Документ описывает основные понятия и подходы к документированию бизнес-процессов, выделяя их типы и схемы управления. Рассматриваются различные нотации для моделирования бизнес-процессов, такие как BPMN, EPC и IDEF0, с примерами и их детализацией. Также акцентируется внимание на целях и задачах оптимизации процессов, повышения эффективности и прозрачности управления.

1. Документирование
бизнес процессов
Подготовили:
Волщуков Ю.Н.
Романенко Н.В.

2. Основные понятия
Бизнес-процесс – совокупность различных взаимосвязанных
(взаимодействующих) видов деятельности, в рамках которой «на входе»
используется один или более видов ресурсов, и в результате которой «на
выходе» создается продукт, представляющий ценность для потребителя.
Модель бизнес-процесса – информационный объект, представляющий
собой отображение (образ) бизнес-процесса и его существенных
компонентов (свойств).
Схема (блок-схема, диаграмма) бизнес-процесса – графическое
отображение модели бизнес-процесса и его компонентов с
использованием определенной нотации.
Нотация – являющаяся частью методологии устойчивая совокупность
правил, в соответствии с которой описывается бизнес-процесс.
2

3. Типы бизнес-процессов
Типы процессов Определения
Основные
процессы
 Процессы, которые создают продукт, представляющий ценность для внеш-
него потребителя.
 Процессы, которые создают добавленную ценность продукту или услуге.
Обеспечивающие
процессы
 Процессы, потребителями которых являются основные процессы.
 Процессы, которые создают и поддерживают инфраструктуру организации.
Процессы
управления
 Процессы, основной целью которых является управление деятельностью
организации.
 Процессы, которые обеспечивают выживание и развитие организации,
регулируют ее текущую деятельность.
Процессы
(проекты и
программы)
развития
 Нерегулярные и инновационные виды деятельности по совершенствова-
нию и развитию организации.
 Виды деятельности, ориентированные на цели долгосрочной перспективы.
3

4. Схемы управления бизнес-процессами
Варианты схемы управления
1 2 3
Аморфная Функциональная Процессная
4

5. Схемы управления бизнес-процессами
Аморфная схема управления.
Аморфной мы называем такую схему управления из-за отсутствия четкой структуры
управления. Очевидно, что такая схема управления характерна для молодых компаний, но,
как ни странно, черты такого управления можно найти и в крупных солидных организациях.
Недостатки такого управления также очевидны:
Все занимаются всем, при этом ничего не успевая вовремя. Постоянная повышенная
загрузка Руководителя существует из-за необходимости администрировать большой поток
работ с личным контролем каждого задания. Выполнение работ, заданий в данной схеме
управления предполагает повышенные требования к квалификации исполнителей.
Плюс только один – быстрая реакция на изменения внешней или внутренней среды.
5

6. Аморфная схема управления бизнес-процессами
6

7. Схемы управления бизнес-процессами
Функциональная схема управления.
Характерна для устоявшихся крупных организаций. Организационная структура такой
компании строится на основе группировки по функциям: Финансы, Снабжение,
Производство и т.д. Здесь можно видеть четкие иерархические связи между
организационными единицами, но горизонтальные связи между сотрудниками при такой
схеме управления практически отсутствуют. Следствием этого является то, что
самостоятельно исполнители не могут принять решения, поэтому функциональные
подразделения тонут в согласованиях.
Недостатки
Низкая скорость выполнения, перекладывание ответственности при решении задач,
требующих участия нескольких подразделений.
Низкая скорость принятия решений в случае отклонений от нормального хода вещей.
Руководители вынуждены заниматься администрированием текущей деятельности, а не
развитием компании или своих подразделений.
Большое уровней между работниками, выпускающими продукцию, и лицом, принимающим
решение (до 35 в практике оказания консультационных услуг).
Плюс также один:
Сосредоточение функциональных специалистов в рамках одного подразделения, что
позволяет найти решение любой задачи, направленной в функциональное подразделение.
7

8. Функциональная схема управления бизнес-процессами
8

9. Схемы управления бизнес-процессами
Устранить недостатки рассмотренных ранее схем можно переходом на новый принцип
управления – управление процессами. Компания выстраивает систему эффективных
горизонтальных связей. В фокусе внимания высшего руководства находится внутренняя
среда компании – процессная система. Управление подразделениями происходит по
«входу» и «выходу». Основной задачей управления является повышение эффективности и
прозрачности. Стиль управления – делегирование полномочий и наделение
ответственностью.
Плюсы процессной схемы управления:
Ориентированность исполнителей и руководителей на получение результата, нужного
компании.
Разгрузка руководителей. Они вмешиваются в оперативное управление только в случае
значительных отклонений.
Руководители занимаются своими прямыми обязанностями – организацией эффективного
управления и стратегией развития.
На порядок большая операционная эффективность по сравнению с другими схемами
управления.
Не критичность для компании смены работников, поскольку есть механизм передачи знаний
новым сотрудникам (регламенты бизнес-процессов).
Недостатки
В случае формирования кросс-функциональных подразделений требуются отдельные
процедуры для обеспечения профессионального роста сотрудников (обучение).
9

10. Процессная схема управления бизнес-процессами
10

11. Что нам дает моделирование бизнес-процессов?
10 (десять) часто решаемых задач с использованием технологий процессного управления
1. Оптимизация бизнес-процессов:
• Повышение производительности
• Снижение издержек
• Уменьшение времени исполнения процессов
• Повышение качества результата процессов
2. Прозрачность, контролируемость и управляемость системы, реализация
стратегии, поддержание роста.
3. Построение эффективной организационной структуры.
4. Проектирование новых направлений и бизнес-процессов.
5. Тиражирование существующих направлений и бизнес-процессов.
6. Автоматизация бизнес-процессов.
7. Правильный подбор персонала. Мотивация. Уменьшение персонало-
зависимости.
8. Регламентация. Высвобождение времени руководителей.
Повышение эффективности работы персонала.
9. Финансы. Управленческий учет. Бюджетирование.
10. Повышение уровня доверия, формирование имиджа, сертификация.
11

12. Процессы
управления
Основные
процессы
Обеспечива-
ющие процессы
Система бизнес-процессов в развитии
1
1.1.1
1.1
и программы развития
Процессы
управления
Основные
процессы
Обеспечива-
ющие процессы
Проекты
Бизнес-процессы развития
Бизнес-процессы
верхнего уровня “как есть”
Бизнес-процессы
верхнего уровня “как будет”
Декомпозиция процесса
в соответствии с уровнем описания:
1 ……………….….
1.1 ……….……
1.1.1 ………
1.1.2 ………
12

13. Идентификация и выделение бизнес-процессов
• Выделение бизнес-процессов является первым
этапом при построении процессной системы управления
Организация
Ресурсы Продукты и услуги
Бизнес-процессы
(Основные, обеспечивающие,
управленческие и развития)
Структуризация деятельности
по модели «черного ящика»
13

14. Способы описания бизнес-процессов
 Текстовый
“Договорной отдел на основании технического задания, полученного от
заказчика составляет договор и согласует его в юридическом отделе.
Согласованный договор передается заказчику юридическим отделом.”
14
 Табличный
№ Поставщик Вход Операция Исполнитель Выход Потребитель
1. Заказчик Техническое
задание
Составляет договор Договорной
отдел
Договор Юридический
отдел
2. Договорной
отдел
Договор Согласует договор Юридический
отдел
Согласованный
договор
Заказчик
 Графический
1
Составить
договор
2
Согласовать
договор
Договор
Договорной
отдел
Юридический
отдел 14

15. Рассмотрим на примере графический способ описания
бизнес-процессов.
Эта задачка придумана Львом Толстым для второго класса
церковноприходской школы.
Продавец продает шапку, которая стоит 10 рублей. Подходит
покупатель, меряет и согласен взять, но у него есть только
25 рублей. Продавец отсылает мальчика с этими 25 рублями
к соседке разменять. Мальчик прибегает и отдает купюры
10+10+5. Продавец отдает шапку и сдачу 15 рублей. Через
какое-то время приходит соседка и говорит, что 25 рублей
фальшивые, требует отдать ей деньги. Делать нечего,
продавец открывает кассу и возвращает ей деньги.
Вопрос: на сколько обманули продавца?
15
Способы описания бизнес-процессов

16. Задача Льва Толстого
Если вы попробуете описать решение
данной задачи текстовым способом, то
за круговоротом словесного описания
теряется связь между началом
цепочки и выходом из процесса.
Скорее всего вы запутаетесь, поэтому
попробуем выяснить насколько угорел
продавец с помощью графической
схемы взаимодействия участников в
этой задаче.
16

17. Схема взаимодействий участников в задаче Льва Толстого
Группа участников 2 Группа участников 1 17

18. «Золотые» правила описания бизнес-процессов
1. Составляйте, уточняйте, подтверждайте схемы с ответственными /
участниками деятельности
2. Используйте подручные средства при составлении схемы,
способствующие повышению эффективности работы в группе
(подвесной блокнот, самоклеющаяся бумага для записей)
3. Используйте язык, понятный ответственным / участникам
деятельности
4. Создавайте схемы деятельности, а не организационных структур
5. Избегайте излишней детализации, особенно на схеме «как есть»
6. Избегайте составления схемы ради схемы, не ведущей к дальнейшему
анализу и действиям
7. Не смешивайте понятия «как есть», « как должно быть», «как будет»
18

19. Нотации для моделирования бизнес-процессов
Существует множество нотаций, применяемых для моделирования
бизнес-процессов, но чаще всего используются следующие 3 вида:
• BPMN –
• EPC –
• IDEF0 –
19
функциональная
последовательность работ
событийная последовательность
работ
логическая последовательность
работ

20. Функциональная последовательность работ (BPMN)
BPMN (англ. Business Process Model and Notation, нотация и
модель бизнес-процессов) — система условных обозначений
(нотация) для моделирования бизнес-процессов.
BPMN описывает условные обозначения для отображения
бизнес-процессов в виде диаграмм бизнес-процессов.
Основная цель BPMN — создание стандартного набора условных
обозначений, понятных всем бизнес-пользователям.
BPMN поддерживает лишь набор концепций, необходимых для
моделирования бизнес процессов. Моделирование иных аспектов,
помимо бизнес процессов, находится вне зоны внимания BPMN.
Например, моделирование следующих аспектов не описывается
в BPMN:
• Модель данных
• Организационная структура
Несмотря на то, что BPMN позволяет моделировать потоки данных
и потоки сообщений, а также ассоциировать данные с действиями,
она не является схемой информационных потоков.
20

21. Основные элементы в нотации BPMN
События Действия
Логические операции
21

22. Пример моделирования бизнес-процесса в нотации BPMN
22

23. Событийная последовательность работ (EPC)
Используется для описания процессов нижнего уровня.
EPC-диаграмма (англ. event-driven process chain) —
представляет собой упорядоченную комбинацию событий и
функций. Для каждой функции могут быть определены
начальные и конечные события, участники, исполнители,
материальные и документальные потоки, сопровождающие
её, а также проведена декомпозиция на более низкие
уровни.
EPC-метод был разработан Августом-Вильгельмом Шеером в
рамках работ над созданием ARIS в начале 1990-х годов.
Используется многими организациями для моделирования,
анализа и реорганизации бизнес-процессов.
23

24. Основные элементы EPC
Элемент Название Описание элемента
Функция
(действие)
Действие или набор действий с целью получения заданного результата.
Временная последовательность выполнения функций задается
расположением функций на диаграмме процесса сверху вниз.
Событие Состояние, оказывающее влияние или контролирующее дальнейшее
развитие одного или более бизнес-процессов. Элемент отображает
события, активизирующие функции или порождаемые функциями.
Субъект Субъект, связанный с выполнением функций, может представлять собой
как конкретного субъекта (должность, подразделение, организация), так
и роль (исполнитель, координатор, учредитель).
Стрелка Отображает связи элементов между собой. Связь может быть различной
в зависимости от соединяемых элементов и типа связи.
Оператор
“И” (AND)
Используется для обозначения слияния/ветвления как функций, так и
событий. Пример: должно наступить и Событие 1 и Событие 2, чтобы
началась Действие. При наступлении только одного из событий
Действие не выполняется.
Оператор
“ИЛИ” (OR)
Используется для обозначения слияния/ветвления функций и для
слияния событий. Пример: после Действия могут наступить все 3
варианта сочетаний События 1 и События 2 (2 варианта только с
одним событием и вариант когда наступают оба события).
Оператор
“Исключающее
ИЛИ” (XOR)
Используется для обозначения слияния/ветвления функций и для
слияния событий. Пример: Действие выполняется либо после
наступления События 1 либо после наступления События 2
Функция
Событие
Субъект
И
(или)
ИЛИ
24

25. Правила применения логических операторов на диаграмме EPC
ЗАПРЕЩЕНО
Соединение (связывание)
событий
Соединение (связывание)
функций
Оператор
Инициирующие
события
Инициируемые
события
Инициирующие
события
Инициируемые
события
И
И
(или)
ИЛИ
ИЛИ ЗАПРЕЩЕНО
исключающее ИЛИ
25

26. Примеры применения EPC
Регистрация Законов области
Подписанный Закон
области поступил в УВЗО
Регистрация Закона
области
Подготовка
сопроводительного
письма с указанием
срока опубликования
Исполнитель
Направление Закона
области в УКОС для
опубликования
Текст Закона области
поступил в УВЗО из УКОС
Публикация
Текст закона опубликован
И
Исполнитель
Подготовка актов
передачи Законов
области в АКУ
Подготовка листов
рассылки Законов
области для АКУ
Исполнитель
Акты подготовлены
Направление Закона
области в АКУ для
тиражирования,
рассылки и хранения
Руководитель
Руководитель
Листы рассылки
подготовлены
И
Листы рассылки
подготовлены
26

27. Логическая последовательность работ (IDEF0)
Используется для описания процессов верхнего уровня.
IDEF0 - Function Modeling — Диаграмма процесса в нотации IDEF0
представляет собой отображение организации как набора функций
(процессов) со следующими обязательными атрибутами - вход, управление,
механизм, выход. Каждая функция (процесс) детализируется на
нижележащих уровнях диаграммы.
Нотация моделирования, разработанная в 1981 году департаментом
Военно-Воздушных Сил США в рамках программы автоматизации
промышленных предприятий, которая носила обозначение ICAM (Integrated
Computer Aided Manufacturing). Набор стандартов IDEF унаследовал свое
название от этой программы (ICAM DEFinition).
27

28. Пример применения IDEF0
Планы работы
Лингвистические
Регламент,
законы
Внешняя информация
Дела по обращениям граждан и входящей служебной корреспонденции
Обращения граждан и входящая служебная корреспонденция Ответы на обращения граждан и входящую служебную корреспонденцию
A-0
Инструкция по
делопроизводству
нормы
Осуществлять
документооборот
Зарегистрированные документы по деятельности подразделений
Запросы на получение информации
Информация о ходе исполнения поручений
Сформированные дела
Решения
Зарегистрированные нормативные документы
( )
Персонал
( )
Не электронные
средства
документооборота
( )
Программно-технический
комплекс
28
NODE: DOC A-0 TITLE: Осуществлять документооборот NO.: 1

29. Пример применения IDEF0
С2 С4 С3 С1
Лингвистические нормы
Зарегистрированные
поручения и резолюции
A1
Готовить и
выдавать
поручения
Инструкция
по
Планы
работы
делопроизводству
Готовить, согласовывать
нормативные документы
A2
и рассылать
Зарегистрированные
поручения и резолюции
A3
Зарегистрированные
нормативные
документы
Создавать
внутренние
документы
Законы, регламент
Зарегистрированные
поручения и резолюции
Зарегистрированные
нормативные
документы
Зарегистрированные
документы по
деятельности
подразделений
Вести служебную
корреспонденцию,
готовить и рассылать
ответы на обращения
A4
граждан
Законы, регламент
Зарегистрированные
поручения и резолюции
Запросы на получение информации
Сформированные дела
Дела по обращениям граждан и входящей служебной корреспонденции
Ответы на обращения граждан и входящую служебную корреспонденцию
A5
Вести и
оформлять
протоколы
совещаний и
заседаний
Сформированные дела
A6
Осуществлять
контроль хода
исполнения
поручений
Внешняя информация
Обращения граждан и входящая служебная корреспонденция
Обработанные обращения граждан и
входящая служебная корреспонденция
Зарегистрированные утвержденные протоколы
Контрольные карточки
Ответы на запросы
о ходе исполнения
контрольных поручений
Запросы о ходе
исполнения контрольных поручений
Информация о ходе
исполнения поручений
Решения
I1
I2
I3
NODE: DOC A0 TITLE: Осуществлять документооборот NO.: 3
O7
O2
O3
O6
O1
O5
O6
O4
29

30. «Мягкие» правила подготовки схем бизнес-процессов
1. Придерживайтесь метода моделирования, не изобретайте колесо
2. Не пытайтесь моделировать все, слишком детальное моделирование
отвлекает время, ведет к затратам и запутывает
3. Делайте модели проще - отразив существенные свойства,
останавливайтесь
4. Придерживайтесь принципа равнозначности
5. Соблюдайте оптимальное количество объектов
6. Название процесса = Действие + Объект, над которым действие
осуществляется
30

31. Заключение
Безусловно бизнес-процессы существуют в каждой организации, просто многие
не задумываются о том, что когда человек выполняют какую-либо работу, он
являются участником бизнес-процесса.
В данной презентации мы узнали что такое бизнес-процессы, какие виды
бизнес-процессов бывают, какие схемы управления существуют. И самое
главное для чего все это нужно.
Выяснение схем управления, правил, регламентов и последовательности
выполнения бизнес-процессами необходимо для автоматизации деятельности
организации с целью повышения производительности, снижения издержек и
уменьшения времени процессов.
Каждый, кто задумывается о автоматизации своих бизнес-процессов,
непременно начнет их документировать и описывать, а как только он начнет
этим заниматься сразу же выясниться много интересного на этом пути.
И если представленные материалы Вам хоть немного помогут, мы будем рады.
31

32. СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ.
www.nitavto.ru
info@nitavto.ru
1. Есть вопросы ?
2. Пишите !