materi lengkap ddm

1. PENGENDALIAN Aspek penting dalam pengendalian
alam proses pengendalian perlu diketahui bebrapa aspek penting dan
juga karakteristik pengendalian yang efektif. Hal ini dimaksudkan
untuk mempermudah langkah seorang manajer dalam mencapai tujuan
D
secara efektif dan efisien serta demi lancarnya pelaksanaan pengendalian itu
sendiri.
13.1. Aspek-aspek yang Mempengaruhi Pengendalian
Dalam proses pengendalian perlu diperhatikan beberapa aspek penting agar dapat
tercipta pengendalian dengan efektif.
Beberapa aspek penting tersebut, antara lain adalah:
1. Jenis standar (ukuran). Terdapat beberapa jenis standar, yaitu:
a. Standar yang dibuat berdasarkan performansi masa lalu (historical
performance). Standar ini memiliki kelemahan, yaitu bila terjadi
perubahan pada masa mendatang maka standar ini sulit untuk diterapkan.
b. External standard, yaitu standar yang diambil dari luar perusahaan.
Standar ini memiliki kelemahan bila kondisi perusahaan memiliki
karakteristik yang berbeda.
c. Engineering standard, yaitu standar yang ditentukan oleh pembuat mesin.
d. Productivity standard, yaitu standar yang ditentukan berdasarkan ukuran
tingkat produktivitas dengan didasarkan pada sistim kerja times and
motion study.
e. Subjective standar, yaitu standar yang ditentukan oleh atasan dengan
124
menggunakan pendekatan kebijakan.
2. Jumlah standar harus optimal, bila terlalu banyak akan menimbulkan masalah
yaitu akan bertambah rumit, sedangkan bila terlalu sedikit maka pengendalian
akan terlalu longgar.

2. PENGENDALIAN Aspek penting dalam pengendalian
3. Wewenang untuk menentukan standar. Siapakah yang harus menentukan
standar? Bila atasan menentukan standar, maka seringkali bawahan merasa
standar tersebut tidak relistis sehingga berdampak pada turunnya motivasi
kerja. Dengan demikian diperlukan adanya interaksi antara bawahan dan
atasan dalam menentukan standar.
4. Fleksibilitas standar. Standar hendaknya cukup fleksibel dan dapat
mengakomodasikan perubahan. Biasanya standar ditentukan untuk semua unit
organisasi yang memiliki ciri-ciri yang hamper sama. Akan tetapi bila ada satu
unit organisasi yang memiliki perbedaan yang cukup signifikan maka standar
tersebut perlu disesuaikan bagi unit tersebut.
5. Frekuensi pengukuran. Frekuensi pengukuran harus disesuaikan dengan
karakteristik proses yang dikendalikan. Bagi proses yang memiliki cycle time
yang pendek maka frekuensi pengukuran harus tinggi, misalnya setiap jam.
Akan tetapi untuk proses yang membutuhkan waktu lama, misalnya untuk
kegiatan penyusunan rancangan usaha, maka pengukuran dilakukan dengan
frekuensi yang rendah, misalnya setiap minggu atau setiap bulan.
6. Arah umpan balik. Umpan balik harus diberikan kepada orang/unit organisasi
125
yang bertanggungjawab terhadap proses pengendalian tersebut.
Ada berbagai faktor yang membuat pengendalian semakin diperlukan oleh setiap
organisasi. Faktor-faktor tersebut adalah:
1. Perubahan lingkungan organisasi. Berbagai perubahan lingkungan
organisasi terjadi terus menerus dan tidak dapat dihindari, seperti munculnya
inovasi produk dan pesaing baru, diketemukannya bahan baku baru, adanya
peraturan pemerintah baru, dan sebagainya. Melalui fungsi pengendalian,
manajer mendeteksi perubahan-perubahan yang berpengaruh pada barang dan
jasa organisasi sehingga mampu menghadapi tantangan atau memanfaatkan
kesempatan yang diciptakan perubahan-perubahan yang terjadi.
2. Peningkatan kompleksitas organisasi. Semakin besar organisasi maka
semakin memerlukan pengendalian yang lebih formal dan hati-hati. Berbagai
jenis produk harus diawasi untuk menjamin bahwa kualitas dan profitabilitas
tetap terjaga, penjualan eceran pada para penyalur perlu di analisa dan dicatat
dengan tepat: bermacam-macam pasar organisasi (luar dan dalam negeri) perlu

3. PENGENDALIAN Aspek penting dalam pengendalian
selalu dimonitor. Di samping itu, organisasi pada saat ini lebih bercorak
desentralisasi dengan banyaknya agen-agen/cabang-cabang penjualan dan
kantor-kantor pemasaran, pabrik-pabrik yang terpisah secara geografis, atau
fasilitas-fasilitas penelitian yang tersebar luas. Semuanya memerlukan
pelaksanaan fungsi pengendalian dengan lebih efisien dan efektif.
3. Kesalahan-kesalahan. Bila para bawahan tidak pernah membuat kesalahan
maka manajer dapat secara sederhana melakukan fungsi pengendalian. Tetapi
kebanyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan-kesalahan atau
memesan barang/komponen yang salah, membuat penentuan harga yang
terlalu rendah, dan masalah-masalah didiagnosa secara tidak tepat. Sistim
pengendalian memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan-kesalahan
tersebut sebelum menjadi kritis.
4. Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang. Bila manajer
mendelegasikan wewenang kepada bawahannya, tanggungjawab atasan itu
sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menentukan apakah
bawahan telah melakukan tugas-tugas yang telah dilimpahkan kepadanya
adalah dengan mengimplementasikan sistim pengendalian. Tanpa sistim
tersebut manajer tidak dapat memeriksa pelaksanaan tugas bawahan.
Kata “pengendalian” sering mempunyai konotasi yang tidak menyenangkan
karena dianggap akan mengancam kebebasan dan otonomi pribadi. Padahal
organisasi sangat memerlukan pengendalian untuk menjamin tercapainya tujuan.
Sehingga tugas manajer adalah menemukan keseimbangan antara pengendalian
organisasi dan kebebasan pribadi atau mencari tingkat pengendalian yang tepat.
Pengendalian yang berlebihan akan menimbulkan birokrasi yang rumit,
mematikan kreatifitas, dan sebagainya yang pada akhirnya akan merugikan
organisasi sendiri. Sebaliknya pengendalian yang tidak mencukupi dapat
menimbulkan pemborosan sumberdaya dan membuat sulit pencapaian tujuan.
13.2. Karakteristik Pengendalian yang Efektif
Untuk menjadi efektif, sistim pengendalian harus memenuhi criteria tertentu.
Kriteria-kriteria utamanya adalah antara lain sistim harus: (1) mengawasi
kegiatan-kegiatan yang benar, (2) tepat waktu, (3) dengan biaya yang efektif, (4)
126

4. PENGENDALIAN Aspek penting dalam pengendalian
tepat-akurat, dan (5) dapat diterima oleh yang bersangkutan. Semakin dipenuhinya
kriteria-kriteria tersebut maka sistim pengendalian akan semakin efektif.
Karakteristik-karakteristik pengendalian yang efektif dapat lebih diperinci sebagai
berikut:
1. Akurat
Informasi tentang pelaksanaan kegiatan harus akurat. Data yang tidak akurat
dari sistim pengendalian dapat menyebabkan organisasi mengambil tindakan
koreksi yang keliru atau bahkan menciptakan masalah yang sebenarnya tidak
ada.
127
2. Tepat waktu
Informasi harus dikumpulkan, disampaikan, dievaluasi secepatnnya bila
kegiatan perbaikan harus dilakukan segera.
3. Objektif dan menyeluruh
Informasi harus mudah dipahami dan bersifat objektif serta lengkap.
4. Terpusat pada titik-titik pengendalian strategik
Sistim pengawasan harus memusatkan perhatian pada bidang-bidang di mana
penyimpangan-penyimpangan dari standar paling sering terjadi atau yang akan
mengakibatkan kerusakan paling fatal.
5. Realistis secara ekonomi
Biaya pelaksanaan sistim pengawasan harus lebih rendah, atau paling tidak
sama dengan kegunaan yang diperoleh dari sistim tersebut.
6. Realistis secara organisasional
Sistim pengawasan harus cocok atau harmonis dengan kenyataan-kenyataan
organisasi.
7. Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi
Informasi pengawasan harus terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi,
karena: (1) setiap tahap dari proses pekerjaan dapat mempengaruhi sukses atau
kegagalan keseluruhan operasi, dan (2) informasi pengawasan harus sampai
pada seluruh personalia yang memerlukannya.
8. Fleksibel
Pengawasan harus mempunyai fleksibilitas untuk memberikan tanggapan atau
reaksi terhadap ancaman ataupun kesempatan dari lingkungan.

5. PENGENDALIAN Aspek penting dalam pengendalian
128
9. Bersifat sebagai petunjuk dan operasional
Sistim pengawasan efektif harus menunjukkan, baik deteksi atau deviasi dari
standar, tindakan koreksi apa yang seharusnya diambil.
10. Diterima para anggota organisasi
Sistim pengawasan harus mampu mengarahkan pelaksanaan kerja para
anggota organisasi dengan mendorong peranan otonomi, tanggungjawab, dan
berprestasi.
13.3. Rangkuman
Dalam proses pengendalian perlu diperhatikan beberapa aspek penting supaya
dapat tercipta pengendalian efektif.
Suatu usaha pengendalian harus dilaksanakan secara efektif agar kegiatan berjalan
sesuai dengan rencana. Beberapa karakteristik dari pengendalian yang efektif
adalah sebagai berikut:
1. Informasi yang diberikan memiliki ketelitian yang cukup baik sehingga dapat
diambil tindakan koreksi yang tepat
2. Informasi harus tepat waktu dan relevan
3. Informasi harus mudah dimengerti dan bersifat objektif
4. Usaha pengendalian difokuskan pada hal-hal yang memungkinkan tindakan
koreksi dapat diterapkan secara efektif
5. Pengendalian harus dilaksanakan dengan mempertimbangkan aspek-aspek
ekonomi dan efisiensi
6. Pengendalian harus sesuai dengan organisasi yang berlaku.