Dokumen tersebut membahas tentang pelatihan manajemen organisasi dan kepemimpinan yang mencakup motivasi berorganisasi, retorika dan protokoler, manajemen organisasi, kepemimpinan, tata cara bersidang, dinamika kampus dan manajemen aksi."

1. PELATIHANMANAJEMENORGANISASI
DANKEPEMIMPINAN
UNIVERSITAS ISLAM RIAU 2019

2. I. MOTIVASI BERORGANISASI
1. Maksud & Tujuan Organisasi
 Pengertian Organisasi
• Organisasi adalah suatu kelompok orang yang bekerja sama untuk tujuan bersama.
Sedangkan secara terperinci pengertian organisasi adalah sebagai tempat atau wadah untuk
orang berkumpuldan berkerja sama secara rasional dan sistematis, terencana, terpimpin, dan
terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya baik uang, metode, material, dan lingkungan,
dan sarana-prasarana, data dan lain sebagainya yang digunakan secara efisen dan efektif
untuk mencapai tujuan organisasi.

3. I. MOTIVASI BERORGANISASI
 Organisasi Menurut Definisi Para Ahli
• James D. Mooney, Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.
• Chester I. Bernard, Menyatakan bahwa organisasi adalah suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh
dua orang atau lebih.
• Drs. H. Malayu S,P, Hasibuan, menurutnya pengertian organisasi adalah sebagai proses penentuan,
pengelompokan, dan pengaturan bermacam-macam aktivitas yang diperlukan untuk mencapai tujuan bersama.
 Tujuan Organisasi
a) Sebagai tempat mencapai tujuan dengan selektif dan efisien karena melakukan secara bersama-sama
b) Sebagai tempat mendapatkan jabatan dan pembagian kerja
c) Sebagai tempat menambah pergaulan dan memanfaatkan waktu luang

4. I. MOTIVASI BERORGANISASI
2. Mengapa Harus Berorganisasi
a) Dengan berorganisasi kita bisa mengasah Soft Skill
b) Memperluas jaringan
c) Sebagai wadah mengembangkan minat dan bakat
3. Manfaat Organisasi
a) Tercapainya sebuah tujuan
b) Melatih mental bicara di publik
c) Kuat dalam menghadapi tekanan
d) Meningkatkan wawasan dan pengetahuan
e) Membentuk karakteristik dengan seseorang

5. II. RETORIKA & PROTOKOLER
1. Teknik Berbicara di Depan Umum
a) Kuasai seluruh audiens
b) Ulangi hal yang penting
c) Hibur audiens
d) Ceritakan pada mereka tentang manfaat dari apa yang Anda bicarakan
2. Meningkatkan Rasa Percaya Diri Untuk Berbicara di Depan Umum
a) Lawan rasa malu
b) Kuasai materi
c) Lakukan persiapan dengan matang
d) Berpikir positif

6. 3. Protokoler Dalam Berpidato dan Memandu Acara
a) Menguasai acara (tertib acara)
b) Membawakan acara sesuai dengan acara yang telah ditentukan
c) Menggunakan bahasa indonesia yang baik dan benar
d) Suara /vokal harus jelas dan disertai artikulasi yang baik
II. RETORIKA & PROTOKOLER

7. 1. Struktur Organisasi
• Pada umumnya, suatu organisasi formal mempunyai struktur yang jelas dan nyata yang tersusun
atas pemimpin atau ketua, sekretaris, bendahara, ketua bidang dan anggota bidang. Untuk
organisasi yang lebih gemuk dalam strukturnya menambahkan wakil pada setiap presidium seperti
wakil ketua, wakil sekretaris, wakil bendahara, wakil ketua bidang.
• Dalam struktur organisasi, memiliki nama struktur yang berbeda-beda tergantung dari kesepakatan
orang-orang yang ada dalam organisasi tersebut, karena terdapat nama struktur dalam sebuah
organisasi dimana ketua bidang setara dengan koordinator bidang, tetapi semuanya memiliki
kesamaan.
III. MANAJEMEN ORGANISASI

8. 2. Job Description dari Pengurus Organisasi
• KETUA UMUM
Membuat dan mengesahkan seluruh keputusan – keputusan dan kebijakan- kebijakan organisasi yang bersifat
strategis (politis) melalui kesepakatan dalam Rapat Pengurus ORGANISASI.
• KETUA-KETUA BIDANG
Membuat dan mengesahkan seluruh keputusan dan kebijakan organisasi di dalam Bidang yang berada dalam
pengurusannya.
• SEKRETARIS
Membuat dan mengesahkan keputusan dan kebijakan organisasi bersama-sama ketua dalam bidang administrasi
dan penyelenggaraan organisasi.
• BENDAHARA
Membuat dan mengesahkan keputusan dan kebijakan organisasi bersama-sama Ketua dalam hal keuangan dan
kekayaan organisasi.
III. MANAJEMEN ORGANISASI

9. • PENGURUS DIVISI
Menyelenggarakan segala program kegiatan yang telah ditetapkan dalam program kerja
3. Bagaimana Membangun Sebuah Organisasi yg Solid & Produktif
a) Punya Visi dan Misi yang Sama
b) Bangun Rasa Saling Percaya
c) Pahami Peran dan Tanggung Jawab
d) Saling Menghormati dan Menghargai
e) Evaluasi Rutin
III. MANAJEMEN ORGANISASI

10. 4. Mengatasi Konflik
a) Duduk bersama, berunding, dan bermusyawarah
b) Melihat masalah dengan kepala dingin dan mendiskusikannya
c) Melalui sikap kooperati orang berusaha melepaskan perbedaan- perbedaan yang tidak
prinsipil, untuk lebih banyak menemukan titik-titik persamaan
d) Tidak selalu mau menang sendiri dan mengharuskan pihak lain mengalah. Bersedialah
mengalah dengan itikad baik untuk memecahkan masalah.
III. MANAJEMEN ORGANISASI

11. 1. Makna Kepemimpinan
Apa yang dimaksud dengan kepemimpinan? Pengertian Kepemimpinan adalah sebuah kemampuan atau
kekuatan dalam diri seseorang untuk mempengaruhi orang lain dalam hal bekerja, dimana tujuannya adalah
untuk mencapai target (goal) organisasi yang telah ditentukan.
 Pengertian Kepemimpinan Menurut Para Ahli
• Sutarto
Menurut Sutarto arti kepemimpinan adalah rangkaian aktivitas penataan berupa kemampuan seseorang dalam
mempengaruhi perilaku orang lain dalam situasi tertentu agar bersedia bekerja sama untuk mencapai tujuan yang
telah ditetapkan.
• Jacobs dan Jacques
Menurut Jacobs dan Jacques arti kepemimpinan adalah suatu proses memberi arti terhadap usaha kolektif,
sehingga ada kesediaan untuk melakukan usaha yang diinginkan untuk mencapai tujuan.
IV. KEPEMIMPINAN

12. 2. Tipe -tipe Kepemimpinan
• Tipe kharismatik
Pemimpin ini dengan tipe ini mempunyai daya tarik yang begitu besar sehingga tanpa diminta
bawahannya akan memberikan penghormatan.
• Tipe laissez faire
Pemimpin yang membebaskan bawahannya melakukan hal sesuka hati nuraninya asalkan tujuan
bersama dapat tercapai, hal ini karena anggapan bahwa organisasi akan berjalan dengan sendirinya.
• Tipe demokratis
Leader yang memberikan kebebasan pada anggotanya untuk berpendapat, menyampaikan aspirasi,
mengembangkan bakat dan mempertimbangkan musyawarah untuk menetapkan suatu kebijakan
kepada bawahannya.
IV. KEPEMIMPINAN

13. 3. Membangun Jiwa Kepemimpinan di Dalam Diri
a) Berinisiatif mengambil langkah setiap ada kesempatan
b) Membiasakan diri untuk mendahulukan kepentingan orang lain terlebih dulu
c) Menjaga level energi, kebugaran dan fokus
d) Tingkatkan kemampuan anda bersosialisasi, menghadapi dan mem persuasi orang lain
4. Seni Memimpin
a) Kepemimpinan sejati adalah yang suportif, bukan memaksakan
b) Pemimpin sejati berupaya memimpin orang lain, bukan mendorong-dorong dari belakang.
c) Kepemimpinan berarti melibatkan orang lain
d) Kepemimpinan berarti mendahulukan dan mengutamakan visi, bukan aksi.
IV. KEPEMIMPINAN

14. 1. Jenis-jenis Persidangan
a) Sidang Pleno
b) Sidang Paripurna
c) Sidang Komisi
2. Teknik Interupsi
Interupsi
Ialah suatu bentuk selaan atau memotong pembicaraan dalam sidang karena adanya masukan
yang perlu diperhatikan untuk pelaksanaan sidang tersebut.
V. TATA CARA BERSIDANG

15. • Interuption of order
Bentuk interupsi yang dilakukan untuk meminta penjelasan atau memberikan masukan yang berkaitan dengan
jalannya persidangan. Contoh: saat pembicaraan sudah melebar dari pokok masalah maka seseorang berhak
mengajukan interuption of order agar persidangan dikembalikan lagi pada pokok masalahnya sehingga tidak
melebar dan semakin bias.
• Interruption of information
Bentuk interupsi berupa informasi yang perlu diperhatikan oleh seluruh peserta sidang termasuk pimpinan sidang.
Informasi bisa internal (misal: informasi atau data tentang topik yang dibahas) ataupun eksternal (missal: situasi
kondisi di luar ruang sidang yang mungkin dapat berpengaruh terhadap jalannya persidangan).
• Interruption of clarification
Bentuk interupsi dalam rangka meminta klarifikasi tentang pernyataan peserta sidang lainnya agar tidak terjadi
penangkapan bias ketika seseorang memberikan tanggapan atau sebuah penegasan terhadap suatu pernyataan.
V. TATA CARA BERSIDANG

16. • Interruption of explanation
Bentuk interupsi untuk menjelaskan suatu pernyataan yang kita sampaikan agar tidak ditangkap keliru
oleh peserta lain atau suatu pelurusan terhadap pernyataan kita.
• Interruption of personal
Bentuk interupsi yang disampaikan bila pernyataan yang disampaikan oleh peserta lain sudah diluar
pokok masalah dan cenderung menyerang secara pribadi.
3. Teknik Memimpin Sidang dan Ketukan Palu
 Presidium Sidang
• Presidium sidang, Presidium sidang dipilih dari dan oleh peserta melalui Sidang Presidium Sidang
bertugas untuk memimpin dan mengatur jalannya sidang seperti aturan yang disepakati bersama.
• Presidium Sidang berkuasa untuk memimpin dan menjalankan tata tertib persidangan.
V. TATA CARA BERSIDANG

17.  Peserta sidang
• Peserta sidang ditentukan berdasarkan tata tertib yang telah di sepakati
• Peserta sidang biasanya tediri dari peserta aktif, pasif dan peninjau
 Aturan Umum Sebuah Persidangan
 Peserta
 Peserta Penuh
Hak peserta penuh:
a) Hak Bicara
b) Hak Suara
c) Hak Memilih
d) Hak Dipilih
V. TATA CARA BERSIDANG

18.  Aturan Ketukan Palu
• 1 kali ketukan
o Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang.
o Mengesahkan keputusan/kesepakatan peserta sidang poin per poin (keputusan sementara).
• 2 kali ketukan
o Untuk menskorsing atau mencabut skorsing
• 3 kali ketukan
o Membuka/menutup sidang atau acara resmi.
o Mengesahkan keputusan final /akhir hasil sidang
V. TATA CARA BERSIDANG

19. 1. Dinamika Organisasi Kampus
• Golongan interest
Golongan ini adalah golongan personil yang masuk dengan minat yang tinggi. Memiliki ketertarikan
dalam berorganisasi. Alhasil kinerjanya akan lebih menunjukan skill yang dimilikinya, baik proses
maupun anding. Orang yang masuk organisasi secara interest biasanya akan memiliki kemampuan dan
komitmen yang jauh lebih baik dari pada yang masuk karena golongan kedua.
• Golongan Accident
Yaitu golongan orang-orang yang masuk organisasi karena kecelakaan. Awalnya masuk kegiatan
organisasi secara tak sengaja, atau hanya ikut-ikutan teman saja, atau tidak enak karena yang ngajak
teman dekat. Alhasil jikia mau keluar juga tidak enak hati. Maka dalam prosesnya golongan kedua ini
kurang sekali komitmen yang dibangun. karena tidak ada rasa memiliki dalam organisasi. Rasa enggan
pun bahkan karena terpaksa menghasilkan kinerja yang kurang baik.
VI.DINAMIKA KAMPUS & MANAJEMEN
AKSI

20. 2. Peranan mahasiswa sebagai "Agent of Change“
• Mahasiswa sebagai agen dari suatu perubahan. Artinya jika ada sesuatu yang terjadi di
lingkungan sekitar dan itu salah, mahasiswa dituntut untuk merubahnya sesuai dengan harapan
sesungguhnya. Dengan harapan bahwa suatu hari mahasiswa dapat menggunakan disiplin
ilmunya dalam membantu pembangunan Indonesia untuk menjadi lebih baik kedepannya.
• Mahasiswa adalah salah satu harapan suatu bangsa agar bisa berubah ke arah lebih baik. hal ini
dikarenakan mahasiswa dianggap memiliki intelek yang cukup bagus dan cara berpikir yang
lebih matang, sehingga diharapkan mereka dapat menjadi jembatan antara rakyat dengan
pemerintah.
VI.DINAMIKA KAMPUS & MANAJEMEN
AKSI

21. 3. Teknis lapangan dalam manajemen aksi demonstrasi
Manajemen Aksi merupakan sebuah system dan mekanisme (persiapan, masa waktu aksi, evaluasi
serta tindak lanjut) yang jelas serta kongkret dalam sebuah aksi, baik massa maupun kelompok.
 Tahapan-tahapan dalam aksi
a) Persiapan dan pematangan issue
b) Membuat press release
c) Mengumpulkan massa (estimasi)
d) Menghubungi media
e) Mempersiapkan perangkat aksi
f) Skenario dan pembagian peran
g) Menghubungi pihak kepolisian untuk perizinan
VI.DINAMIKA KAMPUS & MANAJEMEN
AKSI

22.  Kondisi lapangan
Pada saat melaksanakan aksi, situasi dan kondisi di lapangan sangat tidak mudah untuk
dipastikan. Bisa saja sesuai tepat dengan apa yang sudah direncakanan, namun terkadang
seringkali terjadi chaos (bentrok). Bentrok seringkali terjadi dengan aparat kepolisian maupun
kelompok lain yang kontra terhadap aksi yang kita laksanakan. Namun hal ini bukan berarti hal
yang harus ditakuti. Oleh karena itu sangat dibutuhkan kemampuan dalam mengadaptasikan diri
terhadap situasi dan kondisi yang mungkin akan terjadi. Selain itu, pengintegrasian terhadap
segala hal secara hati-hati juga dibutuhkan.
VI.DINAMIKA KAMPUS & MANAJEMEN
AKSI

23. 1. Tata Cara Surat Menyurat
 Syarat syarat dalam surat menyurat
a) Jelas
b) Benar
c) Sopan
d) Singkat/ tidak terlalu bertele-tele
e) Lengkap
 Bagian bagian dalam surat menyurat
• Kepala surat/ kop surat
• Tempat dan tanggal surat
• Nomor surat
VII. KESEKRETARIATAN

24. • Lampiran
• Hal atau perihal
• Salam Pembuka
• Isi Surat
• Salam Penutup.
• Nama jelas pengirim dan tanda tangan
• Tembusan
2. Administrasi Organisasi
Administrasi adalah kegiatan atau usaha untuk membantu, melayani, mengarahkan, atau mengatur semua kegiatan di
dalam mencapai suatu tujuan. administrasi juga merupakan kegiatan sekelompok manusia melalui tahapan-tahapan yang
teratur dan dipimpin secara efektif dan efisien, dengan menggunakan sarana yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang
diinginkan.
VII. KESEKRETARIATAN

25.  Pernan administrasi dalam organisasi tata usaha
a) Merencanakan
b) Mengorganisasikan
c) Mengarahkan (Komandan)
d) Mengawasi
3. Teknik Pembuatan Proposal
 Syarat penyusunan proposal
Proposal yang kita susun perlu memiliki hal - hal berikut:
• Memiliki struktur dan logika yang jelas
• Hasil kegiatan itu terstruktur
VII. KESEKRETARIATAN

26. • Rumuskanlah jenis kegiatan secara jelas, inovatif, terperinci, dan betul-betul dapat dikuasai atau dikerjakan
• Hubungan kegiatan dengan dana yang diperlukan harus rasional dan tidak mengada-ada
 Susunan Proposal
• Halaman Judul
• Latar Belakang
• Tujuan Kegiatan
• Nama dan Tema Kegiatan
• Bentuk Kegiatan
• Peserta
• Penyelenggara
• Jadwal dan Lokasi Kegiatan
VII. KESEKRETARIATAN

27. • Susunan Acara
• Susunan Panitia
• Rencana Anggaran
• Penutup
• Penawaran Kerjasama (sponsorship)
4. Teknik Pembuatan LPJ
 Laporan Pertanggungjawaban Harus Tersusun Secara
• Sistematis
• Komprehensif
• Terpadu
VII. KESEKRETARIATAN

28.  Sistematika Penyunan Laporan Pertanggungjawaban
• Halaman Depan (Laporan Kegiatan)
• Halaman Pengesahan
• Pengantar
• Bab I: Pendahuluan (Dasar pemikiran, nama kegiatan, tema kegiatan, bentuk kegiatan)
• Bab II: Pelaksanaan Kegiatan (Tahap persiapan, tahap pelaksanaan, hasil capaian)
• Bab III: Penutup (Usul dan rekomendasi, kata penutup)
• Lampiran-lampiran (Jadwal kegiatan, media publikasi, dokumentasi, rincian penggunaan dana,
bukti pembelanjaan)
VII. KESEKRETARIATAN

29. 1. Penyusunan Program Kerja Yang Aspiratif, Kreatif & Inovatif
Program Kerja adalah susunan rencana kegiatan kerja yang sudah di rancang dan telah disepakati
bersama untuk dilaksanakan dalam jangka waktu tertentu. Program kerja harus dibuat secara terarah,
sebab akan menjadi pegangan organisasi dalam mencapai tujuannya. Selain itu program kerja juga
dapat menjadi tolak ukur dalam pencapaian target saat melakukan pekerjaan, dan hasilnya akan di
evaluasi pada masa akhir kepengurusan.
 Manfaat dari program kerja
a) Memunculkan rasa kebersamaan di dalam organisasi
b) Memunculkan rasa tanggung jawab terhadap tugas masing-masing
c) Citra baik organisasi semakin baik
VIII.PROGRAM KERJA
ORGANISASI

30.  Tahapan Penyusunan Program Kerja
a) Analisis
b) Ide dasar
c) Tujuan
d) Subyek Sasaran
e) Ukuran Keberhasilan
f) Menetukan model, metode, dan materi
g) Tempat dan Waktu
h) Tim Pelaksana
VIII.PROGRAM KERJA
ORGANISASI

31.  2. Penetapan tujuan program kerja organisasi
Penetapan program kerja organisasi haruslah rinci dan jelas, sehingga dalam mengeksekusi
program tersebut tidak terjadi kesalahan dalam menafsirkan capaian yang diinginkan. Bagian-
bagian dalam program kerja organisasi, yakni :
• Kategori Program Utama (KPU)
KPU memberikan gambaran komprehensif tentang program.
• Program Utama (PU)
PU yang membentuk satu kesatuan dalam KPU.
• Program (P)
Merupakan turunan dari PU.
VIII.PROGRAM KERJA
ORGANISASI

32. 3. Perencanaan dan pengorganisasian
a) Pahami visi dan misi organisasi
b) Kenali nilai-nilai dari organisasi
c) Analisa kebutuhan organisasi/ kondisi organisasi
d) Penetapan program kerja organisasi
4. Kepanitiaan
• Kepanitiaan adalah sekumpulan orang yang diberi tugas mengurus sesuatu pekerjaan.
• Kepanitiaan dapat dibentuk melalui proses recruitment yang dilakukan senat atau lembaga yang
memandatkan suatu pekerjaan. Selain itu panitia pun dapat dibentuk dengan melihat kompetensi
individu yang ada, sesuai dengan tugas atau tanggugjawab yang diberikan.
VIII.PROGRAM KERJA
ORGANISASI

33.  Tujuan Umum pembentukkan kepanitiaan adalah
a) Merencanakan, mengelola, melaksanakan, memonitor, dan mengevaluasi seluruh tahapan-tahapan pelaksanaan suatu kegiatan;
b) Mengatur tatalaksana dan tatakerja dalam persiapan dan pelaksanaan suatu kegiatan;
c) Melaksanakan koordinasi dan komunikasi dengan semua unsur yang terlibat dalam kegiatan
 Urutan kerja kepanitiaan suatu kegiatan adalah
a) Munculnya ide/ rencana kegiatan
b) Rapat awal/ persiapan
c) Rapat-rapat panitia lanjutan
d) Melakukan persiapan-persiapan kegiatan dan koordinasi antar seksi dalam kepanitiaan
e) Pelaksanaan kegiatan
f) Evaluasi
g) Membuat Laporan kegiatan
VIII.PROGRAM KERJA
ORGANISASI

34. 1. Mengenali Diri Sendiri
a) Kenali Diri Sendiri Melalui Visualisasi dan Indra Penglihatan
b) Kenali Diri Sendiri Melalui Perasaan
c) Kenali Diri Sendiri Melalui Pikiran
2. Mengembangkan & Memberdayakan Talenta/Potensi Diri
a) Kenali diri sendiri
b) Tentukan tujuan hidup
c) Kenali motivasi hidup
d) Hilangkan negatif thingking
e) Banyak membaca, melihat, dan merasakan
IX. PENGEMBANGAN &
PEMBERDAYAAN DIRI

35. 3. Analisa SWOT Kepribadian
Analisis SWOT merupakan salah satu analisis tentang faktor internal dan eksternal pada saat ini agar dapat
menghadapi semua tantangan dan ancaman di masa yang akan datang, serta dapat mempersiapkan diri untuk
menyesuaikan perubahan lingkungan yang dapat mempengaruhi pencapaian harapan dan keinginan.
 Analisis SWOT Terhadap Kepribadian Diri
• S = Strenght,
Adalah situasi atau kondisi yang merupakan kekuatan yang dimiliki oleh seseorang, organisasi, atau sebuah
program saat ini yang bisa berpengaruh positif di masa yang akan datang.
Kekuatan yang dimiliki sekarang :
a. Mampu bekerja di bawah tekanan.
b. Kemampuan menganalisa sebelum melakukan hal.
c. Bertanggung jawab pada sesuatu hal yang sedang dikerjakan.
IX. PENGEMBANGAN &
PEMBERDAYAAN DIRI

36. • W = Weakness,
Adalah situasi atau kondisi yang merupakan kelemahan yang dimiliki oleh seseorang, organisasi, atau sebuah program
saat ini yang bisa berpengaruh negative di masa yang akan datang.
Kelemahan yang dimiliki sekarang :
a. Cepat panik jika menemukan sebuah masalah.
b. Belum bisa mengontrol emosi dengan baik.
c. Cepat putus asa.
• O = Opportunity,
Adalah situasi atau kondisi yang merupakan peluang atau kesempatan di luar diri pribadi, organisasi, atau sebuah
program dan memberikan peluang berkembang di masa depan.
Kesempatan atau peluang yang ada :
a. Membuat usaha bersama dengan teman.
b. Mengikuti berbagai macam kursus.
IX. PENGEMBANGAN &
PEMBERDAYAAN DIRI

37. • T = Threat,
Adalah situasi yang merupakan ancaman atau hambatan yang datang dari luar diri pribadi,
organisasi, atau sebuah program dan dapat mengancam eksistensi dimasa depan.
Ancaman yang ada :
a. Banyak saingan (kompetitor) yang memiliki keahlian di atas saya.
b. Lulus kuliah tidak tepat waktu.
c. Skill yang dibutuhkan oleh perusahaan tidak sesuai dengan keahlian yang dimiliki.
IX. PENGEMBANGAN &
PEMBERDAYAAN DIRI