Документ описывает мастер-класс по управлению бизнес-процессами и документооборотом, акцентируя внимание на формализации, оптимизации и автоматизации этих процессов. Он включает этапы управления, правила описания процессов и преимущества формализации, такие как повышение эффективности и упрощение взаимодействия. Также рассматриваются услуги по внедрению систем процессного управления и оптимизации, предлагая цены и сроки выполнения работ.

1. Мастер-класс «Бизнес-процессы и документооборот:
Как навести порядок в бизнесе»
Документооборот
и бизнес-процессы:
Как навести порядок
в бизнесе
Часть 2

2. Управление бизнес-процессами
Бизнес-процесс - это управляемый набор действий,
который выполняется в компании для получения
заданного результата.
Документооборот – это
управляемое движение
документов.

3. Управление бизнес-процессами
Этапы управления бизнес-процессами (БП):
1. Формализация
2. Оптимизация
3. Автоматизация
4. Система постоянного улучшения

4. Формализация БП
Формализация бизнес-процесса – это описание процесса
по определенной технологии, разработка, согласование и
внедрение в практику внутренних правил работы в Вашей
компании.
Этапы описания БП:
1)Выделение БП (основные и вспомогательные)
2)Схема взаимодействия БП
3)Определить Владельцев процессов
4)Описание БП «как есть»
5)Описание БП «как должно быть» (оптимизация БП и
выявление возможностей для автоматизации)

5. Формализация БП
Что это нам дает?
1)Все говорят на одном языке.
2)С уходом сотрудника вы не теряете знание о
последовательности работ и с легкостью передаете эти знания
новым сотрудникам.
3)Сотрудник знает, что именно он делает; от кого что получает; в
каком виде получает; в какие сроки выполняет работу; кому,
когда и что передает; за что он отвечает.
4)Можно выявить неоптимальные операции, пути движения
документов и материальных ценностей.
5)Можно количественно измерять происходящие процессы.

6. Формализация БП
Зачем нужна регламентация?
Чтобы компания могла расти.
Чтобы освободить время руководителя.
Чтобы улучшить взаимодействие подразделений.
Чтобы разграничить сферы ответственности
Чтобы масштабировать или тиражировать бизнес.
Чтобы грамотно распоряжаться ресурсами
Чтобы оптимизировать и автоматизировать процессы.

7. Формализация БП
Золотые правила описания БП:
 Составляем схемы вместе с
"владельцами"/"участниками" бизнес-процессов.
 Используем визуальные подходы описания бизнес-
процессов.
 Используем язык, понятный владельцам и
участникам бизнес-процесса.
 Создаем схемы деятельности, а не организационных
структур.

8. Формализация БП
Золотые правила описания БП:
 Избегаем излишней детализации бизнес-
процессов, особенно на схеме "как есть".
 Избегаем составления схемы бизнес-процесса
ради схемы, не ведущей к дальнейшему анализу и
действиям.
 Не смешиваем понятия "как есть", " как должно
быть", "как будет ".

9. Оптимизация БП
Оптимизация бизнес-процесса – это изменение
бизнес-процесса с целью повышения его
эффективности:
ускорение
упрощение
удешевление
устранение сбоев
повышение прозрачности
получение побочных результатов

10. Оптимизация БП
Какие процессы оптимизировать?
Часто повторяющиеся
Затратные
Длительные по времени/важные по срокам
Управленческие
(пример оптимизации)

11. Оптимизация БП
Настала пора оптимизировать процессы, если:
Растет количество персонала
Стало больше уровней управления
Много подразделений
Филиалы, много офисов
Решения принимаются медленно
Решения реализуются медленно и не качественно
Часто выясняется, что какие-то операции остались без
контроля
Отсутствует четкая формализация обязанностей и
ответственности
Рабочие операции требуют непозволительно много
времени, телефонных звонков, согласований,
служебных записок
Внедряется новая информационная система

12. Оптимизация БП
Этапы оптимизации процессов:
Выбор инструмента описания
Формирование модели «как есть»
Оптимизация (модель «как будет»)
Внедрение

13. Варианты схем процессов

14. Варианты схем процессов

15. Оптимизация процессов
Что оптимизируем?
Помнить о целях и стратегии компании
Выбрать нужные показатели процессов
Выбрать критерии:
– стоимость
– продолжительность
– количество транзакций и пр.

16. Автоматизация процессов
Автоматизация БП - это использование
программных продуктов для реализации в них
действий, осуществляемых в рамках бизнес-
процессов.
Цель автоматизации - экономия времени, снижение
человеческих трудозатрат и избежание часто
повторяемых ошибок.

17. Автоматизация процессов
Автоматизация бизнес-процессов способна решать
следующие задачи:
Увеличение скорости обработки информации компании
Увеличение прозрачности бизнеса
Возможности для клиентов
Согласование действий
Повышение технологичности бизнеса, и др.
Автоматизация НЕ РЕШИТ следующих задач:
Увеличение потока клиентов
Своевременная сдача отчетности
Определение перспектив развития

18. Автоматизация процессов
Какой именно участок работы необходимо
автоматизировать в данный момент?
«Общепризнанные» процессы: бухучет, движение ТМЦ,
расчет зарплаты и кадровый учет. Повышение их
эффективности вследствие автоматизации многократно
доказано.
Понять, что именно не устраивает руководителя в
текущей работе организации (время выполнения
процесса, его стоимость, количество ошибок и сбоев, и
пр).

19. Автоматизация процессов
Какую систему выбрать для автоматизации?
Программа должна наилучшим образом подходить под
технические требования и не препятствовать
информационному росту в будущем.
Практически невозможно найти готовую систему,
которая была бы способна на сто процентов
удовлетворить потребности компании.
Нужно выбрать наиболее подходящий по
функциональности и стоимости программный продукт.

20. Автоматизация процессов
1С:УПП
Согласование заявок на расходование ДС
Заявки на приобретение товаров
Закупки и склад
Продажи
Управление СМК (отчеты, результативность)
Управление производством

21. Автоматизация процессов
1С-Битрикс: Корпоративный портал
Работа с договорами
Согласование заявок на расходование ДС
Заявки на приобретение товаров
Управление внутренними задачами
База знаний для сотрудников
Хранилище для информационных писем, приказов
Создание общего информационного поля

22. Автоматизация процессов
1С: ITIL
Учет компьютеров
Управление заявками пользователей
Служба технической поддержки
Учет загрузки сотрудников ИТ-службы
Управление изменениями в ИТ-сфере
Выявление проблемных мест в инфраструктуре

23. Автоматизация процессов
Постоянное улучшение
Жизнь не стоит на месте, поэтому разработанные
бизнес-процессы потребуют постоянной коррекции.
Тогда система бизнес-процессов станет реальным
инструментом повышения эффективности бизнеса на
уровне процессов.

24. Бизнес-процессы
Услуги:
Разработка регламентов бизнес-процессов
Формирование стандартов и унифицированных требований к деятельности
сотрудников, а также разработка общей схемы взаимодействия процессов в
компании.
Внедрение системы процессного управления
Создание системы управления документацией, формирование регламентов
бизнес-процессов, распределение ответственности и полномочий при управлении
процессами, оптимизация организационной структуры компании.
Внедрение систем обратной связи от клиентов: оценка удовлетворенности и
работа с жалобами.
Создание системы, с помощью которой можно оперативно и регулярно получать
обратную связь от клиентов о качестве продукции (услуги, товары). На основе
полученных данных компания получает возможность постоянного улучшения, что
дает значительное конкурентное преимущество на рынке.

25. Бизнес-процессы: услуги, цены, сроки
Варианты работы:
Проект
от 200.000 руб., 2 месяца, 1-2 процесса
Регулярные консультации и работы
абон, от 30.000 руб./месяц, 24 часа в месяц
Разовые консультации и работы
12.000 руб./день