Modul ini membahas cara penanganan dokumen administrasi kepegawaian secara sistematis dan teratur untuk memudahkan pencarian informasi. Dibahas pula jenis-jenis dokumen kepegawaian, prosedur penyimpanan, pemeliharaan, dan pelayanan informasi sesuai pedoman pengelolaan tata naskah. Penyimpanan dapat dilakukan secara fisik maupun digital, dengan masing-masing kelebihan dan keterbatasan.

1. MAKALAH
PENGANAN DOKUMEN ADMINISTRASI
KEPEGAWAIAN
Disusun oleh :
Nama : Yaselia safitri
Kelas : XI – Adminstrasi Perkantoran
Sekolah Menengan Kejuruan Badan Perguruan Indonesia
Tahun Ajaran 2015/2016

2. KATA PENGANTAR
Puji syukur kepada Allah SWT atas tersusunnya modul administrasi
kepegawaian ini yang bersifat untuk kalangan sendiri. Modul ini bertujuan untuk
mempermudah siswa dalam dalam kegiatan belajar.
Modul ini disusun berdasarkan Kurikulum 2013 untuk tingkat XI SMK
jurusan Administrasi Perkantoran kelompok Bisnis Manajemen. Didalam modul
ini membahas secara umum mulai dari Perencanaan Kepegawaian sampai dengan
Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan. Pembahasan ini berdasarkan dengan silabus
Administrasi Kepegawaian (C3) Kurikulum 2013 yang lebih menitikberatkan
kepada pembentukan karakter.
Demikian, semoga modul ini benar-benar dapat memberikan motivasi
belajar siswa dan mempersiapkan siswa yang memiliki karakter yang kuat, cerdas,
mandiri, kreatif, inovatif, dan tanggap terhadap perkembangan dunia kerja dalam
hal kepegawaian. Penulis menyadari bahwa dalam penulisan modul ini masih
banyak kekurangannya, oleh karena itu Penulis menerima kritik dan saran yang
membangun.
Tangerang, Agustus 2014
Penulis

3. CARA PENANGANAN DOKUMEN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
(PEDOMAN PENGELOLAAN TATA NASKAH KEPEGAWAIAN)
Nah sebelum mempelajari bagaimana penanganan atau pengeolaan dokumen
kepegawaiannya, kita terlebih dahulu harus mengerti apa itu arsip? Apa itu
arsip kepegawaian? Apa itu dokumen kepegawian? Apa itu tata naskah
kepegawaian? Apa itu jadwal retensi arsip kepegawaian?
ARSIP adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dgn perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
ARSIP KEPEGAWAIAN adalah kumpulan surat – surat keputusan dibidang
kepegawaian yang dikeluarkan oleh pejabat berwenang, disimpan dalam susunan
yang teratur dan tertib sehingga dapat ditemukan dan dipergunakan apabila
diperlukan.
DOKUMEN KEPEGAWAIAN adalah Surat Keputusan dibidang Kepegawaian
yang dikeluarkan oleh Pejabat yang berwenang.
TATA NASKAH KEPEGAWAIAN adalah sistem penyimpanan dan
pemeliharaan surat – surat keputusan dibidang kepegawaian, dikeluarkan pejabat
berwenang yang disusun secara teratur, tertib dan terus menerus dalam media
yang ditetapkan.
JADWAL RETENSI ARSIP adalah Daftar sebagaimana dimaksud Peraturan
Pemerintah Republik Indonesia Nomor : 34 Tahun 1979, Pasal 4 ayat 3, yaitu
daftar berisi sekurang-kurangnya jenis arsip beserta jangka waktu
penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman
penyusutan arsip
JADWAL RETENSI ARSIP KEPEGAWAIAN PNS DAN PEJABAT
NEGARA, merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan. Digunakan sebagai
pedoman penyusutan arsip yang berkaitan dengan Arsip Kepegawaian PNS dan
Pejabat Negara di lingkungan Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan
Pemerintah Pusat dan Daerah.
Sebenarnya untuk apa dokumen kepegawaian atau arsip kepegawaian ini perlu
dikelola dengan baik? Latar belakangnya apa? Tujuannya apa?

4. Dengan adanya pengelolaan dokumen dan arsip kepegawaian yang baik, maka
bermanfaat untuk:
1. Memberikan kemudahan dalam pencarian dokumen
2. Efisiensi, efektivitas tempat, waktu, tenaga dan biaya
3. Tersusunnya dokumen PNS sesuai PERKA BKN No 18 Tahun 2011
Pengelolaan tata naskah dokumen kepegegawaian ini dilaksanakan dalam rangka
meningkatkan pentingnya dokumen/berkas tata naskah / arsip Kepegawaian PNS
sebagai salah satu sumber informasi manajemen kepegawaian yang dapat
membentuk citra positif arsip/tata naskah kepegawaian.
Nah untuk itu perlu pedoman pengelolaan tata naskah kepegawaian secara efisien
dan efektif. Untuk mendukung penyusunan dan pemeliharaan Tata Naskah
Kepegawaian PNS diperlukan adanya :
ü Prosedur kegiatan / SOP (Standar Operasional Prosedur).
ü Dokumen kepegawaian PNS yang lengkap & akurat.
ü Pengelola Tata Naskah / SDM yg mengelola naskah/arsip kepegawaian
ü Sarana & Prasarana yang digunakan dalam mengelola arsip kepegawaian.
Dengan adanya pedoman pengelolaan tata naskah kepegawaian yang baik tersebut
bertujuan agar:
ü Dapat menjadi Pedoman bagi Instansi pusat dan daerah guna mewujudkan sistem
informasi kepegawaian yang terintegrasi secara nasional.
ü Dapat digunakan sebagai Pelayanan informasi kepegawaian yang efisien dan
efektif.
Fungsi ketersediaan dokumen tata naskah kepegawaian antara lain sebagai:
1. Bukti fisik yang disusun secara kronologis sejak seorang PNS menjadi pegawai
sampai dengan purna tugas
2. Instrumen yuridis jika terjadi sengketa pegawai
3. Bukti akuntabilitas kinerja instansi pemerintah
Nah bagaimana sistem pengelolaannya? Kita mengenal pengelolaan tata
naskah dokumen fisik dan tata naskah dokumen digital. Mari kita uraikan!
Apa saja kelebihan dan kekurangan masing-masing sistem/cara penyimpanan
takah kepegawaian

5. a. Data Fisik
Penyimpanan dokumen berupa fisik maksudnya adalah penyimpanan dokumen
atau file berupa kertas, surat, gambar, patung dan lain-lain. Penyimpanan
dokumen fisik ini biasanya disebut arsip, yaitu menyimpan secara langsung
dokumen ditempat yang telah ditentukan dan diberi label tertentu.
b. Data Digital
Penyimpanan dokumen berupa data digital merupakan penyimpanan dokumen
atau file berupa data computer atau hasil scanning dari file data fisik.
Menurut Sri Widodo selaku Kepala Seksi Pelayanan Direktorat pada Direktorat
Pengelolaan Data Arsip Kepegawaian (PDAK) I, dalam buletin Badan
kepegawaian Negara Edisi XIV November 2010, menjelaskan bahwa dengan
Elektronik Record Management (ERM), Badan Kepegawaian Negara (BKN)
melakukan konversi dan migrasi takah (tata naskah) arsip kepegawaian dari file
berbasis kertas menuju file berbasis elektronik. Konversi dan migrasi ini
dilakukan dengan pemindaian (scaning), identifikasi (indexsing) serta pengelolaan
(managing) terhadap file image dari hasil scaning terhadap file kepegawaian.
Sri Widodo juga menambahkan ERM terhadap takah kepegawaian akan
memberikan manfaat terutama bagi pelayanan masyarakat. ERM yang uptodate
akan berguna dan efektif dalam memberikan informasi yang akuntable, autentik,
transparansi informasi dan pertukaran informasi baik internal maupun eksternal
bahkan lintas organisasi pemerintah (Widodo,2010). Dari berbagai permasalahan
dalam proses penyimpanan dan pencarian kembali data konvensional, maka perlu
dicarikan penyelesaian permasalahan tersebut.
Berikut ini beberapa kelebihan dari sistem data digital yang menjadi
pertimbangan untuk memilih data digital sebagai pilihan dalam
penyelesaian permasalahan tersebut karena:
1. Sistem data digital memberikan kemudahan dalam proses penyimpanan,
pencarian kembali dan penyajian informasi yang dibutuhkan. Kemudahan dari
sistem data digital disebabkan karena sebagian proses pengolahan data dapat
dilakukan oleh system komputer yang akan dibangun.
2. Ruang tempat penyimpanan data digital tidak membutuhkan banyak tempat,
karena data digital dapat disimpan pada hardisk, Removeable, dan dalam bentuk
Compact Disk. Berbeda dengan data konvensional semakin ditambah datanya
maka akan memerlukan banyak tempat penyimpanan.
3. Data digital mudah dilakukan back-up file, karena back-up file dapat dilakukan
setiap saat sesuai kebutuhan. Bila terjadi kerusakan data maka data pada back-up

6. yang masih tersimpan dapat dipergunakan kembali. Jika pada data konvensional
jika dilakukan back-up data akan berakibat penambahan ruang tempat
penyimpanan data.
4. Data digital juga mudah untuk dilakukan manajemen dan pengelolaan. Pada
penelitin ini pengelolaan data digital mempergunakan manajemen folder. Pada
proses manejemen data digital sebagian proses dilakukan oleh sistem yang akan
dibangun.
5. Memberikan kemudahan akses terhadap data digital, penggunaan yang fleksible
dan kemudahan distribusi data digital jika diperlukan. Dengan adanya berbagai
kemudahan dari pengelolaan data digital tersebut perlu diperhatikan masalah hak
cipta dan hak kepemilikan materi digital. Setiap materi digital yang menjadi
bagian dari distribusi elektronik bersifat rentan terhadap pengkopian dan
pendistribusian oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab terhadap
penggunaan data digital. Perlindungan hak cipta dan sebagai autentikasi data
digital dengan mempergunakan teknik hidden message (steganografi).
Steganografi adalah suatu teknik yang mengijinkan para pengguna untuk
menyembunyikan suatu pesan didalam pesan yang lain secara kasat mata tidak
merubah bentuk data digitalnya. Dengan steganografi dimungkinkan untuk
menyembunyikan informasi hak cipta seperti identitas seorang pengarang, tanggal
ciptaan, dan lainlain. Steganografi adalah suatu cara
menyisipkan/menyembunyikan informasi kedalam berbagai macam variasi jenis
dokumen seperti: gambar, audio , video, text atau file biner.
Nah bagaimana Prosedur/Tahapan dalam pengelolaan tata naskah
kepegawaian? Di atas tadi katanya harus ada pedoman dalam pengelolaan tata
naskah kepegawaian, salah satunya yang perlu diperhatikan yaitu SOP
(Standart Operating Procedure) dalam mengelola dokumen administrasi
kepegawaian meliputi
a. Jenis dokumen yang disimpan
a. Kartu Pendaftaran Ulang Pegawai Negeri Sipil (KARDAF) Tahun 1974.
b. Dokumen Kepegawaian Perorangan (DKP).
c. Nota Persetujuan / Penetapan NIP Kepala BKN
d. SK Pengangkatan CPNS sebagai Realisasi dari Nota Persetujuan Ka. BKN yg
diterbitkan oleh instansi.
Surat Keputusan Pengangkatan CPNS menjadi PNS.

7. e. dll
b. Prosedur pencatatan dokumen
Kegiatan pencatatan dokumen kepegawaian PNS yang disimpan dalam bentuk
dokumen fisik meliputi verifikasi dan validasi.
c. Prosedur penyimpanan dokumen
1. Memberikan Label pada lemari dan sampul sesuai urutan NIP
2. Menyusun tata Naskah ke dalam lemari sesuai urutan NIP
3. Menyimpan tata Naskah ke dalam lemari sesuai urutan NIP
4. Membuat laporan
d. Prosedur pemeliharaan dokumen
1. Melakukan inventarisasi & rasionalisasi isi takah sesuai dengan jadwal retensi
takah dan membuat laporan
2. Jika terjadi mutasi di lingk, BKD Kab/Kota/Prov tata naskah pegawai ybs
dipindahkan sesuai unit kerja yg baru.
3. Mengendalikan jumlah dan isi takah secara berkala serta mengendalikan katalog
peminjaman & pengembalian tata naskah
4. Memperpanjang usia dokumen: mengatur suhu ruangan, memberikan
penerangan cukup, dan membersihkan lemari takah
e. Prosedur pelayanan informasi dokumen
1. Unit kerja yang akan meminjam dokumen mengisi blanko peminjaman tata
naskah.
2. Blanko peminjaman harus disetujui oleh pejabat eselon II.
3. Jangka waktu peminjaman paling lama 5 (lima) hari kerja.
Apa sajakah jenis-jenis arsip kepegawaian? Bagaimana menyusun tata naskah
kepegawaian yang baik? Apa saja kelengkapan dokumen tata naskah
kepegawaian perseorangan? Apa titu Buku Penjagaan Administrasi
Kepegawaian?
JENIS ARSIP KEPEGAWAIAN:
1) Formasi Pegawai
2) Penerimaan Pegawai.
3) Pengangkatan Pegawai.
4) Pembinaan Karir Pegawai
5) Penyelesaian Pengelolaan Keberatan Pegawai.
6) Mutasi Pegawai.

8. 7) Administrasi Pegawai.
8) Kesejahteraan Pegawai.
9) Proses Pemberhentian Pegawai/Pensiun.
10) Keputusan Pemberhentian Pegawai/Pensiun.
11) Perselisihan/Sengketa Kepegawaian.
12) Pemberian Tanda Jasa/Penghargaan.
13) Data Kepegawaian.
14) Dokumentasi Kepegawaian.
15) Berkas Perorangan Pegawai Negeri Sipil.
MENYUSUN TATA NASKAH KEPEGAWAIAN YANG BAIK:
Setiap pengelola arsip kepegawaian, diharapkan perlu :
1. Menjaga kerapihan penyimpanan;
2. Menjaga kebersihan tempat penyimpanan;
3. Menjadi Petugas yang terampil dan terdidik;
4. Menciptakan sistem arsip yang mudah dalam penyimpanan dan mudah
menemukan kembali;
5. Menjaga keamanan arsip, melaksanakan fumigasi, dan lainnya sebagaimana
ketentuan pengamanan dokumen arsip umum/lainnya.
6. Pengelolaan takah PNS, hendaknya, dilaksanakan secara konvensional maupun
elektronik
KELENGKAPAN DOKUMEN TATA NASKAH KEPEGAWAIAN
PERSEORANGAN
1) Lamaran
2) Nota Persetujuan Kepala BKN (Persetujuan NIP)
3) Pengangkatan CPNS
4) Hasil Pengujian Kesehatan;
5) Pengangkatan PNS
6) Daftar Riwayat Hidup;
7) Kartu Pegawai (KARPEG);
8) Kartu istri/Suami (KARIS/KARSU);
9) Kartu Peserta Taspen;
10) Kartu Pegawai Elektronik (KPE);
11) Tanda Peserta Asuransi
12) DP 3 dari pertama sampai terakhir;

9. 13) KGB dari pertama sampai dengan terakhir;
14) SK Pengangkatan/Pemberhentian ke/dari Jabatan (Struktural/Fungsional)
15) SK KP mulai dari pertama sampai terakhir;
16) SK Hukuman Disiplin dan Berita Acara Pemeriksaan;
17) Surat Keterangan Hasil Penelitian Khusus;
18) Surat Keputusan Peninjauan Masa Kerja;
19) Perbantuan pada Instansi lain, terdiri : SK Perbantuan Kepala Daerah
Otonom/Instansi Lain dan SK Penarikan kembali dari perbantuan.
20) Surat Keputusan dipekerjakan pada Instansi;
21) Surat Keputusan Perpindahan Wilayah Kerja;
22) Surat Keputusan Perpindahan Antar Instansi;
23) SK tanda Kehormatan/jasa/Penghargaan;
24) Surat Keputusan Cuti Di Luar Tanggungan Negara (CLTN) dan SK
Persetujuan/Penugasan Kembali Cuti diluar Tanggungan Negara;
25) Salinan Ijazah Pendidikan Umum /Kedinasan/ Kursus dalam dan Luar Negeri
26) Surat Tugas/ijin Belajar Dalam/Luar Negeri;
27) Data / Mutasi keluarga PNS;
28) Pemberhentian dari & Pengangkatan kembali dalam jabatan organik
29) Laporan dan Surat Peningkatan Pendidikan/kursus;
30) Inpassing bagi gaji maupun jabatan;
31) Penetapan Angka Kredit/fungsional;
32) Pas foto berwarna ukuran 4 x 6 cm 2 (dua) lembar;
33) Nomor Pokok Wajib Pajak PNS;
34) Surat Ijin Bepergian ke Luar Negeri
35) SK Pernyataan Hilang dan SK Kembalinya PNS yang Dinyatakan Hilang;
36) SK Meninggal Dunia/Hilang;
37) SK Pemberhentian Sementara/uang tunggu;
38) Surat Keputusan Pemberhentian Pensiun atau SK Pemberhentian sebagai PNS;
BUKU PENJAGAAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN PADA TIAP
SKPD/UNIT KERJA
1) Daftar Kepemilikan Kartu TASPEN
2) Daftar Nama Pejabat Struktural
3) Daftar Nama Pejabat Fungsional
4) Daftar Cuti Pegawai Negeri Sipil
5) Buku Penjagaan Kenaikan Pangkat (KP)
6) Buku Penjagaan KGB PNS

10. 7) Daftar Kepemilikan KARIS / KARSU
8) Daftar Kepemilikan KARPEG
9) Daftar Kepemilikan Kartu Asuransi Kesehatan (ASKES)
10) Daftar Urut Kepangkatan (DUK) PNS Daerah
11) Buku Catatan Pensiun dan Realisasinya
12) Buku Catatan Pelanggaran Disiplin
13) Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Diklat
14) Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Tugas Belajar
15) Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Tugas Lainnya
16) Buku Induk Pegawai Negeri Sipil (PNS)