1. SMK LUI BARAT 72120 BANDAR SERI JEMPOL
NEGERI SEMBILAN
NAMA GURU : EN HAIRULNIZAM BIN HASSAN
Created and presented by:
Farah,suhada,ae-Rynn-a

2. A. DEFINISI:
 Merupakan proses penyusunan dan pengagihan sumber
manusia & sumber lain utk laksanakan tugas agar dpt capai
mtlmt yg tlh d’ttpkn dgn cekap dan b’kesan
b.KEPENTINGAN PENGORGANISASIAN
 Menjelaskan tugas2 setiap individu dlm organisasi
 Mengenal pasti siapa yg b’tanggungjwb t’rhdp siapa
 Membentuk saluran komunikasi yg formal

3. C. PROSES PENGORGANISASIAN
 Mengenal pasti aktvt
-Mtlmt organisasi yg tlh d’ttpkan m’mberi panduan tntg jenis &
b’ntuk aktvt yg perlu d’lakukan utk m’ncapai mtlmt t’rsebut
-Penetapan aktvt d’buat dgn khusus dan terperinci utk
pastikan semua aktvt d’knl pasti
 Mengelompokkan aktvt
-Aktvt2 yg s’padan dr segi fungsi dan sifat dikelompokkan atau
kata lain jabatan perlu d’bntuk.Cthnya,jabatan
pengeluaran,jbtn p’masaran,dll.
-Pengelompokan aktvt melibatkan 2 perkara
iaitu,pengelompokan aktvt yg b’padanan dan penetapan
jenis struktur organisasi(b’dsrkan fungsi atau faktor2 lain)

4.  Mengagihkan tugas
-Pengurus perlu m’mbhgikan beban kerja@ tugas 2 t’tntu kpd
individu atau kump. mengikut kebolehan dan k’mahiran yg
ada
-Setiap individu@kump. d’pertanggungjwbkn dgn tugas
masing2
-Pengagihan tugas kpd p’kerja libatkan p’runtukan autoriti dan
tanggungjwb kpd p’kerja yg b’kenaan.Peruntukan autoriti dan
tanggungjwb d’berikan p’kerja utk pastikan pekerja m’lksnkan
tugas mrk dgn cekap dan berkesan
-Pekerja yg d’pertanggungjwbkn dgn tugas t’tntu perlu
m’lksnkan tugas dgn baik
-Pengurus perlu m’n’tapkan rantaian arahan yg jelas iaitu siapa
yg ptut m’laporkan siapa.Aktvt ini m’libatkn p’bntukan
hierarki organisasi

5. -Selain pengagihan tugas,pengurus perlu m’agihkan sumber yg
t’dpt dlm organisasi kpd jbtn2 yg tlh d’bntuk.Oleh krn sumber
yg t’rhad spt kewangan pengurus perlu terlebih dahulu
m’ngenal psti apakah aktvt organisasi yg paling p’nting
-P’agihan sumber blh d’buat dgn m’utamakan aktvt yg penting
t’lbh dahulu atau aktvt yg d’peruntukkan bhgn sumber yg lbh
besar

6.  Menyelaraskan tugas
-Pengurus perlu m’mbntuk 1 mekanisme utk
m’nyatupadukan semua aktvt jbtn agar perjalanan
organisasi dpt d’laraskan dgn baik dan sempurna utk
m’capai objektif organisasi
-Mekanisme penyelarasan penting d’sbbkan byk jbtn yg
b’lainan dlm s’s’buah organisasi bg m’mastikan semua aktvt
dlm semua jbtn menuju ke 1 mtlmt yg sama,iaitu, tingkatkan
keutgn
-Salah 1 mekanisme penyelarasn ialah
mesyuarat.Cthnya,mesyuarat antara semua ketua jbtn utk
bincangkan cara utk tingkatkn keutgn.Hasil mesyuarat perlu
d’ikuti dgn tindakan dan d’laksanakan oleh semua pekerja
dlm setiap jbtn

7. d. elemen utama proses
pengorganisasian
 Pengkhususan kerja
- Tugas yg rumit kpd komponen2 yg khusus
-Pekerja hnya b’tanggungjwb kpd set yg terhad dan bkn kpd
seluruh tugas yg bsr
 Penjabatan
-Pengurus terpaksa kawal perjalanan organisasi disebabkan
plbgi aktvt dan tugas yg d’lakukn dlm s’s’buah organisasi dan
kesemua aktvt saling berkait
-Carta organisasi d’gunakan utk m’njelaskan bagaimana tugas
diagih,dikelompok,dan d’tmptkan .Dlm carta organisasi
pengelompokan tugas yg sepadan dan sesuai d’gmbrkn oleh
kotak2 t’tntu.Kotak2 ini d’panggil jbtn

8.  HIERARKI ORGANISASI
-merujuk kpd pelbagai peringkat dlm organisasi di mana
peringkat tertinggi diwakili oleh pihak pengurusan atasan yg
mengawal keseluruhan operasi organisasi.Peringkat
bawahan biasanya terletak di bahagian bwh dlm thp
organisasi
- Biasanya,hierarki t’bntuk drpd arahan
-Jangkauan kawalan m’rujuk kpd bil. p’kerja dan jbtn yg blh
d’selia dgn cekap oleh seorg pengurus.Ini m’nentukan tinggi
atau rendah satu2 hierarki organisasi.
-Rantaian arahan merujuk kpd persoalan siapa yg akn
m’laporkn kpd siapa dan ia juga m’njelaskan autoriti

9.  PENYELARASAN
-suatu proses yg melibatkan pengurus dlm menyatupadukan
semua aktiviti jabatan yg berlainan agar objektif organisasi
dpt dicapai dgn cekap dan berkesan.
-Dlm sesebuah organisasi yg kompleks,pengurus tdk dpt
mengawal dan menyelia semua aktiviti.
-Pengurus menggunakan mekanisme penyelarasan t’tntu
agar semua aktvt dan tugas yg dilaksanakan berfokus kpd
pencapaian objektif organisasi.Cthnya,tatacara dan
peraturan,jwtnkuasa dan komunikasi antara jabatan.

10. struktur organisasi
 Def:
- suatu sistem atau jaringan formal tentang perkaitan
dan perhubungan antara tugas dan aktvt yg berlainan.
 Cara utk mengetahui struktur organisasi;
-carta organisasi
-manual organisasi
-penjabatan

11. A. carta organisasi
 DEF:-
-salah satu gambar rajah lini yg menunjukkan jabatan atau
unit-unit utama dlm sesebuah organisasi.
 Empat maklumat yg dpt diketahui dlm carta
organisasi:-
-tugas
-subbahagian utama
-tahap pengurusan
-rantaian autoriti

12. 1. TUGAS
-pelbagai jenis tugas yg perlu dilaksanakan dlm sesebuah
organisasi
2. subbahagian
-setiap kotak yg mewakili subbahagian bertanggungjwb
terhadap tugas yg ditetapkan
3 Tahap pengurusan
-menunjukkan suatu carta yg bermula dr pihak pengurusan
atasan,iaitu pengerusi ahli lembaga pengarah hingga pihak
pengurusan bawahan,iaitu pelbagai pengurus bahagian

13. 4 rantaian autoriti
-menunjukkan garisan menegak yg menggambarkan
kedudukan/jwtn yg punyai lebih autoriti berbanding dgn yg
lain
-garisan tersebut menunjukkan siapa yg patut laporkan kpd
siapa

14. B. MANUAL ORGANISASI
 Def:
-dokumen yg berkaitan dengan dasar,tatacara,tugas dan
jabatan,serta skop jawatan yg relevan dengan sesebuah
organisasi
 Semua dasar dan tatacara yang terkandung dalam manual
organisasi menggambarkan misi dan matlamat organisasi.
 Melalui cara ini,maklumat berhubung dgn autoriti dan
tanggungjwb seseorg individu dpt diketahui

15. c. Penjabatan
 Def;
-Proses pengumpulan dan pengelompokan manusia dan aktvt2
yg sepadan dan logik dlm unit kerja untuk mencapai objektif
organisasi
 Penyelarasan kesemua aktvt organisasi dpt dilaksanakan
dengan lebih baik
 Terdapat 3 reka bentuk struktur organisasi;
-struktur fungsian
-struktur divisyen
-struktur matriks

16. 1. Struktur fungsian
 Merupakan pengelompokan aktvt /tugas berdasarkan
fungsi asas organisasi.
 Penjabatan yg paling asas dan lazimnya digunakan oleh
organisasi kecil yg mempunyai produk yg terhad
 Kawalan dan penyeliaan terhadap semua aktvt dlm
sesuatu jabatan mudah dilaksanakan

17. 2. Struktur divisyen
 Merupakan satu bentuk penjabatan yg tugas atau aktvt
dikelompokkan berdasarkan persamaan dlm
produk,perkhidmatan ,atau pasaran
 Dibahagikan kpd 3 bentuk utama iaitu,produk,lokasi,dan
pelanggan.

18. Divisyen produk
 Merupakan pengelompokan aktvt /tugas berdasarkan
setiap produk atau keluarga produk yg dihasilkan
 Setiap divisyen produk mempunyai jabatan fungsian dan
setiap ketua jabatan fungsian akan melaporkan kepada
ketua divisyen
 Biasanya,digunakan oleh organisasi yg mempunyai
produk yg pelbagai spt minuman,makanan beku,makanan
snek,dll

19. Divisyen pelanggan
 Hampir sama dengan divisyen produk,kecuali,jabatan
dibentuk utk memenuhi keperluan pelanggan tertentu
 Dapat memenuhi keperluan dan kehendak pelanggan dgn
lebih tepat dan cekap

20. divisyen geografi
 Hampir sama dgn divisyen produk,kecuali,jabatan
dibentuk bg setiap kawasan di mana organisasi
menjalankan perniagaan
 Organisasi akan menjadi lebih peka dan sensitif kpd
budaya setempat

21. Contoh struktur divisyen
geografi
PRESIDEN
NAIB PRESIDEN AMERIKA NAIB PRESIDEN ASIA
UTARA TENGAH

22. 3. Struktur matriks
 Merupakan campuran antara struktur fungsian dan
struktur produk
 Komunikasi,keanjalan,beroperasi dgn cekap dan
berkesan,dan kerjasama yg baik perlu utk struktur
matriks
 Sesuai dgn persekitaran yg sering berubah spt persaingan
yg sengit dan perubahan teknologi atau pasaran yg
pantas
 Utk memastikan organisasi mempunyai daya
saing,penggemblengan usaha dan kreatvt pekerja yg
sedia ada amat diperlukan

23. Kekuatan dan kelemahan setiap jenis struktur
Jenis Penjabatan Kekuatan Kelemahan
•pengkhususan kemahiran •Penekanan kpd tugas2 rutin
•Pertindihan penggunaan •Kurang komunikasi antara jabatan
sumber dpt diminimakan •Pembangunan kerjaya terhad dlm
FUNGSIAN •Penyelesaian masalah lebih bidang2 tertentu
cekap disebabkan
pengkhususan kemahiran
•Keputusan lebih cekap krn
b’pusat
•Tindak balas lebih cepat kpd •Pertindihan penggunaan sumber
sebarang perubahan dlm setiap divisyen
•Penyelarasan fungsi adlh lbh •Persaingan antara divisyen dr
DIVISYEN mudah segi perebutan sumber organisasi
•Orientasi tinggi terhadap yg terhad
permintaan dan keperluan •Kemahiran tdk d’kongsi antara
pelanggan divisyen
MATRIKS •Keputusan terpencar yg •kos pentadbiran meningkat
m’mpercepatkan tindak balas •Percanggahan arahan boleh
•Penyelarasan projek dpt berlaku
d’lakukan dgn lbh cekap •Konflik antara kumpula boleh
•Penggunaan sistem sokongan berlaku
yg cekap

24. Konsep pengorganisasian
 AUTORITI
-hak utk membuat keputusan dan mengambil tindakan utk
menjalan kan sesuatu kerja
-Hak utk membuat keputusan dan mengambil tindakan oleh
seseorg pengurus dlm organisasi merupakan autoriti
formal,iaitu,pengurus mempunyai hak tersebut d’sbbkan
kedudukan jwtnnya dlm organisasi
- Ia tertakhluk kpd ruang limgkup yg terhad
 TANGGUNGJAWAB
-kewajipan seseorg pekerja utk melaksanakan tugas yg
diberikan kpdnya
-pekerja harus melaksanakan tugas yg diberikan oleh
pengurus

25.  AKAUNTABILITI
-jangkaan bhw setiap pekerja boleh dipersalahkan atau diberi
penghargaan atas hasil kerja yg dicapai ketika melakukan tugas
-seseorang pekerja yg mempunyai akauntabiliti akan
bertanggungjawab penuh ke atas apa yg dihasilkan
 PEMUSATAN DAN PEMENCARAN AUTORITI
-Pemusatan autoriti ialah tumpuan autoriti di peringkat atasan
organisasi
-Pemecaran autoriti ialah proses membuat keputusan yg diaghkan
ke semua peringkat organisai
-sama ada organisasi/jabatan hendak melaksanakan pemencaran
atau pemusatan autoriti bergantung kpd b’b’rapa faktor;
-kesan kos bg keputusan yg dibuat-sekiranya keputusan yg
dibuat melibatkan kos yg tinggi,maka pemusatan autoriti lbh baik
berbanding pemencaran autoriti

26. -Keseragaman dasar-sekiranya organisasi mementingkan
keseragaman dlm dasar2nya,maka pemusatan autoriti lbh berkesan
berbanding pemencaran autoriti
-Budaya korporat-sekiranya organisasi lbh m’mentingkan kpd
pandangan dan penerimaan staf,pemencaran lbh berkesan drpd
pemusatan autoriti
-Mekanisme kawalan-pemusatan autoriti lbh berkesan utk bertindak
sbgi mekanisme kawalan berbanding pemencaran autoriti

27. KELEMAHAN DAN KEBAIKAN PEMUSATAN AUTORITI
KELEBIHAN KELEMAHAN
Penambahbaikan dlm teknologi Kurang fleksibel terutamanya dlm
komunikasi memudahkan pergerakan persekitaran yg sentiasa berubah
maklumat dsn pemprosesan data dr Tdk m’gunakan sepenuhnya
lokasi pusat kemahiran dan kebolehan yg ada pd
Dpt memastikan budaya korporat yg pekerja ,terutamanya dlm membuat
sama d’terima pakai oleh semua pihak keputusan yg melibatkan perkara2 yg
Mengelak drpd berlaku pertindihan pekerja sendiri lbh memahami
kerja Membebankan pengurus atasan
Menjimatkan kos p’ntadbiran Biasanya,keputusan yg d’buat kurang
organisasi dr segi overhead dan staf d’terima oleh pekerja jika tdk
mengambil kira pandangan mrk

28.  PENUGASAN AUTORITI
-Proses utk pengurus memberikan hak kpd staf bwhn utk bertindak
dan membuat keputusan dlm bidang tertentu
-Pengurus mempunyai hak mutlak utk melakukan apa sahaja
sekiranya tiada penugasan autoriti
-Penugasan autoriti bermula dgn pemberian tanggungjwb
-Komponen asasnya ialah menetapkan hasil yg diharapkan,memberi
tugas dan autoriti utk mencapai hasil tersebut,dan
mempertanggungjwbkan hasil yg d’capai kpd mrk yg tlh ditugaskan
utk mencapainya
 AUTORITI LINI DAN STAF
-Autoriti lini adlh hak yg d’miliki oleh pengurus utk mengarah dan
mengawal aktvt staf bwhn
-Autoriti staf adlh pengurus yg d’lantik hnya sbgi sokongan kpd fungsi
lini & tdk d’berkan kuasa utk mengarahkan org lain melalui rantaian
arahan

29.  JANGKAUAN KAWALAN PENGURUSAN
-Merujuk kpd bil. staf bawahan yg melaporkan terus kpd
pengurus/penyelia
-Member kesan kpd keberkesanan interaksi antara pengurus dan staf
bwhn,dan ,keberkesanan penyeliaan staf bawah oleh
pengurus/penyelia
-Ia juga memberi kesan kpd bilangan tahap atau peringkat organisasi.
 RANTAIAN ARAHAN
-Garisan autoriti yg tdk terputus2 yg menyambungkan setiap individu
dgn pihak pengurusan atasan melalui jwtn pengurusan d’setiap thp
pengurusan
-Menurut pndktn klasikal,2 prinsip asas yg d’gunakan utk membentuk
rantaian arahan;(a)prinsip skalar-rantaian arahan yg berterusan dan
jelas yg m’hubungkn setiap individu dgn thp pengurusan yg paling
hampir sehingga yg tertinggi dlm sesebuah organisasi,(b)prinsip satu
arahan-setiap perlu melapor hnya kpd seorg shj supaya tdk berlaku
percanggahan arahan.