1. Автоматизация интернет-агентства на практике: подводные
камни и неожидаемые результаты
Классическое определение автоматизации говорит нам о том, что автоматизация – это
комплекс технических средств, методов и систем управления, освобождающих человека от
участия в процессах обработки материалов, энергии или информации, существенно
уменьшающих степень этого участия или трудоемкость производимых операций. На первый
взгляд, это определение скорее относится к большим комплексным системам, разветвленным
процессам и сложной внутренней структуре. На практике же автоматизация даже малых
предприятий позволяет добиться таких результатов, которые не могли бы быть достигнуты
другими методами. В данной статье будет показано, как автоматизация помогает создавать
новые возможности для развития небольшого предприятия в сфере IT, с какими проблемами
в ходе автоматизации пришлось столкнуться и как эти проблемы были решены.
Профиль компании
Интернет-агентство “Моризо” начало свою деятельность в 2004 году как студия по созданию
интернет-сайтов. На данный момент студия лидирует по количеству сложных интернет-
проектов в Нижегородском регионе, имеет статус платинового партнера UMI.CMS, занимает
72 место в общем рейтинге Теглайн (первая и единственная студия из Нижнего Новгорода,
попавшая в этот рейтинг). С 2006 года вторым направлением деятельности компании стала
контекстная и медийная реклама. По этому направлению интернет-агентство “Моризо”
является признанным лидером регионального рынка, имеет статус сертифицированного
агентства компании “Яндекс” в Нижегородской и Ярославской областях. В 2004 году в
компании работало 4 человека, на данный момент в компании трудятся более 40
сотрудников. На данный момент компания имеет клиентскую базу в несколько сотен
клиентов и предоставляет десятки наименований услуг по восьми направлениям. Достаточно
очевидно, что, несмотря на небольшой размер бизнеса, компания имеет сложную постоянно
обновляющуюся структуру и ряд проблем, связанных с интенсивным ростом в последние
несколько лет.

2. Первые шаги к автоматизации
Суть любого бизнеса – получение прибыли, зарабатывание денег, увеличение разницы
между входящим и исходящим денежным потоком. Точная информация о размерах этих
денежных потоков, их структуре и прогнозах является жизненно важной: принятие
стратегических решений, оперативная деятельность компании, поиск и реализация новых
возможностей. Каждый договор, каждая сделка своим измеримым результатом имеет
движение денежных средств по счету. Когда таких договоров несколько - задача
отслеживания этих движений по счету видится достаточно простой. Когда таких договоров
несколько десятков - задача становится достаточно сложной. Именно такая проблема и
возникла в агентстве “Моризо” в отделе интернет-рекламы в начале 2009 года.
В штате отдела на тот момент были заняты 2 человека. Они занимались ведением рекламных
кампаний, работой с клиентами и первичной бухгалтерской документацией. Бизнес-
процессы в кампании не были расписаны, работа велась по той схеме, которая сложилась за
несколько лет работы на региональном рынке интернет-рекламы. Рынок рос, росли и объемы
работ. Становилось очевидно, что прежние методы работы не обеспечивают необходимых
результатов, а делегировать часть работ просто некому.
В этой ситуации компания предприняла вполне предсказуемый шаг - руководство компании
и отделов рассмотрели сложившуюся ситуацию, на ее основе определило правила игры,
выработало стандарт качества обслуживания, описало уже существующие бизнес-процессы.
Эти действия позволили ответить на рост рынка экстенсивно – найти новых специалистов,
обучить их и включить в работу компании. Учитывая непростую ситуацию после кризиса
2008 года, а также отсутствие сложившегося рынка интернет-рекламы в регионе, данное
решение имело положительный результат – несмотря на некоторое увеличение издержек,
оборот отдела интернет-рекламы за 2009 вырос в 2 раза к результатам 2008 года. Жесткое
определение методов работы дало системный эффект, создав фундамент для автоматизации
деятельности отдела.
Данный эффект достаточно просто объяснить. Если вы оказались в незнакомой местности,
иногда бывает полезно остановиться на минуту, определить маршрут и в дальнейшем
сконцентрироваться только на нем. Остановки отнимают время, но эти несколько минут
позволят избежать потерянных впустую часов.

3. Новые проблемы – новые решения
В середине 2010 года растущий рынок интернет-рекламы ответил новым вызовом –
необходимо было координировать усилия нескольких сотрудников отдела интернет-
рекламы, контролировать результаты их работы, учитывать движения денежных потоков. В
отделе разработки подобных проблем не было, так как индустрия производства
программного обеспечения предоставляет достаточно большой выбор средств решения
таких задач. А принятые на тот момент в компании планировщики задач никак не отражали
специфику деятельности и обеспечивали только постановку задач, но не контроль
показателей выполнения. Большая часть учета в отделе интернет-рекламы велась в Microsoft
Excel, ведение отчетности отнимало у сотрудников треть рабочего времени каждый день, и
на определенный момент ситуация с учетом стала почти катастрофической.
Обзор рынка инструментов для решения подобных проблем привел к пониманию того, что
нет даже единого мнения, как должны выглядеть такие инструменты, соответственно, нет и
готовых решений для данных проблем. Учитывая, что в компании на тот момент был
достаточно сильный отдел разработки, было принято решение создать своими силами
внутреннюю систему учета. Название системы – AdMoney – отражало ее основную цель –
учет движения денежных средств в отделе интернет-рекламы. В середине 2010 года эта
система поступила в работу, и результат от ее внедрения стал очевиден в первую же неделю
использования: была создана общая единая база клиентов, договоров и счетов отдела
интернет-рекламы, выстроена система контроля поступления и расхода денежных средств,
определены полномочия и персональная ответственность сотрудников.
При создании такой системы стал очевиден ряд серьезных проблем в реализации систем
такого рода: отсутствие единого заказчика, отсутствие технического задания в том виде, в
котором его привыкли видеть разработчики, неопределенность требований в системе. К
счастью, в современной индустрии разработки программного обеспечения есть средства,
которые позволяют частично решить эти проблемы: Agile-методы управления проектами,
Continious Intergration, современные среды разработки и фреймворки. И все же это не может
решить главной проблемы – устраивающий всех результат получается только в результате
пути проб и ошибок, невозможно заранее быть уверенным в том, как должна выглядеть
система.

4. За этой ложкой дегтя кроется огромная бочка меда: создание данной системы позволило
определять текущую ситуацию в компании в режиме реального времени, скорректировать и
закрепить сформировавшиеся бизнес-процессы, подготовить почву для оптимизации
деятельности отдела. В течение достаточно короткого времени удалось снизить временные
издержки на ведение рекламных кампаний, позволило освободить рабочее время
сотрудников от рутинных операций и. в конечном счете. привело к увеличению
специализаций внутри отдела – из состава отдела интернет-рекламы вышел отдел
медиапланирования, задачей которого был планирование и расчет текущих и будущих
рекламных кампаний. Внедрение этой системы позволило задуматься о возможной
оптимизации процессов внутри всей компании целиком, т. к. эффект от автоматизации
только одного из участков оказал сильное влияние на всю компанию целиком.
Возвращаясь к аналогии с маршрутом и картой – чем дальше вы оказываетесь в незнакомой
местности, тем точнее в определенный момент нужно определять, где вы находитесь сейчас,
чтобы строить свои дальнейшие маршруты. Система AdMoney выступила в данной ситуации
компасом, но, может быть, стоить попробовать GPS?
Автоматизировать все
Именно поэтому в начале 2011 года стала очевидной проблема определения состояния
компании в целом. Для выработки стратегии долгосрочного развития и планирования
необходимо было видеть всю картину компании, выявить и четко регламентировать все
бизнес-процессы агентства. Так как компания отчаянно нуждалась во взгляде со стороны и в
консультации по построению бизнес-процессов, было принято решение приостановить
разработку внутренних систем и обратиться за помощью к крупному системному
интегратору с опытом автоматизации средних и больших предприятий.
В качестве платформы для автоматизации предприятия была выбрана 1С, редакции
“Комплексная автоматизация”. В пользу этого решения виделся большой объем успешных
внедрений этой системы, а также разнообразие стандартных и уже готовых инструментов
учета и контроля. 1С обеспечивала единую IT-инфраструктуру деятельности компании.
Подготовительный этап работ растянулся на несколько месяцев, в ходе которых были
описаны и формализованы текущие бизнес-процессы, а также была проведена их
корректировка в сторону наиболее перспективной модели развития компании. Параллельно с

5. этой работой, внутри компании была выработана стратегия долгосрочного развития
компании, переопределена структура направлений деятельности, переработана номенклатура
услуг. Одним из результатов такой работы было создание отдела аккаунтов – специалистов
по работе с ключевыми клиентами. Создание такого отдела позволило сконцентрировать
работу с информационными и денежными потоками в рамках одной структурной единицы,
тем самым освобождая большую часть сотрудников отделов интернет-рекламы, разработки
от рутины, усиливая специализацию отделов.
К сожалению, внедрение 1С в качестве корпоративной информационной системы оказалось
неудачным. Главная ценность компании в сфере IT – это сотрудники, а их адаптация к 1С
потребовала бы слишком много времени. Более того, использование стандартных средств 1С
не решало поставленных задач, а бюджет на приведение функционала к необходимому
уровню превышал ожидания компании. Отчасти, выбор оказался неверным, поскольку в
ходе исследования деятельности компании, те задачи, которые стояли перед началом
внедрения системы, оказались совсем не теми задачами, которые она должна была решать.
Стало понятно, что есть большие риски, которые агентство могло бы понести в связи с тем,
что ее IT-инфраструктура не отражает текущей деятельности компании, а привести ее в
соответствие с ситуацией заняло бы слишком много драгоценного времени.
Как результат – руководство компании отказалось от внедрения корпоративной
информационной системы на базе 1С в пользу создания своей внутренней системы силами
отдела разработки. Задачи этой системы были четко определены еще на предыдущем этапе,
появилось четкое видение, что эта система должна делать и что не должна делать, стали
очевидны бизнес-процессы, которые должны быть реализованы в этой системе. Создание
системы своими силами позволяет обеспечить наибольшую гибкость в отражении изменений
в структуре агентства.
Возвращаясь к аналогии с ориентированием на местности – знания топографии всегда
полезны, но все-таки гораздо проще закачать мобильные карты в смартфон, чем
использовать авиационную навигационную систему. Инструменты должны помогать решать
задачи, а не создавать своим существованием многие.

6. Подводя итоги
Какие выводы можно сделать из опыта автоматизации интернет-агентства “Моризо”?
Мы можем видеть, как сильно принятые решения могут влиять на судьбу компании,
насколько велика сила как положительных, так и отрицательных эффектов от произведенных
изменений. Автоматизация и оптимизация имеет решающее значение в деятельности
агентства, поскольку методы организации работ и используемые инструменты определяют
настоящее и будущее бизнеса. Преимущества, которые компания приобретает от
автоматизации, становятся теми отличительными способностями, теми ноу-хау, которые
позволяют занимать лидерские положения на рынке.
На данный момент, пока в IT-индустрии нет стандартизованных решений задачи
автоматизации интернет-агентства, от искусства компании в создании инструментов для
своей деятельности зависит ее успех. Пример интернет-агентства “Моризо” показывает,
насколько он может быть значителен.
Авторы: Воробьев А.
Черноталов А.