Topik 3 Pengorganisasian

1. TOPIK 3 : PENGORGANISASIAN

2. Diakhir kursus ini, para pelajar akan boleh:
i. Menerangkan prinsip asas pengurusan di dalam
pengoperasian perniagaan bagi mencapai matlamat
yang ditetapkan. (C2, HHP 2)
ii. Mempraktikkan pengetahuan prinsip asas pengurusan
dalam membuat keputusan berkaitan
pencapaian matlamat organisasi. (A2, HPP 6).
iii. Menunjukkan sikap pematuhan kepada prinsip dan
amalan pengurusan yang ditetapkan didalam
organisasi secara beretika dan profesional. (A3, HPP 8).

3. 3.1
Pengorganisasian dalam
organisasi

4. 3.1.1 Takrif pengorganisasian dalam organisasi
• Pengorganisasian adalah proses di
mana pengurus menyusun dan
mengagihkan sumber-sumber
organisasi untuk melaksanakan tugas
yang telah ditetapkan agar dapat
mencapai matlamat organisasi.

5. 3.1.2 Kepentingan pengorganisasian:
1. Menghasilkan satu susunan tenaga kerja yang sistematik
bagi mencapai matlamat organisasi
2. Memastikan pengagihan sumber di antara jabatan dapat dilakukan
dengan saksama
3. Mengawal tingkah laku pekerja melalui prosedur dan sistem yang telah
ditetapkan.
4. Supaya organisasi dapat berjalan dan diuruskan dengan licin dan
teratur.
5. Agar aktiviti kerja dapat dilakukan dengan cekap dan berkesan.
6. Dapat mengurangkan konflik tugas antara pekerja.
7. Membangunkan sumber manusia melalui latihan dan pembangunan.
8. Membantu merancang guna tenaga dengan lebih cekap dan berkesan.

6. 3.1.3
Langkah – langkah
Pengorganisasian
1. Menyenaraikan
kerja
2. Membahagikan
kerja
3.
Menubuhkan
jabatan
4.
Menyelaraskan kerja
5. Melaksanakan
penilaian
&
pelarasan

7. 1.
Menyenaraikan
kerja
1. Organisasi mempunyai matlamat atau tujuan
yang tersendiri.
2. Tiap-tiap matlamat tersebut pula boleh dicapai
dengan cara yang berbeza
3. Untuk mencapai matlamat ini, tindakan atau kerja
yang dilakukan oleh ahli organisasi hendaklah
ditentukan.
4. Seorang pengurus perlu menentukan sumber-
sumber yang akan digunakan untuk mencapai
matlamat tersebut dan bagaimana semuanya
akan dilakukan.
5. Oleh itu, pihak pengurusan organisasi perlu
menyenaraikan atau perincikan setiap aktiviti
yang hendak dilakukan bagi organisasi tersebut.
2. Membahagikan
kerja
1. Membahagikan beban kerja kepada setiap
individu dalam organisasi.
2. Kerja yang diperincikan akan dibahagikan kepada
individu atau sekumpulan individu mengikut
kebolehan serta kemahiran masing-masing.
3. Pembahagian kerja ini hendaklah adil dan
seimbang.
4. Jika seorang pekerja diberikan beban kerja yang
terlalu berat atau tidak mengikut kelayakan yang
diperlukan dia mungkin tidak dapat melaksanakan
kerja dengan baik dan berkesan.
5. Pembahagian kerja juga perlu dilakukan kerana
seorang individu tidak akan mampu mencapai
objektif secara bersendirian.

8. 1. Mewujudkan unit-unit tertentu bagi aktiviti yang
mempunyai persamaan.
2. Organisasi perlu mengumpulkan pekerja-pekerja
yang melaksanakan tugas yang sama dalam
kumpulan-kumpulan tertentu.
3. Kumpulan ini lebih dikenali sebagai penjabatan.
Biasanya penjabatan yang ada di dalam
organisasi adalah seperti jabatan pemasaran,
jabatan kewangan, jabatan pentadbiran dan
sebagainya.
1. Mewujudkan mekanisma penyelarasan.
2. Dalam usaha melaksanakan tugas yang berbeza
di antara jabatan dalam organisasi, kemungkinan
akan wujudnya pertelingkahan atau kekeliruan di
antara pekerja-pekerja di setiap jabatan.
3. Dengan adanya satu mekanisma penyelarasan
maka masalah-masalah diantara mereka akan
dapat diatasi seperti peryelarasan maka masalah-
masalah di antara mereka akan dapat diatasi
seperti pertauran, prosedur dan polisi.
3.
Menubuhkan
jabatan
4.
Menyelaraskan
kerja

9. 1. Mengawasi keberkesanan dan
penyesuaian organisasi
2. Memandangkan organisasi sentiasa
berubah, langkah-langkah dalam proses
pengorganisasian juga mengalami
perubahan.
3. Oleh itu, adalah mustahak bagi
seseorang pengurusan untuk mengawasi
keberkesanan dan melakukan
penyesuaian terhadap perubahan yang
berlaku.
4. Ini akan membantu organisasi bagi
mencapai matlamat yang telah
ditetapkan.
5.
Melaksanakan
penilaian
&
pelarasan

10. 3.2
Struktur organisasi dan
reka bentuk organisasi

11. 3.2.1 Enam elemen utama dalam struktur organisasi
1. Pengkhususan kerja
• Dikenali juga sebagai pembahagian kerja kerana ia melibatkan pembahagian sesuatu tugas yang rumit kepada komponen-
komponen yang khusus atau beberapa tugas kecil. Dengan cara ini seseorang pekerja hanya menumpukan kepada kerja
yang tertentu sahaja.
• Pengkhususan kerja memudahkan pihak pengurusan menyusun dan menyeragamkan tugas-tugas dalam organisasi.
Contohnya pengkuhusan kerja dalam bidang kewangan atau pemasaran saja.
2. Jabatan
• Penjabatanan adalah proses pengumpulan dan pengelompokan manusia dan aktiviti-aktiviti yang sepadan dan logik dalam unit kerja
untuk mencapai objektif organisasi. Aktiviti yang sepadan dan logik ini akan diagih dan diperuntukkan kepada individu yang sesuai.
• Penjabatanan penting kerana penjabatanan dapat membantu pihak pengurusan atasan menjalankan rancangan kawalan dan
mengadakan komunikasi dengan lebih berkesan. Melalui penjabatanan, penyelarasan kesemua aktiviti organisasi dapat dilaksanakan
dengan lebih baik.
3. Kuasa dan tangungjawab
- Kuasa atau autoriti ialah hak untuk membuat keputusan dan mengambil tindakan untuk menjalankan sesuatu kerja.
- Tanggungjawab ialah kewajipan seseorang pekerja untuk melaksanakan tugas yang diberikan kepadanya.
4. Jangkauan kawalan
• Jangkauan kawalan atau jangkauan pengurusan didefinasikan sebagai bilangan staf atau orang bawahan yang
melapor terus kepada seorang pengurus atau ketua.
• Terdiri daripada jangkauan kawalan luas dan jangkauan kawalan sempit

12. 3.2.1 Enam elemen utama dalam struktur organisasi
Jangkauan kawalan luas Jangkauan kawalan sempit
- Seorang pengurus atau ketua mempunyai
ramai staf atau orang bawahan.
- Struktur ini, dinamakan struktur rata/mendatar.
- Oleh itu, pengurus atau ketua tidak dapat
memberi bimingan dan kawalan yang
mencukupi.
- Seorang pengurus atau ketua mempunya
orang bawahan yang kurang/sedikit.
- Tugas pengurus atau ketua adalah ringan.
- Staf atau orang bawahan mendapati tugas
mereka dikawal.
- Akibatnya, wujud jangkauan kawalan yang
ketiga, jangkauan kawalan sederhana, iaitu
tidak terlalu tinggi dan tidak terlalu mendatar.

13. Jangkauan kawalan

14. Jangkauan kawalan
Jangkauan kawalan sempit Jangkauan kawalan luas

15. 3.2.1 Enam elemen utama dalam struktur
organisasi
5. Pemusatan & Desentralisasi
• Pemusatan dan pemencaran autoriti melibatkan peringkat dimana keputusan dibuat
dalam organisasi. .
• Terdapat dua jenis delegasi tugas iaitu pemusatan dan pemencaran.
• Pemusatan (centrelazition) – adalah autoriti dan keputusan tertumpu di peringkat
atasan dalam hirarki organisasi. Jika adapun, autoriti yang diturunkan ia sangat
sedikit dan terbatas. Aktiviti antara unit dikoordinasikan bagi mewujudkan
keseragaman. Contohnya, proses pembuatan keputusan banyak dibuat oleh ibu
pejabat dan amat sedikit di cawangan.
• Pemencaran (decentralization) – Pemencaran bermakna pengurus menurunkan
sebahagian besar autoritinya kepada peringkat-peringkat yang lebih rendah dalam
hirarki autoroti organisasi. Kuasa yang diturunkan termasuk kuasa membuat
keputusan dan melibatkan pengurusan bawahan di dalam penetapan objektif.
• Pemencaran membolehkan keputusan dapat dilakukan dengan cepat. Pekerja
lebih motivasi kerana terlibat dalam pembuatan keputusan banyak dibuat di
peringkat cawangan.

16. 3.2.1 Enam elemen utama dalam struktur
organisasi
6. Pemformalan (formalisation)
• Pemformalan adalah merujuk kepada tahap kerja dalam organisasi yang standard dan
tahap kerja.
• Pemformalan adalah juga merujuk kepada peraturan dan tatacara yang digunakan.
• Sikap pekerja dikawal oleh peraturan dan prosedur.
• Tahap kerja:
• i. Pemformalan yang tinggi – Pekerja tidak mempunyai keupayaan untuk mengubah
aktiviti kerja.
• ii. Perfomalan yang rendah – Pekerja boleh menentukan pencapaian matlamat kerja
contohnya pemberita akhbar.

17. REKA BENTUK
ORGANISASI
KONTEMPORARI
REKA BENTUK ORGANISASI
TRADISIONAL
3.2.1

18. 3.2.2 Reka bentuk organisasi tradisional
SUCCESS
Struktur Mudah Struktur Fungsian Struktur
Bahagian/Divisyen

19. Struktur mudah ini menggambarkan perniagaan
permulaan kecil, di mana struktur mudah adalah sangat
biasa, dengan beberapa pekerja dan pemilik yang
menguruskan dan mengawal majoriti fungsi perniagaan.
• Struktur mudah adalah struktur reka bentuk
organisasi asas dengan pembahagian penjabatan
yang kecil,
• Pengkhususan kerja kecil,
• Jangkauan kawalan adalah luas,
• Kuasa berpusat (biasanya pemilik mempunyai
kuasa yang paling) dan
• Sedikit formalisasi atau peraturan yang mengatur
operasi
• Organisasi yang menggunakan struktur mudah
biasanya rata, kerana tidak banyak peringkat
hierarki.
Struktur Mudah

20. • Merupakan struktur yang diagihkan menurut tugas dan
fungsi.
• Merupakan penjabatan yang paling asas dan lazimnya
digunakan oleh organisasi kecil yang mempunyai produk
yang terhad.
• Contoh: pengeluaran, kewangan dan pemasaran.
• Ciri-ciri struktur fungsian
i. Dikelaskan mengikut fungsi utama (kemahiran).
ii. Kedudukan ahli organisasi adalah mengikut persamaan
dalam kepakaran, kemahiran dan aktiviti kerja.
iii. Contoh:
- Pengeluaran: aktiviti yang berkait tentang
pengilangan produk
- Pemasaran: aktiviti promosi dan jualan produk
- Sumber Manusia: bertanggungjawab mendapatkan
dan mempertahankan pekerja yang berpotensi.
- Kewangan: mendapatkan dan menguruskan sumber
dana
Struktur Fungsian

21. Kebaikan Keburukan
Penumpuan kepada bidang tugas yang
diberikan sahaja. (pengkhususan kerja)
Tiada penekanan kepada kerjasama dan
pertukaran idea dengan jabatan yang lain
kerana bidang tugas yang berbeza.
Dapat meningkatkan kemahiran kerana
melakukan kerja yang sama dalam jabatan.
Masalah yang timbul mempengaruhi
jabatan lain dan ini akan meningkatkan kos
dan masa yang panjang.
Contoh: Kelewatan Bahagian Kewangan
meluluskan bajet mengakibatkan masalah
kepada jabatan lain.
Mudah melatih pekerja baru kerana bidang
pengkhususan yang sama.
Dapat mengurangkan kos dan masalah
pengurusan kerana wujudnya perkongsian
sumber .
Struktur Fungsian

22. c. Struktur Bahagian/Divisyen
• Satu bentuk penjabatanan yang tugas atau aktiviti
dikelompokkan berdasarkan persamaan produk,
perkhidmatan atau pasaran.
• Bagi struktur ini, setiap devisyen mengandungi
jabatan fungsian masing-masing. Hal ini bagi
memastikan bahawa dalam proses pengeluaran
dan pemasaran sesuatu produk, setiap divisyen
tidak perlu bergantung kepada divisyen yang
sama.
• Struktur divisyen boleh dibahagikan kepada tiga
bentuk utama iaitu:
1. Divisyen produk
Divisyen produk melibatkan pengelompokan aktiviti
atau tugas berdasarkan setiap produk atau keluarga
produk yang dihasilkan oleh organisasi.
Struktur Divisyen Produk
Struktur Bahagian

23. 2. Divisyen pelanggan
Divisyen pelanggan adalah hampir sama
dengan divisyen produk kecuali jabatan
dibentuk untuk memenuhi keperluan
pelanggan tertentu.
3. Division geografi
Divisyen geografi juga hamper sama dengan
penjabatanan produk kecuali jabatan dibentuk bagi
setiap kawasan dimana organisasi menjalankan
perniagaan.
Struktur Divisyen Pelanggan
Struktur Divisyen Geografi

24. REKA BENTUK
ORGANISASI
KONTEMPORARI
REKA BENTUK ORGANISASI
KONTEMPORARI
3.2.3

25. b. Struktur Projek Matrik
• Bertujuan menyiapkan sesuatu
projek
• Dua keadaan secara formal atau
tidak formal
• Pekerja diberikan projek-projek
secara kekal.
• Mirip kepada struktur matrik,
bezanya apabila projek selesai,
pekerja tidak kembali ke jabatan
masing-masing tetapi akan terus
menyambung dengan projek lain.
• Setiap pasukan mempunyai
pekerja yang dapat menyumbang
kemahiran dan kepakaran tertentu
untuk menyelesaikan sesuatu
projek.
3.2.3 Reka bentuk organisasi kontemporari:
Kebaikan:
- Meningkatkan kualiti, produktiviti dan
membawa kepada peningkatan pretasi
organisasi.
- Kesilapan pekerja dan kadar
ketidakhadiran dapat dikurangkan
a. Struktur Pasukan
• Struktur ini menggunakan pasukan
sebagai pusat koordinasi. Di antara
ciri-ciri struktur pasukan adalah:
• Kesediaan untuk memecahkan
halangan penjabatan
• Kuasa membuat keputusan
decentralisasi berada pada tahap
pasukan.
• Pasukan kerja dianggotai oleh ahli
yang memiliki kemahiran umum dan
khusus dan seterusnya, anggota
pasukan bersedia untuk
melaksanakan tugas secara fungsi
silang.
• Memberi kuasa kepada pekerja dan
peningkatan kerjasama dalam
kemahiran dan disiplin yang berbeza.
• Pasukan berstruktur tiada hierarki
atau rantaian arahan.
• Setiap pasukan mempunyai
akauntabiliti terhadap prestasi
syarikat.

26. 3.1.5 Membincangkan reka bentuk organisasi kontemporari:
c. Struktur Tanpa Sempadan
• Organisasi ini diamalkan oleh organisasi yang bersaiz
gergasi yang cuba menghapuskan rangkaian arahan,
• Mengehadkan bidang kawalan (menggalakkan hubungan
rapat)
• Menggantikan penjabatan dengan memperkasakan
subordinat.
• Antara amalan organisasi ini adalah:
• Membolehkan setiap individu menilai individu yang lain tanpa
mengira sama ada subordinat atau pengurus.
• Melalui penghapusan sempadan menegak, pengurusan akan
meratakan hierarki di mana status dan pangkat
diminimumkan.
• Antara contoh penghapusan sempadan ialah globalisasi,
strategi bersekutu dan perhubungan erat organisasi dengan
pelanggan.
d. Struktur Pembelajaran
• Organisasi berasaskan pengetahuan (OBP)
ditakrifkan sebagai organisasi yang menggunakan
maklumat dan pengetahuan secara strategik dan
mampu mengekplotasikan pengetahuan tersebut
bagi mencapai objektif organisasi.
• Strategi utama ke arah pembentukan organisasi
ini adalah menjadi pemangkin kepada
perkembangan ekonomi berasaskan pengetahuan
yang merupakan sumber utama penentu
kemajuan masa hadapan.
• Aspek penting dalam OBP iaitu proses penciptaan,
pengaliran dan perkongsian pengetahuan berlaku
berterusan dan berkesan serta menyumbangkan
nilai tambah (value added) kepada penyampaian
perkhidmatan.

27. Terima Kasih