1. Структурирование и организация бизнес-
процессов
Умная энергетика. Умное управление.
labsm@frtk.ru

2. Организация
деятельности

3. Организационная структура исполнения
Работы пообслуживанию заявок запускает Центр
работ по приему заявок
обслуживания клиентов , состоящий из двух
подразделений – отдела приема заявок и
информационного отдела.
Организация деятельности предусматривает задание
состава участников деятельности, организационной
схемы, моделей ответственности участников за
исполнение бизнес-процессов и проектов. Модель
ответственности может быть представлена в виде
матрицы ответственности «бизнес-процессы, проекты –
оргзвенья», в которой на пересечении строк и столбцов
указывается наличие отношений между этими
компонентами.
При уточнении ответственности образующие процедуру
действия закрепляются за подразделениями
исполнителями, что отмечается в соответствующих

4. Организационная структура исполнения работ
по приему заявок

5. Модель ответственности
Модель ответственности
Оргструктура
Бизнес- Проекты
процессы
Звено 1
Звено 2
Звено 3

6. Уточнение модели ответственности
Функции Консуль- Информ Прием Запросы …
тация сопрово доку- тех-
ждение ментов и службам
клиента регистра-
ция
заявки
Информ Х Х
отдел
Отдел Х Х Х Х
приёма
заявок

7. Процедуры исполнения
бизнес-процессов

8. Формы структурирования деятельности
Структурирование деятельности осуществляется
в форме процессов, проектов и мероприятий.
Процессы детализируются в форме функций и
процедур.
Для выполнения деятельности используются
профильные инструменты менеджмента.

9. Формы структурирования деятельности
Процессы Проекты Инструменты
Функции Мероприятия
Процедуры

10. Ольга Погодина – начальник
департамента по работе с клиентами:
«Прежде всего, мы разбили бизнес-процесс технологического
присоединения к электрическим сетям на четыре основных
последовательных процедуры: прием заявки, разработка
технических условий, заключение договора, и
непосредственное выполнение мероприятий по
технологическому присоединению.
В качестве ключевого, нами была выбрана и детализирована
процедура приема заявки, так как потенциальные риски,
связанные с возможностью возникновения ошибок, могут
быть существенно снижены обеспечением качества работы
именно на этом, начальном этапе входа в систему.

11. Ольга Погодина продолжает:
Мы изучили и применили типовой формат детализации
и представления бизнес-процессов в форме процедур
на уровне исполнителей (действия – участники –
исполнители). Для того, чтобы установить
ответственных за подготовку описания, мы уточнили
модель ответственности и назначили ответственных за
процедуру приема заявок.»

12. Снежана Китаева – начальник
центра обслуживания клиентов
по СПБ:
«Как и было решено, начали
с детализации в части приема заявок.
Подошли к делу профессионально:
прежде чем разобрать процедуру
по косточкам и описать ее, собрались
ранним утром в субботу и провели
специализированный семинар по
бизнес-инжинирингу.
Получив и систематизировав новые
знания, в полдвенадцатого ночи
начали описывать диаграммы
процесса.
К утру была готова первая версия.»

13. Елена Ревюк - заместитель начальника департамента
по работе с клиентами по СПб:
«После создания первой версии системы и описания трех
выбранных процедур: прием заявки - заключение договора –
исполнение мероприятий по технологическому
присоединению – мы были с одной стороны рады
своим первым скромным результатам,
и в то же время насторожены. Потому
что понимали, что необходимо все
проверить и перепроверить,
все ли учтено из «жизни» заявки,
ни о чем ли не забыли, нет ли лишних
«петель» в обращении документов,
влекущих потери во времени.
Имея наглядный макет было легче проверять его на
конкретных ситуациях.

14. Елена Ревюк продолжает:
«Оказалось, что при первом же применении, переложении
системы на
фактические обстоятельства, выявилось много неточностей,
вариаций, ошибок.
Стали рисовать новые версии и подпроцессы, которые нужно
было проверить.
И так несколько раз: рисовали, сомневались, проверяли,
переделывали.
Порой настигала минута отчаяния от того, что этот клубок
казался бесконечным: а зачем все это, все итак достаточно
хорошо известно, ничего нового мы не открыли, нагрузки и так
непомерные, а тут еще рисовать схему бизнес-процессов, не
потеряли ли суть проблемы во всей этой переделке и
описании простых, казалось, бы фактов? К чему все это? Быть
может, это все пустое, и лишь отвлекает от конкретных дел?»

15. И снова Елена Ревюк :
«Тех, кто с недоверием относился к нашей дополнительной
работе, было немало. В успех не верилось. Шли недели.
В конце концов на одной из редакций решено было
остановиться и принять за окончательную версию (хотя было
понимание, что и она не идеальна и что
возможно улучшение и этой версии). В итоге удалось
составить действительную картину и отразить в ней
положение вещей.
Нас очень удивило то, что при всей кажущейся простоте и
известности процедуры технологического присоединения,
сложившейся практике ее применения, нам не удавалось
достаточно долго составить финальное описание,
прийти к согласию о том, как должно быть, какие процессы
идут после каких, какие из них надо усилить, расширить, а
какие наоборот - исключить.»

16. Продолжает Снежана Китаева:
«Потихонечку клубок стал распутываться,
вытаскивая по ниточке, прописывая
детали процедур, мы что-то выстраивали, но
понимания что это и чем может нам
помочь не было. Пока после улучшения
очередного пазла детальная картина
бизнес-процесса наконец не сложилась. Все
стало ясным и четким, как инструкция.
По ней мы стали работать.»

17. Последовательность действий исполнителей
представляется в форме диаграммы
процедуры. Столбцы диаграммы
закрепляются за исполнителями. В столбцах
указываются действия совершаемые
исполнителями. Действия соединяются
стрелками показывающими порядок их
исполнения.

18. Процедуры в форме потоковой диаграммы
Кто
Что
В какой
последова-
тельности

19. Владимир Попов – специалист по
оптимизации бизнес-процессов фокусирует
объект внимания:
«При улучшении бизнес-процессы, я всегда
задаю три главных вопроса, которые я
сформулировал для себя:
1.Где улучшать в первую очередь?
2.Как улучшать?
3.На что обращать внимание при улучшении?»

20. Улучшаем бизнес-процессы
Главные вопросы
1.Где?
2.Как?
3.Фокусы внимания?
Владимир Попов
Специалист по оптимизации
бизнес-процессов

21. Владимир Попов продолжает:
«Для наглядности приведём «пример с трубой», из которого
видно, что именно «узкие» места определяют
производительность системы в целом. Бизнес-процессы
представляют собой подобного рода трубы, по которым течёт
поток создания ценности, и наша задача сделать этот поток
непрерывным (чтобы ему ничего не мешало), эффективным и
результативным.
Одной из главных задач системы измерений бизнес-
процессов – это как раз выявление узких места, в которых
производительность процесса ниже целевых требований и
именно в этих местах в первую очередь проводить
улучшения.
Другая важная задача системы измерений – это показать на
основе фактических данных состояние бизнес-процесса «ДО»
и «ПОСЛЕ» проведения улучшений бизнес-процессов.»

22. Выявляем и устраняем «узкие места» -
пример с трубой
Узкое место определяет
производительность
системы в целом

23. И снова Владимир Попов:
«Три известных подхода к улучшению бизнес-процессов – это
доработки или перепроектирование, реинжиниринг и
бенчмаркинг.
Доработка процесса заключается в его изучении и
устранении всех непроизводительных затрат и потерь с
одновременным сокращением времени производственного
цикла и повышением эффективности совершенствуемого
процесса.
Реинжиниринг – это радикальное перепроектирование
бизнес-процессов для достижения резких, скачкообразных
улучшений.

24. Бенчмаркинг – представляет собой методологию сравнения
процессов, применяемых организацией, с аналогичными,
признанными лучшими в мире по своим характеристикам.
В указанных подходах применяются довольно типовые
фокусировки, например:
•Анализ потока создания ценности и устранение ненужного за
счет:
• Исключение бюрократических процедур
• Исключения дублирования
• Упрощения
• Сокращения времени цикла
• Защиты от ошибок
• Упрощения терминологии
• Стандартизации
•Обновления (апгрейда) процесса
•Установления партнёрских отношений с поставщиками
•Автоматизация, механизация, компьютеризация, внедрение
ИТ.»

25. Подходы Инструменты
Доработки или • Анализ потока создания
перепроектиро- ценности и устранение
ненужного
вание
• Обновления (апгрейд) процесса
• Установления партнёрских
Реинжиниринг отношений с поставщиками
• Автоматизация, механизация,
Бенчмаркинг компьютеризация, внедрение
информационных технологий

26. «Наличие формализованных
и отработанных описаний
процедур позволило
перейти к следующей
задаче – автоматизации
документооборота.»
Для формирования задания
на автоматизацию
документооборота
диаграмма
процедуры еще раз
детализируется
до уровня позволяющем
отслеживать потоки Сергей Васютин
Заместитель директора по
информации. технологическому
Для этого применяются присоединению
описания в форме диаграмм
потоков данных.

27. Детализация процедур для автоматизации процедур
документооборота
Разработка диаграмм Задание на
процедур автоматизацию

28. В итоге
Определили участников деятельности
Построили организационную схему
Построили модель ответственности
Описали потоковую диаграмму процедуры
исполнения деятельности
Выявили, проанализировали, устранили потери
при исполнении процедуры
Описали потоковую диаграмму данных в
процедуре
Сформировали задание на автоматизацию
документооборота
Автоматизировали документооборот