Downloaded 117 times
Organisasi dan pengurusan
- 1. Organisasi Dan Pengurusan DefinisiOrganisasi Setiap organisasi, secara amnya, merupakanhimpunan individu ( dua atau lebih ) yangmenjalankan tugas tersendiri mengikut unit kerja,yang kemudiannya diselaraskan bagi mencapaisesuatu matlamat yang telah ditetapkan. Kenyataan diatas menunjukkan bahawa organisasi merupakan satusistem sosial yang merangkumi semua bentuk kumpulan,termasuk syarikat perniagaan, badan kerajaan dan separruhkerajaan, kumpulan sukarela, badan kebajikan, agama dansebagainya Definisi pengurusan Pengurusan, pada amnya dapat didefinisikan seperti berikut: 1.Pengurusan sebagai proses perancangan,penyusunan, pengarahan, dan pengawalan usaha ahliahli organisasi dan menggunakan semua sumber organisasiuntuk mencapai matlamat organisasi. 2.Pengurusan sebagai proses pengarahan,penyelarasan, dan pengaruh ke atas operasiorganisasi untuk mencapai matlamat yang dikehendaki danprestasi sepenuhnya. Definisi di atas, walaupun mempunyai sedikit perbezaan darisegi bilangan dan jenis fungsi pengurusan, tetapi kedua-duadefinisi itu mengandungi perkataan "proses" dan"matlamat". Ini bermakna, dua aspek penting di dalampengurusan ialah: 1. Pengurusan sebagai proses: Menjalankan kerja secarasistematik serta memerlukan hubungan tertentu antara satuaktiviti dengan satu aktiviti yang lain. 2. Mencapai matlamat organisasi: Apabila aktiviti organisasiitu berjalan dengan teratur dan berhubung atau membantuantara satu dengan lain, maka matlamat organisasi itu dapatdicapai. Matlamat organisasi dapat berbentuk kualitatif (subjektif) atau kuantitatif (objektif). CIRI-CIRI ORGANISASI 1.Sesebuah organisasi yang telah dibentuk akanmelambangkan identitinya yang tersendiri.Misalnya,sebuah universiti seharusnya melambangkan tempat untukmenimba ilmu, sebagai sebuah pusat penyelidikan, dan jugasebagai sebuah institusi yang memberi perkhidmatan dansumbangan kepada masyarakat sama ada dalam bentukbimbingan atau khidmat nasihat, dan pengajaran danpembelajaran lain. Untuk mencerminkan identiti atau nilai-nilai tinggi sebagai sebuah menara gading, universitihendaklah memainkan peranan yang diharapkan olehmasyarakat kampus khususnya dan masyarakat awamamnya.Dengan demikian fungsi sesebuah universiti itudidapati berbeza dengan organisasi-organisasi lain yangmempunyai objektif tertentu. 2.Di dalam sesebuah organisasi, sama ada organisasikecil atau besar, ia mempunyai hierarki atau tingkatautoriti. Jika dibandingkan antara kedua-dua organisasikecil dan besar, sudah tentu ia berbeza dari segi bilanganhierarki (tingkat) aktiviti dan bilangan kakitanganpengurusan pada setiap tingkat. Misalnya, organisasi besarmungkin mempunyai lebih daripada tiga tingkat autoriti dansetiap
- 2. tingkat autoriti ituakan mempunyai lebih daripadatiga atau empat pegawai yang bertanggung-jawab kepadaketua-ketua mereka yang berada pada peringkat yang lebihtinggi lagi 3.Di dalam sesebuah organisasi, terdapatpembahagian kerja berdasarkan jenis pekerjaan ataubahagian yang diwujudkan. Pada umumnya, organisasipembuatan mewujudkan bahagianbahagian sepertibahagian pengeluaran dan pentadbiran. Di bahagianpentadbiran, terdapat beberapa unit lain seperti personel,pemasaran, dan kewangan. Organisasi yang mempunyai tigabahagian itu beroperasi secara pembahagian kerja mengikuttanggungjawab yang tertentu. 4.Bagi menentukan aktiviti organisasi supayaberjalan dengan lebih teratur seperti yangdirancangkan, ia memerlukan sistem pengawasan,penyelarasan dan pengawalan ke atas perjalananaktiviti. Dengan demikian, di dalam sesebuah organisasi,peraturan, dasar, prosedur, dan sistem hubungan hendaklahdijelaskan kepada kakitangan dengan jelas dan nyata. PROSES/ fungsi PENGURUSAN Proses atau fungsi pengurusan dapat dibahagikan kepadabeberapa fungsi bergantung kepada cara kita mengelaskanfungsi-fungsi perancangan, penyusunan, penyelarasan,penstafan, dan pengawalan. Pada amnya, fungsi pengurusandibahagikan kepada empat sahaja, iaitu perancangan,penyusunan, pengarahan, dan pengawalan.Fungsi tersebut adalah berkait rapat antara satu denganyang lain bagi mewujudkan satu proses pengurusan yangberterusan. ( lihat rajah ) Perancangan Melibatkan perletakan matlamat, menerangkanstrategi-strategi dan membangunkan pelanpelanuntuk menyelaraskan aktiviti kerja. Sebelum pihak pengurusan memulakan aktiviti organisasi,perancangan hendaklah dibuat terlebih dahulu. Padaperingkat perancangan, perkara yang perlu dipersoalkanadalah seperti berikut: 1. Tujuan dan objektif: Ini termasuk mengenal pasti perkarayang ingin dicapai oleh sesebuah organisasi berdasarkanmatlamat penubuhan organisasi tersebut dan prestasi yangdiinginkan seperti kadar pertumbuhan organisasi atauperatusan keuntungan dan lain-lain. 2. Strategi organisasi: Apabila matlamat dan tujuan telahditakrifkan dengan jelas, organisasi perlu mencari jalan(strategi) untuk mencapai matlamat dan tujuan seperti yangdiharapkan itu. Di dalam strategi, pihak pengurusan akanmembincangkan perkara seperti strategi pemasaran yangmeliputi perletakan harga, perluasan pasaran atauperbezaan barangan agar organisasi itu dapat bersaingdengan pihak luar. 3. Langkah seterusnya, pihak pengurusan harus mengaturprogram atau projek mengikut strategi yang berasaskanmatlamat organisasi. Penyusunan Melibatkan usaha menentukan apakah tugas yangpatut dilaksanakan, siapa yang patut laksanakannya,bagaimana ia perlu diperkumpulkan, siapa yangmelapor kepada siapa dan di mana keputusan patutdibuat.
- 3. Penyusunan melibatkan kerjamenstruktur organisasi danpenstafan (proses pengambilan kakitangan). Strukturorganisasi menunjukkan pembahagian kerja mengikutaktiviti (pemasaran, kewangan, pemprosesan dan lain-lain),tingkat (hierarki) autoriti, penyelarasan melalui peraturandan dasar serta prosedur yang dibuat. Penstafan meliputiperancangan sumber manusia, pengambilan dan pemilihankakitangan, orientasi dan latihan, penilaian prestasi, sistempampasan (gaji, upah, dan faedah), program peningkatanproduktiviti dan kualiti, program keselamatan dan kesihatankakitangan, dan program kebajikan dan perkhidmatankakitangan. Pengarahan Melibatkan usaha memotivasikan pekerja, mengarahaktiviti-aktiviti, memilih saluran komunikasi yg palingberkesan dan menyelesaikan konflik.Pengarahan merupakan fungsi penting untuk menjaminaktiviti organisasi berjalan dengan teratur dan sempurnadalam suasana yang harmoni. Untuk mencapai matlamat inifaktor-faktor motivasi, kepimpinan, dan sistem komunikasiperlu diberi perhatian oleh pihak pengurusan. Pengawalan Proses memantau prestasi, membandingkan prestasi dgn matlamat dan membetulkan sebarang penyimpanganyg berlaku. Pengawalan merupakan fungsi terakhir untuk menentukanbahawa prestasi organisasi telah dicapai mengikutperancangan; masalah dalam penyusunan dikenalpasti dan langkah tertentu diambil; faktor-faktor didalam organisasi, keinginan dan sifat kakitangan yang adahubungan dengan prestasi dan tingkah laku perlu diberiperhatian dan diawasi. FUNGSI PENGURUSAN Pengurusan diperlukan di dalam semua organisasi, tidak kirasama ada organisasi itu kecil atau besar, swasta atau badankerajaan.Fungsi pengurusan bukan saja merupakantanggungjawab seorang pengurus besar atau pengarahtetapi juga tanggungjawab penyelia atau ketua bahagianyang berada di dalam organisasi. Dalam konteks pengurusan, pengurus dimaksudkan kepadamereka yang bertanggungjawab terhadap pekerjaan oranglain pada semua peringkat.Setiap pengurus mempunyai tugas dan tanggungjawab yangtertentu, antaranya: 1.Pengurus ialah penyelaras dan pengarah di dalamorganisasi yang mengawasi aliran kerja sertamenyatupadukan semua unsur organisasi. Merekamempunyai kuasa yang diberikan untuk mengarah oranglain yang berada di bawah tanggungjawabnya. 2.Pengurus bertanggungjawab menggunakan segalasumber dengan efisien untuk mencapai matlamatyang telah ditetapkan. 3. Pengurus juga tidak boleh lari daripada bertanggungjawab ke atas kegagalan dan kejayaanorang di bawah jagaannya. Kegagalan dan kejayaan itumencerminkan prestasi pengurus berkenaan. 4. Pengurusmengimbangkan matlamat danmenetapkan prioriti seperti menjalankan kerja yangpenting dahulu atau dengan serta-merta.
- 4. 5. Pengurus mewujudkanmatlamat, perancangan,dasar, dan mengimplementasikan strategi. PENGURUS DI DALAM ORGANISASI Definisi Pengurus Seorang individu yg digajikan bagi mempengaruhi,memimpin, membimbing membuat keputusan danmenggunakan sumber organisasi unt.uk mencapai objektif dan matlamat organisasi. Tingkat Pengurusan Sudah menjadi kebiasaan untuk membezakan kedudukanpengurus mengikut hierarki kuasa atau pangkat di dalamorganisasi. a)Pengurusan atasan b)Pengurusan pertengahan c)Pengurusan lini ( barisan hadapan ) Pengurus Atasan Pengurus yang menduduki peringkat atasan ini terdiridaripada Ketua Eksekutif, Presiden atau PengurusBesar yang menetapkan matlamat dan menentukan iatercapai mengikut tujuan organisasi.Mereka dilantikoleh ahli lembaga syarikat bagi memantau perjalanan danprestasi syarikat supaya sentiasa mencapai objektif danmatlamat yang ditetapkan.Pengurus atasan ini jugameneliti perkembangan dan peluang yang berlaku dipersekitaran luaran supaya organisasi itu dapatmenyesuaikan diri kepada perubahan yang berlaku. Pengurus Pertengahan Tugas pengurus pada peringkat ini, termasuklahmenyelaras dan menyatupadukan aktiviti bahagianuntuk mencapai matlamat yang telah ditetapkan olehpihak atasan.Mereka pada peringkat ini terdiri daripadaPengurus Kawasan, Dekan Pusat Pengajian di universiti,Pengurus Personel dan
- 5. lain-lain. Jika pengurusatasanbertanggungjawab membentuk dasar, tatacara dan strategisyarikat, maka pengurus pertengahan pulabertanggungjawab melaksanakannya dengan cekap danberkesan. Pengurus Lini ( bahagian hadapan ) Penyelia, Fomen, dan Ketua Kumpulan adalah antaramereka yang dimasukkan ke dalam kategori penguruslini. Tugas mereka mengawasi pekerjaan harian dibahagian operasi seperti bahagian pengeluaran agarpengeluaran itu mengikut perancangan yang telahditetapkan oleh pihak pengurusan pertengahan danbawahan. Walaupun para pengurus lini banyak menghabiskan masakerja harian mereka memantau para pekerja di bawah jagaan masing- masing, inil tidaklah bermaknatanggungjawab mereka setakat itu sahaja.Misalnya seorangpenyelia projek di tapak pembinaan. Beliau bukan sahajaperlu memastikan semua pekerja melaksanakan tugasmasing-masing malah dari semasa ke semasa beliau perluberinteraksi dan berurusan dengan pembekal bahan binaan,pegawai-pegawai kerajaan yang lain, pengurus pertengahandan kadang kala turut sama membuat laporan tertentukepada pengurus atasan di ibu pejabat.