Organisasi Santri Pondok Modern Daarul Hikmah (OSDA) mengadakan pembekalan rapat kerja di Tangerang pada 15 Maret 2009. Dokumen ini membahas tentang definisi organisasi, hal-hal yang perlu diperhatikan dalam organisasi seperti komunikasi dan pembagian tugas, pedoman kepanitiaan, dan teknik penyelenggaraan rapat secara efektif.

1. Oleh : A. Zaky Yudhistira, SE.
Acara Pembekalan pada Rapat Kerja
Organisasi Santri Pondok Modern Daarul Hikmah
(OSDA)
Gd. Gapensi Tangerang – Ahad , 15 Maret 2009

2. Definisi Organisasi
1. ORGANISASI:
Satuan/kumpulan orang-orang yang
tersusun secara sistematis untuk mencapai
maksud khusus yang mana dalam masing-
masing orang tersebut mempunyai suatu
peranan yang ditetapkan secara resmi.
2. ORGANISASI:
Wadah dan proses kerjasama antara dua
orang atau lebih dalam mencapai suatu
tujuan yang telah ditetapkan terlebih
dahulu.

3. Hal-hal yang Perlu
Diperhatikan… (1)
1. UNSUR-UNSUR ORGANISASI
 Sekelompok Orang
 Kerjasama
 Tujuan Tertentu
2. KOMUNIKASI
 Cara Penyampaian; Lisan, Tulisan, Gambar.
 Bahasa yg Digunakan; Jelas, Singkat, Mudah
Dipahami, Enak Didengar.
 Situasi dan Kondisi; Siapa yang Diajak Bicara,
Waktu yg Tepat.

4. Hal-hal yang Perlu
Diperhatikan… (2)
3. PENDELEGASIAN WEWENANG
(PEMBAGIAN TUGAS)
4. DIRECTING AND COORDINATING
 Perintah/Instruksi yang baik dan efektif
adalah yang dilandasi dengan komunikasi
yang baik.
 Koordinasi bertujuan agar double pekerjaan
atau kesimpangsiuran antara seseorang dgn
orang lain atau satu pihak dgn pihak lainnya
dapat dihindari.

5. Pedoman Kepanitiaan
(Committee)
1. Bila ada suatu masalah yang akan ditangani,
diperlukan keterangan atau pendapat dari
tenaga ahli atau berpengalaman.
2. Untuk suatu hajat yang membutuhkan kerja-
sama dari beberapa bagian.
3. Bila dalam sebuah organisasi menghadapi
persoalan yang akibat buruknya akan
dirasakan oleh seluruh anggota organisasi,
maka perlu sekali untuk membentuk suatu
komite guna memecahkan persoalan tersebut.

6. Aspek-Aspek Merugikan
dalam Kepanitiaan
1. Apabila dalam kepanitiaan terdapat beberapa
pendapat yg berbeda-beda atau bertentangan
dan masing-masing mendapatkan dukungan
dari sebagaian anggota.
2. Waktu yg harus disediakan dan ongkos/biaya
yg harus dikeluarkan merupakan hal-hal yang
perlu diperhatikan dan diperhitungkan.
3. Terpecahnya tanggung jawab, karena suatu
delegasi mempunyai tanggung jawab yg tidak
hanya diberikan kepada seseorang saja, tetapi
kepada suatu kelompok.

7. Menjalankan Kepanitiaan
Secara Efektif
 Rumuskanlah kewajiban-kewajiban dan tang-
gung jawab masing-masing anggota panitia
dengan tegas dan jelas stlh itu pilih orangnya.
 Rumuskanlah prosedur yang tepat sehingga
gerak yang efektif dapat diharapkan.
 Berikanlah bantuan yang cukup pada panitia
 Adakan penilaian dgn mengontrol pekerjaan
masing-masing bagian.
 Biaya yg dikeluarkan hendaknya dapat diper-
tanggungjawabkan dgn hasil yg dicapai.
 Biasakanlah mendokumentasikan rumusan-
rumusan yg telah disepakati dan dilaksanakan.

8. Tekhnik Persidangan
(Rapat)
 Sidang/Rapat merupakan suatu pertemuan
organisasi yg resmi dengan tata tertib yang
mengikat, sehingga keputusan-keputusan yang
ditetapkan dalam rapat tersebut bersifat
mengikat pula.
 Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam melak-
sanakan suatu persidangan atau rapat;
a. Perencanaan Rapat
b. Pimpinan Rapat
c. Tekhnik Penyelenggaraan

9. Perencanaan Rapat
1. Rencanakan waktu tertentu utk mengadakan
rapat, dan beri kesempatan pada anggota utk
mengikuti rapat.
2. Agenda rapat hendaknya disusun berdasarkan
usul-usul yang dikemukakan oleh pengurus
ataupun anggota organisasi.
3. Usulan-usulan tsb kemudian dijadikan sebuah
konsep atau draft yang selanjutnya dibagikan
pada seluruh peserta rapat. Apabila dianggap
perlu, konsep tsb dapat ditinjau kembali atau
dilakukan perubahan-perubahan sedikit oleh
ketua.

10. Pimpinan Rapat
1. Pimpinan rapat hendaknya bijaksana agar
persoalan yang dibahas dpt dibicarakan dgn
jelas dan terang.
2. Usahakan agar semua peserta rapat memiliki
kesempatan utk mengemukakan pendapatnya.
3. Pimpinan rapat harus dpt menjaga agar pem-
bicaraan tdk menjadi monopoli seseorang atau
kelompok tertentu saja.
4. Pimpinan rapat harus dapat membedakan
pembicaraan yang bersifat;
a. mengemukakan fakta,
b. mengemukakan pendapat.