cepat dalam mengupdate data–data.
- Keakuratan data semakin terjaga dan dapat dipertanggung jawabkan.
- Semakin menunjang dalam kegiatan lainnya.
5.2 Saran
1) Pengelolaan data surat dan dokumentasi kegiatan sebaiknya dilakukan
secara teratur, seperti memilah-milah dan mengelompokan sesuai jenis
serta bulan pelaksanaannya, misalnya pada pengeloalaan surat,
dokumentasi dan arsip , penginputan data ke komputer serta rekap bulanan
agar kegiatan–kegiatan berikutnya dapat berjalan baik dan lancar.
2) Surat dan dokumentasi dicatat manual pada buku register surat secara
berurutan berdasar nomor dan waktu pelaksanaan, kemudian diarsipkan
dan disimpan. Data di input ke komputer kemudian di print-out dan diteliti
sekali lagi dengan buku register bulanan, sebelum di ajukan ke kepala
seksi sebagai laporan bulanan.

4. 3) Perlu dilakukan pendataan surat secara berkala agar pada saat laporan
kegiatan dibutuhkan, dapat memudahkan dalam pencariannya.
4) Melakukan pemusnahan berkala terhadap arsip-arsip yang sudah
kadaluarsa.