phần tin học hóa công tác hành chính văn phòng, em đã quyết định lựa chọn đề tài: “ Tin học hóa công tác quản lý lịch làm việc cho cán bộ nhân viên tại UBND huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang ”.

1. i
LỜI CẢM ƠN
Qua thời gian thực tập khóa luận, bản thân em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt
tình của các thầy, cô giáo đặc biệt là thầy Lê Triệu Tuấn và cô Phan Thị Thanh Huyền.
Trong suốt quá trình thực hiện đề tài, em đã gặp không ít khó khăn về kiến thức
liên quan đến các nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ cũng như các khó khăn trong
phân tích, xây dựng chương trình hoàn thiện. Vậy em mong các thầy, cô góp ý cho bài
báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Cuối cùng, em chân thành cảm ơn đến các thầy cô giáo khác trong khoa Hệ
thống thông tin kinh tế – Trường Đại học Công nghệ thông tin và truyền thông, cùng
các bạn đã giúp đỡ em trong đợt báo cáo này để em có thể hoàn thiện đề tài thực tập
khóa luận tốt nhất.
Em xin chân thành cảm ơn !
Sinh viên
Nguyễn Thị Dinh

2. ii
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan bài khóa luận tốt nghiệp là do chính tôi thực hiện, số liệu và
kết quả nghiên cứu trong luận văn này là trung thực và chưa hề được sử dụng để bảo
vệ một học vị nào. Nhờ sự giúp đỡ của Ủy Ban Nhân Dân huyện Lục Ngạn và thầy cô
hướng dẫn tôi chỉ tham khảo và không hề sao chép bài báo cáo nào dưới mọi hình
thức, các thông tin trích dẫn trong luận văn đã được chỉ rõ nguồn gốc rõ ràng và được
phép công bố.
Thái Nguyên, ngày….tháng…..năm 2017
Sinh viên
NGUYỄN THỊ DINH

3. iii
MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN........................................................................................................ii
LỜI CẢM ƠN ..............................................................................................................i
MỤC LỤC................................................................................................................. iii
DANH MỤC HÌNH ẢNH ...........................................................................................v
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT.............................................................................vi
LỜI NÓI ĐẦU.............................................................................................................1
Chương 1. CƠ SỞ LÝ THUYẾT CHUNG VỀ QUẢN LÝ LỊCH LÀM VIỆC ............4
1.1. Khái niệm lịch làm việc.......................................................................... 4
1.1.1. Khái niệm lịch làm việc...............................................................................4
1.1.2. Yêu cầu của lịch làm việc............................................................................4
1.1.3. Phân loại .....................................................................................................4
1.1.4. Nguyên tắc xây dựng...................................................................................5
1.1.5. Những việc cần khi tiến hành xây dựng lịch làm việc..................................7
1.2. Khái quát chung về quản lý..................................................................... 9
1.2.1. Khái niệm quản lý .......................................................................................9
1.2.2.Đặc điểm của quản lý .................................................................................11
1.2.3.Mục tiêu của quản lý ..................................................................................11
1.3. Quản lý lịch làm việc ............................................................................12
1.3.1. Khái niệm quản lý lịch làm việc ................................................................12
1.3.2. Nội dung của quản lý lịch làm việc............................................................12
Chương 2. THỰC TRẠNG VÀ QUY TRÌNH CÔNG TÁC QUẢN LÝ LỊCH
LÀM VIỆC CHO CÁN BỘ NHÂN VIÊN TẠI UBND HUYỆN LỤC NGẠN..18
2.1. Giới thiệu khái quát về UBND huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang. ............18
2.1.1. Địa giới hành chính ...................................................................................18
2.1.2. Vị trí và chức năng ....................................................................................23
2.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn.............................................................................24
2.1.4. Sơ đồ Cơ cấu tổ chức bộ máy của đơn vị:..................................................26
2.1.5. Vị trí, chức năng của các phòng ban: .........................................................27
2.2. Thực trạng công tác quản lý lịch làm việc của UBND huyện Lục Ngạn, tỉnh
Bắc Giang ...................................................................................................29

4. iv
2.2.1.Thực trạng công tác quản lý lịch làm việc của UBND huyện Lục Ngạn......29
2.2.2. Quy trình quản lý lịch làm việc:.................................................................33
Chương 3. ỨNG DỤNG PHẦN MỀM ESSENTIAL PIM TRONG CÔNG TÁC
QUẢN LÝ LỊCH LÀM VIỆC CHO CÁN BỘ NHÂN VIÊN TẠI UBND HUYỆN
LỤC NGẠN ..............................................................................................................41
3.1. Giới thiệu về phần mềm Essential PIM...................................................41
3.1.1. Giao diện phần mềm Essential PIM...........................................................41
3.1.2. Tính năng của phần mềm Essential PIM....................................................44
3.2. Ứng dụng phần mềm Essential PIM vào công tác quản lý lịch làm việc tại
UBND huyện Lục Ngạn ...............................................................................57
3.2.1. Hướng dẫn cài đặt phần mềm Essential PIM .............................................58
3.2.2. Ứng dụng phần mềm trong công tác quản lý Lịch làm việc tại UBND huyện
Lục Ngạn ............................................................................................................59
KẾT LUẬN...............................................................................................................69
TÀI LIỆU THAM KHẢO .........................................................................................70

5. v
DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 2.1. Sơ đồ Cơ cấu tổ chức UBND huyện Lục Ngạn...........................................27
Hình 2.2. Quy trình quản lý lịch làm việc ..................................................................33
Hình 3.1 Giao diện chính phần mềm Essential PIM...................................................43
Hình 3.2. Giao diện tổng quan của chọn ngôn ngữ.....................................................47
Hình 3.3.Giao diện của EPIM hôm nay......................................................................48
Hình 3.4. Giao diện tổng quan của Lịch.....................................................................49
Hình 3.5. Giao diện tổng quan của Việc cần làm........................................................50
Hình 3.6. Giao diện tổng quan của Ghi chú................................................................51
Hình 3.7. Giao diện tổng quan của Liên hệ ................................................................52
Hình 3.8. Giao diện tổng quan của Thư......................................................................53
Hình 3.9.Giao diện tổng quan của Mật khẩu ..............................................................54
Hình 3.10. Giao diện tổng quan của Rác....................................................................55
Hình 3.11.Giao diện tổng quan của Đồng bộ..............................................................56
Hình 3.13. Bảng đánh giá Mức độ ưu tiên/ Sự hoàn tất/ Thể loại công việc ...............57
Hình 3.14. Bảng chọn cài đặt phần mềm....................................................................58
Hình 3.15.Giao diện ban đầu khi mở phần mềm ........................................................59
Hình 3.16. Giao diện cuộc hẹn mới............................................................................60
Hình 3.17.Giao diện cuộc hẹn mới Buổi sáng ngày 01/03..........................................61
Hình 3.18. Giao diện cuộc hẹn mới buổi chiều ngày 01/03 ........................................61
Hình 3.19. Các công việc của UBND huyện Lục Ngạn tháng 03/2017.......................62
Hình 3.20. Bảng công việc của UBND huyện Lục Ngạn tháng 03/2017 ....................63
Hình 3.21. Giao diện quản lý công việc theo tuần......................................................63
Hình 3.22. Giao diện quản lý công việc theo ngày .....................................................64
Hình 3.23. Giao diện cửa sổ việc cần làm mới ...........................................................65
Hình 3.24.Giao diện việc cần làm..............................................................................66
Hình 3.25. Giao diện công việc đã hoàn thành của việc cần làm ................................67
Hình 3.26. Ghép cặp các thiết bị muốn đồng bộ.........................................................67
Hình 3.27. Danh sách lịch làm việc sau khi đồng bộ hóa với điện thoại di động ........68

6. vi
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
STT Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ
1 UBND Ủy ban nhân dân
2 HĐND Hội đồng nhân dân
3 ĐH Đại học
4 CNTT Công nghệ thông tin
5 LĐ – TBXH Lao động thương binh xã hội
6 TC – KH Tài chính kế hoạch
7 KT – HT Kinh tế hạ tầng
8 VH – TT Văn hóa và thông tin
9 GD – ĐT Giáo dục đào tạo
10 TN – MT Tài nguyên môi trường
11 NN & PTNT Nông nghiệp và phát triển nông thôn

7. 1
LỜI NÓI ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài:
Sự bùng nổ công nghệ thông tin nói riêng và khoa học công nghệ nói chung
đang tác động mạnh mẽ vào sự phát triển của các ngành trong đời sống xã hội. Nền
khoa khọc máy tính ngày nay đang giữ một vị trí trung tâm trong hầu hết các lĩnh vực
của xã hội. Với những lợi ích do công nghệ thông tin mang lại, các nhà quản lý đã kịp
thời đưa những ứng dụng tin học vào phục vụ cho công tác quản lý lịch cá nhân.Việc
ứng dụng của ngành công nghệ thông tin vào cuộc sống giúp cho chúng ta xử lý công việc
nhanh hơn, thuận tiện hơn.
Hoạt động quản lý tại cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế, xã
hội… gọi chung là cơ quan, tổ chức luôn cần được duy trì tính liên tục và phải có trình
tự. Hay nói cách khác là cần phải có sự sắp xếp, quản lý một cách khoa học quá trình
hoạt động của mỗi cá nhân, của cơ quan. Phần lớn mỗi cá nhân, cơ quan, tổ chức đều
có lịch làm việc phù hợp với tính chất công việc cũng như chức năng, nhiệm vụ riêng
của mình. Song trên thực tế để quản lý lịch làm việc của cá nhân, cơ quan một cách
khoa học, hiệu quả nhất cần tốn nhiều thời gian và công sức. Chính vì vậy cần có biện
pháp cải thiện hiện trạng trên để đáp ứng yêu cầu về công việc và giảm bớt thời gian,
công sức cho công tác quản lý tại mỗi cơ quan, tổ chức.
Qua một thời gian phân tích tìm hiểu nghiên cứu bám sát thực tế công tác quản
lý lịch làm việc tại UBND huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang, yêu cầu nâng cao chất
lượng làm việc trong công tác quản lý lịch làm việc của văn phòng Ủy ban và góp
phần tin học hóa công tác hành chính văn phòng, em đã quyết định lựa chọn đề tài:
“Tin học hóa công tác quản lý lịch làm việc cho cán bộ nhân viên tại UBND
huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang”.
2. Mục đích của đề tài:
Ứng dụng thành tựu của công nghệ thông tin vào công tác quản lý lịch làm việc.
Giúp cho con người thuận tiện và dễ dàng hơn trong việc xem lịch công tác cá nhân.
Nắm được những kiến thức cơ bản về công tác quản lý, hiểu rõ về quy trình
quản lý lịch làm việc, thực trạng cũng như giải pháp giải quyết những khó khăn còn
tồn tại trong công tác quản lý lịch làm việc của địa phương.

8. 2
Xây dựng được quy trình quản lý lịch làm việc cho cán bộ nhân viên Văn
phòng UBND huyện Lục Ngạn đồng thời ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác
quản lý lịch làm việc.
3. Nhiệm vụ nghiên cứu:
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về công tác quản lý lịch làm việc.
- Đánh giá so sánh thực trạng việc quản lý lịch làm việc tại UBND huyện Lục
Ngạn, tỉnh Bắc Giang.
- Đề xuất những giải pháp để nâng cao hiệu quả quản lý lịch làm việc tại văn
phòng UBND huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang.
4. Đối tượng nghiên cứu:
Đối tượng nghiên cứu
- Công tác Quản lý lịch làm việc tại văn phòng UBND huyện Lục Ngạn, tỉnh
Bắc Giang.
- Phần mềm Quản lý lịch làm việc Essential PIM
Phạm vi nghiên cứu
- Tại văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Lục Ngạn
5. Phương pháp nghiên cứu:
Nghiên cứu về công tác quản lý lịch làm việc của UBND huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc
Giang. Khảo sát thực tế để áp dụng vào quản lý lịch làm việc của UBND huyện.
6. Ý nghĩa lý luận:
Các kết quả nghiên cứu đã góp phần và làm giàu thêm cơ sở lý luận của việc ứng
dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý lịch làm việc tại UBND huyện Lục Ngạn.
7. Ý nghĩa thực tiễn:
Ứng dụng chương trình của đề tài vào thực tiễn công tác quản lý lịch làm việc
tại địa phương để nâng cao vai trò của công nghệ thông tin, nằm nâng cao chất lượng
quản lý của công tác này.
Ứng dụng phần mềm sẽ giúp cho công tác quản lý lịch làm việc tra tìm một
cách đầy đủ, chính xác, dễ dàng, nhanh chóng và tiện lợi cũng như giải quyết công
việc được chính xác, kịp thời và hiểu quả hơn,rút ngắn thời gian tìm kiếm thông tin
của lịch làm việc.

9. 3
Sử dụng máy tính vào các công việc tìm kiếm các thông tin chi tiết về công việc sẽ
dễ dàng nhanh chóng và thuận tiện. Việc lưu trữ sẽ đơn giản, không cần phải có nơi lưu trữ
lớn, các thông tin về công việc cần giải quyết được nhanh chóng.Việc thống kê định kỳ
từng kỳ, từng năm thuận tiện, nhanh chóng.
Ứng dụng phần mềm sẽ giúp giảm bớt chi phí về thời gian, công sức. Ngoài ra, ứng
dụng phần mềm sẽ giúp cho việc quản lý, cập nhật lich làm việc, những thay đổi trong lịch
làm việc được thuận lợi và nhanh chóng hơn giúp công tác quản lý, giúp nắm bắt công việc
tốt hơn. Sắp xếp công việc hợp lí để ưu tiên giải quyết những công việc quan trọng
Với kết quả đạt được, đề tài có thể làm công cụ để phát triển tư duy cho sinh viên
ngành Quản Trị Văn Phòng cũng như các ngành khác của Trường ĐH Công Nghệ Thông
Tin và Truyền Thông.
8. Nội dung đề tài gồm 3 chương:
Khóa luận có bố cụ chia làm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý thuyết chung về quản lý lịch làm việc
Chương 2: Thực trạng và quy trình công tác quản lý lịch làm việc cho cán bộ
nhân viên tại UBND huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang
Chương 3: Ứng dụng phần mềm Essential PIM trong công tác quản lý lịch làm
việc cho cán bộ nhân viên tại UBND huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang

10. 4
Chương 1
CƠ SỞ LÝ THUYẾT CHUNG VỀ QUẢN LÝ LỊCH LÀM VIỆC
1.1.Khái niệm lịch làm việc
1.1.1. Khái niệm lịch làm việc
Lịch làm việc là một tập hợp những hoạt động, công việc được xắp xếp theo
trình tự, thời gian, địa điểm nhất định nào đó (có thể tuần hoàn) để mọi người cùng
người thực hiện.
Nghiệp vụ tổ chức 1 ngày làm việc:
Lên lịch làm việc:
- Lịch làm việc của lãnh đạo
- Lịch làm việc của văn phòng
- Lịch làm việc của cá nhân
1.1.2. Yêu cầu của lịch làm việc
- Đảm bảo tính chính xác khi xây dựng lịch làm việc: Chính xác tên công việc, chính
xác ngày, giờ thực hiện, chính xác địa điểm thực hiện, chính xác tên người thực hiện…
- Đảm bảo không có sự trùng lặp: Không trùng lặp thời gian, địa điểm, con
người khi thực hiện các công việc…
- Đảm bảo không bỏ sót: Không bỏ sót công việc, không bỏ sót một trong các
yếu tố như thời gian, địa điểm, thành phần…
- Đảm bảo tính khả thi: Khi xây dựng lịch làm việc phải tính toán, dự phòng
thật sát thực tế. Tránh tối đa sự thay đổi, điều chỉnh lịch làm việc. Tuy nhiên, trong
những trường hợp bất khả kháng vẫn phải có sự điều chỉnh lịch. Nhưng khi điều chỉnh
cần có sự tính toán đến các yếu tố đảm bảo thực hiện được như thời gian, con người…
- Đảm bảo tính hiệu quả khi thực hiện: Ngay từ khi xây dựng lịch cần tính đến
các yếu tố ưu tiên, việc quan trọng hay không quan trọng, cần thiết hay không cần thiết
để ưu tiên bố trí con người, địa điểm và thời gian… Đồng thời, để đảm bảo khâu thực
hiện được hiệu quả, ngay từ khi xây dựng lịch cũng cần tính đến các yếu tố dự phòng:
dự phòng về thời gian, địa điểm, nhân sự…
1.1.3. Phân loại
 Theo chủ thể hoạt động
- Lịch làm việc của cơ quan, đơn vị

11. 5
Là lịch công tác chung của cả một cơ quan, đơn vị do bộ phận văn phòng lên kế
hoạch để các cán bộ biết được công việc nào làm trước, công việc nào làm sau. Xây
dựng lịch làm việc của cơ quan, đơn vị đảm bảo tính khoa học cũng như hiệu quả công
việc chung được nâng cao, góp phần vào hoạt động phát triển chung của toàn cơ quan,
đơn vị.
- Lịch làm việc của cá nhân
Là lịch của riêng của một cá nhân trong cơ quan, đơn vị như lịch làm việc của
Giám đốc cơ quan, chủ tịch UBND xã..cũng được bộ phận văn phòng dựa vào những
công việc của họ hằng ngày hay những kế hoạch từ cơ quan cấp trên chỉ đạo lên lịch
công tác một cách hợp lý. Đảm bảo công việc không bị chồng chéo, xáo trộn ảnh
hưởng đến hoạt động của cả cơ quan, đơn vị.
 Theo thời gian
- Lịch làm việc một tuần (lịch công tác tuần): bao gồm công việc trong một tuần
mà cơ quan, đơn vị hay cá nhân phải thực hiện trong tuần đó.
- Lịch làm việc hàng ngày: thường chỉ áp dụng cho cá nhân một người, bao gồm
công việc buổi sáng, buổi chiều được sắp xếp thời gian hợp lý, để công việc không bị
bỏ sót hay không thể giải quyết được.
Bố cục lịch công tác
- Đảm bảo nội dung thể hiện được các yếu tố chính sau:
+ Tên công việc: cần ghi chính xác tên công việc.
+ Thời gian thực hiện: cần ghi chính xác ngày, tháng, năm, giờ, phút.
+ Địa điểm thực hiện: chính xác tên phòng, số phòng, tên nhà, số nhà.
+ Nhân sự: ghi chính xác thành phần.
- Bố cục lịch làm việc của đơn vị và của cá nhân hàng tuần. Đảm bảo nội dung
thể hiện được các hoạt động chính của lãnh đạo và sự tham gia của các đơn vị, cá nhân
liên quan; thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc; địa điểm; thành phần; người chủ trì, cá
nhân hoặc đơn vị chịu trách nhiệm về tài liệu, hậu cần…
1.1.4. Nguyên tắc xây dựng
Để xây dựng lịch làm việc cho Cơ quan và người lãnh đạo, cần phải nắm vững
một số nguyên tắc sau:

12. 6
 Nguyên tắc không trùng lặp
Nguyên tắc này đòi hỏi khi xếp lịch không được để cho các hoạt động bị trùng
lặp ở hai trong ba yếu tố: Thời gian, địa điểm, con người. Xét cho cùng, các hoạt động
đều có liên quan đến ba vấn đề cơ bản, đó là:
-Thời gian mà hoạt động đó bắt đầu diễn ra và kết thúc.
- Địa điểm là nơi hoạt động đó được thực hiện (khu vực địa lý, hội trường,
phòng họp).
- Con người tham gia vào hoạt động đó.
Nếu các hoạt động này bị trùng lặp hai trong ba yếu tố trên thì một trong số các
hoạt động đó sẽ không thể tiến hành được.
 Nguyên tắc ưu tiên
Khi sắp xếp các chương trình làm việc của Cơ quan cũng như lịch làm việc của
người lãnh đạo, cần phải tính đến tầm quan trọng cũng như tính cấp thiết của hoạt
động đó. Đối với những hoạt động quan trọng, không thể trì hoãn được thì cần ưu tiên
sắp xếp vào khoảng thời gian phù hợp và có thể đẩy các hoạt động khác vào thời gian
trước hoặc sau. Đối với các hoạt động có số lượng thành phần tham gia đông cần được
ưu tiên về mặt địa điểm thuận lợi cho việc đi lại, nghỉ ngơi. Nhưng nếu số lượng ít, lại
là những người có quan hệ đặc biệt với Cơ quan đơn vị hoặc người lãnh đạo thì nên bố
trí lại các phòng họp nhỏ, không gần nơi đi lại của nhiều người và có các trang thiết bị
tốt về âm thanh, ánh sáng.
Để thực hiện được nguyên tắc này, văn phòng cần yêu cầu các Cơ quan đơn vị
hoặc các bộ phận phải thông báo dự kiến các hoạt động của mình lên văn phòng trước
đó để văn phòng có kế hoạch sắp xếp và bố trí. Mặt khác, văn phòng cũng cần đề nghị
các Cơ quan đơn vị khi đưa lịch cần cho biết hoạt động nào không thể trì hoãn, hoạt
động nào có thể xếp lui lại hoặc sớm hơn để khi cần văn phòng có thể điều chỉnh cho
phù hợp. Đồng thời, để thực hiện các hoạt động này, các Cơ quan đơn vị phải cung cấp
đầy đủ cho văn phòng các thông tin cần thiết như: Thành phần than dự, thời gian dự
kiến, yêu cầu về địa điểm, kinh phí và trang thiết bị…
Tuy nhiên, thông thường các Đơn vị đều muốn hoạt động hoặc yêu cầu của
mình được đáp ứng, vì thế để thực hiện nguyên tắc ưu tiên khi sắp xếp lịch, cần nắm
vững chức năng, nhiệm vụ của các Cơ quan đơn vị cũng như chức trách của bộ phận

13. 7
lãnh đạo, cần có sự nhạy cảm và sự phán đoán cần thiết. Cần lưu ý rằng, khi thực hiện
nguyên tắc ưu tiên, văn phòng nên có sự trao đổi với người lãnh đạo và các bộ phận có
liên quan hoặc cần giải thích lý do khi cần thiết.
 Nguyên tắc dự phòng
Nguyên tắc này đòi hỏi khi sắp xếp lịch cần phải có các phương án dự phòng,
bởi lẽ trong thực tế không phải mọi hoạt động đều diễn ra như đã định.
Nguyên tắc dự phòng còn được hiểu là khi xếp lịch, nhất là xếp lịch cho các hoạt
động của người lãnh đạo, cần bố trí thời gian để họ có thể nghỉ ngơi hoặc kịp thời di chuyển
từ địa điểm này đến địa điểm khác.Thời gian đó được gọi là thời gian dự phòng.
 Nguyên tắc điều chỉnh lịch
Về cơ bản, lịch đã sắp xếp thì cần hạn chế tối đa việc thay đổi, nhưng cũng
không có nghĩa là mọi chương trình, kế hoạch đều là bất biến. Vì vậy, khi có những
tình huống đột xuất xảy ra, hoặc vì một điều kiện, một lý do nào đó, cần nhanh chóng
xem xét và có thể quyết định điều chỉnh lại các hoạt động đã định (có thể điều chỉnh
về mặt thời gian, địa điểm, nhân sự). Tuy nhiên, cần lưu ý rằng việc điều chỉnh lịch
phải được hạn chế tối đa vì sự điều chỉnh đó sẽ làm ảnh hưởng đến hoạt động chung
của Cơ quan đơn vị cũng như hoạt động của người lãnh đạo, thậm chí gây ra những
hậu quả khó lường hoặc gây lãng phí về thời gian, công sức và tiền của.
Do vậy, chỉ điều chỉnh và thay đổi lịch trong những điều kiện sau đây:
- Nếu thay đổi về thời gian thì phải có khả năng kịp thời báo cho nhân sự (thành
phần mời tham dự).
- Nếu thay đổi về địa điểm thì phải đảm bảo khoảng cách giữa hai địa điểm
không quá xa, không gây khó khan cho việc đi lại của người tham dự, không làm tăng
thêm chi phí lớn về kinh tế.
- Nếu thay đổi về nhân sự thì phải được báo trước và đảm bảo không ảnh hưởng
đến mục đích cơ bản của hoạt động đó.
1.1.5. Những việc cần khi tiến hành xây dựng lịch làm việc
Để xây dựng lịch làm việc cho Cơ quan và người lãnh đạo, cần thực hiện một
số nghiệp vụ sau đây:
- Đề ra quy định cho các bộ phận, các Cơ quan đơn vị dự kiến kế hoạch cho
tuần sau, tháng sau và gửi lên văn phòng vào cuối tuần, cuối tháng.

14. 8
- Văn phòng cần cử các nhân viên có kinh nghiệm và nắm vững chức năng,
nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Cơ quan đơn vị, tập hợp đề nghị của các bộ phận, kết
hợp dự kiến công việc của người lãnh đạo để xây dựng lịch tổng thể cho toàn Cơ quan
và lịch làm việc cho bộ phận lãnh đạo.
- Khi xây dựng lịch phải đảm bảo các nguyên tắc cơ bản. Lịch và chương trình
làm việc cần ghi rõ tên công việc, thời gian, địa điểm diễn ra hoạt động và thành phần
tham dự. Trong lịch cần ghi rõ trách nhiệm và sự tham gia của bộ phận lãnh đạo vào
các hoạt động cụ thể.
- Trong khi xếp lịch, cần trao đổi với bộ phận lãnh đạo để xin ý kiến chỉ đạo và
trao đổi với các bộ phận có liên quan để sắp xếp các hoạt động sao cho phù hợp và
hiệu quả. Lịch làm việc cần được in ấn rõ ràng và phải kiểm tra lại trước khi gửi đi các
nơi. Lịch phải được gửi đến cho người lãnh đạo ở tất cả các bộ phận trong Cơ quan
đơn vị vào ngày làm việc cuối tuần.
- Trong tuần hoặc trong tháng, văn phòng cần giao nhiệm vụ cho các nhân viên
theo dõi việc thực hiện lịch trong thực tế. Những hoạt động nào chưa thể tiến hành
được, hoặc bị trì hoãn, thay đổi thì cần được các nhân viên ghi chép lại để bố trí tiếp
vào tuần tới, tháng tới.
- Nếu là nhân viên riêng, cần sắp xếp lịch của cá nhân sao cho phù hợp với lịch
làm việc của người thủ trưởng để hỗ trợ cho thủ trưởng hoàn thành công việc. Cần
thường xuyên theo dõi, nhắc nhở lãnh đạo, quản lí nhớ các công việc trong tuần, trong
tháng và chủ động chuẩn bị tài liệu, văn bản hoặc các phương tiện cần thiết cho người
lãnh đạo, giúp họ thực hiện tốt chương trình làm việc.
Tóm lại, việc xây dựng lịch làm việc là một nghiệp vụ khá phức tạp, vì vậy cần
phải nắm vững nhiều vấn đề, phải có tư duy và trình độ tổ chức, điều hành, phải nhanh
nhạy và linh hoạt.
Bố cục lịch công tác tuần:
Bố cục lịch làm việc của Cơ quan đơn vị (lịch công tác tuần), đảm bảo nội dung
thể hiện được các yếu tố chính sau:
- Tên công việc: Cần ghi chính xác tên công việc
- Thời gian thực hiện: Cần ghi chính xác ngày, tháng, năm, giờ, phút
- Nhân sự: Ghi chính xác thành phần

15. 9
Bố cục lịch làm việc của Cơ quan đơn vị và cá nhân hàng tuần. Đảm bảo nội
dung thể hiện được các hoạt động chính của lãnh đạo và sự tham gia của các Cơ quan
đơn vị, cá nhân liên quan, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, địa điểm, thành phần,
người chủ trì, cá nhân hoặc Cơ quan đơn vị chịu trách nhiệm về tài liệu, hậu cần…
1.1.6. Vai trò của lịch làm việc
Lịch làm việc đóng vai trò quan trọng để thực hiện hoạt động trong cơ quan, tổ
chức một cách khoa học, nề nếp và hiệu quả.
Lịch làm việc của cá nhân sẽ giúp cho cá nhân quản trị được thời gian cá nhân
và thực hiện công việc được giao một cách hiệu quả.
Lịch làm việc giúp cho cơ quan, tổ chức đạt được mục tiêu một cách tương đối chính
xác. Lịch làm việc góp phần đảm bảo tính ổn định trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Lịch làm việc giúp tăng tính hiệu quả làm việc của cơ quan, tổ chức: có lịch làm
việc khoa học sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực cho cơ quan, tổ chức trong
các hoạt động; có lịch làm việc tốt sẽ hạn chế được rủi ro trong quá trình hoạt động.
Làm việc theo lịch làm việc giúp cho cơ quan chủ động công việc, biết làm việc gì
trước, việc gì sau, không bỏ sót công việc.
Lịch làm việc giúp nhà quản lý chủ động ứng phó với mọi sự thay đổi trong quá
trình điều hành cơ quan, tổ chức một cách linh hoạt mà vẫn đạt mục tiêu đã đề ra.
Lịch làm việc giúp cho lãnh đạo cơ quan phân bổ và sử dụng hợp lý quỹ thời
gian, huy động được các đơn vị giúp việc, bố trí lực lượng tập trung theo một kế hoạch
thống nhất, phối hợp đồng bộ, nhịp nhàng các đơn vị để thực hiện có hiệu quả những
nhiệm vụ đã đề ra. Lịch làm việc đảm bảo cho thủ trưởng cơ quan điều hành hoạt động
được thống nhất, tránh chồng chéo và mâu thuẫn trong việc lãnh đạo, chỉ đạo, phát huy
được trí tuệ của tập thể lãnh đạo cơ quan.
Lịch làm việc làm cơ sở cho việc kiểm tra, giám sát, đánh giá mọi hoạt động
của cơ quan, tổ chức.
1.2. Khái quát chung về quản lý
1.2.1. Khái niệm quản lý
“Quản lý là gì” chắc hẳn là câu hỏi mà bất cứ người học quản lý ban đầu nào
cũng cần hiểu và mong muốn lý giải.Vậy suy cho cùng quản lý thời gian là gì? Xét

16. Mã tài liệu : 6000118
Tải đầy đủ luận văn theo 2 cách :
- Link tải dưới bình luận .
- Nhắn tin zalo 0932091562