Hasil Observasi di Tata Usaha SMK Negeri 40 Jakarta

1. Laporan Hasil Observasi
Tata Usaha Sekolah
Administrasi Kepegawaian
Sekolah : Menengah Kejuruan 40 Jakarta
Jurusan : Administrasi Perkantoran
Kelas : XI
Penyusun : 1. Achmad Furqon Kosasih
2. Hanna Pertiwi
3. Ilhamsyah Ibnu Hidayat
4. Luthfi Arya Puspa Nugraha
5. Opi Nur Sakinah

2. Kata Pengantar
Pertama dan yang utama, penyusun memanjatkan puji dan sykur kepada
Yang Maha Kuasa. Karena berkat rahmat dan karunia-Nyalah penulis dapat
menyelesaikan laporan Observasi ini .
Kami juga sangat berterima kasih kepada pihak sekolah yang telah
mengizinkan saya untuk melakukan observasi ini di sekolah tersebut, khususnya
bagi Kepala Tata Usaha Sekolah, Guru bidang studi dan pegawai yang saya
observasi, karena atas kerja sama yang baik saya bisa mengerjakan laporan ini.
Laporan ini disusun dalam rangka memenuhi salah satu tugas mata
pelajaran Administrasi Kepegawaian. Observasi ini dilaksanakan pada tanggal 12
September 2014. Observasi ini dilakukan di ruang Tata Usaha SMK Negeri 40
Jakarta.
Penyusun menyadari laporan ini bukanlah karya yang sempurna karena
memiliki banyak kekurangan baik dalam hal isi maupun sistematika dan teknik
penulisan. Oleh sebab itu, penyusun sangat mengharapkan kritik dan saran yang
menbangun demi kesempurnaan laporan ini. Akhir kata, semoga laporan ini bisa
memberikan manfaat bagi penulis dan pembaca.
Jakarta,September 2014
Penyusun

3. BAB I
PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
Kami selaku murid diwajibkan atas menuntaskan tugas yang
diberikan guru. Pada tugas kali ini, kami diberi tugas melakukan observasi di
tata usaha sekolah kami. Setelah kami mendapatkan data, kami diperintahkan
untuk membuat laporan.
Sebenarnya, kami tidak terlalu kaget begitu mendapat perintah ini.
Dikarenakan kami sudah pernah melakukan sebelumnya. Observasi yang
kami buat adalah tentang kepegawaian. Yaitu mencakup dokumen pegawai,
daftar urutan kepangkatan pegawai, syarat menjadi pegawai, dan lain
sebagainya. Dikarenakan observasi yang kami lakukan bertepatan di tata
usaha, maka kami meminta data yang menyangkut sekolah tersebut.
2. Rumusan Masalah
Pada penelitian ini, kami memfokuskan menanyakan hal yang
berkaitan dengan kepegawaian. Data tersebut tentu saja yang mencakup data
sekolah.
Adapun yang kami rumuskan adalah berdasarkan istilah 5W1H:
a. Apa saja penggolongan pegawai di sekolah tersebut
b. Siapa saja pegawai di sekolah
c. Dimana tempat menyimpan dokumen pegawai tersebut
d. Mengapa harus ada pengarsipan dokumen
e. Bagaimana cara naik jabatan di tata usaha
3. Tujuan
Tujuan kami membuat laporan ini tentu saja untuk merangkum data yang
kami dapat dengan maksud menyelesaikan tugas yang diperintahkan guru
bidang studi kepegawaian.

4. 4. Manfaat
Laporan ini bermanfaat sebagai antara lain:
a. Sebagai syarat mendapat nilai
b. Melatih membuat karya tulis
c. Sebagai pedoman pembelajaran
d. Mengetahui apa yang dimaksud tata sekolah
e. Mengetahui kegiatan dan tugas tata usaha
f. Mengetahui apa itu pegawai
g. Mengetahui dokumen pegawai sekolah
h. Mengetahui apa itu DUK
Mungkin tidak hanya itu manfaatnya. Kami mungkin tidak menyadari
manfaat lain dari hasil observasi ini baik secara langsung maupun tidak
langsung.
1. Metode Penelitian
Dalam melakukan penelitian, penyusun menggunakan berbagai macam
teknik, diantaranya, wawancara, mengamati objek, dan dokumentasi.

5. BAB II
PEMBAHASAN
A. SEKOLAH DAN TATA USAHA
Nama SMKN 40 Jakarta
NPSN 20103786
Tipe Negeri
Alamat Jl. Nanas II Utan Kayu Utara
Propinsi DKI Jakarta
Kotamadya Jakarta Timur
Jenjang SMK
Telepon (021) 8563329
Fax (021) 8563329
Email info@smkn40jkt.net
Website http://smkn40jkt.net/
 Logo sekolah lihat di cover
Tata usaha SMK Negeri 40 Jakarta berada di lantai dasar. Jika dari pintu
gerbang sekolah, akan terlihat di ujung pojok kiri sebelum belok ke ruang
UKS.
Tata usaha SMKN 40, dikepalai oleh Bpk Yatno (nama panggilan) yang
telah berstatus pegawai sejak tahun lalu.
B. LANDASAN TEORI
1. Tata Usaha
Ditinjau dari asal katanya: "Tata Usaha" terdiri dari kata "Tata" dan
"Usaha", masing-masing memiliki perngetian: "Tata" adalah suatu peraturan
yang harus ditaati, dan "Usaha" ialah energi/tenaga yang dikeluarkan untuk
tercapainya suatu maksud/tujuan.

6. Jadi menurut arti kata, "Tata Usaha" ialah suatu peraturan yang terdapat
dalam suatu proses penyelenggaraan kerja.
Dalam Kamus Bahasa Indonesia: "Tata Usaha" ialah penyelenggaraan
tulis menulis (keuangan dan sebagainya) di perusahaan, negara dan
sebagainya, sedangkan "penata usaha ialah" orang yang menyelenggarakan
tata usaha.
The Liang Gie dalam buknya Administrasi Perkantoran Modern : "Tata
Usaha" ialah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengelola,
mengadakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang
diperlukan dalam setiap usaha kerja.
Dalam arti sempit, "Tata Usaha" juga dapat diartikan sebagai kegiatan
untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan keerangan-keterangan,
sehingga keterangan-keterangan tersebut dapat digunakan secara langsung
sebagai bahan informasi bagi pimpinan suatu organisasi yang bersangkutan
dan juga oleh siapa saja yang membutuhkannya.
2. Kepegawaian
Menurut Drs. F.X. Soedjadi, M.PA. manajemen/administrasi kepegawaian
ialah proses kegiatan yang harus dilakukan oleh setiap pemimpin agar
tercapainya tujuan organisasi seimbang dengan sifat, hakikat dan fungsi
organisasi serta sifat dan hakikat para karyawan/anggotanya.
Society for Personal Administration di Amerika Serikat memberikan
pengertian personal manajemen sebagaimana dikutip oleh Paul Pigors dan
Charles A. Myerse dalam hubungan personal administrasion sebagai berikut:
manajemen kepegawaian adalah seni mencari, mengembangkan, dan
mempertahankan tenaga kerja yang cakap dengan cara sedemikian rupa
sehingga tujuan organisasi dan efisiensi kerja dapat tercapai semaksimum
mungkin.
Menurut Drs. M. Manullang pengertian manajemen kepegawaian adalah
seni atau ilmu perencanaan, pelaksanaan, dan pengontrolan tenaga kerja untuk
mencapai tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu dengan meninggalkan
keputusan hati pada diri pekerja. Atau dengan kata lain manajemen
kepegawaian adalah suatu ilmu yang mempelajari bagaimana memberikan
fasilitas untuk mengembangkan kemampuan dan rasa partisipasi pekerja
dalam suatu kesatuan aktifitas demi tercapainya tujuan.

7. 3. Arsip dan Dokumen
Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu
archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip
itu memang menunjukkan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya,
tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai
warkat itu sendiri.
Menurut the Liang Gie dalam bukunya yang berjudul “Administrasi
Perkantoran Modern”, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara
teratur, berencana dan mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan
dapat cepat ditemukan kembali.
Sedangkan dokumen berasal dari bahasa latin yaitu docere, yang berarti
mengajar. Pengertian dokumen menurut Louis Gottschalk (1986; 38)
seringkali digunakan para ahli dalam dua pengertian, yaitu pertama, berarti
sumber tertulis bagi informasi sejarah sebagai kebalikan daripada kesaksian
lisan, artefak, peninggalan-peninggalan terlukis, dan petilasan-petilasan
arkeologis. Pengertian kedua diperuntukan bagi surat-surat resmi dan surat-surat
negara seperti surat perjanjian, undang-undang, hibah, konsesi, dan
lainnya. Lebih lanjut, Gottschalk menyatakan bahwa dokumen (dokumentasi)
dalam pengertiannya yang lebih luas berupa setiap proses pembuktian yang
didasarkan atas jenis sumber apapun, baik itu yang bersifat tulisan, lisan,
gambaran, atau arkeologis.
Dari pengertian di atas, maka dapat ditarik benang merahnya bahwa
dokumen merupakan sumber data yang digunakan untuk melengkapi
penelitian, baik berupa sumber tertulis, film, gambar (foto), dan karya-karya
monumental, yang semuanya itu memberikan informasi bagi proses penelitian.

8. C. HASIL OBSERVASI
Tata usaha di SMKN 40 merupakan penyelenggara kegiatan kearsipan dan
manajerial di sekolah tersebut. Tata usaha mempunyai peran melakukan
pelayanan dan pendekatan diri kepada anggota sekolah yang berorientasi di
administrasi.
gambar 1 : Ruang tata usaha
Dalam bidang studi "Administrasi Humas dan Keprotokolan", tata usaha
bisa disebut sebagai organisasi humas (Hubungan Masyarakat). Dalam hal
ini, humas berfungsi sebagai konstruktif dan korektif. Yang artinya memberi
pengertian demi mendapat citra positif dan membuat kegiatan evaluasi
sebagai perwujudan pelayanan maksimal.

9. gambar 2 : Tata usaha
Dalam TU SMKN40, organisasi tersebut menggunakan sistem sentralisasi
dalam penyelenggaraan kegiatannya. Hal ini disebabkan karena hanya bagian
tata usaha yang sebagai administrasi sekolah. Tak hanya itu alasannya, seperti
dikarenakan tidak begitu rumitnya masalah kearsipan di suatu sekolah. Jadi,
tak perlu banyak pengolah bisa ditangani dengan efektif dan efisie n.
Sistem penyimpanan dokumen di TU tersebut tidak hanya berdasarkan 1
penggolongan, tapi berdasarkan subjek, nomor, tanggal, maupun wilayah. Hal
ini dapat memudahkan dalam pencarian, dikarenakan jika hanya berdasarkan
1 penggolongan akan membuat bingung saat pencarian karena penuhnya
tempat menyimpan arsip.
Sebagai penyelenggara administrasi sekolah, tata usaha SMKN 40
mempunyai visi dan misi. Visi misi tersebut:
gambar 3 : Visi misi tata usaha

10. Tata usaha SMKN 40 menyimpan dokumen-dokumen berdasarkan subjek.
Hal ini dapat memudahkan pencarian dokumen jika dibutuhkan, dikarenakan
sudah tersimpan semua dokumen yang berkepentingan di tempat arsip.
gambar 4 : Dokumen dalam map
Arsip yang tersimpan terbagi menjadi 2, yaitu arsip staff dan guru.
gambar 5 : Ordner guru
Dokumen guru yang tersimpan bisa berupa surat. Surat-surat yang
diarsipkan antara lain surat lamaran, surat keputusan, surat izin, surat tugas,
surat cuti, surat pindah, daftar hadir, DUK, dll.

11. 1. Surat lamaran kerja (Curriculum Vitae)
Surat lamaran kerja adalah surat yang dibuat oleh calon pegawai untuk
sebuah organisasi untuk diproses dikarenakan keinginan untuk memasuki
organisasi tersebut.
CV (Curriculum Vitae) yang diarsipkan di TU 40, adalah CV para guru
dan staff. Khususnya guru yang melamar akan diadakan orientasi (tes)
terlebih dahulu sesuai bidang ajarnya. Tetapi, bagi guru yang diterima
menjadi pegawai, tidak langsung menjadi pegawai negeri sipil (PNS).
Untuk menjadi PNS, guru harus melewati beberapa syarat, diantaranya
adalah syarat lamanya bekerja. Sedangkan untuk menjadi pegawai TU,
syaratnya adalah minimal lulusan D3. Pegawai TU dibedakan melalui
pangkat. Dan jika ingin naik pangkat, harus melawati beberapa syarat, yaitu
dengan lamanya bekerja dan banyaknya surat tugas.
2. Surat keputusan (SK)
Surat keputusan adalah surat yang dibuat oleh pihak organisasi untuk
menginformasikan keputusan yang dibuat mengenai pegawai maupun calon
pegawai. Surat keputusan bisa berupa surat pernyataan penerimaan pegawai.
Contoh surat ini adalah surat penerimaan guru.
gambar 6 : Surat keputusan

12. 3. Surat izin
Surat izin adalah surat yang dibuat pegawai kepada pihak perusahaan yang
berisi informasi bahwa pegawai yang bersangkutan tidak dapat hadir
dikarenakan keterangan.
Surat izin harus dibuat berdasarkan alasan yang penting dan tidak boleh
sering membuatnya. Jangka waktupun tidak terlalu lama, kecuali dalam
kondisi yang memungkinkan.
Contoh surat izin adalah surat izin karena sakit. Pengajuan surat izin
karena sakit bisa dengan mengirim surat penjelasan disertai bukti (bisa dari
dokter atau rumah sakit) ataupun hanya buktinya saja.
gambar 7 : Surat izin
4. Surat tugas
Surat tugas adalah surat yang dibuat atasan kepada pegawai untuk
melaksanakan perintah yang diberikan dan menyelesaikannya dengan
tanggungjawab.
Surat tugas tidak hanya menugaskan ke luar organisasi, tapi juga bisa
kegiatan internal. Selain mendapat nilai dari hasil yang dikerjakan, surat tugas
juga dapat membantu pegawai naik jabatan.

13. gambar 8 : Surat tugas
5. Surat cuti
Surat cuti adalah surat yang dibuat oleh pegawai kepada pihak organisasi
untuk meminta waktu luang atas rencana ketidakhadiran pada waktu yang
ditentukan.
Surat cuti tidak boleh dibuat sembarangan dalam kurun waktu yang lama
kecuali dalam keadaan tertentu. Surat cuti hampir sama dengan surat izin,
bedanya kalau surat izin dibuat dengan tidak terencana sedangkan surat cuti
untuk kegiatan yang sudah diketahui waktunya. Contoh dari surat cuti adalah
surat cuti hamil, nifas, acara, dan bulanan.
gambar 9 : Surat cut i

14. 6. Surat pindah
Surat pindah adalah surat yang dibuat oleh pihak organisasi untuk
menerangkan bahwa pegawai yang bersangkutan ditindak dengan keterangan
pindah baik itu pindah bagian, mutasi, maupun pertukaran pegawai.
Contoh surat pindah adalah surat pindah ke organisasi lain.
gambar 10 : Surat pindah
7. Daftar hadir
Daftar hadir merupakan buku daftar kehadiran pegawai yang teridiri dari
waktu datang dan keluar. Daftar hadir dikumpulkan berdasarkan waktu 1
bulan dan disimpan sebagai arsip di bagian tata usaha.
Daftar hadir bagi guru terbagi menjadi guru yang sudah menjadi PNS dan
guru non-PNS.
gambar 11 : Daftar hadir

15. 8. DUK (Daftar Urutan Kepangkatan)
DUK adalah singkatan dari daftar urutan kepangkatan yaitu suatu
keterangan yang berisi daftar nama--nama pegawai yang disusun berdasarkan
golongan tertentu.
DUK dalam TU SMKN 40 berisi nama pegawai yang digolongkan
berdasarkan SK. Tingkat jabatan di TU SMKN 40 dibedakan menjadi:
1. Golongan IV: e, d, c, b, a
2. Golongan III: d, c, b, a
3. Golongan II: d, c, b, a
1. Golongan I: d, c, b, a
gambar 11 : DUK

16. BAB III
KESIMPULAN
Tata usaha bisa disamakan dengan administrasi sekolah. Tata usaha
sekolah merupakan organisasi yang mengatur kepegawaian di suatu sekolah. Tata
usaha sebagai pengambilan keputusan bisa pula mengatur dokumen-dokumen
pegawai sekolah tersebut. Diantara dokumen pegawai sekolah dibagi menjadi
dokumen staff dan guru.
Diantara dokumen yang kami dokumentasikan diantaranya surat tugas,
surat izin (sakit), surat cuti, surat lamaran, dll. Kami juga memotret bagan
pegawai, serta visi misi tata usaha bersangkutan.
Kesimpulan yang kami dapat bahwa pada tata usaha SMKN 40, kearsipan
dilakukan berdasarkan sistem sentralisasi, yaitu pemusatan penyimpanan pada 1
tempat. Sedangkan penyimpanannya berdasarkan nomor, tanggal, maupun
wilayah.
Mungkin saja SMKN 40 memakai sistem umum seperti sekolah lainnya.
Tapi mungkin juga tata usaha tersebut memakai cara sendiri dalam
menyelenggaran kegiatannya. Dan tidak semua sekolah juga memakai sistem
yang sama.