Ringkasan dokumen tersebut adalah: Dokumen tersebut membahas tentang jenis-jenis rapat, tujuan rapat, materi yang perlu dipersiapkan untuk rapat, peran sekretaris dalam rapat, dan cara melaksanakan rapat secara efektif.

1. POLITEKNIK NEGERI BENGKALIS
Administrasi Bisnis 2016
Jalan Bathin Alam, Sungai Alam, Bengkalis, Riau - Indonesia
KESEKRETARIATAN
Memanajemen Rapat yang Efektif
Presented By: Kelompok 4 (empat)
ADM 2A
ALAMUDDIN AL ASMAR
EKA IS MAY VALIANI
PURNAWATI
PUTRI SOLEHA
ROSMANIAR

2. Pustekkom Depdiknas
Ready to use…
Choose one of the main menu above !
Collecting status…Please wait…
@alamuddin3
Menu UtamaLoading…
JENIS-JENIS
RAPAT
KESIMPULANMATERI RAPATRAPAT

3. Pustekkom Depdiknas
JENIS-JENIS
RAPAT
KESIMPULANMATERI RAPATRAPAT
Rapat adalah suatu perkumpulan orang yang
membicarakan suatu masalah atau kepentingan bersama
untuk memberikan penjelasan, memecahkan suatu masalah
atau melakukan perundingan demi memperoleh suatu hasil
yang disepaklati bersama.
Rapat adalah pertemuan atau kumpulan orang
dalam organisasi baik itu perusahaan maupun instansi
pemerintah dalam situasi formal maupun non formal untuk
membicarakan atau merunding dan memutuskan suatu
masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama.
@Alamuddin_3
TUJUAN RAPAT

4. Pustekkom Depdiknas
a. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu
masalah.
b. Untuk menyampaikan informasi, perintah maupun
pernyataan.
c. Sebagai alat koordinasi antara intern maupun
ekstern.
d. Agar peserta rapat dapat berpartisipasi pada
masalah yang sedang terjadi.
e. Mempersiapkan suatu acar atau kegiatan.
@Alamuddin_3
TUJUAN RAPAT
JENIS-JENIS
RAPAT
KESIMPULANMATERI RAPATRAPAT

5. Pustekkom Depdiknas
BERDASARKAN
TUJUAN
@Alamuddin_3
1. Rapat penjelasan
Rapat penjelasan ialah rapat yang diselenggarakan
dengan tujuan untuk menyampaikan penjelasan kepada
para peserta rapat.
2. Rapat pemecahan masalah
Rapat pemecahan masalah ialah rapat yang
bertujuan untuk memecahkan masalah yang sedang terjadi.
3. Rapat perundingan
Rapat perundingan ialah rapat yang diselenggarakan
untuk tujuan menghindari suatu perselisihan, mencari jalan
tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak.
BERDASARKAN
JANGKA WAKTU
BERDASARKAN
FREKUENSI
BERDASARKAN
NAMA
BERDASARKAN SIFAT
KESIMPULANMATERI RAPATRAPAT
JENIS-JENIS
RAPAT

6. Pustekkom Depdiknas
BERDASARKAN
TUJUAN
BERDASARKAN
JANGKA WAKTU
BERDASARKAN
FREKUENSI
BERDASARKAN
NAMA
BERDASARKAN SIFAT
1. Rapat formal
Rapat formal ialah suatu rapat yang dilaksanakn
dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, sesuai dengan
aturan yang berlaku dan semua peserta rapat memperoleh
ubndangan.
2. Rapat informal
Rapat informal ialah rapat yang dilaksanakan secara
tidak reesmi dan tidak beedasarkan pada suatu rencana
yang bersifat resmi.
3. Rapat terbuka
Rapat terbuka ialah rapat yang dihadiri oleh seluruh
anggota organisasi. Materi yang dibahas merupakan
masalah yang bukan bersifat rahasia.
4. Rapat tertutup
Rapat tertutup ialah rapat yang diselenggarankan
untuk kalangan tertentu dalam suatu organisasi. Materi
rapat biasanya merupakan masalah yang bersifat rahasia.
@Alamuddin_3
KESIMPULANMATERI RAPATRAPAT
JENIS-JENIS
RAPAT

7. Pustekkom Depdiknas
BERDASARKAN
TUJUAN
BERDASARKAN
JANGKA WAKTU
BERDASARKAN
FREKUENSI
BERDASARKAN
NAMA
BERDASARKAN SIFAT
1. Rapat mingguan
Rapat mingguan ialah rapat yang diselnggarakan rutin
setiap minggu, guna membahas masalah yang bersifat
biasa.
2. Rapat bulanan
Rapat bulanan ialah rapat yang diselengaran setiap bulan,
guna membahas masalah mmasalah yang sifatnya bisas.
3. Rapat semester
Rapat semester ialah rapat yang diselenggakan setiap enam
bulan sekali, guna mengadaklan evaluasi kerja selama
setengah tahun serta menentukan rencana rencana
berikutnya untuk enam bulan berikutnya.
4. Rapat tahunan
Rapat tahunan ialah rapat yang diselenggarakan setahun
sekali guna mengadakan evaluasi kerja dan rencana kerja
jangak pendek dan jangka panjang.
@Alamuddin_3
KESIMPULANMATERI RAPATRAPAT
JENIS-JENIS
RAPAT

8. Pustekkom Depdiknas
BERDASARKAN
TUJUAN
BERDASARKAN
JANGKA WAKTU
BERDASARKAN
FREKUENSI
BERDASARKAN
NAMA
BERDASARKAN SIFAT
1. Rapat rutin
Rapat rutian ialah rapat yang waktunya sudah
tertentu atau biasa. Misalnya mingguan atau bulanan.
2. Rapat insidental
Rapat yang terjadi tanpa direncanakan terlebih
dahulu.
@Alamuddin_3
KESIMPULANMATERI RAPATRAPAT
JENIS-JENIS
RAPAT

9. Pustekkom Depdiknas
BERDASARKAN
TUJUAN
BERDASARKAN
JANGKA WAKTU
BERDASARKAN
FREKUENSI
BERDASARKAN NAMA
BERDASARKAN SIFAT
1. Rapat kerja
Rapat atau pertemuan para karyawan atau pimpinan
guna hal hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas
suatu instansi.
2. Rapat dinas
Rapat dinas ialah rapat yang membicarakan masalah
kedinasan atau pekerjaan.
@Alamuddin_3
KESIMPULANMATERI RAPATRAPAT
JENIS-JENIS
RAPAT

10. Pustekkom Depdiknas
KESIMPULAN
JENIS-JENIS
RAPAT
RAPAT
A.Membuat agenda rapat dan susunan acara rapat.
B.Menentukan peserta rapat.
C.Membuat undangan rapat.
D.Membuat daftar hadir rapat.
E.Mempersiapkan bahan rapat.
F.Mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat.
G.Mempersiapkan ruang rapat.
H.Akomodasi/penginapan.
I.Konsumsi.
J.Transportasi.
K.Pengecekan persiapan terakhir.
@Alamuddin_3
SKEDUL RAPAT
TATA RUANG RAPAT
PERAN SEKRETARIS
RAPAT YANG EFEKTIF
PERALATAN KETIKA
RAPAT
MATERI RAPAT

11. Pustekkom Depdiknas
A. Papan tulis, alat tulis serta penghapus.
B. LCD projector dan layarnya.
C. Sound sistem dan mic.
D. Video shooting atau handy cam.
E. Kamera.
F. Tape recorder dan kaset.
G. Map atau bahan bahan rapat.
@Alamuddin_3
SKEDUL RAPAT
TATA RUANG RAPAT
PERAN SEKRETARIS
RAPAT YANG EFEKTIF
PERALATAN KETIKA
RAPAT
KESIMPULAN
JENIS-JENIS
RAPAT
RAPAT MATERI RAPAT

12. Pustekkom Depdiknas
Hal hal yang perlu diperhatikan saat mempersiapkan
ruangan rapat antara lain yaitu:
a. Memberi ruangan yang aman dan nyaman bagi peserta
rapat.
b. Cahaya penerangan untuk ruangan rapat.
c. Ventilasi udara harus yg efektif.
d. Pengaturan posisi tempat duduk pimpinan dan peserta
rapat.
e. Penempatan peralatan pendukung jalannya rapat.
@Alamuddin_3
NEXT
SKEDUL RAPAT
TATA RUANG RAPAT
PERAN SEKRETARIS
RAPAT YANG EFEKTIF
PERALATAN KETIKA
RAPAT
KESIMPULAN
JENIS-JENIS
RAPAT
RAPAT MATERI RAPAT

13. Pustekkom Depdiknas
@Alamuddin_3
SKEDUL RAPAT
TATA RUANG RAPAT
PERAN SEKRETARIS
RAPAT YANG EFEKTIF
PERALATAN KETIKA
RAPAT
PREVIOS
KESIMPULAN
JENIS-JENIS
RAPAT
RAPAT MATERI RAPAT

14. Pustekkom Depdiknas
Dalam hal ini peran seorang sekretaris sangat lah
penting ketika berjalannya rapat, berikut adalah tugas
sekretaris ketika rapat dan setelah rapat :
Selama rapat sekretaris mempunyai tugas antra lain.
a. Membuat catatan
b. Membuat notulen
c. Judul rapat.
d. Tanggal, aktudan tempat rapat
e. Daftar nama peserta rapat
f. Catatan atau isi rapat
Setelah rapat selesai, seorang sekretaris masih mempunyai
tugas yang harus diselesaikan, diantaranya:
a.Pengiriman notulen
b.Ucapan terima kasih
@Alamuddin_3
SKEDUL RAPAT
TATA RUANG RAPAT
PERAN SEKRETARIS
RAPAT YANG EFEKTIF
PERALATAN KETIKA
RAPAT
KESIMPULAN
JENIS-JENIS
RAPAT
RAPAT MATERI RAPAT

15. Pustekkom Depdiknas
Berikut merupakan cara cara melaksanakan
rapat dengan efektif:
a. Mulailah pada waktu yang ditentukan.
b. Jelaskan agenda
c. Cegah penyimpangan masalah
d. Buat ringkasan secara tetap
e. Membicarakan masalah lain
f. Selesaikan rapat pada waktunya
g. Bagikan risalah rapat secepatnya
@Alamuddin_3
SKEDUL RAPAT
TATA RUANG RAPAT
PERAN SEKRETARIS
RAPAT YANG EFEKTIF
PERALATAN KETIKA
RAPAT
KESIMPULAN
JENIS-JENIS
RAPAT
RAPAT MATERI RAPAT

16. Pustekkom Depdiknas
MATERI RAPAT
JENIS-JENIS
RAPAT
RAPAT
Sekretaris yang professional harus memiliki skill yang
bagus serta cekatan dalam menjalankan tugasnya seperti
mengatur jalannya rapat mulai dari mempersiapkan,
pelaksanaan, sampai mencatat hasil rapat.
Maka seorang sekretaris harus mmengetahui tata
cara dan hal – hal apa saja yang harus ada dan perlu
diperhatikan demi kelancaran rapat tersebut, dan rapat
merupakan suatu hal yang penting untuk dilakukan baik
diperusahaan maupun di institut pemerintahan, karna dengan
diadakan nya rapat maka akan menimbulkan rasa
kebersamaan dalam menyelesaikan suatu masalah.
@Alamuddin_3
KESIMPULAN
KESIMPULAN
THE END

17. Pustekkom Depdiknas
Bersambung
Anggota Kelompok :
Alamuddin Al Asmar
Eka Is May Valiany
Purnawati
Putri Soleha
Rosmaniar
Penanggung Jawab :
Alamuddin Al Asmar
Eka Is May Valiany
Dosen Pembimbing
Nazrantika Sunarto, SE.,MM
Sumber Dana :
Kas Kelompok
Sumber Data :
Google.com
Modul Kesekretariatan Ibuk Supriati
Buku Cetak

18. Pustekkom Depdiknas
Pertanyaan
1. NOREN
Bagaimana cara anda menyikapi jika suatu rapat terjadi kerusuhan?
2. SURATI
Apa sikap sekretaris jika rapat dibatalkan dan pimpinan tidak datang?
3. MISMAWATI
Apa tindakan sekretaris jika saat berlangsungnya rapat tiba tiba
pimpinan ada keperluan mendadak?
4. RESTI GEA RANI
Masalah masalah apa saja yang bisa diselesaiikan dalam rapat?
5. FAHMI SUHAERI
Bagaimana cara seorang sekretaris dalam mengatur konsumsi untuk para
peserta?
6. SRI HERLINA
Sebutkan etika ketika rapat?