Tin học hóa công tác quản lý lịch làm việc cho cán bộ nhân viên tại UBND huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang

i
TIN HỌC HÓA CÔNG TÁC QUẢN LÝ LỊCH LÀM
VIỆC CHO CÁN BỘ NHÂN VIÊN TẠI UBND
HUYỆN LỤC NGẠN, TỈNH BẮC GIANG
MÃ TÀI LIỆU: 80115
ZALO: 0917.193.864
Dịch vụ viết bài điểm cao : luanvantrust.com

ii
LỜI CẢM ƠN
Qua thời gian thực tập khóa luận, bản thân em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình
của các thầy, cô giáo đặc biệt là thầy Lê Triệu Tuấn và cô Phan Thị Thanh Huyền.
Trong suốt quá trình thực hiện đề tài, em đã gặp không ít khó khăn về kiến thức
liên quan đến các nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ cũng như các khó khăn trong
phân tích, xây dựng chương trình hoàn thiện. Vậy em mong các thầy, cô góp ý cho bài
báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Cuối cùng, em chân thành cảm ơn đến các thầy cô giáo khác trong khoa Hệ
thống thông tin kinh tế – Trường Đại học Công nghệ thông tin và truyền thông, cùng
các bạn đã giúp đỡ em trong đợt báo cáo này để em có thể hoàn thiện đề tài thực tập
khóa luận tốt nhất.
Em xin chân thành cảm ơn !
Sinh viên
Nguyễn Thị Dinh

ii
i
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan bài khóa luận tốt nghiệp là do chính tôi thực hiện, số liệu và
kết quả nghiên cứu trong luận văn này là trung thực và chưa hề được sử dụng để bảo
vệ một học vị nào. Nhờ sự giúp đỡ của Ủy Ban Nhân Dân huyện Lục Ngạn và thầy cô
hướng dẫn tôi chỉ tham khảo và không hề sao chép bài báo cáo nào dưới mọi hình
thức, các thông tin trích dẫn trong luận văn đã được chỉ rõ nguồn gốc rõ ràng và được
phép công bố.
Thái Nguyên, ngày….tháng…..năm 2017
Sinh viên
NGUYỄN THỊ DINH

iii
MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN..............................................................................................................ii
LỜI CẢM ƠN ....................................................................................................................i
MỤC LỤC........................................................................................................................iii
DANH MỤC HÌNH ẢNH.................................................................................................v
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT..................................................................................vi
LỜI NÓI ĐẦU...................................................................................................................1
Chương 1. CƠ SỞ LÝ THUYẾT CHUNG VỀ QUẢN LÝ LỊCH LÀM VIỆC..............4
1.1. Khái niệm lịch làm việc........................................................................................4
1.1.1. Khái niệm lịch làm việc....................................................................................4
1.1.2. Yêu cầu của lịch làm việc.................................................................................4
1.1.3. Phân loại............................................................................................................4
1.1.4. Nguyên tắc xây dựng........................................................................................5
1.1.5. Những việc cần khi tiến hành xây dựng lịch làm việc.....................................7
1.2. Khái quát chung về quản lý..................................................................................9
1.2.1. Khái niệm quản lý.............................................................................................9
1.2.2.Đặc điểm của quản lý.......................................................................................11
1.2.3.Mục tiêu của quản lý........................................................................................11
1.3. Quản lý lịch làm việc ..........................................................................................12
1.3.1. Khái niệm quản lý lịch làm việc.....................................................................12
1.3.2. Nội dung của quản lý lịch làm việc................................................................12
Chương 2. THỰC TRẠNG VÀ QUY TRÌNH CÔNG TÁC QUẢN LÝ LỊCH
LÀM VIỆC CHO CÁN BỘ NHÂN VIÊN TẠI UBND HUYỆN LỤC NGẠN..18
2.1. Giới thiệu khái quát về UBND huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang.................18
2.1.1. Địa giới hành chính.........................................................................................18
2.1.2. Vị trí và chức năng..........................................................................................23
2.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn..................................................................................24
2.1.4. Sơ đồ Cơ cấu tổ chức bộ máy của đơn vị.......................................................26
2.1.5. Vị trí, chức năng của các phòng ban..............................................................27
2.2. Thực trạng công tác quản lý lịch làm việc của UBND huyện Lục Ngạn, tỉnh
Bắc Giang.....................................................................................................................29
2.2.1.Thực trạng công tác quản lý lịch làm việc của UBND huyện Lục Ngạn.......29

iv
2.2.2. Quy trình quản lý lịch làm việc:.....................................................................33
Chương 3. ỨNG DỤNG PHẦN MỀM ESSENTIAL PIM TRONG CÔNG TÁC
QUẢN LÝ LỊCH LÀM VIỆC CHO CÁN BỘ NHÂN VIÊN TẠI UBND HUYỆN
LỤC NGẠN.....................................................................................................................41
3.1. Giới thiệu về phần mềm Essential PIM............................................................41
3.1.1. Giao diện phần mềm Essential PIM ..............................................................41
3.1.2. Tính năng của phần mềm Essential PIM.......................................................44
3.2. Ứng dụng phần mềm Essential PIM vào công tác quản lý lịch làm việc tại
UBND huyện Lục Ngạn.............................................................................................57
3.2.1. Hướng dẫn cài đặt phần mềm Essential PIM ................................................58
3.2.2. Ứng dụng phần mềm trong công tác quản lý Lịch làm việc tại UBND huyện
Lục Ngạn...................................................................................................................59
KẾT LUẬN .....................................................................................................................69
TÀI LIỆU THAM KHẢO...............................................................................................70

v
DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 2.1. Sơ đồ Cơ cấu tổ chức UBND huyện Lục Ngạn..............................................27
Hình 2.2. Quy trình quản lý lịch làm việc.......................................................................33
Hình 3.1 Giao diện chính phần mềm Essential PIM......................................................43
Hình 3.2. Giao diện tổng quan của chọn ngôn ngữ ........................................................47
Hình 3.3.Giao diện của EPIM hôm nay..........................................................................48
Hình 3.4. Giao diện tổng quan của Lịch..........................................................................49
Hình 3.5. Giao diện tổng quan của Việc cần làm............................................................50
Hình 3.6. Giao diện tổng quan của Ghi chú....................................................................51
Hình 3.7. Giao diện tổng quan của Liên hệ ....................................................................52
Hình 3.8. Giao diện tổng quan của Thư..........................................................................53
Hình 3.9.Giao diện tổng quan của Mật khẩu..................................................................54
Hình 3.10. Giao diện tổng quan của Rác........................................................................55
Hình 3.11.Giao diện tổng quan của Đồng bộ.................................................................56
Hình 3.13. Bảng đánh giá Mức độ ưu tiên/ Sự hoàn tất/ Thể loại công việc.................57
Hình 3.14. Bảng chọn cài đặt phần mềm........................................................................58
Hình 3.15.Giao diện ban đầu khi mở phần mềm.............................................................59
Hình 3.16. Giao diện cuộc hẹn mới.................................................................................60
Hình 3.17.Giao diện cuộc hẹn mới Buổi sáng ngày 01/03.............................................61
Hình 3.18. Giao diện cuộc hẹn mới buổi chiều ngày 01/03...........................................61
Hình 3.19. Các công việc của UBND huyện Lục Ngạn tháng 03/2017 ........................62
Hình 3.20. Bảng công việc của UBND huyện Lục Ngạn tháng 03/2017......................63
Hình 3.21. Giao diện quản lý công việc theo tuần..........................................................63
Hình 3.22. Giao diện quản lý công việc theo ngày.........................................................64
Hình 3.23. Giao diện cửa sổ việc cần làm mới................................................................65
Hình 3.24.Giao diện việc cần làm...................................................................................66
Hình 3.25. Giao diện công việc đã hoàn thành của việc cần làm...................................67
Hình 3.26. Ghép cặp các thiết bị muốn đồng bộ............................................................67
Hình 3.27. Danh sách lịch làm việc sau khi đồng bộ hóa với điện thoại di động..........68

vi
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
STT Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ
1 UBND Ủy ban nhân dân
2 HĐND Hội đồng nhân dân
3 ĐH Đại học
4 CNTT Công nghệ thông tin
5 LĐ – TBXH Lao động thương binh xã hội
6 TC – KH Tài chính kế hoạch
7 KT – HT Kinh tế hạ tầng
8 VH – TT Văn hóa và thông tin
9 GD – ĐT Giáo dục đào tạo
10 TN – MT Tài nguyên môi trường
11 NN & PTNT Nông nghiệp và phát triển nông thôn

1
LỜI NÓI ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài:
Sự bùng nổ công nghệ thông tin nói riêng và khoa học công nghệ nói chung
đang tác động mạnh mẽ vào sự phát triển của các ngành trong đời sống xã hội. Nền
khoa khọc máy tính ngày nay đang giữ một vị trí trung tâm trong hầu hết các lĩnh vực
của xã hội. Với những lợi ích do công nghệ thông tin mang lại, các nhà quản lý đã kịp
thời đưa những ứng dụng tin học vào phục vụ cho công tác quản lý lịch cá nhân.Việc
ứng dụng của ngành công nghệ thông tin vào cuộc sống giúp cho chúng ta xử lý công việc
nhanh hơn, thuận tiện hơn.
Hoạt động quản lý tại cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế, xã
hội… gọi chung là cơ quan, tổ chức luôn cần được duy trì tính liên tục và phải có trình
tự. Hay nói cách khác là cần phải có sự sắp xếp, quản lý một cách khoa học quá trình
hoạt động của mỗi cá nhân, của cơ quan. Phần lớn mỗi cá nhân, cơ quan, tổ chức đều
có lịch làm việc phù hợp với tính chất công việc cũng như chức năng, nhiệm vụ riêng
của mình. Song trên thực tế để quản lý lịch làm việc của cá nhân, cơ quan một cách
khoa học, hiệu quả nhất cần tốn nhiều thời gian và công sức. Chính vì vậy cần có biện
pháp cải thiện hiện trạng trên để đáp ứng yêu cầu về công việc và giảm bớt thời gian,
công sức cho công tác quản lý tại mỗi cơ quan, tổ chức.
Qua một thời gian phân tích tìm hiểu nghiên cứu bám sát thực tế công tác quản
lý lịch làm việc tại UBND huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang, yêu cầu nâng cao chất
lượng làm việc trong công tác quản lý lịch làm việc của văn phòng Ủy ban và góp
phần tin học hóa công tác hành chính văn phòng, em đã quyết định lựa chọn đề tài:
“Tin học hóa công tác quản lý lịch làm việc cho cán bộ nhân viên tại UBND
huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang”.
2. Mục đích của đề tài:
Ứng dụng thành tựu của công nghệ thông tin vào công tác quản lý lịch làm việc.
Giúp cho con người thuận tiện và dễ dàng hơn trong việc xem lịch công tác cá nhân.
Nắm được những kiến thức cơ bản về công tác quản lý, hiểu rõ về quy trình
quản lý lịch làm việc, thực trạng cũng như giải pháp giải quyết những khó khăn còn
tồn tại trong công tác quản lý lịch làm việc của địa phương.

2
Xây dựng được quy trình quản lý lịch làm việc cho cán bộ nhân viên Văn
phòng UBND huyện Lục Ngạn đồng thời ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác
quản lý lịch làm việc.
3. Nhiệm vụ nghiên cứu:
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về công tác quản lý lịch làm việc.
- Đánh giá so sánh thực trạng việc quản lý lịch làm việc tại UBND huyện Lục
Ngạn, tỉnh Bắc Giang.
- Đề xuất những giải pháp để nâng cao hiệu quả quản lý lịch làm việc tại văn
phòng UBND huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang.
4. Đối tượng nghiên cứu:
Đối tượng nghiên cứu
- Công tác Quản lý lịch làm việc tại văn phòng UBND huyện Lục Ngạn, tỉnh
Bắc Giang.
- Phần mềm Quản lý lịch làm việc Essential PIM
Phạm vi nghiên cứu
- Tại văn phòng Ủyban nhân dân huyện Lục Ngạn
5. Phương pháp nghiên cứu:
Nghiên cứu về công tác quản lý lịch làm việc của UBND huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc
Giang. Khảo sát thực tế để áp dụng vào quản lý lịch làm việc của UBND huyện.
6. Ý nghĩa lý luận:
Các kết quả nghiên cứu đã góp phần và làm giàu thêm cơ sở lý luận của việc ứng
dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý lịch làm việc tại UBND huyện Lục Ngạn.
7. Ý nghĩa thực tiễn:
Ứng dụng chương trình của đề tài vào thực tiễn công tác quản lý lịch làm việc
tại địa phương để nâng cao vai trò của công nghệ thông tin, nằm nâng cao chất lượng
quản lý của công tác này.
Ứng dụng phần mềm sẽ giúp cho công tác quản lý lịch làm việc tra tìm một
cách đầy đủ, chính xác, dễ dàng, nhanh chóng và tiện lợi cũng như giải quyết công
việc được chính xác, kịp thời và hiểu quả hơn,rút ngắn thời gian tìm kiếm thông tin
của lịch làm việc.

3
Sử dụng máy tính vào các công việc tìm kiếm các thông tin chi tiết về công việc sẽ
dễ dàng nhanh chóng và thuận tiện. Việc lưu trữ sẽ đơn giản, không cần phải có nơi lưu trữ
lớn, các thông tin về công việc cần giải quyết được nhanh chóng.Việc thống kê định kỳ
từng kỳ, từng năm thuận tiện, nhanh chóng.
Ứng dụng phần mềm sẽ giúp giảm bớt chi phí về thời gian, công sức. Ngoài ra, ứng
dụng phần mềm sẽ giúp cho việc quản lý, cập nhật lich làm việc, những thay đổi trong lịch
làm việc được thuận lợi và nhanh chóng hơn giúp công tác quản lý, giúp nắm bắt công việc
tốt hơn. Sắp xếp công việc hợp lí để ưu tiên giải quyết những công việc quan trọng
Với kết quả đạt được, đề tài có thể làm công cụ để phát triển tư duy cho sinh viên
ngành Quản Trị Văn Phòng cũng như các ngành khác của Trường ĐH Công Nghệ Thông
Tin và Truyền Thông.
8. Nội dung đề tài gồm 3 chương:
Khóa luận có bố cụ chia làm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý thuyết chung về quản lý lịch làm việc
Chương 2: Thực trạng và quy trình công tác quản lý lịch làm việc cho cán bộ
nhân viên tại UBND huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang
Chương 3: Ứng dụng phần mềm Essential PIM trong công tác quản lý lịch làm
việc cho cán bộ nhân viên tại UBND huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang

4
Chương 1
CƠ SỞ LÝ THUYẾT CHUNG VỀ QUẢN LÝ LỊCH LÀM VIỆC
1.1.Khái niệm lịch làm việc
1.1.1. Khái niệm lịch làm việc
Lịch làm việc là một tập hợp những hoạt động, công việc được xắp xếp theo
trình tự, thời gian, địa điểm nhất định nào đó (có thể tuần hoàn) để mọi người cùng
người thực hiện.
Nghiệp vụ tổ chức 1 ngày làm việc:
Lên lịch làm việc:
- Lịch làm việc của lãnh đạo
- Lịch làm việc của văn phòng
- Lịch làm việc của cá nhân
1.1.2. Yêu cầu của lịch làm việc
- Đảm bảo tính chính xác khi xây dựng lịch làm việc: Chính xác tên công việc, chính
xác ngày, giờ thực hiện, chính xác địa điểm thực hiện, chính xác tên người thực hiện…
- Đảm bảo không có sự trùng lặp: Không trùng lặp thời gian, địa điểm, con
người khi thực hiện các công việc…
- Đảm bảo không bỏ sót: Không bỏ sót công việc, không bỏ sót một trong các
yếu tố như thời gian, địa điểm, thành phần…
- Đảm bảo tính khả thi: Khi xây dựng lịch làm việc phải tính toán, dự phòng
thật sát thực tế. Tránh tối đa sự thay đổi, điều chỉnh lịch làm việc. Tuy nhiên, trong
những trường hợp bất khả kháng vẫn phải có sự điều chỉnh lịch. Nhưng khi điều chỉnh
cần có sự tính toán đến các yếu tố đảm bảo thực hiện được như thời gian, con người…
- Đảm bảo tính hiệu quả khi thực hiện: Ngay từ khi xây dựng lịch cần tính đến
các yếu tố ưu tiên, việc quan trọng hay không quan trọng, cần thiết hay không cần thiết
để ưu tiên bố trí con người, địa điểm và thời gian… Đồng thời, để đảm bảo khâu thực
hiện được hiệu quả, ngay từ khi xây dựng lịch cũng cần tính đến các yếu tố dự phòng:
dự phòng về thời gian, địa điểm, nhân sự…
1.1.3. Phân loại
 Theo chủ thể hoạt động
- Lịch làm việc của cơ quan, đơn vị

5
Là lịch công tác chung của cả một cơ quan, đơn vị do bộ phận văn phòng lên kế
hoạch để các cán bộ biết được công việc nào làm trước, công việc nào làm sau. Xây
dựng lịch làm việc của cơ quan, đơn vị đảm bảo tính khoa học cũng như hiệu quả công
việc chung được nâng cao, góp phần vào hoạt động phát triển chung của toàn cơ quan,
đơn vị.
- Lịch làm việc của cá nhân
Là lịch của riêng của một cá nhân trong cơ quan, đơn vị như lịch làm việc của
Giám đốc cơ quan, chủ tịch UBND xã..cũng được bộ phận văn phòng dựa vào những
công việc của họ hằng ngày hay những kế hoạch từ cơ quan cấp trên chỉ đạo lên lịch
công tác một cách hợp lý. Đảm bảo công việc không bị chồng chéo, xáo trộn ảnh
hưởng đến hoạt động của cả cơ quan, đơn vị.
 Theo thời gian
- Lịch làm việc một tuần (lịch công tác tuần): bao gồm công việc trong một tuần
mà cơ quan, đơn vị hay cá nhân phải thực hiện trong tuần đó.
- Lịch làm việc hàng ngày: thường chỉ áp dụng cho cá nhân một người, bao gồm
công việc buổi sáng, buổi chiều được sắp xếp thời gian hợp lý, để công việc không bị
bỏ sót hay không thể giải quyết được.
Bố cục lịch công tác
- Đảm bảo nội dung thể hiện được các yếu tố chính sau:
+ Tên công việc: cần ghi chính xác tên công việc.
+ Thời gian thực hiện: cần ghi chính xác ngày, tháng, năm, giờ, phút.
+ Địa điểm thực hiện: chính xác tên phòng, số phòng, tên nhà, số nhà.
+ Nhân sự: ghi chính xác thành phần.
- Bố cục lịch làm việc của đơn vị và của cá nhân hàng tuần. Đảm bảo nội dung
thể hiện được các hoạt động chính của lãnh đạo và sự tham gia của các đơn vị, cá nhân
liên quan; thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc; địa điểm; thành phần; người chủ trì, cá
nhân hoặc đơn vị chịu trách nhiệm về tài liệu, hậu cần…
1.1.4. Nguyên tắc xây dựng
Để xây dựng lịch làm việc cho Cơ quan và người lãnh đạo, cần phải nắm vững
một số nguyên tắc sau:

6
 Nguyên tắc không trùng lặp
Nguyên tắc này đòi hỏi khi xếp lịch không được để cho các hoạt động bị trùng
lặp ở hai trong ba yếu tố: Thời gian, địa điểm, con người. Xét cho cùng, các hoạt động
đều có liên quan đến ba vấn đề cơ bản, đó là:
-Thời gian mà hoạt động đó bắt đầu diễn ra và kết thúc.
- Địa điểm là nơi hoạt động đó được thực hiện (khu vực địa lý, hội trường,
phòng họp).
- Con người tham gia vào hoạt động đó.
Nếu các hoạt động này bị trùng lặp hai trong ba yếu tố trên thì một trong số các
hoạt động đó sẽ không thể tiến hành được.
 Nguyên tắc ưu tiên
Khi sắp xếp các chương trình làm việc của Cơ quan cũng như lịch làm việc của
người lãnh đạo, cần phải tính đến tầm quan trọng cũng như tính cấp thiết của hoạt
động đó. Đối với những hoạt động quan trọng, không thể trì hoãn được thì cần ưu tiên
sắp xếp vào khoảng thời gian phù hợp và có thể đẩy các hoạt động khác vào thời gian
trước hoặc sau. Đối với các hoạt động có số lượng thành phần tham gia đông cần được
ưu tiên về mặt địa điểm thuận lợi cho việc đi lại, nghỉ ngơi. Nhưng nếu số lượng ít, lại
là những người có quan hệ đặc biệt với Cơ quan đơn vị hoặc người lãnh đạo thì nên bố
trí lại các phòng họp nhỏ, không gần nơi đi lại của nhiều người và có các trang thiết bị
tốt về âm thanh, ánh sáng.
Để thực hiện được nguyên tắc này, văn phòng cần yêu cầu các Cơ quan đơn vị
hoặc các bộ phận phải thông báo dự kiến các hoạt động của mình lên văn phòng trước
đó để văn phòng có kế hoạch sắp xếp và bố trí. Mặt khác, văn phòng cũng cần đề nghị
các Cơ quan đơn vị khi đưa lịch cần cho biết hoạt động nào không thể trì hoãn, hoạt
động nào có thể xếp lui lại hoặc sớm hơn để khi cần văn phòng có thể điều chỉnh cho
phù hợp. Đồng thời, để thực hiện các hoạt động này, các Cơ quan đơn vị phải cung cấp
đầy đủ cho văn phòng các thông tin cần thiết như: Thành phần than dự, thời gian dự
kiến, yêu cầu về địa điểm, kinh phí và trang thiết bị…
Tuy nhiên, thông thường các Đơn vị đều muốn hoạt động hoặc yêu cầu của
mình được đáp ứng, vì thế để thực hiện nguyên tắc ưu tiên khi sắp xếp lịch, cần nắm
vững chức năng, nhiệm vụ của các Cơ quan đơn vị cũng như chức trách của bộ phận

7
lãnh đạo, cần có sự nhạy cảm và sự phán đoán cần thiết. Cần lưu ý rằng, khi thực hiện
nguyên tắc ưu tiên, văn phòng nên có sự trao đổi với người lãnh đạo và các bộ phận có
liên quan hoặc cần giải thích lý do khi cần thiết.
 Nguyên tắc dự phòng
Nguyên tắc này đòi hỏi khi sắp xếp lịch cần phải có các phương án dự phòng,
bởi lẽ trong thực tế không phải mọi hoạt động đều diễn ra như đã định.
Nguyên tắc dự phòng còn được hiểu là khi xếp lịch, nhất là xếp lịch cho các hoạt
động của người lãnh đạo, cần bố trí thời gian để họ có thể nghỉ ngơi hoặc kịp thời di chuyển
từ địa điểm này đến địa điểm khác.Thời gian đó được gọi là thời gian dựphòng.
 Nguyên tắc điều chỉnh lịch
Về cơ bản, lịch đã sắp xếp thì cần hạn chế tối đa việc thay đổi, nhưng cũng
không có nghĩa là mọi chương trình, kế hoạch đều là bất biến. Vì vậy, khi có những
tình huống đột xuất xảy ra, hoặc vì một điều kiện, một lý do nào đó, cần nhanh chóng
xem xét và có thể quyết định điều chỉnh lại các hoạt động đã định (có thể điều chỉnh
về mặt thời gian, địa điểm, nhân sự). Tuy nhiên, cần lưu ý rằng việc điều chỉnh lịch
phải được hạn chế tối đa vì sự điều chỉnh đó sẽ làm ảnh hưởng đến hoạt động chung
của Cơ quan đơn vị cũng như hoạt động của người lãnh đạo, thậm chí gây ra những
hậu quả khó lường hoặc gây lãng phí về thời gian, công sức và tiền của.
Do vậy, chỉ điều chỉnh và thay đổi lịch trong những điều kiện sau đây:
- Nếu thay đổi về thời gian thì phải có khả năng kịp thời báo cho nhân sự (thành
phần mời tham dự).
- Nếu thay đổi về địa điểm thì phải đảm bảo khoảng cách giữa hai địa điểm
không quá xa, không gây khó khan cho việc đi lại của người tham dự, không làm tăng
thêm chi phí lớn về kinh tế.
- Nếu thay đổi về nhân sự thì phải được báo trước và đảm bảo không ảnh hưởng
đến mục đích cơ bản của hoạt động đó.
1.1.5. Những việc cần khi tiến hành xây dựng lịch làm việc
Để xây dựng lịch làm việc cho Cơ quan và người lãnh đạo, cần thực hiện một
số nghiệp vụ sau đây:
- Đề ra quy định cho các bộ phận, các Cơ quan đơn vị dự kiến kế hoạch cho
tuần sau, tháng sau và gửi lên văn phòng vào cuối tuần, cuối tháng.

8
- Văn phòng cần cử các nhân viên có kinh nghiệm và nắm vững chức năng,
nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Cơ quan đơn vị, tập hợp đề nghị của các bộ phận, kết
hợp dự kiến công việc của người lãnh đạo để xây dựng lịch tổng thể cho toàn Cơ quan
và lịch làm việc cho bộ phận lãnh đạo.
- Khi xây dựng lịch phải đảm bảo các nguyên tắc cơ bản. Lịch và chương trình
làm việc cần ghi rõ tên công việc, thời gian, địa điểm diễn ra hoạt động và thành phần
tham dự. Trong lịch cần ghi rõ trách nhiệm và sự tham gia của bộ phận lãnh đạo vào
các hoạt động cụ thể.
- Trong khi xếp lịch, cần trao đổi với bộ phận lãnh đạo để xin ý kiến chỉ đạo và
trao đổi với các bộ phận có liên quan để sắp xếp các hoạt động sao cho phù hợp và
hiệu quả. Lịch làm việc cần được in ấn rõ ràng và phải kiểm tra lại trước khi gửi đi các
nơi. Lịch phải được gửi đến cho người lãnh đạo ở tất cả các bộ phận trong Cơ quan
đơn vị vào ngày làm việc cuối tuần.
- Trong tuần hoặc trong tháng, văn phòng cần giao nhiệm vụ cho các nhân viên
theo dõi việc thực hiện lịch trong thực tế. Những hoạt động nào chưa thể tiến hành
được, hoặc bị trì hoãn, thay đổi thì cần được các nhân viên ghi chép lại để bố trí tiếp
vào tuần tới, tháng tới.
- Nếu là nhân viên riêng, cần sắp xếp lịch của cá nhân sao cho phù hợp với lịch
làm việc của người thủ trưởng để hỗ trợ cho thủ trưởng hoàn thành công việc. Cần
thường xuyên theo dõi, nhắc nhở lãnh đạo, quản lí nhớ các công việc trong tuần, trong
tháng và chủ động chuẩn bị tài liệu, văn bản hoặc các phương tiện cần thiết cho người
lãnh đạo, giúp họ thực hiện tốt chương trình làm việc.
Tóm lại, việc xây dựng lịch làm việc là một nghiệp vụ khá phức tạp, vì vậy cần
phải nắm vững nhiều vấn đề, phải có tư duy và trình độ tổ chức, điều hành, phải nhanh
nhạy và linh hoạt.
Bố cục lịch công tác tuần:
Bố cục lịch làm việc của Cơ quan đơn vị (lịch công tác tuần), đảm bảo nội dung
thể hiện được các yếu tố chính sau:
- Tên công việc: Cần ghi chính xác tên công việc
- Thời gian thực hiện: Cần ghi chính xác ngày, tháng, năm, giờ, phút
- Nhân sự: Ghi chính xác thành phần

9
Bố cục lịch làm việc của Cơ quan đơn vị và cá nhân hàng tuần. Đảm bảo nội
dung thể hiện được các hoạt động chính của lãnh đạo và sự tham gia của các Cơ quan
đơn vị, cá nhân liên quan, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, địa điểm, thành phần,
người chủ trì, cá nhân hoặc Cơ quan đơn vị chịu trách nhiệm về tài liệu, hậu cần…
1.1.6. Vai trò của lịch làm việc
Lịch làm việc đóng vai trò quan trọng để thực hiện hoạt động trong cơ quan, tổ
chức một cách khoa học, nề nếp và hiệu quả.
Lịch làm việc của cá nhân sẽ giúp cho cá nhân quản trị được thời gian cá nhân
và thực hiện công việc được giao một cách hiệu quả.
Lịch làm việc giúp cho cơ quan, tổ chức đạt được mục tiêu một cách tương đối chính
xác. Lịch làm việc góp phần đảm bảo tính ổn định trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Lịch làm việc giúp tăng tính hiệu quả làm việc của cơ quan, tổ chức: có lịch làm
việc khoa học sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực cho cơ quan, tổ chức trong
các hoạt động; có lịch làm việc tốt sẽ hạn chế được rủi ro trong quá trình hoạt động.
Làm việc theo lịch làm việc giúp cho cơ quan chủ động công việc, biết làm việc gì
trước, việc gì sau, không bỏ sót công việc.
Lịch làm việc giúp nhà quản lý chủ động ứng phó với mọi sự thay đổi trong quá
trình điều hành cơ quan, tổ chức một cách linh hoạt mà vẫn đạt mục tiêu đã đề ra.
Lịch làm việc giúp cho lãnh đạo cơ quan phân bổ và sử dụng hợp lý quỹ thời
gian, huy động được các đơn vị giúp việc, bố trí lực lượng tập trung theo một kế hoạch
thống nhất, phối hợp đồng bộ, nhịp nhàng các đơn vị để thực hiện có hiệu quả những
nhiệm vụ đã đề ra. Lịch làm việc đảm bảo cho thủ trưởng cơ quan điều hành hoạt động
được thống nhất, tránh chồng chéo và mâu thuẫn trong việc lãnh đạo, chỉ đạo, phát huy
được trí tuệ của tập thể lãnh đạo cơ quan.
Lịch làm việc làm cơ sở cho việc kiểm tra, giám sát, đánh giá mọi hoạt động
của cơ quan, tổ chức.
1.2. Khái quát chung về quản lý
1.2.1. Khái niệm quản lý
“Quản lý là gì” chắc hẳn là câu hỏi mà bất cứ người học quản lý ban đầu nào
cũng cần hiểu và mong muốn lý giải.Vậy suy cho cùng quản lý thời gian là gì? Xét

10
trên phương diện nghĩa của từ, quản lý thường được hiểu là chủ trì hay phụ trách một
công việc nào đó.
Quản lý là sự tác động có tổ chức, có hướng đích của chủ thể quản lý lên đối
tượng và khách thể quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các nguồn lực, các thời cơ
của tôt chưc để đạt được mục tiêu đặt ra trong điều kiện môi trường luôn biến động.
Bản thân khái niệm quản lý đã có tính đa nghĩa nên có sự khác biệt giữa nghĩa
rộng và nghĩa hẹp.Hơn nữa, do sự khác biệt về thời đại, xa hội, chế độ, nghề nghiệp
nên có nhiều giải thích, lý giải khác nhau. Cùng với sự phát triển của phương thức xã
hội hóa sản xuất và sự mở rộng trong nhận thức của con người thì sự khác biệt về nhận
thức và lý giải khái niệm quản lý càng trở nên rõ rệt.Xuất phát từ những góc độ nghiên
cứu khác nhau có rất nhiều quan điểm và nhận định về quản lý khác nhau. Xuất hiện
các trường phái quan niệm như sau:
Theo F.W TayLor (1856-1915): là một trong những người đầu tiên khai sinh ra
khoa học quản lý và là “ ông tổ” của trường phái “ quản lý theo khoa học”, tiếp cận
dưới góc độ kinh tế- kỹ thuật đã cho rằng: Quản lý là hoàn thành công việc của mình
thông qua người khác à biết được một cách chính xác họ đã hoàn thành công việc một
cách tốt nhất và rẻ nhất.
Theo Henry Fayol (1886-1925): là người đầu tiên tiếp cận quản lý theo quy
trình và là người có tầm ảnh hưởng to lớn trong lịch sử tư tưởng quản lý từ thời kỳ cận
– hiện đại tới nay thì: Quản lý là một tiến trình bao gồm tất cả các khâu: lập kế hoạch ,
tổ chức, phân công điều khiển và kiểm soát các nỗ lực của cá nhân, bộ phận và sử
dụng có hiệu quả các nguồn lực vật chất khác của tổ chức để đạt được mục tiêu đề ra.
J.H Donnelly, James Gibson và J.M Ivancevich trong khi nhấn mạnh tới hiệu
quả sự phối hợp hoạt động của nhiều người đã cho rằng: Quản lý là một quá trình do
một người hay nhiều người thực hiện nhằm phối hợp các hoạt động của những người
khác để đạt được kết quả mà một người hành động riêng rẽ không thể nào đạt được.
Stephan Robbins quan niệm: Quản lý là tiến trình hoạch định, tổ chức lãnh đạo
và kiểm soát những hành động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các
nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đặt ra.
Từ những cách tiếp cận khác nhau, có nhiều khái niệm khác nhau về quản lý như:
- Quản lý là nghệ thuật nhằm đạt mục đích thông qua nỗ lực của người khác.

11
- Quản lý là hoạt động của các cơ quan quản lý nhằm đưa ra các quyết định
- Quản lý là công tác phối hợp có hiệu quả các hoạt động của những cộng sự
trong cùng một tổ chức.
- Quản lý là quá trình phối hợp các nguồn lực nhằm đạt được những mục đích
của tổ chức. Hoặc đơn giản hơn nữa, quản lý là sự có trách nhiệm về một cái gì đó…
Quản lý là sự tác động có tổ chức, có hướng đích của chủ thể quản lý lên đối
tượng và khách thể quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các nguồn lực, các thời cơ
của tôt chưc để đạt được mục tiêu đặt ra trong điều kiện môi trường luôn biến động
Theo cách tiếp cận hệ thống, mọi tổ chức, (cơ quan quản lý nhà nước đơn vị sự
nghiệp, doanh nghiệp…) đều có thể được xem như một hệ thống gồm hai phân hệ là:
chủ thể quản lý và đối tượng quản lý.Mỗi hệ thống bao giờ cũng hoạt động trong môi
trường nhất định.
1.2.2 .Đặc điểm của quản lý
- Quản lý là sự tác động có mục đích đã được đề ra theo đúng ý chí của chủ thể
quản lý đối với chính đối tượng chịu sự quản lý.
- Quản lý muốn thự hiện được phải dựa trên cơ sở tổ chức và quyền uy.
- Quản lý xuât hiện ở bất cứ nơi nào có hoạt động chung của con người.
- Quản lý hoạt động mang tính tất yếu.
- Quản lý là hoạt động để phối hợp các nguồn lực.
1.2.3.Mục tiêu của quản lý
Mục tiêu của quản lý là trạng thái tương lai mà chủ thể mong muốn đạt được
trong quá trình vận động của hệ thống tại thời gian và không gian xác định. Nó là tiêu
đích mà mọi hoạt động của hệ thống hướng tới, nó định hướng và chi phối sự vận
động của toàn bộ hệ thống quản lý. Mục tiêu quản lý phải được xác định trước để chi
phối, dẫn dắt cả chủ thể và đối tượng quản lý trong toàn bộ quá trình hoạt động. Việc
xác định mục tiêu trong quản lý có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với sự tồn tại và
phát triển của toàn bộ hệ thống quản lý bởi vì nếu xác định mục tiêu sai, mọi hoạt
động của hệ thống sẽ trở thành vô nghĩa, thậm chí gây ra những hậu quả nghiêm trọng.

12
1.3. Quản lý lịch làm việc
1.3.1. Khái niệm quản lý lịch làm việc
Quản lý lịch làm việc là một quá trình bao gồm các công việc như sắp xếp thời
gian thích hợp cho từng công việc, là việc lên kế hoạch để đạt được mục tiêu trong
khoảng thời gian hoạch định.
Bằng thói quen phác thảo kế hoạch làm việc, người biết quản lý lịch làm việc
khoa học sẽ có rất nhiều thuận lợi trong việc quản lý thời gian của mình, nhờ đó tạo
nên hiệu quả công việc cao.
1.3.2. Nội dung của quản lý lịch làm việc
Để quản lý tốt tất cả các công việc, đạt được hiệu quả tốt nhất thì cần phải có
các bước chuẩn bị , đặc biệt quản lý lịch làm việc cần có quy trình và có phương pháp
quản lý khoa học thì hiệu suất sẽ tăng cao. Theo nghiên cứu, muốn quản lý lịch làm
việc cần phải chuẩn bị đúng quy trình sau:
- Lập kế hoạch
- Tổ chức
- Lãnh đạo, điều hành
- Kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh
Để hiểu được bản chất của quy trình quản lý lịch làm việc, chúng ta cùng đi
tìm hiểu từng bước của quy trình quản lý công việc.
 Lập kế hoạch
Khái niệm
- Kế hoạch là dự định của nhà quản lý cho công việc tương lai của tổ chức về
mục tiêu, nội dung, phương thức quản lý là các nguồn lực được chương trình hóa
- Từ kế hoạch có thể hiểu lập kế hoạch là: tổng thể các hoạt động liên quan tới
đánh giá, dự đoán- dự báo và huy động các nguồn lực để xây dựng chương trình hành
động tương lai cho tổ chức.
Vai trò của kế hoạch
Việc lập kế hoạch có tầm quan trọng đặc biệt đối với công việc quản lý. Nó là
chức năng cơ bản của mọi nhà quản lý. Các kế hoạch được xây dựng ra một cách hiệu
quả sẽ đóng những vai trò cơ bản như sau:
- Kế hoạch là cơ sở cho các chức năng khác của quản lý.

13
- Giúp tổ chức ứng phó với sự thay đổi của môi trường.
- Kế hoạch chỉ ra phương án tốt nhất để phối hợp các nguồn lực đạt mục tiêu.
- Tạo sự thống nhất trong hoạt động của tổ chức.
- Là cơ sở cho chức năng kiểm tra.
Yêu cầu của lập kế hoạch
+ Công tác lập kế hoạch phải được ưu tiên đặc biệt: ưu tiên về mặt nhân lực,
vật lực, tài lực và mặt thời gian.
+ Lập kế hoạch phải mang tính khách quan.
+ Kế hoạch phải mang tính kế thừa
+ Kế hoạch phải mang tính khả thi
+ Kế hoạch phải mang tính hiệu quả
+ Quá trình lập kế hoạch phải đảm bảo tính dân chủ.
 Tổ chức
Khái niệm
Tổ chức là quy trình thiết kế bộ máy, sắp xếp, bố trí, sử dụng và phát triển các
nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu chung.
Vai trò của tổ chức
- Xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý cùng với cơ chế vận hành, phối hợp
giữa các bộ phận.
- Nhằm phát huy cao nhất các tiềm năng và khả năng của từng thành viên.
- Phối hợp các sức mạnh riêng lẻ thành một hợp lực.
- Đảm bảo tính hiệu lực và hiệu quả của hoạt động quản lý.
Nội dung chức năng của tổ chức
Chức năng của tổ chức bao gồm có nhiều nội dung phong phú và đa dạng và tổ
chức thì có 3 nội dung sau:
Thiết kế bộ máy: thiết kế cơ cấu tổ chức
Khái niệm cơ cấu tổ chức: là tổng hợp các bộ phận được chuyê môn hóa, có
quyền hạn và trách nhiệm cụ thể, được bố trí theo một cách thức nhất định và có mối
quan hệ qua lại với nhau nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu, chức năng nhiệm vụ
đã định trước.

14
Phân công công việc
- Mục tiêu phân công công việc
Các nghiên cứu đều khẳng định, thiết kế và phân công công việc khoa học là
một phương pháp nâng cao lao động và hiệu quả sử dụng các nguồn lực trong tổ chức.
Trong đó cần phải thỏa mãn những yêu cầu sau:
+ Chia nhiệm vụ thành những nhiệm vụ đơn giản hơn
+ Có khả năng tác nghiệp và quy trình hóa việc thực hiện các nhiệm vụ
+ Tạo sự hấp dẫn, hứng thú trong khi thực hiện công vệc
+ Nâng cao được chất lượng công việc và tiết kiệm được chi phí lao động
- Cơ sở phân công công việc
+ Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ chung ( mục tiêu chung )
+ Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ cụ thể ( mục tiêu bộ phận )
+ Căn cứ vào công việc của từng vị trí
+ Căn cứ vào đặc điểm, năng lực của từng cá nhân
- Các yêu cầu khi phân công công việc
Để phân công công việc được hiệu quả nhà quản lý cần phải thực hiện yêu cầu:
+ Xuất phát từ yêu cầu của công việc để sắp xếp
+ Tập hợp các công việc tương tự vào cùng một nhóm
+ Quy định rõ ràng, chính xác nhiệm vụ của mỗi bộ phận
+ Cung cấp các điều kiện vật chất, kỹ thuật để thực thi công việc
+ Trao quyền tương xúng cho chủ thể phụ trách các bộ phận
- Các nguyên tắc kiểm soát chất lượng hoạt động thiết kế và phân công công
việc trong tổ chức:
+ Chuyên môn hóa công việc
+ Phù hợp với năng lực và khả năng của con người và các nguồn lực, vật chất
kỹ thuật hiện có
+ Hiệu quả, tiết kiệm chi phí duy trì hoạt động
+ Công việc có tính phong phú, hấp dẫn
+ Phát huy được tính độc lập, tự chủ, sáng tạo của người lao động.v.v..

15
 Lãnh đạo, điều hành
Khái niệm
Lãnh đạo là tác động bằng nghệ thuật và khoa học để duy trì kỷ luật, kỷ cương
của tổ chức và hướng dẫn, thuyết phục, khích lệ nhân viên nhằm phát huy cao nhất
tiềm năng và năng lực của họ hướng tới thực hiện mục tiêu của tổ chức.
Đặc trưng của lãnh đạo
- Là một chức năng của quy trình quản lý gắn với chủ thể quản lý.
- Chức năng lãnh đạo có 2 phương diện cơ bản: Duy trì kỉ cương, kỷ luật và
động viên, khích lệ nhân viên.
- Vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật vì thế đòi hỏi chủ thể quản
lý phải vận dụng các tri thức của nhiều khoa học.
Vai trò của lãnh đạo
- Duy trì kỷ luật, kỷ cương nhằm ổn định tổ chức.
- Hướng dẫn, thuyết phục, khích lệ nhân viên để phát huy cao nhất tiềm năng và
năng lực của nhân viên nhằm phát triển tổ chức.
- Phối hợp các cố gắng riêng lẻ thành cố gắng chung.
- Xây dựng văn hóa tổ chức.
Nội dung của lãnh đạo
- Tác động quyền lực trong việc duy trì kỷ luật, kỷ cương đối với nhân viên.
- Hướng dẫn, thuyết phục và khích lệ nhân viên.
Phương thức thực hiện
Để thực hiện có hiệu quả những nội dung của chức năng lãnh đạo, nhà quản lý
phải thực thi:
- Các nguyên tắc quản lý
- Các phương pháp quản lý
- Lựa chọn một mô hình và phong cách quản lý phù hợp
Những yêu cầu nhằm nâng cao hiệu quả của lãnh đạo
- Những yêu cầu để có nội dung tác động hiệu quả tới nhân viên
+ Những nội dung, quy chế của tổ chức phải phù hợp với pháp luật của nhà
nước và điều kiện của đơn vị.

16
+ Việc xây dựng và thực thi nó phải đảm bảo tính dân chủ: Là sản phẩm của trí
tuệ tập thể chứ không phải là sự áp đặt ý muốn chủ quan của chủ thể quản lý.
+ Để động viên khích lệ nhân viên, nhiệt tình phát huy tối đa tiềm năng và năng
lực của họ, nhà quản lý phải nhận thức được các lý thuyết về động cơ thúc đẩy và vận
dụng sáng tạo vào điều kiện của tổ chức.
- Những yêu cầu để có phương thức tác động hiệu quả
+ Chủ thể quản lý phải có năng lực, phẩm chất nhất định
+ Chủ thể quản lý phải biết vận dụng linh hoạt và sáng tạo hệ thống phương
pháp quản lý
+ Chủ thể quản lý phải lựa chọn phong cách quản lý phù hợp
+ Chủ thể quản lý phải tạo lập và hoàn thiện nghệ thuật quản lý
 Kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh
Khái niệm
- Kiểm tra là quá trình đo lường hoạt động và kết quả hoạt động của tổ chức
trên cơ sở các tiêu chuẩn đã được xác lập để phát hiện những ưu điểm và hạn chế
nhằm đưa ra các giải pháp phù hợp giúp tổ chức phát triển theo đúng mục tiêu.
- Đặc điểm
+ Kiểm tra là một quá trình
+ Kiểm tra là một chức năng của quy trình quản lý
+ Kiểm tra thể hiện quyền hạn và trách nhiệm của nhà quản lý đối với hiệu lực
và hiệu quả của tổ chức
+ Kiểm tra là một quy trình mang tính phản hồi
- Vai trò
+ Thông qua kiểm tra nhà quản lý nắm được nhịp độ, tiến và mức độ thực hiện
công việc của các thành viên, nắm và kiểm soát được chất lượng các công việc được
hoàn thành.
+ Kiểm tra cung cấp các căn cứ cụ thể để hoàn thiện các quyết định quản lý.
Nhờ có kiểm tra mà nhà quản lý biết được quyết định, mệnh lệnh được ban hành có
phù hợp hay không, từ đó có sự điều chỉnh.

17
+ Kiểm tra giúp đảm bảo thực thi quyền lực của chủ thể quản lý. Người quản lý
biết thái độ, trách nhiệm của nhân viên trong việc thực hiện mục tiêu, nhằm duy trì trật
tự của tổ chức.
+ Thông qua kiểm tra, người quản lý nâng cao trách nhiệm của mình đối với
công việc của mình đối với công việc được phân công và đảm bảo thực thi hiệu lực
của quyết định đã được ban hành.
+ Kiểm tra giúp cho tổ chức hoàn thiện và theo sát và đối phó với sự thay đổi
của môi trường.
+ Kiểm tra tạo tiền đề cho quá trình hoàn thiện và đổi mới tổ chức.
- Một số công cụ kiểm tra
+ Bảng tiêu chuẩn công việc
+ Nội quy, quy chế, pháp luật
+ Các công cụ kĩ thuật: Biểu đồ Gantt, PERT…..
- Một số cách kiểm tra
+ Kiểm tra trực tiếp và kiểm tra gián tiếp
+ Kiểm tra khâu trọng điểm
+ Kiểm tra chéo giữa các bộ phận
+ Kiểm tra ngẫu nhiên và kiểm tra mặc nhiên
+ Kiểm tra toàn bộ với kiểm tra bộ phận
Các nội dung cơ bản của quản lý lịch làm việc: Lập kế hoạch – Tổ chức – Lãnh
đạo, điều hành – Kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, hỗ
trợ cho nhau. Cần xác định chính xác công việc quản lý lịch làm việc phải làm để đạt
được các mục tiêu của tổ chức, cá nhân.

18
Chương 2.
THỰC TRẠNG VÀ QUY TRÌNH CÔNG TÁC QUẢN LÝ LỊCH LÀM VIỆC
CHO CÁN BỘ NHÂN VIÊN TẠI UBND HUYỆN LỤC NGẠN
2.1. Giới thiệu khái quát về UBND huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang.
2.1.1. Địa giới hành chính
Lục Ngạn là một huyện miền núi của Tỉnh, nằm trên trục đường Quốc lộ 31, có
địa giới hành chính như sau:
- Phía Bắc giáp huyện Chi Lăng và huyện Hữu Lũng - Tỉnh Lạng Sơn;
- Phía Tây và Nam giáp huyện Lục Nam - Tỉnh Bắc Giang;
- Phía Đông giáp huyện Sơn Động - tỉnh Bắc Giang.
Trung tâm huyện lỵ cách trung tâm thành phố Bắc Giang 40km, có tổng diện
tích tự nhiên là 101.223,72 ha, với 30 đơn vị hành chính được chia thành 2 vùng rõ rệt
: Vùng thấp gồm 17 xã và 1 thị trấn, vùng cao gồm 12 xã.
Huyện Lục Ngạn là một huyện miền núi địa hình chia cắt thành hai vùng rõ rệt
là vùng núi và vùng đồi thấp:
Địa hình vùng núi cao: chiếm gần 60% diện tích tự nhiên toàn huyện; bao gồm
12 xã là Sơn Hải, Cấm Sơn, Tân Sơn, Hộ Đáp, Phong Minh, Sa Lý, Phong Vân, Kim
Sơn, Phú Nhuận, Đèo Gia, Tân Lập, Tân Mộc. Vùng này địa hình bị chia cắt mạnh, độ
dốc khá lớn, độ cao trung bình từ 300- 400 m, nới thấp nhất là 170 m so với mực nước
biển. Trong đó núi cao độ dốc >250, chiếm hơn 60% diện tích tự nhiên trong vùng và
chủ yếu là diện tích rừng tự nhiên. Vùng này dân cư chủ yếu là các dân tộc ít người, có
mật độ dân số thấp, khoảng 110 người/km2, kinh tế chưa phát triển, tiềm năng đất đai
còn nhiều, có thể phát triển kinh tế rừng, chăn nuôi đại gia súc và trồng cây ăn quả.
Trong tương lai có điều kiện phát triển du lịch tại các hồ Cấm Sơn, Khuôn Thần...
Địa hình vùng đồi thấp: bao gồm 17 xã còn lại và 1 thị trấn. Diện tích chiếm
trên 40% diện tích toàn huyện. Địa hình có độ chia cắt trung bình với độ cao trung
bình từ 80 - 120 m so với mực nước biển. Đất đai trong vùng phần lớn là đồi thoải,
một số nơi đất bị xói mòn, thường thiếu nguồn nước tưới cho cây trồng. Nhưng ở vùng
này đất đai lại thích hợp với trồng các cây ăn quả như: hồng, nhãn, vải thiều... Đặc biệt
là cây vải thiều, vùng này đã và đang phát triển thành một vùng chuyên canh vải thiều

19
lớn nhất miền Bắc, đồng thời tiếp tục trồng cây lương thực, phát triển công nghiệp chế biến
hoa quả. Trong tương lai còn có tiềm năng phát triển du lịch sinh thái kiểu miệt vườn.
Lục Ngạn nằm trọn trong vùng Đông Bắc Việt Nam nên chịu ảnh hưởng của
vùng nhiệt đới gió mùa, trong đó có tiểu vùng khí hậu mang nhiều nét đặc trưng của
vùng miền núi, có khí hậu tương tự các tỉnh Lạng Sơn, Thái Nguyên.
- Nhiệt độ trung bình cả năm là 23,50C, vào tháng 6 cao nhất là 27,80C, tháng 1
và tháng 2 nhiệt độ thấp nhất là 18,80C.
- Bức xạ nhiệt trung bình so với các vùng khí hậu nhiệt đới, số giờ nắng bình
quân cả năm là 1.729 giờ, số giờ nắng bình quân trong ngày là 4,4 giờ. Với đặc điểm
bức xạ nhiệt như vậy là điều kiện thuận lợi cho phát triển nhiều loại cây trồng.
- Độ ẩm không khí trung bình là 81%, cao nhất là 85% và thấp nhất là 72%.
- Gió bão: là vùng chịu ảnh hưởng của gió mùa đông bắc, vào mùa đông tốc độ gió
bình quân 2,2m/s, mùa hạ có có gió mùa đông nam, là vùng ít chịu ảnh hưởng của bão.
Đánh giá chung về điều kiện khí hậu thời tiết có thể thấy Lục Ngạn là vùng có
lượng mưa thấp, ít sương muối, mưa xuân đến muộn hơn, ẩm độ không khí không quá
cao, lượng bức xạ nhiệt trung bình, đó là những yếu tố thuận lợi tạo điều kiện cho cây
ăn quả (nhất là vải thiều) đậu quả tốt hơn khi ra hoa thụ phấn so với các huyện khác
trong tỉnh Bắc Giang .
Thủy văn: So với các vùng khác trong tỉnh Bắc Giang, Lục Ngạn thường có
lượng mưa thấp hơn.
Theo tài liệu của trạm khí tượng thuỷ văn huyện cho thấy các đặc điểm khí hậu
thể hiện như sau:
Lượng mưa trung bình hàng năm 1321mm, lượng mưa năm cao nhất 1780mm tập
trung vào các tháng 6,7,8, lượng mưa năm thấp nhất là 912mm, tháng có ngày mưa ít nhất
là tháng 12 và tháng 1. Đây là một khó khăn cho phát triển cây trồng và vật nuôi.
Huyện Lục Ngạn có lượng mưa hàng năm thấp nhất so với các vùng khác trong
tỉnh Bắc Giang, là huyện miền núi có diện tích rừng tự nhiên lớn, địa hình dốc từ 8 -
150 có nơi dốc > 250 nên ít bị ảnh hưởng của lũ lụt. Ngược lại do lượng mưa thấp và
phát triển thuỷ lợi chưa đồng đều nên hàng năm thường chịu ảnh hưởng của hạn hán
đến sự sinh trưởng và năng suất của cây trồng. Sâu bệnh cũng có năm xảy ra ở một vài

20
nơi trong huyện nhưng quy mô tác động nhỏ. Đặc biệt về gió, bão ít chịu ảnh hưởng,
động đất cũng chưa xảy ra.
Do đặc điểm thiên tai ít xảy ra nên huyện có nhiều thuận lợi để phát triển bền
vững. Tuy nhiên, cần tăng cường biện pháp thuỷ lợi để hạn chế ảnh hưởng của hạn hán
và chú ý công tác bảo vệ thực vật, phát hiện sâu bệnh sớm để có biện pháp ngăn chặn
kịp thời.
Các nguồn tài nguyên:
- Tài nguyên đất
Lục Ngạn có tổng diện tích đất tự nhiên là 101.223,72 ha. Theo kết quả điều tra bổ
sung gần đây nhất cho thấy đất Lục Ngạn có 6 nhóm đất chính và 14 nhóm đất phụ sau :
Nhóm đất phù sa sông suối có diện tích là 2.148,15 ha, chiếm 2,16% diện tích
đất điều tra. Trong nhóm đất này có tới 80% diện tích có thể trồng các cây hoa màu và
20% diện tích đất có thể cấy 2 vụ lúa và 1 vụ màu.
Nhóm đất bùn lầy có diện tích 18,79 ha chiếm 0,02% diện tích đất điều tra thổ
thưỡng phân bố ở vùng trũng, thường xuyên bị ngập úng. Số diện tích này có thể cải
tạo để nuôi trồng thuỷ sản.
Nhóm đất Feralít vàng nhạt ở trên núi có độ cao từ 700 - 900m so với mực nước
biển có diện tích là 1.728,72 ha chiếm 1,82% diện tích đất điều tra. Nhóm đất này có
độ dốc tương đối lớn, tầng dày từ 30 - 100cm thích hợp với phát triển cây lâm nghiệp,
cần trồng rừng và khoanh nuôi tái sinh rừng.
Nhóm đất Feralít trên núi, ở độ cao từ 200 - 700m so với mặt nước biển có diện
tích 23.154,73 ha, chiếm 24,4% diện tích điều tra, phân bố chủ yếu ở vùng đồi cao, độ
dốc lớn, thích hợp với việc phát triển lâm nghiệp. Trong nhóm đất này một số diện tích
ở độ cao trung bình trên 200m có thể trồng các loại cây ăn quả lâu năm như: nhãn,
hồng, vải thiều.
Nhóm đất Feralít ở vùng đồi thấp, ở độ cao từ 25 - 200m có diện tích là
56.878,42 ha, chiếm 59,93% diện tích điều tra. Nhóm đất này thích hợp với việc trồng
rừng, trồng các cây công nghiệp và các cây ăn quả như : nhãn, vải thiều, hồng, na, đặc
biệt là cây vải thiều cho hiệu quả kinh tế cao.
Nhóm đất trồng lúa có diện tích là 5.042 ha, chiếm 4,98% so với diện tích tự
nhiên. Nhóm đất này phân bố ở các cánh đồng bằng phẳng và ruộng bậc thang trên các

21
đồi thấp. Đất này có tầng dày khá thích hợp cho việc trồng các cây lương thực như lúa,
ngô, khoai, sắn, rau. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng nhiều nơi đã bị bạc màu.
Lục Ngạn tuy là huyện miền núi nhưng có khoảng hơn 10 ngàn ha đất tương
đối bằng có độ dốc từ 0 - 80 chiếm khoảng 10% so với diện tích đất tự nhiên. Đây là
một thuận lợi cho việc trồng cây lương thực và hoa màu. Nếu có biện pháp khai thác,
cải tạo đất để tăng độ phì, trồng cây lương thực có năng suất cao thì sẽ giải quyết tốt
vấn đề lương thực cho nhân dân trong huyện.
Huyện có hơn 30% đất có độ dốc từ 8 - 250, phân bố ở các vùng đồi núi thấp.
Đây là một tiềm năng phát triển cây công nghiệp và cây ăn quả, đặc biệt là cây vải
thiều đang có xu hướng phát triển mạnh. Khoảng 60% đất còn lại có độ dốc > 250 phù
hợp với phát triển lâm nghiệp và nghề rừng.
Đất đai Lục Ngạn với đặc điểm khí hậu ở vùng nhiệt đới gió mùa. Tuy lượng
mưa hàng năm ít hơn so với các vùng khác trong tỉnh Bắc Giang, nhưng có tài nguyên
nước mặt ở sông Lục Nam và các hồ Cấm Sơn, Khuôn Thần có trữ lượng tương đối
lớn, nếu được khai thác hợp lý sẽ có điều kiện phát triển nền kinh tế đa dạng theo hình
thức nông lâm - công nghiệp và thương mại dịch vụ, du lịch vườn trại trên cơ sở một
hệ sinh thái đa dạng của nhiều loại cây rừng, cây ăn quả có giá trị kinh tế cao.
- Tài nguyên nước:
Nguồn nước mặt:
Trên địa bàn huyện có sông Lục Nam chảy qua dài gần 45 km từ Đèo Gia
xuống Mỹ An đến Phượng Sơn. Nước sông chảy quanh năm với lưu lượng khá lớn.
Mức nước sông trung bình vào mùa lũ khoảng 4,5m, lưu lượng lũ lớn nhất: Qmax=
1.300 - 1.400 m3/s, lưu lượng nước mùa kiệt Qmin= 1 m3/s. Ngoài sông Lục Nam còn
có nhiều suối nhỏ nằm rải rác ở các xã vùng núi cao.
Ngoài sông Lục Nam, trên địa bàn huyện còn có nhiều suối nhỏ nằm rải rác ở
các xã vùng cao, hệ thống ao hồ chứa tương đối nhiều do kết quả hoạt động tích cực
của phong trào thuỷ lợi, đắp đập ngăn nước. Hồ Cấm Sơn có diện tích tại địa phương
lớn nhất huyện 2.600 ha, hồ Khuôn Thần diện tích 140ha và hàng chục hồ chứa khác
với tổng diện tích hàng ngàn ha, cùng với hệ thống sông suối đã cung cấp một lượng
nước khá lớn đáp ứng nhu cầu sản xuất và đời sống của nhân dân.

22
Nguồn nước ngầm:
Nguồn nước ngầm: hiện tại chưa được điều tra kỹ để đánh giá về trữ lượng
nước ngầm nhưng qua khảo sát sơ bộ các giếng ở một số vùng trong huyện cho thấy
mực nước ngầm nằm không quá sâu (khoảng 20 - 25 m), chất lượng nước khá tốt, có
thể khai thác dùng trong sinh hoạt của các điểm dân cư.
Nhìn chung nguồn nước trong huyện có trữ lượng và chất lượng tương đối tốt,
có thể đáp ứng nhu cầu sản xuất và đời sống của nhân dân. Tuy nhiên, do đặc điểm
lượng mưa thấp hơn các vùng khác trong tỉnh nên sản xuất nông nghiệp cũng gặp
không ít khó khăn, có năm do hạn hán kéo dài, nhiều hồ đập bị cạn kiệt nước đã gây
ảnh hưởng lớn đến thời vụ sản xuất và đời sống của nhân dân. Vì vậy trong tương lai
cần phải khảo sát kỹ về trữ lượng nước, có kế hoạch hợp lý, kết hợp với việc bảo vệ và
phát triển rừng đầu nguồn để khắc phục tình trạng thiếu nước trong mùa khô hạn.
Tóm lại, tài nguyên nước Lục Ngạn ở các sông Lục Nam và hai hồ chứa lớn là
Cấm Sơn và Khuôn Thần cùng nhiều hồ, sông suối nhỏ có tiềm năng rất lớn, huyện
cần bổ xung hoàn chỉnh hệ thống lấy nước, dự trữ nước một cách hợp lý sẽ phục vụ tốt
cho sản xuất nông - lâm nghiệp, công nghiệp và sinh hoạt, đồng thời cần tiến hành
thăm dò đánh giá nguồn nước ngầm đi đôi với việc đẩy mạnh công tác trồng rừng phủ
xanh đất trống đồi núi trọc để giữ lượng nước mưa.
- Tài nguyên rừng:
Lục Ngạn là huyện miền núi có diện tích lâm nghiệp là 35.817,85 ha, chiếm
35,38% tổng diện tích đất tự nhiên của toàn huyện.Trong đó, diện tích đất rừng sản
xuất là 16.124,04 ha, chiếm 45,02% tổng diện tích đất lâm nghiệp. Diện tích đất rừng
phòng hộ là 19.693,81 ha, chiếm 54,98% tổng diện tích đất lâm nghiệp của huyện.
- Tài nguyên khoáng sản:
Huyện Lục Ngạn có một số khoáng sản quý như: than, đồng, vàng..., theo tài
liệu điều tra tài nguyên dưới lòng đất cho biết: về than các loại có trữ lượng khoảng
30.000 tấn. Quặng đồng có khoảng 40.000 tấn nhưng hàm lượng thấp nên không có ý
nghĩa khai thác công nghiệp. Ngoài ra Lục Ngạn còn có vàng sa khoáng nhưng trữ
lượng không lớn, một số khoáng sản khác như đá, sỏi, cát, đất sét có thể khai thác để
sản xuất các loại vật liệu xây dựng phục vụ cho xây dựng cơ sở hạ tầng kỹ thuật và hạ
tầng xã hội.

23
- Tài nguyên nhân văn:
Lục Ngạn là huyện miền núi cao, có diện tích 101.223 ha, dân số 204.041
người, gồm 8 dân tộc (trong đó dân tộc Kinh chiếm 51%, các dân tộc khác chiếm 49%
như Tày, Nùng, Sán Dìu, Sán Chỉ, Cao Lan, Dao, Thái, Ê Đê và Hoa), có 29 xã và 1
thị trấn bao gồm 397 thôn bản được chia thành 2 vùng: Vùng thấp là 17 xã và 1 thị
trấn; vùng cao; vùng sâu là 12 xã.
Năm 2006 toàn huyện có 202 làng bản được công nhận làng văn hoá và có
27.226 hộ gia đình được công nhận gia đình văn hoá. Nhân dân các dân tộc trong
huyện đang tích cực lao động sản xuất, chuyển đổi cơ cấu kinh tế phù hợp với nền
kinh tế thị trường, phát triển mạnh kinh tế vườn rừng, kinh tế trang trại tạo nên những
vườn cây đặc sản vải thiều, môi trường sinh thái đẹp và có sức hấp dẫn du khách tham
quan du lịch sinh thái. Đó là nguồn tài nguyên nhân văn, giàu truyền thống tốt đẹp để
phát huy nội lực. Lục Ngạn có khu di tích lịch sử Đền Hả được xếp hạng cấp quốc gia,
một di tích xếp hạng cấp tỉnh đồng thời có nhiều cảnh đẹp thiên nhiên nổi tiếng như
Hồ Cấm Sơn, hồ Khuôn Thần, hồ Làng Thum có thể đầu tư xây dựng thành các khu
nghỉ ngơi du lịch phục vụ nhân dân trong huyện và các du khách trong và ngoài nước.
Các nguồn lực về con người
Dân số : Năm 2006, dân số trung bình của huyện là 204.041 người; tỷ lệ tăng
dân số tự nhiên đạt 1,19%. Trong đó: Nữ có 100.729 người, chiếm 49,37% tổng dân số, có
44.148 hộ gia đình, bình quân mỗi hộ có 4,62 người. Mật độ dân số bình quân 202
người/km2, dân số nông thôn chiếm 96,63% và dân số thành thị 3,37%, điều đó chứng tỏ
mức đô thị hoá, phát triển công nghiệp và dịch vụ ở Lục Ngạn còn ở mức rất thấp.
Dân số phân bố không đồng đều giữa các xã trong huyện. Xã có dân đông nhất
là Quý Sơn (15.167 người), Thanh Hải (13.885 người), xã có dân số ít nhất là Sa Lý
(2.681 người).
2.1.2. Vị trí và chức năng
Văn phòng HĐND và UBND huyện Lục Ngạn (gọi tắt là Văn phòng) là cơ
quan chuyên môn tham mưu tổng hợp cho UBND huyện Lục Ngạn về hoạt động của
UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành UBND huyện; cung cấp
thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của Hội đồng nhân dân huyện, UBND huyện

24
và các cơ quan Nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt
động của Hội đồng nhân dân, UBND huyện Lục Ngạn.
Văn phòng là cơ quan giúp việc cho Thường trực HĐND và UBND huyện;
tham mưu tổng hợp, phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác của
Thường trực HĐND và UBND huyện đảm bảo tính thống nhất, liên tục, có hiệu lực và
hiệu quả.
Văn phòng HĐND và UBND huyện có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và
được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước.
2.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn
Xây dựng các chương trình làm việc, kế hoạch công tác tháng, quý, sáu tháng
và cả năm của HĐND, Thường trực HĐND, UBND huyện. Giúp Thường trực HĐND,
UBND huyện tổ chức theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện,
HĐND và UBND các xã, thị trấn thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác sau
khi được ban hành.
Giúp HĐND, Thường trực HĐND và UBND huyện theo dõi, đôn đốc các cơ
quan chuyên môn thuộc UBND huyện, Thường trực HĐND, UBND các xã, thị trấn trong
việc triển khai thực hiện các nội dung chỉ đạo của HĐND huyện, UBND huyện và trong
việc chuẩn bị các báo cáo, đề án; tham gia ý kiến về nội dung trong quá trình soạn thảo các
đề án để HĐND, Thường trực HĐND, UBND huyện xem xét, quyết định.
Bảo đảm việc thu thập, cung cấp thông tin, xử lý thông tin thường xuyên, kịp
thời, chính xác, phục vụ cho công tác của HĐND và UBND, Thường trực HĐND và
chỉ đạo điều hành của UBND huyện. Thực hiện chế độ thông tin báo cáo định kỳ, đột
xuất được giao theo quy định của pháp luật.
Giúp Thường trực HĐND, UBND huyện tiếp nhận và giải quyết đơn thư khiếu
nại, tố cáo của công dân trong phạm vi quản lý của Văn phòng.
Phối hợp với các cơ quan chức năng phổ biến và tập huấn triển khai thực hiện
các văn bản quy phạm pháp luật đến các phòng ban, UBND các xã, thị trấn và theo
dõi, đôn đốc thực hiện những văn bản quy phạm pháp luật đó.
Phối hợp với các đơn vị liên quan để chuẩn bị nội dung và phục vụ các kỳ họp
HĐND, các phiên họp UBND huyện; các cuộc họp và làm việc của Thường trực HĐND,

25
UBND huyện với các cơ quan, đơn vị, tổ chức và công dân; bảo đảm các điều kiện về cơ sở
vật chất, kỹ thuật, hậu cần cho các hoạt động của HĐND và UBND huyện.
Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Thường trực HĐND, UBND
huyện đảm bảo đúng chủ trương, đường lối của Đảng và các quy định của pháp luật.
Tổ chức, quản lý công tác hành chính của Thường trực HĐND, UBND huyện;
hướng dẫn và kiểm tra các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, HĐND và
UBND các xã, thị trấn về nghiệp vụ hành chính thống nhất trong toàn huyện theo quy
định của pháp luật.
Quản lý trực tiếp hệ thống “Một cửa điện tử”, tiếp nhận và trả kết quả một số
thủ tục hành chính của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện.
Quản lý tổ chức, đội ngũ cán bộ, công chức, kinh phí, tài sản, vật tư, hàng hóa
được giao theo đúng quy định của Nhà nước.
Thực hiện những nhiệm vụ khác được do Thường trực HĐND và UBND
huyện phân công theo quy định của pháp luật.
Tổ chức lập, trình duyệt, xem xét và kiểm tra, quản lý theo thẩm quyền quy
hoạch xây dựng xã, thị trấn, điểm dân cư trên địa bàn huyện.
Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hóa, giáo dục, thông tin ,thể
dục thể thao ,y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi được cấp
có thẩm quyền phê duyệt.
Xây dựng phát triển mạng lưới thương mại,dịch vụ,du lịch và kiểm tra việc
chấp hành quy định của nhà nước về kiểm tra việc thực hiện các hoạt động trên.
Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và quốc
phòng toàn dân thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh trật tự an toàn xã hội ,phòng chống
tội phạm ,các tệ nạn xã hội ,tuyên truyền giáo dục phổ biến chính sách,pháp luật về các
vấn đề xã hội.
Chỉ đạo tổ chức công tác tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp
hành Hiến pháp, Luật, các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước và Nghị quyết
của Hội đồng nhân dân(HĐND) cùng cấp.
Tổ chức thực hiện việc bầu cử Quốc hội, Đại biểu HĐND theo quy định của
pháp luật, quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ ,quyền hạn cụ thể của cơ quan chuyên
môn thuộc UBND huyện.

26
2.1.4. Sơ đồ Cơ cấu tổ chức bộ máy của đơn vị:
Uỷ ban nhân dân huyện gồm có 01 Chủ tịch UBND huyện và 03 Phó Chủ tịch
UBND ( 01 Phó Chủ tịch phụ trách khối Kinh tế, Tài chính, Doanh nghiệp, Thương mại,
Du lịch; 01 Phó Chủ tịch phụ trách khối Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Thủy lợi, Thủy sản,
Công nghiệp, Khoa học công nghệ và xây dựng nông nghiệp và xây dựng nông thôn; 01
Phó Chủ tịch phụ trách khối Văn hóa Xã hội và các lĩnh vực xã hội khác ) .
Các phòng ban chuyên môn: Bao gồm 13 phòng ban phụ trách chức năng,
nhiệm vụ và quyền hạn riêng. Các phòng ban chuyên môn có chức năng tham mưu , tư
vấn, phối kết hợp với nhau để giúp việc cho UBND theo lĩnh vực riêng được phân
công, thực hiện chức năng quản lý nhà nước theo quy định của pháp luật, chịu trách
nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện và các Phó Chủ tịch UBND huyện về công tác ,
kết quả hoạt động của phòng ban mình.
Các phòng ban, đơn vị trực thuộc UBND huyện Lục Ngạn
1. Phòng Tài chính kế hoạch
2. Phòng Kinh tế hạ tầng
3. Phòng LĐ - TBXH
4. Phòng Tư pháp
5. Phòng Tài nguyên môi trường
6. Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn
7. Phòng Thanh tra
8. Phòng Nội vụ
9. Phòng Giáo dục và đào tạo
10. Phòng Văn hóa và thông tin
11. Phòng Y tế
12. Phòng Dân tộc
13. Văn phòng HĐND và UBND huyện

27
Phó chủ tịch
( Nông nghiệp)
Chủ tịch
Văn phòng HĐND và
UBND huyện
Phòng Nội vụ
Phòng Thanh tra
Phòng NN & PTNT
Phòng TN - MT
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lục Ngạn
Hình 2.1. Sơ đồ Cơ cấu tổ chức UBND huyện Lục Ngạn
2.1.5. Vị trí, chức năng của các phòng ban:
Phòng kinh tế hạ tầng
Phòng Công Thương thuộc Uỷ ban nhân dân huyện là cơ quan chuyên môn có
chức năng tham mưu, Giúp Uỷ ban nhân dân cấp huyện thực hiện quản lý nhà nước về
công thương ở địa phương (đối với những lĩnh vực khác thuộc Phòng Công Thương do
Bộ quản lý ngành tương ứng hướng dẫn).
Phó chủ tịch
( Kinh tế )
Phòng LĐ - TBXH
Phòng KT - HT
Phòng TC - KH
Phó chủ tịch
( Văn hóa – xã hội )
Phòng Tư pháp
Phòng Dân tộc
Phòng Y tế
Phòng VH - TT
Phòng GD - ĐT

28
Phòng Công Thương có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu
sự quản lý trực tiếp của Uỷ ban nhân dân cấp huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm
tra và hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Sở Công Thương.
 Phòng nội vụ
Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, là cơ
quan tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý nhà
nước về các lĩnh vực: tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước;
cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức,
viên chức nhà nước; cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; hội, tổ chức phi chính
phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua khen thưởng.
Phòng Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ
đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân cấp huyện, đồng
thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Nội vụ.
 Phòng lao động thương binh và xã hội
Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy
ban nhân dân cấp huyện, tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức
năng quản lý nhà nước về lĩnh vực lao động, người có công và xã hội; thực hiện một
số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự ủy quyền của Ủy ban nhân dân cấp huyện và theo quy
định của pháp luật.
Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội có tư cách pháp nhân, có con dấu và
tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và côngtác của Ủy ban
nhân dân cấp huyện; đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra về
chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội.
 Phòng giáo dục và đào tạo
Phòng Giáo dục và Đào tạo là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân
huyện, có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện thực hiện chức năng
quản lý nhà nước về các lĩnh vực giáo dục và đào tạo, bao gồm: mục tiêu, chương
trình, nội dung giáo dục và đào tạo; tiêu chuẩn nhà giáo và tiêu chuẩn cán bộ quản lý
giáo dục; tiêu chuẩn cơ sở vật chất, thiết bị trường học và đồ chơi trẻ em; quy chế thi
cử và cấp văn bằng, chứng chỉ, bảo đảm chất lượng giáo dục và đào tạo.

29
Phòng Giáo dục và Đào tạo có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản
riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân
cấp huyện; đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ
của Sở Giáo dục và Đào tạo.
 Phòng nông nghiệp và phát triển nông thôn
Phòng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn ở các huyện là cơ quan chuyên
môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp huyện; tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân cấp huyện
thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương về: nông nghiệp; lâm nghiệp;
diêm nghiệp; thuỷ lợi; thuỷ sản; phát triển nông thôn; phát triển kinh tế hộ; kinh tế
trang trại nông thôn; kinh tế hợp tác xã Nông, lâm, ngư, diêm nghiệp gắn với ngành
nghề, làng nghề ở nông thôn và thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự uỷ
quyền của Uỷ ban nhân dân cấp huyện và theo quy định của pháp luật, bảo đảm sự
thống nhất quản lý của ngành, lĩnh vực công tác ở địa phương.
Phòng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn có tư cách pháp nhân, con dấu và
tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Uỷ ban
nhân dân cấp huyện; đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn
nghiệp vụ của Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
 Phòng tài nguyên và môi trường
Phòng Tài nguyên và Môi trường là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân
cấp huyện, có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà
nước về: đất đai, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, môi trường.
Phòng Tài nguyên và Môi trường có tư cách pháp nhân, có con dấu; chịu sự chỉ
đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân cấp huyện, đồng thời
chịu sự hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Tài nguyên và Môi trường.
2.2. Thực trạng công tác quản lý lịch làm việc của UBND huyện Lục Ngạn, tỉnh
Bắc Giang
2.2.1. Thực trạng công tác quản lý lịch làm việc của UBND huyện Lục Ngạn
Cán bộ nhân viên văn phòng xây dựng các chương trình làm việc, kế hoạch
công tác tháng, quý, sáu tháng và cả năm của HĐND, Thường trực HĐND, UBND
huyện. Cán bộ văn phòng giúp Thường trực HĐND, UBND huyện tổ chức theo dõi,

30
đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, HĐND và UBND các xã, thị
trấn thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác sau khi được ban hành.
Cán bộ nhân viên văn phòng giúp HĐND, Thường trực HĐND và UBND
huyện theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, Thường trực
HĐND, UBND các xã, thị trấn trong việc triển khai thực hiện các nội dung chỉ đạo của
HĐND huyện, UBND huyện và trong việc chuẩn bị các báo cáo, đề án; tham gia ý kiến về
nội dung trong quá trình soạn thảo các đề án để HĐND, Thường trực HĐND, UBND huyện
xem xét, quyết định.
Cán bộ nhân viên văn phòng đảo đảm việc thu thập, cung cấp thông tin, xử lý
thông tin thường xuyên, kịp thời, chính xác, phục vụ cho công tác của HĐND và
UBND, Thường trực HĐND và chỉ đạo điều hành của UBND huyện. Thực hiện chế
độ thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định của pháp luật.
Cán bộ văn phòng giúp Thường trực HĐND, UBND huyện tiếp nhận và giải
quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân trong phạm vi quản lý của Văn phòng.
Cán bộ văn phòng phối hợp với các cơ quan chức năng phổ biến và tập huấn
triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật đến các phòng ban, UBND các
xã, thị trấn và theo dõi, đôn đốc thực hiện những văn bản quy phạm pháp luật đó.
Cán bộ nhân viên văn phòng phối hợp với các đơn vị liên quan để chuẩn bị nội
dung và phục vụ các kỳ họp HĐND, các phiên họp UBND huyện; các cuộc họp và làm
việc của Thường trực HĐND, UBND huyện với các cơ quan, đơn vị, tổ chức và công
dân; bảo đảm các điều kiện về cơ sở vật chất, kỹ thuật, hậu cần cho các hoạt động của
HĐND và UBND huyện.
Cán bộ nhân viên văn phòng quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của
Thường trực HĐND, UBND huyện đảm bảo đúng chủ trương, đường lối của Đảng và
các quy định của pháp luật.
Cán bộ nhân viên văn phòng tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật,
quy hoạch, kế hoạch, các quy chuẩn và tiêu chuẩn kỹ thuật chuyên ngành được phê
duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi lĩnh
vực quản lý được giao.

31
Cán bộ nhân viên văn phòng hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ đối với UBND
các xã, thị trấn thuộc huyện trong việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn trong lĩnh vực
hoạt động.
Cán bộ nhân viên văn phòng giúp UBND huyện thực hiện và chịu trách nhiệm
về việc thẩm định, đăng ký, cấp các loại giấy phép thuộc phạm vi trách nhiệm và thẩm
quyền của cơ quan chuyên môn theo quy định của pháp luật và theo phân công của
UBND huyện.
Cán bộ nhân viên văn phòng giúp UBND huyện quản lý nhà nước đối với tổ
chức kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân; hướng dẫn và kiểm tra hoạt động của các hội và
tổ chức phi Chính phủ trên địa bàn thuộc các lĩnh vực quản lý của phòng theo quy định
của pháp luật.
 Ưu điểm
- UBND huyện Lục Ngạn đã chú trọng đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị văn
phòng phục vụ cho công tác văn phòng, công tác quản lí và các công việc có liên quan.
- Cách quản lí công việc của UBND huyện hiện nay đều thao tác bằng thủ
công, đơn giản, dễ thực hiện để quản lý.
- Lãnh đạo đơn vị chú trọng đến việc nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp
vụ cho các cán bộ, nhân viên trong đơn vị để làm tốt các công việc liên quan tới thực
hiện công việc và giải quyết công việc.
 Nhược điểm:
- Bên cạnh đó việc quản lí lịch làm việc chưa được chặt chẽ, cụ thể, đôi khi có
xảy ra sai sót nhầm lẫn trong thời gian công việc, trách nhiệm của người thực hiện
- Gây khó khăn cho việc quản lí lịch làm việc, giảm hiệu quả của công việc và
chất lượng công việc được giao, thụ động trong bố trí tổ chức thời gian và người thực
hiện và đánh giá trình độ của cán bộ, nhân viên.
- Không phù hợp với yêu cầu quản lý trong thời kỳ hiện nay, thời kỳ công
nghiệp hóa, hiện đại hóa.
- Khó quản lý, khó kiểm soát hết được lượng công việc, dễ bị trùng lặp hoặc
thiếu sót.

32
 . Biện pháp khắc phục
Từ những nhược điểm mà trong công tác quản lý lịch làm việc của UBND
huyện Lục Ngạn gặp phải và gắn với sự phát triển của cuộc cách mạng khoa học công
nghệ ngày càng phát triển, để công tác quản lý theo kịp công nghệ hiện đại, giúp cho
công tác quản lý dễ dàng, thuận tiện, khoa học hơn các phương pháp cũ. Từ đó em đã
chọn đề tài “Tin học hóa công tác quản lý lịch làm việc cho cán bộ nhân viên tại
UBND huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang”. Đề tài này sẽ phần nào giúp cho công tác
quản lý tại UBND huyện Lục Ngạn đạt được hiểu quả cao, quản lý khoa học, tìm kiếm
dễ dàng, sử dụng được hết tiềm năng của phần mềm, nắm bắt khoa học công nghệ, lưu
trữ tài liệu trong thời gian dài, hạn chế diện tích lưu trữ tài liệu.
Vì vậy, em chọn phầm mềm Essential PIM vào quản lý lịch làm việc tại UBND
huyện, để khắc phục hết các hạn chế mà khi sử dụng các phương pháp quản lý thủ
công mắc phải, ngoài ra còn giúp cho hiểu quả công tác quản lý được nâng cao, và bắt
kịp với xu thế phát triển của công nghệ thông tin.
Bài toán “Quản lý lịch làm việc tại UBND huyện Lục Ngạn” đã giúp giải quyết
và đáp ứng một cách hiệu quả các nhu cầu về mặt quản lý thông tin trong các hoạt
động của UBND. Tin học hoá trong công tác quản lý lịch làm việc nhằm giảm bớt sức
lao động của con người, tiết kiệm được thời gian, độ chính xác cao, gọn nhẹ và tiện lợi
hơn rất nhiều so với việc làm thủ công quản lý trên giấy tờ như trước đây. Tin học hoá
giúp thu hẹp không gian lưu trữ, tránh được thất lạc dữ liệu, tự động hệ thống hoá và
cụ thể hoá các thông tin theo nhu cầu của con người.

33
2.2.2. Quy trình quản lý lịch làm việc:
Gồm có 5 bước như sau:
Người thực hiện Sơ đồ quy trình quản lý lịch làm việc
Cán bộ văn phòng
Các bộ phận đăng ký
công việc
Phân loại công việc,
Xây dựng dự thảo chương trình làm
Sai
Trình lãnh đạo
duyệt
Chuyển giao đến lãnh đạo và từng bộ
phận đơn vị
Ban hành, theo dõi đôn
đốc thực hiện
Lãnh đạo
Văn thư
Hình 2.2. Quy trình quản lý lịch làm việc

34
Quy trình này được mô tả cụ thể như sau:
Bước 1: Các bộ phận đăng ký công việc
Các phòng ban đơn vị đăng kí lịch với cán bộ văn phòng dựa vào nhiệm vụ của
UBND tỉnh và UBND huyện để lên kế hoạch cụ thể.
Bước 2: Phân loại công việc, xây dựng dự thảo chương trình làm việc
Sau quá trình tiếp nhận công việc, cán bộ văn phòng chịu trách nhiệm phân loại
công việc theo mức độ quan trọng, thời gian, địa điểm và người chịu trách nhiệm giải
quyết công việc. Cán bộ văn phòng sẽ lập kế hoạch xây dựng dự thảo chương trình
làm việc sắp xệp đặt lịch làm việc theo thời gian, địa điểm phù hợp.
Bước 3: Trình lãnh đạo duyệt
Kết thúc quá trình tiếp nhận và phân loại công việc, cán bộ văn phòng sẽ trình
lên Chủ tịch UBND huyện Lục Ngạn xem xét và phê duyệt. Đồng thời, Chủ tịch sẽ là
người kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện công việc khi công việc đó kết thúc thông
qua báo cáo của cán bộ văn phòng.
Bước 4: Chuyển giao đến lãnh đạo và từng bộ phận đơn vị
Sau khi danh sách công việc được Chủ tịch UBND huyện phê duyệt, cán bộ văn
phòng tiến hành gửi tới các bộ phận có liên quan trong UBND huyện để giải quyết.
Bước 5: Ban hành, theo dõi đôn đốc thực hiện
Bộ phận văn phòng thực hiện ban hành và theo dõi quá trình thực hiện tiến độ
công việc của các bộ phân có liên quan.

35
 Lịch làm việc tại UBND huyện Lục Ngạn từ ngày 01/03/2017 đến ngày
31/03/2017
Lịch làm việc từ ngày 01/03/2017 đến ngày 31/03/2017
Ngày
01/03
Buổi
sáng
Công việc: Hội nghị Ban Chấp hành đảng bộ huyện Lục Ngạn lần thứ
7 (nhiệm kỳ 2015- 2020)
Địa điểm: UBND huyện.
Thời gian: 7h30’-11h00.
Buổi
chiều
Công việc: giải quyết văn bản
Địa điểm: phòng làm việc
Thời gian: 14h00’ – 16h30’.
Ngày
02/03
Buổi
sáng
Công việc: Dự hội nghị giao chỉ tiêu gọi công dân nhập ngũ.
Buổi
chiều
Địa điểm: phòng làm việc.
Thời gian: : 14h30 - 16h30.
Từ
Ngày
03/03
đến
ngày
05/05
Buổi
sáng
Công việc: Dự hội nghị tổng kết công tác Đảng.
Buổi
chiều
Thời gian: : 14h30 - 16h30.
Ngày
06/03
Buổi
sáng
Công việc: Họp giao ban
Buổi
chiều
Công việc: Giải quyết các công văn đến.
Thời gian: 14h30 - 16h30.

36
Ngày
07/03
Buổi
sáng
Công việc: hội thảo ngày hội trái cây
Địa điểm: Hội trường UBND Huyện.
Thời gian: 8h 00-10h30’.
Buổi
chiều
Thời gian: 14h00’ – 16h30’.
Ngày
08/03
Buổi
sáng
Công việc: hội thảo chương trình phối hợp công tác với UBND xã.
Buổi
chiều
Thời gian: 14h00’ – 16h30’.
ngày
9/03
Buổi
sáng
Công việc: Ký chương trình phối hợp công tác với UBND xã.
Buổi
chiều
Từ
ngày
10/03
đến
ngày
12/03
Buổi
sáng
Công việc: Họp Đảng ủy quân sự huyện.
Địa điểm: Ban Chỉ huy quân sự huyện Lục Ngạn.
Thời gian: 7h30’-11h00
Buổi
chiều
Ngày
13/03
Buổi
sáng
Công việc: Thẩm đinh nhu cầu kinh phí xây dựng trường chuẩn quốc
gia năm 2017.
Địa điểm : Hội Trường UBND Huyện.
Thời gian: từ 7h30 – 10h30.
Buổi
chiều

37
Ngày
14/03
Buổi
sáng
Công việc: Họp Ban chấp hành triển khai công tác Thi đua khen
thưởng 2016 và giao chỉ tiêu Thi đua cho các Chi hội.
Địa điểm: Văn phòng.
Buổi
chiều
Công việc: giải quyết văn bản.
Thời gian: 14h00-16h30’.
Ngày
15/03
Buổi
sáng
Công việc: Ban thường vụ Huyện ủy phổ biến, quán triệt nghị quyết
trung ương 4 (khóa XII) về xây dựng đảng.
Thời gian: Cả ngày (theo giờ hành chính).
Buổi
chiều
Công việc: giải quyết văn bản.
Thời gian: 14h00-16h30’
Ngày
16/03
Buổi
sáng
Công việc: Dự hội nghị ban thường vụ Huyện ủy
Buổi
chiều
Từ
Ngày
17/03
đến
ngày
19/03
Buổi
sáng
gia năm 2017.
Buổi
chiều
Ngày
20/03
Buổi
sáng
gia năm 2017.

38
Buổi
chiều
Ngày
21/03
Buổi
sáng
Công việc: làm việc với đoàn thẩm định trường chuẩn quốc gia năm
2017 của trường Tiểu học Hộ Đáp.
Buổi
chiều
Ngày
22/03
Buổi
sáng
Công việc: tổng kết công tác xây dựng đảng bộ chính quyền
Buổi
chiều
Ngày
23/03
Buổi
sáng
Công việc: dự hội nghị thông tin thời sự ,chính sách thường kỳ.
Buổi
chiều
Ngày
24/03
Buổi
sáng
Công việc: dự cuộc họp bàn giao Ngân hàng chính sách xã hội
Buổi
chiều

39
Từ
Ngày
25/03
đến
ngày
26/03
Buổi
sáng
Công việc: dự ban thường trực HĐND và UBND huyện
Buổi
chiều
Ngày
27/03
Buổi
sáng
Công việc: họp ban thường kỳ tháng 3 năm 2017
Buổi
chiều
Ngày
28/03 Buổi
sáng
Công việc: Xây dựng báo cáo tháng.
Họp thường trực HĐND Huyện.
Địa điểm: Tại phòng làm việc. hội trường UBND Huyện.
Thời gian: 8h00 – 10h15
Buổi
chiều
Công việc: Gửi công văn về huyện và lưu công văn đi
Địa điểm: Phòng làm việc
Thời gian: 14h00-16h00
Ngày
29/03
Buổi
sáng
Công việc: Hội nghị Ban Chấp hành đảng bộ huyện Lục Ngạn lần thứ
7 (nhiệm kỳ 2015- 2020)
Buổi
chiều
Công việc: Họp bàn giao nhiệm vụ quản lý điều hành UBND Huyện.
Địa điểm: Hội Trường UBND Huyện.
Thời gian: 14h00-16h00
Ngày
30/03
Buổi
sáng
Công việc: UBND huyện tiếp dân ,giải quyết khiếu nại tố cáo
Địa điểm : phòng tiếp dân

40
Buổi
chiều
Ngày
31/03
Buổi
sáng
Công việc: UBND huyện họp phiên thường kỳ tháng 3 năm 207
Buổi
chiều

Tin học hóa công tác quản lý lịch làm việc cho cán bộ nhân viên tại UBND huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang

Tin học hóa công tác quản lý lịch làm việc cho cán bộ nhân viên tại UBND huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Similar to Tin học hóa công tác quản lý lịch làm việc cho cán bộ nhân viên tại UBND huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang

Similar to Tin học hóa công tác quản lý lịch làm việc cho cán bộ nhân viên tại UBND huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang (20)

More from luanvantrust

More from luanvantrust (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

Tin học hóa công tác quản lý lịch làm việc cho cán bộ nhân viên tại UBND huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang